Social-Intranet-auf-Smartphones-in-Unternehmen-ist-sehr-populaer

Erfolgreiche Beispiele für Social Intranet im Unternehmen

Sie nutzen Pinterest und Canva? Sie finden Instagram magisch, sind in Facebook-Gruppen, benutzen Signal und finden, dass es Freude, Kreativität und soziale Verbindungen in Ihr Leben bringt? Dann fragen Sie sich natürlich, warum dass in Ihrem Unternehmen nicht auch stattfindet. Das sollte es auch, davon sind wir überzeugt. In angepaßter Form, denn so kann es von unheimlich großem Nutzen für die interne Kommunikation sein.

Skeptiker und Kritiker, die vorhalten, es mache abhängig, in sozialen Netzwerken verschwende man zuviel Zeit und es bringt schlechte Vibes in die Unternehmenskultur, ist Quelle von Wutreden und Fake News kann man eigentlich schnell begegnen:

  • Was, wenn wir die Regeln dieses sozialen Netzwerks selbst bestimmen können?
  • Wäre es nicht besser, wenn wir die Fake News selbst ausrotten durch aktive Kommunikation?
  • Können wir nicht durch interne Maßnahmen unsere Kommunikation frei von Trollen halten?
  • Wäre es nicht sehr positiv, wenn sich viele Mitarbeiter intensiv mit unseren Themen beschäftigten?
  • Könnte es unserer internen Kommunikation nicht sehr nützlich sein, wenn wir dort unsere Kultur und unser Unternehmen mit allen Mitarbeitern besser in Verbindung bringen?

Soziale Netzwerke sind unheimlich wirkungsstark, dass wissen wir alle. Es wäre also spannend, diese Wirkung für sich selbst einzusetzen. Denn selbst wenn man sich der Thematik verweigert, die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen findet dann anderweitig statt - auf Facebook, auf Telegram, egal wo, denn dort werden diese Foren kostenfrei eröffnet und die Mitarbeiter fühlen sich von Sanktionen sicher, zum Schaden des Unternehmens. Stattdessen sollten wir die Chancen ergreifen!

Inhalt: Erfolgreiche Beispiele für Social Intranets im Unternehmen


intranet

 

Alles spricht heute dafür, sich soziale Netzwerke und soziale Intranets mal genauer anzuschauen. Polemisch könnte man heute wohl so starten: "Wenn selbst die Deutsche Bahn es schafft, in ihren Zügen eine stabile WLAN-Verbindung aufrecht halten zu können, dann kann man begründet sagen, dass wir im digitalen Zeitalter angekommen sind!" Doch wie weit geht unsere Digitalisierung wirklich?

Im Alltag merkt man stets, dass man als private Person Zugang zu deutlich mehr Diensten wie Instagram oder Messengern hat, die es in dieser Form betrieblich gar nicht oder nur zum Teil gibt. Was für junge Menschen geradezu Lebensinhalt No. 1 ist, das virtuelle Dasein in sozialen Netzwerken, existiert in Unternehmen oft überhaupt nicht.  Was ältere Menschen, die damit nicht aufgewachsen sind, erstmal gar nicht in Frage stellen, ist für jüngere Menschen dagegen überraschend existentiell: Sie können gar nicht in den Medien kommunizieren, die sie gewohnt sind. Sie nutzen dort Ihren Code und Ihre Art zu kommunizieren um sich besser zu vermitteln und Informationen aufzunehmen. Ein Unternehmen, dass in keiner Form in dieser form kommuniziert, findet quasi im Kopf dieser Generation kaum statt. Und hier sprechen wir nicht von Werbung oder Marketing, es geht um die viel existentiellere interne Kommunikation im Unternehmen. 

Was privat — besonders seit dem Jahr 2020 und nun auch in 2021 — Freunde und Beziehungen zusammenhält, sollte auch im Arbeitsalltag nicht fehlen: Social Intranets schaffen virtuelle Unternehmensräume. Nicht nur für die Büros, auch und gerade für diejenigen außerhalb der Büros, die so deutlich näher an den Rest heranrücken.

