Die interne Kommunikation ist wesentlicher Bestandteil des Erfolges eines Unternehmens. Zufriedene Mitarbeiter*innen, die ihrem Unternehmen vertrauen und sich gehört fühlen, tragen die Werte und Botschaften ihres Arbeitgebers auch nach außen. Daher sind Kommunikations-Kennzahlen und Analysen branchenübergreifend die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Aber was genau ist das und warum sind diese Kennzahlen so wichtig?
Interne Kommunikation bedeutet die Umsetzung verschiedener Konzepte und Strategien zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und Bindung an das Unternehmen. Verantwortlich dafür ist ein/e Kommunikationsmanager*in, der/die von einem Kommunikationsteam unterstütz werden kann. Kommunikationsmanager*innen sollten Medien- und Kommunikationskompetenz, betriebswirtschaftliches Wissen, psychologische Kenntnisse und ein gutes Zeit- und Organisationsmanagement mitbringen. Eine bessere Kommunikation und Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen bringen so einige Vorteile mit sich:
- geringen Personalwechsel und gesteigerte Motivation und Produktivität im Unternehmen
- dadurch entstehen höhere Umsätze
- weniger Sicherheitsvorfälle durch bessere Aufklärung der Mitarbeiter*innen
- verbesserte Beziehungen zu den Kund*innen
Eine gute interne Kommunikation ist somit der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Weitere Informationen über interne Kommunikation findest du in unserem Artikel.
Wie wird die interne Kommunikation gemessen?
Während ein Verlagshaus einfach einsehen kann, welche Online-Artikel wann und wie häufig geklickt und gekauft wurden, sieht es bei den gedruckten Exemplaren ganz anders aus. Dort kann nicht direkt nachvollzogen werden, welche Artikel wie häufig gelesen wurden. Um dies herauszufinden, bedarf es Leser*innen-Umfragen, was mit viel Arbeit, Zeit und Kosten verbunden sein kann. Ähnlich schaut es auch in vielen Betrieben aus, wo die Kommunikation noch immer mit Hilfe eines Schaukastens oder schwarzen Brettes erfolgt. Und wie kann man dabei messen, wer zu diesen Kommunikationskanälen Zugang hat, wann und wie häufig die Inhalte gelesen werden? Richtig, das wird schwierig. Einfacher ist dagegen die digitale Messung der Reichweite und Interaktionen.
Die 5 Schritte der internen Kommunikation
1. Status Quo
Zum Herausarbeiten der erfolgreichsten Kommunikationsstrategie, muss das Kommunikationsteam zuerst wissen, wo es steht. Dazu können die bestehenden Maßnahmen und Kommunikationskanäle analysiert werden. Was läuft schon gut, was läuft schlecht? Die kritische Reflexion der Arbeit ist wichtig, um die Kommunikation in der Zukunft zu verbessern und sollte daher regelmäßig erfolgen. Wenn der Status Quo herausgearbeitet worden ist, folgt die Erstellung einer passenden Kommunikationsstrategie.
2. Strategie erstellen
Die passende Kommunikationsstrategie zu finden, ist einer der wichtigsten Schritte für eine gute interne Kommunikation. Dazu muss zunächst geklärt werden, wer die Strategie umsetzen soll. Zum Beispiel das Kommunikationsteam. Anschließend werden klare Kommunikations-Ziele definiert. Beispiel: „In den folgenden drei Monaten möchten wir durch unser neues Kommunikationskonzept unsere Reichweite bei den Mitarbeiter*innen um 15% steigern.“ Angepasst an dieses klar definierten Ziel, kann nun die Strategien definiert werden. Beispiel: „Dazu werden wir eine Mitarbeiter-App in unserem Unternehmen einführen, um alle Mitarbeiter*innen in die Kommunikation zu integrieren.“
3. Feedback sammeln
Die ausgeklügelte Kommunikationsstrategie wird nun seit einiger Zeit verfolgt. Nun ist es wichtig, herauszufinden, welche Maßnahmen sich bewährt haben und wo noch Nachbesserungsbedarf besteht. Eine Befragung der Mitarbeiter*innen bringt das hilfreiche Feedback und ist deshalb besonders wichtig. Möglich ist dies sowohl über die Mitarbeiter-App, als auch in direkten Gesprächen zwischen den Mitarbeiter*innen und dem Kommunikationsteam. Mitarbeiter*innen-Gespräche und Fragebögen zählen zu den klassischen Mitteln zur Messung der internen Kommunikation und haben sich über lange Zeit bewährt. Kurze, prägnante Fragebögen versprechen eine hohe Teilnahme. Fragebeispiele können dabei lauten: „Wie zufrieden bist du mit der internen Kommunikation?“ oder „Wie fühlst du dich in unserem Unternehmen?“. Mithilfe des gewonnenen Feedbacks kann die Kommunikationsstrategie kontinuierlich verbessert werden.
4. Reichweite messen
Die Messung der Reichweite ist ein wichtiges Tool der internen Kommunikation. Dabei kann festgestellt werden, wer wann und wie häufig auf digitale Inhalte zugreift. Die Reichweite sagt aus, wie effektiv die Zielgruppe erreicht wurde. Wenn die Zahlen für bestimmte Kommunikationskanäle niedrig sind, können Strategien zur Effektivitätssteigerung entwickelt werden. Wer die Reichweite der Kommunikation versteht, kann folglich direkt handeln.
