Interne Kommunikation im Unternehmen

Um die Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens zu verbessern, gibt es verschiedene Tools und Strategien, die wir Ihnen vorstellen wollen. Unternehmen sollten die Möglichkeiten der internen Kommunikation erkennen und nutzen, um langfristig zufriedene und erfolgreiche Mitarbeitende zu gewinnen. Hierbei stehen interne Prozessoptimierungen, ein reibungsloser Informationsfluss und Wissenstransfer sowie die Wertschätzung und Wahrnehmung der Mitarbeitenden im Zentrum. Denn diese tragen dazu bei, dass auch die messbare Produktivität deutlich gesteigert wird. Kurz:
 

Erfolgreiche Unternehmen kommunizieren intern besonders gut. Schwache Unternehmen kommunizieren nicht gut genug.

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Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg für die Unternehmenskultur

Führungskräfte sollten sich stets im Klaren darüber sein, dass Mitarbeitende die Botschaften und Werte ihrer Arbeitgebenden nach außen tragen. Sie werden zu Repräsentant:innen der eigenen Marke. Eine erfolgreiche interne Kommunikation trägt dazu bei, alle Mitarbeitenden auf einen Informationsstand zu bringen und das Engagement zu stärken. Die steigende Motivation der Mitarbeitenden durch reibungslose Kommunikationsprozesse wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus.

Denn informierte Mitarbeitende, die wahrgenommen werden, stehen diesem zumeist loyaler gegenüber. In einer Vertrauenskultur wird viel miteinander geteilt und gemeinsam deutlich mehr erreicht, als in Unternehmen, wo der Informationsfluss Abteilungsgrenzen nicht mehr überwindet. So schwer messbar die Qualität der Kommunikation auch ist: Sie hat einen maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis und verdient deswegen unbedingte Würdigung durch das Management.

Was genau ist interne Kommunikation?

Eine praktische Definition der internen Kommunikation lautet:

“Bei der internen Kommunikation im Unternehmen handelt es sich um die Umsetzung verschiedener Konzepte und Strategien zur Stärkung der Mitarbeitermotivation und Bindung an das Unternehmen."

Unter dem Begriff der internen Kommunikation fallen alle Kommunikationsprozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen. Das Ziel der Unternehmenskommunikation ist umfassend und inklusiv.

Mitarbeiterbindung, Stärkung der Unternehmenskultur, Mitarbeitermotivation und mehr.

In der internen Kommunikation findet ein Austausch statt, der Nachrichten, Gedanken zu unterschiedlichen Themen, aber auch zentrale Informationen und Neuigkeiten innerhalb des Unternehmens umfasst. Eine erfolgreiche Unternehmenskultur, die durch optimale interne Kommunikation unterstützt wird, wirkt auch auf Außenstehende attraktiv und zieht neue Bewerber:innen an. 

Interne Kommunikation bedeutet Arbeit, die zu leisten sich auszahlt. Um diese Arbeit zu erleichtern, sollten Unternehmen für die interne Kommunikation ein Konzept entwerfen, das individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die Zielsetzung des Unternehmens abgestimmt werden kann. Kommunikation ist keine Einbahnstraße und kann daher nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Beteiligten offen für den Dialog sind. Das bedeutet: Alle im Unternehmen sind mit für eine reibungslose interne Kommunikation verantwortlich.

Wofür ist interne Kommunikation im Unternehmen notwendig?

Die Notwendigkeit einer guten internen Kommunikation beginnt mit dem Wunsch der Mitarbeitenden nach mehr Transparenz und dem Bedürfnis, stets gut informiert zu sein. Unvorhersehbare Situationen wie die Corona-Pandemie zeigen deutlich, wie wichtig eine Kommunikationsstrategie ist, die alle im Unternehmen erreicht. Vor allem wenn persönliche Gespräche in der Kaffeeküche oder in der Mittagspause wegfallen.

