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Formulare, Kampagnen, Umfragen – die neuen Features von Quiply

Der Oktober hat es für Quiply Kunden in sich: während das Wetter draußen wieder trüber und regnerischer wird beginnt bei uns bereits der digitale Frühling. Mit unserem neuen Feature für Formulare, Kampagnen und Umfragen bekommen Sie drei mächtige neue Tools, die Ihre interne Kommunikation auf ein neues Level heben wird.

Zusätzlich zu den bewährten Funktionen unserer App wie den Newschannels, dem Chat, dem Nutzerverzeichnis und den vielen anderen Features wollte unsere Produktentwicklung eine neue Ära in der Zeit der Mitarbeiter-Apps einleiten. So eine Vielfalt an Prozessen, die nun digitalisiert werden können, gab es noch nie.

Das Formularfeature: eine App, unendliche Möglichkeiten

Zwischen einen Betrieb, der die Quiply Mitarbeiter-App verwendet und ein papierloses Büro passt im wahrsten Sinne des Wortes kein Blatt Papier mehr. Mit unserem Formularfeature erhalten Sie unbegrenzte Möglichkeiten der Prozess- und Formulargestaltung. Bauen Sie sich im Baukastenprinzip Ihre eigenen Formulare zusammen und entwickeln Sie eine individuelle Freigabestruktur. Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr machen, als das von Ihnen erstellte Formular auszufüllen und der Rest geht seinen voreingestellten Weg zu den jeweiligen Entscheidenden.

Formulare in Quiply

 

Mit unserem Formularfeature lassen sich alle Prozesse innerhalb unserer Quiply Mitarbeiter-App abdecken. Wetten? Wenn Sie uns ein praktisches Beispiel von einem Prozess aus Ihrem Betrieb zuschicken können, dass sich via unsere App nicht digitalisieren und vereinfachen lässt, dann erhalten Sie von uns einen leckeren Kuchen für sich und Ihre Kolleg*innen.

7 Prozesse, die man mit der Quiply Mitarbeiter-App digitalisieren kann

Wir haben aus den potentiell unendlich vielen Anwendungsfällen 7 Prozesse als Beispiele herausgepickt, die Sie mittels unseres neuen Features digitalisieren können:

1. Urlaubsanträge

In manchen Betrieben laufen Urlaubsanträge noch komplett analog ab, das heißt: Formular ausdrucken, Formular ausfüllen, Zettel in einen Umschlag, per Werkspost an die Personalabteilung, Prüfung zur Freigabe, Telefonat mit der Abteilungsleitung, Stempel drauf, Unterschrift drunter, Zettel in einen Umschlag, per Werkspost an den Mitarbeiter. Arbeitsdauer: bis zu einer Woche und länger. Bei Ablehnung um ein Vielfaches länger.

Formular ausfüllen analog

 

Mit Quiply funktioniert das nun ganz einfach: Formular digital ausfüllen, per Klick abschicken, Formular wird in der App freigegeben, der Mitarbeiter bekommt Bescheid, ob der Urlaub genehmigt ist oder nicht. Arbeitsdauer: 10 Minuten.

2. Krankmeldungen

Da ist man schon mal krank und leidet, doch wird gleich dreifach bestraft: man verbringt den ganzen Morgen im Wartezimmer bei Ärztin oder Arzt und muss dann auch noch die Krankmeldung persönlich einreichen, oder sich in der Schlange bei der Post anstellen, oder Kleingeld für den Briefmarkenautomat wechseln.

Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht zusätzlich leiden. Bei Quiply können Ihre Mitarbeitenden Ihre vorgesetzte Person ganz einfach per Chat darüber benachrichtigen, dass sie krank sind. Nach dem Arztbesuch fotografieren sie die Krankmeldung mit dem Smartphone ab und hängen diese an das Formular „Krankmeldung an“, das direkt an die Personalabteilung und den direkten Vorgesetzten geht. Wir haben nachgerechnet: das kostet Ihre mitarbeitende Person lediglich 4 Klicks.

3. Ideen und Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden

Ein Formular zum Thema Innovationen lässt Ihre Mitarbeitenden ihre Ideen direkt an die richtige Stelle bringen. Sie können vorher definieren welche Informationen wirklich notwendig sind, um einen bewertbaren Vorschlag einzureichen. Wenn Sie bereits so einen Prozess in Ihrem Betrieb haben ist das kein Beinbruch, sondern eher ein Upgrade auf ein selbst laufendes Roboterbein. Übernehmen Sie die notwendigen Textfelder in Ihr digitales Formular und sagen sie „Sayonara“ zu einem Blätterwald aus Verbesserungsvorschlägen. In der Quiply App werden alle eingehenden Formulare archiviert und sind jederzeit abrufbar. So können Sie auf Ausdrucken und Abheften, oder Herunterladen und Abspeichern verzichten und sich Ihren Aufgaben dann widmen, wann Sie möchten.

