4 konkrete Beispiele für eine gelungene interne Kommunikation

Am Beispiel von 4 erfolgreichen Unternehmen der Branchen Industrie, Lebensmittel, Retail und Gesundheit beschreiben wir, wie diese eine gelungene interne Kommunikation umsetzen konnten.

Wir untersuchen insbesondere den Einsatz einer Mitarbeiter-App, mit Hilfe derer die Erreichung verschiedener Unternehmensziele unterstützt werden kann. Zu den Zielen gehören: 

• Wirksamere Unternehmenskommunikation
• Eine verbesserte Mitarbeiterbindung
• Vertrauensbildende Krisenkommunikation
• Praktische Unterstützung in Gesundheit & Pflege
• Agiles Personalmarketing und vieles mehr
  
  

4 Unternehmen, die Ihre interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App verbessert haben:

• Souveräne Krisenkommunikation & Leadership - Julabo / Industrie / 500 MA
• Innovative Mitarbeiterbindung -Rewe-Weiß / Lebensmittel & Retail 80 MA
• Ganzheitliches Personalmarketing - Feinkost Kugler / Lebensmittelindustrie / 350 MA
• Produktive Hilfe in der Pflege - Pflegebetriebe Kuhrcke / Gesundheit & Pflege 80 MA

"Die visuelle Kommunikation verkommt mehr und mehr zur visuellen Komplikation.“

Carlo Krueger, Kommunikationsdesigner

Was Carlo Krueger meint, kennt jede:r von uns: Anstatt uns das Leben mit digitaler Kommunikation zu vereinfachen, nutzen wir immer mehr Kanäle und wissen oft gar nicht mehr genau, auf welchem Wege wir uns denn überhaupt ausgetauscht haben. Wir dachten, durch ständige Erreichbarkeit würde sich die Kommunikation vereinfachen, doch im Ergebnis ist das Gegenteil der Fall: Wir wissen häufig gar nicht, wie wir jemanden am besten erreichen können und auf welchem Weg er/sie antworten wird. Wo liegen die benötigten Daten?  Überforderung und Information Overload sind die Folge. 

Eine Flut aus Nachrichten, E-Mails, Chats und Anrufen sind wir gewohnt, doch gerade im ersten Corona-Jahr hat die Masse an Neuigkeiten in unserem Alltag noch einmal stark zugenommen. Sie einzuordnen, zu rezipieren und nur die für einen selbst wichtigen Informationen zu verarbeiten, ist anspruchsvoll geworden. Sich von dem Sog an Neuigkeiten einmal abzunabeln und zur Ruhe zu kommen ist für viele fast unmöglich, denn sie sind geradezu süchtig nach immer mehr Information.

Während in Pandemiezeiten einige Betriebe in Kurzarbeit gehen oder gar schließen müssen, werden andere Arbeitsbereiche stärker denn je gebraucht. Gerade jetzt ist es umso wichtiger, in der Krise erfolgreich und klar zu kommunizieren und die Aufgabenverteilungen zu koordinieren.

Erfolgreiche Unternehmen wollen im Sinne der Mitarbeiterbindung und Identifikation das Gefühl für „One Company“ stärken, die Identität also besser ausprägen (Employer Branding). Das muss passieren, gerade wenn wir uns nicht mehr so oft persönlich sehen. Die Krise ist für die Unternehmen eine große Chance, sich von ihrer Konkurrenz abzuheben, die ihre Chance verpasst hat. Kommunikation bedeutet an dieser Stelle: Sensibilität, Empathie und Vertrauen schaffen.

Mit diesem Konzept bereitet man erfolgreich den Boden für eine blühende Unternehmenskultur, die Mitarbeitende stärker bindet und weiterhin motiviert.

Mit dem passenden Kommunikationsinstrument können Arbeitsanweisungen emphatisch und zugleich unmissverständlich formuliert werden. Außerdem gewährt es der Führungsebene Einblick in die laufenden Projektziele des Unternehmens und erleichtert, den Kontakt zu den Mitarbeitenden zu halten, selbst wenn diese im Home Office sind.

