Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

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Gute interne Kommunikation in Unternehmen ist wichtig, denn sie hilft:

  • Bei der Vermeidung von Fehlern und der Optimierung von Arbeitsabläufen.
  • Mitarbeitende über Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren.
  • Dabei, den Austausch innerhalb des Teams zu fördern.
  • Den Wissenstransfer im Unternehmen zu gewährleisten.

Unternehmen mit einer offenen Kommunikationskultur fällt es oft leichter, Mitarbeitende langfristig zu halten und die Unternehmenskultur zu vermitteln. Ihr positives Selbstbild wirkt sich auch attraktiv auf Außenstehende und Bewerber:innen aus.

Erfolgreiche Unternehmen kommunizieren intern besonders gut.
Schwache Unternehmen kommunizieren nicht gut genug.

Quiply Mitarbeiter-App Glühbirne für Information
 

Was bedeutet interne Kommunikation?

Eine praktische Definition der internen Kommunikation lautet:

“Bei der internen Kommunikation im Unternehmen handelt es sich um die Umsetzung verschiedener Konzepte und Strategien zur Stärkung der Mitarbeitermotivation und Bindung an das Unternehmen."

Interne Kommunikation fasst alle Kommunikationsprozesse innerhalb eines Unternehmens zusammen. Sie beinhaltet zentrale Informationen und Neuigkeiten, den Wissenstransfer, aber auch Austausch unter Kollegen und Vorgesetzten. Wirkungsvolle interne Kommunikation hat auch einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur und kann sich auch auf Außenstehende und Bewerber:innen positiv auswirken. 

Mitarbeiterbindung, Stärkung der Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation durch optimierte Unternehmenskommunikation.

Interne Kommunikation bedeutet Arbeit, die sich auszahlt. Dabei hilft ein Kommunikations-Konzept, das individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die Zielsetzung des Unternehmens abgestimmt werden kann. Kommunikation ist keine Einbahnstraße und kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Beteiligten offen für den Dialog sind. Das bedeutet: Alle im Unternehmen sind mit für eine reibungslose interne Kommunikation verantwortlich.

 

Was erwarten Mitarbeitenden von der internen Kommunikation?

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie im Unternehmen bezieht alle Mitarbeitenden mit ein. Mitarbeitende wünschen sich, von der Geschäftsführung über relevante Prozesse informiert zu werden und gleichzeitig Wertschätzung für ihre geleistete Arbeit zu erfahren. Ihre Erwartungen an die interne Kommunikation umfassen außerdem:
 
  • Ortsunabhängiger Informationsfluss 
  • Gleichgestellte Kommunikation für mobile Mitarbeitende und Büroangestellte.
  • Empathische und offene Kommunikation.
  • Einsatz von sinnvollen Kommunikations-Tools, die mobil nutzbar sind, sensible Daten schützen und unkompliziert angewendet werden können.
  • Ehrlichkeit und Authentizität
  • Klar formulierte, unmissverständliche Regelungen.
  • Transparenten Wissenstransfer zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. 
  • Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden.

Interne Kommunikation für operative Fachkräfte 

Operative Fachkräfte stellen besondere Anforderungen an die interne Kommunikation in ihrem Unternehmen. Sie sind oft direkt in den Kernprozess des Unternehmens involviert. Sei es in der Produktion, Logistik oder im Kundenservice. Dabei haben Sie aber häufig keinen Zugriff auf die betriebliche Kommunikation, die über den Computer stattfindet. Gegenüber ihren Kolleginnen und Kollegen im Büro sind sie benachteiligt und erhalten wichtige Informationen erst spät oder auch gar nicht. 

Operative Fachkräfte benötigen interne Kommunikation, die transparent und ortsunabhängig ist. 

Hier helfen Kommunikations-Tools wie Mitarbeiter-Apps weiter. Sie binden operative wie kaufmännische Mitarbeitende gleichgestellt in die interne Kommunikation mit ein. Operative Mitarbeitende können von ihrem Smartphone oder Tablet aus auf die App zugreifen und erhalten wichtige Informationen in Echtzeit. Durch die Nutzung von Mitarbeiter-Apps haben auch mobile Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und zu erhalten. Aktiv dazu beitragen zu können, Prozesse im Unternehmen zu verbessern, schafft neue Motivation. 

