Warum Ihre HR-Prozesse scheitern – Jetzt ist Zeit für Digitalisierung!

Ihre HR-Prozesse treiben Sie in den Wahnsinn? Veraltete Methoden, Papierberge und ineffiziente Abläufe sind frustrierend und kosten Zeit und Geld. In einer modernen Arbeitswelt sind solche Prozesse nicht mehr tragbar. Aber jetzt kommt die gute Nachricht: Es gibt heute zahlreiche Möglichkeiten, diese Prozesse zu digitalisieren und somit effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Die Digitalisierung von HR-Prozessen bedeutet mehr als nur der Wechsel von Papier zu digitalen Dokumenten. Es geht darum, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu erhöhen. Automatisierte Systeme können beispielsweise wiederkehrende Aufgaben übernehmen und sicherstellen, dass wichtige Daten stets aktuell und leicht zugänglich sind. Das sorgt nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, sondern auch für zufriedenere Mitarbeitende.

Eine wichtige Rolle in diesem Transformationsprozess spielen Mitarbeiter-Apps, die all diese Funktionen in einer benutzerfreundlichen Plattform bündeln. Mit diesen Apps können Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen und viele weitere HR-Aufgaben bequem verwaltet werden. Sie sind das Herzstück einer modernen und digitalisierten HR-Abteilung.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, um Ihre HR-Prozesse zu digitalisieren und welche Tools Sie dabei unterstützen können. Wir geben Ihnen einen Überblick über die besten Praktiken und zeigen auf, wie Sie den Übergang reibungslos gestalten können. Tauchen Sie mit uns ein in die Welt der digitalen HR-Prozesse und entdecken Sie, wie Sie Ihre Abteilung zukunftssicher machen können. Bereit für den nächsten Schritt? Dann lassen Sie uns loslegen!

Übersicht

1. Die Bedeutung von HR-Prozessen in Unternehmen
2. Die häufigsten Gründe für das Scheitern von HR-Prozessen
3. Die Auswirkungen gescheiterter HR-Prozesse auf die Mitarbeiterbindung
4. Vorteile der Digitalisierung von HR-Prozessen für Unternehmen
5. Wichtige Tools und Technologien zur Digitalisierung von HR-Prozessen
   1. Digitale Personalakten
   2. HR-Management-Software
   3. Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme
   4. Lernmanagement-Systeme
   5. Mitarbeiter-Apps
6. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse
7. Erfolgsgeschichte: Prozessoptimierung bei der Sauerlandklinik Hachen
8. Die Zukunft der HR-Prozesse: Trends und Entwicklungen

Die Bedeutung von HR-Prozessen in Unternehmen

HR-Prozesse sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Sie sind weit mehr als nur administrative Aufgaben – sie sind die Basis für eine gut funktionierende Organisation. Die HR-Abteilung ist sozusagen das Herz Ihres Unternehmens. Sie zahlt nicht nur Gehälter aus, sondern auch „pumpt“ auch Motivation, Zufriedenheit und Engagement durch die Adern Ihres Betriebes.  HR-Prozesse umfassen alles von der Einstellung neuer Talente über das Onboarding bis hin zur Entwicklung und Bindung von Mitarbeitenden.
Effektive HR-Prozesse helfen nicht nur, rechtliche Vorgaben einzuhalten und Compliance-Risiken zu minimieren, sondern tragen auch maßgeblich zur Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen bei. 
Aber was passiert, wenn diese Prozesse nicht gut funktionieren?  Ineffiziente HR-Prozesse können hingegen zu Frustration, Unzufriedenheit und letztlich zur Abwanderung wertvoller Talente führen. Mitarbeitende verlieren Zeit mit unnötigem Papierkram, erleben langsame Reaktionszeiten und haben oft keine klaren Informationen über Prozesse, was zu Verwirrung und Misstrauen führt.
In einer modernen Arbeitswelt werden Effizienz und Schnelligkeit gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels immer wichtiger und die Bedeutung strukturierter HR-Prozesse noch verstärkt. Sie sind der unsichtbare Motor, der den Betrieb am Laufen hält und Mitarbeitende entlastet, damit diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es entscheidend, diese Prozesse zu optimieren und das volle Potenzial der HR-Abteilung auszuschöpfen.
Deshalb ist die Digitalisierung dieser Prozesse der nächste logische Schritt, um Effizienz und Zufriedenheit weiter zu steigern.

