Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Erfolgreiche Unternehmen kommunizieren intern besonders gut.
Schwache Unternehmen kommunizieren nicht gut genug.
 

FAQ – Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Was versteht man unter interner Unternehmenskommunikation?
Interne Kommunikation umfasst alle Wege, auf denen Informationen, Wissen und Feedback innerhalb eines Unternehmens ausgetauscht werden. Dazu gehören beispielsweise persönliche Gespräche, Meetings, digitale Tools oder Mitarbeiter-Apps.

Warum ist interne Kommunikation im Unternehmen so wichtig?
Gute interne Kommunikation sorgt dafür, dass Mitarbeitende informiert sind, Abläufe besser verstehen und motivierter arbeiten. Sie stärkt das Vertrauen, die Zusammenarbeit und die gesamte Unternehmenskultur.

Wie kann man interne Kommunikation im Unternehmen verbessern?
Klare Kommunikationskanäle, regelmäßige Feedbackrunden und digitale Werkzeuge helfen, den Austausch zu vereinfachen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden gleich gut informiert werden und aktiv mitreden können.

Welche Ziele verfolgt die interne Unternehmenskommunikation?
Sie schafft Transparenz, unterstützt die Zusammenarbeit und fördert Motivation. Außerdem trägt sie dazu bei, Wissen zu sichern und die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen zu stärken.

Welche Kanäle eignen sich für interne Kommunikation?
Typische Kanäle sind Meetings, E-Mails, Mitarbeiter-Apps, Intranet oder Chats. Welche am besten funktionieren, hängt von der Größe, Struktur und Kultur des Unternehmens ab.

Interne Unternehmenskommunikation

Interne Kommunikation bedeutet, wie Informationen innerhalb eines Unternehmens ausgetauscht werden. Sie umfasst Gespräche zwischen Kolleg:innen, Ankündigungen der Geschäftsführung, Übergaben zwischen Schichten und das Teilen von Wissen. Gut funktionierende interne Kommunikation sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen.

Warum das wichtig ist:

• Sie reduziert Fehler, weil Anweisungen und Informationen klar und rechtzeitig bei den Mitarbeitenden ankommen.
• Sie beschleunigt Abläufe, weil Abstimmungen schneller funktionieren.
• Sie stärkt den Austausch im Team und verbessert die Zusammenarbeit.
• Sie sichert den Wissenstransfer, etwa wenn Mitarbeitende in Rente gehen oder Teams wechseln.
• Sie trägt zur Unternehmenskultur bei und hilft, Mitarbeitende zu binden.

Kurz: Unternehmen mit klarer, zuverlässiger interner Kommunikation arbeiten effizienter, machen weniger Fehler und schaffen ein Umfeld, in dem Mitarbeitende sich informiert und eingebunden fühlen.

Erwartungen der Mitarbeitenden an interne Kommunikation

Eine erfolgreiche interne Kommunikationsstrategie bezieht alle Mitarbeitenden ein unabhängig von Position oder Arbeitsort. Mitarbeitende wünschen sich, über wichtige Unternehmensprozesse informiert zu werden und gleichzeitig Wertschätzung für ihre Arbeit zu erfahren. Ihre Erwartungen an die interne Kommunikation umfassen insbesondere:

• Ortsunabhängiger Informationsfluss: Informationen sollen jederzeit und überall zugänglich sein.

• Gleichgestellte Kommunikation: Büroangestellte und mobile Mitarbeitende sollten gleichwertig eingebunden werden.

• Empathie und Offenheit: Kommunikation soll verständlich, respektvoll und ehrlich sein.

• Sinnvolle Tools: Mobile, sichere und einfach zu bedienende Kommunikationslösungen sind entscheidend.

• Transparenz und Authentizität: Klare Regelungen, offener Wissenstransfer und ehrliches Feedback.

• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse: Unterschiedliche Rollen, Arbeitszeiten und Anforderungen müssen beachtet werden.

Interne Kommunikation für operative Fachkräfte

Operative Mitarbeitende, wie in Produktion, Logistik oder Kundenservice, haben oft eingeschränkten Zugang zu klassischen Kommunikationswegen über Desktop-PCs. Dadurch erhalten sie wichtige Informationen oft verspätet oder gar nicht.

Für operative Fachkräfte ist eine transparente, ortsunabhängige Kommunikation besonders wichtig. Mobile Mitarbeiter-Apps ermöglichen hier einen gleichwertigen Informationszugang. Mitarbeitende können über Smartphone oder Tablet Informationen in Echtzeit abrufen, Fragen stellen und Feedback geben.

