Die besten Tools um Ihr Wissensmanagement zu verbessern

„Wissen heißt wissen, wo es geschrieben ist“ – so drückte es bereits Albert Einstein aus. Und genau das gilt heute mehr denn je: Es reicht nicht aus, dass Wissen im Unternehmen vorhanden ist – es muss auch auffindbar, verständlich und zugänglich sein. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die besten Tools für erfolgreiches Wissensmanagement, die dabei helfen, Wissen gezielt zu organisieren und nachhaltig nutzbar zu machen.

Warum ist das so wichtig? Weil Wissen heute der entscheidende Produktionsfaktor in unserer modernen Wissensgesellschaft ist, also in einer Gesellschaft, in der nicht mehr Maschinen oder Rohstoffe im Mittelpunkt stehen, sondern Fachwissen, Erfahrung und die Fähigkeit, Informationen richtig einzuordnen. Dabei gilt: Daten sind die Grundlage. Erst wenn wir sie in einen Zusammenhang bringen, entstehen Informationen. Und wenn wir verstehen, was diese Informationen bedeuten, sprechen wir von Wissen.

Unternehmen, die Wissen systematisch erfassen und teilen – egal ob Industrie, Mittelstand oder Tech-Branche - sichern sich langfristige Vorteile: schnellere Entscheidungen, weniger Reibungsverluste und mehr Innovation. Voraussetzung dafür sind die richtigen Werkzeuge: moderne Wissensmanagement-Tools, die Informationen strukturiert zugänglich machen und die interne Kommunikation fördern.

FAQ: Tools für erfolgreiches Wissensmanagement

Was sind Tools für Wissensmanagement?
Wissensmanagement-Tools sind digitale Anwendungen, die dabei helfen, Wissen im Unternehmen zu sammeln, zu speichern, zu strukturieren und weiterzugeben. Sie fördern den Wissenstransfer und machen Informationen leichter auffindbar.

Warum sind Tools im Wissensmanagement so wichtig?
Weil Wissen oft verloren geht z. B. bei Personalwechsel oder durch fehlende Dokumentation. Mit den richtigen Tools bleibt Wissen erhalten, wird besser genutzt und fördert effiziente Zusammenarbeit.

Welche Tools eignen sich für Wissensmanagement?
Beliebte Tools sind interne Wikis, digitale Wissensdatenbanken, FAQ-Systeme, Projektplattformen oder Mitarbeiter-Apps mit integrierten Wissensfunktionen. Die Auswahl hängt von den Zielen und der Größe Ihres Unternehmens ab.

Inhalt:

• Wissensmanagement benötigt eine strukturierte Organisation
• Wissensmanagement-Tool #1: Unternehmens-Wiki
• Wissensmanagement-Tool #2: Unternehmensinternes FAQ
• Wissensmanagement-Tool #3: Mitarbeiterverzeichnis
• Wissensmanagement-Tool #4: Unternehmensblog
• Verschiedene Wissensmanagement-Tools in einer Mitarbeiter-App 

Wissensmanagement benötigt eine strukturierte Organisation

Mit dem Renteneintritt der geburtenstarken Jahrgänge gehen in den nächsten Jahren viele erfahrene Mitarbeitende verloren. Laut der EU-Kommission (Haufe, 2025) werden in Deutschland bis zum Jahr 2036 rund 12,9 Millionen Beschäftigte das Rentenalter erreichen. Das bedeutet: Wertvolles Wissen verlässt die Unternehmen, wenn es vorher nicht gesichert wird. Die EU schätzt, dass durch fehlendes Wissensmanagement jährlich Milliardenschäden entstehen. Damit das verhindert wird, ist es wichtig, ein gutes Tool für Ihr Wissensmanagement im Unternehmen einzusetzen. 

Internes Wissen aufbauen, nutzen und weitergeben, das Bedarf eine strukturierte Organisation. Denn nur wenn internes und externes Wissen systematisch erfasst wird, ist das Unternehmen für den globalen Wettbewerb gerüstet und besitzt ein solides Fundament, auf dem innovative Entwicklungen und Expertise weiter wachsen kann.