Doch immer noch hadern viele Unternehmen damit, denn es fehlt manchmal auch die Phantasie, wie das Facebook im eigenen Unternehmen denn aussieht und vor allem, welche Regeln es mit sich bringt. In Social Intranets können Informationen in Echtzeit geteilt werden und die firmeninterne Kommunikation kann so auch trotz Home-Office und physischer Distanz durchgängig gewährleistet werden. Das klingt nicht nur gut, denn...

Die Fakten sprechen für Social Intranets

  • Schon 2010 berichtete die Studie des „Cisco Connected World Report“, dass rund 64% der befragten Angestellten lieber weniger verdienen würden, wenn sie dafür von einem flexiblen Ort aus arbeiten dürften.

  • Der Harvard Business Review von 2009 bestätigt, dass Betriebe, die mit starken digitalen und sozialen Netzwerken arbeiten, 7% produktiver sind, als die Unternehmen ohne digitales Netzwerk.

  • Die McKinsey Global Survey Results gaben 2009 an, dass die Mitarbeiterzufriedenheit in den Unternehmen, die intern Social-Media-Werkzeuge verwendeten, im Durchschnitt um 20% stieg. Und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit hängt direkt mit einer geringen Fluktuation zusammen. Denn…

  • Das Human Capital Institute bestätigte 2009, dass die Mitarbeiterbindung in den Betrieben, in denen die Mitarbeiterzufriedenheit stieg, um 87% (!) zunahm.

Genauso wichtig, wie auf der technischen Ebene mit einem Social Intranet für die Zukunft ausgerüstet zu sein, ist es, gute Mitarbeiter zu haben. Denn in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und mit einem inspirierten, kompetenten und loyalen Team ist Innovation und Fortschritt viel besser möglich. Warum ein Social Intranet wichtig ist, um die Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu verbessern, das haben wir für Sie in diesem Artikel aufbereitet.

Werfen wir einen Blick darauf, wie zwei große amerikanische Unternehmen die digitale Kommunikation für sich nutzen.

social_intranets_linked_in 249 2

Case Study: Social Intranet — wie Unternehmen es vormachen

A. RehabCare

Diese Case Study an der amerikanischen Firma „RehabCare“ wurde 2011 von Apple Inc. ausgeführt.

  1. Der Status Quo: Mit rund 18.000 Mitarbeitern bietet RehabCare Reha- und Postakutversorgung an, und ist in über 1.200 Krankenhäusern und Einrichtungen in 43 Bundesstaaten der USA tätig.

  2. Die Herausforderung: So, wie in vielen Pflegeeinrichtungen zählt bei RehabCare jede Minute — die Mitarbeiter müssen jedes Detail verfolgen und aufzeichnen, einschließlich Diagnose, Behandlung und Beginn und Ende des Termins.

  3. Die digitale Lösung: RehabCare stattete seine Mitarbeiter mit Social Intranets auf iPhone- und iPad-Mobilgeräten aus. Die mobilen Geräte wurden verwendet, um Informationen schnell und einfach zu erfassen, z. B. die gelieferte Behandlung, die aufgewendete Zeit, und andere relevante klinische Informationen. Die Cloud-basierten Anwendungen ermöglichen jederzeit und überall den Zugriff auf detaillierte Patienteninformationen.

  4. Die Hauptvorteile: Die Geräte bieten eine intuitive Benutzeroberfläche, die nur minimale Schulungen erfordert und die Mitarbeiter anspricht. Vor dieser Integration war das Screening der Patienten vor der Aufnahme ein zeitaufwändiger Prozess, der mehrere Papierformulare und Fragebögen umfasste.

B. Standard Chartered Bank

Diese Case Study an der britischen Großbank „Standart Chartered Bank“ wurde 2011 von der BRO Study Online, “Multinational Banking Goes Mobile” durchgeführt.

  1. Der Status Quo: Die Standard Chartered Bank ist eine internationale Bank mit ca. 1.800 Filialen auf sechs Kontinenten mit mehreren Branchenauszeichnungen.