Die häufigsten Gründe für das Scheitern von HR-Prozessen

HR-Prozesse scheitern oft an mangelnder Kommunikation und unklaren Verantwortlichkeiten. Wenn Zuständigkeiten nicht klar definiert sind, führt das zu Missverständnissen und ineffizienten Abläufen. Mitarbeitende wissen oft nicht, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, was Verzögerungen und Fehler verursacht.

Ein weiterer häufiger Grund ist der fehlende Einsatz moderner Technologien. Veraltete Methoden und Systeme sind weder effizient noch flexibel. Die Vernachlässigung der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Optimierung von HR-Prozessen führt dazu, dass Abläufe nicht den aktuellen Anforderungen gerecht werden. Moderne Technologien und digitale Lösungen können hier Abhilfe schaffen, indem sie Prozesse automatisieren und effizienter gestalten.

Auch am Mangel an Schulungen und Weiterbildungen können HR-Prozesse scheitern. Ohne ausreichende Schulungen können Mitarbeitende die vorhandenen HR-Systeme und -Prozesse nicht effektiv nutzen. Dies führt zu Fehlbedienungen und ineffizienten Arbeitsabläufen. Regelmäßige Schulungen und ein klares Verständnis der Prozesse sind daher unerlässlich.

Schließlich ist die fehlende Anpassung an gesetzliche Änderungen ein großer Stolperstein. HR-Abteilungen müssen stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen sein. Nicht-konforme Prozesse können zu rechtlichen Problemen und Strafen führen. Daher ist es wichtig, dass HR-Prozesse flexibel und anpassungsfähig bleiben.

Um diese Probleme zu überwinden, sind klare Verantwortlichkeiten, moderne Technologien, kontinuierliche Schulungen und flexible Prozesse entscheidend. Die Digitalisierung ist der Schlüssel zur Optimierung und trägt maßgeblich zur Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen bei.

Die Auswirkungen gescheiterter HR-Prozesse auf die Mitarbeiterbindung 

Vorteile der Digitalisierung von HR-Prozessen für Unternehmen

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein echter Game-Changer für Unternehmen. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Automatisierung von Aufgaben hinausgehen. Sie macht die Arbeit nicht nur schneller und einfacher, sondern auch viel effizienter. Durch den Einsatz digitaler Tools können wiederkehrende Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge automatisiert werden. Das spart jede Menge Zeit und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Dank digitaler Systeme sind alle wichtigen Daten zentral gespeichert und jederzeit zugänglich. Das erhöht die Transparenz und beschleunigt Entscheidungsprozesse. Auch die Kommunikation wird verbessert, da Informationen leichter ausgetauscht werden können.

Für die Mitarbeitenden bedeutet die Digitalisierung weniger administrative Hürden. Beispiel Mitarbeiter-App: Hier können sie ihre Anliegen wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen schnell und unkompliziert einreichen und erhalten zügig Antworten. Das sorgt für mehr Zufriedenheit und ein besseres Arbeitsklima.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Kostensenkung. Weniger Papierkram und effizientere Prozesse bedeuten weniger Ausgaben für Druck und Lagerung. Zudem unterstützen digitale HR-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch automatische Updates und eine lückenlose Dokumentation.

Digitale HR-Lösungen sind außerdem flexibel und skalierbar. Sie passen sich den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens an und ermöglichen die Integration neuer Funktionen ohne große Systemänderungen.

Wichtige Tools und Technologien zur Digitalisierung von HR-Prozessen

Wir wissen nun um die Vorteile von digitalisierten Prozessen und woran HR-Prozesse scheitern und vor allem auch, welche Auswirkungen dies auf unsere Mitarbeitenden hat. Aber wie können uns jetzt digitale Tools dabei helfen und welche Tools kommen in Frage? Hier stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Tools und Technologien vor.

1.Digitale Personalakten

Personalakten sind die Basis aller Arbeit im HR-Bereich. Was bislang in vielen unterschiedlichen Excel-Tabellen oder teilweise noch in Papierform über die Mitarbeitenden in Aktenschränken verstaubt, kann nun in einer digitalen Personalakte zusammengefasst werden. Dabei speichern digitale Personalakten alle relevanten Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort. Dies umfasst persönliche Daten, Arbeitsverträge, Gehaltsinformationen, Leistungsbewertungen, Schulungszertifikate und vieles mehr. So wird die Verwaltung dieser Daten erheblich vereinfacht. Das klingt vielversprechend – dennoch verwenden laut einer Studie von IDG zur Digitalisierung im Personalwesen nur 27,3 Prozent der deutschen Unternehmen Softwarelösungen für die Verwaltung ihrer Personalakten. 

