Kommunikative Menschen gelten nicht unbedingt als streitlustige Personen. Das ist kein Zufall. Die allermeisten Streitigkeiten, Missverständnisse und Frustrationen entstehen im Leben daraus, dass irgendetwas nicht gesagt wurde. Deshalb lohnt es sich, einen Blick auf die eigene interne Kommunikation im Unternehmen zu werfen. Was nützt transparente Kommunikation in Unternehmen? Und ist in bestimmten Momenten Geheimhaltung nicht etwa doch angebrachter?
„Öffentlichkeit, Öffentlichkeit, Öffentlichkeit - ist der größte moralische Machtfaktor in unserer Gesellschaft.“ Das sagte schon der Journalist Joseph Pulitzer, nachdem auch der große US-amerikanische Medienpreis benannt ist, um den sich jährlich viele investigative Journalist:innen bemühen. Doch nicht nur in der medialen Öffentlichkeit spielt Transparenz und Glaubwürdigkeit eine große Rolle. Auch innerhalb eines Unternehmens ist ihre Wirkung nicht zu unterschätzen. Auch hier greift ein weiteres Zitat von Joseph Pulitzer, der sagte:
„Es gibt kein Verbrechen, keinen Kniff, keinen Trick, keinen Schwindel, kein Laster, das nicht von Geheimhaltung lebt.“
Diese These ist Ausgangslage für weitere Überlegungen, besonders die interne Kommunikation und die Unternehmenskultur betreffend: Die allermeisten Streitigkeiten, Missverständnisse und Frustrationen entstehen eben daraus, dass etwas nicht gesagt wurde. Deshalb lohnt es sich, einen Blick auf die eigene interne Kommunikation im Unternehmen zu werfen.
Die interne Kommunikation
Viele nehmen die interne Kommunikation im Unternehmen als etwas Selbstverständliches war, weil wir als Menschen ständig miteinander kommunizieren — aber der Besitz einer Bastelschere hat noch niemanden zum Frisör gemacht. Genau wie viele Eigenschaften ist das richtige Kommunizieren eine Fähigkeit, die geübt werden möchte. Auch im Unternehmen!
Die interne Kommunikation definiert sich durch die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe. Inhalte der Informationsflüsse können aus organisatorischen Abläufen bestehen, motivieren oder Bindungen festigen. Eine gute interne Kommunikation ist einer der Hauptfaktoren, um Fluktuation zu verhindern, gute Mitarbeiter:innen zu halten und mit innovativen Inhalten erfolgreich am Markt zu bestehen. Unabdingbarer Teil einer hochwertigen internen Kommunikation ist ihr Transparenzfaktor. Je höher dieser ist, desto vertrauenswürdiger und kompetenter wirkt die Führungsebene, und desto selbstwirksamer und effizienter können die Kollegen und Kolleginnen Ihre Arbeit ausführen.
Wie kommuniziert man transparent?
Es ist nicht allzu schwer, erfolgreich transparent zu kommunizieren, solange folgende vier Punkte beachtet werden:
- Rechtzeitig und umfänglich Informationen bereitstellen
Für Mitarbeitende ist es essenziell wichtig, vorausschauend planen zu können — gerade in einer Zeit, die immer unvorhersehbarer wird. Besonders die Generationen X und Y zeichnen sich durch eine grundlegende Flexibilität aus: Wenn Sie das Gefühl haben, von ihren Arbeitgeber:innen nicht gesehen zu werden und beruflich auf der Strecke zu bleiben, werden sich viele schnell nach einem neuen Job umschauen.
- Relevanz für die entsprechende Zielgruppe ermessen
Auch für die Auslese der zu teilenden Informationen ist die Führungsebene verantwortlich. Wer ungefiltert teilt, riskiert, dass irgendwann die relevanten Themen nicht mehr von den irrelevanten unterscheidbar sind, was wiederum für eine passive und unaufmerksame Belegschaft führt.
- Einen klaren Rahmen schaffen
Für die transparente interne Kommunikation sollte ein klarer Rahmen geschaffen werden. Wichtige Informationen sollten klar gekennzeichnet werden, damit die Fachkräfte die Möglichkeit haben, die Informationsrelevanz im Arbeitsalltag auch wirklich wahrzunehmen. Zudem sollte der Ort, und am besten auch der Zeitrahmen für die Weitergabe von internen Informationen klar abgemacht sein, sodass eine sichere Gesprächsgrundlage möglich ist.
- Auf Rückfragen und Feedback aus der Belegschaft reagieren
Arbeitgeber:innen, die auf die Nachfragen der Fachkräfte eingehen, beweisen Nahbarkeit und Interesse am Wohlergehen ihrer Belegschaft. Besteht die Möglichkeit, die Nachfragen — zum Beispiel durch ein FAQ — offen zugänglich zu machen, wird so gleichzeitig auch noch die Weitergabe von Gerüchten und Halbwissen vorgebeugt.
Voraussetzung für eine transparente interne Kommunikation ist eine kompetente und lernwillige Führungsebene. Doch genauso wichtig für ihre erfolgreiche Umsetzung ist das Mittel der internen Kommunikation. Heute reicht es nicht mehr aus, nur die Verwaltung am Puls der Zeit zu halten. Informationen und Gerüchte verbreiten sich heute rasend schnell, wenn man kein eigenes Medium für alle Mitarbeitende anbietet. Auch diejenigen, die nicht am Schreibtisch arbeiten, sondern die mobil sind, die auf der Station, im Lager, in der Produktion oder der Baustelle arbeiten. Das zeitgemäße Medium hierfür ist heute eine Mitarbeiter-App.
Transparent kommunizieren mit einer Mitarbeiter-App
Was ist eine Mitarbeiter-App? Per Definition vereint sie verschiedene Kommunikationsinstrumente (wie Schwarzes Brett, Newsletter, Intranet und Messenger) und dient so dem besseren Informationsfluss und transparenterem Austausch innerhalb eines Unternehmens.
Aus folgenden vier Punkten kann eine persönliche Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu einer transparenteren Informationskultur beitragen:
- Die Kommunikation findet über einen konkreten Kanal statt, der immer erreichbar ist
- Lesebestätigungen, Likes und Umfragen können den Führungskräften dabei helfen, eine Übersicht darüber zu behalten, welche Themen intern gerade besonders relevant sind.
- Arbeitgeber können über die App nahbar bleiben und auch digital eine herzliche und transparente Unternehmenskultur festigen.
- Alle Dokumente und sogar deren Inhalte können über eine Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden — auch von unterwegs aus.
- „Bottom-Up“ Kultur: Informationen können erfolgreich geteilt, kategorisiert und gespeichert werden
- Ein interner Mitarbeiterblog, aktuelle Videobotschaften oder interne Erfolge können für Arbeitgeber eine gute Möglichkeit sein, ihre Mitarbeiter auf den aktuellen Stand zu halten.
- Anders als bei einem Newsletter, bei dem man nicht wirklich sagen kann, wie hoch die Resonanz ist, gibt es in der Mitarbeiter-App eine „Bottom- Up“ Kultur. Das heißt, auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und die Verfasser haben die Möglichkeiten, Feedback und Lesebestätigungen zu den Inhalten zu bekommen.
- Während man sich im stressigen Alltag oft nur „zwischen Tür und Angel“ begegnen kann, gibt es mit einer Mitarbeiter-App die Möglichkeit, bewusst Zuspruch, Glückwünsche oder Ratschläge zuzusprechen.
- Die Kommunikation ist sicher und diskret
- Die Software der Mitarbeiter-App ist mit den neuesten Sicherheitsstandarts ausgerüstet, so dass sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Datenschutzrechte zu verletzen.
- Zudem haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber jederzeit gewahrt werden.
- Übersetzung für Mitarbeitenden mit geringen Sprachkenntnissen
- Damit die Integration von ausländischen Arbeitskräften bestmöglich gelingt, gibt es in der Mitarbeiter-App das Babelfish-Gadget. Mit dem Babelfish-Tool kann der Sender in seiner Muttersprache eine Nachricht verschicken, und der Empfänger erhält sie in seiner Muttersprache. Dadurch wird dem internationalen Personal der Einstieg in das Unternehmen erleichtert — sie können sofort mühelos miteinander kommunizieren.
- Mögliche Hemmschwellen werden durch die automatische Übersetzung überwunden, Arbeitsanweisungen und Terminvorschläge können einwandfrei kommuniziert werden. Eine reibungslose Kommunikation ist das wichtigste Tool für eine verständnisvolle und transparente Unternehmenskultur. Das Babelfish- Gadget ermöglicht diese multikulturell.
Transparente Kommunikation wird immer wichtiger
Natürlich waren die großen Firmen im Silicon Valley Vorreiter in Sachen Mitarbeiter-Apps. Doch inzwischen ist der digitale Kommunikationsweg auch im Mittelstand angekommen — und dabei effektiver und günstiger als ein Intranet.
Eine Mitarbeiter-App lohnt sich für jedes Unternehmen, dass…
- Seine interne Kommunikation verbessern, und sie transparenter gestalten möchte
- Ein effizientes Verteilermonopol sucht, über den alle Mitarbeitenden zeitgleich informiert werden können
- Alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Einsatzgebiet zeit- und ortsunabhängig erreichen möchten
- Den Digitalisierungsprozess beschleunigen, und dabei gleichzeitig Kosten sparen möchte
Eine Mitarbeiter-App ist der erste Schritt, um eine fortschrittliche Unternehmenskultur zu etablieren und intransparente Kommunikation vorzubeugen. Werden Informationen im Unternehmen nicht vollständig und wahrheitsgemäß teilt, riskieren Arbeitgeber einen unkontrollierten Flurfunk, der die Unternehmenskultur nachhaltig schädigen kann. Mehr über den Flurfunk erfahren Sie in diesem Blogartikel: (Artikel Flurfunk verlinken).
Welche Vorteile hat eine transparente interne Kommunikation
Die Mitarbeiter-App kann es Führungskräften erleichtern, die derzeitigen Bedürfnisse der Unternehmen zu erkennen, den internen Austausch mithilfe der richtigen Tools zu steigern und die transparente Kommunikation letztendlich zu verbessern. Folgende Vorteile hat eine transparente interne Kommunikation für Unternehmen:
- Entscheidungen können auch in umfangreichen Projekten und Prozessen
nachvollzogen werden - Vorgelebte Ehrlichkeit der Führungskräfte führt dazu dabei, die
Unternehmensziele authentischer zu machen - Mitarbeitende können sich besser mit dem Unternehmen identifizieren und
die Werte des eigenen Arbeitgeber bewusster vertreten
Beispiele für eine transparente Kommunikation in einem Unternehmen
Zeit- und Geldressourcen werden eingespart, Mitarbeitende können schnell Unterstützung aktivieren, das Wissensarchiv ist effizient und Laufwege verkürzen sich: Auch wirtschaftliche Ziele können durch eine transparente interne Kommunikation via Mitarbeiter-App schneller erreicht werden.
Besonders in der Pflegebranche haben viele Unternehmen mit der Mitarbeiter-App gute Erfahrungen gemacht. Das liegt nicht nur daran, dass in dieser Branche viele Menschen ambulant und unter Zeitdruck arbeiten, und deshalb nicht die Möglichkeit haben, sich während der Schicht im Intranet oder am Schwarzen Brett zu informieren. Hinzu kommt, dass der Datenschutz aufgrund der sensiblen Patientenakten besonders wichtig ist, und daher selbstverständlich keine gängigen Messenger verwendet werden dürfen. „Die wichtigste Funktion sind die Channels, da man hier über die Top-Down-Kommunikation Informationen zielgerichtet an die Mitarbeiter streuen kann.“ So Herr Ostermann, der Geschäftsführer des Pflegebetriebs VidoMed in Dortmund.
Seit der Einführung der Mitarbeiter-App Quiply hat der Pflegebetrieb es geschafft, die Kommunikation transparenter zu gestalten — unter Anderem weil die Kommunikation nun einheitlicher und nachvollziehbarer ablaufen kann.„Früher mussten Umfragen oder Dienstbereitschaft-Formulare handschriftlich ausgefüllt werden, und die Ergebnisse mussten dann ebenfalls manuell in eine Excel-Liste übertragen werden. Heute kann man die Formulare direkt als Excel-Liste hochladen, ausfüllen und exportieren. Es gibt jetzt einfach viel weniger Handlungsschritte und Medienbrüche — das ist super praktisch.“ So Herr Ostermann, der Geschäftsführer der VidoMed.
Doch auch in anderen Branchen kann die interne Kommunikation mithilfe einer Mitarbeiter-App rasant verbessert werden. Ein Beispiel dafür, wie schnell sich die interne Kommunikation eines Betriebes positiv wandeln kann, ist die Julabo GmbH. Das mittelständische Unternehmen aus Seelbach gibt es seit 1926, sie stellen Temperiertechnik für Forschung und Industrie her.
Wie viele Unternehmen hatte die Julabo GmbH zu Beginn der Corona-Pandemie 2020 das Bedürfnis nach einer transparenten Kommunikation. Seitdem konnten sie mithilfe der Mitarbeiter-App schon einige Erfolge verzeichnen. Ihr Weg dahin?
—> Im rekordverdächtigen Tempo von nur einer Woche wurde die Mitarbeiter-App von Quiply im Unternehmen installiert und eingeführt. Eine Aktivierungsrate von >90% wurde mit der App schon in den ersten 2 Wochen erreicht. Dafür entscheidend waren auch die Azubis von Julabo, die eine starke Rolle in der Einführung der App gespielt haben (u.a. als App-Botschafter). Es gab kein langes Onboarding, sondern alle sprangen gemeinsam ins kalte Wasser. Und siehe da, es verlief deutlich einfacher als gedacht.
—> Der Plan war, die Krisenkommunikation transparent an alle Mitarbeiter weiterzugeben, so dass sich alle im Unternehmen gut und sicher aufgehoben fühlten. Niemand musste sich allein gelassen fühlen. Gerade in Krisenzeiten möchten sich Mitarbeiter auf eine souverän leitende Führungsebene verlassen, die sich nicht selbst als ohnmächtig Betroffener der Umstände sieht, sondern sicher durch die Krise führt — mit Ruhe, Kreativität und Engagement.
—> Seitdem die Quiply Mitarbeiter-App eingeführt wurde, gibt es zum Beispiel jede Woche eine Videobotschaft vom geschäftsführendem Gesellschafter Markus Juchheim, der sich über die Quiply-App persönlich an die ganze Belegschaft richtet. Das war in den ersten Wochen der Krise wie Balsam auf die Seele einiger Mitarbeiter und die stetig steigenden „Likes“ deuten an: Die Kommunikation wirkt und sie kommt an!
Noch mehr authentische und vielfältige Berichte wie hier aus Pflegebranche finden Sie in unseren aktuellen Case Studys.
Wir wünschen viel Freude beim Verbessern der internen Kommunikation!
Autor: Sophia Fritz Illustrationen: Beatriz Simoes