Durch ein gutes Wissensmanagement:

• werden langjährige Erfahrungen und fundierte Erkenntnisse ersichtlich. Diese wirken wiederum auf den Endkunden sehr vertrauenswürdig.
• wird die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter erheblich verkürzt, da sie schnell einen Überblick über vergangene Prozesse, Arbeitswege und Erkenntnisse gewinnen können.
• kann ein Unternehmen Expertenwissen aufbauen und sich damit im externen Wettbewerb unter Beweis stellen.
• Durch gut katalogisiertes und abgesichertes Wissen gehen Erkenntnisse aus der Vergangenheit nicht verloren. Darauf kann in der Zukunft aufgebaut werden.
• Nur, wenn viel Wissen gespeichert ist, wird es relativierbar und messbar. Wichtiges kann so erst von unwichtigem unterschieden werden.
• Gutes Wissensmanagement trägt zur Unternehmensidentifikation bei, da der Betrieb irgendwann auf eine Tradition zurückblicken kann. Es ist somit auch der Aufbau einer Erinnerungskultur, die die Einzigartigkeit und die Bedeutsamkeit des Unternehmens betont.
• Ganz wichtig: Nur durch Kenntnis darüber, welches Wissen schon vorhanden ist, können innovative Ideen und zukunftsweisende Techniken überhaupt erst entwickelt werden.
  
  

Mit mobilen Geräten, Cloud-Systemen und KI-gestützten Anwendungen hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert, wie Unternehmen Wissen speichern, organisieren und zugänglich machen. Die Technologie entwickelt sich dabei oft schneller als die internen Prozesse oder die Fähigkeit, dieses Wissen sinnvoll im Alltag zu nutzen.

Doch welche digitalen Tools bieten heute echten Mehrwert? Und welche Lösungen passen zu den Anforderungen Ihres Unternehmens?

Wir haben für Sie eine aktuelle Übersicht der besten Tools fürs Wissensmanagement zusammengestellt mit praktischen Beispielen und klaren Empfehlungen für den Einsatz im Arbeitsalltag.

Wissensmanagement-Tool #1: Das Unternehmens-Wiki

Ein Unternehmens-Wiki ist ein zentrales Nachschlagewerk für internes Wissen – vergleichbar mit Wikipedia, aber speziell für Ihr Unternehmen. Während früher der Duden oder der Brockhaus zur Informationsrecherche genutzt wurden, übernehmen heute digitale Plattformen wie Wikipedia diese Rolle - aktuell, zugänglich und kollaborativ.

Der Erfolg von Wikipedia zeigt, wie ein gut gepflegtes Wiki funktionieren kann – und warum es sich auch für Unternehmen lohnt:

• Übersichtliche Struktur: Inhalte sind sachlich und klar aufgebaut, Informationen lassen sich schnell finden.

• Transparenz durch Quellen: Gut dokumentierte Beiträge schaffen Vertrauen und können als Basis für weiterführende Informationen dienen.

• Ständige Aktualisierung: Inhalte werden regelmäßig überarbeitet – oft durch Mitarbeitende mit Fachkenntnissen.

• Offene Beteiligung: Jeder im Team kann Wissen ergänzen oder aktualisieren – so entsteht ein lebendiger Wissenspool.

• Verlinkungen fördern Vernetzung: Ähnlich wie bei Wikipedia können verwandte Themen verknüpft werden – das regt zum Weiterlernen an.

Ein gut gepflegtes Unternehmens-Wiki unterstützt nicht nur neue Mitarbeitende beim Onboarding, sondern fördert auch langfristig den Wissensaustausch in der gesamten Organisation.

Ein Miniatur-Wikipedia für Ihr Unternehmen?

Was Wikipedia universal macht, kann auch für ein Unternehmen die Lösung sein, um internes Wissen zu speichern und verfügbar zu machen. Ein Unternehmens-Wiki ist wie ein Miniatur-Wikipedia und kann dadurch folgende Aufgaben im Betrieb übernehmen:

• …fachspezifisches Wissen speichern, und zu Folgethemen verweisen
• …den Mitarbeitern eine Übersicht darüber geben, in welchen Gebieten es schon Experten gibt, und welche Expertise vielleicht noch ergänzt werden sollte
• … das Wissen aller Mitarbeiter binden und sammeln, damit auch die Führungsebene und die Personaler einen Überblick bekommen, und, darauf basierend, auch differenziertere Entscheidungen für die Zukunft treffen können

Gerade weil ein Unternehmens-Wiki immer aktuell sein muss, um nicht an Relevanz zu verlieren, kann die Gestaltung und Führung dessen zeitintensiv sein — und selbst der beste Wissensstock braucht Geduld und Zeit, um tatsächlich eine hilfreiche Übersicht geben zu können. Doch wenn man sich die Mühe macht, kann ein Unternehmens-Wiki einige Herausforderungen lösen.

So zum Beispiel kann es Zeit sparend sein, schnell selbst nachlesen zu können, anstatt sich über Kollegen durchfragen zu müssen. Auch in Meetings und Sitzungen kann auf das Unternehmens-Wiki verwiesen werden. So gibt es, vor allen Diskussionen, schon mal einen betriebsübergreifenden Konsens.