Eine gut strukturierte und vor allem gleichgestellte Unternehmenskommunikation kann die Effizienz und Zufriedenheit der operativen Fachkräfte steigern. Das wirkt sich positiv auf den gesamten Unternehmenserfolg aus.

Interne Kommunikation in hybriden Arbeitsmodellen 

Ein hybrides Arbeitsplatzmodell kombiniert die Arbeit im Büro mit der Arbeit im Homeoffice. Es lässt sich zwar nicht für alle Branchen anwenden, jedoch berichtet eine Studie von McKinsey, dass „20 % bis 25 % der Belegschaft in modernen Volkswirtschaften zwischen 3 und 5 Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten kann.“ 
 
Das hybride Arbeitsmodell ist längst keine Übergangsmaßnahme der Corona-Zeit mehr, denn viele Arbeitnehmer schließen Berufe ohne die Möglichkeit der mobilen Arbeit für sich aus. Hybride Arbeit kann sich positiv auf die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden auswirken und bietet mehr Selbstständigkeit. Arbeitgeber, die dieses Modell unterstützen, berichten von gesünderer und produktiverer Belegschaft. 
 
Wer hybride Arbeitsmodelle anbietet, sollte darauf achten, dass… 
 
  • Sie fair gestaltet sind und einzelne Mitarbeitende nicht benachteiligt werden. 
  • Die interne Kommunikation trotz Distanz aufrechterhalten bleibt. 
  • Der Arbeitsplatz im Homeoffice den Arbeitsschutzmaßnahmen entspricht.
 
In Betrieben, die hybride Arbeit oder ausschließlich Homeoffice anbieten, hat die interne Kommunikation besonders hohen Stellenwert. Es kann schwierig sein, alle Mitarbeitenden gleichzubehandeln, nach Arbeitsergebnis und nicht Arbeitsablauf zu beurteilen. Technologien können dabei helfen, die interne Kommunikation in hybriden Teams zu verbessern und virtuelle Treffpunkte zu schaffen. 
 
Mobile und geräteunabhängige Mitarbeiter-Apps helfen bei der Kommunikation in hybriden Teams, indem sie barrierefreien Zugang bieten. Mitarbeitende können sich auch über die App mit Kolleginnen und Vorgesetzten austauschen, Feedback teilen und erhalten. Durch den nahtlosen Austausch wird eine produktive Unternehmenskultur aufrechterhalten und alle Teammitglieder können ihr Potenzial entfalten. Mitarbeiter-Apps können zudem auf privaten Endgeräten installiert werden und sparen Unternehmen Kosten für neue Geräte und Eingewöhnungszeit. 
 
Mitarbeiter, die unsicher sind, welche Tools sie zur Verbesserung der internen Kommunikation einsetzen sollen
 
 

Aufgaben und Ziele der internen Kommunikation

Ein zentrales Anliegen der internen Kommunikation im Unternehmen ist das Schaffen von Transparenz über bestimmte Prozesse und Ziele des Unternehmens. Auf diese Weise können Mitarbeitende aktiv bei der Gestaltung, Entwicklung und Optimierung der Unternehmenskultur mitwirken und sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren.

Um diese notwendige Identifikation mit dem Unternehmen (Employer Identity) zu erreichen, stehen bei der internen Kommunikation folgende Ziele im Fokus:

  • Informationen weitergeben: Gut informierte Mitarbeitende fühlen sich besser in die Prozesse eines Unternehmens eingebunden und erlangen ein größeres Verständnis für die Unternehmenskultur. Auf die Informationsweitergabe bauen die folgenden Punkte auf, weshalb sie innerhalb der internen Kommunikation zu den wichtigsten Aufgaben zählt.

  • Dialoge schaffen: Durch die Vermittlung von Informationen entstehen Dialoge zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, was wiederum zu einer erfolgreichen internen Kommunikation beiträgt.

  • Motivation wecken: Eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens stärkt die Mitarbeitermotivation, was zu einer höheren Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative ermutigt.

