Alternative zum Intranet: Welche Lösungen gibt es?

Zuletzt aktualisiert: 28.07.2026

Eine Alternative zum klassischen Intranet kann eine Mitarbeiter-App, ein Social Intranet oder eine mobile Kommunikationsplattform sein. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, wie und wo die Mitarbeitenden arbeiten und welche Anforderungen das Unternehmen an interne Kommunikation, Wissensmanagement und digitale Prozesse hat.

Ein klassisches Intranet eignet sich insbesondere für die zentrale Bereitstellung von Informationen und Wissen am PC. Eine Mitarbeiter-App geht einen Schritt weiter und ermöglicht auch die mobile Kommunikation mit Mitarbeitenden ohne festen Computerarbeitsplatz. Sie kann damit das klassische Intranet ergänzen oder für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern eine zeitgemäße Alternative sein.

Welche Alternativen zum Intranet gibt es? 

Unternehmen haben heute verschiedene Möglichkeiten, interne Informationen digital bereitzustellen. Zu den wichtigsten Alternativen zum klassischen Intranet gehören Mitarbeiter-Apps, Social Intranets und mobile Kommunikationsplattformen. Auch Kollaborationstools können bestimmte Aufgaben des Intranets übernehmen. Welche Lösung geeignet ist, hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens, den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden und den gewünschten Kommunikationsfunktionen ab. 

Intranet – was bedeutet das eigentlich? 

Ein Intranet ist ein geschütztes internes Netzwerk eines Unternehmens. Es stellt Informationen, Dokumente und Wissen zentral bereit und ist nur für berechtigte Mitarbeitende zugänglich. Unternehmen nutzen ein Intranet vor allem, um Informationen zu bündeln, Wissen verfügbar zu machen und die interne Kommunikation zu unterstützen.

Klassische Intranets sind dabei häufig auf die Nutzung am Computer ausgelegt. Genau hier stellt sich für viele Unternehmen heute die Frage, ob ein Intranet noch für alle Mitarbeitenden geeignet ist oder ob eine mobile Lösung wie eine Mitarbeiter-App die bessere Ergänzung oder Alternative sein kann.

Warum braucht ein Unternehmen ein Intranet?

Ein gut strukturiertes Intranet kann die interne Kommunikation verbessern, die Suche nach Informationen vereinfachen und Wissen zentral verfügbar machen. Besonders bei verteilten Teams und mehreren Standorten kann eine zentrale Informationsplattform dabei helfen, dass wichtige Inhalte nicht in E-Mails, einzelnen Dateien oder persönlichen Ablagen verschwinden.

Gleichzeitig sollte ein Unternehmen prüfen, ob die gewählte Lösung tatsächlich alle Mitarbeitenden erreicht. Gerade bei vielen Non-Desk-Workern ist ein klassisches, PC-basiertes Intranet nicht immer der passende Kommunikationskanal.

Für welche Mitarbeitenden ist ein Intranet geeignet?

Ein Intranet kann für unterschiedliche Mitarbeitenden-Gruppen bzw. Teams sinnvoll sein. Entscheidend ist jedoch, wie die Menschen im Unternehmen arbeiten. Für Office-Mitarbeitende, die regelmäßig am PC sitzen, kann ein klassisches Intranet gut funktionieren. Für Non-Desk-Worker, Schichtarbeitende oder Mitarbeitende im Außendienst ist der Zugang dagegen oft schwieriger.

Deshalb sollte bei der Auswahl einer internen Kommunikationslösung nicht nur die Frage „Was kann das System?“, sondern auch „Wie erreichen wir damit wirklich alle Mitarbeitenden?“ im Mittelpunkt stehen.

Wie geht man beim Intranet-Aufbau strategisch vor?

Ein erfolgreiches Intranet beginnt nicht mit der technischen Umsetzung, sondern mit einer klaren Strategie. Zunächst sollten Unternehmen festlegen, welche Ziele sie erreichen möchten, welche Mitarbeitenden erreicht werden sollen und welche Inhalte tatsächlich gebraucht werden.

Anschließend folgen die technische Einrichtung und die redaktionelle Planung. Auch der Rollout sollte vorbereitet und begleitet werden. Nach der Einführung lohnt es sich, regelmäßig Feedback einzuholen und zu prüfen, welche Inhalte und Funktionen tatsächlich genutzt werden.

Gerade bei Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern gehört dabei auch die Frage dazu, ob ein klassisches Intranet überhaupt der beste Weg ist oder ob eine Mitarbeiter-App als Alternative oder Ergänzung sinnvoller wäre.

