Mobile Mitarbeiter-kommunikation für Ihr Unternehmen

Eine bewusst gestaltete interne Kommunikation gehört in vielen Branchen längst zum Standard und entscheidet kräftig mit über den Erfolg des Unternehmens. Die mobile Mitarbeiterkommunikation beschreibt die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern, welche auf der Nutzung mobiler Technologien beruht. Also über eine Mitarbeiter-App auf den privaten und betrieblichen Smartphones (BYOD). Welche Vorteile dies hat und welche Beispiele, das beschreiben wir in diesem Posting.

Mobile Mitarbeiterkommunikation erlaubt es, alle Teile des Unternehmens oder der Organisation gleichermaßen einzubeziehen. Mitarbeiter, die in der Produktion oder im Außendienst, im Lager oder auf der Station oder im Kontakt zu Kunden und Klienten arbeiten, werden dort erreicht, wo sie sind. Sie können sich an der internen Kommunikation genauso beteiligen wie die kaufmännischen oder leitenden Angestellten.

Neben der reinen Kommunikation, deren Erfolg indirekt über Motivation, Mitarbeiterbindung oder die Unternehmenskultur messbar wird, geht es aber auch um die Optimierung betrieblicher Abläufe und natürlich der Steigerung der Produktivität. Hier hilft es, Fakten besser darzustellen. Wenn Entscheider also vielleicht von der Optimierung der Kapitalrendite her ausgehend denken, kann die Mitarbeiter-App dazu beitragen:

  • Mehr Produktivität durch schnelleren Informationszugang und Tools
  • Höhere Agilität durch verkürzte Reaktionszeiten und bessere Koordination
  • Zeitersparnis dank digitaler Dokumentenablage
  • Druckkosten reduzieren und Abläufe mit Formularen optimieren
  • Weniger Sicherheitsvorfälle dank besserem Training und Instruktionen
  • Weniger Verwaltungsaufwand dank integrierter Systeme
  • Höhere Mitarbeiterbindung statt teure Einstellungsprozesse und Einarbeitung

Das führt dazu, dass alle Mitarbeitenden praktisch besser informiert sind, Informationen ohne unnötige Laufwege direkt erhalten und sich effizienter organisieren können. Sie können auf wichtige Informationen aus Handbüchern, QMS-Systemen oder Listen zurückgreifen und müssen nicht auf diese Informationen warten. Durch die Beteiligung an interner Kommunikation wächst auch das Gefühl, einbezogen zu sein in die Unternehmensgemeinschaft. 

schnellerer informationszugang mit mitarbeiter app

Abbildung: Ein Prüfprotokoll fehlt am Bauteil? Statt erst in die Verwaltung zu laufen und Zeit zu verlieren, kann das Dokument in der App überall abrufbar gemacht werden.

Ohne mobile Mitarbeiterkommunikation sind sich die Beschäftigten der Einschränkungen herkömmlicher Kommunikationswege und des unterschiedlichen Nutzungsverhaltens in der Regel bewusst – in einer Erhebung der Universität Leipzig* antworteten 70 % der Befragten, dass sich Altersunterschiede, das jeweilige Arbeitsumfeld und Unterschiede in der Arbeitszeit stark auswirken und es schwierig ist, alle Mitarbeiter zu erreichen.

Oft hat sich im Hintergrund (sogenannte Schatten-IT) von allein schon eine mobile Kommunikationsweise entwickelt und Mitarbeiter tauschen sich über private Messengerdienste wie WhatsApp aus. Die dort produzierten Daten gehen dem Unternehmen unnutzbar verloren und sind auch nicht nach DS-GVO geschützt. Der Verlust geistigen Eigentums, von Kundendaten oder von Feedback aus dem Mitarbeiterkreis ist schmerzlich. Eine professionelle Mitarbeiter-App bringt gegenüber dieser Schatten-IT klare Vorteile mit sich, ist besser auf die Anforderungen der Organisation zugeschnitten und gewährleistet Datensicherheit sowohl hinsichtlich betrieblicher als auch privater Daten der Mitarbeiter.

Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig funktionale ortsunabhängige Kommunikationswege sind, um trotz räumlicher Distanz die betrieblichen Prozesse, aber auch die Identifikation mit dem Unternehmen und den Zusammenhalt im Team aufrechtzuerhalten. Viele etablierte Gewohnheiten wurden verlassen und der Nutzen der mobilen Mitarbeiterkommunikation offensichtlich. Digitalisierung wurde hier ganz praktisch greifbar für alle. Mit der zunehmenden Flexibilisierung von Arbeitsmodellen werden diese Aspekte weiter an Bedeutung gewinnen, aber auch die Notwendigkeit die sogenannten Non-Desk-Worker produktiver zu machen und in Ihrem Umfeld die Digitalisierung sinnvoller zu nutzen (alleine schon wegen Fachkräftemangel), tritt zu Tage.