Wissensmanagement-Tool #2: Unternehmensinternes FAQ

Natürlich gibt es noch andere Tools, außer das praktische, aber aufwändig zu gestaltende Unternehmens-Wiki. Alltagstauglicher ist ein unternehmensinternes FAQ.  Auch FAQs sind, genau wie Wikipedia, inzwischen weit bekannt, weil ihre Win-Win Situation offensichtlich ist. Sie sind die Kurzversion des früher genutzten Unternehmenshandbuchs, welches aufgrund seiner Dynamik heute schwer zu nutzen ist.

„Frequently asked Questions“ kommen aus dem amerikanischen, und beantworten prophylaktisch die Fragen, die aus Erfahrung häufig gestellt werden. Das kann auch innerhalb eines Unternehmens hilfreich sein. So können Mitarbeiter Fragen stellen, die von anderen Mitarbeitern im Unternehmen beantwortet werden. Da Frage und Antwort zentral abgelegt werden, müssen die selben Fragen nicht öfter behandelt werden. Auch das kann zeitsparend sein.

Ein internes FAQ mag bei generellen Fragen hilfreich sein — doch Expertenwissen, das oft nicht gut zusammengefasst werden, und nur in spezifischen Fällen angewendet werden kann, ist hier nicht gut aufgehoben. Dafür braucht es meist weitere Ausführungen, oder auch verbindlichere Anfragen.

Denn aus Studien ist bekannt, das hart erarbeitetes Wissen auch intern nicht gerne geteilt wird. Um diese Herausforderung zu lösen, ist das nächste Tool besser geeignet.

Wissensmanagement-Tool #3: Mitarbeiterverzeichnis

Das Mitarbeiterverzeichnis klingt ordinär, ist aber eines der wirksamsten Werkzeuge für mehr Wissen im Unternehmen. Denn in den wenigsten Firmen ist das Mitarbeiterverzeichnis in der Lage, das Unternehmen vollständig abzubilden (nicht aktuell, nicht vollständig, etc.), Daten sind nicht konsistent oder aber nicht ausreichend. Dabei geht es hier vor allem darum, dass jedem im Unternehmen Expertenwissen zugänglich gemacht wird. Expertenwissen ist folgendermaßen definiert: Es handelt sich um sehr spezifisches Wissen, dass nur für eine kurze Zeit gültig ist.

Weil es viele Ressourcen braucht, um sich Expertenwissen anzueignen, ist es manchmal praktischer, andere Experten zu fragen, anstand selbst seitenlange Texte durchzulesen. Der persönliche Kontakt vom Fragesteller zum Antwortgeber ist dabei besonders wichtig. Es ist einfach eine wichtige Erkenntnis des Wissensmanagements, dass man Wissen nicht immer einfach so in eine Datenbank hauen kann. Es ist oft in seiner Aufbereitung und Verwertung zu aufwendig, dass es einfach unökonomisch wäre, den Experten dazu zu bringen, sein Wissen niederzuschreiben. Stattdessen würde der Experte ja am liebsten jede Frage mit der "kommt drauf an...." Phrase entgegnen. 

Um einen mit Experten zu verbinden, dafür ist ein sogenanntes Mitarbeiterverzeichnis sehr hilfreich. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann sowohl intern, als auch extern geführt werden. Bei einem externen Mitarbeiterverzeichnis können Kunden zum Beispiel gleich bei der richtigen Nummer durchrufen, was sowohl Zeit, als auch Nerven spart. Das wird, manchmal, auch mit Bots gekoppelt bis hin zu Bots mit künstlicher Intelligenz, die (so sie funktionieren) viel Arbeit abnehmen. 

Aber auch intern kann ein gut geführtes Mitarbeiterverzeichnis einen verringerten Arbeitsaufwand bedeuten, da so bei Herausforderungen gleich die richtige Person zu Rate gezogen werden kann. Im Mitarbeiterverzeichnis sollten die Namen, Telefonnummern, und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter geführt werden. Das größte Problem heutiger Unternehmen ist oft die Dynamik: Welcher Mitarbeiter ist wofür zuständig?

Wichtig ist: Je umfangreicher die hinterlegten Informationen, desto besser kann der andere erreicht werden. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann im besten Fall folgende Aufgaben übernehmen:

