Intranet aufbauen – So gehts richtig!

Intranet – das Wort an sich ist gängig, doch was bedeutet es eigentlich? Das Wort Intranet setzt sich aus dem lateinischen Intra (in, innerhalb) und dem englischen net (Netz) zusammen und ist ein Synonym für Intranetportal. Intranets kamen bereits 1996 mit Beginn des Internets auf und bilden ein betriebsinternes Computernetzwerk zur Übermittlung von Informationen und Daten zwischen Abteilungen, Filialen, Arbeitsstellen, Institutionen oder Ähnlichem. Einfach gesagt ist das Intranet ein Teil des Internets, der jedoch nur für bestimmte autorisierte Nutzende mit einem Sicherheitszugang einsehbar ist. 

Das Intranet ist ein interaktives Medium, über welches das gesamte Unternehmenswissen gesammelt einsehbar ist. Aktuelle Informationen und arbeitsrelevantes Wissen lassen sich anzeigen und so kann auch bei alltäglichen Aufgaben geholfen werden. Im Durchschnitt werden Intranets 8-10 Minuten täglich genutzt. Sie dienen zur Informationssuche und haben daher häufig keine lange Verweildauer. Informationen sollten also so schnell und präzise wie möglich zu finden sein. 

Viele Nutzende sehen das Intranet am Morgen als erstes, sobald sie ihren Computer hochgefahren haben und als letztes, bevor sie ihn wieder herunterfahren. Es für viele Mitarbeitende am Schreibtisch die erste Informationsquelle und das digitale Eingangstor ins Unternehmen. Doch wie lässt sich das Intranet auch für Ihr Unternehmen nutzen? 

Zielgruppe definieren

Die Mitarbeitenden sind die wichtigste und entscheidendste Zielgruppe Ihres Intranets, denn mit ihnen steht und fällt dessen Erfolg. Daher sollten Sie vor der Einführung des Intranets zunächst die Zielgruppe definieren. 

Unterschiedliche Zielgruppen der Mitarbeitenden sind beispielsweise:

Mitarbeitende im Außendienst, auch Non-Desk-Worker genannt: Sie machen mit 80 % den Großteil der Arbeitnehmer:innen aus. Sie sind viel unterwegs und haben kaum Zugang zum PC. Ihr präferiertes Medium muss – wie ihre Arbeit auch – mobil ansetzten. Hier eignet sich das Smartphone besonders gut.

Office Mitarbeitende: Sie sind überwiegend im Office und arbeiten an festen Plätzen. Da sie immer erreichbar sind, bekommen sie auch eine hohe Informationsflut ab und müssen Informationen besonders gut filtern. Ihr präferiertes Medium ist der PC.

On-The-Go-Worker: Sie arbeiten im Vertrieb und Management und sind viel unterwegs. Die präferierten Medien für sie sind sowohl der PC, als auch das Smartphone.

Call Center: Diese Mitarbeitenden haben Schichtdienste, die eng getaktet sind. Aufgrund häufiger Veränderungen müssen sie täglich up-to-date sein. Für sie eignet sich ebenfalls das Smartphone als Kommunikationsmittel.

Bei der Zielgruppendefinierung wird bereits deutlich, dass verschiedene Mitarbeitende auch verschiedene Kommunikationskanäle favorisieren oder sogar durch ihre Form der Arbeit vom Intranet als Kommunikationskanal ausgeschlossen werden. Dank dieser Analyse können Sie nun entscheiden, ob Sie das Intranet als Medium in Ihrem Unternehmen priosisieren sollten oder es nur als zusätzlichen Kommunikationskanal verwenden.

Beispiel für den Aufbau eines Intranets 

Ein interaktives Intranet aufzubauen, lässt viele Vorteile für Unternehmen erkennen: Das Wir-Gefühl stärken und den gemeinsamen Informationsaustausch, dadurch die Produktivität der Mitarbeitenden steigern und Innovationen fördern – all das passiert aber nicht über Nacht, sondern bedarf einer ausführlichen Planung.

Damit die Einführung des Intranets ein voller Erfolg wird, muss sie von Anfang an Priorität im Unternehmen haben. Dazu ist es wichtig, dass das Management den Prozess unterstützt und bereits die Werbetrommel dafür rührt. Je mehr Mitarbeitende bereits vor dem Start über das Projekt Bescheid wissen, desto mehr können direkt mit der Nutzung beginnen.