Zudem erwarten Fachkräfte heutzutage einfach eine professionelle Kommunikationsstruktur, in der sie auf Augenhöhe Informationen abrufen und einpflegen können. Es ist eigentlich ein Unding, dass die meisten Arbeitnehmenden Informationen in Ihren privaten Smartphones und Apps einfacher und besser mit den Kollegen teilen können, als es Ihnen der Arbeitgeber in seinen professionellen Strukturen ermöglicht. Was in Korea, China und den USA teils schon weit verbreiteter Standard ist, bedeutet im DACH-Raum oft einen Aufholprozess mitzugehen.

Wie kann die mobile Mitarbeiterkommunikation umgesetzt werden?

Eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation erreicht einfach alle, egal ob sie bei der Arbeit einen PC oder ein Smartphone einsetzen oder sich über ihr privates Gerät auf dem Laufenden halten. Alle Informationen und Kommunikationswege werden zentral in einer App zusammengeführt, sodass es ein Leichtes ist, jederzeit und von überall den Überblick zu behalten.

Und wenn die Nutzung dabei noch Spaß macht, steigt die Beteiligung der Mitarbeiter spürbar. Mitarbeitende merken, wie die App sie näher zusammenbringt und haben Freude daran, Ereignisse Ihres Arbeitstages zu teilen. Wertschätzung kann ausgedrückt werden, indem das Lob auch mal sichtbar für Dritte verteilt wird. Die Ziele, die bei einer Verbesserung der mobilen Mitarbeiterkommunikation im Vordergrund stehen, sind ein reibungsloser Informationsfluss, die Wertschätzung und gegenseitige Wahrnehmung der Mitarbeiter sowie die Optimierung interner Prozesse.

Die Mitarbeiter-App Quiply

Quiply begeistert mit einer einfachen Bedienung und bietet einen Funktionsumfang, der alle Aufgaben der internen Kommunikation an einem Ort zusammenführt. Dabei hat sich Quiply vorgenommen, insbesondere die Bedürfnisse des Mittelstands im Blick zu haben. Hieraus ergibt sich eine stärkere Mischung sowohl kommunikativer wie auch operativer Anforderungen. Eine Mitarbeiter-App ist nicht nur Ausdruck der internen Kommunikation, sie muss auch direkt in betriebliche Abläufe eingebunden sein. 

Dank umfangreicher Einstellungen und Analysemöglichkeiten im Dashboard könnt ihr die App genau an eure Bedarfe anpassen. Auch das Aussehen lässt sich entsprechend eurem Corporate Design verändern und ein selbstgewähltes Logo macht eure Marke auch in der Mitarbeiterkommunikation sichtbar. Das geht hin bis zum perfekten Employer Branding mit einer Professional App: Hier ist alles nach Eurem Corporate Design gestaltet, die App, der Name, die Icons und somit eine rundum überzeugende Darstellung Eurer Identität. 

verschiedene geraete quiply mitarbeiter app smartphone tablet computer laptop

Abbildung: Auf allen Geräten verfügbar und immer abrufbar sind Mitarbeiter-Apps

Quiply sticht nicht nur durch seine Einfachheit, seiner Zugänglichkeit, und seine Leistungsfähigkeit hervor. Auch Sicherheit und bankensichere Verschlüsselung werden großgeschrieben. Die Nutzung ist auch auf privaten Geräten komplett sicher (BYOD = Bring your own Device) und wird deswegen von Mitarbeitenden besonders begrüßt, der Zugang wird demokratischer, praktischer und nützlicher für alle Mitarbeitenden.  Weil die DS-GVO beachtet wird, muss kein Mitarbeitender mehr Angst haben, versehentlich Betriebsgeheimnisse oder Patientendaten zu verraten. Die App entspricht allen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz, ist betriebsratskonform ohne Leistungsüberwachung und alle Daten werden nur auf Servern in Deutschland gespeichert. Das Unternehmen ist inhabergeführt und nimmt seine Verantwortung für Nachhaltigkeit und Umweltschutz ernst. Und dass der Strom der Server grün ist, ist natürlich Ehrensache.

