Mobile Mitarbeiterkommunikation für Ihr Unternehmen

Kommunikation stammt von dem lateinischen Wort „communicato“, was „Mitteilung“ bedeutet. Demnach beschreibt Kommunikation den Austausch oder die Übertragung von Informationen. Als „mobile Mitarbeiterkommunikation“ lässt sich die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitenden, welche auf der Nutzung mobiler Technologien beruht, definieren. Das bezieht sich besonders auf Mitarbeiter-Apps auf den privaten und betrieblichen Smartphones. Die Arbeitswelt setzt sich mit der Frage auseinander: Wie können wir neben der ständig beschleunigenden Digitalisierung Entscheidungen schneller treffen und umsetzen? Was digitale Kommunikation auch für Ihr Unternehmen interessant macht und wie Sie sie umsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Mobile Mitarbeiterkommunikation - Warum sie so wichtig ist

Gerade auch mit Blick auf die Zukunft und im Vergleich der Medien zeigt sich: Der Trend zu „mobile first“ ist nicht mehr aufzuhalten. Medien werden für die bevorzugte Nutzung auf dem Smartphone und anderen mobilen Geräten optimiert. "Mobil" wird zum wichtigsten Kanal für aktuelle News und die Kommunikation und bei vielen Unternehmen besteht hier einiges an Nachholbedarf.

Durch die Digitalisierung haben sich nicht nur unsere Lesegewohnheiten, sondern auch die Anforderungen an Inhalte verändert. Die Textlängen werden kürzer, die visuelle Umsetzung wird bedeutsamer und ebenso der Einsatz von Bewegtbild, insbesondere kleinerer Videos. Die tägliche Informationsflut steigt mit der Digitalisierung immer weiter an, unsere Aufmerksamkeitsspanne dagegen sinkt. Für neue Inhalte bedeutet das:

• Unser Gehirn kann visuelle Informationen erwiesenermaßen schneller und besser verarbeiten, als Textbeiträge 

• Sie müssen in kürzester Zeit erfassbar sein

• Informationshappen sowie Grafiken mit Zahlen und Fakten eignen sich besser, als lange Texte

Wie kann die mobile Mitarbeiterkommunikation umgesetzt werden?

Mobile Endgeräte sind überall verfügbar und wir haben sie nahezu ständig dabei. Viele Unternehmen haben die Smartphones bereits als bevorzugtes Kommunikationsmittel erkannt und setzen sie mehr und mehr ein, um ihre Zielgruppe zu erreichen, wo auch immer diese gerade ist. Gerade für Mitarbeitende, die nicht an einem festen Arbeitsplatz sitzen, sind mobile Formate ein wichtiges Kommunikationsmittel. Mitarbeiter-Apps werden zu zentralen Kommunikations-Hubs mit zunehmender Anzahl an arbeitsunterstützenden Funktionen.

Mitarbeiter-Apps bieten einen übersichtlichen Kanal zum interaktiven Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeitenden und den Führungskräften. Hemmschwellen zur Ansprache werden dadurch gesenkt, niemand wird ausgeschlossen und die Wissensverbreitung wird enorm vereinfacht. Zudem lassen sich Umfragen innerhalb der App durchführen, Feedback kann schnell eingeholt werden und auch Entscheidungen lassen sich zügiger treffen.

Am einfachsten ist für die Mitarbeitenden, die Mitarbeiter-App, wie alle anderen Apps auch, im ihnen bekannten App Store für Android oder iOS-Geräte herunterladen zu können. So kann auch dafür gesorgt werden, dass die App automatisch und regelmäßig aktualisiert wird.

Die Mitarbeiter-App Quiply

Quiply ist eine Mitarbeiter-App, die insbesondere auf die Bedürfnisse des Mittelstands ausgerichtet ist. Die App ist auf allen Geräten zu jeder Zeit verfügbar. Quiply ist einfach zu bedienen und die DSGVO-Konformität durch pannensichere Verschlüsselung wird großgeschrieben. Auch auf privaten Geräten ist die Nutzung der Quiply Mitarbeiter-App sicher. So muss niemand mehr Angst haben, versehentlich Betriebsgeheimnisse oder Patientendaten zu verraten. Das macht die Nutzung für die Mitarbeitenden zusätzlich demokratischer, praktischer und nützlicher und erleichtert das Handling.

Die App entspricht allen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz, ist Betriebsrats-konform, ohne Leistungsüberwachung und alle Daten werden nur auf Servern in Deutschland gespeichert. Zudem ist das Unternehmen inhabergeführt und nimmt seine Verantwortung für Nachhaltigkeit und Umweltschutz ernst. Dass der Strom der Quiply-Server grün ist, ist deshalb natürlich Ehrensache.