Dies könnte unter anderem an Bedenken zum Thema Datenschutz liegen, da die sensiblen Informationen der Mitarbeitenden geschützt werden müssen. Weiterhin können Anfangsinvestitionen und technische Herausforderungen, besonders bei der Integration in bestehende Systeme, abschreckend wirken. 
Achten Sie deshalb darauf, dass der Anbieter strenge Datenschutzstandards einhält und DSGVO-konform ist, um die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Das System sollte benutzerfreundlich und intuitiv sein, damit es von allen Mitarbeitenden problemlos genutzt werden kann und über ein Rechte- und Rollensystem verfügen. Wenn Sie nach einem zuverlässigen Anbieter für digitale Personalakten suchen, schauen Sie sich die Lösung von Persis an, die im Rahmen einer Anwenderstudie von techconsult einen Award gewonnen hat und unter anderem durch einen hohen Funktionsumfang besticht.
Zudem ist es wichtig, dass die Lösung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und andere HR-Systeme integriert werden kann. Hierzu bieten sich zwei Varianten an, zum einen cloudbasiert via Webserver oder als Software auf dem hauseigenen Firmenserver. Ein guter Anbieter bietet außerdem einen umfangreichen Support und Schulungsmöglichkeiten an, um den Übergang zu erleichtern. 

2. HR-Management-Software

Eine HR-Management-Software ist eine zentrale Plattform, die eine Vielzahl von HR-Funktionen integriert. Im Gegensatz zu digitalen Personalakten, die primär der sicheren und zentralen Verwaltung von Mitarbeiterdaten dienen, bietet eine HR-Management-Software eine umfassendere Lösung für die gesamte HR-Abteilung.

Diese Software deckt Bereiche wie Rekrutierung, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Leistungsbewertung und Mitarbeiterentwicklung ab. Sie automatisiert viele dieser Prozesse, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Zusätzlich bietet sie umfassende Reporting- und Analysefunktionen, die es HR-Teams ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische HR-Initiativen zu unterstützen.

Auch hier können Sie wählen, ob Sie eine cloudbasierte oder eine lokale Software bevorzugen. Bei der Wahl sollten Sie die individuellen Bedürfnisse und IT-Kapazitäten ihres Unternehmens berücksichtigen. Cloudbasierte HR-Management-Software bietet Flexibilität und einfache Skalierbarkeit, während lokale Lösungen mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bieten.

Ein großer Vorteil von HR-Management-Software ist die Integration verschiedener Funktionen in einer Plattform, was die Verwaltung vereinfacht und Fehler minimiert.

3. Zeiterfassungs- und Anwesenheitssysteme:

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), das Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen, hat hierzulande für viele Diskussionen und Fragen gesorgt. Noch einmal Fahrt aufgenommen hat das Ganze dann April 2023, wo das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz erstellt hat.

In 2024 muss somit die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeitenden auf irgendeine Art und Weise dokumentiert werden, soviel steht fest.
Zeit- und Anwesenheitssysteme bieten hier eine effiziente Lösung. Diese Systeme ermöglichen es, Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen und sicher zu speichern. Sie bieten Funktionen wie elektronische Stempeluhren, Schichtplanung und die Verwaltung von Abwesenheiten. Dies sorgt nicht nur für eine genaue Zeiterfassung, sondern auch für Transparenz und Fairness bei der Arbeitszeiterfassung.
Mit der Einführung dieser Systeme wird nicht nur das gesetzliche Erfordernis erfüllt, sondern auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gewährleistet. Besonders relevant ist dies im Hinblick auf die neuen Regelungen, die eine umfassende Aufzeichnungspflicht vorsehen. Diese sieht vor, dass alle Arbeitszeiten elektronisch und manipulationssicher erfasst werden müssen und Verstöße mit Geldbußen bis zu 30.000 Euro geahndet werden können.
Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen tragen Zeit- und Anwesenheitssysteme auch zur allgemeinen Effizienz im Unternehmen bei. Durch die Integration dieser Systeme in bestehende HR-Management-Software können alle relevanten Daten zentral verwaltet und ausgewertet werden, was die administrative Belastung reduziert und die Genauigkeit erhöht.
Wenn Sie nach einer zuverlässigen Lösung suchen, bietet beispielsweise tisoware umfassende Systeme zur Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung, die Ihre HR-Prozesse digitalisieren und optimieren.