  • Wissenstransfer erzeugen: Neue Mitarbeitende können besser eingearbeitet- und Verfahren optimiert werden, wenn von vornherein sichergestellt ist, dass sie sich über Prozesse austauschen und wichtige Informationen nicht nur einzelne erreichen.


Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

Um die interne Kommunikation zu verbessern und Mitarbeitende langfristig zu binden brauchen Unternehmen ein Konzept, das zu den Bedürfnissen Ihrer Angestellten passt. Zunächst werden dabei die bisherigen Kommunikationswege im Unternehmen genauer betrachtet, um Schwächen und Stärken festzustellen. Darauf aufbauend kann eine Strategie entwickelt werden, die die Verbesserung der Kommunikation und das Erreichen der zuvor festgelegten Ziele verfolgt.

In einem weiteren Blogbeitrag erfahren Sie noch mehr darüber, wie Sie in Ihrem Unternehmen die interne Kommunikation verbessern können.

Verbessern Sie die interne Kommunikation im Unternehmen und erreichen Sie jeden
 

Ilustration: Die Basisfrage der Kommunikation ist: Auf welchem Weg kann ich die Empfangenden am Besten erreichen?

Digitalisierte interne Kommunikation 

Künstliche Intelligenz und Digitalisierung können dazu beitragen, die interne Kommunikation in Unternehmen zu verbessern. Die Studie “Trendmonitor hybride IK 2024 – Künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation” brachte spannende Daten hervor: 
 
  • 7,3 % der Befragten gaben an, dass Ihre Organisation noch nicht angefangen habe, die interne Kommunikation zeitgemäß zu digitalisieren. 

  • 54,1 % gaben an, auf dem Weg einer digitalisierten internen Kommunikation zu sein. Es sei allerdings noch Luft nach oben. 

  • 13,1 % sind kurz vor dem Ziel einer zeitgemäßen digitalen Unternehmenskommunikation, mit der sie ihre Mitarbeitenden gut erreichen. 

  • 24,1 % sind bereits rein digital unterwegs.
 
Es wird deutlich, dass der Trend zu digitalisierter Kommunikation eine zukunftsgerichtete Entscheidung ist, denn digitale Unternehmenskommunikation bietet viele Vorteile. Ortsunabhängige Kommunikation und mehr Transparenz, aber auch weniger Ressourcenverbrauch sind nur ein paar der Gründe. 
 
Unternehmen gehen die Digitalisierung ihrer internen Kommunikation aus verschiedenen Gründen an:
 
  • Die Mitarbeitenden wünschen sich mehr Informationen. 

  • Alle Mitarbeitenden sollen gleichgestellt und ortsunabhängig erreicht werden. 

  • Mitarbeitende sollen über Vorgänge im Unternehmen informiert und transparent in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. 

  • Individualisierte Ansprache der Zielgruppe und zielgerichtete Inhalte. 

  • Digitale Transformation  
 
Die interne Kommunikation hat sich mit der Digitalisierung weiterentwickelt. Wir sind es heute gewohnt, digital zu kommunizieren und auch unsere Arbeitsweise hat sich an den technologischen Fortschritt angepasst. Seit ein paar Jahren kommt nun auch künstliche Intelligenz dazu. Die KI kann Kommunikatorinnen und Kommunikatoren bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und verschiedene Aufgaben übernehmen, wie:
 
  • Übersetzungen
  • Automatische Texterstellung, Formulierung
  • Bilderstellung 
  • Intelligente Suche 
  • Personalisierte Aussiedlung von Inhalten durch automatische Analyse 
  • Chatbot 
  • Community-Management
  • Umfragen uvm.
 
Künstliche Intelligenz kann das Engagement verbessern, die (interne) Kommunikation rationalisieren und Daten geschützte Entscheidungen rationalisieren. 
Die Nutzung von künstlicher Intelligenz kann Unternehmen wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen einsparen. Doch trotz der vielen Vorteile künstlicher Intelligenz für die Unternehmenskommunikation bleibt sie von vielen Unternehmen ungenutzt. Es fehlen das nötige Know-how zur Benutzung, das Einverständnis der Geschäftsleitung oder auch die nötigen Kapazitäten. 
 

