Die wichtigsten Instrumente der internen Kommunikation

Unter „The New Normal“ fallen uns häufig verschiedene Dinge ein. Auf der einen Seite ist da die Urlaubsplanung für das nächste Jahr, die nicht abgeschätzt werden kann; das Gefühl, von Woche zu Woche planen zu müssen und morgens neben Smartphone, Schlüssel und Geldbeutel jetzt auch noch an die Maske denken zu müssen. Im besten Falle hat uns die Pandemie wieder zusammengeführt.

Wieder näher zusammengeführt und The New Normal ist vielleicht auch, öfter die Liebsten anzurufen, sich mal wieder zum FaceTimen zu verabreden und die Freiheiten, die früher selbstverständlich waren, wieder schätzen zu können.

Übersicht

• Auswahl der richtigen Instrumente für die interne Kommunikation
• Übersicht über die klassischen Instrumente der internen Kommunikation
  • Das Intranet als Instrument der internen Kommunikation
  • Der Newsletter als Instrument der internen Kommunikation
  • Die Wissensdatenbank als Instrument der internen Kommunikation
  • Der Blog als Instrument der internen Kommunikation
  • Das Chat als Instrument der internen Kommunikation
  • Der Social Stream als Instrument der internen Kommunikation
• Die Mitarbeiter-App als zentrales Instrument der internen Kommunikation

Veränderungen meistern braucht mehr Flexibilität und Kreativität

Während der Alltag im Lockdown bei einigen Singles als Entschleunigung erlebt wird, scheint im beruflichen Kontext oft das Gegenteil der Fall zu sein. Unternehmer müssen dieses Jahr besonders schnell gewichtige Entscheidungen fällen und jeden Tag gewissenhaft die Lage neu bewerten. Entscheidungen, aktuelle Informationen und Veränderungen müssen Mitarbeiter schneller denn je erreichen können. Kurzum: Im Jahr 2020 und sicher noch weit in das Jahr 2021 geht es in den meisten Betrieben um Flexibilität statt Beharrlichkeit, Kreativität statt festen Glaubenssätzen.

Um diese neue Arbeitsweise so gut wie möglich umzusetzen und in den operativen Betrieb zu integrieren, ist eine solide interne Kommunikation außerordentlich entscheidend für den Erfolg. Unter interner Kommunikation versteht man den gesamten Austausch innerhalb eines Unternehmens. Auf der einen Seite als müssen neue Reglemente schnell und zuverlässig von Arbeitgebern an seine Mitarbeiter kommuniziert werden können (Top-Down-Kommunikation).

Auf der anderen Seite ist es ebenfalls „The New Normal“, durch Zugänglichkeit, Offenheit und Transparenz seinen Arbeitnehmern vertrauen zu schenken und für Fragen, Feedback oder Bedenken erreichbar zu sein (Bottom-Up-Kommunikation). Das war schon vor der Krise so, aber demographischer Wandel und kulturelle Veränderungen in disruptiven Industrien werden analoge wie digitale Kommunikation mit flacheren Hierarchien mit sich bringen, der Mitarbeiter fordert seine Stimme.

Die Pandemie hat auch die Kommunikation infiziert

Bei den Gesprächen „zwischen Tür und Angel“ gibt es keinen Mindestabstand, und auch das gemeinsame Essen in der Kantine oder das geteilte Büro sind wegen Social Distancing und Home-Office keine fixen Ankerpunkte mehr, auf die man sich gerade verlassen kann. Wer schon vor der Pandemie ein gutes Instrument für die interne Kommunikation im Unternehmen gefunden hatte, hat jetzt einige Vorteile.

Doch in vielen Betrieben fließt gerade jetzt noch viel Zeit, die früher in effizientes Arbeiten gesteckt werden konnte, in die Umstrukturierung der internen Kommunikation. Um sich Zeit zu sparen, gibt es einige effizienten und leicht bedienbare Hilfsmittel, welche die Kommunikation im Unternehmen erleichtern können.

Foto: Mit welchen Instrument erreichen wir die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter im Home Office?

Mit Hilfe des richtigen Instrumentes kann sich nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch Motivation und Engagement, das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter und die Gruppendynamik nachhaltig verbessern. Welche Instrumente sind die richtigen für die interne Kommunikation? Wir haben eine Auswahl der gängigsten Instrumente für interne Kommunikation vorbereitet:

Auswahl der richtigen Instrumente für die interne Kommunikation

Ob Intranet, Social Media Tools oder das Blog: Jedes Instrument hat seine Vor-und Nachteile. Bevor eine Entscheidung getroffen wird, sollten die Voraussetzungen, Ziele und Bedürfnisse des Betriebes analysiert werden. Mit dieser Checkliste können Sie die Kriterien prüfen, ob das ausgewählte Kommunikationsinstrument das Beste für sie ist:

• Inhalte
  • Kann das Instrument die Inhalte, die Sie vermitteln wollen, tatsächlich transportieren?
  • Ist es visuell überzeugend und ermöglicht es gute Textkommunikation?
  • können sich Autoren genau so ausdrücken, wie sie es wollen?
  • Können Sie nach Belieben wechseln zwischen Text, Fotos, Audio oder Video?
  • Bekommen Leser die Inhalte, die sie lieben und nicht die, die sie nerven?
• Schnelligkeit
  • Wie schnell erreichen die Informationen die Bezugsgruppe, z. B. im Krisenfall?
  • Können Sie die Informationen mobil und zügig in verständlicher Form abrufen?
  • Erreichen Sie alle
• Akzeptanz
  • Wird das Instrument von der Bezugsgruppe auch angenommen?
  • Ist es vertraulich, fühlt man sich sicher und nicht ausspioniert?
  • ist es sicher und kann ich Fehl-Kommunikation vermeiden (falscher Kanal)?
• Dialog- und Feedbackfähigkeit
  • Ermöglicht das Instrument den Austausch von Meinungen und Ideen?
  • Gibt es Möglichkeiten offen oder geschlossen Debatten zu führen?
  • Kann man 1:1 oder in 1:>x Konstellationen Dialoge führen?
• Emotionalität
  • Kann über das Instrument z. B. Wertschätzung oder Zuspruch vermittelt werden?
  • Können Sie Anerkennung transportieren?
  • machen soziale Funktionen wie Likes & Kommentare das Erlebnis intensiver?

Neben diesen Faktoren, die die Qualität der Kommunikation beeinflussen, gibt es natürlich auch noch andere Faktoren wie Administrationsfähigkeit, Benutzererlebnis, Benutzerführung oder Einbettung des Instruments in die vorhandene Systemlandschaft.

Ein Tipp: Selbst das beste Instrument ist unbrauchbar, wenn es nicht von einer Mehrheit im Unternehmens genutzt und in den Arbeitsalltag integriert wird. Und man sollte es nicht verschweigen: Wenn die Unternehmensführung nicht davon überzeugt ist, dass aktive Kommunikation auch von Ihr selbst ausgehen muss, dass sie ein lebendiger Teil der Kommunikation und mit gutem Beispiel vorangehen muss, dann kann interne Kommunikation nie gut funktionieren und diese kulturellen Probleme können ein Killer für den betrieblichen Erfolg sein.

Eine transparente Integration in das Unternehmen ist wichtig, um potentielle Zweifel oder Fragen zur Benutzung vorsorglich aus dem Weg zuraunen. Wenn die Führungsebene die Nutzung des Kommunikationsinstrumentes aktiv vorlebt, wenn sie Werte wie Offenheit und Transparenz so gut es geht lebt, dann schafft das Vertrauen, dass sich an vielen Stellen auszahlen wird, nicht zuletzt in Motivation und Mitarbeiterbindung.

Übersicht über die klassischen Instrumente der internen Kommunikation

WhatsApp, Telefon, E-Mail, #Slack, Instagram, Facebook, Threema, Twitter.... — es ist längst nicht mehr klar, auf welchem Medium wir am besten zu erreichen sind. Doch je vielfältiger die Möglichkeiten sind, erreichbar zu bleiben, desto größer ist auch die Gefahr, aneinander vorbei zu kommunizieren. Kein Wunder also, dass Unternehmen immer häufiger auf zeitgemäße Instrumente zurückgreifen möchten, um ein klares Medium für die interne Kommunikation am Arbeitsplatz zu schaffen. Wie wäre es denn, wenn wir immer wüßten, welchen Kanal wir auf der Arbeit nutzen könnten, um unsere Kommunikation zu erledigen?

Hier stellen wir Ihnen die typischen und modernsten Instrumente zur internen Kommunikation vor:

Das Intranet als Instrument der internen Kommunikation

Inzwischen ist es das Smartphone, über dass wir am meisten Informationen empfangen und versenden. Doch bevor das Handy so viel genutzt wurde und sowohl im Privaten, als auch im Beruflichen akzeptiert wurde, waren Desktops und fest platzierte Computer in modernen Arbeitsstätten weit verbreitet. Aus dieser Zeit kommt auch das Intranet, das im besten Falle einem guten Nachrichtenportal gleicht. Noch heute wird es meistens in Branchen verwendet, in denen die Mitarbeiter eine vorwiegend sitzende Tätigkeit ausüben und in der Verwaltung tätig sind.

Intranets sind nur für eine geschlossene Gruppe, z.B. ein Unternehmen, zugänglich. Dort können firmeninterne Informationen, Neuigkeiten, Wissensdatenbanken und Umfragen eingepflegt werden. Ein gut gefülltes und gepflegtes Intranet kann neuen Mitarbeiten den Onboarding-Prozess erleichtern, da Informationen sofort einsehbar sind, und Entscheidungsprozesse im besten Falle auch im Nachhinein nachvollzogen werden können.

Allerdings haben Mitarbeiter selbst wenig Chancen, über ein Intranet in den Austausch zu kommen — es dient viel eher dazu, aktuellen News abteilungsübergreifend zu kommunizieren. Intranets müssen meistens über weitere Apps mit guter Kommunikationsfähigkeit erweitert werden, weswegen schon dann nicht mehr eine Plattform genutzt wird (was es übersichtlicher macht), sondern parallel mehrere.

Da Mitarbeiter im Intranet typischerweise informiert werden und selbst wenig gestalten können, ist das Intranet selten ein Auslöser für gesteigertes Engagement und gestärktem Zugehörigkeitsgefühl im Unternehmen. Wenn Seiten selbst gestaltet werden könnten, dann ist die Administration ein Hemmnis und technisch benötigen die meisten Nutzer für derartige Werkzeuge auch Training – es gibt oft simplere Wege, Informationen zu verteilen. Webseiten zu bauen ist immer leichter geworden, man denke nur an Open Source CMS wie WordPress o.ä. Diese dann aber mit einem verlässlichen Zugriffsschutz zu versehen, bringt Anfänger schnell an Ihre Grenzen.

Außerdem ist das betriebsinterne Intranet weiterhin eher ein Instrument, das zu 90% am Desktop genutzt wird. Ein bestehendes Intranet auf die mobile Smartphones zu übertragen, kann schnell komplex und kostspielig werden. Bei Bedarf ist es wohl eher ratsamer, gleich zu einer Mitarbeiter-App zu greifen.

Der Newsletter als Instrument der internen Kommunikation

Ein Newsletter ist ein Instrument, unter dem die meisten Menschen etwas verstehen. Newsletter sind die gängigste und altmodischste Methode, um interne Neuigkeiten weiter zu verbreiten, indem sie auf die Mitarbeiter unter ihrer E-Mailadresse erreichen. Newsletter sind ein einseitiges Kommunikationsmedium, meist unpersönlich und an viele Mitarbeiter auf einmal gerichtet. Eine Diskussion, wie man sie bspw. in einem Chat technisch sehr einfach abbilden kann, ist praktisch unmöglich und auch eher nicht gewollt.

Doch so simpel und solide nutzbar dieses Kommunikationsinstrument Newsletter auch ist, so unflexibel ist dieses Instrument auch — und es gibt inzwischen viele digitale Kommunikationsmittel, die für die interne Kommunikation im Unternehmen wesentlich besser geeignet sind.

Ein großer Nachteil des Newsletters ist zum Beispiel, dass nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, wen oder welche Abteilung des Betriebes die Informationen wirklich betreffen. Es fällt schwer, die Neuigkeiten zu priorisieren und man muss sich viel damit beschäftigen, um die Informationen richtig einzuordnen. Und dass jede Mail sorgfältig gelesen wird, kann von den Arbeitgebern weder geprüft noch — in der heutigen Zeit der Spammails und der E-Mail-Flut — wirklich vorausgesetzt werden. Eine banale Problematik, die das Thema schnell „killen“ kann: An welche E-Mail-Adresse denn bitte? Viele Mitarbeiter besitzen keine Firmen-E-Mail-Adresse und auch private Adressen liegen oft nicht vor oder werden selten bis gar nicht abgerufen.

Die Wissensdatenbank als Instrument der internen Kommunikation

Mit einer Wissensdatenbank, in der regelmäßig Information eingepflegt wird, kann methodisch auf die Wissensbasis eines Unternehmens Einfluss genommen werden. Durch den Zugriff auf früher erarbeitetes Wissen (in Form von abgespeicherten Daten, Lösungsansätzen und Informationen) können Mitarbeiter neue Herausforderungen schneller meistern. Falls eine Wissensdatenbank gut gepflegt wird, kann es durchaus helfen, internes Wissen zu speichern, nachhaltig Laufwege zu verkürzen und langfristig immer effizienter zu arbeiten.

Doch der frühere Enthusiasmus über diesen modernen Lösungsansatz ist inzwischen von der ernüchternden Realität gedämpft worden. Vielen Unternehmen ist inzwischen klar geworden, dass Lösungsvorschläge für spezifische Aufgaben nicht 1:1 übertragen werden können, und viele Mitarbeiter das Wissen, dass sie hart erarbeitet haben, auch nicht unbedingt gerne mit jedem teilen möchten.

Anders als in einer bloßen Wissensdatenbank ist es mit Hilfe einer Mitarbeiter-App möglich, durch den persönlichen Chat einzelne Mitarbeiter direkt anzusprechen, um Laufwege zu kürzen und internes Wissen weiterzugeben, ohne dass das Wissen gleich mit dem ganzen Unternehmen geteilt werden muss. Diese Funktion wird weiter unten im Artikel noch ausführlicher erklärt.

Der Blog als Instrument der internen Kommunikation

Der Blog als modernes Kommunikationsinstrument, kann, wenn er liebevoll gepflegt wird, Aufschluss über die neuesten Erfolge und Ziele der Firma geben. Gut geschrieben ist er authentisch, flott und lebendig. Außerdem können in Blogs Kommentare hinterlassen werden, sodass sich — zumindest theoretisch — jeder Mitarbeiter zum Thema äußern kann. Der Autor eines Postings ist näher an seinen Lesern als auf einer klassischen Webseite ohne Interaktionsmöglichkeiten.

In großen Unternehmen mit vielen Abteilungen, die womöglich auch noch an unterschiedlichen Standpunkten arbeiten, kann der Blog eine gute Möglichkeit sein, um Mitarbeiter und Geschäftsebene virtuell zu vereinen. So können einzelne Mitarbeiter oder Leiter in Form von Interviews, Videobotschaften oder Porträts digital vorgestellt werden. Diese Blogpostings funktionieren eher wie ein „Intranet light“. Weniger Artikel und Autoren, dafür persönlicher und direkter mit mehr Aktualität, das zeichnet gute Blogs aus. Sie sind jedoch aufgrund Ihrer geringen Komplexität und Technologie nicht so gut geeignet, komplizierte Informationsstrukturen mit Rechtevergaben abzubilden.

Außerdem kann man, sofern die URL und das Passwort verfügbar sind, überall auf den Blog zurückgreifen, was eine gewisse Mobilität verschafft. Bei weniger versierten Nutzern wird das allerdings der Grund sein, warum das Blog scheitert und wieder nur am Schreibtisch von den gleichen Personen gelesen wird, die vorher das Intranet gelesen hatten. In Blogs sind keine Absprachen und produktiven Debatten möglich, sie dienen, genau wie der Newsletter, eher dazu, zu informieren und zu „senden“.

Der Chat als Instrument der internen Kommunikation

Der Chat als Kommunikationstool, wie z.B. über Whatsapp-Gruppen, ist inzwischen ein gängiges Instrument, um Absprachen zu treffen und sich in einer internen Gruppe auszutauschen — im privaten wie im beruflichen Bereich. Sie sind intuitiv bedienbar und für die meisten Menschen fest im Alltag integriert. Doch gerade wenn man kein externes Diensthandy besitzt, vermischen sich über die gängigen Chattools private und berufliche Kontakte. Und nicht jedem fällt es leicht, die Nachrichten im Gruppenchat der Firma bis zum nächsten Arbeitstag zu ignorieren, um sich in der freien Zeit nicht unter Druck gesetzt zu fühlen.

Foto: Chat in einer Mitarbeiter-App (Quiply). Rot gefärbt zeigt das Feature "Sprachnachrichten senden"

Ein großer Nachteil ist zudem, dass neue Informationen auf Whatsapp nur für diejenigen zugänglich sind, die sich schon in der Gruppe befinden. Gibt es einen neuen Mitarbeiter, beginnt er mit einem „leeren“ Chat und kann keine Informationen, die davor gesendet wurden, einsehen. Andersherum bleiben bei einer Kündigung oder im schlimmsten Fall, bei einer Entlassung, alle Chats und Daten beim Mitarbeiter — selbst, wenn er die Chat-Gruppe inzwischen verlassen hat. Durch dieses Merkmal der gängigen Chattools können weder vertrauliche Daten, Kundenkontakte und interne Informationen hier ausreichend geschützt werden.

Wer die intuitiven Vorteile der Chat-Apps nutzen möchte, aber nicht auf Whatsapp und Co zurückgreifen möchte, ist mit einer Mitarbeiter-App am besten aufgehoben. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten im Artikel.

Der Social Stream als Instrument der internen Kommunikation

Genau wie Chat-Tools sind auch Social Media Streams weit verbreitet. Sie werden im privaten Bereich häufig genutzt um sich in Form von Bildern, Stories, Videos, Likes und privaten Nachrichten auszutauschen und in Kontakt zu bleiben. Gerade jetzt in Corona-Zeiten ist das Gefühl der sozialen Nähe und der Unterstützung wichtig. Social Media Accounts können helfen, das eigene Unternehmen zu profilieren, sie sind zeitgenössisch und erleichtern die Suche nach dem eigenen Unternehmen.

Ein ansprechender Instagram-Kanal oder eine häufig aktualisierte Facebook-Seite ist ein guter Weg, andere Leute auf sich aufmerksam zu machen. Wer diesen Weg geht muss wissen: Social Networks brauchen soziale Konversation, man teilt Informationen für seine Kontakte und als reiner Außendarstellungskanal ohne Interaktion wird die Facebook-Seite scheitern, auch wenn Sie noch so liebevoll gestaltet wird. Soziale Netzwerke brauchen soziale Verbindungen - das klingt vielleicht banal, aber gerade Unternehmen sehen oft in sozialen Netzwerken noch einen Kanal, der nur einseitig funktioniert (vom Unternehmen heraus in die Netzwerkwelt). Dabei sucht man in diesen Netzwerken einen Austausch mit anderen Menschen, da sind Unternehmen schon aus Prinzip im Nachteil.

Als Instrument für die interne Kommunikation sind Social Streams nur bedingt praktikabel, da in ihnen, genau wie bei Chat-Tools, die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit schwer gezogen werden kann.

Ein zusätzlicher Nachteil des Social Streams ist auch, dass die einzelnen Plattformen undurchsichtig mit der Speicherung von Daten verfahren. Facebook ist geradezu berüchtigt für seine teils obskur-mysteriösen Verfahrensweisen. Brisante Neuigkeiten aus dem eigenen Betrieb, Mitarbeiterdaten und Kontaktinformationen sollten hier nicht gespeichert werden. Auch wer die Plattform verlässt, muss wissen: Die Daten sind damit noch lässt nicht gelöscht, teils verbleiben sie auch schlicht im Eigentum des Plattformbetreibers. Alternativen wie Yammer wiederum scheinen nicht zu funktionieren, spezielle Ingredienzen, die den Erfolg von Facebook ausgemacht haben, fehlen dort wohl offensichtlich.