Wann lohnt sich eine Alternative zum klassischen Intranet? 

Nicht jedes Unternehmen braucht ein klassisches Intranet. Je nach Arbeitsweise und Anforderungen können auch ein Social Intranet, eine Mitarbeiter-App oder eine mobile Kommunikationsplattform sinnvoll sein.

Besonders für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern bietet eine Mitarbeiter-App Vorteile: Informationen können direkt auf dem Smartphone bereitgestellt werden und erreichen damit auch Mitarbeitende, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben. Eine Mitarbeiter-App kann ein bestehendes Intranet ergänzen oder für bestimmte Unternehmen auch eine zeitgemäße Alternative zum klassischen Intranet sein.

Der Intranet-Aufbau – Schritt für Schritt

Das Intranet ist ein interaktiver Kanal, über welches das gesamte Unternehmenswissen gesammelt einsehbar ist. Aktuelle Informationen und arbeitsrelevantes Wissen lassen sich anzeigen und so kann auch bei alltäglichen Aufgaben geholfen werden.

Laut dem "2025 SharePoint Intranet Benchmarking Report" beträgt die durchschnittliche Besuchszeit knapp 6 Minuten pro Person und Arbeitstag. Sie dienen zur Informationssuche und haben daher häufig keine lange Verweildauer. Informationen sollten also so schnell und präzise wie möglich zu finden sein. 

Viele Nutzende sehen das Intranet am Morgen als erstes, sobald sie ihren Computer hochgefahren haben und als letztes, bevor sie ihn wieder herunterfahren. Es für viele Mitarbeitende am Schreibtisch die erste Informationsquelle und das digitale Eingangstor ins Unternehmen. Doch wie lässt sich das Intranet auch für Ihr Unternehmen aufbauen und nutzen? So geht's richtig: 

Zielgruppe definieren

Die Mitarbeitenden sind die wichtigste und entscheidendste Zielgruppe Ihres Intranets, denn mit ihnen steht und fällt dessen Erfolg. Daher sollten Sie vor der Einführung des Intranets zunächst die Zielgruppe definieren. 

Unterschiedliche Zielgruppen der Mitarbeitenden sind beispielsweise:

Mitarbeitende im Außendienst, auch Non-Desk-Worker genannt: Sie machen mit 80 % den Großteil der Arbeitnehmer:innen aus. Sie sind viel unterwegs und haben kaum Zugang zum PC. Ihr präferiertes Medium muss – wie ihre Arbeit auch – mobil ansetzten. Hier eignet sich das Smartphone besonders gut.

Office Mitarbeitende: Sie sind überwiegend im Büro und arbeiten an festen Plätzen. Da sie immer erreichbar sind, bekommen sie auch eine hohe Informationsflut ab und müssen Informationen besonders gut filtern. Ihr präferiertes Medium ist der PC bzw. Laptop.

On-The-Go-Worker: Sie arbeiten im Vertrieb und Management und sind viel unterwegs. Die präferierten Medien für sie sind sowohl der PC/Laptop, als auch das Smartphone.

Call Center: Diese Mitarbeitenden haben Schichtdienste, die eng getaktet sind. Aufgrund häufiger Veränderungen müssen sie täglich up-to-date und immer informiert sein. Für sie eignet sich ebenfalls das Smartphone als Kommunikationsmittel.

Bei der Zielgruppendefinierung wird bereits deutlich, dass verschiedene Mitarbeitende auch verschiedene Kommunikationskanäle favorisieren oder sogar durch ihre Form der Arbeit vom Intranet als Kommunikationskanal ausgeschlossen werden. Dank dieser Analyse können Sie nun entscheiden, ob Sie das Intranet als Medium in Ihrem Unternehmen priorisieren sollten oder es nur als zusätzlichen Kommunikationskanal verwenden.

Bereits bei der Zielgruppenanalyse zeigt sich, ob ein klassisches Intranet für das Unternehmen als zentraler Kommunikationskanal ausreicht. Arbeiten viele Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz, sollte von Anfang an geprüft werden, ob eine mobile Lösung oder eine Alternative zum klassischen Intranet sinnvoll ist.

Beispiel für den Aufbau eines Intranets 

Ein interaktives Intranet aufzubauen, lässt viele Vorteile für Unternehmen erkennen: Das Wir-Gefühl stärken und den gemeinsamen Informationsaustausch, dadurch die Produktivität der Mitarbeitenden steigern und Innovationen fördern – all das passiert aber nicht über Nacht, sondern bedarf einer ausführlichen Planung.