Abbildung: Ein neues Element in der internen Kommunikation ist die Mitarbeiter-App

1. Covid-19: Wie die Julabo GmbH eine Mitarbeiter-App genutzt hat, um Leadership zu demonstrieren und die Krise zu meistern

Als die Krise begann, war Julabo nicht gut vorbereitet. Es standen diverse Fragen im Raum: Wie sollen wir in dieser Krisensituation mit allen Kontakt halten? Die Produktion ins Home-Office verlagern oder in Kurzarbeit schicken? Dazu kam ein inflexibles, langsames Intranet, das von extern gar nicht aufzurufen war. Der Schaukasten als meistgenutzter Kommunikationsweg für die Schichtarbeitenden war durch die Schließung des Gebäudes wegen der Vorgaben blockiert. E-Mails waren nicht praktikabel für die interne Kommunikation, denn diese sind weder interaktiv, noch hatten alle Mitarbeitenden eine Firmen-E-Mail-Adresse. Es musste eine Lösung her. Aber beginnen wir zunächst noch einmal ganz am Anfang: 

Seelbach im schönen Schwarzwald. Dort, im Herzen des „Black Forest“, liegt die Julabo GmbH. Als familiengeführtes Industrieunternehmen mit 500 hochqualifizierten Mitarbeitenden ist Julabo führend im Bau von hochpräzisen Premiumgeräten zur Flüssigkeitstemperierung für Forschung und Wissenschaft. In ihrer technologischen Nische sind sie ein Weltmarktführer. Julabo kann als Stellvertreter für die Art von Mittelstand verstanden werden, um den andere Länder Deutschland beneiden:

Technologisch führend, wirtschaftlich lukrativ, dynamisch und langfristig denkend, aber trotzdem mit einem hohen sozialen Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit seinen Mitarbeitenden und der Umwelt.

Ein klassischer Hidden Champion also. Im Kampf gegen SARS-CoV 2 spielen die hochpräzisen Temperiergeräte des Unternehmens eine wichtige Rolle in der Erforschung eines neuen Impfstoffs. Julabo ist Teil der kritischen Infrastruktur unseres Landes, um den Bemühungen der Forschung zum Erfolg zu verhelfen. Doch als das Virus auch im schönen Schwarzwald zur gefährlichen Realität wurde, hatte das Unternehmen seine eigene Feuerprobe zu bestehen. Krisenmanagement hieß: Die Kantine schließen, die Dienstreisen verschieben, Social Distancing einführen, Gebäude kapseln. Bei Julabo hat man sehr früh, umfassend und konsequent auf die Coronakrise reagiert. Ein ideales Beispiel für das richtige Verständnis von interner Kommunikation, das auch für die Zukunft wichtig ist.

Doch wie genau ging Julabo hier vor und wie tun sie es heute immer noch?

Foto: Auch auf der Webseite zeigt die Julabo GmbH Bewusstsein für die eigene gesellschaftliche Verantwortung 

In der ersten Instanz wurden organisatorische Maßnahmen umgesetzt wie Social Distancing und die Umstellung vieler Mitarbeitenden auf das Homeoffice. Im Leitungsgremium wurde ein Krisenstab aktiviert, der in der Hochphase täglich tagte. Neben diesen defensiven Maßnahmen wurde die interne Kommunikation hochgefahren, um die Krise zu meistern. Im rekordverdächtigen Tempo von nur einer Woche wurde die Mitarbeiter-App von Quiply im Unternehmen installiert und eingeführt. Alle Nutzenden konnten aus dem DATEV System in einem Rutsch importiert werden. Telefonnummer, E-Mail oder Einladungscode wurden so generiert und verteilt. Das ging rasend schnell. Eine Aktivierungsrate von >90% wurde mit der App schon in den ersten 2 Wochen erreicht. Dafür entscheidend waren auch die Azubis von Julabo, die als App-Botschafter:innen eine wichtige Rolle in der Einführung der App spielten. Es gab kein langes Onboarding: Alle sprangen gemeinsam ins kalte Wasser. Und siehe da, es verlief deutlich einfacher als gedacht.

Der Plan war, die Krisenkommunikation transparent an alle Mitarbeitenden weiterzugeben sodass sich alle im Unternehmen gut und sicher aufgehoben fühlten. Niemand war allein, denn gerade in Krisenzeiten möchten sich Mitarbeitende auf eine souverän leitende Führungsebene verlassen können. Klar und souverän durch die Krise zu führen – das ist Julabo gelungen. Mit Ruhe, Kreativität und Engagement. Seitdem die Quiply Mitarbeiter-App eingeführt wurde, gibt zum Beispiel jede Woche eine Videobotschaft vom geschäftsführendem Gesellschafter Markus Juchheim, der sich über die Quiply-App persönlich an die ganze Belegschaft richtet. Das war in den ersten Wochen der Krise wie Balsam für die Seele vieler Mitarbeitender und die stetig steigenden „Likes“ deuten an: Die Kommunikation wirkt und kommt an!