Bei Unternehmen, die bisher kaum Erfahrungen mit Home-Office gemacht haben, ist plötzliches Umdenken erforderlich. Sie wollen die Nähe zu den Mitarbeitenden trotz der räumlichen Distanz herstellen und gleichzeitig die Prozesse im Unternehmen bestmöglich aufrechterhalten. Es muss nun mehr denn je für einen reibungslosen Informationsfluss gesorgt werden, um den Mitarbeitenden Vertrauen und Wertschätzung entgegenzubringen.

Besonders auffällig ist in der Corona-Krise auch, dass viele systemrelevante Berufe weniger Informationen erhalten als Mitarbeitende, die Ihren Schreibtischarbeitsplatz nach Hause verlagert haben. Das liegt am Mangel passender Kommunikationskanäle. Kontaktlose Kommunikation in Echtzeit beispielsweise, war eher wenigen vorbehalten. Der Krankenpfleger in der Isolierstation fühlte sich genauso abgeschnitten von der internen Kommunikation wie die Mitarbeiterin im Supermarkt an der Kasse, wenn nicht besondere Maßnahmen getroffen wurden, um die interne Kommunikation auszubauen.

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Aufgaben der Führungskräfte: Informationspflichten als Vorgesetze/-r

Durch interne Kommunikation sollen der Zusammenhalt und das Miteinander im Unternehmen gestärkt werden. In Zeiten von Hygienekonzepten, Abstandsregeln und Kontaktverboten sind diese Qualitäten besonders gefährdet. Wie fühlt man sich miteinander verbunden, wenn man im Home-Office Stunden alleine ist? Führungskräfte sind deswegen besonders gefragt um neue Möglichkeiten zu schaffen, die interne Kommunikation aufrecht zu erhalten. Auf folgende Punkte sollte dabei Wert gelegt werden:

  • Kommunikationskanäle schaffen und Mitarbeitende vernetzen
  • Als gutes Vorbild vorangehen und selbst aktiv kommunizieren
  • Orientierungshilfen zur Verfügung stellen
  • Klar formulierte Regeln, um Unsicherheiten angesichts der neuen Situation entgegenzuwirken
  • Transparente Entscheidungswege

Besondere Zeiten bringen besondere Regelungen wie bspw. die Informationspflichten als Arbeitgebernde/-r oder Vorgesetze/-r mit sich.

Vorteile der Personalabteilung

Personaler:innen spielen bei der internen Kommunikation eine zentrale Rolle – schließlich sind sie diejenigen, die alle Mitarbeitenden namentlich kennen. Ihre Funktion ist keine administrative Rolle, sie geht heute weit darüber hinaus:

Werteentwicklung, Kommunikation der Führungskräfte und Employee Engagement (oder gar Employee Experience) werden von der Personalabteilung gemanagt und sie verbreiten wichtige Botschaften über die geeigneten Kommunikationskanäle. Eine durch die HR-Abteilung angeleitete, zielgerichtete und erfolgreiche interne Kommunikation im Unternehmen wirkt sich am Ende vorteilhaft für alle Abteilungen aus, denn: 

  • Unsicherheiten und Stress durch Kommunikationsprobleme werden vermieden
  • Es entstehen Teamgeistund Gemeinschaftsgefühl, auch bei allen Mitarbeitenden, die sich nicht täglich im Büro sehen
  • Das Vertrauen in die Führungsqualitäten und die Vorbildfunktion des Unternehmens wird gestärkt
  • Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und ermutigt, eigene Ideen einzubringen

Ein gestärkter Betriebsrat durch interne Kommunikation

Als Vertreter/-in der Interessen aller Arbeitnehmenden vor den Arbeitgebenden ist die interne Kommunikation ein wichtiges Anliegen für den Betriebsrat. Ein schlecht kommunizierender wie informierter Betriebsrat ist kein gleichwertiger Partner, mit dem sich das Unternehmen entwickeln kann. Der Betriebsrat muss folglich eine starke Rolle in der internen Kommunikation einnehmen, um als Interessenvertretung für die Mitarbeitenden gute Ergebnisse zu erzielen und von allen Seiten geschätzt und respektiert zu werden. Die Vorteile, welche der Betriebsrat und somit auch die Mitarbeitenden aus einer funktionierenden Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens ziehen sind folgende:

