Interne-Kommunikation-dank-Technologie

Fallstudien: Konkrete Beispiele für eine gelungene interne Kommunikation

Am Beispiel von 4 erfolgreichen Unternehmen der Branchen Industrie, Food, Retail und Pflege  (Gesundheit) beschreiben wir, wie diese eine gelungene interne Kommunikation umsetzen konnten. Wir untersuchen  insbesondere den Einsatz einer Mitarbeiter-App, mit deren Einsatz die Erreichung verschiedener Unternehmensziele unterstützt werden sollte. Zu den Zielen gehörten u.a. eine

  • wirksamere Unternehmenskommunikation
  • eine verbesserte Mitarbeiterbindung
  • vertrauensbildende Krisenkommunikation
  • agiles Personalmarketing und vieles mehr

4 Unternehmen, die Ihre interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App verbessert haben:

Julabo GmbH / Industrie / 450 MA

Rewe-Weiß / Lebensmittelhandel & Retail

Feinkost Kugler / Lebensmittelindustrie / 350 MA

Pflegebetriebe Kuhrcke / Gesundheit & Pflege

 

"Die visuelle Kommunikation verkommt mehr und mehr zur visuellen Komplikation.“

Carlo Krueger, Kommunikationsdesigner

Was Carlo Krueger meint, will etwas allzu Bekanntes für jeden von uns ausdrücken: Während wir zu Beginn der Digitalisierung dachten, durch ständige Erreichbarkeit würde sich die Kommunikation vereinfachen, hat sich inzwischen herausgestellt, dass das Gegenteil der Fall ist. Oft ist nicht mehr klar, auf welchem der vielen Kanäle welche Inhalte an wen kommuniziert werden sollen, auf welchem Medium der Gegenüber am besten erreichbar ist und welche Datensätze wo abgespeichert wurden. Überforderung und Information Overload sind die Folge. 

Eine Flut aus Nachrichten, E-Mails, Chats und Anrufen sind wir gewohnt, doch gerade in diesem Corona-Jahr hat die Masse an Neuigkeiten, die uns im Alltag erreichen, noch einmal stark zugenommen. Sie zu rezipieren, nur die relevant und für einen selbst wichtigen Informationen zu verarbeiten oder sich auch mal von dem Strom an Information für einen Moment abzunabeln ist anspruchsvoll geworden.

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Während einige Betriebe in Kurzarbeit gehen oder gar schließen müssen, werden andere Arbeitsbereiche stärker denn je gebraucht und beansprucht. Gerade jetzt ist es umso wichtiger, in der Krise erfolgreich und klar zu kommunizieren und die Aufgabenverteilungen zu koordinieren. Erfolgreiche Unternehmen wollen im Sinne der Mitarbeiterbindung und Identifikation das Gefühl für „One Company“ stärken, die Identität also besser ausprägen (Employer Branding). Das muß passieren gerade wenn wir uns nicht mehr so oft persönlich sehen, die Krise ist für die Unternehmen eine große Chance zu Differenzierung zu anderen Unternehmen, die diese Chance nicht erkennen. Kommunikation bedeutet an dieser Stelle eine gewisse Sensibilität, Empathie und Vertrauen schaffen. Mit diesem Konzept bereitet man erfolgreich den Boden für eine blühende Unternehmenskultur, die Mitarbeiter stärker bindet und noch mehr motiviert.

Mit dem passenden Kommunikationsinstrument können Arbeitsanweisungen emphatisch und zugleich unmissverständlich formuliert werden. Außerdem gewährt es der Führungsebene Einblick in die laufenden Projektziele des Unternehmens und erleichtert es, den Kontakt zu den Mitarbeitern zu halten, auch, wenn sie sich im Home Office befinden.