Illustration: Die Basis für gute Kommunikation ist, dass die Nachricht alle Empfänger:innen erreicht.

Was die Julabo GmbH dank Mitarbeiter-App erzielte:

• Alle Mitarbeitenden konnten erreicht werden, unabhängig von Ihrem Tätigkeitsfeld
• Schichtarbeitende, Kurzarbeiter:innen oder Aushilfen: Alle waren informiert
• Das umständliche Intranet wurde durch eine flexible, mobile Lösung ersetzt
• Transparente Krisenkommunikation war allzeit gegeben
• Souveräne Führungskultur demonstrierte Ruhe und Weitblick (Leadership)
• Verbundenheit mit dem Unternehmen gestärkt (Gemeinschaftsgefühl)
• Mitarbeitermotivation unterstützt, Krisen abgefangen
• Arbeitgebermarke vorbildlich geprägt (dynamisch und zeitgemäß)
• Sensibles, empathisches, aber auch konsequentes Management der Krise
• Einen Digital Workplace für alle eingeführt und damit auch in Zukunft für Home-Office, New Work und Social Distancing bestens aufgestellt sein

Julabo hat in den ersten Wochen der Krise viel gelernt, u.a. dass in der Krise die interne Kommunikation hochzufahren statt runter eine der besten und wichtigsten Entscheidungen war. Durch die räumliche und örtliche Trennung stieg die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden und ein nie zuvor gekanntes Maß an Selbstorganisation wurde vorausgesetzt. Dies muss die Unternehmensführung anerkennen und sie muss auch die Lücke füllen, die emotional entstehen kann, wenn sich Zweifel und Sorgen einschleichen.

„Wir stehen das gemeinsam durch!“ sind Worte, die vielleicht selbstverständlich klingen, aber die viele Mitarbeitende auch hören wollen. Sie werden plötzlich aus ihrem normalen Arbeitsalltag herausgerissen und auch emotinale Lücken müssen durch die Kommunikation gefüllt werden. Die Unternehmenskommunikation musste sich jetzt beweisen und alle Mitarbeitenden erreichen.

Foto: Die Videobotschaften des geschäftsführende Gesellschafter Markus Juchheim wurden jede Woche via Mitarbeiter-App verteilt. Man war derart stolz drauf, wir gut dieses Instrument funktionierte, dass man das auch über den eigenen Instagram-Kanal verkündete

Anhand der internen Statistiken aus dem Dashboard von Quipy, aber auch anhand der steigenden Anzahl von Klicks, Likes und Beiträgen ist offensichtlich, dass die App gut von den Mitarbeitenden angenommen wurde und ein wesentlicher Bestandteil des hervorragenden Krisenmanagements war. Auch in einer zweiten Welle kann man sich bei Julabo auf diesen Kanal verlassen, wenn man alle Mitarbeitenden erreichen muss.

Patrick Lauer, Interne Kommunikation, JULABO GmbH

Die Geschäftsleitung von Julabo ist sich sicher: Themen wie New Work, mobiles Arbeiten und Social Distancing werden auch in Zukunft Bestand haben. Umso wichtiger ist es, im akuten Schichtbetrieb oder im Homeoffice eine übersichtliche Kommunikationsstruktur zu bewahren und mit den Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. So können Zusammenhalt, Solidarität und Führungsstärke vermittelt werden.

Lesetipp: Seine Learnings zur Unternehmenskommunikation und zur perspektivischen Veränderung in der Arbeitswelt hat der kfm. Geschäftsführer Ralf Wurth von der Julabo GmbH in einem Interview mit Mario Leutner von der #MehrAkademie.de berichtet. Ein gutes Beispiel für interne Kommunikation in der Praxis, reinschauen lohnt sich!

