Trends-interne-kommunikation

Interne Kommunikation - Trends für 2021

👉 Ist "the New Normal" nicht die richtige Zeit, mal über die interne Kommunikation nachzudenken und wie alle im Team wirklich erreicht werden können? Home Office, Schichtarbeit, Desk-Worker oder Deskless? Hier erfahren Sie alles über die neuesten Trends aus dem Jahr 2021!  👁️

Übersicht

Warum wir die interne Kommunikation brauchen?

Eine funktionierende interne Kommunikation ist offensichtlich wichtig, damit sich ein Unternehmen über vertrauliche Informationen, aktuelle Terminplanung, verschiedene Dokumente und kurzfristige Änderungen effizient austauschen kann. Interne Kommunikation ist aber auch der Grund, warum Mitarbeiter sich zum Unternehmen zugehörig fühlen. Das ist in Zeiten von Covid-19, Social Distancing und unsicherer Zukunftsperspektive für jeden Mitarbeiter sehr wichtig geworden.

Kommmunikation ist ein primäres Instrument der Mitarbeiterbindung, der Unternehmenskultur und Corporate Identity. Mitarbeiter verstehen den Kontext Ihrer Arbeit und wissen warum sie etwas tun, das erhöht ihre Motivation. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter untereinander und gegenüber der Leitung Vertrauen aufbauen und eine gute Unternehmenskultur kultivieren können, die das Unternehmen deutlich erfolgreicher macht.

Interne Kommunikation, die transparent und intuitiv abläuft, ist nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für das Unternehmen selbst ein Gewinn. Eine kluge interne Kommunikation ermöglicht, dass…

  • Missverständnissen, z.B. in der Terminabsprache, vorgebeugt werden können
  • zeitsparend und effizient gearbeitet werden kann
  • wichtige kulturelle Akzente gesetzt werden und die Unternehmenswerte gelebt werden
  • mehr Engagement und Motivation, mehr Vertrauen und bessere Mitarbeiterbindung
  • neue Mitarbeiter schnell eine Übersicht über die aktuelle Situation gewinnen
  • Aufgabenverteilungen klar strukturiert und kommuniziert werden

Warum ist 2021 ein guter Zeitpunkt für mehr interne Kommunikation?

Home-office-2021-quiply-homeking

Foto: Auch 2021 könnte den Familien im Home Office wieder einiges abverlangt werden.

Obwohl die Vorzüge des Internets schon vor der Pandemie nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken waren, Covid-19 hat den Prozess der Digitalisierung noch einmal deutlich beschleunigt. Mehr denn je zählen in Unternehmen jetzt Qualitäten wie Agilität, Flexibilität und rasches Anpassungsvermögen. Und das betrifft nicht nur die Verwaltung, sondern alle Teile des Unternehmens müssen einbezogen sein und selbst aktiv kommunizieren können. Home Office, Schichtarbeit oder zeitweilige Quarantäneregelungen machen es nötig, dass wir uns immer und überall miteinander unterhalten können. Egal wo der Mitarbeiter sich aufhält, er muss sich verbunden und als Teil einer Gemeinschaft fühlen.

Nur durch gut funktionierende interne Kommunikation ist es einem Betrieb möglich, auch in Zukunft im globalen Wettstreit mithalten zu können. Die erfolgreichen, agilen oder disruptiven Unternehmen von morgen begreifen gute interne Kommunikation als eine Kernvoraussetzung und nicht als ein „Nice-to-have“.

Trends 2021 für interne Kommunikation

Wir zeigen Ihnen die Trends für interne Kommunikation 2021 und verraten Ihnen, mit welchen Hilfsmitteln sich eine effiziente und transparente Kommunikation leicht herstellen lässt.

1. Mobile Mitarbeiter-Apps

Viele Unternehmen greifen inzwischen auf eine Mitarbeiter-App zurück, um eine klare interne Kommunikation gewährleisten zu können. Eine Mitarbeiter-App ist genau auf die Bedürfnisse von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zugeschnitten und vereinfacht den Austausch innerhalb eines Unternehmens. Gründe, warum Mitarbeiter-Apps für interne Kommunikation so beliebt sind, gibt es viele:

  • Mitarbeiter-Apps verkürzen Laufwege und sind intuitiv bedienbar.
  • Absprachen können ortsunabhängig getätigt werden, was gerade in Zeiten von Home Office immer relevanter wird.
  • Mitarbeiter-Apps erleichtern die Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem und ermöglichen so eine ausgewogene Work-Life-Balance.
  • Mitarbeiter sind auch unterwegs erreichbar und können kurzfristige Planänderungen jederzeit zur Kenntnis nehmen.