Welche Funktionen hat Quiply? 

Mit Quiply können Sie innerhalb einzelner Kanäle (Channels) Zielgruppen definieren oder alle Mitarbeitenden auf einmal benachrichtigen. Durch Push-Benachrichtigungen lässt sich die Sichtbarkeit dabei weiter erhöhen. Auch Umfragen und Formulare lassen sich in die App einbinden. Außerdem können Mitarbeitende wichtige Unterweisungen rechtssicher bestätigen. Über ein datenschutzkonformes Mitarbeiterpostfach können Gehaltsabrechnungen und weitere Dokumente wie Dienstpläne, Mitarbeiterzeitungen oder offizielle Post des Unternehmens versendet werden.

Quiply möchte aber auch den sozialen Austausch fördern, welcher dem Unternehmen und Betriebsklima hilft. Mittels der Pinnwand-Funktion bietet Quiply eine Plattform für Mitteilungen der Mitarbeitenden untereinander. So können sich Fahrgemeinschaften zusammenschließen, Wohnungen können angeboten werden oder Einladungen zum Betriebssport angepinnt werden. 

In manchen Unternehmen können durch diese Digitalisierung hunderttausende Papiervordrucke endgültig entsorgt werden. Das spart lästige Arbeit beim Sortieren und schont in der Zukunft sowohl den Geldbeutel, als auch die Ressourcen. In 2021 bestätigten 98,6 % aller Kunden, dass sie sich wieder für Quiply entscheiden würden.

Vorteile einer guten mobilen Mitarbeiterkommunikation  

Eine gute Mitarbeiterkommunikation trägt entscheidend zur gesteigerten Produktivität der Mitarbeitenden bei. Je größer und verstreuter das Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, Maßnahmen für die gelungene Kommunikation zu finden. Die Nutzung von Tools wie Mitarbeiter-Apps beschleunigt und erleichtert dabei den Informationszugang. Weiter Vorteile von guter Mitarbeiterkommunikation haben wir für Sie zusammengefasst:

• Höhere Agilität durch verkürzte Reaktionszeiten und bessere Koordination 
• Ressourcenschonung und Reduzierung von Druckkosten
• Weniger Sicherheitsvorfälle durch besseres Training und Instruktionen
• Weniger Verwaltungsaufwand durch integrierte Systeme
• Höhere Mitarbeiterbindung statt teuren Einstellungsprozessen und Einarbeitungsphasen
• Reduzierung von Laufwegen dank mobiler Informationen (Handbücher und Unterweisungen sind immer mit dabei) 
  

Schlechte Mitarbeiterkommunikation

Mitarbeiterkommunikation, die nicht funktioniert, hat immense Nachteile für ein Unternehmen. Oft entwickelt sich in Unternehmen mit unzureichenden Möglichkeiten zur internen Kommunikation eine sogenannte Schatten-IT. Die Mitarbeitenden tauschen sich dann bereits miteinander über WhatsApp und Co. aus, wodurch dem Unternehmen die produzierten Daten verloren gehen. Dieser Verlust von geistigem Eigentum, Kundendaten oder Feedback aus dem Kreis der Mitarbeitenden ist schmerzlich. Die Daten gehen unnutzbar verloren und sind auch nicht nach den DSGVO-Richtlinien geschützt. Im Folgenden haben wir Fehler zusammengefasst, die sie bei der Kommunikation unbedingt vermeiden sollten.

1. Unehrliche und lückenhafte Kommunikation

Mitarbeitende, mit denen gar nicht kommuniziert wird, fühlen sich übergangen und nicht wertgeschätzt, wenn sie für sie relevante Informationen nicht von der eigenen Führungsebene, sondern aus inoffiziellen Kanälen oder sogar externen Medien erfahren. Wichtige Informationen, die beispielsweise die Belegschaft oder die Unternehmensentwicklung betreffen, sollten daher immer zeitgerecht an die Mitarbeitenden weitergegeben werden. Wer möchte schließlich vom Erfolg und Misserfolg des eigenen Unternehmens nur aus der Zeitung lesen?

2. Lügen oder Halbwahrheiten

Falsche oder unzureichende Informationen weiterzugeben, kann zu Vermutungen, Gerüchten und Vertrauensverlust führen.  Daher sollten Sie den Mitarbeitenden gegenüber immer aufrichtig sein, transparent und ehrlich kommunizieren.