Das Intranet kann von Personen außerhalb des Büros schwer genutzt werden, während eine Mitarbeiter-App oder Social-Media-Plattform auf dem eigenen Smartphone leichter zugänglich ist. Das kann sich positiv auf die Reichweite auswirken. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen sollten im Hinblick auf Updates berücksichtigt werden. Je nachdem, wann gepostet wird, kann die Reichweite höher oder niedriger sein.
5. Interaktion messen
Über die Interaktion der Mitarbeiter*innen lässt sich schnell feststellen, welche Beiträge besonders gut angekommen sind. Hierbei zählt beispielsweise, was am meisten geliked, kommentiert oder geteilt wurde.
Mit diesen Daten kann die Leistung der Kommunikations-Abteilung untermauert werden. Moderne Kommunikationslösungen sparen Arbeit, Zeit und Geld, da sie die Analyse der Daten automatisch übernehmen. Innerhalb des Kommunikationsteams kann daher viel mehr Zeit für die Planung einer effektiven Kommunikationsstrategie, für die Einplanung von aktuellen Trends und die Einbindung der Mitarbeiter*innen verwendet werden.
Die jeweilige Nutzerrate zeigt die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die die Kommunikationskanäle des Unternehmens verwenden. Jeder Kanal kann hierzu individuell geprüft werden. Dabei wird gemessen, wieviele Mitarbeiter*innen zur Nutzung der Kanäle eingeladen wurden, sich angemeldet haben und wie oft diese den Kanal nutzen. Nutzungsunterschiede innerhalb der Mitarbeiter*innen lassen sich dabei auch herausstellen. Nutzt beispielsweise eine bestimmte Altersgruppe einen Kanal lieber, als eine andere?
Über die Lesebestätigung lässt sich die Öffnungsrate von Nachrichten nachvollziehen. Lesebestätigungen lassen sich in E-Mails, dem Intranet, aber auch in Mitarbeiter-Apps integrieren. Diese Funktion ist vor allem für Berufe relevant, bei denen die Einhaltung von bestimmten Vorschriften besonders wichtig ist. Die Mitarbeiter*innen können so bestätigen, dass sie die neue Gefahrenbelehrung gelesen haben oder wissen, dass sie ihr Gesundheitszeugnis bald erneuern sollen. Für das Unternehmen hat dies den Vorteil, dass schnell ersichtlich ist, welche Mitarbeiter*innen die Information erhalten haben und wo noch einmal nachgehakt werden muss.
Interne Kommunikation mit Quiply
Mitarbeiter-Apps bieten den Vorteil, allen Nutzer*innen von Smartphones zugänglich zu sein. Die Apps können einfach über den App-Store auf das private Smartphone geladen- und mobil genutzt werden. So können auch jene erreicht werden, die keinen festen Schreibtischplatz haben und sonst oft von der direkten Kommunikation ausgeschlossen sind. Durch die Integration aller innerhalb einer App können sie sich zugehörig fühlen und sich auch an der Kommunikation beteiligen.
Sicher ist das Ganze auch, denn Datenschutz wird hierbei großgeschrieben. Alle Nutzerdaten werden anonymisiert, sodass sie nicht auf einzelne Nutzer*innen zurückzuführen sind. Es ist also nicht zuzuordnen, wer die App wie individuell nutzt.
Die interne Kommunikation mit Quiply bietet somit den Vorteil einer Rundumlösung. Innerhalb der App sind bereits alle Instrumente wie das Social Intranet, Chat, Blog, Wiki und Newsletter verbaut und somit müsst ihr nicht mehr selbst verschiedene Tools auf unterschiedlichen Kanälen unter einen Hut bringen. Eine weitere Funktion von Quiply sind die intelligenten Formulare, worüber die Mitarbeiter*innen Urlaubsanträge und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen unkompliziert über das Smartphone einreichen können. Zusätzlich können über die App auch die klassischen Mitarbeiter*innen-Umfragen und Kampagnen zur Unterweisung geschaltet werden.
Für die Kommunikationsabteilung bietet Quiply den Vorteil, dass das Nutzerverhalten direkt einsehbar ist. Zu den Nutzerdaten zählen die Aktivierungsrate der App (Wieviele haben einen Einladungslink erhalten und die App tatsächlich installiert?), die Anzeige, wieviele Nutzer*innen in der App aktiv sind, Statistiken über gesendete und geöffnete Nachrichten und Beiträge sowie über Likes und Kommentare zu Beiträgen.
Über die Statistiken ist einfach verständlich, welche Inhalte bei den Nutzer*innen gut angekommen sind und wo noch Verbesserungspotential besteht. Außerdem kann eingestellt werden, dass wichtige Inhalte von den Nutzer*innen nach dem Lesen bestätigt werden sollen, was besonders für wichtige Unterweisungen hilfreich ist. So kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter*innen Bescheid wissen und über Neuerungen im Unternehmen direkt informiert werden.
Als direkter Kommunikationskanal für alle, stärkt die Mitarbeiter-App Quiply das Wir-Gefühl in jedem Unternehmen, trägt zur Motivation der Mitarbeiter*innen bei und wirkt durch die soziale Komponente auch dem Corona-Blues entgegen.