1. Strategie-Phase

In der Strategie-Phase geht es vor allem darum, die Grundpfeiler des Projekts Intranet aufzustellen. Die klassischen Projektmagament-Aufgaben spielen in dieser ersten Phase eine besonders wichtige Rolle. Zunächst sollten Sie hierbei eine Vision aufstellen und Ihre Ziele definieren sowie, was sie nicht erreichen möchten. Eine Ist-Analyse der aktuellen Situation ist hierbei wichtig. Gibt es schon eine Intranetlösung, die aber überarbeitet werden soll? Was funktioniert hier schon gut und was muss verändert werden?

Die nötigen internen und externen Ressourcen müssen geplant - und das Budget mit dem Management abgestimmt werden. Als finaler Schritt dieser Phase, muss das Budget freigegeben werden. 

2. Setup-Phase

In der Setup-Phase steht das Grundgerüst für das Intranet bereits. Jetzt geht es um den Feinschliff, denn: Das neue Intranet soll von allen angenommen und genutzt werden. Das ist entscheidend für seinen Erfolg und dafür müssen einige Vorreiter:innen das Intranet nutzen und dessen Bekanntheit steigern. In dieser Phase geht es um die Detailplanung und Umsetzung des Intranet-Projektes. Außerdem sollte ein Redaktionsnetzwerk ausgewählt werden. Wählen Sie hierzu doch einige Multiplikator:innen in Ihrem Unternehmen aus, die neben der Führungsebene zu Anfang Werbung für das Intranet machen. Um das Intranet aufzubauen, kann das Redaktionsnetzwerk bereits vor dessen Rollout heraufinden, welche Formate und Inhalte zu der Zielgruppe passen. Sie können Ideen sammeln und die Aufgaben verteilen, damit das Intranet von Anfang an ein voller Erfolg wird. 

Für die IT bedeutet das: Die Umgebung des Intranets muss aufgesetzt werden, das abgestimmte Design wird technisch umgesetzt und das Nutzermanagement wie die Authentifizierung müssen eingerichtet werden. Hier bedarf es vieler Absprachen und Entscheidungen bei den Themen Design und Branding. Die Technologieexpert:innen beraten Sie am besten, welche Anpassungen möglich und sinnvoll sind. Generell empfiehlt es sich, auch bei der Gestaltung des Intranets das Corporate Design des Unternehmens einzubauen. 

3. Rollout 

Der erfolgreiche Launch bedeutet nicht das Ende des Projekts. Die letzte Phase stellt eine Übergabe des Projekts an das Intranet-Management sowie die dezentralen Redakteur:innen und Multiplikator:innen dar. Jene sind für die Weiterentwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Intranets verantwortlich und hierfür sollte ihnen auch genug Zeit und Raum eingeräumt werden. Austausch und Weiterbildung (beispielsweise durch regelmäßigen Erfahrungsaustausch oder virtuelle Trainingsbereiche, in denen die Verantwortlichen zusammenkommen können und Neuigkeiten zum Intranet direkt ankommen) sind wichtige Schlagworte. Das Intranet muss ab jetzt kontinunierlich gepflegt und überarbeitet werden. Das Redaktionsnetzwerk kann dazu beobachten und analysieren, welche Formate und Inhalte besonders gut ankommen und welche nicht. Außerdem werden Sie schnell feststellen, wo am meisten Interaktion erfolgt und von wem. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann das Intranet optmiert werden und wird so zu einem wichtigen Kommunikationskanal in Ihrem Unternehmen. 

Nur ein gut gepflegtes und aktuelles Intranet ist eine Bereicherung für Ihr Unternehmen! 

Mitarbeiter-App vs. Intranet

Die interne Unternehmenskommunikation befindet sich im Wandlungsprozess und die Digitalisierung trägt mit einer wachsenden Anzahl an neuen Tools kontinuierlich dazu bei. Die Arbeitswelt verändert sich und mit ihr auch die Ansprüche und Wünsche der Mitarbeitenden. Warum das wichtig ist? Die Mitarbeitenden tragen maßgeblich zum Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens bei. Je zufriedener sie sind, desto produktiver und effizienter führen sie ihre Arbeit aus, was wiederum in positiven Zahlen für das Unternehmen deutlich wird. Gute Kommunikation trägt maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, doch daran scheitert es in vielen Unternehmen. Gerade die mobilen Mitarbeitenden – beispielsweise in der Pflege oder Produktion tätig – werden durch ihre wechselnden Standorte häufig von der internen Kommunikation ausgeschlossen. Dabei machen diese sogenannten Non-Desk-Worker mit rund 80 % den Großteil der Arbeitnehmenden in Deutschland aus. Hier sollten sich alle Führungskräfte die Frage stellen: Wie erreichen wir unsere mobilen Mitarbeitenden? Das Intranet als Desktop-Lösung kommt hier in den meisten Fällen schon gar nicht an und ist den Mitarbeitenden am Schreibtisch vorbehalten. Es muss – an die Form der Arbeit angepasst – auch ein mobiler Kommunikationskanal her und hier bieten Mitarbeiter-Apps wie Quiply einen klaren Vorteil. 