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Interne Kommunikation durch Mitarbeiter-Apps

Unternehmen mit vielen operativen Fachkräften oder hybriden Arbeitsmodellen profitieren besonders von digitalisierter Kommunikation. Mitarbeiter-Apps bieten verschiedene Vorteile, wie: 
 
  • Versenden von Urlaubsanträgen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den Mitarbeitenden direkt an die Personalabteilung. 

  • Datenschutzkonforme und sichere Unternehmenskommunikation. 

  • Einfache Nutzung und Installation auf privaten Smartphones oder Tablets. 

  • Ortsunabhängige, transparente Kommunikation. 

Der Informationsfluss, Austausch sowie die Kollaboration stehen bei der internen Kommunikation im Vordergrund. Mitarbeiter-Apps bieten hier den Vorteil der digitalen und ortsunabhängigen Kommunikation und können individuell an die Kommunikations-Bedürfnisse angepasst werden. Wichtige Mitarbeiterunterweisungen können rechtssicher abgewickelt werden und Mitarbeiterumfragen innerhalb der Mitarbeiter-Apps können zu mehr Zufriedenheit im Team beitragen. Operative Fachkräfte können auf diese Weise besser in die Kommunikationskultur des Unternehmens integriert werden.
 
 

Trends der internen Kommunikation

Jede Organisation pflegt eine eigene Kommunikationskultur und benötigt daher auch individuelle Kommunikationstools. Die folgenden Kommunikations-Trends haben sich in Unternehmen bewährt und bieten Inspiration für Ihre interne Kommunikation: 
 
• Themenmanagement und Selbstorganisation: Bei diesem Trend für interne Kommunikation werden Mitarbeitenden Tools wie beispielsweise Trello zur Verfügung gestellt. Mit diesen können sie das Management der unterschiedlichen anfallenden Arbeiten selbstständig organisieren. Dadurch können Arbeitsprozesse auf ganz individuelle Weise optimiert werden.
 
• Mitarbeiter-Apps eignen sich besonders für Organisationen mit vielen operativen Mitarbeitenden. Die App-Kommunikation funktioniert ortsunabhängig und in Echtzeit. Interne Kommunikation wird durch Mitarbeiter-Apps transparenter und bezieht das gesamte Team mit ein. 
 
• Chatbots mit künstlicher Intelligenz können für Fragestellungen innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden und schaffen Probleme schnell und effektiv aus der Welt. Inzwischen sind Chatbots in der Lage, präzise Antworten auf häufig gestellte Fragen zu geben, wodurch interne Prozesse deutlich beschleunigt werden.
 
• Mitarbeiteranerkennung: Die Wertschätzung und Anerkennung der Mitarbeitenden sind ein wichtiger Punkt in der internen Kommunikationskultur eines Unternehmens. Solche Anerkennung kann über Gespräche, Kommentare oder auch Likes erfolgen, wie wir sie von gängigen Social-Media-Plattformen kennen.
 
• Sichere und flexible IT-Plattformen: Datenschutz und Sicherheit wird bei Unternehmen großgeschrieben. Schließlich sollen sowohl sensible Daten der Mitarbeitenden als auch Firmengeheimnisse sicher geschützt sein. Mitarbeiter-Apps bieten ihren Nutzenden diesen Schutz und stellen somit sichere und flexible IT-Plattformen dar.
 
In unserem Blogbeitrag erfahren Sie noch mehr zu den aktuellen Trends der internen Kommunikation.
verbesserung interne kommunikation mit Mitarbeiter-App. Person vor einer Grafik

 

Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg für die Unternehmenskultur

Offene Kommunikation im Unternehmen trägt zu einem gesunden Arbeitsumfeld bei. Die Teammitglieder können sich durch Feedback und Austausch weiterentwickeln. Gute interne Kommunikation hilft dabei, die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. 
 
Führungskräfte agieren hier als Vorbilder und Repräsentant:innen der eigenen Marke. Ihre Einstellung, ob optimistisch und kommunikationsstark oder pessimistisch und schweigsam, wirkt sich auf die Mitarbeitenden aus. 
 