Eine gut strukturierte interne Kommunikation steigert nicht nur die Effizienz und Zufriedenheit der operativen Mitarbeitenden, sondern wirkt sich auch positiv auf den Unternehmenserfolg aus.

Interne Kommunikation in hybriden Arbeitsmodellen

Hybrides Arbeiten kombiniert Büropräsenz mit Homeoffice. Laut der Studie „Beyond Hybrid Work – Die post-hybride Arbeitswelt“ des Fraunhofer IAO (2025) verteilen über 60 % der Befragten ihre Arbeitszeit nahezu gleichmäßig zwischen Büro und Homeoffice. Diese Flexibilität hat sich als entscheidend für Zufriedenheit und Produktivität herausgestellt.

Hybrides Arbeiten ist kein vorübergehender Trend: Viele Mitarbeitende bevorzugen Berufe, die mobiles Arbeiten ermöglichen. Vorteile sind unter anderem eine bessere Work-Life-Balance, mehr Selbstständigkeit und höhere Motivation.

Damit die interne Kommunikation in hybriden Teams funktioniert, sollten Unternehmen:

• Faire Arbeitsbedingungen schaffen, sodass niemand benachteiligt wird.

• Den Informationsfluss trotz räumlicher Distanz sicherstellen.

• Arbeitsschutzmaßnahmen im Homeoffice gewährleisten.

Mobile, geräteunabhängige Mitarbeiter-Apps unterstützen hybride Teams, indem sie:

• Barrierefreien Zugang für alle Mitarbeitenden bieten.

• Austausch und Feedback zwischen Teammitgliedern und Führungskräften ermöglichen.

• Die Unternehmenskultur stärken und Produktivität sichern.

• Auf privaten Endgeräten genutzt werden können, was Kosten und Einarbeitungszeit spart.

So wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder informiert, eingebunden und motiviert bleiben – egal, ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.

Digitalisierte interne Kommunikation 

• 7,3 % der Befragten gaben an, dass Ihre Organisation noch nicht angefangen habe, die interne Kommunikation zeitgemäß zu digitalisieren. 
  
  
• 54,1 % gaben an, auf dem Weg einer digitalisierten internen Kommunikation zu sein. Es sei allerdings noch Luft nach oben. 
  
  
• 13,1 % sind kurz vor dem Ziel einer zeitgemäßen digitalen Unternehmenskommunikation, mit der sie ihre Mitarbeitenden gut erreichen. 
  
  
• 24,1 % sind bereits rein digital unterwegs.

• Die Mitarbeitenden wünschen sich mehr Informationen. 
  
  
• Alle Mitarbeitenden sollen gleichgestellt und ortsunabhängig erreicht werden. 
  
  
• Mitarbeitende sollen über Vorgänge im Unternehmen informiert und transparent in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. 
  
  
• Individualisierte Ansprache der Zielgruppe und zielgerichtete Inhalte. 
  
  
• Digitale Transformation  

• Übersetzungen
• Automatische Texterstellung, Formulierung
• Bilderstellung 
• Intelligente Suche 
• Personalisierte Aussiedlung von Inhalten durch automatische Analyse 
• Chatbot 
• Community-Management
• Umfragen uvm.

Interne Kommunikation durch Mitarbeiter-Apps

• Versenden von Urlaubsanträgen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den Mitarbeitenden direkt an die Personalabteilung. 
  
  
• Datenschutzkonforme und sichere Unternehmenskommunikation. 
  
  
• Einfache Nutzung und Installation auf privaten Smartphones oder Tablets. 
  
  
• Ortsunabhängige, transparente Kommunikation. 
  
  

 

 

Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg für die Unternehmenskultur

 

Aufgaben der Führungskräfte: Informationspflichten als Vorgesetzte/-r

• Kommunikationskanäle schaffen und Mitarbeitende vernetzen.
• Als gutes Vorbild vorangehen und selbst aktiv kommunizieren.
• Orientierungshilfen zur Verfügung stellen.
• Eine Vertrauenskultur im Unternehmen aufbauen.
• Transparenten, offenen Austausch fördern. 

Vorteile für die Personalabteilung

• Unsicherheiten und Stress durch Kommunikationsprobleme werden vermieden
• Es entstehen Teamgeist und Gemeinschaftsgefühl, auch bei allen Mitarbeitenden, die sich nicht täglich im Büro sehen
• Das Vertrauen in die Führungsqualitäten und die Vorbildfunktion des Unternehmens wird gestärkt
• Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und ermutigt, eigene Ideen einzubringen
  
  

Ein gestärkter Betriebsrat durch interne Kommunikation

• Aktiver Austausch zwischen allen Mitarbeitenden: Wenn alle sich ortsunabhängig vernetzen können und ein unkomplizierter Austausch stattfindet, wirkt sich das letztendlich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Entscheidungswege werden verkürzt und die tägliche Arbeit erleichtert.
  
