Der Chef liest mit! "Das ist ja wie die Stasi!" Einige Mitarbeiter*innen bekamen den Mund nicht zu, als am 24. November Heise, Süddeutsche, Der Spiegel und andere übereinstimmend berichteten, dass Microsoft Teams die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeitenden in Zusammenspiel mit anderen Office Produkten standardmäßig überwacht. Produktivitätswert (Productivity Score) nennt man das in Redmond. Bei Slack lassen sich, berichtete futurezone, sogar Chatverläufe gänzlich exportieren und nachlesen.
Und wäre das nicht schon dramatisch genug: Bei MS Teams lassen sich die Chats noch einfacher auslesen: Über das Tool eDiscovery können bei Teams alle privaten Chats und Besprechungskanäle durchsucht und gelesen werden. Das ist heftiger Tobak. Der Produktivitätswert von MS Teams, so die Medien, zeigt vorgeblich an, wie produktiv der einzelne Mitarbeiter mit Microsoft 365 (früher Office) war. Sprich es sind Kennzahlen die anzeigen, die produktiv und gut jemand Tools wie Excel, Outlook oder Word denn nutzt. Microsoft tat das nicht mal geheim, denn in den USA müssen die Mitarbeiter wie auch in China oder andernorts im Namen der Sicherheit so einiges an Überwachung erdulden. Man fand schlichtweg nichts dabei - wenn auch der Nutzen zweifelhaft ist. Daddeln Sie also in Zukunft absichtlich zu viel rum, weil sie die Angst im Nacken vor Big Brother spüren und lieber schneller tippen? Oder können Sie sich schützen vor der Neugier Ihres Chefs? Gibt es Alternativen außerhalb von USA oder China, mit denen ich besser informieren und kommunizieren kann?
Wir zeigen, wie es mit einer Mitarbeiter-App angenehmer und vertrauensstiftender wird.
Übersicht
- Interne Kommunikation und betriebliche Mitbestimmung gehören zusammen
- Organisatorische Abstimmungen beim Roll-Out von Mitarbeiter-Apps mit dem Betriebsrat
- Rechtliche Grundlagen für Mitbestimmung bei Mitarbeiter-Apps
- Den Betriebsrat nicht als Verhinderungsorgan begreifen: Tipps für die Zusammenarbeit
- Sicheres Vorgehen bei betrieblicher Mitbestimmung im Unternehmen
- Wie Arbeitnehmerrechte in Mitarbeiter-Apps gewahrt bleiben
- Fazit
Interne Kommunikation und betriebliche Mitbestimmung gehören zusammen
Seit dem Covid-19 Lockdown haben 75 Millionen neue Anwender zu Microsoft Teams gegriffen, wohlwissend, dass es amerikanische Anbieter mit dem Datenschutz und Arbeitnehmerrechten nicht immer so ganz genau nehmen. Erst recht, wenn es um aus Ihrer Sicht "europäische Befindlichkeiten" geht oder gar "sozialistische Umtriebe" wie betriebliche Mitbestimmung. 😉
»Chefs dürfen die Statistiken auf keinen Fall verwenden, um Mitarbeiter auszuwerten.« Das wäre eine unverhältnismäßige Überwachung, die gegen das Datenschutzrecht verstößt. Vor allem die detaillierte Auswertung des Tools sei »ziemlich problematisch. Die Software von Microsoft schickt permanent Nutzungsdaten an den Konzern und ermöglicht damit potenziell eine lückenlose Überwachung vieler Arbeitstätigkeiten", sagt Datenschutzaktivist Wolfie Christl. Aber auch er geht davon aus, dass dies den ein oder anderen nicht davor abhalten wird, den Score von Microsoft zu nutzen.
In Europa sind die Rechte der Arbeitnehmer genauso wie die betriebliche Mitbestimmung ein hohes Gut und wichtiger Teil des Sozialfriedens. Kann man also Arbeitnehmer schützen und trotzdem produktiv sein? Wie das geht, zeigen wir am Beispiel der Mitarbeiter-App von Quiply.
Organisatorische Abstimmungen beim Roll-Out von Mitarbeiter-Apps mit dem Betriebsrat
Im Betriebsverfassungsgesetz ist geregelt, was durch den Betriebsrat mitbestimmungspflichtig ist. Und der Betriebsrat ist die erste Adresse wenn es um den Schutz von Arbeitnehmerrechten im Unternehmen geht. Nicht alles muss durch den Betriebsrat gehen, eine Mitarbeiter-App kann mitbestimmungspflichtig sein. Die App ist in der Regel dann nicht mitbestimmungspflichtig, wenn sie ein rein freiwilliges Angebot an die Mitarbeitenden ist. Dabei setzt man die Mitarbeitenden-App als einen reinen Einweg-Informationskanal auf und verteilt relevante Benachrichtigungen.
Wir wollen von dem Fall ausgehen, dass die App mitbestimmungspflichtig ist, d.h. der Einsatz soll verpflichtend sein. Durch diesen Weg können wir die Grundlagen prüfen, ob die Mitarbeiter-App die Arbeitnehmerrechte auch schützt. Oder, wie es über Microsoft kolportiert wird, diese Rechte verletzt werden.
Rechtliche Grundlagen für Mitbestimmung bei Mitarbeiter-Apps
Zunächst mal geht es darum, dass der Betriebsrat über das Vorhaben unterrichtet wird:
- f §90 BetrVG: Der Betriebsrat muss über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen unterrichtet werden. Dazu kann beispielsweise zählen, dass durch eine neue App Urlaubsanträge digital gestellt werden können (oder müssen)
- f §87 BetrVG: „Leistungsüberwachung“. Das ist vor allem ein Problem bei zu genauem Tracking oder wenn erwartet wird, dass die App verpflichtend genutzt wird – auch außerhalb der Arbeitszeit.
Letzteres ist der entscheidende Punkt in Verbindung zu den Problemen, die über Microsoft Teams berichtet werden. Eine Leistungsüberwachung, die in jedem Falle gravierend in Arbeitnehmerrechte eingreift, muss zwangsläufig sehr genau geprüft werden muss. Eine Leistungsüberwachung ist dann der Fall, wenn die Produktivität eines einzelnen Mitarbeiters mit der eines anderen direkt verglichen werden kann und entsprechende Maßnahmen daraus resultieren würden. Die Nutzung außerhalb der Arbeitszeit ist ein Punkt, den man ebenfalls organisatorisch mit dem Betriebsrat regeln muss, bspw. indem vereinbart wird, dass nur zu Arbeitszeiten Nachrichten bearbeitet werden oder die IT in der Lage ist, die Zustellung von Nachrichten den geltenden Schichten anzupassen.
Den Betriebsrat nicht als Verhinderungsorgan begreifen: Tipps für die Zusammenarbeit
Wenn Sie als Veranwortlicher die Mitarbeiter-App, um deren Freigabe im Budget sie gerungen haben, endlich einführen wollen, begreifen nicht wenige den Betriebsrat als Verhinderer. Diese Denkweise mag in einzelnen Fällen berechtigt sein, aber manchmal liegt der Grund auch in Ihrer Einstellung. Nicht nur dass der Betriebsrat ein rechtlich fundiertes Instrument ist, dass einfach nicht übergangen werden kann.
Tipp 8 unschlagbare Argumente, die Ihren Betriebsrat von Quiply überzeugen
Der Betriebsrat muss als Interessenvertreter der Mitarbeiter begriffen werden. Und als solcher hat auch er ein Interesse, einen weiteren Kanal zu haben, um alle Mitarbeiter zu erreichen. Wenn also der Betriebsrat einen eigenen Kanal erhält, sieht es für Ihr Projekt vielleicht schon ganz anders aus. Alles andere muss wie immer und überall der anderen Partei ausreichend ausführlich und verständlich erklärt werden.
Also, insbesondere, was Sie mit der App erreichen wollen. Mitarbeiter besser zu informieren, dass Betriebsklima zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern, all das sind Argumente, gegen die kaum einer zu Felde ziehen wird.
- Der Betriebsrat denkt an das Wohl aller Mitarbeiter.
- Der Betriebsrat brauche Informationsangebote und hat diese
- Ihm fehlt ein guter Kanal, um alle Mitarbeiter zu erreichen.