 

1. Covid-19: Wie die Julabo GmbH eine Mitarbeiter-App genutzt hat, um Leadership zu demonstrieren und die Krise zu meistern

Seelbach im schönen Schwarzwald.  Dort, im Herzen des „Black Forest“, liegt die Julabo GmbH. Als familiengeführtes Industrieunternehmen mit 450 hochqualifizierten Mitarbeitern ist Julabo führend im Bau von hochpräzisen Premiumgeräten zur Flüssigkeitstemperierung für Forschung und Wissenschaft.
Julabo ist sozusagen ein Stellvertreter für die Art von deutschem Mittelstand, um den andere Länder Deutschland beneiden: Technologisch führend, wirtschaftlich erfolgreich, dynamisch und langfristig denkend, aber trotzdem sozial verantwortungsbewusst im Umgang mit seinen Mitarbeitern und seiner Umwelt. Ein klassischer Hidden Champion.

Im Kampf gegen SARS-CoV 2 spielen die hochpräzisen Temperiergeräte des Unternehmens eine wichtige Rolle in der Erforschung eines neuen Impfstoffs. Julabo ist Teil der kritischen Infrastruktur unseres Landes, damit die Bemühungen der Forschung erfolgreich sein können. Doch als der Virus auch im schönen Schwarzwald zur gefährlichen Realität wurde, hatte das Unternehmen seine eigene Feuerprobe zu bestehen. Krisenmanagement hieß: Die Kantine schließen, die Dienstreisen verschieben, Social Distancing einführen, Gebäude kapseln. Bei Julabo hat man sehr früh, umfassend und konsequent auf die Coronakrise reagiert. Ein ideales Beispiel für das richtige Verständnis von interner Kommunikation, das auch in den nächsten Wochen kritisch sein würde.

 

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Foto: Auch auf der Webseite beweist die Julabo GmbH Bewußtsein für die eigene Veranwortung

 

In der ersten Instanz wurden organisatorische Maßnahmen umgesetzt wie Distanzierungsmaßnahmen und die Überführung vieler Mitarbeiter ins Home Office. Als Leitungsgremium wurde ein Krisenstab aktiviert, der in der Hochphase täglich tagte. Neben diesen defensiven Maßnahmen wurde die interne Kommunikation hochgefahren, um die Krise zu meistern. Im rekordverdächtigen Tempo von nur einer Woche wurde die Mitarbeiter-App von Quiply im Unternehmen installiert und eingeführt. Eine Aktivierungsrate von >90% wurde mit der App schon in den ersten 2 Wochen erreicht. Dafür entscheidend waren auch die Azubis von Julabo, die eine starke Rolle in der Einführung der App gespielt haben (u.a. als App-Botschafter). Es gab kein langes Onboarding, sondern alle sprangen gemeinsam ins kalte Wasser. Und siehe da, es verlief deutlich einfacher als gedacht.

Der Plan war, die Krisenkommunikation transparent an alle Mitarbeiter weiterzugeben, so dass sich alle im Unternehmen gut und sicher aufgehoben fühlten. Niemand mußte sich allein gelassen fühlen. Gerade in Krisenzeiten möchten sich Mitarbeiter auf eine souverän leitende Führungsebene verlassen, die sich nicht selbst als ohnmächtig Betroffener der Umstände sieht, sondern sicher durch die Krise führt — mit Ruhe, Kreativität und Engagement. Und das ist Julabo gelungen. Seitdem die Quiply Mitarbeiter-App eingeführt wurde, gibt zum Beispiel jede Woche eine Videobotschaft vom geschäftsführendem Gesellschafter Markus Juchheim, der sich über die Quiply-App persönlich an die ganze Belegschaft richtet. Das war in den ersten Wochen der Krise wie Balsam auf die Seele einiger Mitarbeiter und die stetig steigenden „Likes“ deuten an: Die Kommunikation wirkt und sie kommt an!

Was die Julabo GmbH damit erreichte:

  • Alle Mitarbeiter konnten erreicht werden, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsfeld
  • Transparente Krisenkommunikation war immer gegeben
  • Souveräne Führungskultur demonstriert, Ruhe und Weitblick gezeigt (Leadership)
  • Verbundenheit mit dem Unternehmen gestärkt (We-are-one-Company Gefühl)
  • Mitarbeitermotivation unterstützt, Krisen abgefangen
  • Arbeitgebermarke vorbildlich geprägt
  • Sensibles, empathisches, aber auch konsequentes Management der Krise
  • Ein Digital Workplace für alle eingeführt und damit auch in Zukunft für Home-Office, New Work und Social Distancing bestens aufgestellt

