Interne Kommunikation verbessern - so geht's!

Inhalt:

• Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation
  • Zieldefinition der internen Kommunikation
  • Richtig kommunizieren
  • Verantwortlichkeiten für die interne Kommunikation festlegen
  • Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente
    • Intranet
    • Newsletter
    • Wiki
    • Chat-Tools & Social Media
    • Mitarbeiter-App
  • Unwichtige Kommunikationsinstrumente entfernen
• Nutzung einer Mitarbeiter-App zur Verbesserung der internen Kommunikation
• Warum Microsoft Teams, Zoom, Slack oder Yammer nicht geeignet sind (sondern für Kollaboration taugen)
  
  

FAQ: Interne Kommunikation verbessern

Was bedeutet interne Kommunikation?
Interne Kommunikation beschreibt den Austausch von Informationen, Wissen und Feedback innerhalb einer Gruppe, Organisation oder Gemeinschaft. Sie sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert sind, miteinander im Dialog bleiben und gemeinsame Ziele besser erreicht werden können.

Warum ist interne Kommunikation wichtig?
Eine gute interne Kommunikation vermeidet Missverständnisse, fördert Motivation und schafft Vertrauen. Unternehmen, die offen kommunizieren, sind oft erfolgreicher und innovativer.

Wie kann man interne Kommunikation im Unternehmen verbessern?
Wichtig sind klare Strukturen, feste Kanäle und der Einsatz moderner Tools wie Mitarbeiter-Apps oder interne Netzwerke. Auch regelmäßiges Feedback und transparente Entscheidungen spielen eine große Rolle.

Welche Vorteile bringt eine starke interne Kommunikation?
Sie stärkt die Zusammenarbeit, steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verbessert die Unternehmenskultur. Gleichzeitig hilft sie, Wissen zu sichern und Ideen schneller umzusetzen.

Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation

Gerade in Zeiten von Digitalisierung, Homeoffice und schnellen Veränderungen ist es wichtiger denn je, die interne Kommunikation zu verbessern. Nur wenn Informationen klar, verständlich und zeitnah weitergegeben werden, können Teams den Überblick behalten und flexibel reagieren.

Das alte Motto „Nicht geschimpft ist genug gelobt“ hat heute keinen Platz mehr. Offene Kommunikation bedeutet nicht Chaos, sondern schafft Transparenz und Vertrauen. Wer Informationen zurückhält, riskiert Misstrauen und Demotivation – zwei Faktoren, die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung blockieren.

Die Erfahrung zeigt: Mit den richtigen Maßnahmen lässt sich die interne Kommunikation verbessern, Strukturen werden klarer, Missverständnisse seltener und Dialoge offener. Das steigert Motivation, stärkt das Miteinander und sorgt dafür, dass Herausforderungen schneller und nachhaltiger gelöst werden.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Methoden, Tools und Trends dabei helfen, die interne Kommunikation nachhaltig zu verbessern - praxisnah und direkt umsetzbar.

1. Zieldefinition der internen Kommunikation

Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, sollte im ersten Schritt den Status quo analysieren. Es geht hier noch nicht darum, sofort Lösungen zu entwickeln, sondern darum, ein klares Bild über die bestehenden Strukturen und Herausforderungen zu gewinnen.

Eine sachliche Bestandsaufnahme hilft zu erkennen, welche Kommunikationswege funktionieren und wo es Probleme gibt. Diese Leitfragen können Orientierung geben:

• Kommunikationswege: Welche Kanäle werden aktuell genutzt? Erreichen sie alle Mitarbeitenden – oder gibt es Gruppen, die außen vor bleiben?

• Effizienz: Wie lange dauert es, bis alle relevanten Personen informiert sind? Treten oft Missverständnisse oder doppelte Absprachen auf?

• Verantwortlichkeiten: Wer trägt aktuell die Verantwortung für die interne Kommunikation? Gibt es klare Zuständigkeiten?

• Führungskultur: Wie läuft die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden? Gibt es regelmäßigen Austausch und offene Feedbackrunden?

• Unternehmenskultur: Ist Vertrauen die Basis – oder herrscht eher Zurückhaltung und Misstrauen? Werden Fehler offen besprochen oder vertuscht?

