Betriebliche Anweisungen oder Unterweisungen lassen sich viele Unternehmen auf Papier von Ihren Mitarbeitenden bestätigen. Das war schon früher bürokratisch und nervig, doch in Corona-Zeiten wurde es immer schwieriger, die Person zu erreichen: Distanz, Kurz- oder Schichtarbeit machen diesen Prozess umständlich und langwierig. Quiply hat deswegen sein Feature "Kampagnen" praktisch aufgerüstet. Per Click bestätigen Mitarbeitende in Ihrer Mitarbeiter-App die erhaltenen Anweisungen und der Arbeitgeber bekommt für seinen Nachweis ein rechtssicheres Dokument.
Eine Kampagne in der Mitarbeiter-App ist der einfachste Weg, um sich von vielen Personen einen Sachverhalt schnell und verbindlich bestätigen zu lassen. Die kleine digitale Unterschrift sozusagen. Der Begriff Kampagne hat dabei nichts mit Werbung oder gar Wahlkampf zu tun. Eine Kampagne in der App bedeutet, dass wir sehr viele Personen gleichzeitig mit einer Nachricht adressieren können. Das geht bei Quiply so:
Die verantwortliche Person wählt die Zielperson (oder Zielgruppe) aus und möchte sich eine Bestätigung einfordern. Statt sich persönlich oder auf dem Postweg diese Bestätigung einzufordern, sparen wir Zeit und erzeugen in unserer Mitarbeiter-App eine Kampagne. Diese versenden wir an die ausgesuchten Empfänger (mit Smarte Gruppen) in Echtzeit. Dank Verschlüsselung gerät nichts davon an die Außenwelt oder Kollegen und nur die Empfangsperson sieht die Kampagne.
Für die Kampagne gibt es viele Optionen, diese zu gestalten - rein textlich, mit Videos, Fotos, etc. Die Person kann per Push-Nachricht über die Kampagne informiert werden, die Unterweisung lesen und den "Haken setzen" sowie zusätzlich bestätigen. Damit bestätigt sie unmissverständlich, dass die Person Kenntnis genommen hat. Auch möglich ist es, von der Zielperson eine Aktion abzufordern ("Bitte mache ein Foto von X"), wenn man etwas dokumentiert haben möchte.
Abbildung: So kann eine Kampagne aussehen, wenn sie vom Adressat empfangen wird
Der Arbeitgeber erhält umgehend danach einen Nachweis über diese Kampagne in Form eines unveränderlichen PDF-Dokumentes, sozusagen eine Quittung. Schon vorher gab es die Option, diesen Bericht nach Excel oder anderen Programmen zu exportieren. Nach aktueller Rechtsprechung 2021 gilt aber nur das PDF Dokument als unveränderlicher Nachweis und ist somit rechtssicher für den Arbeitgeber. Nun können Arbeitgeber sich den Schlüsselempfang, die Hygieneanweisung, die Arbeitsschutzmassnahme und vieles mehr mit einer Kampagne verlässlich bestätigen lassen. Durch die sichere Infrastruktur von Quiply ist eine Manipulation durch den Mitarbeitenden quasi ausgeschlossen. Ebenso kann das Unternehmen so Nachweis darüber führen, wer zwar eine Kampagne erhalten hat, diese aber nicht beantwortet hat.
Abbildung: Der Versender erhält eine übersichtliche Liste als unveränderliches PDF-Dokument für die Dokumentation oder zusätzlich als Tabelle.
Unternehmen können so vor allem die lange Zeit reduzieren, die die Bestätigung von Anweisungen sonst gekostet hat. Auch ist der Nachweis immer digital verfügbar, muss also nicht gesondert archiviert werden.
Der Versender/Arbeitgeber sollte allerdings berücksichtigen, dass der Gesetzgeber für bestimmte Vorgänge noch immer die Schriftform mit einer natürlichen Unterschrift vorsieht. Die Schriftform kann bei Änderungen des Arbeitsvertrages oder einer Kündigung o.ä. erforderlich sein, hier sollte im Zweifel einer Jurist zur Hilfe gezogen werden. Für das Gros praktischer Arbeitsvorgänge wie Unterweisungen, Anweisungen, Aufklärungen und Co. reicht die Lesebestätigung der Kampagne in dem PDF-Format nun mehr als aus.
Fazit: Schneller waren verbindliche Bestätigungen von vielen Mitarbeitenden nie zu erhalten als durch die Quiply Mitarbeiter-App. Jetzt im Feature "Kampagnen bei Quiply unverbindlich ausprobieren. Oder als Quiply Kunde im neuen Release einfach direkt verwenden.