Mitarbeitende informieren – so geht es richtig

Interne Kommunikation ist auch unter den Begriffen Mitarbeiterkommunikation oder Internal Communications gängig. Sie ist ein Instrument der Unternehmenskommunikation und nutzt klar definierte Medien um Kommunikationswege, um Informationen zu vermitteln und die Kommunikation zwischen der Leitung der Organisation und der Belegschaft sicherzustellen. Über die interne Kommunikation (IK) werden die Unternehmensziele vermittelt. Sowohl die offiziellen Kanäle des Unternehmens (z. B. die Unternehmenswebsite), wie auch die informelle Kommunikation (z. B. der Flurfunk), spielen dort eine Rolle. 

Besonders in unsicheren Zeiten wünschen sich Mitarbeitende eine starke Führungsebene und Sicherheit. Dazu zählt es vor allem auch, über Veränderungen direkt (und noch vor allen externen Beteiligten) informiert zu werden.

Die interne Kommunikation unterliegt dem Wandel der Zeit. Wo früher noch alle tagtäglich gemeinsam im Büro zusammenkamen, arbeiten nun viele Mitarbeitende im Homeoffice. Und was ist eigentlich mit den mobilen Mitarbeitenden, z. B. in der Produktion oder Pflege? Diese werden von der Büro-Kommunikation zumeist ausgeschlossen und erfahren wichtige Informationen zuletzt. Das ist ein großes Problem, denn mit rund 80 % machen sie den Großteil der Arbeitnehmer:innen in Deutschland aus.

Doch was ist die Lösung?
Mobile Mitarbeiterkommunikation! Sie überwindet Grenzen und verbindet Menschen an unterschiedlichen Orten miteinander. Außerdem sorgt sie für Transparenz bei der Unternehmensentwicklung und fördert den Austausch untereinander.

Wie informiert man seine Mitarbeitenden richtig?

Um alle Mitarbeitenden in die betriebliche Kommunikation einzubinden, benötigen Sie Kommunikationsinstrumente, die für alle Betriebsangehörigen gleich funktionieren. Mit der Durchführung der folgenden Schritte lässt sich ihre interne Kommunikation auf das nächste Level bringen. 

1. Zieldefinition der internen Kommunikation 

Ihre Mitarbeitenden möchten verstehen, wozu ihre Arbeit gut ist. Was sind die Unternehmensziele und wie tragen sie als Individuum zu deren Erfüllung bei? Wer einen Sinn im eigenen Tun sieht, arbeitet häufig motivierter und effizienter. Auch Wertschätzung und das Gefühl, Teil eines Teams zu sein, tragen dazu bei. Die Arbeitswelt hat sich mit der neuen Generation verändert, die es gewohnt ist, täglich viel Feedback und Bestätigung durch Likes und Kommentare in der Social-Media-Welt zu bekommen. Mit dieser neuen Gruppe von Mitarbeitenden ist anders umzugehen als mit vorherigen Generationen. 

Definieren Sie also vor allen anderen Schritten die Ziele ihrer Kommunikation. Wer ist ihre Zielgruppe, wen erreichen Sie bereits gut und wo besteht Nachholbedarf? Einige weitere Beispiele für Ziele in der internen Kommunikation könnten folgende sein:

•  Mitarbeiterbindung erhöhen: Gut informierte Mitarbeitende, deren Arbeitgeber:in immer ehrlich kommuniziert, vertrauen ihrem Unternehmen eher und bleiben diesem länger treu.
• Mehr Motivation: Positive Unternehmenszahlen an die Mitarbeitenden weiterzugeben und sie für ihre Arbeit wertzuschätzen, kann enorm motivierend sein. 
• Integration: Neue Mitarbeitende werden der Belegschaft vorgestellt und von Anfang an in die Kommunikation integriert. So haben sie eine bessere Orientierung und können sich schneller in das neue Team einarbeiten. 

Bei der Zieldefinition kann häufig auch eine Analyse der IST-Situation helfen. Was läuft bereits gut und kann beibehalten werden? Was muss auf jeden Fall verändert oder angeschafft werden? Auch eine Befragung der Mitarbeitenden zum Thema interne Kommunikation kann zur Aufstellung der Ziele sinnvoll sein. 

2. Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente 

Die Auswahl und Einführung neuer Instrumente ist für Kommunikations-Verantwortliche oft eine große Herausforderung. Es gibt so viele verschiedene Tools und Anbieter, wie soll man sich da entscheiden? 