• Zukunftsfähigkeit: Können Kommunikationswege vereinfacht, digitalisiert oder besser an hybride Teams angepasst werden?

Die Antworten auf diese Fragen zeigen, wo Verbesserungsbedarf besteht. Erst wenn die Ausgangslage verstanden ist, lassen sich gezielt Maßnahmen ableiten, um die interne Kommunikation zu verbessern und langfristig erfolgreicher zu gestalten.

2. Richtig kommunizieren

Um die interne Kommunikation zu verbessern, reicht es nicht aus, nur das passende Medium zu wählen. Ebenso entscheidend ist, wie Inhalte aufbereitet und vermittelt werden. Informationen müssen verständlich, relevant und authentisch sein – nur so fühlen sich alle wirklich eingebunden.

Diese Grundregeln helfen, Kommunikation klarer und wirksamer zu gestalten:

• Zielgerichtet informieren: Inhalte so aufbereiten, dass keine Missverständnisse entstehen und jeder weiß, was gemeint ist.

• Relevanz wahren: Informationen filtern und nur das weitergeben, was für die Zielgruppe wirklich wichtig ist.

• Dialog fördern: Kommunikation nicht als Einbahnstraße verstehen, sondern aktiv Feedback und Rückmeldungen einholen.

• Transparenz schaffen: Ehrlich und offen kommunizieren, um Vertrauen zu stärken und eine positive Kommunikationskultur aufzubauen.

Wer diese Prinzipien berücksichtigt, sorgt dafür, dass Botschaften nicht nur ankommen, sondern auch verstanden und angenommen werden. Damit legt man einen wichtigen Grundstein, um die interne Kommunikation nachhaltig zu verbessern.

3. Verantwortlichkeiten für die interne Kommunikation festlegen

Ein wichtiger Schritt, um die interne Kommunikation zu verbessern, ist das klare Zuweisen von Verantwortlichkeiten. Wenn eine bestimmte Person oder ein kleines Team für interne Kommunikation zuständig ist, schafft das spürbare Vorteile:

• Mehr Übersicht: Mitarbeitende wissen genau, an wen sie sich mit Fragen oder Anliegen wenden können. Zuständigkeiten sind eindeutig geklärt.

• Effizientere Prozesse: Eine verantwortliche Person kann schneller Entscheidungen treffen, Kommunikationsstrukturen optimieren und Abläufe vereinfachen.

• Klarheit und Verbindlichkeit: Es entsteht eine feste Anlaufstelle, die den Informationsfluss koordiniert und sicherstellt, dass Botschaften konsistent und zeitnah kommuniziert werden.

Darüber hinaus spielt die Wahl der passenden Kommunikationsinstrumente eine zentrale Rolle. Ob Chat-Tools, Mitarbeiter-App, Newsletter oder Intranet – entscheidend ist, dass die gewählten Kanäle die jeweiligen Bedürfnisse abdecken, leicht zugänglich sind und den Dialog aktiv fördern.

So entsteht eine klare Struktur, die Transparenz, Effizienz und Vertrauen gleichermaßen stärkt.

4. Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente

Die Wahl der passenden Kommunikationsinstrumente ist entscheidend, um die interne Kommunikation nachhaltig zu verbessern. Mit dem Fortschritt der Digitalisierung stehen heute vielfältige digitale Lösungen zur Verfügung - jede mit eigenen Stärken, aber auch klaren Grenzen.

• Intranet

Das Intranet war lange Zeit das Standard-Werkzeug für interne Kommunikation. Es ermöglicht den Austausch von Dokumenten und Nachrichten in einem geschlossenen Netzwerk. Allerdings ist es häufig komplex in der Verwaltung, kostenintensiv in der Pflege und vor allem für Mitarbeitende ohne Büroarbeitsplatz oft wenig zugänglich. Dadurch wird das Intranet schnell unübersichtlich und verliert an Relevanz.

• Newsletter

Digitale Newsletter ersetzen vielerorts das klassische „Schwarze Brett“. Sie sind einfach einzusetzen, haben aber einen großen Nachteil: Es bleibt unklar, ob die Informationen wirklich gelesen werden. Zudem sind sie meist unpersönlich formuliert und gehen in der täglichen E-Mail-Flut oft unter.

• Wiki / Wissensdatenbank

Wikis oder interne Wissensdatenbanken können hilfreich sein, um Informationen zu bündeln und leicht auffindbar zu machen. Sie funktionieren allerdings nur dann, wenn Inhalte regelmäßig gepflegt werden. Ohne klare Verantwortlichkeiten veralten Datenbanken schnell und verlieren an Nutzen.

• Chat-Tools und Social Media

Messenger-Apps oder soziale Netzwerke sind leicht zu bedienen und fördern schnellen Austausch. Gleichzeitig bergen sie Risiken: Vermischung von Beruflichem und Privatem, fehlender Datenschutz sowie keine klare Administration. Besonders der Umgang mit vertraulichen Informationen ist hier problematisch.

• Mitarbeiter-App

Die Mitarbeiter-App vereint die Vorteile verschiedener Kommunikationsinstrumente in einer sicheren, benutzerfreundlichen Lösung. Sie ermöglicht transparente Kommunikation in Echtzeit, standort- und geräteunabhängig. Neben News-Feeds, Chats und Umfragen bietet sie auch praktische Funktionen wie digitale Urlaubsanträge, Schichtpläne oder Schulungsnachweise.

So können Mitarbeitende aktiv eingebunden werden, Informationen sind jederzeit verfügbar und die interne Kommunikation wird effizienter, interaktiver und zukunftssicher.

5. Unwichtige Kommunikationskanäle entfernen

Ein wichtiger Schritt, um die interne Kommunikation zu verbessern, ist das konsequente Reduzieren von überflüssigen oder veralteten Kanälen. Oft sammeln sich im Laufe der Zeit viele parallele Kommunikationswege an – vom Intranet über Newsletter bis hin zu Chatgruppen. Das führt schnell zu Unübersichtlichkeit, Doppelarbeit und Informationsverlust.

Wird eine neue Lösung wie eine Mitarbeiter-App eingeführt, sollte klar geregelt sein, welche Kanäle ersetzt werden. Sonst riskieren Verantwortliche, dass Informationen weiterhin über alte Strukturen laufen und die Einführung neuer Tools ins Stocken gerät. Mitarbeitende nutzen dann im schlimmsten Fall weiterhin ihre gewohnten Wege, anstatt sich aktiv mit der neuen Lösung auseinanderzusetzen.

Indem Unternehmen klar kommunizieren, welche Kanäle künftig verbindlich genutzt werden, schaffen sie Orientierung und verhindern Missverständnisse. Gleichzeitig werden Ressourcen geschont, da nicht mehrere Systeme parallel gepflegt werden müssen.

Die Mitarbeiter-App bietet hier einen entscheidenden Vorteil: Sie bündelt alle wichtigen Kommunikationsfunktionen an einem zentralen Ort. Informationen, Chats, Umfragen, Dokumente oder Formulare sind übersichtlich und jederzeit zugänglich. So entsteht eine einheitliche Plattform, die Transparenz schafft, den Informationsfluss vereinfacht und den Austausch im Alltag deutlich effizienter macht.

Nutzung einer Mitarbeiter-App zur Verbesserung der internen Kommunikation

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die interne Kommunikation zu verbessern, ist der Einsatz einer Mitarbeiter-App. Sie bringt Informationen, Tools und Austauschmöglichkeiten an einem zentralen Ort zusammen und erleichtert den Kommunikationsfluss nachhaltig.

Die Vorteile einer Mitarbeiter-App im Überblick:

• Alle auf dem gleichen Stand: Mit wenigen Klicks lassen sich aktuelle Informationen an das gesamte Team weitergeben – schnell, transparent und unabhängig vom Standort. Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl und sorgt für Klarheit.

• Datensicherheit inklusive: Moderne Mitarbeiter-Apps laufen über geschützte IT-Plattformen. Vertrauliche Daten können sicher geteilt werden und sind jederzeit mobil abrufbar.

• Klare Trennung von Beruf und Privatleben: Mitarbeitende benötigen weder private Telefonnummern noch Messenger-Profile. Die Kommunikation bleibt professionell, ohne Einblick in private Kanäle.

• Bessere Work-Life-Balance: Push-Benachrichtigungen lassen sich steuern, sodass nach Feierabend wirklich Ruhe einkehrt. Das beugt Überlastung und Stress vor.