  2. Die Herausforderung: Nach der globalen Finanzkrise 2009, machte sich die Standard Chartered Bank sofort an die Arbeit, um die Kundenbeziehungen zu stärken. Der Leiter des Consumer Banking in Hongkong erklärte: „Als Branchenführer mussten wir das Vertrauen der Kunden zurückgewinnen. Beim Wiederaufbau dieses Vertrauens geht es nicht nur darum, Produkte und Dienstleistungen voranzutreiben, sondern die beste Technologie einzusetzen, um tiefe und langjährige Beziehungen zu unseren Kunden zu pflegen. Es geht darum, ihnen zu helfen, ihr Geld besser zu verwalten.“

  3. Die digitale Lösung: Für Verbraucher und Unternehmenskunden hatte die Bank eine Reihe von Mobile-Banking- und Lifestyle-Anwendungen entwickelt. Unternehmenskunden nutzten die Plattform der Bank, die eine mobile Autorisierungs-App enthielt. Mit dieser konnten die Unternehmensschatzmeister die Transaktionen besser kontrollieren. Intern stellte Standard Chartered Tausende von Smartphones für Mitarbeiter weltweit bereit, entwickelte mehr als ein Dutzend interne iPhone-Anwendungen und erweitert die Tablet-Nutzung rasant.

  4. Die Hauptvorteile: Die Verwendung von Social Intranets hatte dazu beigetragen, den Kundenservice zu personalisieren, die täglichen Geschäftsaktivitäten zu vereinfachen, interne Prozesse zu rationalisieren, Finanzdaten sicher zu übertragen und die Kommunikation zwischen Kunden und Bankmitarbeitern zu verbessern.

communication-1

 

1. Mitarbeiterkommunikation verbessern

„Besprechungen heißen so, weil meistens zu viel besprochen und zu wenig entschieden wird.“ — Hermann Lahm

Die digitale Kommunikation ist nicht nur etwas für Global Player — Auch für kleinere Unternehmen hat ein Social Intranet immense Vorteile.

Für viele Betriebe hat es lange Zeit zur Normalität gehört, ihre Mitarbeiter durch das „Schwarze Brett“ oder einen Newsletter über die aktuellsten Geschehnisse zu informieren. Mit der Digitalisierung sind Whatsapp und Co auch für Arbeitgeber immer attraktiver geworden, doch die intransparente Datenverarbeitung und die unübersichtliche Kommunikation in einem Gruppenchat sind nicht die ideale Lösung für eine interne Kommunikation.

Ein „Social" Intranet vereint deshalb die Vorteile der Sozialen Netzwerke mit dem, eines geschützten Intranets. Und das hat durchaus viele Vorzüge:

  • Über ein Social Intranet ist, anders als bei den üblichen Kommunikationsplattformen, der Datenschutz gewährleistet. Auch vertrauliche Informationen können hier geteilt werden. Das ist nicht nur für interne Dokumente relevant, sondern strahlt auch Kunden gegenüber Seriosität, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit aus.

  • Die abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation kann durch ein Social Intranet wesentlich verbessert werden. Denn auf ein Social Intranet lässt sich — zumindest, wenn es sich dabei um eine Mitarbeiter-App handelt — auch mobil zugreifen. Das vereinfacht die interne Kommunikation immens, und kann einen durchgehenden Arbeitsflow garantieren.

  • Ein schwarzes Brett, eine Information im Flur, ein Zettel auf dem Schreibtisch — oft ist eine fehlerhafte interne Kommunikation Auslöser für Missverständnisse, verlangsamte Arbeitsabläufe und nachhaltigen Frustgefühlen. Mit einem Social Intranet ist es möglich, den Informationsfluss übersichtlich auf eine Plattform zu zentrieren — und dieses kann dann auch noch, anders als beim unverbindlichen schwarzen Brett, inständig aktualisiert werden.