Julabo hat in den ersten Wochen der Krise viel gelernt, u.a. dass in der Krise die interne Kommunikation hochzufahren statt runter eine der besten und wichtigsten Entscheidungen war. Durch die räumliche und örtliche Trennung stieg die Selbstverantwortung der Mitarbeiter und ein nie zuvor gekanntes Maß an Selbstorganisation wurde vorausgesetzt. Dies muss die Unternehmensführung anerkennen und sie muss auch die Lücke füllen, die emotional entstehen kann, wenn sich Zweifel und Sorgen einschleichen. „Wir stehen das gemeinsam durch!“ sind Worte, die vielleicht selbstverständlich klingen, aber die viele Mitarbeiter auch hören wollen. Die Mitarbeiter sind so weit auseinander wie nah, diese Lücke muss durch die Kommunikation ausgefüllt werden. Die Unternehmenskommunikation musste sich jetzt beweisen und alle Mitarbeiter erreichen.

 

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Foto: Im Instagram-Kanal von Julabo wird auch über den Einsatz der Mitarbeiter-App berichtet. Hier der geschäftsführende Gesellschafter Markus Juchheim bei seiner wöchentlichen Videobotschaft

 

Anhand der internen Statistiken aus dem Dashboard von Quipy, aber auch anhand der steigenden Anzahl von Klicks, Likes und Beiträgen ist offensichtlich, dass die App gut von den Mitarbeitern angenommen wurde und ein wesentlicher Bestandteil des hervorragenden Krisenmanagements war. Auch in einer zweiten Welle kann man sich bei Julabo auf diesen Kanal verlassen, wenn man alle Mitarbeiter erreichen muss.

„Um alle Mitarbeiter in dynamischen Situationen immer auf dem Laufenden zu halten, haben wir eine Mitarbeiter-App von Quiply eingeführt. Hier können Geschäftsleitung und Krisenstab alle Mitarbeiter sofort erreichen und über die aktuelle Lage informieren. Wichtige Fragen können schnell und einfach beantwortet werden und natürlich können sich auch die Mitarbeiter untereinander austauschen. Ein weiterer Schritt Richtung Digital Workplace.“

Markus Lauer, Marketing JULABO GmbH

Die Geschäftsleitung von Julabo ist sich sicher: Themen wie New Work, mobiles Arbeiten und Social Distancing werden in Zukunft Bestand haben — auch nach der Krise. Umso wichtiger ist es, auch im akuten Schichtbetrieb oder im Homeoffice eine übersichtliche Kommunikationsstruktur zu bewahren und mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. So kann Zusammenhalt, Solidarität und Führungsstärke vermittelt werden.

Lesetipp: Seine Learnings zur Unternehmenskommunikation und zur perspektivischen Veränderung in der Arbeitswelt hat der kfm. Geschäftsführer Ralf Wurth von der Julabo GmbH in einem Interview mit Mario Leutner von der #MehrAkademie.de berichtet. Ein gutes Beispiel für interne Kommunikation in der Praxis, reinschauen lohnt sich!




Lesen Sie hierzu auch: 7 goldene Regeln für gute Krisenkommunikation

 

2. Mitarbeiterbindung - Wie Rewe Weiss die Mitarbeiter-App von Quiply nutzt, um junge Mitarbeiter zu halten

Auch REWE Weiss, ein selbständiger Händler und Mitglied der REWE Genossenschaft, nutzt die Quiply-App auf vielfache Weise. Zum Beispiel indem…

  • die Geschäftsleitung einen direkten Draht zu allen Mitarbeitern jederzeit hat
  • Prozesse vereinfacht werden, bspw. Krankmeldungen und Urlaubsanträge direkt über das Smartphone hochgeladen und im Dashboard ausgewertet werden können
  • in Willkommenshandbuch und Einleitungsvideos für neue Mitarbeiter jederzeit abrufbar sind.
  • Jede Abteilung einen eigenen Channel hat, in den die aktuellen Informationen eingepflegt werden
  • Mitarbeiter sich von überall aus aktuelle Infos wie Schichtpläne besorgen können
  • private Tauschbörsen und Austausch möglich ist, auch über Themen, die nicht ganz so betriebsrelevant sind
  • Eins-zu-Eins-Chats möglich sind, um Laufwege zu verkürzen
  • Neue Mitarbeiter über das Nutzerverzeichnis gleich die Möglichkeit haben, Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren.