  • Aktiver Austausch zwischen allen Mitarbeitenden: Wenn alle sich ortsunabhängig vernetzen können und ein unkomplizierter Austausch stattfindet, wirkt sich das letztendlich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Entscheidungswege werden verkürzt und die tägliche Arbeit erleichtert.
  • Gleichberechtigung im Unternehmen: Der Betriebsrat sorgt für die Gleichberechtigung und Transparenz im Unternehmen. Um diese zu gewährleisten, ist ein gleicher Informationsstand aller Mitarbeitenden sehr wichtig und sollte durch die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation gewährleistet werden.
  • Mitarbeiterbindung durch Mitspracherecht: Die Wertschätzung der Mitarbeitenden geschieht nicht nur über Anerkennung für erbrachte Leistungen, sondern auch über das Aufnehmen ihrer Ideen und Wünsche. Eine erfolgreiche interne Kommunikation schafft eine Unternehmenskultur, in der alle motiviert sind, sich selbst einzubringen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Aufgaben und Ziele der internen Kommunikation

Ein zentrales Anliegen der internen Kommunikation im Unternehmen ist das Schaffen von Transparenz über bestimmte Prozesse und Ziele des Unternehmens. Auf diese Weise können Mitarbeitende aktiv bei der Gestaltung, Entwicklung und Optimierung der Unternehmenskultur mitwirken und sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren.

Um diese notwendige Identifikation mit dem Unternehmen (Employer Identity) zu erreichen, stehen bei der internen Kommunikation folgende Ziele im Fokus:

  • Informationen weitergeben: Gut informierte Mitarbeitende fühlen sich besser in die Prozesse eines Unternehmens eingebunden und erlangen ein größeres Verständnis für die Unternehmenskultur. Auf die Informationsweitergabe bauen die folgenden Punkte auf, weshalb sie innerhalb der internen Kommunikation zu den wichtigsten Aufgaben zählt.
  • Dialoge schaffen: Durch die Vermittlung von Informationen entstehen Dialoge zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, was wiederum zu einer erfolgreichen internen Kommunikation beiträgt.
  • Motivation wecken: Eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens stärkt die Mitarbeitermotivation, was zu einer höheren Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative ermutigt.
  • Wissenstransfer erzeugen: Neue Mitarbeitende können besser eingearbeitet- und Verfahren optimiert werden, wenn von vornherein sichergestellt ist, dass sie sich über Prozesse austauschen und wichtige Informationen nicht nur einzelne erreichen.

Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

Um die interne Kommunikation zu verbessern und Mitarbeitende langfristig an ein Unternehmen zu binden, sollte ein Konzept entwickelt werden, das zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt. Zunächst werden dabei die bisherigen Kommunikationswege im Unternehmen genauer betrachtet, um Schwächen und Stärken festzustellen. Darauf aufbauend kann eine Strategie entwickelt werden, die die Verbesserung der Kommunikation und das Erreichen der zuvor festgelegten Ziele verfolgt.

In einem weiteren Blogbeitrag erfahren Sie noch mehr darüber, wie Sie in ihrem Unternehmen die interne Kommunikation verbessern können.

Hier ein paar wichtige Grundlagen:

Erwartungen der Mitarbeitenden an interne Kommunikation

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie im Unternehmen möchte alle Mitarbeitenden miteinbeziehen. Sie wünschen sich, von der Geschäftsführung über relevante Prozesse informiert zu werden und gleichzeitig Wertschätzung für ihre geleistete Arbeit zu erfahren. Ihre Erwartungen an die interne Kommunikation umfassen daher:

  • Reibungslosen Informationsfluss unabhängig vom Arbeitsplatz
  • Empathie und gegenseitiges Vertrauen
  • Einsatz von sinnvollen Kommunikations-Tools, die mobil nutzbar sind, sensible Daten schützen und unkompliziert angewendet werden können
  • Ehrlichkeit und Authentizität
  • Qualitativ hochwertigen Content, der alle Mitarbeitenden erreicht
  • Klar formulierte, unmissverständliche Regelungen
  • Transparenter Wissenstransfer zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden 
  • Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden
Reach everyone
 

Ilustration: Die Basisfrage der Kommunikation ist: Auf welchem Weg kann ich die Empfangenden am Besten erreichen?

Was benötigt man für eine erfolgreiche interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation baut auf einer ganzheitlichen Kommunikationsstrategie auf. Hierfür sollten klare Ziele definiert und die passenden Kommunikationsinstrumente ausgewählt werden. Wichtig ist hierbei:

  • Ein Kommunikationsmedium, durch das alle Mitarbeitenden mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden
  • Die richtige Auswahl und Verbreitung der Informationen durch die Führungskräfte
  • Austausch zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden 
  • Transparente Entscheidungswege

Lesetipp: Möchten Sie wissen, wie Ihre interne Kommunikation organisatorisch verbessert werden kann? Dann schauen Sie doch mal in unseren Artikel “Interne Kommunikation verbessern - so geht’s!

Checkliste interne Kommunikation

 

Instrumente und Tools für die interne Kommunikation

Im Zuge des digitalen Wandels haben sich für die interne Kommunikation Instrumente und Tools in unterschiedlicher Weise bewährt. Während vor einigen Jahren eine Mitarbeiterzeitung und ein Newsletter noch die gängigsten Kommunikationsformate im Unternehmen waren, gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, um Kommunikationsprozesse vor allem digital zu stärken. Zu den bei Unternehmen besonders beliebten Instrumenten zählen die Folgenden. 

Intranet

Ein Intranet ist ein geschlossenes Netz, das im Gegensatz zum Internet nicht für alle, sondern nur für einen festgelegten Personenkreis, zugänglich ist. Innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeitende über das Intranet Informationen und Dokumente miteinander teilen. Dadurch trägt dieses Instrument zum Informationsfluss bei und zeichnet sich zudem durch eine einfache Handhabung aus. Was sind die Nachteile von Intranets?

  • historisch ein Top-Down-Medium in seinem Charakter (Vorstandspostille)
  • zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten
  • recht komplex und aufwendig in Entwurf und Pflege
  • In der Regel werden Intranets selten außerhalb der Verwaltung wahrgenommen (20% Lesequoten sind oft schon ein Erfolg für Intranets)
  • Mängel gibt es häufig bei der mobilen Nutzung und Interaktion

Relativ neu ist noch der Begriff des sozialen Intranets. In diesem internen Firmennetz soll ähnlich wie in einem sozialen Netzwerk (insbesondere Facebook, WhatsApp und Instagram), der soziale Austausch im Unternehmen stimuliert werden. Interaktive Features sollen inhaltliche Debatten emotional verstärken. Man arbeitet mit Kommentarfunktionen oder Likes, kann auch bestimmten Personen folgen und eigene Streams und Postings erzeugen. Das kann im besten Falle Mauern in der Organisation einreißen und neue Verbindungen schaffen sowie Wissen besser verteilen. Wo viele positive Aspekte sind, gibt es aber auch negative Seiten.

Schnell erkennt man, dass die extrovertierte Selbstdarstellung von einzelnen Personen in einem Netzwerk namens Unternehmen unerwartete Komplikationen mit sich bringt: Die Dynamik wird nicht von allen Kolleg:innen positiv begleitet, Influencer entstehen im Unternehmen an Stellen, die vom Management so vielleicht nicht als hilfreich für Veränderungsinitiativen gesehen werden. Die Zeit, die Arbeitnehmer:innen in diesen Netzwerken verbringen, wird als besonders hoch eingeschätzt, wenn diese besonders aktiv sind. Das ist natürlich irreführend und bestraft eventuell die Falschen, denn auch die passive Nutzung kann Zeitaufwand bedeuten, den niemand sieht. Kommunikation wird auch dann gerne abgewertet, wenn aus Sicht der anderen Person nicht die richtige Meinung vertreten wird. Schwache Vorgesetzte halten diese Kommunikation dann nicht für einen notwendigen Arbeitsbestandteil, was jedoch eine falsche, opportune Schlussfolgerung ist.