Die hohe Kundenzufriedenheit bringt zum Ausdruck, dass Quiply genau die Funktionen bietet, die Unternehmen brauchen. In 2021 bestätigten 98,6 % aller Kunden, dass sie sich wieder für Quiply entscheiden würden. Es gibt viele erfolgreiche Beispiele für mobile Mitarbeiterkommunikation, von denen eine Auswahl in diesem Posting vorgestellt wird. Apropos Kommunikation: Sprachen sind in der App auch keine Hürde mehr, denn die App kann dank künstlicher Intelligenz mit erstaunlicher Qualität Artikel in nahezu jede gesprochene Sprache auf unserem Planeten übersetzen.

Mit Quiply könnt ihr klare Zielgruppen für einzelne Kanäle definieren oder alle auf einmal benachrichtigen. Die Sichtbarkeit erhöht ihr durch Push-Benachrichtigungen. Umfragen und Formulare lassen sich genauso einbinden wie rechtssichere Bestätigungen, dass eure Mitarbeiter eine Mitteilung zur Kenntnis genommen haben. Ein datenschutzkonformes Mitarbeiterpostfach erlaubt euch die individuelle Aussendung von Gehaltsabrechnungen und anderen Dokumenten wie Dienstplänen, Mitarbeiterzeitung oder offizieller Post des Unternehmens an die Mitarbeitenden.

Genauso relevant wie die Teamarbeit in den Gruppenchats zu ermöglichen, möchte Quiply auch sozialen Austausch fördern, der dem Unternehmen und dem Betriebsklima hilft. Mit der Pinnwand-Funktion bietet Quiply eine Plattform für alle Mitteilungen der Mitarbeiter untereinander: Sei es für Suche-Biete-Angebote, Fahrgemeinschaften oder Einladungen zum Betriebssport.

Betriebsabläufe werden natürlich durch die App gestützt: Eine Bibliothek für Dokumente und Dateien sorgt für ein praktisch organisiertes Wissensmanagement. Kalender, Karten und andere Medien schaffen Übersicht und Klarheit. Und wenn ihr Informationen erheben wollt, bindet ihr einfach Formulare und Abfragen in die App ein. So können in manchen Unternehmen hunderttausende Papiervordrucke endgültig entsorgt werden - und müsse nie wieder irgendwo erfasst und archiviert werden. 

Einen detaillierten Überblick über alle Funktionen findet ihr auf dieser Seite.

Vorteile einer guten mobilen Mitarbeiterkommunikation

Die mobile Kommunikation erreicht endlich alle dort, wo sie sind und das in einer attraktiven Form. E-Mails gelten als altbacken, sind nur sequentiell lesbar und werden oft nicht aufmerksam gelesen. Wer morgens einfach in 5 Minuten einen Überblick über das Unternehmensgeschehen haben möchte, möchte ein paar strukturierte Artikel lesen in einer klaren Abfolge, so dass er wie in einer Zeitung schnell orientiert ist statt alle Quellen selbst lesen zu müssen - das ist das Problem an E-Mail, Messengern oder Kollaborationssoftware wie Slack, Teams & Co: sie sind für Menschen gedacht, die "always-on" sein können und deswegen den Überblick behalten. Non-Desk-Worker dagegen haben nicht die Zeit, so oft Ihre Informationen zu prüfen. 

Früher war die einzige Alternative das Intranet. Die Pflege eines Intranets ist sehr aufwendig und die Nutzeroberfläche entspricht oft nicht mehr den heutigen Ansprüchen und Gewohnheiten. Die meisten Intranets sind relativ komplex, Veröffentlichungen brauchen viel Zeit und sind nicht sehr interaktiv. Soziale Funktionen sind in alten Intranets gar nicht vorgesehen. Mit Quiply setzt ihr dagegen innerhalb von 24h eine interaktive Kommunikationsstruktur auf, die das Intranet überflüssig macht und auch noch günstiger ist. Sie ist interaktiv ganz nach Euren Wünschen und macht Kommunikation zum Vergnügen für alle statt zum Expertenjob für wenige. 

Eine motivierende und interaktive Kommunikation wiederum ist die Voraussetzung für viele wichtige Management-Prozesse. Egal, ob es um Change Management und agile Methoden oder Anerkennung und Mitarbeiterbindung geht, hier erreicht ihr alle Mitarbeiter und könnt Veränderungen der Unternehmenskultur verankern. Ihr werdet überrascht sein, welche Dynamik entsteht, wenn die Kommunikation auf einmal Spaß macht. Ein Unternehmen, das eine attraktive Mitarbeiter-App verwendet, spricht dabei die gleiche Sprache wie seine Beschäftigten. Längst nicht mehr nur die jüngeren Mitarbeiter nutzen ihre Smartphones nämlich ohnehin in vielen Bereichen des Alltags.

