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So einfach geht´s: Mitarbeiterbefragung mit einer Mitarbeiter-App

Die Mitarbeitenden zu befragen ist Gold wert. Es ist eine Möglichkeit, sich grundsätzliches Feedback ungefiltert einzuholen. Und warum brauchen wir Feedback? Eine Redewendung bringt es auf den Punkt: Feedback ist das Brot der Erfolgreichen. So lernen wir einfach am Besten!

Aus Feedback lässt sich lernen und die eigene Filterblase kann man auch mal verlassen, in der die Realität sich Stück für Stück aus der Lebenswirklichkeit aller Mitarbeiter verabschiedet hat. Erst recht derjenigen, die man seit Monaten nicht mal mehr zu Gesicht bekommen hat. Zudem: Welcher Vorgesetzte ist auch fähig und bereit, ungefiltertes Feedback anzunehmen und zu ertragen? Und nicht jeder ist auch gut darin, Kritik sachlich und angemessen zu geben. Deswegen brauchen wir eine strukturiert und neutrale Vorgehensweise, die uns eine klare Sicht auf das Erreichte erlaubt.

Niemand kennt einen Betrieb genauer als die Mitarbeitenden, die Tag für Tag den Betrieb am Laufen halten. Von diesem Feedback können zahlreiche Rückschlüsse auf die Verbesserung betrieblicher Prozesse gezogen werden - außerdem hilft die Befragung dabei das Engagement der Belegschaft einzuschätzen, sowie die aktuelle Stimmungslage im Betrieb zu eruieren. Was nützen viele Initiativen für die Mitarbeiterbindung oder Unternehmenskultur, wenn am Ende die gefühlte Realität aus Sicht der Mitarbeiter immer noch die gleiche ist?

Durch eine solche Befragung lassen sich Impulse ableiten, die langfristig die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen können. Durch Feedback an die Vorgesetzten ist es möglich kontinuierlich an einer wertschätzenden Beziehung zu arbeiten. 

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Abbildung oben: So sieht ein Workflow einer Mitarbeiter-Umfrage aus (Beispiel Quiply Employee App)

In diesem Artikel werde ich erklären, wie leicht eine Mitarbeitendenbefragung mit einer Mitarbeiter-App durchführbar ist. 

Schritt 1: Auswahl des richtigen Umfragetyps

Bevor eine Umfrage im Unternehmen durchgeführt wird sollte erstmalig die Zielsetzung der Mitarbeitendenbefragung erarbeitet werden. Je nachdem wie die Fragen zusammengestellt werden können am Ende andere Rückschlüsse gezogen werden. Deshalb macht es Sinn, dass am Anfang der richtige Umfrage-Typ ausgesucht wird. Gibt es einen konkreten Anlass im Rahmen eines Change Managements? Dann ist klar, was sie abfragen wollen, sie möchten lernen, ob die Mitarbeiter Ihre Veränderungen wirklich mitgehen wollen oder eher torpedieren. Sie müssen hier eher überlegen, an welchen Zeitpunkten die Abfrage Sinn macht.

Andere typische Beispiele wären:

Typ A: Umfrage zur Arbeitsmotivation

Das Ziel dieses Umfragetyps ist es herauszufinden wie das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden so gestaltet werden kann, dass diese ihr Potential bestmöglich abrufen können. Je zufriedener die Mitarbeitenden sind, desto loyaler sind diese gegenüber ihrem Unternehmen und desto eher werden diese beim Unternehmen bleiben - deshalb geht es darum herauszufinden an welchen Stellen die Mitarbeitenden Verbesserungspotential sehen.

Die Fragen einer Umfrage zur Mitarbeitendenzufriedenheit sollten sowohl die Möglichkeit bieten die Unternehmenspolitik zu bewerten, als auch die Arbeit der Personalabteilung. Klassischerweise beziehen sich die Fragen außerdem auf das Gehalt, auf Angebote für Mitarbeitende und die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz. 

Dadurch lassen sich Hinweise ableiten, mit welchen Maßnahmen man die Mitarbeitenden-Zufriedenheit steigern kann.

Typ B: Engagement und Motivation der Mitarbeitenden

Um zu überprüfen wie die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden sich verbessern lässt ist eine Befragung zum Mitarbeitenden-Engagement das probate Mittel. Hierbei sollten die Fragen die mögliche Entwicklung und das Potential der einzelnen Mitarbeitenden abfragen, und das Verhältnis zwischen den Abteilungen beleuchten. Außerdem bietet es sich an den Umgang mit den Vorgesetzten unter die Lupe zu nehmen.

Die Befähigung der Mitarbeitenden für die Aufgaben, die ihr jeweiliger Posten mit sich bringt, sollte bei einer Befragung zum Engagement ebenfalls beachtet werden - vielleicht sind die Mitarbeitenden unter- oder überfordert.  Inwieweit die Mitarbeitenden sich in den Firmenzielen wiederfinden und sich im Unternehmen gut aufgehoben fühlen spielt natürlich ebenfalls eine große Rolle.

Typ C: Prozessoptimierung durch Feedback der Mitarbeitenden

Wenn man Mitarbeitende nach Feedback zu Geschäftsprozessen fragt bietet das einige Mehrwerte für Unternehmen. Mal abgesehen von wertvollem Feedback direkt aus dem Tagesgeschäft, welches dann auch gleich das Feedback von Kundinnen und Kunden mit enthalten kann, da die Mitarbeitenden ja meist im regen Austausch bezüglich der Produkte der Firma sind, fühlen sich die Mitarbeitenden auch gleich sehr wertgeschätzt, wenn ihre Anmerkungen und Ideen auf offene Ohren stoßen.

