Formulare & Umfragen: Die Mitarbeiter-App vereinfacht Eure Workflows

Mit unserem neuen Feature für Formulare, Kampagnen und Umfragen bekommt Ihr drei mächtige neue Tools, die Ihre interne Kommunikation auf ein neues Level heben wird. Der Clou: Statt nur Daten zu erfassen, bleibt der ganze Workflow verschlüsselt in der App bis hin zur Auswertung oder dem Export. Ein rundum durchdachtes System, bei dem die Kreativität der Nutzer sich voll ausleben kann. 

Mitarbeiterumfragen, Kampagnen und flexible Formulare machen Prozesse zugänglich

Zusätzlich zu den bewährten Funktionen unserer App wie den News-Channels, dem Chat, dem Nutzerverzeichnis und den vielen anderen Features wollte unsere Produktentwicklung eine neue Ära in der Zeit der Mitarbeiter-Apps einleiten. Nicht nur interne Kommunikation, sondern wertvolle Funktionen, die die Produktivität zusätzlich erhöhen können. So einfach, dass jeder Formulare selbst erzeugen und einsetzen kann. So clever, dass die Auswertung gleich mit eingebaut ist. 

So eine Vielfalt an Prozessen, die nun digitalisiert werden kann, gab es noch nie. Vor allem: Nicht der individuelle Prozess wird abgebildet und angepaßt: Stattdessen bekommt Ihr einen Werkzeugkasten, bei dem auch Einsteiger komplexe Prozesse mit Freigabestufen in Minuten abbilden können. Dafür braucht es keine aufwendigen Schulungen oder IT-Wissen. Wenn Ihr wisst, wie die Umfrage aussehen soll, mit welcher Kampagne Ihr aufklären oder unterweisen möchtet oder welchen Prozess von Urlaubsantrag bis Krankenschein ihr abbilden wollt, dann könnt Ihr dies kann einfach tun.

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Das Formular-Feature: eine App, unendliche Möglichkeiten

Zwischen einen Betrieb, der die Quiply Mitarbeiter-App verwendet und ein papierloses Büro passt im wahrsten Sinne des Wortes kein Blatt Papier mehr. Mit unserem Formularfeature erhaltet Ihr unbegrenzte Möglichkeiten der Prozess- und Formulargestaltung. Baut im Baukastenprinzip eigene Formulare zusammen und entwickelt passende individuelle Freigabestrukturen. 

Einfaches Beispiel: Das Formular erfasst eine Materialbestellung. Diese kann durch Fotos ergänzt werden, die vor Ort direkt mit dem Smartphone aufgenommen werden. Bevor diese Bestellung aber an den Einkauf geht, wird dazwischen noch der Abteilungsleiter informiert, der den Bestellungswunsch freigibt. Für viele kleinere Prozesse dieser Art ist eine Mitarbeiter-App ideal geeignet, ohne dass dafür ein ganzes ERP umgebaut werden müßte, dass dann keinen mobilen Zugang hat. Eure Mitarbeitenden müssen nicht mehr machen, als das von Ihnen erstellte Formular auszufüllen und der Rest geht seinen voreingestellten Weg zu den jeweiligen Entscheidenden.

Mit unserem Formularfeature lassen sich alle Prozesse innerhalb der Quiply Mitarbeiter-App abdecken. Wetten? Wenn Sie uns ein praktisches Beispiel von einem Prozess aus Ihrem Betrieb zuschicken können, dass sich via unsere App nicht digitalisieren und vereinfachen lässt, dann erhalten Sie von uns einen leckeren Kuchen für sich und Ihre Kolleg*innen. Schreiben Sie uns unter hello@quiply.com!

7 typische Prozesse, die man mit der Quiply Mitarbeiter-App digitalisieren kann

Wir haben aus den potentiell unendlich vielen Anwendungsfällen 7 Prozesse als Beispiele herausgepickt, die Sie mittels unseres neuen Features digitalisieren können:

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1. Urlaubsanträge

In manchen Betrieben laufen Urlaubsanträge noch komplett analog ab, das heißt: Formular ausdrucken, Formular ausfüllen, Zettel in einen Umschlag, per Werkspost an die Personalabteilung, Prüfung zur Freigabe, Telefonat mit der Abteilungsleitung, Stempel drauf, Unterschrift drunter, Zettel in einen Umschlag, per Werkspost an den Mitarbeiter. Arbeitsdauer: bis zu einer Woche und länger. Bei Ablehnung um ein Vielfaches länger.

Mit Quiply funktioniert das nun ganz einfach: Formular digital ausfüllen, per Klick abschicken, Formular wird in der App freigegeben, der Mitarbeiter bekommt Bescheid, ob der Urlaub genehmigt ist oder nicht. Alles nachher in die revisionssichere Ablage im HR-System dank Exportfunktion. Arbeitsdauer: Vielleicht 5 Minuten.