Lest hierzu auch im Blog: 7 goldene Regeln für gute Krisenkommunikation

2. Mitarbeiterbindung - Wie Rewe Weiß die Mitarbeiter-App von Quiply nutzt, um junge Mitarbeitende zu halten

Auch REWE Weiß, ein selbständiger Händler und Mitglied der REWE Genossenschaft, nutzt die Quiply-App auf vielfache Weise. Zum Beispiel, indem:

• Die Geschäftsleitung jederzeit einen direkten Draht zu allen Mitarbeitenden hat
• Prozesse vereinfacht werden, (Krankmeldungen und Urlaubsanträge können direkt über das Smartphone hochgeladen und im Dashboard ausgewertet werden) 
• Ein Willkommenshandbuch und Einleitungsvideos für neue Mitarbeitende jederzeit abrufbar sind
• Jede Abteilung einen eigenen Channel hat, in den die aktuellen Informationen eingepflegt werden
• Mitarbeitende sich von überall aus aktuelle Infos wie Schichtpläne besorgen können
• Private Tauschbörsen und Austausch möglich sind. Auch über Themen, die nicht ganz so betriebsrelevant sind
• Eins-zu-Eins-Chats möglich sind, um Laufwege zu verkürzen
• Neue Mitarbeitende über das Nutzerverzeichnis gleich die Möglichkeit haben, Kolleg:innen zu kontaktieren.

Wie viele Unternehmen im Lebensmitteleinzelhandel (LEH) kämpft REWE Weiß mit einer hohen Fluktuation. Um der vorzubeugen, ist die Einführung einer Mitarbeiter-App ein wichtiger Baustein einer erfolgreichen Mitarbeiterbindungsstrategie geworden. Gerade für junge Menschen ist der Umgang mit digitalen Medien völlig natürlich und wichtig. Was auf dem Smartphone passiert, ist den jungen Mitarbeitenden direkt präsent. Was dort nicht passiert, ist es aber eben oft auch nicht und wird nicht wirklich wahrgenommen. Somit ist die App ein stückweit ein Weg, als Unternehmen auch im Kopf der jüngeren Arbeitnehmer:innen präsent zu bleiben und sich mit ihnen zu identifizieren. Für die Anwendung in der internen Kommunikation ist Rewe-Weiß deswegen ein sehr gutes Beispiel.

Foto:  Auch in attraktiven Immobilienstandorten ist die Fluktuation im LEH ein Thema

Vor der Installation der Quiply-App waren die meisten Mitarbeitenden für die Geschäftsführung von REWE Weiß nur schwer erreichbar. Einmal pro Wochen wurden die wichtigsten Informationen am schwarzen Brett, per E-Mail oder WhatsApp verteilt, wobei viele Informationen untergingen. Identifikation war so nicht möglich, denn die Geschäftsleitung hatte keinen Raum, die Geschichte des Unternehmens zu erzählen oder seine Perspektiven zu erörtern, um das Identifikationspotenzial der Mitarbeitenden zu fördern. 

Durch die Fokussierung der möglichen Kommunikationsinstrumente auf die zentrale Quiply-App ist es REWE Weiß nun möglich, relevante News einfacher und schneller an alle Mitarbeitenden weiterzugeben. Nun kann jede Person in der für sie am besten geeigneten Form erreicht werden. Von der Textnachricht bis zur Sprachnachricht, über eine Videobotschaft, ist alles möglich. 

„Durch die Echtzeit-Kommunikation spare ich mir und meinen Mitarbeitern viel Zeit“, sagt der Chef von REWE Weiß, Christian Weiß: „Es gehen weniger Neuigkeiten verloren und ich kann gezielter informieren. Es ist gut für das Betriebsklima, da ich die Mitarbeiter jetzt viel besser als vorher erreichen kann.“

Oft verpassen sich die Mitarbeitenden durch Schichtbetrieb und die Arbeit in verschiedenen Abteilungen und pflegen keinen vertrauten Austausch miteinander. Eine Mitarbeiter-App kann helfen, Informationen schneller weitreichend zu vermitteln, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu halten und ein positives Arbeitsklima zu gewährleisten. In einer App sind alle ein stückweit miteinander verbunden und können so gemeinsam mehr erreichen. Ein Konzept, dass für die interne Kommunikation im LEH zukunfsweisende ist.

