Interne Kommunikation verbessern — so geht's!

»The medium is the message"

Marshall McLuhan

Der kanadische Philosph McLuhan hat mit seiner Aussage provoziert. Das Medium ist wichtiger als die Botschaft? Heute weiß man, dass er wohl zu 100% richtig lag. Das Medium hat expliziten Einfluss auf die Sinneswahrnehmung des Empfängers. Und je nachdem welches Medium man nutzt, kommt die Botschaft an oder auch nicht. Wie man erreichen kann, dass die eigenen Botschaften im Unternehmen ankommen, beleuchten wir in diesem Artikel.
 

Ganz gleich, aus welcher Branche die erfolgreichsten Unternehmen stammen: Zwischen denen, die mit fokussiertem Projektmanagement glänzen können, sich auf ein positives Arbeitsklima verstehen und Herausforderungen souverän meistern, gibt es einen gemeinsamen Nenner — eine gelungene interne Kommunikation. Das gilt sogar noch mehr Unternehmenen, die sich für neue Arbeitsmodelle wie New Work oder Methoden aus dem Agilen Baukasten interessieren.  Man sieht in Studien und Befragungen sehr schnell, dass die Besten durch hervorragende interne Kommunikation auszeichnen. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Struktur an die Hand, wie auch Sie Ihre interne Kommunikation verbessern können.

Übersicht

Einleitung und Definition

Beginnen wir mit der Basis: Interne Kommunikation. Was verbirgt sich hinter dem Begriff?

Unter der internen Kommunikation können alle Vorgänge gefasst werden, die mit der geschlossenen Kommunikation innerhalb eines Unternehmen zu tun haben.

Läuft die interne Kommunikation erfolgreich ab, können unter anderem…

  • Aufgabenverteilungen, Ansprachen, Abgabefristen klar kommuniziert, und Missverständnisse vermieden werden

  • vertrauliche Informationen und wichtige Dokumente diskret ausgetauscht werden, sodass sich verkürzte Arbeitswege bilden

  • die Mitarbeiter miteinander interagieren und auf kurzfristige Änderungen, anstehende Herausforderungen oder spontane Erfolge konkret und zeitnah reagieren

Kurzum: Eine gute interne Kommunikation kann Experten in jeder Branche dazu verleiten, das Beste aus sich und ihrem Arbeitsumfeld herauszuholen. Von einer klaren internen Kommunikation profitiert der ganze Betrieb — und letztendlich auch der Kunde, der sich dann auf eine integre Zusammenarbeit und einen überzeugenden Workflow verlassen kann.

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Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation

Gerade in unsicheren Zeiten wie in diesem Corona-Jahr ist die interne Kommunikation branchenübergreifend enorm wichtig. Denn nur, wer sich als Entscheidungsträger erfolgreich verständigen kann, wird den Balanceakt zwischen souveräner Übersicht und flexibler Reaktionsbereitschaft erfolgreich meistern.

Nicht geschimpft ist genug gelobt“ ist in Deutschland noch immer eine weit verbreitete Gepflogenheit. Doch die Befürchtung, eine gestärkte interne Kommunikation würde nur zu noch mehr Unübersichtlichkeit und einer größeren Menge an unpräzisen Informationen beitragen, bewahrheitet sich nicht. Mitarbeiter spüren es sofort, wenn die Devise lautet, dass sie nur soviel wissen dürfen wie sie müssen. Es ist ein Zeugnis des Misstrauens der Leitungsebene. Und in einer Kultur des Misstrauens wächst nichts Gutes, sicher kein Vertrauen und besondere Initiative.

Das Gegenteil ist richtig: Ergreift man die richtigen Maßnahmen, kann eine verbesserte interne Kommunikation signifikant zur Arbeitsentlastung beitragen und einem klaren Diskurs folgen. Sie motiviert die Mitarbeiter, verbessert das Klima im Unternehmen und lässt mehr Weitblick zu, der sich in bessere Problemlösungen in der Gegenwart niederschlägt.

Wenn Sie wissen möchten, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die interne Kommunikation Ihres Unternehmens rasch zu stärken, haben wir hier die aktuellen und spannendsten Ansätze für Sie aufbereitet.

1. Zieldefinition der internen Kommunikation

Auch der längste Weg beginnt mit einem ersten Schritt — oder mit einer Drehung um dreihundertsechzig Grad. Denn die erste Maßnahme zur Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation ist die Analyse der aktuellen Strukturen. In diesem Schritt der Maßnahmenergreifung müssen noch keine Lösungsansätze geschafft werden — es dient lediglich dazu, eine Übersicht über die vorherrschende Lage zu erlangen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen wollen, sachlich und wertneutral den Status Quo aufzugreifen kann es helfen, sich über folgende Fragen Gedanken zu machen:

  • Welche Kommunikationswege gibt es derzeit im Unternehmen?
    • Von wem werden diese genutzt, wer wird dabei eventuell übersehen?
    • Wie lange brauchen Sie dafür, alle zu erreichen?
  • Wie oft gibt es unklare Absprachen oder Missverständnisse bei der Aufgabenaufteilung?
    • Wer übernimmt gerade die Verantwortung dafür?
    • Welche Gründe tragen dazu vor allem bei?
  • Haben die Vorgesetzten einen soliden Kontakt zu den Arbeitnehmenden — und umgekehrt?
    • Könnten die Kommunikationswege in Zukunft verkürzt werden?
    • Ist die Kommunikation so gestaltet, dass Sie vom Empfänger auch wahrgenommen wird?
    • Findet die Kommunikation einen Weg, die wirklichen Interessen der Empfänger zu berücksichtigen?
  • Gibt es häufiger Missverständnisse, die auf unkonkrete Aufgabenverteilungen oder ein ungutes Arbeitsklima schließen lassen?
  • Welche Unternehmenskultur ist in Ihrem Unternehmen vorherrschend?
    • Sind Fehler erlaubt und darf man alles wissen?
    • Freie Entwicklung und Wachstum oder eher Struktur & Unterordnung?
    • Ist Vertrauen die harte Währung oder eher Misstrauen?
    • Wie oft gibt es Foren zum offenen Austausch?
    • Welche Führungskultur ist präsent?
    • Hierarchisch oder Teamorientiert aufgestellt?

Nachdem Sie die aktuellen Probleme und Strukturen präzise analysiert haben, könnten nun auf Basis dieser Erkenntnisse schon die nächsten Schritte zur Verbesserung der internen Kommunikation eingeleitet werden.

2. Richtig kommunizieren

Um eine wirksame interne Kommunikation im Unternehmen aufzubauen ist nicht nur das Kommunikationsmedium entscheidend — auch der Content und das Bewusstsein für den Inhalt des Dialogs spielt eine große Rolle. Um nicht sogar zu sagen: Content is King! Diese Redewendung spielt darauf an, wie entscheidend die Qualität und Attraktivität der Inhalte ist, denn nur so kann man die Empfangenden bei der Stange halten. Dafür hilft es, die grundsätzlichen Regeln zur gelungenen Kommunikation verinnerlicht zu haben:

  • zielgerichtet informieren, um Missverständnisse vorzubeugen
  • nur relevante Informationen vermitteln
  • Kommunikation als Dialog verstehen und die Reaktionen der Mitarbeiter wahrnehmen
  • offen und ehrlich kommunizieren, um Vertrauen in die eigene Transparenz zu schaffen

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3. Verantwortlichkeiten für die interne Kommunikation festlegen

Wenn sie eine bestimmte Person für die interne Kommunikation im Unternehmen verantwortlich machen, führt das…

  • zu mehr Übersicht. Die Mitarbeitenden wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können und die Frage nach der Verantwortlichkeit ist eindeutig geklärt.

  • zu effizienteren Lösungsfindungen. Die verantwortliche Person kann schneller Entscheidungen treffen und die Strukturen für die interne Kommunikation in kürzester Zeit spürbar verbessern.

Um den internen Austausch von Grund auf zu verbessern, ist es ratsam, neben einer verantwortlichen Person auch auf die richtigen Kommunikationsinstrumente zu setzen. Doch welches ist für Ihren Betrieb das passende?

4. Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente

Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung wurden viele moderne Möglichkeiten entwickelt, um die immer komplexeren Diskursen innerhalb eines Unternehmens aufzufangen und zu gestalten. Zum Beispiel:

  • Intranet

Ein geschlossenes Netz, das nur für einen festgelegten Personenkreis zugänglich ist. Hier können Dokumente und Nachrichten ausgetauscht werden. Seine Qualität entspricht im besten Falle dem guter Nachrichtenportale. Intranet entstanden noch in einer Zeit, als Desktop-Computing das Nonplusultra war. Es richtete sich vor allem an geistig tätige Mitarbeiter in der Verwaltung, die an Schreibtischen tätig sind. Doch gerade in Branchen, die wenig Affinität zur EDV haben, wird das Intranet selten genutzt. Zu unvertraut ist der Umgang mit dem neuartigen System, und erweiterte, intuitiver bedienbare Funktionen können oft kostspielig werden. intranet_illustration_quiplyViele Projekte wie bspw. SharePoint entpuppen sich als recht große Entwicklungsprojekte, die selten mit den Anforderungen an die Aktualität der Umgebung schritthalten können. So entstand dort auch die oft kolportierte Betrachtung, dass das Menü in der Kantine die meist geklickte Seite im Intranet war, der Rest interessierte eher wenig. Intranets waren auch nicht darauf angelegt, dass von den Mitarbeitern selbst kommuniziert werden konnte, sondern sehr hierarchisch (Top-Down). Entsprechend fühlten sich die Mitarbeiter auch nicht wirklich in das Geschehen eingebunden, den sie konnten wenig Eigenes beitragen.

