Mitarbeiter-App in der Pflege – Dynamische Kommunikation überall

WhatsApp-Gruppen und Co. war gestern – vertrauen Sie auf eine vielschichtige und Datenschutz-konforme App für Ihre Mitarbeiter, deren Mehrwert für Ihre interne Kommunikation und die Vereinfachung Ihrer Prozesse Sie verblüffen wird.

Aufgrund der stark steigenden Anzahl an Pflegebedürftigen innerhalb Deutschlands wachsen zugleich der Bedarf sowie die Nachfrage für mobile Pflegedienste. Eine lückenlose Kommunikation ist dabei die Grundlage jeder guten Dienstleistung. Umso mehr gilt dieser Leitsatz für Unternehmen in der Pflege, dessen Mitarbeiter tagtäglich vor der Herausforderung des mobilen Einsatzes stehen. Oftmals liegt in unzureichender Verständigung die Ursache für logistische Probleme, welche sich direkt auf das Zeitmanagement des Unternehmens und deren Mitarbeiter auswirken.

Gegenwärtig wird eine Vielzahl von unterschiedlichen Apps angeboten, die den Pflege-Alltag einfacher gestalten. Verwaltungs-Apps, die speziell für ambulante Pflegedienste entworfen wurden, vereinfachen den Informationsfluss durch die Vernetzung über das Internet mit weiteren Geräten, wodurch die Daten ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden. Leistungsnachweise oder Abrechnungen von Leistungen und Kostenträgern sowie der Austausch von Stammdaten verschiedener Patienten steht bei diesen Apps im Vordergrund.

Wie gestaltet sich gute Kommunikation in einem modernen Pflegeunternehmen und welche Herausforderungen sind zu bewältigen?

Im digitalen Zeitalter vereinfacht sich die Interaktion mit den Mitarbeitern erheblich, doch sind auch hier wichtige Faktoren zum Thema Kommunikation nicht außer Acht zu lassen. Die Angebote für Kommunikations-Apps sind so vielfältig und dynamisch wie die Anforderungen an dieses Thema selbst.

So ist der normale E-Mail-Verkehr für Mitarbeiter in der mobilen Pflege eher ungeeignet, da zwar viele E-Mails unterwegs auf dem Smartphone gelesen werden, jedoch die Beantwortung dieser meist wegen der reinen Anforderung der Förmlichkeit einer E-Mail auf der Strecke bleibt – kurz, Mitarbeiter haben oft keine Zeit und Motivation eine formgerechte Antwort während oder zwischen ambulanten Einsätzen zu verfassen.

Messenger sind effektiv für Kleingruppen, nicht in der Unternehmenskommunikation

WhatsApp ist hier die App, die häufig und bevorzugt zum Einsatz kommt. Es liegt erstmal Nahe, einen reinen Messenger, dessen Kernaufgabe der Chat ist, aus dem privaten Umfeld zu übertragen. Der Messenger bietet die schnelle und formlose Kommunikation eines Chats und die Möglichkeit, Chat-Gruppen mit mehreren Mitarbeitern zu erstellen, was besonders in einem Team einen schnellen Austausch von Informationen begünstigt. Doch so viele attraktive Funktionen der Messenger scheinbar bereitstellt, so viele (meist unbekannte) Gefahren verbergen sich hinter der Nutzung der App. Und entscheidender ist, dass ein Messenger ein Kommunikationsinstrument für Kleingruppen ist. Wenn interne Kommunikation in einem Unternehmen >20 Mitarbeitern damit bewerkstelligt werden soll, braucht es ganz andere Funktionalitäten, insbesondere solche, die man aus sozialen Intranets kennt. Nur eben in Ihrer zeitgemäßen Form auf dem Mobilgerät eines jeden Mitarbeiters.

Datenschutzpflichten im Gesundheitswesen sind besonders kritisch

Denn für die Beschäftigten eines Pflegedienstes genau wie für Ärzte gilt die Pflicht, über das zu schweigen, was sie über die Klienten oder Patienten erfahren. Darüber hinaus darf ein Arbeitgeber auch nicht die Nutzung von Verfahren anordnen, bei denen Angaben über seine Beschäftigten Dritten offenbart werden, soweit dies nicht zwingend für die Tätigkeit und die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Daher darf ein Pflegedienst in der beschriebenen Konstellation nur solche Messaging-Dienste verwenden, die Informationen nicht an Dritte weiterleiten.