„Ich würde Quiply auf jeden Fall weiterempfehlen. Das Preis- Leistungs-Verhältnis stimmt, es wird an neuen Features und Erweiterungen gearbeitet und sogar meine eigenen Ideen werden aufgenommen. Außerdem fühle ich mich vom Kundenservice rundum gut betreut.“

3. Personalbindung und Rekrutierung - Warum Feinkost Kugler Quiply für das Personalmarketing nutzt

Kugler Feinkost ist ein bayerisches, mittelständisches Familienunternehmen und seit 2014 in Parsdorf ansässig. Kein Oktoberfest in München  findet ohne die Produkte von Kugler statt. Im Frischeparadies für Gourmets oder an vielen Orten in der Gastronomie ist der Name den Profis des Gewerbes ein Begriff. Kugler HR nutzt die Quiply-App für die interne Kommunikation, um über 350 Beschäftigte immer auf den aktuellen Stand zu halten. Zum Beispiel über:

• Ein- und Austritte von Mitarbeitenden und über Jubiläen und Geburtstage, die es zu feiern gilt 
• Eine umfassende Stellenbörse für alle Bereiche
• Aufzeigungen aller Benefits im Unternehmen
• Die Funktion eines digitalen schwarzen Bretts mit dem klassischen „Ich suche, ich biete“.
• Einen in die App integrierten Veranstaltungskalender 
• Einen Azubi-Blog und sonstige Angebote wie Betriebssport & C.o darstellen und bewerben
• Die Integration der eigenen Facebookseite, sichtbar auf für Nicht-Mitglieder der Platform
• Die Jobseite und Homepage des Unternehmens direkt auf der App im Zugriff
• Anerkennung transportieren: Auszeichnungen, Abschlüsse und besondere Leistungen werden dokumentiert als gesunder Ansporn für Bestleistungen

Zudem soll die Nutzung der Quiply-App im Arbeitsalltag von Feinkost Kugler langfristig weiter ausgebaut werden sodass auch eine zentrale Dokumentenablage, Dienstpläne oder die Unterstützung des Qualitätsmanagements in der App abgespeichert werden können. Bei Kugler geht man Schritt für Schritt vor, weiß aber, wie wichtig Kommunikation im Personalmarketing für den Erfolg ist. Entscheidend ist, was transport wird: Wissen die Mitarbeitenden, welche Argumente für Kugler als Arbeitgeber sprechen? Warum können sie stolz darauf sein, in dem Unternehmen zu arbeiten? Darauf sollten alle Mitarbeitenden schnell Antworten finden können, denn wer sich diese Fragen nicht beantworten kann, ist oft unzufrieden mit dem eigenen Job und neigt dazu, sich nach etwas Neuem umzusehen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit des Wechsels zu einem besseren Angebot oder in Krisenzeiten. Und in der Region rund um München sind gut ausgebildete Fachkräfte einfach knapp. Der Einsatz der App ist da ein gutes Beispiel für die Möglichkeiten, die die interne Kommunikation bietet, wenn sie in ein umfassendes Konzept eingebunden ist.

Foto oben: Kugler nimmt regelmäßig neue Azubis an Bord. Diese schätzen die Mitarbeiter-App, denn von Tag 1 sind sie mit dem ganzen Unternehmen verbunden. Die Hilfen beim Onboarding und die Chatfunktion finden sie ganz besonders "nice"!

Dabei hat die Personalleitung von Kugler gute Argumente eh schon auf Abruf parat: Für die Arbeit bei Feinkost Kugler sprechen zum Beispiel die betriebliche Atmosphäre, ein tolles Miteinander und eine stimmige Work-Life-Balance. Das lässt sich einfach mit Fotos dokumentieren und belegen, doch schwer verbal an alle Mitarbeitenden kommunizieren. Vermitteln Sie die inneren Werte ihres Unternehmens doch viel effektiver und mit weniger Aufwand mit der Mitarbeiter-App von Quiply! Ab und zu mal ein Foto von den Kolleg:innen zu posten, sagt mehr als tausend Worte.

Wie für viele mittelständische Unternehmen, ist es auch für Feinkost Kugler eine Herausforderung, der direkten Konkurrenz der Großindustrie und dem Münchner Arbeitsmarkt gegenüberzustehen. Investitionen in das Personalmarketing müssen meist gar nicht groß sein, damit alle davon profitieren. Im Endeffekt leisten motivierte Mitarbeitende die beste Arbeit und dazu kann die Mitarbeiter-App von Quiply, verbunden mit einem wirkungsvollen Kommunikationskonzept, beitragen. 