Viele Mitarbeitende tun sich schwer, öffentlich vor Kolleg:innen oder Vorgesetzten zu debattieren und die Sorge, dass offene Meinungsaußerin und Kritik (vor allem nach oben) saktioniert wird, ist in einigen Unternehmen sogar berechtigt. Wenn eine Kultur der Vorsicht und des Misstrauens im Unternehmen vorherrscht, hat ein soziales Intranet keine Chance, einen positiven Beitrag zu leisten. 

Entspricht die Rolle und Veranwortungsstufe eines Users im Netzwerk der Person, die sie auch im realen Leben in der Organisation des Unternehmen einnimmt? Das ist in sozialen Netzwerken in der Regel nicht immer so. Soziale Netzwerke erzeugen eine eigene virtuelle Realität, wo die engagierten User die Debatten bestimmen und sich auch mal populistische, einfache Lösungen verfangen. Hass- und Fakepostings müssen von der Administration schnell gelöscht werden können, was einen gewissen Überwachungsaufwand notwendig macht. Richtet ein Hassposting erstmal Schaden an, können die Betroffenen zwar genau identifiziert werden, eine gute Unternehmenskultur hat aber unter diesen Umständen Schaden genommen.

Interner Newsletter

Neuigkeiten, die innerhalb der gesamten Mitarbeiterschaft geteilt werden sollen, lassen sich über einen internen Newsletter weiterleiten. Meist wird er von der Marketing- oder Personalabteilung per E-Mail an die Mitarbeitenden weitergeleitet. Der Newsletter eignet sich gut für die regelmäßige Verbreitung von Informationen und kann auch Themen wie persönliche Ereignisse im Leben der Mitarbeitenden ansprechen, wodurch die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt wird. Es zeigen sich jedoch auch Nachteile bei der Verwendung interner Newsletter:

  • zahlreiche Newsletter werden ungelesen in den virtuellen Papierkorb verschoben, da das Format viele Mitarbeitende nicht anspricht
  • Über die E-Mail-Kommunikation kann nicht festgestellt werden, wer überhaupt etwas gelesen hat und welche Teile des Newsletters noch interessanter werden müssen
  • interne Newsletter erreichen viele mobile Mitarbeitende gar nicht, da diese keine firmeninterne E-Mail-Adresse besitzen
  • es ist schwer für Leser:innen zu gewichten, was neu ist, was alte Regelungen ersetzt oder was besonders wichtig ist
  • Newsletter zu lesen braucht Zeit und Konzentration, die oft fehlt
  • die wenigsten Mitarbeitenden außerhalb des Verwaltungsbetriebes checken Ihre E-Mail mehrfach am Tag. Diesen Platz hat die instant communikation (Messenger & Co) längst eingenommen.

Wissensdatenbank

Bei einer Wissensdatenbank, die viele auch unter der Bezeichnung Wiki kennen, handelt es sich um eine Website, die für die interne Kommunikation als eine vieler Maßnahmen genutzt werden kann, um Wissen zu teilen. In diesem Fall steht die Datenbank nur Mitarbeitenden des Unternehmens zur Verfügung. In Unternehmen fanden Wikis mit den Konzepten des Wissensmanagements Einzug. Die Grundidee war, dass viele Mitarbeitende ihr Wissen so teilen können, dass in der Summe mehr entsteht (Schwarmintelligenz). Eine/-r, so die Idee, weiß immer Rat. Informationen können somit unkompliziert von allen eingesehen werden. Wichtig hierbei ist, dass das Wiki regelmäßig aktualisiert und gepflegt wird, um die Nutzenden auf dem neusten Stand zu halten. Oft sammeln sich in internen Wissensdatenbanken Unmengen an Informationen, die kaum noch aufgerufen werden. Dieses Tool trägt daher eher selten zu einem interaktiven und kommunikativen Austausch bei. Die Pflege ist ebenfalls aufwendig und nicht selten verfällt das Wiki so zu einem Ort, wo uralte Informationen in falschem Kontext stehen.