  
• Gleichberechtigung im Unternehmen: Der Betriebsrat sorgt für die Gleichberechtigung und Transparenz im Unternehmen. Um diese zu gewährleisten, ist ein gleicher Informationsstand aller Mitarbeitenden sehr wichtig und sollte durch die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation gewährleistet werden.
  
  
• Mitarbeiterbindung durch Mitspracherecht: Die Wertschätzung der Mitarbeitenden geschieht nicht nur über Anerkennung für erbrachte Leistungen, sondern auch über das Aufnehmen ihrer Ideen und Wünsche. Eine erfolgreiche interne Kommunikation schafft eine Unternehmenskultur, in der alle motiviert sind, sich selbst einzubringen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Was benötigt man für eine erfolgreiche interne Kommunikation?

• Ein Kommunikationsmedium, durch das alle Mitarbeitenden mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden
• Die richtige Auswahl und Verbreitung der Informationen durch die Führungskräfte
• Austausch zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden 
• Transparente Entscheidungswege

Tools für die interne Kommunikation

Intranet

• historisch ein Top-Down-Medium in seinem Charakter (Vorstandspostille)
• zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten
• recht komplex und aufwendig in Entwurf und Pflege
• In der Regel werden Intranets selten außerhalb der Verwaltung wahrgenommen (20 % Lesequoten sind oft schon ein Erfolg für Intranets)
• Mängel gibt es häufig bei der mobilen Nutzung und Interaktion
  
  

Interner Newsletter

• zahlreiche Newsletter werden ungelesen in den virtuellen Papierkorb verschoben, da das Format viele Mitarbeitende nicht anspricht
• Über die E-Mail-Kommunikation kann nicht festgestellt werden, wer überhaupt etwas gelesen hat und welche Teile des Newsletters noch interessanter werden müssen
• interne Newsletter erreichen viele mobile Mitarbeitende gar nicht, da diese keine firmeninterne E-Mail-Adresse besitzen
• es ist schwer für Leser:innen zu gewichten, was neu ist, was alte Regelungen ersetzt oder was besonders wichtig ist
• Newsletter zu lesen braucht Zeit und Konzentration, die oft fehlt
• die wenigsten Mitarbeitenden außerhalb des Verwaltungsbetriebes checken Ihre E-Mail mehrfach am Tag. Diesen Platz hat die instant communikation (Messenger & Co) längst eingenommen.

Bei einer Wissensdatenbank, die viele auch unter der Bezeichnung Wiki kennen, handelt es sich um eine Website, die für die interne Kommunikation als eine vieler Maßnahmen genutzt werden kann, um Wissen zu teilen. In diesem Fall steht die Datenbank nur Mitarbeitenden des Unternehmens zur Verfügung. In Unternehmen fanden Wikis mit den Konzepten des Wissensmanagements Einzug. Die Grundidee war, dass viele Mitarbeitende ihr Wissen so teilen können, dass in der Summe mehr entsteht (Schwarmintelligenz). Eine/-r, so die Idee, weiß immer Rat. Informationen können somit unkompliziert von allen eingesehen werden. Wichtig hierbei ist, dass das Wiki regelmäßig aktualisiert und gepflegt wird, um die Nutzenden auf dem neusten Stand zu halten. Oft sammeln sich in internen Wissensdatenbanken Unmengen an Informationen, die kaum noch aufgerufen werden. Dieses Tool trägt daher eher selten zu einem interaktiven und kommunikativen Austausch bei. Die Pflege ist ebenfalls aufwendig und nicht selten verfällt das Wiki so zu einem Ort, wo uralte Informationen in falschem Kontext stehen.

       

   

Interner Blog

Ein weiteres für interne Kommunikation zentrales Format kann ein Corporate Blog sein. Ein solcher interner Blog wird dazu genutzt, Informationen, Gedankenspiele und Neuigkeiten mit anderen Mitarbeitenden auszutauschen. Dabei können neben Texten auch Fotos und Videos zum Einsatz kommen. Der interne Blog kann beispielsweise in das Intranet eines Unternehmens integriert werden und trägt so zu einer verbesserten internen Kommunikation bei.

Chat Tools

Messenger und Chat Tools sind besonders hilfreich, um lange Entscheidungswege zu verkürzen und die Kommunikationsgeschwindigkeit innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die Möglichkeit, kurze Textnachrichten schnell und einfach zu versenden, werden vor allem ein erhöhtes E-Mail- und Telefon-Aufkommen vermieden.