Damit die Einführung und der Aufbau des Intranets ein voller Erfolg wird, muss sie von Anfang an Priorität im Unternehmen haben. Dazu ist es wichtig, dass das Management den Prozess unterstützt und bereits die Werbung dafür macht. Je mehr Mitarbeitende bereits vor dem Start über das Projekt Bescheid wissen, desto mehr können direkt mit der Nutzung beginnen.

1. Strategie-Phase

In der Strategie-Phase geht es vor allem darum, die Grundpfeiler des Projekts Intranet aufzubauen. Die klassischen Projektmanagement-Aufgaben spielen in dieser ersten Phase eine besonders wichtige Rolle. Zunächst sollten Sie hierbei eine Vision aufstellen und Ihre Ziele definieren sowie, was sie nicht erreichen möchten. Eine Ist-Analyse der aktuellen Situation ist hierbei wichtig. Gibt es schon eine Intranet-Lösung, die aber überarbeitet werden soll? Was funktioniert hier schon gut und was muss verändert werden?

Die nötigen internen und externen Ressourcen müssen geplant - und das Budget mit dem Management abgestimmt werden. Als finaler Schritt dieser Phase, müssen die Kosten freigegeben werden. 

Dabei sollte auch geprüft werden, welche Rolle das Intranet künftig in der internen Kommunikation spielen soll. Reicht ein klassisches Intranet für die eigenen Mitarbeitenden aus oder braucht es zusätzliche mobile Kommunikationskanäle? Gerade Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern sollten diese Frage frühzeitig berücksichtigen.

2. Setup-Phase

In der Setup-Phase steht das Grundgerüst für das Intranet bereits. Jetzt geht es um den Feinschliff, denn: Das neue Intranet soll von allen angenommen und genutzt werden. Das ist entscheidend für seinen Erfolg und dafür müssen einige Vorreiter:innen das Intranet nutzen, aufbauen und dessen Bekanntheit steigern. In dieser Phase geht es um die Detailplanung und Umsetzung des Intranet-Projektes. Außerdem sollte ein Redaktionsnetzwerk ausgewählt werden. Wählen Sie hierzu doch einige Multiplikator:innen in Ihrem Unternehmen aus, die neben der Führungsebene zu Anfang Werbung für das Intranet machen. Um das Intranet richtig aufzubauen, kann das Redaktionsnetzwerk bereits vor dessen Rollout herausfinden, welche Formate und Inhalte zu der Zielgruppe passen. Sie können Ideen sammeln und die Aufgaben verteilen, damit das Intranet von Anfang an ein voller Erfolg wird. 

Für die IT bedeutet das: Die Umgebung des Intranets muss aufgesetzt werden, das abgestimmte Design wird technisch umgesetzt und das Nutzermanagement wie die Authentifizierung müssen eingerichtet werden. Hier bedarf es vieler Absprachen und Entscheidungen bei den Themen Design und Branding. Die Technologie-Expert:innen beraten Sie am besten, welche Anpassungen möglich und sinnvoll sind. Generell empfiehlt es sich, auch bei der Gestaltung des Intranets das Corporate Design des Unternehmens einzubauen. 

3. Rollout 

Der erfolgreiche Launch bedeutet nicht das Ende des Projekts. Die letzte Phase stellt eine Übergabe des Projekts an das Intranet-Management sowie die dezentralen Redakteur:innen und Multiplikator:innen dar. Jene sind für die Weiterentwicklung und kontinuierliche Verbesserung des Intranets verantwortlich und hierfür sollte ihnen auch genug Zeit und Raum eingeräumt werden. Austausch und Weiterbildung (beispielsweise durch regelmäßigen Erfahrungsaustausch oder virtuelle Trainingsbereiche, in denen die Verantwortlichen zusammenkommen können und Neuigkeiten zum Intranet direkt ankommen) sind wichtige Schlagworte. Das Intranet muss ab jetzt kontinuierlich gepflegt und überarbeitet werden, damit es richtig aufgebaut werden kann. 

Das Redaktionsnetzwerk kann dazu beobachten und analysieren, welche Formate und Inhalte besonders gut ankommen und welche nicht. Außerdem werden Sie schnell feststellen, wo am meisten Interaktion erfolgt und von wem. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann das Intranet optimiert werden und wird so zu einem wichtigen Kommunikationskanal in Ihrem Unternehmen. 

Denn: Nur ein gut gepflegtes und aktuelles Intranet ist eine Bereicherung für Ihr Unternehmen! 

Welche Alternative gibt es zum klassischen Intranet? 

