Déjà-Vu im Lockdown? Unternehmenskommunikation jetzt verbessern!

Ihre Dienstreisen sind alle schon gechancelt? Die Home Office Nutzung nimmt wieder stark zu? Es ist für viele ein schlechtes Déjá-Vu: "Irgendwoher kennen wir das doch, was war denn da nochmal im Frühjahr?" Kurz: Die Infektionswelle rollt massiv an und wir müssen uns wieder vorbereiten, dass uns schwierige Zeiten bevorstehen. Ist die interne Kommunikation darauf vorbereitet?

Im Frühjahr 2020 kam die erste Welle des Virus irgendwie langsam in unseren Alltag und dann überraschte uns der real erlebte Lockdown doch komplett. Die ganze Wirtschaft und das öffentliche Leben war heruntergefahren worden in wenigen Tagen. Großstädte menschenleer. Für die interne Kommunikation in Unternehmen war jetzt das mitunter größte Problem, alle Mitarbeiter zu erreichen und über die Regelungen zu informieren. Das Intranet kam an seine natürlichen Grenzen und mobile Kommunikation war immens gefragt. Und obwohl wir uns am Herbstbeginn nicht vorstellen können, dass es zu einem zweiten Lockdown kommt, so sind der besorgniserregende Anstieg von Infektionszahlen Anlass genug dafür, vorbereitet zu sein. Und auch in Ihrem Unternehmen allen Mitarbeitern digitale Kommunikation in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Dafür eignen sich insbesondere Mitarbeiter-Apps.

Was sind Mitarbeiter-Apps?

Mitarbeiter-Apps oder Employee Apps gehören zu dem, was man heute zum Digital Workplace nennt. In einer solchen App können Mitarbeiter Nachrichten lesen, mit Ihrem Team kommunizieren in einem Chat in Echtzeit, Ihre Arbeitsabläufe mit Workflows vereinfachen und stellen so ein kleines Büro in der Hosentasche dar. Sie sind besonders nützlich für gewerbliche Mitarbeiter, die Mehrwert mit Ihren eigenen Händen liefern. Das sind mobile Mitarbeiter wie Krankenpfleger, Monteure, Produktionsmitarbeiter, Lagermitarbeiter, Lkw-Fahrer, Müllwerker und viele Berufe mehr, die in der Regel nicht am Schreibtisch arbeiten. Für sie ist eine Mitarbeiter-App ein mächtiges Werkzeug, um mit dem Rest des Unternehmens verbunden zu sein. Zwar profitieren auch Mitarbeiter im Office von Mitarbeiter Apps, aber sie sind viel stärker darauf zugeschnitten von allen Mitarbeitern benutzt werden zu können. Lesen Sie doch bspw. mal, wie Feinkost Kugler, ein Unternehmen mit 350 Mitarbeitern, die App als Stütze Ihrer internen Kommunikation eingeführt hat.

Die wichtigsten Funktionen von Mitarbeiter-Apps

• Ein Werkzeug zum Teilen von Nachrichten und Informationen

Mitarbeiter sind oft schwer zu erreichen oder es dauert einfach zu lange, bis sie bspw. Ihre Post oder E-Mail bekommen. Mit der Mitarbeiter-App bekommen alle die neueste Information und wichtige  Anweisungen direkt vom Management. Die Informationen können viel besser aufbereitet werden als bspw. mit einem einfachen Chatdienst wie WhatsApp, zudem bleiben die Informationen vertraulich und sind im Datenschutz sauber aufgesetzt worden, damit sie der DSGVO entsprechen können. Die Betriebszeitung kann so digitalisiert werden genauso wie das analoge Schaubrett, die Möglichkeiten sind unbegrenzt. Und in Corona-Zeiten haben wir erlebt, wie wichtig ein Kanal für alle auf jedem Handy für die Krisenkommunikation sein kann.

• Eine Plattform, wo alle Mitarbeiter kommunizieren können und dürfen

Chatten ist privat selbstverständlich. Das sollte es auch im Unternehmen sein. 1 zu 1 oder in Gruppen, so werden die Schattenkanäle wie Whatsapp in eine sichere Umgebung geholt, die man kontrollieren und schützen kann. Ob Schichtwechsel, einfacher Plausch zur Sozialisierung oder Aufgabenverteilung, einfach alles geht so leicht und effektiv mit Videos, Chats oder Sprachnarichten. Man denke nicht zuletzt an Krisenkommunikation, wo man das Tool sehr gut einsetzen kann.

• Entwickele einen Sinn für Gemeinschaft (Community) und Motivation

Möchte nicht jeder auch mal gelobt werden? In Mitarbeiter Apps kann man die Leistungen von Mitarbeitern auch mal als Vorbild herausstellen und in andere Unternehmensbereiche verteilen. Auch ist es wichtig, dass man oft miteinander in Kontakt steht, das fördert die Firmenkultur und das Gefühl, in einem Unternehmen zu sein. Hier ist nicht zu unterschätzen, wie gute Kommunikation auch die Mitarbeiterbindung im Unternehmen erhöhen kann, indem sie Vorteile kommuniziert oder eben einfach zeigt, welche schönen Erlebnisse die Arbeit parat halten kann im jeweiligen Unternehmen.

• Simplify! Arbeitspraktiken und Prozesse vereinfachen

Die Arbeit vereinfachen, das klingt doch immer gut! Mit einfachen Werkzeugen wie Formularen, Prozessen und Umfragen kann man jeden Mitarbeiter in einfache Workflows einbinden und so sonst unnötig papierlastige Vorgänge erledigen wie Urlaubsanträge, Beschaffungsformulare, Krankmeldungen und vieles mehr.

• Interne Kommunikation zielgerichtet messen und verbessern

Eine gute Mitarbeiter-App besitzt auch ein Dashboard bzw. eine Art Cockpit, in der man alle Teilnehmer der Umgebung gut administrieren kann. Dazu gehört aber auch, dass man das Kommunikationsgeschehen auf aggregierter Ebene analysieren kann. Man liest natürlich nicht mit, was einzelne Mitarbeiter schreiben, aber man kann erkennen, wann ein bestimmter Anteil der Mitarbeiter Nachrichten gelesen hat, wieviele interagieren und somit wie aktiv das Kommunikationsgeschehen insgesamt ist. Der Autor von Artikeln erhält somit die Möglichkeit zu erkennen, welche seiner Artikel besonders populär und aus Sicht der Mitarbeiter wichtig sind. Genauso kann er Maßnahmen ergreifen, damit bestimmte Artikel gelesen werden, die noch nicht so stark gelesen wurden, wie sich bpsw. dies die Veranwortlichen in Veränderungsprozessen wünschen.

Seien Sie vorbereitet für den nächsten Lockdown - oder verbessern Sie einfach Ihre Kommunikation!

Selbst wenn es nicht zu einem vollständigen Lockdown kommt, es kann immer bestimmte Gruppen oder Branchen treffen, wenn sich das Infektionsgeschehen dort verstärkt (man erinnere bspw. Schlachthöfe). Wenn Sie nicht kalt erwischt werden wollen, dann beschäftigen Sie sich doch mal mit Mitarbeiter Apps.

Lesen Sie doch einmal, wie Nutzer der Quiply Mitarbeiter-App diese während Covid-19 besonders hilfreich einsetzen konnten. Und übrigens: Sie können die Mitarbeiter-App von Quiply mindestens 14-Tage lang kostenlos testen.