4. Schadensmeldungen

Das fehlte gerade noch: da fährt jemand beim Außentermin gegen das Poolfahrzeug Ihrer Mitarbeiterin und die Unschuldige muss sich nun in den Prozessdschungel der Schadensmeldungen begeben. Da ist die Laune gleich doppelt am Boden und „Hauptsache Ihnen ist nichts passiert“ ist angesichts des Papierkrams zwar ein berechtigter, aber auch nur schwacher Trost.

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die passende Machete für den Dschungel der Prozesse: eine Schadensmeldung bei Quiply dauert wenige Augenblicke und funktioniert so intuitiv, dass danach genügend Zeit ist, um sich von dem Schock angemessen zu erholen!

5. Arbeitsanweisungen und Unterweisungen versenden mit dem Kampagnenfeature

Es hat lange gedauert, aber endlich ist die neue Arbeitsanweisung finalisiert. Der letzte Schritt ist jetzt „nur“ noch, dass sie sicherstellen müssen, dass auch jede mitarbeitende Person diese empfängt und liest. Die wöchentliche Teambesprechung kann natürlich die letzte halbe Stunde für das gemeinsame Lesen der Arbeitsanweisungen mit anschließender Unterschrift opfern, doch dass das weder Spaß macht noch besonders effizient ist, wissen Sie sicherlich am besten.

Auch hier bietet Quiply DIE einfachste Lösung: unser Kampagnentool. Senden Sie die Arbeitsanweisung an eine Nutzendengruppe Ihrer Wahl (bei einer Arbeitsanweisung zum Beispiel an „Alle Mitarbeitenden“) und wählen Sie aus, dass Sie eine Lesebestätigung haben möchten. Mittels unserem übersichtlichen Statistik- und Analysebereich können Sie jederzeit sehen wie viel Prozent Ihrer Mitarbeitenden die Anweisung bereits gelesen oder explizit bestätigt hat und im Zweifel können Sie natürlich auch ganz detailliert darauf blicken, wer noch nicht die Gelegenheit hatte die Anweisung zu lesen.

Kampagnen in Quiply

 

6. Mitarbeiterumfragen gestalten mit unserem Umfragefeature

Fühlen die Mitarbeitenden sich wohl in Ihrem Betrieb? Wollen Ihre Mitarbeitenden auf der Weihnachtsfeier lieber Kegeln gehen, oder einen Privatauftritt von Tony Marshall hören? Soll die neue Arbeitskleidung eher in blau, oder in grün angeschafft werden?

Laut einer Umfrage steigert die Möglichkeit sich in das Unternehmen einzubringen die Mitarbeitermotivation um über 60%. Woher wir das wissen? Durch eine Mitarbeiterumfrage! Mitarbeiterumfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um die verschiedenen Stimmungen in Ihrem Betrieb einzufangen und den Mitarbeitenden das Gefühl zu vermitteln, dass sie nicht nur für Ihr Unternehmen arbeiten, sondern ein Teil des Unternehmens sind.

Unser neues Umfrage-Feature ermöglicht Ihnen die verschiedensten Varianten von Umfragen zusammenzustellen und im Anschluss ein umfassendes Statistik- und Analysecenter, mit dem Sie die Ergebnisse optimal auswerten können.

7. Materialbestellungen

Eine Liste am schwarzen Brett in die jede mitarbeitende Person etwas eintragen kann, eine Excelliste auf einem Laufwerk, auf das nicht alle zugreifen können, eine Zettelbox bei einer zentralen Stelle: Materialbestellungen liefen in der Vergangenheit extrem erschwerend und kompliziert ab. Selbst bei „optimierten“ Arbeitsabläufen gab es zum Schluss immer die Kollegin, die die einzelnen Positionen in eine Exceltabelle übertragen musste.

Auch hier ist unser Formularfeature der Game-Changer für Ihren Betrieb. Den Bedarf können jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in ein Formular eintragen, diese landen in der Inbox der entsprechenden Stelle und können mit zwei Klicks als Exceldatei exportiert werden. Leichter geht es wirklich nicht!

Fazit

Sie sparen also nicht nur an den Nerven Ihrer Mitarbeitenden, sondern auch an wertvoller Arbeitszeit und Betriebskosten. Das Ergebnis ist ein optimierter Prozess, zufriedene Mitarbeitende und freies Potential für weitere Aufgaben.

Um die neuen Funktionen zu sehen oder zu testen schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail an hello@quiply.com oder verwenden Sie unser Kontaktformular.