  • Newsletter

Informationen und Ankündigungen, die früher am „Schwarzen Brett“ hingen, können heute bequem über einen E-Mail Verteiler an die Mitarbeiter versendet werden. Doch ob dieser Newsletter gelesen wird oder im Posteingang untergeht bleibt unklar. Durch die allgemeine Ansprache fühlen sich Mitarbeiter oft nicht persönlich angesprochen, was wiederum zu einem geringeren Gefühl von Zuständigkeit führen kann. Auch ist es schwer, die Informationen auf Dauer aufzubereiten. Wer unterscheidet in der Flut von E-Mails, welche relevant ist und welche noch gilt? Und wer hat die Zeit, die Mails so aufmerksam zu lesen, dass man da noch durchsteigt?

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  • Wiki / Wissensdatenbank

In der Wissensdatenbank, einem firmeninternen, kleinen „Wikipedia“, können theoretisch Sachkenntnisse und Informationen abgespeichert, und Laufwege dadurch verkürzt werden. Wissensdatenbanken sind durch Ideen des Knowledge-Managements stark verbreitet worden. Kernidee war, das Wissen der Mitarbeiter über Instrumente wie diese Wikis miteinander zu teilen und somit in Summe deutlich effektiver zu sein (Schwarmintelligenz). Mittlerweile ist Ernüchterung eingetreten: Bestimmtes Wissen wird nicht gerne geteilt oder ist schlicht Beziehungswissen, also nicht übertragbar, weil an die Person selbst geknüpft. Noch öfter stellt man fest, dass echtes Wissen ohne eigene Erfahrungen schwer übertragbar ist. Informationen zu teilen dagegen funktioniert sehr gut. Für Informationen sind diese Datenbanken wie Wikis sehr praktische Speicher, wenn sie denn regelmäßig gepflegt werden. Wenn die Strukturen jedoch nicht angepasst werden, wenn keiner mal aufräumt oder redigiert, dann sind diese Datenbanken schnell veraltet und verlieren rapide an Relevanz.

Quiply Tipp: Wenn Sie ein zeitgemäßes Wiki für Ihr Unternehmenshandbuch suchen, dass sehr komfortabel zu bedienen ist, dann probieren Sie mal Notion (https://www.notion.so/) aus. Nutzen wir aktuell auch.

  • Chat Tools und Social Media

Chat Tools und Social-Media-Apps sind oft besonders benutzerfreundlich gestaltet und dadurch leicht bedienbar. 98% aller Deutschen nutzen den Marktführer WhatsApp, die Anwendung kann man also voraussetzen. Auch bei den Älteren jenseits der 49 Lenze steigt der Anteil rapide, die Facebook aktiv nutzen. Das hat private Folgen, die man beruflich aber genauso spüren kann. Durch die vielen ausgesendeten Reize kann der Fokus schnell verlorengehen, und die Trennung zwischen Arbeit und Privatvergnügen ist nicht immer möglich. Negative Erlebnisse in sozialen Netzwerken werden parallel erlebt zum Handeln im Unternehmen, d.h. neben der Ablenkung werden auch Entscheidungen dadurch gefärbt. Nicht selten werden dabei auch vertrauliche Daten geteilt oder erhält der Wettbewerber unfreiwillig Aufschluss über das eigene Unternehmen, ganz zu Schweigen von der Tiefe der Information, die der Plattformbetreiber über Ihr Unternehmen dann hat. Eine Administrationsfähigkeit, also neue Mitarbeiter einzuladen oder ehemalige Mitarbeiter auszuladen ist nicht gegeben. Verlässt ein Mitarbeiter gar das Unternehmen im Unfrieden, hat das Unternehmen keine Kontrolle mehr über die Daten, denn diese verbleiben beim Anbieter und gehen mit dem Mitarbeiter zusammen verloren.

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  • Die Mitarbeiter-App

Um die Vorteile von benutzerfreundlichen Social-Media-Apps und die Diskretion eines Intranets zu vereinen, wurde noch etwas erfunden: Die Mitarbeiter-App. Sie gehört zu den angesagtesten Methoden, um die interne Unternehmenskommunikation zu verbessern. Neben der klassischen Bereitstellung von redaktionell bearbeiteten Beiträgen können die Mitarbeiter auch in sozialen Strömen teilnehmen, eigene Inhalte einstellen, chatten und viele produktive Features nutzen. Beispielsweise können die Mitarbeiter Ihren Urlaubsantrag schon zu Hause stellen oder eine Materialbeschaffung mit dem Smartphone im Handumdrehen veranlassen. Aber was versteht man genau unter einer Mitarbeiter-App, und wie lässt sie sich am Besten in die Firmenstruktur integrieren?