2. Krankmeldungen

Da ist man schon mal krank und leidet, doch wird gleich dreifach bestraft: man verbringt den ganzen Morgen im Wartezimmer bei Ärztin oder Arzt und muss dann auch noch die Krankmeldung persönlich einreichen, oder sich in der Schlange bei der Post anstellen, oder noch Kleingeld für den Briefmarkenautomat wechseln. Ein Prozess aus dem letzten Jahrtausend. 

Lasst Eure Mitarbeitenden nicht unnötig leiden. Bei Quiply können die Mitarbeitenden noch vor der digitalen AU Ihre vorgesetzte Person ganz einfach per Chat darüber benachrichtigen, dass sie krank sind. Nach dem Arztbesuch fotografieren sie die Krankmeldung mit dem Smartphone ab und hängen diese an das Formular „Krankmeldung an“, das direkt an die Personalabteilung und den direkten Vorgesetzten geht. Wir haben nachgerechnet: das kostet Ihre mitarbeitende Person lediglich 4 Klicks. Und spart einen mühevollen Gang, der nicht nötig ist. Gute Besserung!

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3. Ideen und Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden

Ein Formular zum Thema Innovationen lässt die Mitarbeitenden ihre Ideen direkt an die richtige Stelle bringen. Ihr könnt vorher definieren welche Informationen wirklich notwendig sind, um einen bewertbaren Vorschlag einzureichen. Wenn Ihr bereits so einen Prozess in Ihrem Betrieb habt, könnt ihr ihn genauso in der App abbilden und damit digitalisieren für alle. Übernehmt die notwendigen Textfelder in Euer digitales Formular und sagen sie „Sayonara“ zu einem Blätterwald aus Verbesserungsvorschlägen. In der Quiply App werden alle eingehenden Formulare archiviert und sind jederzeit abrufbar. So könnt Ihr auf Ausdrucken und Abheften, oder Herunterladen und Abspeichern verzichten. Export als XLS oder CSV? Auch kein Problem.

4. Schadensmeldungen

Das fehlte gerade noch: da fährt jemand beim Außentermin gegen das Poolfahrzeug Ihrer Mitarbeiterin und die Unschuldige muss sich nun in den Prozessdschungel der Schadensmeldungen begeben. Da ist die Laune gleich doppelt am Boden und „Hauptsache Ihnen ist nichts passiert“ ist angesichts des Papierkrams zwar ein berechtigter, aber auch nur schwacher Trost.

Gebt den Mitarbeitenden die passende Machete für den Dschungel der Prozesse: eine Schadensmeldung bei Quiply dauert wenige Augenblicke und funktioniert so intuitiv, dass danach genügend Zeit ist, um sich von dem Schock angemessen zu erholen!

5. Arbeitsanweisungen und Unterweisungen versenden mit Kampagnen

Es hat lange gedauert, aber endlich ist die neue Arbeitsanweisung finalisiert. Der letzte Schritt ist jetzt „nur“ noch, dass sie sicherstellen müssen, dass jede mitarbeitende Person diese empfängt und liest. Vor allem was, wenn diese Empfänger örtlich verstreut, unterwegs oder in Schichtarbeit sind? Und natürlich, für eine verbindliche Arbeitsanweisung brauchen Sie auch einen Nachweis, der rechtssicher ist. Die Lösung: Kampagnen!

Auch hier bietet Quiply DIE einfachste Lösung: unser Kampagnentool. Senden Sie die Arbeitsanweisung an eine Nutzergruppe Ihrer Wahl (bei einer Arbeitsanweisung zum Beispiel an „Alle Mitarbeitenden“) und wählen Sie aus, dass Sie eine Lesebestätigung haben möchten. Mittels unserem übersichtlichen Statistik- und Analysebereich können Sie jederzeit sehen wie viel Prozent Ihrer Mitarbeitenden die Anweisung bereits gelesen oder explizit bestätigt hat und im Zweifel können Sie natürlich auch ganz detailliert darauf blicken, wer noch nicht die Gelegenheit hatte die Anweisung zu lesen. Sie können auch hingehen, und hierzu eine übersichtliche Tabelle ausgeben. Aktuell ist auch eine rechtssichere Ausgabe als PDF-Dokument möglich, so dass dieses Dokument für sie ein interner Nachweis ist. Auch Videos, animierte Gifs oder anderes lassen sich einsetzen und dann bestätigen - so wird jede Kampagne multimedial! Mehr hierzu.