Die Mitarbeiter-App als zentrales Instrument der internen Kommunikation

Als einziges Kommunikationsinstrument von all den genannten ist die sogenannte Mitarbeiter-App genau auf die Benutzung zur internen Kommunikation in Unternehmen zugeschnitten. Die Idee dahinter ist, die Vorteile aller möglichen Instrumente in einem Instrument zu vereinen, und gleichzeitig die Nachteile der einzelnen Elemente nicht zu übernehmen.

• Wie bei einem Intranet ist die Mitarbeiter-App ein sicheres Netzwerk, in dem firmeninterne Informationen verteilt und Meinungen eingeholt werden. Allerdings ist sie nicht nur für den Desktop nutzbar, sondern auch, und gerade auf Smartphones verwendbar — für alle, die nicht nur am Schreibtisch sitzen und trotzdem erreichbar sein wollen. Auch ist es möglich, Beiträge vom Smartphone aus auch zu verfassen statt nur zu lesen.

• Informationen und Neuigkeiten können über eine Mitarbeiter-App genauso versendet werden, wie bei einem Newsletter. Doch im Gegensatz zu diesem können sie Informationen priorisieren und gezielt an einzelne Abteilungen versendet werden. Zudem können Lesebestätigungen eingeholt werden, sodass eine Übersicht über den derzeitigen Wissensstand im Unternehmen möglich wird.

• Außerdem kann in einer Mitarbeiter-App genauso wie in Chat Tools und Social Streams eine Bottom-Up Kommunikation stattfinden— Mitarbeiter können sich auf der App austauschen, allerdings sind die Daten sicher auf verschlüsselten IT-Plattformen gespeichert, sodass Werte wie Vertrauen und Diskretion guten Gewissens vermittelt werden können. Mitarbeiter müssen auch wissen, dass bspw. in Chats die Nachrichten und Ihr Inhalt verborgen bleibt. Gleichzeitig ist eine Mitarbeiter-App eben nur ausschließlich für die interne Kommunikation im Unternehmen da — in ihrer arbeitsfreien Zeit können Angestellte und Arbeitgeber ihre privaten Social-Media Kanäle weiterhin frei benutzen, ohne an die Arbeit erinnert zu werden. Nur durch längeres „abschalten“ und mögliche Freizeit kann überhaupt erst ein Gefühl der Regeneration eintreten, und weit verbreitete Diagnosen wie Burnout kann noch besser vorgebeugt werden.

• Durch eine Mitarbeiter-App können sich Führungskräfte nahbar machen und ihre Mitarbeiter auch in herausfordern Zeiten Nähe und Solidarität vermitteln. Wie in Blogs ist es in Mitarbeiter-Apps möglich, sich durch Videobeiträge oder Ansprachen direkt an die Mitarbeiter wenden, Abteilungsspezifisch antworten und auch mit einzelnen Mitarbeitern direkt in Kontakt treten. Soviel Nähe schafft Vertrauen und belebt die Unternehmenskultur.

• Wie bei einer Wissensdatenbank können Informationen und Daten auf einer Mitarbeiter-App gespeichert werden. Besonders für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten und nicht das gleiche Bürogebäude teilen, können sich auf einer Mitarbeiter-App über die Abteilungen hinweg intern und sicher austauschen. Zudem muss persönliches Wissen nicht gleich mit dem gesamten Betrieb geteilt werden. Durch die Chatfunktion ist es möglich, einzelne Mitarbeiter direkt anzuschreiben, ihnen Fragen zu stellen und sich gegenseitig diskret und schnell zu unterstützen.

Welches Instrument nutzt Ihr in Eurer internen Kommunikation noch erfolgreich?

Wir freuen uns immer über Rückmeldungen. Gut kommunizieren ist schon anspruchsvoll genug, aber bei der Auswahl des richtigen Instruments für Ihre Kommunikation sollte die Antwort natürlich u.a. Quiply lauten! 😉

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann. Illustrationen: Beatriz Simoes