Wie viele Unternehmen im Lebensmitteleinzelhandel (LEH) kämpft REWE Weiss mit einer hohen Fluktuation. Um der vorzubeugen, ist die Einführung einer Mitarbeiter-App ein wichtiger Baustein einer erfolgreichen Mitarbeiterbindungsstrategie geworden. Gerade für junge Menschen ist der natürliche Umgang mit digitalen Medien wichtig. Was auf dem Smartphone passiert, ist den jungen Mitarbeitern direkt präsent. Was dort nicht passiert, ist es oft eben auch gar nicht und wir nicht wirklich wahrgenommen. Somit ist die App ein stückweit ein Weg, als Unternehmen auch im Kopf der jüngeren Arbeitnehmer präsent zu bleiben und sich mit ihm zu identifizieren. Für die Anwendung in der internen Kommunikation ist Rewe-Weiss deswegen ein sehr gutes Beispiel.

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Foto:  Auch in attraktiven Immobilienstandorten ist die Fluktuation im LEH ein Thema

Vor der Installation der Quiply-App waren die meisten Mitarbeiter für die Geschäftsführer von REWE Weiss nur schwer erreichbar. Einmal pro Wochen wurden die wichtigsten Informationen am schwarzen Brett, per E-Mail oder WhatsApp verteilt, und dabei sind viele Informationen untergegangen. Identifikation war so nicht möglich, denn die Geschäftsleitung hatte keinen Raum, Geschichten über das Unternehmen zu erzählen oder seine Perspektiven zu erörtern, damit die Arbeitnehmer eine bessere Bindung zu Ihrem Arbeitgeber aufbauen konnten.

Durch die Reduktion der möglichen Kommunikationsinstrumente auf die zentrale Quiply-App ist es REWE Weiss nun möglich, relevante News einfacher und schneller an alle Mitarbeiter weiterzugeben. Die richtigen Personen mit den richtigen Nachrichten erreichen in der für sie geeigneten Form, von der Sprachnachricht über Artikel bis hin zum Video ist alles möglich.

„Durch die Echtzeit-Kommunikation spare ich mir und meinen Mitarbeitern viel Zeit“, meint der Chef von REWE Weiss, „Es gehen weniger Neuigkeiten verloren und ich kann gezielter informieren. Es ist gut für das Betriebsklima, da ich die Mitarbeiter jetzt viel besser als vorher erreichen kann.“

Oft verpassen sich die Mitarbeiter durch Schichtbetrieb und der Arbeit in verschiedenen Abteilungen und pflegen keinen vertrauten Austausch miteinander. Eine Mitarbeiter-App kann helfen, Informationen schneller weitreichend zu vermitteln, Vertrauen der Mitarbeiter zu halten und ein positives Arbeitsklima zu gewährleisten. In einer App sind alle ein stückweit miteinander verbunden und können so gemeinsam mehr erreichen. Ein Konzept, dass für die interne Kommunikation im LEH in die Zukunft weist.

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3. Personalbindung und Rekrutierung - Warum Feinkost Kugler Quiply für das Personalmarketing nutzt

Kugler Feinkost ist ein bayerisches, mittelständisches Familienunternehmen und seit 2014 in Parsdorf ansässig. Kein Oktoberfest in München ohne Produkte von Kugler, an vielen Orten der Gastronomie ist der Name für die Profis des Gewerbes präsent. Sie nutzen die Quiply-App für die interne Kommunikation, um ihre über 300 Beschäftigten immer auf den aktuellen Stand zu halten. Zum Beispiel über..