Die Vorteile der mobilen Mitarbeiterkommunikation werden schnell für Begeisterung sorgen, vor allem, wenn es vorher nicht so gut lief. Eine schlecht laufende interne Kommunikation kann sich auf Dauer kein Unternehmen leisten: Die Mitarbeiter verlieren an Motivation, die Identifikation mit dem Arbeitgeber sinkt, wichtige Informationen kommen nicht bei allen an oder werden per Flurfunk verfälscht und es gibt keinen direkten Kommunikationsweg zwischen Leitung und Team, sodass sowohl Feedback als auch Anweisungen versanden.

Auf dieser Seite findet Ihr mehr zu den Vorteilen einer Mitarbeiter-App.

Beispiele einer guten mobilen Mitarbeiterkommunikation

Wie auch viele andere Unternehmen kämpfte REWE Weiss, ein selbständiger Händler und Mitglied der REWE-Genossenschaft, mit einer hohen Fluktuation. Um die Mitarbeiterbindung zu verbessern, setzte der Lebensmitteleinzelhändler auf die Einführung einer Mitarbeiter-App. Zuvor waren die Angestellten für die Geschäftsführung nur schwer zu erreichen und für eine Verbesserung der Atmosphäre oder den gegenseitigen Austausch waren die bestehenden Kommunikationswege ungeeignet. Inzwischen gibt es zum Beispiel ein digitales Willkommenshandbuch und Einleitungsvideos für neue Mitarbeiter. Die Kollegen nutzen die App auch zur privaten Kommunikation untereinander und stärken damit ganz nebenbei den Zusammenhalt im Team.

Auch das Familienunternehmen Kugler Feinkost nutzt die Vorteile der App erfolgreich für die Mitarbeiterbindung. Die Besonderheit bei diesem Unternehmen ist, dass der nächste Schritt gleich mitgedacht wird: Motivierte Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen nicht nur selbst länger verbunden, sondern helfen auch dabei, auf einem umkämpften Arbeitsmarkt neue Beschäftigte zu rekrutieren, indem sie Stellenangebote in den eigenen Kreisen weiterverbreiten. Die Mitarbeiter-App von Kugler beinhaltet hierfür eine Stellenbörse, sodass die Beschäftigten immer im Bilde sind, welche Positionen neu besetzt werden sollen.

auszubildende bei kugler feinkost nutzen die mitarbeiter app

Abbildung: Unternehmen wie Kugler wollen mit der Generation Z in Kontakt kommen, das müssen sie auf dem passenden Medium tun.

Als die Corona-Pandemie ausbrach, wurden viele Unternehmen auch in eine Krise der internen Kommunikation geworfen. Absprachen vor Ort am Arbeitsplatz wurden unmöglich und jederzeit konnten neue Maßnahmen, neue Anpassungen, neue Arbeitsmodelle notwendig werden. Der Temperierspezialist Julabo GmbH entschied sich in kürzester Zeit für einen Umstieg zur mobilen Mitarbeiterkommunikation und setzt seitdem erfolgreich Quiply ein. In nur 14 Tagen gelang der Umstieg für alle 500 Mitarbeitenden im Unternehmen. Informationen konnten transparent weitergegeben werden und der Kontakt zu den Mitarbeitern gehalten werden. Ein Highlight waren die wöchentlichen Videobotschaften der Geschäftsführung. In der Hochphase der Krise konnte das Unternehmen damit nicht nur eine souveräne Führungskultur demonstrieren, sondern auch eine nachhaltige Infrastruktur für die Zukunft etablieren.

Diese und weitere Beispiele können im Detail hier nachgelesen werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der mobilen Mitarbeiter-kommunikation!

Quellen:

https://fob.uni-leipzig.de/public/details/forschungsprojekt/6129
https://www.quiply.com/funktionen sowie https://www.quiply.com/darum-quiply/vorteile
https://insights.quiply.com/blog/fallstudien-konkrete-beispiele-f%C3%BCr-eine-gelungene-interne-kommunikation
https://insights.quiply.com/blog/ihr-habt-echt-noch-keine-mitarbeiter-app

Back to Blog