Da WhatsApp Daten an Dritte ins Ausland übermittelt, ist dieser Messengerdienst ungeeignet für die Kommunikation in der Pflege, und entspricht nicht den Vorgaben der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU. Die Nutzung von WhatsApp wird eindeutig nicht datenschutzkonform eingestuft. Selbst die Krankenkassen und Verbände untersagen ausdrücklich die Nutzung des Messenger-Dienstes, um mit Ihnen zu kollaborieren. Wer gegen das neue Datenschutz-Grundverordnung verstößt und dabei erwischt wird, insbesondere im Umgang mit Patientendaten, muss teils mit drakonischen Strafen rechnen.

Das Benutzen von WhatsApp im privaten und geschäftlichen Bereich stößt zudem häufig auf Wiederwillen in der Belegschaft, da Privates und Geschäftliches nicht mehr einwandfrei getrennt werden kann. Zu oft öffnet man aus Versehen doch die Nachricht vom Chef und sieht sich mit dem Verfassen einer schnellen Antwort konfrontiert.

Welche Alternativen zu privaten Messengern gibt es?

Es gibt Messenger-Alternativen, deren Nutzung DSGVO-konform sein kann, Signal oder Telegram glauben dies darzustellen, wobei der genaue Verbleib der Daten absolut undurchsichtig bleibt. Eher wird dort der amerikanische Plattformbetreiber Facebook ausgetauscht durch einen anarchischen Debattenraum, der nicht regulierbar ist. Threema aus der Schweiz will das besser machen, doch auch damit verlässt man den Rechtsrahmen der DSGVO, der auf der europäischen General Data Protection Regulation (GDPR). Die elektronische Patientenakte wird sicher nochmal deutlich schärfere Regularien vorsehen.

Dennoch ist WhatsApp natürlich eine der am meisten verbreiteten Messenger-Apps (96% aller Deutschen nutzen diese App lt. FAZ), was den Wechsel zu Alternativen mühsam gestaltet. Kostenlos ist den Nutzern durchaus bewußt, dass die Metadaten ausgewertet werden für die Ausspielung von Werbung bspw. auf Facebook oder Instagram. Verschleiert hat WhatsApp die Problematik, als sie den reinen Inhalt der Chats verschlüsselte. Das klingt großartig, dennoch bleibt ja für den Betreiber klar: Wer kommuniziert mit wem, wo treibt er sich sonst noch so rum und was sucht er noch an Informationen. Genau diese werden dann auf anderen Kanälen wie Facebook oder über Affiliate Partner auf anderen Webseiten ausgespielt. Auch gilt es, alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, und alten Gewohnheiten, wie zum Beispiel doch noch eine schnelle Nachricht im WhatsApp-Messenger zu schicken, abzuschwören. Man braucht hierzu ganz eindeutig einen separaten, getrennten Raum und eine eigene App, die berufliches und privates einfach trennt.

Mehr als eine Messenger-App im Blick zu haben wird zudem schnell zum Stress: Viele Mitarbeiter haben bereits eine Fülle an Messenger-Diensten auf dem Handy, sei es der Facebook Messenger, Snapchat oder sonstige. In diesem Fall bietet es sich an, als Unternehmen den Selektionsprozess eines kollektiven Messenger-Dienstes selbst in die Hand zu nehmen in Form einer eigenen Mitarbeiter-App. Dort kann das Unternehmen Zugänge selbst kontrollieren und bleibt Besitzer der dort eingespielten Daten.

Welche Vorteile bietet die eigene Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation?

Mitarbeiter-Apps sind schwer im Trend; immer mehr Unternehmen entschließen sich dazu, ihren Mitarbeitern eine zeitgemäße und unternehmensorientierte Form der Kommunikation zu bieten.

Neben der Chat-Funktion der meisten gängigen Messenger-Dienste bietet eine Mitarbeiter-App auch eine Plattform, mit der man Informationen an alle Mitarbeiter des Unternehmens bereitstellen kann, und zwar in so genannten „News-Channels“. Termine, Terminumfragen sowie das Bereitstellen bzw. Versenden von wichtigen Dokumenten erleichtert die interne Kommunikation zusätzlich und stellt sicher, das wichtige Informationen auch wirklich ankommen.