  • Besonders attraktiv ist dabei, dass der Informationsfluss eben nicht — wie beim „normalen“ Intranet — einseitig verläuft, sondern dass das „Social“ Intranet auf einer Bottom-Up-Kultur beruht. Das bedeutet, dass auch die Mitarbeiter selbst interagieren und sich selbst in die digitale Kommunikation einbringen können.

  • So wie auf WhatsApp, Facebook und Co ist es in einem Social Intranet möglich, Nachrichten in einem **1:1 Chat **zu versenden. Der entscheidende Unterschied ist, dass die übermittelten Informationen sicher verschlüsselt sind, und auch vertrauliche Dokumente ausgetauscht werden können. Direktnachrichten können die Laufwege enorm verkürzen und holen auch jüngere Mitarbeiter ab, die die digitale Kommunikation schon seit Jahren in ihren Alltag integriert haben.

  • Anstatt in einer unübersichtlichen Email- und CC-Flut zu ertrinken, kann durch das Social Intranet die interne Kommunikation effizient gestaltet werden. So können Reaktionen z.B. in Kommentarspalten gesendet werden, anstatt dass jeder Betroffene eine eigene E-Mail verschicken muss.

  • Eine gemeinsame, zentrale Datenbank, wie das Social Intranet sie liefert, vereinfacht die interne Kommunikation enorm. Denn eine Datenbank schafft eine gemeinsame Kommunikationsebene, von der aus neue Entschlüsse gefasst werden können, und auf die auch jederzeit zurückgegriffen werden kann.

  • Zudem ist sie eine enorme Unterstützung für das interne Wissensmanagment, denn je mehr Dokumente und Daten auf ihr abgespeichert werden, desto übersichtlicher kann Wissen organisiert und relativiert werden. Neue Mitarbeiter können sich so schneller in das Unternehmen einlesen, und auch langjährige Angestellte erfassen auf einen Blick, welche Kollegen für welche Fachgebiete zuständig sind.

Neuer Call-to-Action

2. Einbindung Ihrer Mitarbeiter

Erst die Pinnwand (ehem. das schwarze Brett), dann der Newsletter — und jetzt? Wie eben schon erwähnt, ist der feine Unterschied zu allen Vorgängern, dass es durch das Social Intranet möglich wird, die Mitarbeiter mit einzubinden. Sie bekommen nicht nur passiv Informationen zugespielt, sondern sind auch aufgefordert, darauf zu reagieren.

Das wird über folgende Funktionen im Social Intranet umgesetzt:

  • Arbeitnehmer und Arbeitgeber können über 1:1-Chats und Gruppenchats miteinander ins Gespräch kommen. Das schafft Verbindlichkeit, Vertrauen und vermittelt — besonders in Zeiten sozialer Distanz — eine große Nahbarkeit.

  • Ein angelegtes Mitarbeiterverzeichnis verhilft zur Übersicht über die Fähigkeiten und Kenntnisse der Belegschaft. Wer Rat und Expertise braucht, der kann hier schnell den richtigen Kollegen finden und direkt kontaktieren.

  • Durch ein Social Intranet lässt sich in einzelnen Channels auch abteilungsübergreifend oder projektorientiert zusammenarbeiten.

  • Lesebestätigungen sind ein gutes Tool für Arbeitgeber, um eine Übersicht darüber zu bewahren, wen welche Information schon erreicht hat. Anders als beim Newsletter kann so viel zielgenauer informiert werden.

  • Im Social Intranet ist es möglich, Reaktionen und Kommentare zu versenden. So können Mitarbeiter schnell und präzise auf verschiedene Topics antworten.

  • Mit einem Social Intranet lassen sich leicht Umfragen gestalten. Ob Betriebsausflug, firmeninterne Fortbildungsangebote oder anonyme Mitarbeiterbefragungen — die Meinung der Angestellten kann durch dieses Tool unkompliziert eingeholt und direkt ausgewertet werden.