Eine Alternative zum klassischen Intranet wird vor allem dann interessant, wenn nicht alle Mitarbeitenden über einen festen PC-Arbeitsplatz erreichbar sind. Die interne Unternehmenskommunikation befindet sich im Wandlungsprozess und die Digitalisierung trägt mit einer wachsenden Anzahl an neuen Tools kontinuierlich dazu bei. Die Arbeitswelt verändert sich und mit ihr auch die Ansprüche und Wünsche der Mitarbeitenden. Warum das wichtig ist? Die Mitarbeitenden tragen maßgeblich zum Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens bei. Je zufriedener sie sind, desto produktiver und effizienter führen sie ihre Arbeit aus, was wiederum in positiven Zahlen für das Unternehmen deutlich wird. Gute Kommunikation trägt maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, doch daran scheitert es in vielen Unternehmen.

Gerade die mobilen Mitarbeitenden – beispielsweise in der Pflege oder Produktion tätig – werden durch ihre wechselnden Standorte häufig von der internen Kommunikation im Unternehmen ausgeschlossen. Dabei machen diese sogenannten Non-Desk-Worker mit rund 80 % den Großteil der Arbeitnehmenden in Deutschland aus. Hier sollten sich alle Führungskräfte die Frage stellen: Wie erreichen wir unsere mobilen Mitarbeitenden? Das Intranet als Desktop-Lösung kommt hier in vielen Fällen schon gar nicht an und ist vor allem für Mitarbeitende am Schreibtisch ausgelegt. Es braucht daher einen mobilen Kommunikationskanal, der zur tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeitenden passt. Mitarbeiter-Apps wie Quiply bieten hierfür eine mögliche Alternative oder Ergänzung zum klassischen Intranet. 

Ist ein Intranet als alleiniger Kommunikationskanal ausreichend? 

Ein klassisches Intranet reicht als alleiniger Kommunikationskanal nicht für jedes Unternehmen aus. Entscheidend ist vor allem, ob tatsächlich alle Mitarbeitenden regelmäßig darauf zugreifen können. . Das Intranet bietet einen Informationskanal für Mitarbeitende am Schreibtisch, die uneingeschränkten Zugriff darauf haben. Doch was ist Kommunikation, wenn sie nicht bei allen ankommt? In allen Bereichen, in denen es Mitarbeitende ausschließt, sollte das Intranet daher nicht als alleiniger oder gar wichtigster Kommunikationskanal gesehen werden.

Content im Intranet ist häufig veraltet, wenn sich niemand für das System zuständig fühlt und es deshalb nicht gepflegt wird. Mitarbeitende müssen sich die für sie relevanten Informationen mühsam zusammensuchen, da im Intranet nicht die Möglichkeit besteht, Inhalte zielgruppengerecht auszuspielen. Die Folge: Nutzungsfreude und Engagement der Mitarbeitenden leiden darunter. 

Und hier wird auch schon ein weiterer Makel des klassischen Intranets deutlich: Es bietet keine Interaktionsmöglichkeit für die Nutzenden. Im Intranet herrscht noch immer die Top-Down-Kommunikation vor. Das bedeutet, nur Führungspersonal oder die Kommunikationsverantwortlichen können Einträge im Intranet veröffentlichen. Weder können die Mitarbeitenden auf diesen Content reagieren, noch ihn miteinander teilen. Eine Interaktion ist somit schlichtweg nicht möglich. Der Weg, Rückfragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen, ist mühsam und wird daher oft nicht gegangen. 

Kann eine Mitarbeiter-App ein Intranet ersetzen? 

Ja, eine Mitarbeiter-App kann ein klassisches Intranet in vielen Unternehmen ersetzen oder ergänzen. Besonders sinnvoll ist das für Unternehmen, deren Mitarbeitende nicht überwiegend am PC arbeiten. Während ein klassisches Intranet häufig auf die Informationsbereitstellung am Arbeitsplatz ausgelegt ist, ermöglicht eine Mitarbeiter-App den mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen, Kommunikation und digitale Prozesse. Welche Lösung geeignet ist, hängt vom Arbeitsalltag, den Anforderungen und der bestehenden IT-Landschaft des Unternehmens ab. 

Welche Alternative zum Intranet ist die richtige? 

Eine Alternative zum klassischen Intranet kann je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen. Ein Social Intranet, eine Mitarbeiter-App oder eine mobile Kommunikationsplattform können sinnvoll sein, wenn Informationen nicht nur am PC, sondern auch unterwegs oder direkt am Arbeitsplatz verfügbar sein sollen.