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Interner Blog

Ein weiteres für interne Kommunikation zentrales Format kann ein Corporate Blog sein. Ein solcher interner Blog wird dazu genutzt, Informationen, Gedankenspiele und Neuigkeiten mit anderen Mitarbeitenden auszutauschen. Dabei können neben Texten auch Fotos und Videos zum Einsatz kommen. Der interne Blog kann beispielsweise in das Intranet eines Unternehmens integriert werden und trägt so zu einer verbesserten internen Kommunikation bei.

Chat Tools

Messenger und Chat Tools sind besonders hilfreich, um lange Entscheidungswege zu verkürzen und die Kommunikationsgeschwindigkeit innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die Möglichkeit, kurze Textnachrichten schnell und einfach zu versenden, werden vor allem ein erhöhtes E-Mail- und Telefon-Aufkommen vermieden.

Chat Tools können jedoch auch eine Ablenkung darstellen und sollten innerhalb eines Unternehmens den Workflow nicht beeinträchtigen. Gerne wird die betriebliche Kommunikation auch mit privater Kommunikation vermischt, was Stress auslöst. Messenger sind auch nicht in der Lage, Information redaktionell gut aufbereitet darzustellen. Nutzende müssen fortlaufend ihre Nachrichten im Blick halten, um noch den Überblick zu behalten.

Wer nur gelegentlich mitliest ist da schnell verloren, ohne den richtigen Kontext zu kennen. Ergo werden Unterhaltungen falsch interpretiert. Diese Missverständnisse sind in Chat-Software, die nur die eine Form der Informationsdarstellung kennt, die Chatnachricht, sehr verbreitet. Redaktionell aufbereitete Artikel, nach Themen sortierte Kanäle oder offene Inhalte kennt ein Messenger nicht.

Social Media

Social Media ist als Kommunikationsinstrument heutzutage nicht mehr wegzudenken. Wer für die interne Kommunikation Tools nutzen möchte, die Kreativität, Aktualität und Dynamik verbinden, ist mit Social Media-Kanälen gut beraten. Mitarbeitende können sich hierüber beispielsweise in internen Unternehmensgruppen unkompliziert vernetzen und Inhalte teilen. Da Social Media für die meisten Menschen inzwischen auch zum Alltag gehört, verleitet die Nutzung dieser Kanäle oft auch zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit, weshalb ein produktiver Austausch im Sinne der internen Unternehmenskommunikation im Vordergrund stehen sollte.

Social Media kann in bestimmten Unternehmen aber auch als tückisch wahrgenommen werden. Insbesondere dort, wo hoher Kontrollzwang herrscht, können negative Meinungsäußerungen oder Hasskommentare vieles außer Kontrolle bringen. In Deutschland gibt es noch viele Unternehmen, die klassisch hierarchisch organisiert sind. Familienunternehmen im Mittelstand entsprechen oft noch patriarchalischen Strukturen und ihnen fällt es schwer, ein soziales Netzwerk, wo alle gleichberechtigt Inhalte platzieren dürfen, mit Leben zu füllen. 

In flacheren Hierarchien mit guter Fehlerkultur findet dagegen im besten Falle ein sehr reger Austausch statt. Die sozialen Funktionalitäten können helfen, den auch sonst schon intensiveren Austausch zu unterstützen. Das überspringt Abteilungsgrenzen oder Teams, was besonders wichtig ist, damit die Mitarbeitenden ganzheitlich durchdachte Lösungen entwickeln. Trotz dieser Möglichkeiten gibt es wenige Unternehmen, die mit ihren Beschränkungen und Limitierungen durch die Unternehmenskultur das für sie ideale Social Media gefunden habe. Entsprechend sind im Ergebnis einige dieser Systeme nur minimal mit sozialen Funktionen wie Likes und Kommentaren angereicherte Intranets traditionellerer Art.

Externe Plattformen, wie sie Anbieter wie Facebook u.a. auch für Unternehmen separat gegen Entgelt anbieten, scheitern dagegen schnell am Datenschutz und dem vertrauenswürdigen Schutz desgeistigen Eigentums. Intellektuelles Eigentum, auf das ausländische Regierungen mit Geheimdiensten über mysteriöse Gerichtsverfahren zugreifen können, ist gerade im technologischen Umfeld ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko. Anbieter dieser Art, die von der Auswertung von Daten zu Werbezwecken und zur Analyse leben, sind schwer kalkulierbare Geschäftspartner und ebenfalls riskant.

Interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App

Wer die oben genannten Tools für die Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen nutzen möchte, sieht sich schnell mit dem Problem konfrontiert, möglichst viele Tools auf unterschiedlichen Kanälen unter einen Hut bringen zu müssen. Hier bietet eine Mitarbeiter-App die optimale Lösung, denn sie beinhaltet bereits alle Instrumente (Social Intranet, Chat, Blog, Wiki und Newsletter) und vereinfacht die effektive Nutzung und Verbindung der verschiedenen Kommunikationsformate. Manche Anbieter erweitern Ihre App um produktive Funktionen, die Self-Services ermöglichen (bspw. Einsendung des Urlaubsantrages, der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Materialbeschaffung, etc. direkt durch den Mitarbeitenden). Oder solche, die andere Tools ersetzen (Mitarbeiterumfragen und Kampagnen zur Unterweisung).

Für die interne Kommunikation eine Mitarbeiter-App zu verwenden bietet sich vor allem durch die einfache Nutzung auf dem Smartphone an, denn kein Werkzeug wird heutzutage so oft vom Menschen genutzt, wie dieses. Für Mitarbeiter-Apps ist es sogar die Regel, dass dafür die privaten Geräte der Mitarbeitenden genutzt werden, die sich kostenlos eine Unternehmens-App im eigenen Branding downloaden können. Die Verteilung erfolgt über die typischen Instrumente wie App Store (Apple) oder Play Store (Android). Eine Mitarbeiter-App soll also als ein digitales Werkzeug verstanden werden, das die interne Kommunikation im Unternehmen vereinfacht. Alle Mitarbeitenden können unabhängig von ihren Arbeitsplätzen über die App miteinander vernetzt werden, wodurch zahlreiche interne Prozesse erheblich beschleunigt werden.

Checkliste interne Kommunikation

Informationsfluss, Austausch sowie Kollaboration stehen bei der internen Kommunikation im Vordergrund und werden durch die vielfältigen und individuell auf ein Unternehmen anpassbaren Tools einer Mitarbeiter-App gestärkt. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter-Apps der erste Anlaufpunkt im Digital Workplace für alle Arbeitnehmenden. Auch für die gewerblichen Kräfte außerhalb der Verwaltung. Sie erhalten so sicheren Zugang zu internen Systemen und die Abteilung Human Resources (HR) kann die App für typische HR Self-Services (durch Mitarbeitende selbst durchgeführte Prozesse) nutzen von Übermittlung der Arbeitszeiten bis Urlaubsantrag oder Krankmeldung. Kampagnen zur Mitarbeiterunterweisung und Aufklärung gehören genauso dazu wie Mitarbeiterumfragen. Der große Vorteil der Mitarbeiter-App: Sie ist flexibel und müssen nur einmal an alle Mitarbeitenden ausgerollt werden. Fortan sind alle digital erreichbar für weitere Services.

Gerade mobile Mitarbeitende ohne festen Schreibtischarbeitsplatz können auf diese Weise besser in die Kommunikationskultur eines Unternehmens integriert werden und sind besser erreichbar. Die verschiedenen Tools passen sich an das Informationsbedürfnis aller Individuen in einem Unternehmen an, wodurch langfristig eine stärkere Mitarbeiterbindung entsteht.

Möchten Sie noch mehr über die wichtigsten Instrumente der internen Kommunikation erfahren? Dann schauen Sie mal hier in unseren Blog.

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- Markus Lauer, Marketing JULABO GmbH

Sie transportieren Wertschätzung anders, als es alte Instrumente noch konnten (von Instrumenten wie Mitarbeiterzeitung/Betriebszeitung oder Schaukästen wollten wir hier gar nicht sprechen: Sie ist einfach zu langsam und zu unpersönlich in Ihrer Ansprache. Kommunale Unternehmen wie Abfallwirtschaftsbetriebe, Energieversorger, flexible Dienstleister und auch das Baugewerbe bieten eine Kommunikationskultur mit Mitarbeiter-Apps, die frühere Medien wie Intranet oder Medien in Printform nicht bieten konnten.