Vielen Unternehmen wird immer bewusster, wie schwer sie ihre Mitarbeitenden, die nicht im Büro oder Homeoffice arbeiten, mit aktuellen Informationen versorgen können. Dabei machen diese sogenannten Mobilen Mitarbeitenden den Großteil der Arbeitnehmer:innen in Deutschland aus.

Nachdem sie ihre Kommunikationsziele definiert haben, sollten Sie zur Auswahl der richtigen Kommunikationsinstrumente zunächst ebenso ihre Anforderungen an das Instrument bzw. die Instrumente festlegen. Was möchten Sie mit der internen Kommunikation erreichen und wie steht es um ihr Budget?

Basierend auf den definierten Zielen, können sie nun verschiedene Instrumente vergleichen und abwägen, welche davon ihre Ziele am ehesten erfüllen. Sobald Sie sich für Ihr Instrument entschieden haben, sollten Sie Nutzen und Erfolge messen, um (falls notwendig) noch Anpassungen treffen zu können.

Eines der wichtigsten messbaren Kriterien bei der Auswahl ist die Erreichbarkeit, denn ein Kanal, über den niemand erreichbar ist, kann sofort aussortiert werden. Je höher die gemessene Erreichbarkeit, desto effektiver ist das Instrument. Stellen sie sich daher ganz zu Anfang schon die Frage:

Wer sind ihre Mitarbeitenden und wie arbeiten diese?

Mobile Mitarbeitende stellen andere Anforderungen an Kommunikationsmittel als Mitarbeitende an einem festen Arbeitsplatz im Büro oder Homeoffice.

Über die Mitarbeiter-App von Quiply lassen sich diese Kennzahlen einfach messen. Wie viele Nutzer:innen haben sich bereits in der App registriert? Wie viele von ihnen sind aktiv? Wie hoch ist die Teilnehmeranzahl bei Mitarbeiterumfragen und wie hoch die Reaktionszahl auf gepostete Beiträge? All dies sind wichtige Indikatoren zur Messung der Effektivität. Die Administrator:innen können sie einfach online einsehen. ✅

3. Verantwortlichkeiten für die interne Kommunikation festlegen 

In vielen Unternehmen ist die Personalabteilung für die interne Kommunikation verantwortlich. Denn über deren Tisch läuft früher oder später alles, was das Personal betrifft. Dadurch ist diese Aufgabenverteilung naheliegend. Wo die Personalabteilung aber bereits alle Hände voll zu tun hat, können auch das Marketing oder sogar die IT die interne Kommunikation leiten.

Manche Teams stellen auch eigens dafür eine Kommunikationsabteilung zusammen. In kleineren Unternehmen können aber auch einzelne Mitarbeitende für die interne Kommunikation verantwortlich sein. Wichtig ist, dass diese sich ihrer Aufgaben und Verantwortung bewusst sind, denn:

Die interne Kommunikation ist ein sehr wichtiges Instrument der Unternehmensführung! 

Zur Ausübung der Aufgaben sollte den Verantwortlichen auch immer genug Zeit eingeräumt werden. Damit können sie auch auf kurzfristige Veränderungen sofort reagieren.

4. Richtig kommunizieren 

Kommunikation sollte immer offen und ehrlich erfolgen. Auch, wenn das manchmal unangenehm sein kann. Verschwiegenheit und Lügen führen zu Vertrauensverlust auf Seite der Mitarbeitenden und schädigen das Betriebsklima nachhaltig.

Außerdem sollten sie ihren Content auf die wirklich relevanten Informationen reduzieren, um zielgerichtet zu informieren. Achtung: Die Mitarbeitenden haben dabei immer Vorrang! Bevor etwas nach außen dringt, muss das Team Bescheid wissen. Nur so vermeiden Sie Unsicherheit und Misstrauen gegenüber dem eigenen Unternehmen. 

Die interne Kommunikation sollte immer als Dialog verstanden werden, bei dem auch die Mitarbeitenden zu Wort kommen. Nur wer sich gehört fühlt und keine Angst hat, etwas anzusprechen, kann aktiv zu einem guten Betriebsklima, Innovationen und Verbesserungen im Arbeitsablauf beitragen.

5. Unwichtige Kommunikationsinstrumente entfernen

Um die interne Kommunikation übersichtlich zu halten, sollten Sie die Anzahl ihrer genutzten Kommunikationskanäle minimieren. Welche Kanäle sind womöglich schon lange tot? Welche werden nur von einigen wenigen Mitarbeitenden genutzt? Je weniger Instrumente Sie anbieten, desto organisierter und zeitsparender verläuft die Kommunikation.