• Effiziente Organisation: Von Schichtplänen über interne Ankündigungen bis hin zur Projektarbeit – viele administrative Prozesse können direkt in der App abgewickelt werden. Auch die Personalabteilung profitiert von direkter, vertraulicher Kommunikation mit einzelnen Mitarbeitenden.

In einer Arbeitswelt, die immer flexibler und digitaler wird, ist Vertrauen und Nähe wichtiger denn je. Gerade wenn Teams verteilt arbeiten oder selten persönlich zusammenkommen, schafft eine Mitarbeiter-App Verbindung, Transparenz und ein starkes Wir-Gefühl.

Sie ist damit ein zentraler Baustein, um die interne Kommunikation langfristig zu verbessern und ein modernes, zukunftsfähiges Arbeitsmodell zu unterstützen.

Warum Microsoft Teams, Zoom oder Slack nicht ideal für die Interne Kommunikation sind

Viele Unternehmen setzen auf Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom, um Zusammenarbeit und Projektarbeit zu organisieren. Schnell liegt es nahe, diese Plattformen auch für die interne Kommunikation zu nutzen. Doch was im Büroalltag funktioniert, stößt an Grenzen, sobald es darum geht, die interne Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern – insbesondere bei Mitarbeitenden ohne festen Schreibtischarbeitsplatz.

Auch die IT-Beratung Gartner kommt in einem Report zu dem Schluss: Plattformen wie Yammer oder Teams sind für interne Kommunikation „generally ineffective“. Der Grund: Diese Tools sind primär für Kollaboration entwickelt – Chats, Videokonferenzen und Dokumentenbearbeitung – nicht aber für die strukturierte und gezielte Mitarbeiterkommunikation.

Typische Nachteile im Überblick

• Unübersichtliche Feeds: Informationen laufen chronologisch zusammen, wichtige Inhalte gehen unter. Für Mitarbeitende, die nur wenige Minuten am Tag Zeit haben, ist es kaum möglich, den Überblick zu behalten.

• Keine redaktionelle Steuerung: Inhalte können nicht priorisiert oder visuell hervorgehoben werden. Wer die interne Kommunikation verbessern will, braucht aber genau diese redaktionelle Aufbereitung.

• Fehlende Personalisierung: Wichtige Informationen lassen sich nicht nach Standort, Abteilung oder Rolle filtern. Mitarbeiter-Apps ermöglichen dagegen eine gezielte Aussteuerung.

• Kein Einstieg in den Digital Workplace: Teams oder Slack bieten keinen zentralen Einstiegspunkt, der klar macht, welche Themen besonders wichtig sind. Mitarbeitende müssen selbst filtern – das führt zu Ineffizienz.

• Begrenzte Redaktion und Administration: Umfangreiche Inhalte mit Bildern, Zwischenüberschriften oder Videos sind schwer umsetzbar. Zudem fehlen Funktionen wie zeitgesteuerte Veröffentlichungen oder das gemeinsame Erstellen von Beiträgen.

Also: Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, sollte Kollaborationstools nicht mit Kommunikationsplattformen verwechseln. Teams, Slack oder Zoom sind stark in der Zusammenarbeit, aber für eine effektive interne Kommunikation im gesamten Unternehmen braucht es Lösungen, die Inhalte klar strukturieren, personalisiert ausspielen und professionell administrieren können.

Fazit: Interne Kommunikation verbessern

Eine starke interne Kommunikation ist die Grundlage für Motivation, Transparenz und Zusammenarbeit. Wer die internen Kommunikationswege bewusst gestaltet, schafft Vertrauen, stärkt das Wir-Gefühl und steigert die Effizienz. Moderne Tools wie Mitarbeiter-Apps bieten die Chance, Informationen zentral zu bündeln und den Austausch ortsunabhängig zu ermöglichen. Gleichzeitig helfen klare Strukturen und passende Kommunikationsinstrumente, Missverständnisse zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen. Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, sollte daher auf digitale, sichere und dialogorientierte Lösungen setzen und so den Weg für eine zukunftsfähige Kommunikationskultur ebnen.

Bereit? Na dann los für bessere interne Kommunikation und zukunftsweisende Arbeitsmodelle. Jetzt kostenlose Demo buchen und Quiply entdecken!

Autorin: Sophia Fritz Illustrationen: Beatriz Simoe