3. Ineffektive Informationskanäle

Wenn Sie zur Kommunikation mit den Mitarbeitenden einen bis mehrere Kanäle nutzen, die diese kaum erreichen, läuft die Kommunikation ins Leere. Überprüfen Sie daher immer die Wirksamkeit des Kommunikationskanals und lassen Sie sich Feedback von den Mitarbeitenden geben.

4. Flasche Ansprache

Worte sind mächtig und so sollte für die Mitarbeitenden auch die passende Ansprache gewählt werden. Manche Unternehmen nennen ihre Mitarbeitenden noch immer „Untergebene“ – aber wer möchte schon freiwillig „unten“ und „ergeben“ sein? Wer von oben herab mit den Mitarbeitenden kommuniziert, kann nicht mit deren Loyalität rechnen. Respekt und Wertschätzung sind daher bei der Kommunikation das A und O. Mitarbeitende sind schließlich kein Mittel zum Zweck, sondern wertvolle Menschen, mit denen Sie Beziehungen aufnehmen, entwickeln und pflegen sollten.

Beispiele einer guten mobilen Mitarbeiterkommunikation 

Start-ups versus Dax 30-Unternehmen

Die Digital Workplace-Expert*innen von Unity haben 2021 eine Studie durchgeführt, in welcher sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen hinsichtlich der internen Kommunikation bei Dax 30-Unternehmen und den 30 größten deutschen Start-ups verglichen haben. Die Ergebnisse der Befragung von insgesamt über 48.500 Mitarbeitenden hat ergeben, dass die Start-ups bei der internen Kommunikation ganz klar die Nase vorn haben. Ihre interne Kommunikation wurde im Durchschnitt mit 4 von 5 Sternen bewertet. Die der Dax 30-Unternehmen lag bei 3,5 von 5 möglichen Sternen. Die beste Bewertung mit 4,3 erreichte SAP, gefolgt von Infineon mit 3,9 und Beiersdorf mit 3,8 Sternen. Bei den Start-ups teilten sich finn.auto, CoachHub und quantilope mit 4,8 den ersten Platz. Darauf folgte Zeitgold mit 4,7 und Spryker Systems mit 4,4 Sternen. 

Die Julabo GmbH

Die Julabo GmbH zählt seit Beginn der Corona-Krise zum Kundenstamm von Quiply. Das familiengeführte Unternehmen aus Seelbach im Schwarzwald mit 500 hoch qualifizierten Mitarbeitenden, musste sich innerhalb kürzester Zeit bezüglich der internen Kommunikation umorientieren. 

So wurde innerhalb nur einer Woche die Mitarbeiter-App von Quiply im Unternehmen eingeführt und installiert. Die Nutzenden konnten aus dem DATEV-System in einem Rutsch in die App importiert werden. Telefonnummer, E-Mail oder Einladungscode wurden so generiert und verteilt. Bereits innerhalb der ersten zwei Wochen erreichte die Julabo GmbH eine Aktivierungsrate von >90 %. Die Azubis haben dabei als App-Botschafter*innen eine wichtige Rolle gespielt. Ohne langes Onboarding sind alle zusammen ins kalte Wasser gesprungen. Seit Einführung der Mitarbeiter-App von Quiply hat sich bei Julabo einiges getan. Gerade in Krisenzeiten müssen sich die Mitarbeitenden nicht alleingelassen fühlen und können sich auf die souveräne Leitung der Führungsebene verlassen. Der geschäftsführende Gesellschafter Markus Buchheim veröffentlicht wöchentlich eine persönliche Videobotschaft, die sich an die ganze Belegschaft richtet. Diese Kommunikation wirkt und kommt gut an. Weitere Erfolgsgeschichten finden sie auf unserem Blog. 

Vorteile mobiler Mitarbeiterkommunikation auf einen Blick

Unternehmen	Mitarbeitende
Steigerung der Leistungsbereitschaft, Flexibilität und des Engagements der Mitarbeitenden	Eigeninteresse und Neugier, was ihre Arbeitsumgebung betrifft
Effiziente Personalprozesse (z. B. durch mobil verfügbare Urlaubsanträge/Dienstpläne/Krankmeldung)	Wie schaut der Schichtplan für den nächsten Monat aus? Was steht in der Kantine auf dem Menü? Welche Kolleg*innen treten neu in das Unternehmen ein? Welche Neuigkeiten gibt es am Standort?
	Mitarbeitende können sich wortwörtlich ein Bild von ihrem Unternehmen machen und durch Bilder und Videos auch Kolleg*innen und Führungskräfte kennenlernen, die sie noch nie live gesehen haben
	erleichtertes Onboarding von neuen Mitarbeitenden