  • Ein- und Austritte von Mitarbeitern, und welche Jubiläen und Geburtstage es zu feiern gibt
  • eine umfassende Stellenbörse für alle Bereiche
  • Erklärung aller Benefits und zeigen, was das Unternehmen für seine Mitarbeiter tut
  • Die Funktion eines digitalen schwarzen Bretts mit „Ich suche, ich biete“.
  • Einen in die App integrierten Veranstaltungskalender
  • Azubi-Blog und sonstige Angebote wie Betriebssport
  • Die Integration der eigenen Facebook Seite, der Jobseite und der Homepage des Unternehmens direkt auf die App
  • Anerkennung transportieren: Auszeichnungen, Abschlüsse und besondere Leistungen dokumentieren

Zudem soll die Nutzung der Quiply-App im Arbeitsalltag von Feinkost Kugler langfristig noch weiter ausgebaut werden, so dass auch eine Dokumentenablage, Dienstpläne oder die Unterstützung des Qualitätsmanagements in der App abgespeichert werden können. Bei Kugler geht man Schritt für Schritt vor, weiß aber, wie wichtig im Personalmarketing Kommunikation ist. Wissen die Arbeitnehmer, welche Argumente für Kugler als Arbeitgeber sprechen? Warum kann ich stolz darauf sein, dass ich an der für mich richtigen Stelle arbeite und nicht anderswo? Der Arbeitnehmer sollte darauf schnell Antworten finden können, denn wenn er diese nicht hat, ist auch seine Loyalität bedroht. Der Einsatz der App ist da ein gutes Beispiel für die Möglichkeiten, die die interne Kommunikation bietet, wenn sie in ein umfassendes Konzept eingebunden ist.

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Foto oben: Kugler hat neue Azubis an Bord? Sie direkt an Tag 1 dem ganzen Unternehmen schon mal vorzustellen, hilft beim Onboarding. Und dauert nur Sekunden.

Dabei hat die Personaleitung gute Argumente: Für eine Arbeit bei Feinkost Kugler spricht zum Beispiel die betriebliche Atmosphäre, tolle Miteinander und eine stimmige Work-Life-Balance. Das lässt sich einfach mit Fotos dokumentieren und vorlegen. Doch gerade diese „inneren Werte“ lassen sich schwer verbal an alle Mitarbeiter kommunizieren, das geht viel leichter und mit weniger Aufwand mit der Mitarbeiter-App. Und wie für viele mittelständische Unternehmen, ist es für Feinkost Kugler eine Herausforderung, der direkten Konkurrenz der Großindustrie und dem Münchner Arbeitsmarkt gegenüber zu stehen. Investitionen im Personalmarketing sind oft gar nicht groß, machen aber den entscheidenden Unterschied in diesem Umfeld. Und da kann die Mitarbeiter-App verbunden mit dem richtigen Konzept eingesetzt werden.

Denn auch die Herausforderung der branchentypischen Fluktuationsrate löst Feinkost Kugler über die Quiply Mitarbeiter-App. Wie das?

  • Feinkost Kugler nutzt bei der Mitarbeitergewinung die vorhandene Belegschaft, die wiederum neue, vertrauensvolle Mitarbeiter wirbt.

Dadurch, dass die Jobseite auf der Mitarbeiter-App Quiply schon integriert ist, können Mitarbeiter auch im Privaten schnell und unverbindlich darauf zurückgreifen und Ihnen bekannte Arbeitssuchende schnell persönlich auf die Jobangebote des Feinkostherstellers hinweisen. Da nur überzeugte Arbeitnehmer für Ihren Arbeitgeber privat Werbung machen, verstärkt auch die Werbung allein schon Ihre Bindung zum Unternehmen. Motivierte Mitarbeiter werben in der Regel eher gute neue Mitarbeiter an.

  • Zudem hat Feinkost Kugler die Erfahrung gemacht, dass gerade in der jungen Generation die Nutzung einer Mitarbeiter App sehr positiv aufgenommen wurde — sie wirkt zeitgenössisch, und der Betrieb bietet durch die intakte und solidarische Arbeitsatmosphäre ein höheres Identifikationspotenzial. Kugler geht mit der Zeit und das ist fühlbar, wenn die App benutzt wird.