Abbildung: So kann eine Mitarbeiter-App aussehen! Beispiel: Die Essential-Version von Quiply

Auch die Herausforderung der branchentypischen Fluktuationsrate löst Feinkost Kugler über die Quiply Mitarbeiter-App. 

Dadurch, dass die Jobseite auf der Mitarbeiter-App Quiply schon integriert ist, können Mitarbeitende auch im Privaten schnell und unverbindlich darauf zurückgreifen und Ihnen bekannte Arbeitssuchende persönlich auf die Jobangebote des Feinkostherstellers aufmerksam machen. Die Broschüre über den Arbeitsalltag bei Kugler, ist gleich mit parat. Da nur überzeugte Arbeitnehmende für Ihre Arbeitgeber:innen privat Werbung machen, verstärkt auch die multimediale Werbung allein Ihre Bindung zum Unternehmen. Motivierte Mitarbeitende werben in der Regel eher ebenso motivierte neue Mitarbeitende an, als Verlegenheitsbewerber:innen.

Die Separation und Klassenbildung wurde durch die Mitarbeiter-App überwunden. Denn die läuft mit dem gleichem Inhalt auf jedem Smartphone — und das hat heutzutage praktisch jede:r bei sich, egal ob bei der Arbeit in der Produktion, am Schreibtisch, im Verkauf oder im Versand. 

Foto: Besondere Initiativen, Teamgeist und Motivationskampagnen sollen die Mitarbeitenden als Erste erreichen.

4. Praktische Hilfe in der Gesundheits- und Pflegebranche: Wie Kuhrcke die Mitarbeiter-App im Pflegealltag nutzt

Das privat geführte Pflegeunternehmen Kuhrcke hat zwei Einrichtungen im Kreis Steinburg in Schleswig-Holstein mit Mitarbeitenden in Pflege, Hauswirtschaft und Verwaltung. Auch Kuhrcke hat eine Mitarbeiter-App für die interne Kommunikation eingeführt und kann an vielen Beispielen aufzeigen, welcher praktische Nutzen sich daraus ergibt.

Die Gesundheits- und Pflegebranche kämpft mit Mitarbeitermangel, teils hoher Fluktuation und empfindet es als herausfordernd, Ihr Vergütungsmodell zu argumentieren. Man weiß in der Pflegebranche aber auch, dass Sinnstiftung einen entscheidenden Faktor für die Berufswahl darstellt. Dieser Berufsbereich wird nicht vorrangig des Geldes gewählt, sondern aus persönlicher Überzeugung. Die Arbeitnehmer:innen legen besonderen Wert auf die Ethik und moralische Qualität ihres Tuns. Anderen Menschen zu helfen ist ein hohes Gut und bedarf Anerkennung durch Außenstehende, aber vor allem auch durch das eigene Unternehmen. Nichtsdestotrotz fordert diese Tätigkeit diejenigen, die sich eigentlich davon erfüllt fühlen. Arbeitnehmer:innen stehen unter hoher emotionaler und körpetrlicher Belastung und entsprechend häufig stellen sich bei mangelnder Anerkennung Frustration und Überforderung ein. Eine verbesserte interne Kommunikation ändert an den äußeren Bedingungen und den politischen Entscheidungen gegenüber der Pflegebranche zwar nichts, doch Betriebe können (wie das Beispiel von Kuhrke zeigt) trotzdem ihren eigenen, erfolgreichen Weg gehen.

Der Einfluss des richtigen Kommunikationsinstruments auf die Zufriedenheit und nachhaltige Entlastung der Mitarbeitenden ist dabei nicht zu unterschätzen. Das hat auch der Pflegebetrieb Kuhrcke für sich erkannt und die Mitarbeiter-App Quiply in den Pflegebetrieb aufgenommen.

Einige positive Effekte der Mitarbeiter-App für den Pflegebetrieb sind hierbei:

• Einfache, praktische Lösungen nutzen: Von Telefonlisten bis Dienstpläne ist alles jederzeit online abrufbar. Das bedeutet, dass neue Mitarbeitende sofort Zugriff auf den aktuellsten Informationsstand haben und sich die Einarbeitungszeit verkürzt. Mitarbeitende können schnell einen Draht zueinander finden, auch wenn die andere Person gar kein Diensttelefon hat.

• Die Leitung ist durch die Funktion der Lesebestätigungen bestens darüber informiert, welche Informationen wo bereits angekommen sind. Dienstanweisungen können in Kampagnen gesondert quittiert werden. Besonders wichtig ist diese Funktion für die ambulanten Pflege, in der Menschen regional verstreut arbeiten.