4. Lernmanagement-Systeme (LMS)

Lernmanagement-Systeme wie Moodle, TalentLMS oder Cornerstone OnDemand unterstützen die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden. Sie bieten eine Plattform für E-Learning, Schulungen und Zertifizierungen. Durch die Digitalisierung der Weiterbildung können Mitarbeitende flexibel lernen und sich weiterentwickeln, was ihre Motivation und Zufriedenheit steigert.

5. Mitarbeiter-Apps

Mitarbeiter-Apps sind ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung von HR-Prozessen, da sie eine benutzerfreundliche Schnittstelle für alltägliche HR-Aufgaben bieten. Im Gegensatz zu traditionellen HR-Management-Softwarelösungen und digitalen Personalakten bieten Mitarbeiter-Apps wie die Quiply App den Vorteil der Mobilität. Mitarbeitende können über ihr Smartphone jederzeit und von überall auf wichtige Informationen zugreifen, Anträge stellen oder ihre Daten verwalten.

Ein großer Vorteil ist die Zugänglichkeit für alle Mitarbeitenden. So kann beispielsweise ein:e mobile:r Mitarbeitende:r aus der Pflegebranche oder der/die in einem Logistikunternehmen tätig ist, seine/ihre Urlaubsanträge bequem von zu Hause aus stellen. Mitarbeitende aus der Produktion können schnell und einfach Materialbestellungen direkt an den zuständigen Mitarbeitenden senden, ohne dafür an den Rechner zu müssen oder langwierig ein Papierformular ausfüllen zu müssen. Die HR-Verantwortlichen können genauso schnell und digital bestätigen, dass der Antrag eingegangen ist. Dies gilt auch für Arbeitsanweisungen, die rechtssicher quittiert werden müssen. Weitere Anwendungsbeispiele für Formulare in der Quiply Mitarbeiter-App finden Sie hier – und Ideen, was man mit einer Mitarbeiter-App noch abbilden kann, hier.

Echtzeit-Updates in der App sorgen dafür, dass alle Änderungen sofort wirksam sind, was Verzögerungen minimiert. Die benutzerfreundliche Oberfläche einer Mitarbeiter-App macht es einfach, sich ohne große Einarbeitung zurechtzufinden.

Effiziente Kommunikation ist ein weiteres Plus. Durch Push-Benachrichtigungen bleibt jeder immer auf dem neuesten Stand. Ankündigungen und wichtige Nachrichten erreichen die Mitarbeitenden direkt auf ihrem Smartphone. Außerdem können Sie mit einer Mitarbeiter-App zum Beispiel einen Onboarding- oder Schulungschannel mit Schulungs - und Anleitungsvideos anlegen und so alles Wissen mobil und jederzeit verfügbar machen, was für gerade Mitarbeitende ohne festen Desktop-Arbeitsplatz eine enorme Erleichterung darstellt. Durch diese Prozessoptimierungen sparen Mitarbeitende und HR-Teams wertvolle Zeit und Ressourcen, was letztendlich zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität führt. Mitarbeiter-Apps ergänzen traditionelle HR-Management-Software und digitale Personalakten, indem sie die tägliche Interaktion mit HR-Funktionen erleichtern und verbessern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Jetzt geht es ans Eingemachte: Wir haben nun einen groben Überblick über verschiedene Tools und Technologien erhalten. Nun geht es darum, die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse anzugehen. Lassen Sie uns Schritt für Schritt durch diesen Prozess gehen, um sicherzustellen, dass Sie gut vorbereitet und erfolgreich starten.

1. Bestandsaufnahme und Analyse

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen HR-Prozesse. Stellen Sie sich vor, Sie machen eine Landkarte Ihrer aktuellen HR-Landschaft. Identifizieren Sie manuelle Prozesse, Papierberge und ineffiziente Abläufe. Welche Bereiche benötigen am dringendsten eine Verbesserung? Nutzen Sie eine SWOT-Analyse, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu identifizieren. Außerdem sollten Sie bereits bestehende Software auflisten, ermitteln, wieviele Lizenzen bereits vorhanden sind oder in der Zukunft benötigt werden und ob diese Software generell weiter benötigt wird. Auch die monatlichen oder jährlichen Kosten, Folgekosten oder Kosten für Externe und die Art des Softwaremodells (cloudbasiert, on premise etc.) muss dabei mit in die Betrachtung einfließen. Wichtig hierbei auch: Wie fehleranfällig ist die genutzte Software? Womit waren Sie und die Nutzenden zufrieden, was hat sich als störend erwiesen? Zum Schluss gilt es natürlich zu checken, welche Schnittstellen bereits vorhanden sind oder mit Einführung von neuer Software in Zukunft benötigt werden.