Die Quiply-App bietet noch einen weiteren Vorteil für die Kommunikation im Unternehmen Kugler. Denn schon vor der Corona Pandemie war es eine Herausforderung, durch die verschiedenen Arbeitsbereiche hindurch zu kommunizieren. Manche gewerblichen Kräfte im Lager oder der Produktion fühlten sich abgetrennt und nicht wahrgenommen von der Verwaltung. Dabei will Kugler eine Unternehmensfamilie sein und nicht Klassenbildung unterstützen. Während die einen für E-Mails und Anrufe an ihrem Schreibtisch erreichbar waren, fühlten sich Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz nur unzureichend oder zu spät durch das Schwarze Brett an der Kantine informiert.

Dieses Hindernis wurde durch die Mitarbeiter-App überwunden. Denn die läuft auch auf dem Handy — und das hat heutzutage praktisch jeder bei sich, egal ob er in der Produktion, am Schreibtisch, im Verkauf oder im Versand arbeitet.

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Foto: Besondere Initiativen und Kampagnen sollten die Mitarbeiter als Erste erreichen

 

4. Praktische Hilfen in der Pflege: wie Kuhrcke die Mitarbeiter-App im Pflegealltag nutzt

Das privat geführte Pflegeunternehmen Kuhrcke hat zwei Einrichtungen im Kreis Steinburg in Schleswig-Holstein mit Mitarbeitern in Pflege, Hauswirtschaft und Verwaltung. Auch Kuhrcke hat eine Mitarbeiter-App eingeführt für seine interne Kommunikation und kann an vielen Beispielen aufzeigen, welcher praktische Nutzen sich daraus generieren lässt. 

Die Gesundheits- und Pflegebranche kämpft mit Mitarbeitermangel, teils hoher Fluktuation und empfindet es als herausfordernd, Ihre Vergütungsmodelle zu argumentieren. Man weiß in der Pflegebranche aber auch, dass Sinnstiftung ein entscheidender Faktor für die Berufswahl ist. Nicht vorrangig des Geldes wegen wählt man diesen Berufsbereich, jeder Arbeitnehmer legt besonderen Wert auf die Ethik und die moralische Qualität seines Tuns. Anderen Menschen zu helfen ist ein hohes Gut und bedarf der Würdigung. Nichtsdestotrotz fordert diese Tätigkeit auch diejenigen, die sich eigentlich davon erfüllt fühlen. Arbeitnehmer sind einer hohen emotionalen Belastung konfrontiert, entsprechend häufig können sich bei mangelnder Anerkennung Gefühle wie Frustration und Überforderung einstellen.

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Foto: Egal welches Device genutzt wird, eine Mitarbeiter-App muss überall lauffähig sein

 

Eine verbesserte interne Kommunikation ändert an den äußeren Bedingungen und den politischen Entscheidungen gegenüber der Pflegebranche nichts, dennoch kann man selbst, wie das Beispiel Kuhrcke das aufzeigt, seinen eigenen, erfolgreichen Weg gehen.

Der Einfluss des richtigen Kommunikationsinstrumentes auf die Zufriedenheit und nachhaltige Entlastung der Mitarbeiter ist dabei nicht zu unterschätzen. Das hat auch der Pflegebetrieb Kuhrcke für sich erkannt, und die Mitarbeiter-App Quiply in den Pflegebetrieb aufgenommen.

Einige positive Effekte der Mitarbeiter-App für den Pflegebetrieb seien hier genannt:

  • einfache, praktische Lösungen nutzen: von Telefonlisten bis Dienstpläne ist alles jederzeit online abrufbar. Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter sofort Zugriff auf den aktuellsten Informationsstand haben, und sich die Einarbeitungszeit verkürzt. Mitarbeiter können schnell einen Draht finden, auch wenn die andere Person gar kein Diensttelefon hat.

  • Die Leitung ist durch die Funktion der Lesebestätigungen bestens darüber informiert, wer welche Information schon erhalten hat. Dienstanweisungen können in Kampagnen gesondert quittiert werden. Besonders wichtig ist das Funktion in der ambulanten Pflege, in der Menschen regional verstreut arbeiten.

  • Orientierung, Sinnstiftung und Anerkennung kann direkt durch die Geschäftsleitung kommuniziert werden. Herausragendes Verhalten lässt sich darstellen und wirksam loben, auch wegen Themen, die nur die Geschäftsleitung sonst erreicht hätten. Und Mitarbeitern, die sich pausenlos selbst überfordern zeigt man auf, dass dieses Verhalten kein Vorbild ist (Selbstschutz). Mit der App kann ein gesunder Mittelweg versucht werden.