3. HR-Dienstleistungen ermöglichen

„Wir können die Zukunft nicht voraussagen, aber wir können sie gestalten.“ Peter Drucker

Schon vor der Pandemie war der Fachkräftemangel hoch, und viele Unternehmen kämpfen nach wie vor mit einer hohen Fluktuation. Social Intranets können die Lösung sein, um mehr Fachkräfte anzuwerben und langfristig kompetente Mitarbeiter zu binden. Konkret ermöglichen die Tools für die HR-Dienstleistung im Social Intranet dann folgende Optionen:

  • Messen Sie die Stimmung Ihrer Belegschaft. Durch die vielfältigen Möglichkeiten, miteinander in Kontakt zu treten, können Arbeitgeber auch bei Home-Office mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben.

  • Gestalten Sie Mitarbeiterumfragen — schnell und einfach. Durch anonymisierte Umfragen können Stimmungsbilder in Echtzeit dargestellt werden, zudem erleichtern Umfragen die Planungen immens.

  • Urlaubsanträge und Schichtplanung einfach gestalten. Das Social Intranet ist sicher verschlüsselt, sodass auch vertrauliche Dokumente darauf bedenkenlos hin- und hergeschickt werden können. Durch eine praktische Suchfunktion kann man die abgespeicherten Dokumente auch jederzeit wiederfinden.

  • Krankmeldungen und andere Formulare schnell und mobil einreichen. Gerade für Angestellte, die oft im Außendienst unterwegs sind, bedeuten Social Intranets ein großes Zeitersparnis. Die Zettelwirtschaft hat sich damit erledigt, und der Arbeitgeber kann sofort und ortsunabhängig auf gegebene Umstände reagieren.

Unterstützen Sie neue Mitarbeiter während des Onboardings. Ein gut gefülltes Social Intranet kann neuen Mitarbeitern immens helfen, um sich schon in der ersten Arbeitswoche einen Überblick über das Unternehmen zu verschaffen. Durch Videobotschaften, Willkommenshandbücher und die Kommunikation in verschiedenen Channels wird eine zeitgemäße Unternehmenskultur deutlich, und der Einstieg in den neuen Arbeitsalltag wird erleichtert. 
 


staff loyalty2

4. Zusammenarbeit stärken

„Um jemanden zielgerichtet zu bewegen, muss man wissen, was diesen Menschen bewegt.“ Andreas Staeck

Sowohl im Liebesleben als auch im Arbeitsalltag lässt sich derselbe Trend feststellen: Dass gerade jungen Menschen ihre Flexibilität enorm wichtig ist. Was für die Generation y und x oft ein Stück Lebensqualität bedeutet, ist für ältere Arbeitgeber meistens ein unangenehmer Fakt. Denn für einen Betrieb bedeutet eine hohe Fluktuation oft Mehrkosten und eine stockende interne Kommunikation.

Durch die Verwendung eines Social Intranets kann die Unternehmenskultur nachhaltig gestärkt werden, was dazu führt, dass das Vertrauen untereinander steigt, und auch der einzelne Mitarbeiter die Solidarität im Team wertschätzt und sich mit der Firma langfristig identifizieren kann. Durch ein Social Intranet können Mitarbeiter zum Beispiel…

  • …Kollegen nach Hilfe und Feedback fragen
  • …Das schwarze Brett mobil und digital machen
  • …einen regenAustausch und die Community mit einer Social Wall fördern
  • …Fachwissen, Ideen und Tipps sammeln und teilen
employee app



Mitarbeiter-App als Alternative

Schneller, transparenter, vielseitiger — die Mitarbeiter-App als Alternative zum Social Intranet

„Von allen getesteten Apps und Anbietern war Quiply im Vergleich in der Tat die App, die am meisten Resonanz im Mitarbeiterbereich hatte. Sie ist einfach zu bedienen und alle Anforderungen unsererseits wurden erfüllt: Sie wird einfach hervorragend angenommen.“— Eike Kuhrcke, Geschäftsführer Kuhrcke GmbH

Die Mitarbeiter-App vereint die Tools eines Social Intranets mit den Vorteilen einer App. Dadurch kann nicht nur am Desktop, sondern auch unterwegs auf das firmeninterne Netz zurückgegriffen werden.