2. Ziele festlegen

Setzen Sie klare Ziele für Ihre Digitalisierung. Wollen Sie die Effizienz steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen oder gesetzliche Anforderungen besser erfüllen? Definieren Sie, was Sie erreichen möchten. Es kann hilfreich sein, diese Ziele in kurzfristige und langfristige Kategorien zu unterteilen, um den Fortschritt besser verfolgen zu können.  

3. Auswahl der richtigen Tools und Technologien

Nun geht es darum, die richtigen Werkzeuge auszuwählen. Wie ein Wanderer die passenden Schuhe und Ausrüstung wählt, müssen Sie entscheiden, welche HR-Management-Software, digitalen Personalakte oder Mitarbeiter-App am besten zu Ihren Zielen passt. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Integration und Sicherheit. Ein gut strukturierter Auswahlprozess kann dazu beitragen, die besten Tools für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden.

4. Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden

Ihre Mitarbeitenden sind Ihre stärksten Verbündeten. Sowohl die, die mit der neuen Software arbeiten und diese mit "Leben befüllen" müssen als auch die Endnutzer bzw. die Mitarbeitenden, die Formulare einsenden oder deren Personalakten digitalisiert werden. Es ist wichtig, alle auf dem Weg mitzunehmen. Bieten Sie Schulungen an und stellen Sie sicher, dass alle verstehen, wie die neuen Systeme funktionieren und welche Vorteile sie bringen. Kommunizieren Sie klar und unterstützend. Regelmäßige Workshops und kontinuierliche Lernmöglichkeiten können die Akzeptanz der neuen Systeme fördern.

6. Implementierung und Anpassung

Jetzt kommt der Moment, an dem es von der Theorie in die Praxis geht - die Einbindung einer neuen Software, um Ihre Prozesse zu digitalisieren. Die Implementierung erfordert sorgfältige Planung und Koordination. Binden Sie ein interdisziplinäres Team ein, das aus HR-Fachleuten, IT-Experten und externen Beratern besteht. Diese Zusammenarbeit stellt sicher, dass alle Aspekte berücksichtigt werden und die Lösung nahtlos in bestehende Systeme integriert wird. Flexibilität ist hierbei der Schlüssel: Seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen und auf Feedback zu reagieren. Pilotprojekte können helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

7. Überwachung und Optimierung

Mit der Implementierung ist das Projekt nicht abgeschlossen: Überwachen Sie die neuen Prozesse kontinuierlich und suchen Sie nach weiteren Optimierungsmöglichkeiten. Sehen Sie dies als regelmäßige Überprüfung Ihrer Ausrüstung und Route, um sicherzustellen, dass Sie immer auf dem besten Weg sind. KPI-Messungen und regelmäßige Feedback-Schleifen helfen dabei, den Erfolg zu messen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Erfolgsgeschichte: Prozessoptimierung bei der Sauerlandklinik Hachen

Die Sauerlandklinik Hachen entschied sich für die Einführung einer Mitarbeiter-App, um die interne Kommunikation und die HR-Prozesse für über 260 Mitarbeitende zu verbessern. Vor der Einführung kämpfte das Unternehmen mit einer unendlichen Flut vom Formularen (um die 500). Durch eine Mitarbeiterbefragung hat sich gezeigt, dass viele Informationen die Mitarbeitenden nicht oder zu spät erreichen, was auch der Tatsache geschuldet ist, dass die Klinik sehr viele Mitarbeitende ohne Zugang zu E-Mail oder Intranet beschäftigt.

Dadurch, dass in der Sauerlandklinik eine besonders große Anzahl von Formularen existierte, war einer der Wünsche, die Formulare schnell und unkompliziert zu digitalisieren. Damit stand die Digitalisierung von Personalprozessen im Vordergrund - denn, so Jana Rührup, Leiterin Personalmanagement bei der Sauerlandklinik, „Eines meiner wichtigsten Ziele war es, zum Beispiel einen Prozess für die Einführung der EAU zu haben. Also, dass die Mitarbeitenden auf kurzen Weg mitteilen können, wenn sie krank sind – und ich habe auf kurzem Weg die Möglichkeit und die Erlaubnis des /der Mitarbeitenden, bei der Krankenkasse abzufragen, ob die Nachricht über die EAU schon vorliegt.“ [..]