Vorteile einer funktionierenden Kommunikation 

Gute Kommunikation ist informativ, respektvoll, integrativ. Alle sind Teil des Teams und ihre Meinungen und Ideen werden wertgeschätzt. Wo die Kommunikation stimmt, haben es Innovationen leicht. Arbeitsabläufe lassen sich schneller optimieren und die Mitarbeitenden sind zufriedener. Unternehmen mit funktionierender Kommunikation sind erfolgreicher, es kommt zu weniger Missverständnissen und Fehlern im Arbeitsablauf. Wichtig für eine gut funktionierende Kommunikation sind vor allem:

• Persönliche Fähigkeiten: Empathie und Fingerspitzengefühl. Gespräche sollten immer als Dialog geführt werden. Alle dürfen etwas sagen, niemand wird unterbrochen. Alle werden erst genommen und alle hören ehrlich zu.
  
  
• Funktionierende Kommunikationsmittel: Nicht immer ist der persönliche Austausch wichtig, aber es gibt auch digitale Tools, die die Kommunikation unterstützen. Wichtig dabei ist vor allem, dass alle Zugriff auf die jeweiligen Kanäle haben, mit der Nutzung vertraut sind und dass die Kanäle auch DSGVO-konform sind.
  
  
• Messbarkeit: Die Maßnahmen sollten messbar sein, um die interne Kommunikation kontinuierlich zu verbessern und neue Maßnahmen überprüfen zu können. Wer ohne klares Ziel die interne Kommunikation verbessern will, hat geringe Erfolgschancen. Wer jedoch ein klares Ziel hat, kann planvoll vorgehen und das Konzept regelmäßig überprüfen. Erfolg ist immer messbar. Und so kann bereits auf dem Weg zum Ziel noch einmal die Richtung angepasst werden.
  
  
  
  

Zahlen, Daten, Fakten 

Die SCM – School for Communication and Management und die MPM Corporate Communication Solutions haben eine Studie zum Thema „Digitale interne Kommunikation 2022“ durchgeführt. Die Studie steht unter dem Motto Transformation bereiten – Kulturwandel vorantreiben und erforscht, wie die interne Kommunikation mit ebendiesen Chancen und Risiken durch die zunehmende Digitalisierung und Dezentralisierung umgeht und wie ihre Arbeit in der Praxis gestaltet wird. 

In diesem Jahr nahmen 226 Kommunikationsexpert:innen an der Online-Umfrage teil.

92,8 % der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen von der Digitalisierung und/oder Technologisierung betroffen sei. 📲

20 % haben klar definierte Kommunikationsziele und 30 % verzichten ganz auf Printmedien in der internen Kommunikation. 🚫

Mitarbeiter-Apps sind zwar laut der Studie noch nicht im breiten Einsatz, aber nach wie vor ein großer Trend. Über die Hälfte der Befragten nutzt bereits eine Mitarbeiter-App oder plant die Nutzung. 

Die Mehrheit der Befragten antwortete auf die Frage nach dem Digitalisierungsgrad der internen Kommunikation in ihrer Organisation mit 58,4 %, dass sie zwar schon auf dem Weg seien, es in ihrer digitalen Kommunikation aber noch Luft nach oben gäbe. 21,2 % gaben an, bereits rein digital unterwegs zu sein.

Und jetzt? 

Das Angebot an digitalen Kommunikationsmitteln hat sich in den letzten zwölf Monaten deutlich weiterentwickelt und wird dies auch in der Zukunft beibehalten. Unternehmen, die sich schnell an diese Veränderungen anpassen können, profitieren als erste von neuen Tools und Möglichkeiten. Um dies zu erreichen, muss der ganze Betrieb mitziehen und die Mitarbeitenden müssen bereit sein, sich schnell an neue technische Möglichkeiten zu gewöhnen. Dies unterstützen Sie durch offene und schnelle Kommunikation sowie Schulungen zu den neuen Tools. 

Die Quiply Mitarbeiter-App ist flexibel und an die individuellen Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassbar. 💚

Über Ihre Mitarbeiter-App geben Sie Informationen schnell und ohne Umwege weiter. Sowohl im eins-zu-eins-Chat, als auch in Gruppen oder als Beitrag für alle:

Ihre Nachricht kommt in Echtzeit an.

Aber das geht ja auch über WhatsApp? Ja, das stimmt – allerdings ist das rechtlich keine gute Idee, denn es widerspricht der deutschen DSGVO und der Schweizer DSG. Quiply dagegen ist DSGVO- und DSG-konform. ✅

Dank der neuen Design-Funktion lässt sich die Mitarbeiter-App sogar farblich an Ihre Wünsche anpassen. Werden Sie jetzt Kommunikationsexpert:in mit Quiply!