Besonders für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern kann eine Mitarbeiter-App eine passende Alternative zum klassischen Intranet sein. Sie verbindet interne Kommunikation mit mobilen Zugängen und kann gleichzeitig Funktionen für Wissen, Dokumente und digitale Prozesse bereitstellen.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, welche Technologie eingesetzt wird. Viel wichtiger ist die Frage, wie alle Mitarbeitenden tatsächlich erreicht werden können und welche Lösung zu ihrem Arbeitsalltag passt.

Wie können alle Mitarbeitenden im Unternehmen erreicht werden?

Damit interne Kommunikation wirklich funktioniert, müssen Informationen dort ankommen, wo Mitarbeitende arbeiten. Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es, Beschäftigte unabhängig von Standort und Arbeitsplatz über Smartphone, Tablet oder Desktop zu erreichen. So können auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz direkt in die interne Kommunikation eingebunden werden.

Quiply verbindet dafür die Vorteile eines Social Intranets mit der mobilen Nutzung einer Mitarbeiter-App. Die Anwendung kann sowohl auf dienstlichen als auch auf privaten Geräten eingesetzt werden und unterstützt damit das BYOD-Prinzip (Bring Your Own Device). Mitarbeitende können die App nutzen, ohne ihre private Telefonnummer oder eine betriebliche E-Mail-Adresse hinterlegen zu müssen.

Auch für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern bietet dieser Ansatz Vorteile. Statt Informationen ausschließlich über E-Mail, Aushänge oder ein klassisches Intranet bereitzustellen, können Nachrichten, Dokumente und wichtige Inhalte direkt auf dem Smartphone zur Verfügung gestellt werden. Dadurch lassen sich Kommunikationswege verkürzen und Mitarbeitende schneller erreichen.

Interne Informationen zentral und mobil bereitstellen

Eine Mitarbeiter-App kann mehr als aktuelle Unternehmensnachrichten verbreiten. Unternehmen können beispielsweise Handbücher, Wikis, Anleitungen und Videos zentral bereitstellen und so Wissen direkt im Arbeitsalltag verfügbar machen. Auch Formulare, Umfragen und weitere digitale Prozesse lassen sich je nach Lösung integrieren.

Über Chats und Gruppen können sich Mitarbeitende außerdem direkt miteinander austauschen. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams, Standorten und Abteilungen und schafft zusätzliche Möglichkeiten für den direkten Austausch.

Mit Push-Benachrichtigungen und Interaktion alle erreichen

Ein weiterer Vorteil der mobilen Kommunikation sind Push-Benachrichtigungen. Wichtige Informationen können dadurch direkt auf den Endgeräten der Mitarbeitenden angezeigt werden, anstatt im E-Mail-Postfach oder einem wenig genutzten Intranet unterzugehen.

Gleichzeitig ist Kommunikation nicht auf einen einseitigen Informationsfluss beschränkt. Mitarbeitende können Beiträge kommentieren, darauf reagieren und sich aktiv am Austausch beteiligen. So entsteht eine Kommunikation, die nicht nur informiert, sondern auch Dialog und Zusammenarbeit fördert.

Gerade für Unternehmen mit verteilten Teams und vielen Non-Desk-Workern kann eine Mitarbeiter-App deshalb eine sinnvolle Ergänzung oder Alternative zum klassischen Intranet sein. Entscheidend ist dabei nicht nur, Informationen digital bereitzustellen, sondern einen Kommunikationskanal zu schaffen, der zum tatsächlichen Arbeitsalltag der Mitarbeitenden passt.

Fazit: Welche Alternative zum Intranet passt zu Ihrem Unternehmen?

Ein klassisches Intranet kann für viele Unternehmen weiterhin sinnvoll sein, reicht als alleiniger Kommunikationskanal jedoch nicht immer aus. Besonders wenn viele Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz arbeiten, bieten Mitarbeiter-Apps und andere mobile Kommunikationslösungen eine passende Alternative oder Ergänzung. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zum Arbeitsalltag der Mitarbeitenden passt und Informationen zuverlässig bei allen ankommen. Für Unternehmen mit vielen Non-Desk-Workern kann eine Mitarbeiter-App deshalb eine besonders praktische Alternative zum klassischen Intranet sein.

Sie möchten wissen, ob eine Mitarbeiter-App die passende Alternative oder Ergänzung zu Ihrem Intranet ist? Lernen Sie Quiply in einem kurzen Gespräch kennen und entdecken Sie, wie Sie Ihre gesamte Belegschaft digital erreichen!