Mit der Quiply App konnte die Sauerlandklinik Hachen sämtliche Prozesse, von der Krankmeldung über die Beantragung der Elternzeit bis hin zu Veränderungsanzeigen für den Betriebsrat dann digitalisieren und vereinfachen. Jetzt können Mitarbeitende ihre Anträge direkt über das Smartphone einreichen und den Status ihrer Anträge in Echtzeit verfolgen. Push-Benachrichtigungen informierten sie über wichtige Updates und Nachrichten. Die HR-Abteilung profitierte von der reduzierten administrativen Belastung und der verbesserten Datenverwaltung.

Das Ergebnis war beeindruckend: Die Bearbeitungszeiten wurden um 50 % verkürzt, und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stieg signifikant. Durch die erhöhte Effizienz und die verbesserte Kommunikation konnte das Unternehmen nicht nur die HR-Prozesse optimieren, sondern auch das Betriebsklima und die Mitarbeiterbindung deutlich verbessern.

Dazu ein Zitat von Jana Rührup: „So wenig Papier wie jetzt gab es noch nie“. Auch dass beispielsweise das vorhandene Dienstplanungstool so schnell und unkompliziert eingebunden werden konnte, hat die Sauerlandklinik begeistert – und natürlich, dass von Anfang an eine hohe Akzeptanz der App herrschte, da die Mitarbeitenden auch viel schneller und unkomplizierter kommunizieren und Anträge einreichen konnten.

Das gesamte Webinar mit Jana Rührup und weiteren Beispielen, wie Formulare und Umfragen die Prozesse bei der Sauerlandklinik Hachen vereinfacht haben, finden Sie hier.

Die Zukunft der HR-Prozesse: Trends und Entwicklungen

Gerade im HR-Bereich gibt es ständig neue Entwicklungen und Trends, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden verwalten und unterstützen, modernisieren werden. Schauen wir uns einige der wichtigsten Trends und Entwicklungen an, die in Zukunft die HR-Prozesse prägen werden:

1. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung

KI und Automatisierung werden eine große Rolle spielen. Stellen Sie sich vor, Bewerbungsprozesse werden durch KI-gesteuerte Chatbots effizienter gestaltet, die erste qualifizierte Kandidaten identifizieren. Automatisierte Systeme können zum Beispiel beim Erstellen von Datenmodellen, die Entwicklungen und Mitarbeiterbedarfe ermitteln, hilfreich sein - was HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben gibt.

2. Personalisierung und Mitarbeitererfahrung

Die Zukunft der HR-Prozesse wird stark von der Personalisierung geprägt sein. Unternehmen werden sich darauf konzentrieren, individuelle Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Dazu gehören personalisierte Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, maßgeschneiderte Gesundheits- und Wellness-Programme sowie flexible Arbeitsmodelle, die den Lebensstil der Mitarbeitenden unterstützen.

3. Datengetriebene Entscheidungen

Daten werden weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Durch die Nutzung von HR-Analytics können Unternehmen tiefere Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden gewinnen. Dies ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen. Beispielsweise können Datenanalysen dabei helfen, Muster in der Mitarbeiterfluktuation zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung zu entwickeln.

4. Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung

Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung werden immer wichtiger. Unternehmen werden ihre HR-Prozesse so gestalten (müssen), dass sie umweltfreundlicher und sozial verantwortlicher werden. Dazu gehören Initiativen wie papierlose Büros, flexible Arbeitsmodelle zur Reduzierung des Pendelverkehrs und Programme zur Förderung der Diversität und Inklusion.

Fazit:

Wir denken, dass die Zukunft der HR-Prozesse vielversprechend und voller Möglichkeiten ist! Im Blogartikel haben wir die Bedeutung und Herausforderungen der HR-Prozesse analysiert, die Vorteile der Digitalisierung aufgezeigt, wichtige Tools und Technologien vorgestellt und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung gegeben. Mit den aufkommenden Trends und hybriden Arbeitsmodellen können Unternehmen ihre HR-Strategien verbessern. Indem wir neue Technologien und Ansätze nutzen, können wir die Effizienz steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und letztlich eine bessere Arbeitsumgebung für alle schaffen. Bleiben Sie neugierig und offen für Veränderungen, denn die Zukunft hält mit Sicherheit noch viele spannende Entwicklungen bereit, die Ihr Unternehmen voranbringen können :-)

Sie möchten weitere Informationen erhalten?

Fordern Sie einfach eine Demo unserer Quiply Mitarbeiter-App an. Sie können uns natürlich auch gerne jederzeit eine E-Mail an hello@quiply.com senden.