Was genau versteht man unter einer Mitarbeiter-App? Eine Mitarbeiter-App ist eine firmeninterne App, auf der…

  • …wie bei einem Social Intranet Experten-Wissen gespeichert, und katalogisiert werden kann. Außerdem können im 1:1 Chat Kollegen persönlich um Hilfe gefragt werden.

  • FAQs eingebaut werden können, aber auch ansprechendere Formate außer der reine Text verwendet werden können. Wie zum Beispiel Willkommenshandbücher, Videobotschaften, Tutorials und vieles mehr.

  • …ein Mitarbeiterverzeichnis ist. Da die App aber nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Hany funktioniert, kann man jederzeit darauf zurückgreifen, auch, wenn man gerade unterwegs oder im Außendienst ist.

  • …ein Mitarbeiterblog geführt werden kann. Videobotschaften, oder Erfolge können intern geteilt werden. Anders als bei einem Blog, bei dem man nicht wirklich sagen kann, wie hoch die Resonanz ist, gibt es in der Mitarbeiter-App eine „Bottom-Up“ Kultur. D.h. auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und die Macher haben die Möglichkeiten, Feedback und Lesebestätigungen zu den Inhalten zu bekommen.

  • …alle Dokumente über eine einfache Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden können — auch von unterwegs aus. Zudem ist die Software mit den neuesten Sicherheitsstandarts ausgerüstet, so dass auch sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Datenschutzrechte zu verletzen.

  • modernes Arbeiten möglich ist. Weg vom festen Schreibtischplatz im Büro, hin zum Home Office und aktuellen New-Work-Modellen. Auch in Krisenzeiten sind durch den gemeinsamen virtuellen Raum die Kollegen jederzeit erreichbar, und Führungskräfte können Informationen auch dann in Echtzeit weitergeben.

  • …wo Datenschutz an erster Stelle steht. Nicht nur die Software ist ausreichend gesichert. Auch haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber immer gewahrt werden.

  • …in der Lesebestätigungen, Likes und Umfragen den Führungskräften dabei helfen können, eine Übersicht darüber zu behalten, welche Themen ihre Mitarbeiter gerade besonders am Herzen liegen. Arbeitgeber können über die App auch in Krisenzeiten nahbar bleiben und — auch digital — eine herzliche und produktive Unternehmenskultur festigen. 


quiply_laeuft_ueberall

Foto: Vorteil von Mitarbeiter-Apps ist, dass sie auf allen Geräten lauffähig sind, auch privaten Geräten

Eine Mitarbeiter-App als Alternative zum Social Intranet

„Die Kunst richtig miteinander zu kommunizieren ist wie laufen lernen. Man fällt so oft auf die Nase bis man liebevoll an der Hand genommen wird.“ Wilma Eudenbach

Also: Social Intranet oder Mitarbeiter-App?

Die Vorteile eines Social Intranets sind auch bei der Installation einer Mitarbeiter-App gegeben. Zusätzlich dazu haben sie aber ganz konkrete Vorteile, denn:

  • Mitarbeiter-App sind auch mobil nutzbar, und so sind auch Mitarbeiter ohne festen Schreibtischplatz jederzeit erreichbar

  • Besonders die Generation y und x fühlt sich von der Benutzung von Apps angesprochen und abgeholt.

  • Da die meisten inzwischen an den Umgang mit Apps und Social-Media-Kanälen gewohnt sind, funktioniert auch der Umgang mit einer Mitarbeiter-App eventuell leichter und intuitiver als mit einem Social Intranet

  • Während nachträglich hinzugefügte Tools bei Social Intranet oft kostspielig werden können, sind die Kosten für eine Mitarbeiter-App von Anfang an transparent ermittelbar.

Neugierig?  Wie genau sich die Mitarbeiter-App erfolgreich in den Arbeitsalltag integrieren lässt und welche Herausforderungen damit überwunden werden können, lesen Sie in unseren Case Studies.

case-study-julabo-interne-kommunikation-mit-einer-mitarbeiter-app-verbessern