- Betriebsrat ist sicher nicht abgeneigt, wenn er in der Mitarbeiter-App einen eigenen Kanal erhält
- das Digitalisierung wichtig ist, weiß auch der Betriebsrat
Kollaborationsinstrumente wie Slack oder Microsoft Teams sind keine Mitarbeiter-Apps, denn sie richten sich nicht an alle Mitarbeiter und sind auch für nicht entwickelt worden.
Tipp Natürliche Grenzen von #Slack und Microsoft Teams zu Quiply und anderen Mitarbeiter-Apps
Sicheres Vorgehen bei betrieblicher Mitbestimmung im Unternehmen
Es gibt erstmal ein paar gute Tipps, wenn Sie die Mitarbeiter-App einführen wollen, die fast in jedem Projekt identisch sind:
- Der Betriebsrat sollte sehr früh eingebunden werden
- Push-Nachrichten sind hin und wieder Gegenstand von Diskussionen mit Arbeitnehmervertretern: Wann ist die Push- Meldung legitim, wann wird das offensive „pushen“ missbraucht, um Arbeitnehmer unter Druck zu setzen?
Daumenregel: Push-Meldungen sind in Notfällen oder Krisensituationen kein Problem, also vergleichbar mit einem Anruf durch den Chef; für beliebige Nachrichten hingegen eher nicht. Bedenkenswert ist auch, dass ein zu häufiger Einsatz der Push-Funktion zur Reaktanz führen kann. In einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat kann die Nutzung der Push- Funktion der App definiert werden. So eine Vereinbarung ist sowieso nötig, damit die internen Redakteure wissen, wann sie welche News pushen sollen. - Die App sollte für Tarifbeschäftigte bzw. Mitarbeiter, die nicht in Leitungsfunktion sind, freiwillig sein, da die Nutzung ja von einem privat beschafften Smartphone abhängt.
- für AT und Vorgesetzte, die nicht durch den Betriebsrat geschützt sind, kann die Nutzung der App direkt verpflichtend sein und kann per MDM auf den Firmen-Smartphones installiert werden. Im Zweifel allerdings sollte dies vorher geprüft werden.
- Da ja die Nutzung der privaten Smartphones auch mit der Arbeitszeit kollidiert, sollte die Benutzung während der Arbeitszeit erlaubt werden. Denn ansonsten würde die App zum Freizeitinstrument und dies ist wiederum bei Self-Services wie Urlaubsanträgen oder Krankenschein kritisch.
- Das Tracking in der App muss anonymisiert sein
- Auswertungen über Aktivitäten der Nutzer müssen so aggregiert sein, dass sie nicht auf einzelne Arbeitnehmer zurückverfolgt werden können
Wie Arbeitnehmerrechte in Mitarbeiter-Apps gewahrt bleiben
In Mitarbeiter-Apps gibt es im Gegensatz zu Apps wie Teams oder Slacks klare schon in der Architektur des Systems eingebaute Grenzen, so dass Ihr Vorgesetzter keine Chance hat, sie zu überwachen. Manche Hersteller aus den USA, Schweiz oder Niederlanden kennen sich mit der betrieblichen Mitbestimmung nicht so aus bzw. kommen aus einer Kultur, wo das auch nicht beachtet wird. Prüfen Sie dies also sorgfältig.
🇩🇪 Quiply ist Made in Germany und deswegen gehören Arbeitnehmerrechte natürlich dazu.
Bei der Mitarbeiter-App von Quiply wurden diese Rechte an verschiedenen Stellen beachtet:
- Schutz vor Informationsüberflutung
- Channels nach jedem Kriterium defnierbar: Standort, Abteilung, Funktion, etc.
- Gruppen und Chats nur erkennbar für Personen, die Teil dieser Gruppe bzw. Chats sind
- Push-Nachrichten individuell konfigurierbar
- Keine Tracking ab Werk
- Sämtliche Statistiken finden nur aggregiert auf höherer Ebene statt
- eigener Kanal für den Betriebsrat
- Daten verschlüsselt gespeichert
- kein Zugriff auf private Daten ohne gerichtlichen Beschluss
Eine gute Mitarbeiter-App sollte eine Informationsarchitektur erlauben, in der die Arbeitnehmer die Informationen, die sie benötigen. Dies kann nach frei definierbaren Kriterien geschehen wie man dies in manchen Intranets schon etabliert hat. Ziel ist, der Nutzer bekommt personalisierte Informationen angezeigt und nicht einfach alles. Zu den Informationskanälen (Channels) gehört bei Quiply, dass Sie auch selbst definieren dürfen: Kommt die Nachricht per Push an die Nutzer oder nicht? Der Nutzer selbst kann im Feierabend sein Gerät selbstverständlich auch stumm schalten oder dies wird durch den Administrator automatisch geregelt.