Schritt 2: Technische Vorbereitung und Durchführung der Umfrage

Damit eine Mitarbeitendenbefragung gelingt sollte die technisch einfachste Lösung gewählt werden, damit das Ausfüllen dieser Befragung möglichst niederschwellig für  Mitarbeitende ist. Wenn Mitarbeitende erst ein Informatikstudium ablegen müssen, um durch die Fragenkataloge zu blättern, dann wird die Beteiligung an der Umfrage eher gering sein. Deshalb bietet sich eine Mitarbeiter-App für eine Umfrage natürlich besonders an. Die Fragen können so sowohl von einem Mobil Device, als auch am Desktop beantwortet werden.

In der Mitarbeiter-App lassen sich Umfragen auch an einzelne Gruppen im Unternehmen versenden, wodurch sich die Trennschärfe deutlich erhöht, da der Fokus so auf einzelne Abteilungen gelegt werden kann. Generell macht es Sinn die Befragung so zu gestalten, dass durch die Struktur der Befragung keine Unklarheiten aufkommen können. 

Schritt 3: Die richtigen Fragen stellen in einer Umfrage - welche denn?

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Es kann unfassbar komplex sein eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen, wenn man das ganze erstmalig gestaltet. Je häufiger eine Befragung durchgeführt wird, desto eher lernt man vom Prozess. An dieser Stelle ist es wertvoll und wichtig sich auch zur Befragung selbst Feedback einzuholen. 

Niemand muss in Zeiten des Internets bei Adam und Eva anfangen. Umfragen verbessern sich nach und nach in ihrer praktischen Verwendung und psychologische Tricks sind wichtig, damit man wirklich ungerichtes und nicht manipuliertes Feedback einholen kann.  Mitarbeitendenbefragungen sind schon jahrzehntealt, wodurch man von reichhaltigen Erfahrungen profitieren kann.

Tipp: Auf Seiten wie Question Pro können viele Beispielfragen angesehen und auf das eigene Unternehmen zugeschnitten werden.

Schritt 4: Mitarbeitendenbefragung mit Quiply

Natürlich ist es für Quiply ein großes Anliegen, dass solche Mitarbeitendenbefragungen mit unserer Umfrage-Funktion möglichst einfach für die Mitarbeitenden zu beantworten sind - aber mindestens ein genauso großes, dass die Erstellenden es ebenfalls sehr leicht haben. Eine Umfrage sollte technisch leicht zu erzeugen sein, denn wichtig ist ja die Art der Fragestellung und die Intelligenz der Umfrage. Deswegen sollte die Mitarbeiter-App technisch die Intelligenz bieten, damit Ihre Umfrage im Handumdrehen umgesetzt werden kann. Bei Quiply haben wir darauf verzichtet andere Dienste in unsere Oberfläche zu integrieren, sondern eine solche Funktion für unsere Anwender bereitgestellt und auf unsere speziellen Anwendungsfälle angepasst. 

Der große Vorteil der Umfrage in der Mitarbeiter-App

  • Sie kann in Windeseile verbreitet werden auf einem Gerät, dass der Arbeitnehmer schon für seine Kommunikation nutzt.
  • Es muss keine spezielle Software ausgerollt werden, die Mitarbeiter-App ist schon vorhanden
  • Administration und Nutzermanagement ist kinderleicht und kann einfach benutzt werden
  • Alle Mitarbeiter werden zügig befragt, nicht nur die in der Verwaltung
  • Die Ergebnisse liegen direkt vor und können dann weiter ausgewertet werden
  • Extrem kostengünstig im Vergleich zu besonderen Mitarbeiter-Befragungstools

Daher ist es ganz leicht und selbsterklärend eine solche Umfrage mit Quiply durchzuführen. Wenn man dennoch weitere Unterstützung oder Anregungen benötigt: das Quiply Customer Success Team wartet nur darauf Euch zu unterstützen.

Ergebnisse teilen bewährt sich am Ende immer

Gerade wenn delikate oder kritische Fragen gestellt werden, aber die Antworten ernüchternd bis katastrophal sind, ist die Frage, wie man damit umgehen soll. Wenn dem Management eine schlechte Arbeit bescheinigt wird, wie sollte man dann mit den Ergebnissen verfahren? Niemand möchte die Integrität und Handlungsfähigkeit des Managements torpedieren, denn ansonsten trägt die Umfrage zur weiteren Verschlechterung des Betriebsklimas bei. Es kommt natürlich darauf an, wie man es formuliert, jedoch sollte man den Mut im Management haben, auch berechtigte Kritik zu beanworten und zu erklären, warum noch kein besseres Ergebnis erreicht werden konnte. Das Ziel sollte vor Augen sein, jeder Beteiligte muss wissen, wohin das Management steuern will und wie es auf Kritik reagiert.

Auf "Bombenleger" und Unruhestifter, die mit Hasskommentaren oder zynischen Bemerkungen vorgehen, deren wichtigstes Ziel die Provokation und Unruhestiftung ist, ohne jedes konstruktive Ziel, sollte man allerdings nicht reinfallen. Da gilt die Redewendung: Do not feed the Troll!