Die Vorteile einer Mitarbeiter-App liegen auf der Hand. Wo Kollegen früher umständlich durch eine interne Zeitung oder am Schwarzen Brett über Änderungen informiert wurden, können sie heute die neuesten Informationen gleich auf ihrem Smartphone empfangen. Eine Mitarbeiter-App bietet viele Möglichkeiten, interne Kommunikation zu vereinfachen. Zum Beispiel können…

  • Lesebestätigungen und Benachrichtigungen den Informationsfluss übersichtlicher gestalten.
  • digitale Abstimmungen getroffen und Dokumente verschickt werden.
  • Kontaktdaten einzelner Mitarbeiter schneller verfügbar gemacht werden.
  • Aufgabenverteilungen transparent abgewickelt werden.
  • mit Mitarbeiterumfragen Zufriedenheit erfragen
  • Prozesse vereinfachen z.B. durch HR-Self Services
  • die Unternehmenskommunikation kann Ihren Erfolg repräsentativ messen.

Eine Mitarbeiter-App erleichtert nicht nur Unternehmern selbst den Arbeitsalltag, sondern auch Fachkräften, die häufiger in Berührung mit operativer Kommunikation sind.

employee app_v3

* Was ist eine Mitarbeiter-App genau? Und wie setzen wir Sie am besten ein?

2. Operative Kommunikation

Eine operative Kommunikation bedeutet, dass das Unternehmen selbst sich über seine Ziele, Herausforderungen und Aufgaben bewusst ist und gemeinsam daran arbeitet, sie zu lösen. Eine strategisch gelungene Kommunikation zeichnet sich unter anderem durch klare Absprachen, gemeinsame Ziele und effiziente Arbeitswege aus.

Die operative Kommunikation innerhalb eines Unternehmens hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität des Unternehmens. Auch der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern kann gesteigert werden und die Effizienz der Lösungsfindung dadurch maßgeblich beeinflusst werden.

Dass Mitarbeiter-Apps 2021 im Trend liegen, ist kein Wunder. Die smarten Kommunikationshelfer prägen das Unternehmen auf nachhaltige Art, in dem sie…

  • Vorgesetzten einen besserer Überblick über die verschiedenen Projekte verschaffen
  • interne Kommunikation verstärken und regulieren
  • die Kommunikation in einer großen Gruppe vereinfachen
  • durch Vertextlichung eine klare Diskussionsgrundlage bereitstellen
  • Mitarbeiter gezielt ansprechen und motivieren können

Viele Mitarbeiter-Apps bieten die passenden Funktionen, um gerade Führungspositionen in ihrem Arbeitsalltag durch eine Mitarbeiter-App zu entlasten.

„Um alle Mitarbeiter in dynamischen Situationen immer auf dem Laufenden zu halten, haben wir eine Mitarbeiter-App von Quiply eingeführt. Hier können Geschäftsleitung und Krisenstab alle Mitarbeiter sofort erreichen und über die aktuelle Lage informieren. Wichtige Fragen können schnell und einfach beantwortet werden und natürlich können sich auch die Mitarbeiter untereinander austauschen. Ein weiterer Schritt Richtung Digital Workplace.“

Markus Lauer, Marketing JULABO GmbH

3. Mitarbeiteranerkennung

Krise durch Covid-19 hin oder her, die Demographie zwingt uns weiter einen Wettbewerb um die besten Köpfe zu führen. Mitarbeiteranerkennung ist ein wichtiger Weg, dem Fachkräftemangel nachhaltig zu begegnen. Die Einführung einer Mitarbeiter-App kann sofortige Verbesserungen in der internen Unternehmenskommunikation bewirken und nachhaltig zu einem besseren Betriebsklima beitragen. Das spürt jeder Mitarbeiter und ist von nachhaltiger Wirkung auf sein persönliches Befinden im Unternehmen. Wie das?

Eine Mitarbeiter-App erleichtert die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern — auch, und gerade wenn sie sich im Homeoffice befinden. Mehr denn je kann im Jahr 2021 die Digitalisierung als Chance begriffen werden, um die interne Kommunikation zu verbessern und die Mitarbeiter gezielt anzusprechen.

Gerade in Zeiten in denen der Fachkräftemangel überwiegt, ist es bedeutend, die Mitarbeiter wertschätzend zu behandeln — und dazu können digitale Lösungstrends immens beitragen. Damit lässt sich dies direkt, ohne Verzögerung und mit größtmöglicher Wirkung tun zu besonders niedrigen Kosten. Eine intakte Unternehmenskommunikation hat zufolge, dass…

  • Probleme schneller erkannt und behoben werden, Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen zufrieden sind und eine geringe Fluktuation herrscht
  • Vertrauen gebildet, und Beziehungen verbessert werden
  • Die Leistungsbereitschaft durch höhere Motivation gesteigert wird

Leading by Example ist das Stichtwort, dass für Serviceindustrien eigentlich selbstverständlich ist, aber in Deutschland oft noch verhalten benutzt wird. "Nicht geschimpft ist genug gelobt" heißt hier noch eine oft verbreitete Gepflogenheit, um Ansprüche der Mitarbeitern auch früh abwehrend gegenüber stehen zu können: Wer nicht gelobt wurde, kann ja nicht direkt etwas fordern. Dabei ist der Mehrwert, der entsteht, wenn man vorbildliche Verhalten als Beispiel den Kollegen aufzeigt, in mehrfacher Hinsicht wirkungsvoll. Zunächst wird durch den Mitarbeiter illustriert, welches Verhalten gewünscht wird. Der Vorgesetze verstärkt die Motivation seines Mitarbeiters durch ein Lob, denn alleine schon als solcher herausgestellt zu werden vor der Gruppe der Kollegen, kann schmeicheln und motivieren. Das Team wiederum wird angespornt, es dem Kollegen nachzutun und am praktsichen Beispiel gelernt, was gefordert wird. So kann in Summe viel mehr Wert neu generiert werden, als nur die Ansprüche eines Mitarbeiters vorher abgewehrt zu haben.