Chat Tools können jedoch auch eine Ablenkung darstellen und sollten innerhalb eines Unternehmens den Workflow nicht beeinträchtigen. Gerne wird die betriebliche Kommunikation auch mit privater Kommunikation vermischt, was Stress auslöst. Messenger sind auch nicht in der Lage, Informationen redaktionell gut aufbereitet darzustellen. Nutzende müssen fortlaufend ihre Nachrichten im Blick halten, um noch den Überblick zu behalten.

Wer nur gelegentlich mitliest, ist da schnell verloren, ohne den richtigen Kontext zu kennen. Ergo werden Unterhaltungen falsch interpretiert. Diese Missverständnisse sind in Chat-Software, die nur die eine Form der Informationsdarstellung kennt, die Chatnachricht, sehr verbreitet. Redaktionell aufbereitete Artikel, nach Themen sortierte Kanäle oder offene Inhalte kennt ein Messenger nicht.

Social Media

Social Media ist als Kommunikationsinstrument heutzutage nicht mehr wegzudenken. Wer für die interne Kommunikation Tools nutzen möchte, die Kreativität, Aktualität und Dynamik verbinden, ist mit Social-Media-Kanälen gut beraten. Mitarbeitende können sich hierüber beispielsweise in internen Unternehmensgruppen unkompliziert vernetzen und Inhalte teilen. Da Social Media für die meisten Menschen inzwischen auch zum Alltag gehört, verleitet die Nutzung dieser Kanäle oft auch zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit, weshalb ein produktiver Austausch im Sinne der internen Unternehmenskommunikation im Vordergrund stehen sollte.

Social Media kann in bestimmten Unternehmen aber auch als tückisch wahrgenommen werden. Insbesondere dort, wo hoher Kontrollzwang herrscht, können negative Meinungsäußerungen oder Hasskommentare vieles außer Kontrolle bringen. In Deutschland gibt es noch viele Unternehmen, die klassisch hierarchisch organisiert sind. Familienunternehmen im Mittelstand entsprechen oft noch patriarchalischen Strukturen und ihnen fällt es schwer, ein soziales Netzwerk, wo alle gleichberechtigt Inhalte platzieren dürfen, mit Leben zu füllen.

In flacheren Hierarchien mit guter Fehlerkultur findet dagegen im besten Falle ein sehr reger Austausch statt. Die sozialen Funktionalitäten können helfen, den auch sonst schon intensiveren Austausch zu unterstützen. Das überspringt Abteilungsgrenzen oder Teams, was besonders wichtig ist, damit die Mitarbeitenden ganzheitlich durchdachte Lösungen entwickeln. Trotz dieser Möglichkeiten gibt es wenige Unternehmen, die mit ihren Beschränkungen und Limitierungen durch die Unternehmenskultur das für sie ideale Social Media gefunden haben. Entsprechend sind im Ergebnis einige dieser Systeme nur minimal mit sozialen Funktionen wie Likes und Kommentaren angereicherte Intranets traditionellerer Art.

Externe Plattformen, wie sie Anbieter wie Facebook u.a. auch für Unternehmen separat gegen Entgelt anbieten, scheitern dagegen schnell am Datenschutz und dem vertrauenswürdigen Schutz des geistigen Eigentums. Intellektuelles Eigentum, auf das ausländische Regierungen mit Geheimdiensten über mysteriöse Gerichtsverfahren zugreifen können, ist gerade im technologischen Umfeld ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko. Anbieter dieser Art, die von der Auswertung von Daten zu Werbezwecken und zur Analyse leben, sind schwer kalkulierbare Geschäftspartner und ebenfalls riskant.

Erfolgreiche Beispiele aus Unternehmen der internen Kommunikation

Besonders erfolgreich hat sich die interne Kommunikation bei Unternehmen mit Mitarbeiter-Apps entwickelt. Die Möglichkeit, über verschiedene Tools in einer App Informationen und Neuigkeiten ortsunabhängig auszutauschen und immer wieder gefragtes Wissen und Daten abrufen zu können, bestärkt Mitarbeitende in ihrem eigenen Engagement.

In verschiedensten Branchen von der Industrie mit 50 bis 10.000 Mitarbeitenden, Retailern mit mehreren Standorten von LEH bis Fashion über Logistikunternehmen jeder Größe hat sich gezeigt: Mitarbeiter-Apps machen für die interne Kommunikation einen Quantensprung aus. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Beispiele. 

Die Mitarbeiter-App hat sich für ihn und viele weitere Pflegeunternehmen für die Optimierung der internen Kommunikation als "Best Practice" erwiesen. Wie Sie die Mitarbeiter-App in Ihrer Branche adaptieren können, stellen wir gerne unter Beweis. 

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