Produktivität in Dashboard von Quiply nur aggregiert auf höherer Ebene lesbar
Im Gegensatz zu anderen Produkten kann nicht die Produktivität des einzelnen Mitarbeiters angezeigt werden. Wohl aber aggregierte Daten, so dass eine Rückverfolgung auf den einzelnen nicht möglich ist. Im Quiply Dashboard sieht man bspw. hier eine relativ kleine Unternehmung von nur 25 Mitarbeitern. Der Administrator kann erkennen, wie aktiv die Plattform ist und ob Artikel gelesen werden, die der Administrator gerne zur Kenntnis genommen sehen möchte. Diese Daten sind für ihn wichtig, um die Qualität der Arbeit der Autoren zu verbessern, so dass dies Nachrichten verfassen, die auch auf Interesse bei den Empfängern stoßen.
Abbildung: Auszug aus dem Dashboard von Quiply zeigt die Aktivität, lässt aber keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzer zu
Keine Überwachung von Chats und Gruppenunterhaltungen
Genauso sicher möchte der Mitarbeitende sein, dass seine Unterhaltungen mit Kollegen nicht überwacht werden können. Diese Unterhaltungen finden in Chats oder in Gruppen statt. Hier gilt ein klares Prinzip: Welche Berechtigung auch immer von dem Nutzer vorliegt, er sieht nur die Chats oder Gruppen, in denen er ein aktives, angezeigtes Mitglied ist. Ist er nicht Mitglied, sieht er diese Gruppe oder diesen Chat natürlich auch nicht.
Abbildung: Der Nutzer sieht hier, dass er in diesen 3 Gruppen Mitglied ist. Andere soll er nicht sehen und sieht er auch nicht.
Fazit
Es wäre doch zu schön: Dass niemand einen Grund zur Überwachung spürt und so die ganze Misere nicht so ausufernd behandelt werden müßte. Produktivität ist schon immer ein schlechtes Maß für Wissensarbeiter gewesen, denn die Zahl E-Mails mag im Call-Center für den Chef Sinn ergeben, aber sie macht Druck. Wie das mit der Qualität vereinbar ist, auf die es doch in den meisten europäischen Unternehmen sicher noch mehr ankommt, beanwtortet der Index von Microsoft sicher nicht. Nicht jeder Datenpunkt, den man erheben kann, stiftet sinnvollen Nutzen.
Aber was ist der Grund für Überwachung? Maßgeblich liegen der einen Person keine Informationen über die andere Person vor, die man gerne hätte. Sie sind benötigt, um die noch wesentlichere Entscheidung zu treffen: Ob wir einander Vertrauen können. Schlechte Kommunikation stiftet Mißtrauen, eine gute interne Kommunikation stiftet die Basis für ein gutes Betriebsklima und eine blühende Unternehmenskultur.
Hilfreich, um vertrauensstiftend zu arbeiten ist es, aktiv und umfassend zu kommunizieren. Das wirkt vertrauensfördernd für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Ein hilfreiches Instrument dazu, um Vertrauen aufzubauen und Arbeitnehmerrechte zu schützen, das sind Mitarbeiter-Apps wie die von Quiply.
P.S. Wenn Sie als Arbeitnehmer zu Microsoft Teams Nutzung aufgefordert sind, dann können Sie in Microsoft 365 mit etwas Geschick einstellen, dass Werte nur anonymisiert übertragen werden. Sie werden zwar immer noch übertragen, aber nicht mehr mit Ihrem Namen. In kleinen Teams nützt dies wenig, weil nicht viel dazugehört, sie in der Gruppe dann doch zu identifizieren, bspw. bei Abwesenheit eines Kollegen, wo langsam klar wird, wer da so langsam tippt....