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Foto: So könnte eine Kampagne aussehen zum Thema Arbeitssicherheit in der AppKampagnen_2021-08-06-071706_ipju

 
Abbildung: In einer Kampagne werden immer mehrere Empfänger zeitgleich adressiert
 

6. Mitarbeiterumfragen gestalten mit unserem Umfrage-Feature

Fühlen die Mitarbeitenden wohl in Eurem Betrieb? Wollen Ihre Mitarbeitenden auf der Weihnachtsfeier lieber Kegeln gehen oder einen Privatauftritt von DJ Krush mit Tony Marshall hören? Aber vor allem: Wie sehen die Mitarbeiter Ihr eigenes Unternehmen? Wie hoch ist die Identifikation und Mitarbeiterbindung? Machen wir eine Puls-Befragung!

Laut einer Umfrage steigert die Möglichkeit sich in das Unternehmen einzubringen die Mitarbeitermotivation um über 60%. Woher wir das wissen? Durch eine Mitarbeiterumfrage natürlich. Mitarbeiterumfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um die verschiedenen Stimmungen in Ihrem Betrieb einzufangen und den Mitarbeitenden das Gefühl zu vermitteln, dass sie nicht nur für Ihr Unternehmen arbeiten, sondern ein Teil des Unternehmens sind.

Tipp: Mitarbeiterumfragen mit einer Mitarbeiter-App: So einfach geht's!

Unser neues Umfrage-Feature ermöglicht Ihnen die verschiedensten Varianten von Umfragen zusammenzustellen und im Anschluss ein umfassendes Statistik- und Analyse-Center, mit dem Sie die Ergebnisse optimal auswerten können - und das in der App. Zudem können sie die Daten bequem exportieren in Formaten wie XLS oder CSV, um sie weiter zu bearbeiten oder grafisch aufwendig aufbereiten zu können.

Endlich müssen sie nicht den Aufwand für Mitarbeiterumfragen scheuen. Man weiß: Mitarbeiterumfragen selten durchgeführt werden eher als Ventil genutzt, regelmäßige Umfragen (Puls-Befragungen) helfen dagegen, kontinuierliche Verbesserungen wahrzunehmen oder anzustossen. Das geht mit der Mitarbeiter-App ab sofort im Handumdrehen.

7. Materialbestellungen (Sourcing und Beschaffung in der App)

Eine Liste in Papierform, in die jede mitarbeitende Person etwas eintragen kann, eine Excel-Liste auf einem Laufwerk, auf das nicht alle zugreifen können, eine Zettelbox bei einer zentralen Stelle, Bestellungen per e-Mail? Materialbestellungen liefen in der Vergangenheit extrem erschwerend und kompliziert ab. Nervig auch, wenn wichtige Daten fehlten, so dass der Einkauf selbst recherchieren mußte. Selbst bei „optimierten“ Arbeitsabläufen gab es zum Schluss immer die Kollegin, die die einzelnen Positionen in eine Excel-Tabelle übertragen mussten oder im ERP nachpflegen.

Auch hier ist unser Formularfeature der Game-Changer für Ihren Betrieb. Den Bedarf können jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in ein Formular auf Ihrem Smartphone eintragen, diese landen in der Inbox der entsprechenden Stelle und können mit zwei Klicks als Exceldatei exportiert werden. Leichter geht es wirklich nicht! Pflichteingaben wie bspw. Hyperlinks, Fotos des Objekts, Beschaffungsnotwendigkeit, notwendiges Verfügbarkeitsdatum, usw. - sie selbst können Ihren Prozess so bauen, dass er für alle leichter wird. So ist auch eine individuellere Beschaffung für C-Teile möglich, bei denen der Aufwand sonst aufwendige Individualisierung aus Kostengründen verbietet.

Fazit: Prozesse und Workflows vereinfachen im Handumdrehen

Macht Euch das Leben leichter! Probiert einmal unsere Formulare, Kampagnen und Umfragen aus. Dahinter verbirgt sich ein rundum geschlossenes Workflowsystem für mehr Produktivität. Alle Daten werden im System verschlüsselt erfasst und verarbeitet, nirgendwo dringen Daten bspw. mit E-Mails nach außen, alles kann gezielt aufbereitet oder exportiert werden. 

Mit unseren neuen Features spart Ihr also nicht nur an den Nerven Eurer Mitarbeitenden, sondern auch an wertvoller Arbeitszeit und Betriebskosten. Das Ergebnis ist ein optimierter Prozess, zufriedene Mitarbeitende und freies Potential für weitere Aufgaben. Vereinfacht Abläufe und macht es leichter, indem es Ihr einfach mit der Mitarbeiter-App macht, die ja eh schon allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollte. So machen viele Routinenaufgaben Spaß. 

Um die neuen Funktionen zu sehen oder zu testen, schreibt uns einfach eine kurze E-Mail an hello@quiply.com oder kontaktiert uns hier.

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