Anerkennung-1

Strukturierte Arbeitsabläufe, souveräne Zielsetzungen und ein solidarisches Miteinander setzen die Grundsteine für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Doch gerade im Jahr 2021 ist es eine Herausforderung, die Balance zwischen akuter Flexibilität und strategischer Sicherheit zu halten.

Wie ist es Unternehmen möglich, selbst auf der Distanz im Homeoffice die Mitarbeiterkommunikation aufrecht zu halten und sogar zu verbessern? Eine Mitarbeiter-App ermöglicht, dass…

  • Aufträge und Zielsetzungen klar formuliert werden können
  • Missverständnisse in der Aufgabenverteilung vorgebeugt werden können
  • spontane Änderungen für alle einsehbar sind
  • eine Vertrauensebene in die Erreichbarkeit der Firma geschafft werden kann
  • eine Gemeinschaftsgefühl zwischen den Mitarbeitern aufgebaut wird

4. Wissensmanagement und Selbstorganisation

Vom persönlichen Treffen hin zum digitalen Chatroom: Die Ansätze, wie man Wissen zusammenträgt, Aufgaben zuteilt und Zielsetzungen strukturiert, haben sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Der Trend geht 2021 schneller denn je in Richtung Digitalisierung — und zwar aus gutem Grund.

Denn durch Mitarbeiter-Apps können…

  • Zielsetzungen und Projekte optisch ansprechend aufbereitet werden
  • Fachwissen und Ergebnisse gebündelt und strukturiert werden
  • Mitarbeiter selbstorganisierter arbeiten
  • Führungskräfte entlastet werden

Nicht nur für Arbeitgeber sind Mitarbeiter-Apps ein enormer Vorteil, um den Kontakt zu ihrem Personal auch in Mitten des digitalen Kommunikationswandels nicht zu verlieren. Auch den Arbeitskräften ermöglicht eine verbesserte interne Kommunikation ihre individuellen Kompetenzen stärker zu nutzen und ihr volles Potential zu entfalten. Eine solide und transparente Unternehmenskommunikation kann:

  • die Selbstorganisation der Arbeitnehmer unterstützen
  • das Themenmanagment vereinfachen und klar einsehbar machen
  • zu Wissensbündelungen und effizienteren Arbeitsweisen beitragen

creativity

5. Sichere und flexible IT-Plattformen

Mitarbeiter und Unternehmer profitieren von der Digitalisierung der internen Kommunikation. Doch je präsenter und brisanter die Daten, die im Netz gespeichert werden, desto wichtiger ist es auch, eine sichere IT-Plattform zu verwenden.

Um den komplexen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung zu entsprechen und auch den Kunden ein gutes Gefühl vermitteln zu können, sollte man die aktuellen Trends zur internen Kommunikation 2021 nicht verpassen. Sichere IT-Plattformen können sich durch folgende Eigenschaften auszeichnen:

  • die Plattform ist durch uneingeschränkte personalisierte Konfigurationsoptionen benutzerdefinierbar
  • als Software-as-a-Service Produkt aus der Cloud ist sie flexibel in der IT-Landschaft darstellbar und kann, muss aber nicht weiter integriert werden in Produktivsysteme
  • die App bildet möglichst alle essentiellen Funktionen in der geschützten geschlossenen Umgebung an und verzichtet auf unsichere Schnittstellen zu Drittanbietern
  • eine konsequente IT-Architektur State-of-the-Art ist Grundvoraussetzung, wie bspw. diese hier von Quiply

intranet

Gerade jetzt, wo sich die interne Kommunikation im fortschreitenden Wandel befindet, ist es wichtig, das Vertrauen in die Digitalisierung zu fördern, in dem man von Anfang an auf sichere und flexible IT-Plattformen setzt.

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann

Illustrationen: Beatriz Simoes

Credits Images:
Image 01: Kommunikation / Communication
Modified image by Seattle Municipal Archives via https://flic.kr/p/5X3nQ2. Commercial use & mods allowed
Image 02: Trends
Modified image by Ben van Meerendonk via https://flic.kr/p/7eSqoz. Commercial use & mods allowed
Image 03: Interne Kommunikation / Internal Communication
Modified image by Ronny Olsson via https://flic.kr/p/px3QmA. Commercial use & mods allowed
Image 08: Staff Loyalty
Modified image by Ronny Olsson via https://flic.kr/p/px3QmA. Commercial use & mods allowed
Modified image by Kevin Dooley via https://flic.kr/p/872W18. Commercial use & mods allowed