Läuft die interne Kommunikation gut, trägt sie dazu bei, alle Mitarbeitenden auf einen Informationsstand zu bringen und das Engagement zu stärken. Ein reibungsloser Kommunikationsprozess motiviert Mitarbeitende und wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Mitarbeitende, die wahrgenommen werden, stehen ihrem Unternehmen zumeist auch loyaler gegenüber. 

 

Aufgaben der Führungskräfte: Informationspflichten als Vorgesetzte/-r

Interne Kommunikation hilft dabei, den Zusammenhalt und das Miteinander im Unternehmen zu stärken. Führungskräfte, die mit hybriden oder mobilen Teams arbeiten, stehen hier jedoch vor einer besonderen Herausforderung: Die interne Kommunikation ortsunabhängig und gleichgestellt behandeln. Hier sind Führungskräfte besonders gefragt, um neue Möglichkeiten zu schaffen, die interne Kommunikation aufrechtzuerhalten. Auf folgende Punkte sollte dabei Wert gelegt werden:

• Kommunikationskanäle schaffen und Mitarbeitende vernetzen.
• Als gutes Vorbild vorangehen und selbst aktiv kommunizieren.
• Orientierungshilfen zur Verfügung stellen.
• Eine Vertrauenskultur im Unternehmen aufbauen.
• Transparenten, offenen Austausch fördern. 
 

Vorteile für die Personalabteilung

Personaler:innen spielen bei der internen Kommunikation eine zentrale Rolle – schließlich sind sie diejenigen, die alle Mitarbeitenden namentlich kennen. Ihre Funktion ist keine administrative Rolle, sie geht heute weit darüber hinaus:
 
Werteentwicklung, Kommunikation der Führungskräfte und Employee Engagement (oder gar Employee Experience) werden von der Personalabteilung gemanagt und sie verbreiten wichtige Botschaften über die geeigneten Kommunikationskanäle. Eine durch die HR-Abteilung angeleitete, zielgerichtete und erfolgreiche interne Kommunikation im Unternehmen wirkt sich am Ende vorteilhaft für alle Abteilungen aus, denn: 
 
  • Unsicherheiten und Stress durch Kommunikationsprobleme werden vermieden
  • Es entstehen Teamgeist und Gemeinschaftsgefühl, auch bei allen Mitarbeitenden, die sich nicht täglich im Büro sehen
  • Das Vertrauen in die Führungsqualitäten und die Vorbildfunktion des Unternehmens wird gestärkt
  • Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und ermutigt, eigene Ideen einzubringen

Ein gestärkter Betriebsrat durch interne Kommunikation

Als Vertreter/-in der Interessen aller Arbeitnehmenden vor den Arbeitgebenden ist die interne Kommunikation ein wichtiges Anliegen für den Betriebsrat. Ein schlecht kommunizierender wie informierter Betriebsrat ist kein gleichwertiger Partner, mit dem sich das Unternehmen entwickeln kann. Der Betriebsrat muss folglich eine starke Rolle in der internen Kommunikation einnehmen, um als Interessenvertretung für die Mitarbeitenden gute Ergebnisse zu erzielen und von allen Seiten geschätzt und respektiert zu werden. Die Vorteile, welche der Betriebsrat und somit auch die Mitarbeitenden aus einer funktionierenden Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens ziehen, sind folgende:

  • Aktiver Austausch zwischen allen Mitarbeitenden: Wenn alle sich ortsunabhängig vernetzen können und ein unkomplizierter Austausch stattfindet, wirkt sich das letztendlich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Entscheidungswege werden verkürzt und die tägliche Arbeit erleichtert.

  • Gleichberechtigung im Unternehmen: Der Betriebsrat sorgt für die Gleichberechtigung und Transparenz im Unternehmen. Um diese zu gewährleisten, ist ein gleicher Informationsstand aller Mitarbeitenden sehr wichtig und sollte durch die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation gewährleistet werden.