Auch in der Gesundheitsbranche  hat sich gezeigt, dass eine Mitarbeiter-App wie Quiply individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden kann und effektive Lösungsansätze für Kommunikationsprobleme bietet. Da hier viele Mitarbeitende nicht am Schreibtisch sitzen und komplizierte bürokratische Prozesse die eigentliche Arbeit erschweren, helfen die verschiedenen Kommunikations-Tools bei der internen Kommunikation und Organisation. Unternehmen wie die Pflegebetriebe Kuhrcke sind gute Beispiele für die interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App:

Eike Kuhrcke von den Pflegebetrieben Kuhrcke berichtet von seinen Erfahrungen mit Quiply folgendermaßen:

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Jedes Unternehmen hat eine andere Kommunikationskultur und ist daher nicht mit jedem Kommunikations-Tool gleich gut beraten. Im Folgenden werden interne Kommunikations-Trends vorgestellt, die sich in zahlreichen Unternehmen bewährt haben:

  • Mobile Mitarbeiter-Apps: Vor allem für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die nicht am Schreibtisch arbeiten, zahlt sich die mobile Mitarbeiter-App aus. Verschiedene Kommunikationsinstrumente werden in einer solchen App vereint und dienen dem besseren Informationsfluss und Austausch innerhalb des Unternehmens.
  • Chatbots und künstliche Intelligenz: Chatbots mit künstlicher Intelligenz können für Fragestellungen innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden und schaffen Probleme schnell und effektiv aus der Welt. Inzwischen sind Chatbots in der Lage, präzise Antworten auf Fragestellungen zu geben, wodurch interne Prozesse deutlich beschleunigt werden.
  • Themenmanagement und Selbstorganisation: Bei diesem Trend für interne Kommunikation werden Mitarbeitenden Tools wie beispielsweise Trello zur Verfügung gestellt. Mit diesen können sie das Management der unterschiedlichen anfallenden Arbeiten selbstständig organisieren. Dadurch können Arbeitsprozesse auf ganz individuelle Weise optimiert werden.
  • Mitarbeiteranerkennung: Die Wertschätzung und Anerkennung der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Punkt in der internen Kommunikationskultur eines Unternehmens. Solche Anerkennung kann über Gespräche, Kommentare oder auch Likes erfolgen, wie wir sie von gängigen Social Media Plattformen kennen.
  • Sichere und flexible IT-Plattformen: Datenschutz und Sicherheit wird bei Unternehmen großgeschrieben. Schließlich sollen sowohl sensible Daten der Mitarbeiternden als auch Firmengeheimnisse sicher geschützt sein. Mitarbeiter-Apps bieten ihren Nutzenden diesen Schutz und stellen somit sichere und flexible IT-Plattformen dar.

In unserem Blogbeitrag erfährst du noch mehr zu den aktuellen Trends der internen Kommunikation.

Erfolgreiche Beispiele der internen Kommunikation

Besonders erfolgreich hat sich die interne Kommunikation bei Unternehmen mit Mitarbeiter-Apps entwickelt. Die Möglichkeit, über verschiedene Tools in einer App Informationen und Neuigkeiten ortsunabhängig auszutauschen und immer wieder gefragtes Wissen und Daten abrufen zu können, bestärkt Mitarbeitende in ihrem eigenen Engagement.

In verschiedensten Branchen von der Industrie mit 50 bis 10.000 Mitarbeitenden, Retailern mit mehreren Standorten von LEH bis Fashion über Logistikunternehmen jeder Größe hat sich gezeigt: Mitarbeiter-Apps machen für die interne Kommunikation einen Quantensprung aus. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Beispiele.

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Client kuhrcke
 
- Eike Kuhrcke, Pflegebetriebe Kuhrcke

Die Mitarbeiter-App hat sich für ihn und viele weitere Pflegeunternehmen für die Optimierung der internen Kommunikation als best practice erwiesen. Wie Sie die Mitarbeiter-App in Ihrer Branche adaptieren können, stellen wir gerne unter Beweis.

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