Mitarbeitenden-Bindung: Warum Rewe-Weiss die Quiply Mitarbeiter-App eingeführt hat und damit junge Mitarbeitende hält

Können Sie uns eine kurze Einleitung zu Ihrem Unternehmen geben im Hinblick auf Unternehmensgröße und Tätigkeitsbereich?

Wir sind als Rewe Markt tätig im Lebensmittelhandel und aktuell hat unser Markt 55 Mitarbeitende. Ich bin als Geschäftsführer tätig.

Was sind die aktuell größten Herausforderungen, vor denen der Lebensmittelhandel steht?

Zu den größten Herausforderungen gehört es, die Mitarbeiter zu halten, vor allen Dingen die jungen Leute. Da geht es heute viel um digitale Medien. Es müssen immer mehr Informationen gezielt weitergegeben werden, insbesondere an verschiedene Abteilungen. Das funktioniert am schnellsten über digitale Medien, bei denen der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wann er sie abruft und sich für die Informationsbeschaffung nicht physisch irgendwo hinbegeben muss. Corona hat diese ganze Thematik verschärft.

Wie lief die interne Kommunikation im Markt früher ab, bevor Sie eine App für Mitarbeiter eingeführt haben?

Die meisten meiner Mitarbeiter konnten nur sehr schlecht erreicht werden: einmal pro Woche habe ich die wichtigsten Informationen zusammengeschrieben und am schwarzen Brett ausgehängt. Teilweise habe ich die Informationen auch über E-Mail oder WhatsApp geteilt. Dabei sind viele Informationen untergegangen. Jetzt gebe ich relevante News direkt in die Quiply Mitarbeiter-App ein. Es ist deutlich schneller und einfacher geworden alle Mitarbeiter zu erreichen.

Wie haben Sie nach einer Lösung für die genannten Probleme gesucht? Wie kamen Sie darauf, dass eine Mitarbeiter-App für Sie das Richtige sein könnte?

Zunächst habe ich eine Liste mit Anforderungen angefertigt, die ich unbedingt in einer App haben wollte. Mit dieser Liste wollte ich mir eigentlich eine eigene App programmieren lassen. Über Google bin ich dann auf Quiply aufmerksam geworden und habe festgestellt, dass meine gewünschten Funktionen bereits dort abgebildet sind.

Welche Anforderungen waren das konkret, die Sie an eine Mitarbeiter-App hatten?

Mein Anspruch war, dass mein Team gut informiert ist und dass ich relevante Inhalte schnell mit meinen Mitarbeitern teilen kann. Außerdem wollte ich schnelle und einfache Umfragen durchführen können, sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen über die App abbilden können. Es stand noch eine Kalenderfunktion auf der Liste, sowie die DSGVO-Konformität, die mir auch sehr wichtig war. Jeder Mitarbeiter sollte sofort alle Unterlagen zur Verfügung haben und ich wollte die verpflichtenden Schulungen über die App geregelt haben.

Diese Anwendungsfälle konnte ich mit Quiply abdecken.

Wie verlief die Kontaktaufnahme mit Quiply?

Die Kontaktaufnahme verlief sehr gut: ich habe Quiply über die Homepage angeschrieben und sehr schnell eine Antwort bekommen. Das Onboarding verlief sehr gut und war prima gelöst. Eigentlich funktioniert die App aber auch sehr einfach und intuitiv – die Einrichtung ist sehr verständlich und einfach gehalten.

Wie lief die Einführung Ihrer eigenen Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen ab?

Das initiale Ausrollen verlief außerordentlich gut. Innerhalb von einer Woche waren 90% meiner Mitarbeiter in der App live geschaltet. Alle waren gleich begeistert von der Idee und ich habe ein Video gemacht, welches ich in den bisherigen Kanälen geteilt habe – also bei WhatsApp und per Mail. Ich habe dazu geschrieben, dass ich Testpersonen suche, die mich bei der Einführung unterstützen möchten. Daraufhin haben sich alle Mitarbeiter bei mir gemeldet, die rein wollten: und das waren gleich sehr viele. Ich hatte mir die Einführung einer Mitarbeiter-App schwierig vorgestellt – am Ende lief es reibungslos.

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Wie nutzen Sie die Quiply Mitarbeiter-App konkret in Ihrem Arbeitsalltag?

Wir haben einen Wunschkalender-Channel, in den alle Mitarbeiter ihre Wünsche für freie Tage eintragen können. Jede Abteilung hat einen eigenen Channel, in den die aktuellen Informationen reinlaufen, wie zum Beispiel in der Obstabteilung. Wir nutzen natürlich die eins-zu-eins-Chats und Krankmeldungen können heute bereits über die App abgegeben werden. Ein Formular für Urlaubsanträge haben wir auch bereits ausprobiert, was sehr gut funktioniert.

Für neue Mitarbeiter gibt es einen eigenen Channel in dem ein Willkommenshandbuch zu finden ist und es Einleitungsvideos zu sehen gibt, die den Start erleichtern sollen. Dazu habe ich noch ein Organigramm geteilt und über das Nutzerverzeichnis kann sich ein neuer Mitarbeiter gleich die Kolleginnen und Kollegen angucken.

Wie wirkt sich die Mitarbeiter-App auf Sie als Chef aus?

In meiner Rolle ist so eine App sehr praktisch. Es gehen weniger Informationen verloren und ich kann gezielter informieren. Durch die Echtzeit-Kommunikation spare ich mir und meinen Mitarbeitern viel Zeit. Es ist gut für das Betriebsklima, dass ich die Mitarbeiter jetzt viel besser als vorher erreichen kann.

Wie schätzen Sie die Relevanz einer eigenen Mitarbeiter-App ein für die Innovation und die zeitgemäße Ausrichtung im Lebensmittelhandel?

Die Relevanz ist aus meiner Sicht sehr hoch, da viele unterschiedliche Personen involviert sind, die einzeln und gezielt informiert werden müssen. Wenn man immer gleich informiert, werden Sachen schnell überlesen und können untergehen. Mit unserer App können wir genau den Personenkreis informieren, den die Information auch betrifft. Da ich glaube, dass das Lesen in der Zukunft weniger werden wird, werde ich mehr kurze Videos und Videobotschaften anfertigen, die sich auch problemlos in der App darstellen lassen.

Würden Sie als Geschäftsführer der Rewe Weiss oGH Quiply auch anderen Unternehmen empfehlen? Und wenn ja, warum?

Ich würde Quiply auf jeden Fall weiterempfehlen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, es wird an neuen Features und Erweiterungen gearbeitet und eigene Ideen werden aufgenommen. Außerdem fühle ich mich vom guten Kundenservice rundum betreut.