  • Mitarbeiterbindung durch Mitspracherecht: Die Wertschätzung der Mitarbeitenden geschieht nicht nur über Anerkennung für erbrachte Leistungen, sondern auch über das Aufnehmen ihrer Ideen und Wünsche. Eine erfolgreiche interne Kommunikation schafft eine Unternehmenskultur, in der alle motiviert sind, sich selbst einzubringen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Was benötigt man für eine erfolgreiche interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation baut auf einer ganzheitlichen Kommunikationsstrategie auf. Hierfür sollten klare Ziele definiert und die passenden Kommunikationsinstrumente ausgewählt werden. Wichtig ist hierbei:
 
  • Ein Kommunikationsmedium, durch das alle Mitarbeitenden mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden
  • Die richtige Auswahl und Verbreitung der Informationen durch die Führungskräfte
  • Austausch zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden 
  • Transparente Entscheidungswege
 
Lesetipp: Möchten Sie wissen, wie Ihre interne Kommunikation organisatorisch verbessert werden kann? Dann schauen Sie doch mal in unseren Artikel “Interne Kommunikation verbessern - so geht’s!"
 
 

Werkzeuge für die interne Kommunikation

Im Zuge des digitalen Wandels haben sich für die interne Kommunikation Instrumente und Tools in unterschiedlicher Weise bewährt. Während vor einigen Jahren eine Mitarbeiterzeitung und ein Newsletter noch die gängigsten Kommunikationsformate im Unternehmen waren, gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, um Kommunikationsprozesse vor allem digital zu stärken. Zu den bei Unternehmen besonders beliebten Instrumenten zählen die Folgenden. 
 

Intranet

Ein Intranet ist ein geschlossenes Netz, das im Gegensatz zum Internet nicht für alle, sondern nur für einen festgelegten Personenkreis, zugänglich ist. Innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeitende über das Intranet Informationen und Dokumente miteinander teilen. Dadurch trägt dieses Instrument zum Informationsfluss bei und zeichnet sich zudem durch eine einfache Handhabung aus. Was sind die Nachteile von Intranets?
 
  • historisch ein Top-Down-Medium in seinem Charakter (Vorstandspostille)
  • zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten
  • recht komplex und aufwendig in Entwurf und Pflege
  • In der Regel werden Intranets selten außerhalb der Verwaltung wahrgenommen (20 % Lesequoten sind oft schon ein Erfolg für Intranets)
  • Mängel gibt es häufig bei der mobilen Nutzung und Interaktion

Relativ neu ist noch der Begriff des sozialen Intranets. In diesem internen Firmennetz soll, ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk (insbesondere Facebook, WhatsApp und Instagram), der soziale Austausch im Unternehmen stimuliert werden. Interaktive Features sollen inhaltliche Debatten emotional verstärken. Man arbeitet mit Kommentarfunktionen oder Likes, kann auch bestimmten Personen folgen und eigene Streams und Postings erzeugen. Das kann im besten Falle Mauern in der Organisation einreißen und neue Verbindungen schaffen sowie Wissen besser verteilen. Wo viele positive Aspekte sind, gibt es aber auch negative Seiten.
 
Schnell erkennt man, dass die extrovertierte Selbstdarstellung von einzelnen Personen in einem Netzwerk namens Unternehmen unerwartete Komplikationen mit sich bringt: Die Dynamik wird nicht von allen Kolleg:innen positiv begleitet, Influencer entstehen im Unternehmen an Stellen, die vom Management so vielleicht nicht als hilfreich für Veränderungsinitiativen gesehen werden. Die Zeit, die Arbeitnehmer:innen in diesen Netzwerken verbringen, wird als besonders hoch eingeschätzt, wenn diese besonders aktiv sind. Das ist natürlich irreführend und bestraft eventuell die Falschen, denn auch die passive Nutzung kann Zeitaufwand bedeuten, den niemand sieht. Kommunikation wird auch dann gerne abgewertet, wenn aus Sicht der anderen Person nicht die richtige Meinung vertreten wird. Schwache Vorgesetzte halten diese Kommunikation dann nicht für einen notwendigen Arbeitsbestandteil, was jedoch eine falsche, opportune Schlussfolgerung ist.
 

Interner Newsletter

Neuigkeiten, die innerhalb der gesamten Mitarbeiterschaft geteilt werden sollen, lassen sich über einen internen Newsletter weiterleiten. Meist wird er von der Marketing- oder Personalabteilung per E-Mail an die Mitarbeitenden weitergeleitet. Der Newsletter eignet sich gut für die regelmäßige Verbreitung von Informationen und kann auch Themen wie persönliche Ereignisse im Leben der Mitarbeitenden ansprechen, wodurch die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt wird. Es zeigen sich jedoch auch Nachteile bei der Verwendung interner Newsletter:
 
  • zahlreiche Newsletter werden ungelesen in den virtuellen Papierkorb verschoben, da das Format viele Mitarbeitende nicht anspricht
  • Über die E-Mail-Kommunikation kann nicht festgestellt werden, wer überhaupt etwas gelesen hat und welche Teile des Newsletters noch interessanter werden müssen
  • interne Newsletter erreichen viele mobile Mitarbeitende gar nicht, da diese keine firmeninterne E-Mail-Adresse besitzen
  • es ist schwer für Leser:innen zu gewichten, was neu ist, was alte Regelungen ersetzt oder was besonders wichtig ist
  • Newsletter zu lesen braucht Zeit und Konzentration, die oft fehlt
  • die wenigsten Mitarbeitenden außerhalb des Verwaltungsbetriebes checken Ihre E-Mail mehrfach am Tag. Diesen Platz hat die instant communikation (Messenger & Co) längst eingenommen.

Wissensdatenbank

Bei einer Wissensdatenbank, die viele auch unter der Bezeichnung Wiki kennen, handelt es sich um eine Website, die für die interne Kommunikation als eine vieler Maßnahmen genutzt werden kann, um Wissen zu teilen. In diesem Fall steht die Datenbank nur Mitarbeitenden des Unternehmens zur Verfügung. In Unternehmen fanden Wikis mit den Konzepten des Wissensmanagements Einzug. Die Grundidee war, dass viele Mitarbeitende ihr Wissen so teilen können, dass in der Summe mehr entsteht (Schwarmintelligenz). Eine/-r, so die Idee, weiß immer Rat. Informationen können somit unkompliziert von allen eingesehen werden. Wichtig hierbei ist, dass das Wiki regelmäßig aktualisiert und gepflegt wird, um die Nutzenden auf dem neusten Stand zu halten. Oft sammeln sich in internen Wissensdatenbanken Unmengen an Informationen, die kaum noch aufgerufen werden. Dieses Tool trägt daher eher selten zu einem interaktiven und kommunikativen Austausch bei. Die Pflege ist ebenfalls aufwendig und nicht selten verfällt das Wiki so zu einem Ort, wo uralte Informationen in falschem Kontext stehen.
 
       
Der Finger zeigt auf ein Smartphone mit der Quiply-App für Mitarbeiter    

Interner Blog

Ein weiteres für interne Kommunikation zentrales Format kann ein Corporate Blog sein. Ein solcher interner Blog wird dazu genutzt, Informationen, Gedankenspiele und Neuigkeiten mit anderen Mitarbeitenden auszutauschen. Dabei können neben Texten auch Fotos und Videos zum Einsatz kommen. Der interne Blog kann beispielsweise in das Intranet eines Unternehmens integriert werden und trägt so zu einer verbesserten internen Kommunikation bei.

Chat Tools

Messenger und Chat Tools sind besonders hilfreich, um lange Entscheidungswege zu verkürzen und die Kommunikationsgeschwindigkeit innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die Möglichkeit, kurze Textnachrichten schnell und einfach zu versenden, werden vor allem ein erhöhtes E-Mail- und Telefon-Aufkommen vermieden.


Chat Tools können jedoch auch eine Ablenkung darstellen und sollten innerhalb eines Unternehmens den Workflow nicht beeinträchtigen. Gerne wird die betriebliche Kommunikation auch mit privater Kommunikation vermischt, was Stress auslöst. Messenger sind auch nicht in der Lage, Informationen redaktionell gut aufbereitet darzustellen. Nutzende müssen fortlaufend ihre Nachrichten im Blick halten, um noch den Überblick zu behalten.


Wer nur gelegentlich mitliest, ist da schnell verloren, ohne den richtigen Kontext zu kennen. Ergo werden Unterhaltungen falsch interpretiert. Diese Missverständnisse sind in Chat-Software, die nur die eine Form der Informationsdarstellung kennt, die Chatnachricht, sehr verbreitet. Redaktionell aufbereitete Artikel, nach Themen sortierte Kanäle oder offene Inhalte kennt ein Messenger nicht.

Social Media

Social Media ist als Kommunikationsinstrument heutzutage nicht mehr wegzudenken. Wer für die interne Kommunikation Tools nutzen möchte, die Kreativität, Aktualität und Dynamik verbinden, ist mit Social-Media-Kanälen gut beraten. Mitarbeitende können sich hierüber beispielsweise in internen Unternehmensgruppen unkompliziert vernetzen und Inhalte teilen. Da Social Media für die meisten Menschen inzwischen auch zum Alltag gehört, verleitet die Nutzung dieser Kanäle oft auch zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit, weshalb ein produktiver Austausch im Sinne der internen Unternehmenskommunikation im Vordergrund stehen sollte.


Social Media kann in bestimmten Unternehmen aber auch als tückisch wahrgenommen werden. Insbesondere dort, wo hoher Kontrollzwang herrscht, können negative Meinungsäußerungen oder Hasskommentare vieles außer Kontrolle bringen. In Deutschland gibt es noch viele Unternehmen, die klassisch hierarchisch organisiert sind. Familienunternehmen im Mittelstand entsprechen oft noch patriarchalischen Strukturen und ihnen fällt es schwer, ein soziales Netzwerk, wo alle gleichberechtigt Inhalte platzieren dürfen, mit Leben zu füllen.

In flacheren Hierarchien mit guter Fehlerkultur findet dagegen im besten Falle ein sehr reger Austausch statt. Die sozialen Funktionalitäten können helfen, den auch sonst schon intensiveren Austausch zu unterstützen. Das überspringt Abteilungsgrenzen oder Teams, was besonders wichtig ist, damit die Mitarbeitenden ganzheitlich durchdachte Lösungen entwickeln. Trotz dieser Möglichkeiten gibt es wenige Unternehmen, die mit ihren Beschränkungen und Limitierungen durch die Unternehmenskultur das für sie ideale Social Media gefunden haben. Entsprechend sind im Ergebnis einige dieser Systeme nur minimal mit sozialen Funktionen wie Likes und Kommentaren angereicherte Intranets traditionellerer Art.


Externe Plattformen, wie sie Anbieter wie Facebook u.a. auch für Unternehmen separat gegen Entgelt anbieten, scheitern dagegen schnell am Datenschutz und dem vertrauenswürdigen Schutz des geistigen Eigentums. Intellektuelles Eigentum, auf das ausländische Regierungen mit Geheimdiensten über mysteriöse Gerichtsverfahren zugreifen können, ist gerade im technologischen Umfeld ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko. Anbieter dieser Art, die von der Auswertung von Daten zu Werbezwecken und zur Analyse leben, sind schwer kalkulierbare Geschäftspartner und ebenfalls riskant.

 

Erfolgreiche Beispiele der internen Kommunikation

Besonders erfolgreich hat sich die interne Kommunikation bei Unternehmen mit Mitarbeiter-Apps entwickelt. Die Möglichkeit, über verschiedene Tools in einer App Informationen und Neuigkeiten ortsunabhängig auszutauschen und immer wieder gefragtes Wissen und Daten abrufen zu können, bestärkt Mitarbeitende in ihrem eigenen Engagement.


In verschiedensten Branchen von der Industrie mit 50 bis 10.000 Mitarbeitenden, Retailern mit mehreren Standorten von LEH bis Fashion über Logistikunternehmen jeder Größe hat sich gezeigt: Mitarbeiter-Apps machen für die interne Kommunikation einen Quantensprung aus. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Beispiele. 


Die Mitarbeiter-App hat sich für ihn und viele weitere Pflegeunternehmen für die Optimierung der internen Kommunikation als best practice erwiesen. Wie Sie die Mitarbeiter-App in Ihrer Branche adaptieren können, stellen wir gerne unter Beweis. 

 

 
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