  • Transparenz kann erzeugt werden, warum bestimmte Vorgaben erfüllt werden müssen. Nnicht immer sind gesetzliche Regelungen angenehm, aber dass etwas nicht wegen der Willkür des Arbeitgebers nötig ist (bspw. Pflege-Dokumentation), kann man klar kommunizieren und nachvollziehbarer machen.

  • Gerade in Unternehmen, die nicht alle dasselbe Büro teilen, ist es wichtig, zumindest virtuell einen gemeinsamen Raum zu schaffen in dem betriebsinterne Erfolge, Absprachen und Ziele präsentiert werden können. Das erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen, fördert das Vertrauen und regt dazu an, das persönliche Engagement mehr einzubringen.

  • Auch für Geschäftsführer, die sich oft im Außeneinsatz befinden, kann es hilfreich sein, sich durch kleine Videobotschaften über die Mitarbeiter-App persönlich an die Belegschaft zu wenden. Dadurch können Erfolge, Projekte und der Status Quo des Unternehmens transparent präsentiert werden. Denn erst mit einem grundsätzlichen Verständnis für die Arbeit von „denen da oben“ kann auch Wertschätzung dafür steigen.

  • In der Pflege, in der tagtäglich heikle Informationen über Diagnosen, Medikamentendosierung und Rechteverwaltung von Patienten ausgetauscht werden müssen, ist ein sehr solider Datenschutz das A und O. Das Kommunizieren über WhatsApp oder andere gängige Chattools ist von den Krankenkassen ausdrücklich untersagt. Um sich trotzdem schnell auszutauschen, gibt es auf der Quiply App genau wie bei WhatsApp die 1:1 Chatfunktion — nur mit einer sicheren Datenbank auf einer geschützten IT-Plattform, die höchste Standards gegenüber Hackerattacken erfüllt und Patientendaten verschlüsselt verwahrt. Das gilt auch für die organisatorischen Regelungen, die man bei Quiply innerhalb der App treffen kann, damit es gar nicht erst zu Datenmissbrauch kommt. Jeder bekommt die Daten, die relevant sind, alles andere bleibt dort, wo man weiß, wie man damit umgehen muß.

  • Gerade bei Hausbesuchen und mangelndem Pflegepersonal ist es immens wichtig, stetig aktualisierte Dokumente immer abrufbereit bei der Hand zu haben. Das spart Zeit. Notrufnummer, Kontaktdaten, Pin-Nummern, Tourenpläne und Dienstpläne sind jederzeit sofort in der App verfügbar. Durch diese Hilfestellung werden Laufwege verkürzt, die Organisationszeit runtergefahren und den Pflegern das Gefühl der Überforderung genommen. Die Qualität der Arbeitsergebnisse stark, Nacharbeit wird vermieden.

  • Durch eine Mitarbeiter-App wird die Kommunikation stark vereinfacht. Denn betreffende Pflegekräfte können in einer extra für sie erstellten Gruppe alle Informationen sofort einsehen. Wenn der Frühdienst eine Korrektur macht, ist diese für den Spätdienst sofort einsehbar. Einzelnen Pflegekräften muss nicht mehr hinterher telefoniert werden, um ihnen noch spontan außergewöhnliche Umstände mitzuteilen.

  • Auch für neue Mitarbeiter, die vielleicht noch etwas unsicher im Umgang mit den Patienten sind, kann die App beruhigend wirken. Denn sie können sich jederzeit an Mitarbeiter wenden, die eventuell in der Nähe sind um ihnen weiterzuhelfen, oder zumindest digital schnell Zugriff auf Fachwissen schnell mit ihnen teilen können.

Tipp: Wie Sie ganz allgemein die interne Kommunikation verbessern können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schauen Sie sich die Nutzung der Mitarbeiter-App bei Kuhrcke als Beispiel für gute interne Kommunikation auch in diesem kurzen Video an:

 

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann

Illustrationen: Beatriz Simoes

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