Mitarbeitende müssen eine Möglichkeit haben, Verstöße gegen nationales oder EU-Recht anonym zu melden. Ab dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden* in der EU sogar verpflichtet, eine organisatorische Lösung zu installieren, die die Hinweisgeberschutzrichtlinie (Whistleblower Directive) umsetzt. Bei Quiply gibt es bereits jetzt eine kostenlose** Möglichkeit, diesen Kanal einfach und sicher in der Mitarbeiter-App umzusetzen.
Quiply bietet kostenlos** an, Organisationen bei der Einhaltung der EU-Richtlinie zu unterstützen. Meldepersonen, die man Whistleblower nennt, können Verstöße gegen EU-Recht oder nationales Recht jetzt in der App absolut anonym anzeigen. Es ist nachvollziehbar, dass bei schweren Verstößen der Whistleblower selbst bestmöglichen Schutz genießen muss, denn die Meldung ist im Sinne aller Bürger und sollte keine unverhältnismäßigen Opfer fordern. Dazu muss die Software besonderen Standards genügen. Bei Quiply ist diese Funktion übrigens automatisch bei Nutzung unserer Formular-Funktion enthalten, bewährt und hochsicher. Und dazu kostenlos!**
Vorteile des Quiply Whistleblower-Kanals
- Steht sofort zur Verfügung
- Geringer Organisationsaufwand
- Anonym und sicher
- Kein weiteres IT-System notwendig
- Für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich (auch Off-Desk-Worker)
- Kostenlos enthalten in Quiply**
Natürlich hat der Gesetzgeber auch andere Varianten ermöglicht. So kann auch eine Hotline telefonisch eingerichtet werden. Doch diese muss 24x7 verfügbar sein. Dann gibt es auch die Möglichkeit zur Benennung einer Ombudsperson, die jedoch anonym benachrichtigt werden soll. Wie das praktisch gehen soll, ist eigentlich unklar. Ein digitaler Meldekanal ist der beste Weg, um die Richtlinie einzuhalten. Denn hier kann Sicherheit, Anonymität und Bedienerfreundlichkeit gleichermaßen erreicht werden.
Qualitativ bestmögliche Umsetzung des Whistleblower-Kanals
Bei Quiply liegt die Qualität insbesondere in der besonders einfachen und sicheren Umsetzung:
- Sicherer Meldekanal von A bis Z verschlüsselt
- Anonyme Versendung
- Konformität mit der EU-Hinweisgeberschutzrichtlinie und der DSGVO
- Posteingang für anonyme und identifizierte Whistleblower in der App
- Durchgehende Verschlüsselung in AES 256 und TLS 1.2. in Rest und Transit.
- Firewall und IP-Beschränkung (Whitelisting)
- Hosting-Server in einem hochsicheren ISO 27001-Rechenzentrum (Frankfurt a. M.)
Unsere schematische Darstellung zeigt auf, wie sicher unsere Formularlösung aussieht - hier kann der Hinweisgeber direkt in das Whistleblower-Formular seine Informationen teilen und bleibt anonym. Ganz sicher.
Abbildung: Funktion Formulare in der Quiply-App, Bereit für Whistleblower-Meldungen.
Quiplys Formulare in der Mitarbeiter-App: Echte Allrounder!
Quiplys Formularfunktion ist ein völlig flexibler, kleiner Zauberkasten, der natürlich nicht nur für den Whistleblower-Kanal eingesetzt werden kann. Von Materialbestellungen, AU-Meldung, Poolfahrzeug-Bestellungen oder auch Urlaubsantrag: Alle können sich in der Quiply App das Formular selbst so bauen, wie es gebraucht wird. Bestandsformulare? Einfach übertragbar. Als echtes Workflow-Tool können die Formulare auch mehrstufige Genehmigungsprozesse abbilden.
Immer mit dabei: Hochsichere Verschlüsselung aller Daten und Speicherung nur in Deutschland. Natürlich gibt auch komfortable Möglichkeiten zur Auswertung oder Ausgabe in XLS oder CSV-Formaten für den Formulargestalter. So können die Daten beliebig weiter verwendet werden auch in Drittsystemen. Gesammelte Daten können so über mehrere Stationen weitergegeben und freigegeben werden, bis sie vom Zieladressaten im System archiviert werden. Rundum rund dieser Workflow! Kein Wunder, dass diese Funktion von unseren Kunden zu den beliebtesten Extras der Quiply App gewählt wurde.
Quiply geht vertrauensvoll mit Euren Daten um, nicht nur bei Whistleblowern!
Das Whistleblower-System in den Quiply Formularen läuft in Frankfurt am Main Ihrer Instanz. Meta-Daten wertet Quiply nicht aus und auch die IP-Adresse wird von uns nicht aufgezeichnet. Somit kann garantiert werden, dass Meldung und natürlich die folgende Datenspeicherung wirklich vollständig anonym und verschlüsselt passiert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur für die Person möglich, die benannt wurde diese Daten zu empfangen. Auch der Administrator hat keinen Zugriff auf die Einsendungsdaten. Entschlüsselt werden Daten nur vom Hinweisgeber und vom Empfänger der Verstoßmeldung, selbstverständlich mit starkem Passwortschutz.
Mit Quiply Formularen bieten Sie einen sehr einfachen, sicheren und jederzeit zugänglichen Kanal in der Mitarbeiter-App und können die EU-Richtlinie sauber umsetzen ohne Mehraufwand. Wenn Sie mehr erfahren wollen über Quiplys sicheres Formularsystem, dann kontaktieren Sie uns einfach und melden sich bitte unter "Edward Snowden" am Telefon. Nein, das ist ein Witz! 😄 Nennen Sie uns einfach Ihren schönen Namen. Wir freuen uns auf Sie!
*Pflicht für Unternehmen von 50-249 Mitarbeitende bis 17.12.2023
*Pflicht für Unternehmen ab 250 Mitarbeitende bis 17.12.2021
** Voraussetzung: Quiply Mitarbeiter-App mit bestehendem Vertrag inkl. der Funktion "Formulare"