Funktioniert das Intranet als alleiniger Kommunikationskanal nicht?

Um die Antwort vorwegzunehmen: in den allermeisten Fällen Nein. Das Intranet bietet einen Informationskanal für Mitarbeitende am Schreibtisch, die uneingeschränkten Zugriff darauf haben. Doch was ist Kommunikation, wenn sie nicht bei allen ankommt? In allen Bereichen, in denen es Mitarbeitende ausschließt, sollte das Intranet daher nicht als alleiniger oder gar wichtigster Kommunikationskanal gesehen werden.

Content im Intranet ist häufig veraltet, wenn sich niemand für das System zuständig fühlt und es deshalb nicht gepflegt wird. Mitarbeitende müssen sich die für sie relevanten Informationen mühsam zusammensuchen, da im Intranet nicht die Möglichkeit besteht, Inhalte zielgruppengerecht auszuspielen. Die Folge: Nutzungsfreude und Engagement der Mitarbeitenden leiden darunter. 

Und hier wird auch schon ein weiterer Makel des klassischen Intranets deutlich: Es bietet keine Interaktionsmöglichkeit für die Nutzenden. Im Intranet herrscht noch immer die Top-Down-Kommunikation vor. Das bedeutet, nur Führungspersonal oder die Kommunikationsverantwortlichen können Einträge im Intranet veröffentlichen. Weder können die Mitarbeitenden auf diesen Content reagieren, noch ihn miteinander teilen. Eine Interaktion ist somit schlichtweg nicht möglich. Der Weg, Rückfragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen, ist mühsam und wird daher oft nicht gegangen. 

Über die Mitarbeiter-App von Quiply können alle Mitarbeitenden standortunabhängig und -übergreifend über ihr Smartphone, Tablet oder den Desktop-PC erreicht werden und miteinander kommunizieren. Es handelt sich dabei um ein Social Intranet. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob das firmeneigene Gerät oder das private genutzt wird, denn die App ist auf das BYOD-Prinzip (bring your own device; Deutsch: bring dein eigenes Gerät (mit)) ausgerichtet. Das bedeutet, selbst vom privaten Gerät aus ist die Verwendung der Mitarbeiter-App von Quiply durch das spezielle Verschlüsselungssystem mit Servern in Deutschland sicher. Daten können von Hacker:innen nicht ausgelesen werden und so werden DSGVO-Verstöße ausgeschlossen. Das BYOD-Prinzip birgt für Unternehmen zudem den Vorteil, dass Kosten gespart werden, wo keine neuen Geräte angeschafft werden müssen. Die Mitarbeitenden sind außerdem mit ihren eigenen Geräten bereits vertraut und brauchen keine Schulung oder Einarbeitungszeit für die Verwendung eines neuen Geräts. 

Mit Quiply können Sie Ihre Kommunikation auf das nächste Level bringen! Innerhalb der Mitarbeiter-App können Sie echten Mehrwert schaffen, durch die Veröffentlichung von Handbüchern, Wikis, Anleitungen in Text- und Videoformat sowie weiterem spannenden Content, um den täglichen Workflow zu unterstützen. 

Über private Chats und Gruppen können sich die Nutzer:innen durch Text- und Sprachnachrichten miteinander austauschen und organisieren. 

Dank des übersichtlichen News-Feeds und der Möglichkeit, Push-Benachrichtigungen zu erhalten, werden alle in Echtzeit über Neuigkeiten innerhalb der App informiert. Aber das Wichtigste ist: Sie können auch mitreden. Alle Beiträge innerhalb der App können gelikt und kommentiert werden. So hat jede:r die Möglichkeit, sich einzubringen. Das fördert nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern auch die Innovationskraft und die Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen.