Die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz ist das A und O für reibungslose Arbeitsabläufe. Leider ist das Ganze nicht immer so einfach. Fehlendes Fingerspitzengefühl und Zeitdruck sorgen in der Praxis immer wieder für Missverständnisse, die effizientes Arbeiten erschweren und das Arbeitsklima verschlechtern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern und welche Vorteile eine Mitarbeiter-App dabei bietet.
Kommunikation am Arbeitsplatz bedeutet Kommunikation, die Sie in Ihrem Arbeitsumfeld über die Arbeit führen. Dazu gehört z. B. die Kommunikation über einzelne Aufgaben oder das Feedback an Managende oder Mitarbeitende. Die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz kann persönlich, schriftlich, über eine Videokonferenz oder als Gruppengespräch geführt werden. Sie kann entweder in Echtzeit oder asynchron (z.B. per Mail) erfolgen.
Einige weitere Beispiele für die Kommunikation am Arbeitsplatz sind:
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Team-Besprechungen
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Feedback-Einzelgespräche
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Aufnahme von Informationen
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Das Sprechen über den Projektstatus oder -fortschritt
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Die Zusammenarbeit bei bereichsübergreifenden Aufgaben
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Die nonverbale Kommunikation
Gute Kommunikation im Beruf kann das Engagement und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter fördern, eine solide Arbeitsplatzkultur aufbauen und Konflikte reduzieren. Dadurch verbessern sich Motivation und Produktivität. Auch die Mitarbeiterbindung wird gestärkt, was besonders in Krisenzeiten wichtig ist.
Doch wer ist eigentlich für die Kommunikation verantwortlich?
In vielen Betrieben übernimmt die Personalabteilung die interne Kommunikation, denn früher oder später laufen über ihren Tisch alle Belange, die das Personal betreffen. In anderen Betrieben übernimmt das Marketing diese Aufgabe oder sogar die IT. Das muss also jedes Unternehmen für sich entscheiden. Wichtig dabei ist, dass alle Verantwortlichen ihr Aufgaben kennen und ihnen auch genug Zeit dafür eingeräumt wird.
Vorteile einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz
Wenn die Kommunikation läuft, läuft es auch im Unternehmen. Wer weiß, wann und wie er/sie bei der Arbeit effektiv kommuniziert, kann Missverständnisse vermeiden, die Zufriedenheit des Teams erhöhen, die Zusammenarbeit stärken, das Arbeitsklima verbessern und das Vertrauen fördern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen wichtige Schritte auf, damit auch Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz auf das nächste Level bringen.
Steigerung des Arbeitsengagements
Engagierte Mitarbeitende sind produktiver und durch ihre Unternehmensbindung weniger bereit, zu wechseln.
Verbesserte Unternehmenskultur
Sie beinhaltet die Gesamtheit der unternehmensinternen, gemeinsamen Werte, Einstellungen, Überzeugungen und Normen, an denen die Betriebsangehörigen ihr Handeln ausrichten. Die Unternehmenskultur wirkt sich beispielsweise auf den Führungsstil, die Wege und den Informationsgehalt der Kommunikation oder die Hierarchieverhältnisse aus. Die Unternehmenskultur unterstützt die Unternehmensziele. Innovationskraft, Produktqualität und Zuverlässigkeit entstehen aus daraus und wirken sich positiv auf die Mitarbeitenden und zukünftigen Bewerber:innen, Kund:innen und Lieferant:innen aus.
Um eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen, bedarf es einer guten Kommunikation. Die Mitarbeitenden sollten immer am Kulturprozess des Unternehmens beteiligt werden und in Neuerungen und Veränderungen zeitnah eingebunden werden. Interne Trainings und ein Verhaltenskodex können die Unternehmenskultur verbessern. Außerdem sollten Arbeitsbedingungen und die Ausstattung stets ordentlich sein.
Starke Kundenbeziehung
Kundenbeziehungen bezeichnen alle Kontakte zwischen Kund:innen und dem Unternehmen. Die Pflege dieser Beziehungen führt im besten Fall zur Treue der Kund:innen und zu deren Weiterempfehlung. Die Basis einer guten Beziehung ist daher die Kundenzufriedenheit.
Die erste Kontaktaufnahme (z. B. über die eigene Website) sollte so einfach wie möglich gestaltet werden. Social Media kann zum Dialog mit Kund:innen genutzt werden, die Verwendung eines Customer-Relationship-Management-Systems (Kurzform: CRM, Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) vereinfacht die Pflege der Kundenbeziehungen durch automatisierte E-Mails und Erinnerungen an Termine oder Anlässe zur Kontaktaufnahme.
Steigerung der Produktivität
Gute Kommunikation am Arbeitsplatz führt zu steigender Produktivität der Mitarbeitenden. Alle kennen ihre Aufgaben und führen diese aus. Bei Fragen wissen sie, an wen sie sich wenden können und tun dies auch. Das ist enorm zeitsparend.
Gründe für eine mangelnde Kommunikation am Arbeitsplatz
Undeutliche Arbeitsanweisungen oder fehlende Informationen erschweren die Erledigung von Aufgaben oder machen diese im schlimmsten Fall gar unmöglich. Unklare Kommunikation ist frustrierend und führt zu fallenden Leistungen.
Keine PersonalisierungEine Rundmail an alle Mitarbeitenden mit einem einfachen Hallo als Begrüßung: Hier hat sich niemand die Arbeit gemacht, die Mail zu personalisieren und somit fühlen sich nicht alle angesprochen. Achten Sie daher immer auf die individuelle Ansprache ihrer Mitarbeitenden, besonders, wenn es sich um wichtige Informationen handelt.
Kein klarer Plan
Wer ist denn nun eigentlich für die Kommunikation verantwortlich? Und wie soll kommuniziert werden? Wenn Aufgaben nicht klar verteilt sind und sich schlimmstenfalls niemand für die Kommunikation verantwortlich fühlt, kann diese schnell den Bach heruntergehen. Vergeben Sie daher die Verantwortung für die Kommunikation klar und räumen den Verantwortlichen genug Zeit für ihre Tätigkeit und die Definition der Kommunikationsziele ein.
Keine Interaktion
Keine Interaktion
Eine Nachricht wurde versendet, ein Beitrag erstellt, doch es folgt keine Reaktion? Wenn Mitarbeitende nicht reagieren, muss die Kommunikation verändert werden. Falls unklar ist, woran die Kommunikation scheitert, können Gespräche oder eine Umfrage zur Wahrnehmung der internen Kommunikation helfen.
Umfasst nicht alle Mitarbeitenden
Umfasst nicht alle Mitarbeitenden
Die interne Kommunikation verläuft größtenteils über das Intranet oder die betrieblichen E-Mail-Adressen? Mobile Mitarbeitende haben darauf oft keinen Zugriff und werden so von der Kommunikation ausgeschlossen. Dadurch kommen wichtige Informationen nicht an und können zu Fehlern im Arbeitsalltag führen. Achten Sie daher immer darauf, einen passenden Kanal zu wählen, zu dem alle Mitarbeitenden Zugriff haben.
Langweilig
Langweilig
Ein langer Fließtext in der gleichen Schriftart, im schlimmsten Fall sogar ohne Absätze? Langweilig! Viele Mitteilungen gehen im stressigen Arbeitsalltag unter, weil sie nicht richtig aufgearbeitet wurden und die Mitarbeitenden schlichtweg langweilen. Achten Sie daher auch darauf, wie sie Informationen vermitteln. Texte sollten so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein. Dabei erleichtern Stichpunkt und Absätze die Lesbarkeit. Auch das ein oder andere Bild oder Video kann hilfreich sein, denn bewegte Bilder kann das menschliche Gehirn besser verarbeiten und speichern.
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Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz
Zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz gibt es einige Lösungsvorschläge.
Verwendung einer Mitarbeiter-App
Eine Mitarbeiter-App macht die Kommunikation für alle Mitarbeitenden zugänglich, denn die App kann einfach auf dem eigenen Smartphone oder Tablet installiert werden. Auch eine Desktop-Version steht zur Nutzung bereit. So kann von überall auf die App– und damit alle Informationen, zugegriffen werden. Sicher ist das ganze natürlich auch, denn dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können die Nachrichten nicht mitgelesen werden und unterliegen der DSGVO. So kann eine Mitarbeiter-App maßgeblich zur verbesserten Kommunikation am Arbeitsplatz beitragen.
Verschriftlichen von Absprachen
Das wusste ich nicht. Das habe ich vergessen. Um diese Sätze nicht mehr zu hören und unnötige Wiederholungen zu vermeiden, ist es ratsam, getroffene Absprachen aufzuschreiben, um Unklarheiten im Nachhinein zu vermeiden. Besonders wichtig ist dies bei strategischen Entscheidungen. Übersichtliche Protokolle oder Handouts entlasten die Kommunikation und bieten allen Beteiligten einen Orientierungspunkt. Innerhalb der Mitarbeiter-App von Quiply können Informationen und Chatverläufe jederzeit nachvollzogen werden. Selbst offline ist das möglich. So geht keine Information mehr verloren. DSGVO-konform ist das Ganze auch.
Regelmäßiges Feedback einholen
Läuft die Kommunikation gut? Wo gibt es noch Verbesserungspotential? Durch regelmäßiges Feedback lassen sich Probleme schnell aus der Welt schaffen, damit alle Mitarbeitenden von guter interner Kommunikation profitieren. Innerhalb der Mitarbeiter-App von Quiply könne Sie mit wenigen Klicks Umfragen zu diesem und vielen anderen Themen erstellen und an die Mitarbeitenden senden. So sind Sie immer auf dem neusten Stand.
Kommunikationsfreundliche Kultur aufbauen
In einer kommunikationsfreundlichen Kultur hat niemand Angst, etwas zu sagen. Alle Meinungen werden gehört und sachlich diskutiert. Zu den weiteren wichtigen Punkten für eine kommunikationsfreundliche Kultur zählen:
Zuhören
Lassen Sie Ihre Gesprächspartner:innen ausreden und hören sie zu, da sie andernfalls Gleichgültigkeit signalisieren. Nehmen Sie die Botschaft ihres Gegenübers wahr und zeigen durch verbale und nonverbale Signale (z. B. zustimmendes Nicken), dass sie sie verstanden haben.
Brücken Bauen
Zeigen Sie stets Respekt gegenüber den Meinungen Ihrer Mitarbeitenden, auch wenn sie Ihren eigenen widersprechen. Das können Sie ehrlich kommunizieren, sollten dabei jedoch auf abwertende Formulierungen verzichten. Erklären Sie stattdessen sachlich, wieso Sie anderer Meinung sind und seien Sie auch für die andere Position offen.
Reflexion der eigenen Kommunikation
Sie selbst wissen zwar, wie sie eine bestimmte Aussage gemeint haben, aber bei ihren Mitarbeitenden kann diese ganz anders ankommen. Reflektieren Sie daher regelmäßig Ihre eigene Kommunikation, Ihre Tonalität und Körpersprache oder holen sich Feedback ein. Gerade nonverbalen Signale können Ihrem Gegenüber einen falschen Eindruck vermitteln. Für Führungskräfte kann sich ein passendes Coaching lohnen.
Leistungsbewertungen passend formulieren
Viele Menschen definieren sich über ihre erbrachte Leistung und nehmen sich daher Kritik sehr zu Herzen. Damit sich niemand persönlich angegriffen fühlt, sollten sie Leistungsbewertungen als objektive Beobachtungen formulieren und mit konkreten Handlungsvorschlägen anreichern. So hat die angesprochene Person zudem einen konkreten Handlungsvorschlag und steht nicht mit leeren Händen da.
Teambuilding fördern
Durch Teambuilding-Spiele (bewegungsintensiv, kooperativ, Denkspiele, Rollenspiele, Strategiespiele) oder Team-Events wie Ausflüge oder Online-Coachings, können Sie aus Ihren Mitarbeitenden ein Team formen. Das ist wichtig, denn im Team arbeitete es sich motivierter und im Idealfall erzielen Sie durch die individuellen Stärken die besten Ergebnisse.
Beispiele für eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz
Kuhrke ist ein privat geführtes Pflegeunternehmen mit zwei Einrichtungen im Kreis Steinburg in Schleswig-Holstein. Die Mitarbeitenden sind in Pflege, Hauswirtschaft und Verwaltung tätig. Um ihre interne Kommunikation zu verbessern, haben sie die Mitarbeiter-App von Quiply eingeführt, wodurch alle mobilen Mitarbeitenden in die Kommunikation eingebunden werden. So sind Telefonlisten und Dienstpläne nun jederzeit von unterwegs abrufbar. Die Leitung ist durch die Funktion der Lesebestätigung darüber informiert, wer welche Informationen bereits erhalten hat und Dienstanweisungen können in Kampagnen gesondert quittiert werden. Die Geschäftsführung kann durch kleine Videobotschaften an die Belegschaft herantreten und Lob und Wertschätzung (auch seitens der Patient:innen) direkt an die Belegschaft weitergeben. Außerdem bietet die Mitarbeiter-App Transparenz über dienstliche Vorgaben (wie die oftmals als lästig empfundenen Pflegedokumentationen) und neuen Mitarbeitenden kann durch Einführungen und wichtige Infos innerhalb der App das Onboarding erleichtert werden.
Auf unserem Blog haben wir noch einige weitere Beispiele für gut gelungene Kommunikation am Arbeitsplatz aus verschiedenen Branchen zusammengefasst.
Die wichtigsten Tipps zur Kommunikation am Arbeitsplatz:
| Was? | Wie? |
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