• Orientierung, Sinnstiftung und Anerkennung können direkt durch die Geschäftsleitung kommuniziert werden. So werden Lob und Anerkennung weitergegeben und bleiben nicht mehr bei denen da oben hängen. Mitarbeitende, die mit zu viel Arbeit überlastet sind, können durch bessere Kommunikation entlastet werden. Mit der App kann ein gesunder Mittelweg versucht werden.

• Transparenz kann erzeugt werden. Nicht immer sind gesetzliche Regelungen angenehm, aber dass etwas nicht wegen der Willkür der Arbeitgebenden nötig ist (bspw. Pflege-Dokumentation), kann man klar kommunizieren und nachvollziehbarer machen.

• Gerade in Unternehmen, wo nicht alle dasselbe Büro teilen, ist es wichtig, zumindest virtuell einen gemeinsamen Raum zu schaffen, in dem betriebsinterne Erfolge, Absprachen und Ziele präsentiert werden können. Das erhöht die Identifikation mit dem Unternehmen, fördert das Vertrauen und regt dazu an, persönliches Engagement einzubringen.

• Auch für Geschäftsführende, die sich oft im Außeneinsatz befinden, kann es hilfreich sein, sich durch kleine Videobotschaften über die Mitarbeiter-App persönlich an die Belegschaft zu wenden. Erfolge, Projekte und der Status Quo des Unternehmens lassen sich so transparent und nahbar präsentiert. Denn erst mit einem grundsätzlichen Verständnis für die Arbeit von denen da oben kann auch die Wertschätzung dafür steigen.

• In der Pflege, in der tagtäglich heikle Informationen über Diagnosen, Medikamentendosierungen und Rechteverwaltung von Patient:innen ausgetauscht werden, ist ein sehr solider Datenschutz das A und O. Die Kommunikation über WhatsApp oder andere gängige Chattools wird von den Krankenkassen ausdrücklich untersagt. Um sich trotzdem zeitnah auszutauschen, gibt es auf der Quiply App genau wie bei WhatsApp die 1:1 Chatfunktion. Mit dem Unterschied: Quiply hostet die Datenbank auf einer geschützten IT-Plattform, die höchste Standards gegenüber Hackingangriffen erfüllt und Patientendaten verschlüsselt verwahrt. Auch innerhalb der App lassen sich organisatorische Regelungen festlegen, damit es gar nicht erst zu Datenmissbrauch kommt. Jede:r bekommt die Daten, die für sie oder ihn relevant sind, alles andere bleibt sicher verwahrt. 

• Gerade bei Hausbesuchen und mangelndem Pflegepersonal ist es immens wichtig, aktualisierte Dokumente immer abrufbereit zu haben, denn das spart Zeit. Notrufnummer, Kontaktdaten, Pin-Nummern, Tourenpläne und Dienstpläne sind jederzeit sofort in der App verfügbar. Durch diese Hilfestellung werden Laufwege verkürzt, die Organisationszeit minimiert sich und den Pflegekräften wird unter die Arme gegriffen. Die Qualität der Arbeitsergebnisse ist stark, Nacharbeit wird vermieden.

• Durch eine Mitarbeiter-App wird die Kommunikation stark vereinfacht. Pflegekräfte können in der App verschiedene Gruppen erstellen und so alle Informationen miteinander teilen. Wenn der Frühdienst eine Korrektur macht, ist diese für den Spätdienst zeitgleich einsehbar. Einzelnen Pflegekräften muss nicht mehr hinterher telefoniert werden, um ihnen noch spontan außergewöhnliche Umstände mitzuteilen. Diese landen mit Push-Benachrichtigung auf ihren Smartphones.

• Neuen Mitarbeitenden, die vielleicht noch etwas unsicher im Umgang mit den Patient:innen sind, kann die App Bestätigung geben, denn sie können sich jederzeit an erfahrene Kolleg:innen wenden, die ihnen weiterhelfen.

Tipp: Wie Sie ganz allgemein die interne Kommunikation verbessern können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schauen Sie sich die Nutzung der Mitarbeiter-App bei Kuhrcke als Beispiel für gute interne Kommunikation in der Pflege in diesem kurzen Video an:

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann Illustrationen: Beatriz Simoes

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