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5. Unwichtige Kommunikationsinstrumente entfernen

Bevor eine neue Mitarbeiter-App oder jedes andere neue Instrument in die Unternehmenskommunikation  eingebunden werden kann, sollten zuerst unwichtige Kommunikationsinstrumente und Kanäle entfernt werden.  Dieser Schritt ist für die Projektverantwortlichen wirklich sehr bedeutsam und wird manchmal aus bestimmten Gründen unterlassen, was sich bei der Adoptionsrate für das neue Instrument rächt. Die Mitarbeiter migrieren dann in extremen Schneckentempo und der Kommunikationserfolg bleibt vielleicht sogar aus. Aus reiner Bequemlichkeit oder Besitzstandswahrung stellen sich die Laggards, also die Mitarbeitenden, die jede Veränderung immer als Letzter annehmen, gar nicht erst um. Denn sie fühlen sich ja erstmal versorgt und wissen vielleicht gar nicht, welche Möglichkeiten und Informationen Ihnen so entgehen. Im Medizinerjargon hieße es also: "Her mit dem Skalpell, der alte Kanal muss weg!"

Indem für die Mitarbeitenden so klar ist, welche Kanäle bzw. Leitungen für die interne Kommunikation vorgesehen sind, können Missverständnisse präventiv verhindert werden. Auch möchten Sie nicht mehrere Kanäle gleichzeitig betreiben, bevor einer ausläuft - das bindet unnötig viele Ressourcen, die sie besser in Ihr neues Kommunikationsinstrument und dessen Inhalte stecken sollten.

Ein weiterer Vorteil der Mitarbeiter-App: Sie vereint alle Vorteile der einzelnen Plattformen unter einem Dach, so dass Mitarbeiter dort übersichtlicher miteinander kommunizieren können.

Nutzung einer Mitarbeiter-App zur Verbesserung der internen Kommunikation

Um die interne Kommunikation zu verbessern ist die Integration einer Mitarbeiter-App in die bisherigen Strukturen des Unternehmens sehr oft die beste Lösung.

Durch eine Mitarbeiter-App ist es möglich…

  • mit wenig Aufwand alle Mitarbeiter auf denselben Wissensstand zu bringen, und damit auch das Gemeinschaftsgefühl nachhaltig zu stärken

  • auf seriösen und gesicherten IT-Plattformen können auch vertrauliche Daten ohne Bedenken mit einer Mitarbeiter-App gespeichert werden. In der Cloud liegend sind diese Daten jederzeit und überall mit dem Smartphone sicher abrufbar

  • eine intensive und stetige Kommunikation mit den Kollegen ist möglich — ohne dass sofort das private WhatsApp Profilbild offengelegt werden muss. Auch muss der Arbeitgeber keine private Telefonnummer des Arbeitnehmers kennen, denn es gibt verschiedene gesicherte Verfahren, wie die Mitarbeiter auch ohne diese Daten auf die Plattform kommen können

  • nach der Arbeit kann man auch mal zu 100% „abschalten“, was wiederum Burnout-Symptomen vorbeugt. Was Arbeit ist, ist Arbeit. Was Freizeit ist, bleibt Freizeit und tummelt sich nicht in einer App.

  • administrative Koordination einfacher zu gestalten. Auch abteilungsübergreifende Projekte lassen sich problemlos über die gemeinsame Plattform planen. Bürokratische Prozesse kann man mit ein paar Klicks stark vereinfachen. Auch die Personalabteilung kann immer direkt und vertraulich mit den Mitarbeitern individuell kommunizieren.

Gerade jetzt, in Zeiten von Covid-19 bedingten Lockdowns viele Menschen die Kurzarbeit und das Home Office als Herausforderung wahrnehmen, ist es wichtiger denn je, den Mitarbeitenden ein Gefühl von Vertrauen und Verbundenheit zu vermitteln. Mitarbeiterbindung beginnt heute, nicht erst morgen. Wenn alle miteinander eine große Distanz teilen, dann muss eben die Kommunikation hautnah ran, um dieses Defizit des gemeinsamen Erlebens so gut es geht auszugleichen.

Als Maßnahme zur Verbesserung der internen Kommunikation eine Mitarbeiter-App zu benutzen, ist der erste Schritt in ein zukunftsweisendes Arbeitsmodell — auch in herausfordernden Zeiten.

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Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann

Illustrationen: Beatriz Simoes

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