• Es gibt eine kluge Wissensaufteilung im Unternehmen, jeder weiß, welche Expertisen die Kollegen mitbringen.
• Die Identifikation mit dem Unternehmen wird nachhaltig gestärkt, denn jeder hat hier seinen Platz aus einem guten Grund, und erfährt für sein Wissen und seine Ausbildung auch Wertschätzung.
• Ein internes Mitarbeiterverzeichnis greift, anders als das Kontaktbuch im Handy, nicht gleich die privaten WhatsApp Profilbilder auf. Die Privatsphäre der Mitarbeiter wird also dennoch gewahrt.
• Adieu Zettelwirtschaft — die Kontaktdaten meiner Kollegen sind jederzeit digital vorhanden und abrufbar. Auch neue Mitarbeiter gelangen durch ein Mitarbeiterverzeichnis schneller zu einem Überblick darüber, wer für welches Gebiet Experte ist, und können sich dadurch im Betrieb schneller zurechtfinden
• Dadurch, dass ein Mitarbeiterverzeichnis sowohl für interne, als auch für externe hilfreich sein kann, hat man im besten Falle zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Durch ein klar visualisiertes Mitarbeiterverzeichnis kann sich das Unternehmen besser profilieren, die Expertise wird offensichtlich. Und auch interne Recruiter wissen dann genau, in welchem Bereich noch Unterstützung gebraucht wird und welche Stelle noch unbesetzt ist.

Wissensmanagement-Tool #4: Unternehmensblog

Ein Unternehmensblog ist heute weit mehr als ein Marketing-Instrument: er ist ein wirkungsvolles Tool im Wissensmanagement. Hier können Unternehmen ihr Fachwissen, ihre Werte und Einblicke in den Arbeitsalltag teilen - authentisch, transparent und digital sichtbar.

In Zeiten digitaler Transparenz erwarten Kunden und Bewerber, mehr über die Menschen, Prozesse und Überzeugungen hinter einem Unternehmen zu erfahren. Ein gut gepflegter Blog schafft genau das: Vertrauen, Sichtbarkeit und Nähe.

Vorteile eines Unternehmensblogs im Wissensmanagement:

• Transparenz stärken: Offene Kommunikation über Abläufe, Projekte oder Nachhaltigkeit macht Unternehmen glaubwürdiger.

• Know-how teilen: Fachartikel, Erfahrungsberichte oder Einblicke in Innovationen zeigen die Expertise des Unternehmens.

• Mehr Sichtbarkeit: Regelmäßige Blogbeiträge verbessern die Auffindbarkeit bei Google (SEO) und bringen mehr Besucher auf die Website.

• Stärkere Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende können als Autor:innen eingebunden werden – das fördert Wertschätzung und stärkt das Wir-Gefühl.

• Attraktiv für Bewerber: Bewerber bekommen ein Gefühl für die Unternehmenskultur – schon vor dem ersten Gespräch.

• Flexibles Wissensformat: Im Gegensatz zu einem Wiki, das eher strukturiertes Wissen vermittelt, darf ein Blog auch unterhaltsam, emotional oder meinungsstark sein.

Besonders mittelständische Unternehmen können sich durch einen Blog deutlich vom Wettbewerb abheben und zwar mit klarer Haltung, echten Geschichten und fachlichem Tiefgang. Wer gute Arbeit leistet, sollte auch darüber sprechen - am besten dort, wo es gesehen wird.

Quiply als Wissensmanagement-Tool: alles in einer Mitarbeiter-App

Sie fragen sich vielleicht: „Welches Tool eignet sich am besten für mein Wissensmanagement?“ Gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden, denn eine Mitarbeiter-App vereint alles Wichtige in einem Tool!

Die Mitarbeiter-App Quiply kombiniert viele Funktionen in einem praktischen Tool - perfekt für Unternehmen jeglicher Größe:

• Wissensbibliothek & Dokumentenablage: Wie ein internes Wiki bietet Quiply eine digitale Bibliothek für Handbücher, FAQs, Arbeitsanweisungen und mehr, ideal für gut organisiertes Wissen und einfaches Auffinden.

• Starke interne Kommunikation: Chats, Channels, Newsfeeds, Push-Nachrichten, Umfragen, Social Streams mit Likes und Kommentaren - alles in einer App. So bleibt Wissen im Fluss und Mitarbeitende sind aktiv eingebunden.

• Mobiler Zugriff & Nutzerfreundlichkeit: Quiply funktioniert intuitiv auf Smartphones, Tablets und Desktop. So bleibt Wissen auch unterwegs zugänglich. Datenschutz und rechtliche Sicherheit: DSGVO-konform, verschlüsselt und in Deutschland gehostet - Quiply schützt vertrauliche Informationen zuverlässig.

• Produktivität und Zeitersparnis: Studien belegen, dass Wissensmanagement-Tools wie Quiply die Produktivität um bis zu 25 % steigern und den Suchaufwand erheblich reduzieren können. 

Kurz gesagt: Quiply ist mehr als nur eine App - es ist ein ganzheitliches Wissensmanagement-Instrument, das Kommunikation, Wissensbereitstellung, Sicherheit und Effizienz in einer Lösung vereint.

Wenn Sie neugierig geworden sind, gibt es hier mehr zur Mitarbeiter-App Quiply.

Autoren: Sophia Fritz & Anika, Illustrationen: Beatriz Simoes