Einen wirklichen Nutzen bringt eine Mitarbeiter-App aber nur, wenn nicht bloß Informationen vermittelt werden, sondern die Mitarbeiter aktiv interagieren können und einen sozialen Nutzen davon haben, beispielsweise in Form eines schwarzen Brettes oder einer Mitfahrzentrale.  Den Möglichkeiten der Gestaltung sind hier keine Grenzen gesetzt. Die Mitarbeiter selbst haben die Möglichkeit, über die dienstliche Relevanz der App hinaus auch praktische Serviceleistungen für eher private Inhalte zu schaffen, was einen hohen Zusatznutzen schafft. So sind Teamumfragen, Sportkanäle oder Tippspiele eine gern gesehene Plattform, die die regelmäßige Nutzung der Mitarbeiter-App zusätzlich erhöht.

Die Interaktivität wird durch soziale Funktionen wie dem Liken oder Kommentieren von Beiträgen und Artikeln zusätzlich gefördert. Durch hohe Sicherheitsstandards und garantierte Datenverarbeitung in Rechenzentren in Deutschland werden auch alle Anforderungen an die neuen Datenschutzbestimmungen der DSGVO gerecht.

Für Bernd Model aus der Geschäftsleitung der „Pflege Profis“, einem ambulanten Pflegedienst aus Mannheim, war die Einhaltung der neuen Datenschutzbestimmungen genauso ein Kriterium zum Erwerb einer Mitarbeiter-App wie die breitgefächerten Funktionen, die die interne Kommunikation erleichtern.

So wurden für ihn die organisatorischen Vorteile einer Mitarbeiter-App schnell ersichtlich: „Bei Veränderungen beim Patienten musste bisher immer jeder einzeln informiert werden. Nun werden die betreffenden Pflegekräfte in einer Gruppe zusammengefasst und alle sehen neue Informationen sofort. Der Frühdienst hat eine Korrektur gemacht, hinterlegt dies in der Gruppe und der Spätdienst ist sofort informiert. Wir haben auch eine Gruppe für alle, wo auch viele Patienteninfos geschrieben werden, die dann jeder lesen kann. Es ist immer damit zu rechnen, dass jemand ausfällt und eine Pflegekraft einspringen muss. Durch die App ist ein solcher Mitarbeiter über außergewöhnliche Umstände informiert. Und der Kontaktweg ist sehr kurz. Ferner ist es eine Stütze für „Neue Mitarbeiter“, die noch etwas verunsichert sind. Ein Hilferuf in der Gruppe, und irgendein Kollege kann helfen oder ist sogar in der Nähe.“

Doch auch die sozialen Aspekte einer eigenen Mitarbeiter-App kommen hier nicht zu kurz, genauso wie der unausgesprochene Wunsch der Mitarbeiter zukünftig geschäftlich nicht mehr über WhatsApp erreichbar sein zu müssen: „Ich habe einen Off-Topic-Bereich eingerichtet. Hier geht es um Späßchen, Geburtstage, Allgemeines in der Pflege, guten Morgen an alle, der Chef beginnt die Woche mit einer Weisheit oder ähnliches. Ich hätte wirklich nicht gedacht, wie förderlich dies für die Corporate Identity ist. Leute schreiben miteinander, die sich sonst nicht sehen oder vielleicht auch persönlich nicht so gut miteinander klarkommen. Ferner haben wir festgestellt, dass dieses „weg von WhatsApp“ hin zur Arbeits-App sehr gut angekommen ist. Die meisten sehen WhatsApp als etwas Privates an. „Ich kann das Handy wieder laut stellen, es schreibt mich hier niemand mehr wegen der Arbeit an“.

Fazit: Mitarbeiter-Apps im Pflegealltag bewähren sich!

Eine Mitarbeiter-App bietet eine nicht unerhebliche Unterstützung im Pflegealltag. Die breitgefächerten Funktionen erleichtern Abläufe, liefern auf Wunsch zu jeder Zeit aktuelle Informationen und Hilfestellungen und fördern damit nicht zuletzt die Pflegequalität. Neben der gesteigerten Zusammenarbeit aller Mitarbeiter wird auch kollektiv mit der Geschäftsleitung eine Atmosphäre geschaffen, in der offene und ehrliche Kommunikation im Beruflichen auch das ist, was es sein soll: Ein Standard für alle erfolgsorientierten Unternehmen des 21. Jahrhunderts.

Möchten Sie mehr über den praktischen Einsatz in einem Pflegeunternehmen erfahren? Dann lesen Sie doch mal, wie es das Unternehmen Kuhrcke in Schleswig-Holstein macht. Oder schauen kurz dieses Video: