So verbessern Sie die Firmenkommunikation

Die Pandemie hat die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Unternehmen mussten plötzlich Wege finden, um alle Mitarbeitenden trotz Homeoffice und Schließungen von Standorten zu erreichen. Der Bedarf nach neuen Kommunikationsinstrumenten hält sich und wird in der Zukunft immer größer.

Was genau ist Firmenkommunikation?

Firmenkommunikation, auch corporate communication genannt, beschäftigt sich mit dem Wahrnehmungsmanagement bzw. dem Ruf des Unternehmens. Sie schließt aber auch interne Kommunikation und die Marktkommunikation mit ein. Einfach gesagt: Es geht darum, das Unternehmen nach innen und außen hin bestmöglich darzustellen.

Die Aufgaben der Kommunikationsverantwortlichen sind dabei vielfältig. Vor allem gehört die Planung und Umsetzung einer an das Unternehmen angepassten Kommunikationsstrategie dazu. Auf Grundlage dieser Strategie können die Kommunikationsverantwortlichen in der internen Kommunikation sicherstellen, dass die Kommunikationskanäle funktionieren und alle Mitarbeitenden und wichtige Stakeholder über Neues informiert werden. Auch die externe Kommunikation baut sich auf einem Kommunikationskonzept auf. Hierfür erstellen die Kommunikationsverantwortlichen beispielsweise Kundenmagazine und Pressemitteilungen und passen die Inhalte auf der Unternehmenswebsite und den öffentlichen Social Media Kanälen an.

Ziele einer guten Firmenkommunikation

Informationen steuern

Wenn Mitarbeitende wichtige Informationen aus externen Quellen erfahren und nicht von ihrem Unternehmen selbst, wirft dies ein sehr schlechtes Licht auf dieses. Vertrauen und Loyalität der Mitarbeitenden leiden darunter. Sie sollten daher immer dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden vor allen anderen informiert werden. Da das in Zeiten der sich sehr schnell verbreitenden Informationen nicht immer so leicht ist, müssen Ihre Kommunikationskanäle schneller sein, als die der Externen. Aber wie können Sie das schaffen?

Sie benötigen einen schnellen und flexiblen Prozess, um Informationen zu erstellen und publik zu machen. Der genutzte Kanal soll alle Mitarbeitenden erreichen und das funktioniert am besten digital, beispielsweise über eine Mitarbeiter-App. Kurzfristige Genehmigungswege für die Informationsverbreitung tragen dazu bei, denn nichts ist ärgerlicher, als in unangenehme Erklärungssituation gebracht zu werden oder sogar einen Shitstorm der eigenen Mitarbeitenden zu erleben. 

Dialog verbessern 

Monolog war gestern – heute möchten Mitarbeitenden gehört werden. Fördern Sie daher den Dialog mit ihren Mitarbeitenden, hören sie zu und profitieren sie von deren spannenden Ideen und Anregungen. Wer am nächsten an der tagtächlichen Arbeit dran ist, profitiert am meisten von beschleunigten und vereinfachten Prozessen und wird gerne dazu beitragen. Durch regelmäßige Mitarbeiterummfragen finden sie heraus, was im Betrieb bereits gut läuft, wo sich etwas verbessern lässt und wie die allgemeine Stimmung ist. Der Dialog fördert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation. 

Motivation erhöhen

Was hat meine eigene Arbeit eigentlich für einen Zweck? Mitarbeitend, die sich diese Frage nicht beantworten können und ihre Arbeit als wenig sinnstiftend empfinden, sind häufig unmotiviert. Sie möchten ihre Arbeit verstehen und dadurch einen wichtigen Beitrag zur Erreichung der Ziele und zum Großen und Ganzen leisten.

Sie können Ihr Team unterstützen, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die gesetzten Ziele aufzeigen und erklären. In regelmäßigen Abständen mitzuteilen, was gemeinsam erreicht wurde, drückt Wertschätzung aus und fördert die Motivation. Ein Ziel gemeinsam zu erreichen, erhöht das Wir-Gefühl, stärkt das Teamwork und den Fortschritt.

Wissenstransfer steigern 

In Unternehmen mit guter Firmenkommunikation trauen sich alle zu sprechen und ihre Meinung zu sagen. Es herrscht eine offene Kommunikation und alle werden gehört. Hier haben auch Kolleg:innen ein gutes Verhältnis zueinander und teilen ihr Wissen miteinander, um Prozesse zu vereinfachen oder zu beschleunigen. Eine Hand wäscht die andere. Auch nützliche Tools können zum Wissenstransfer beitragen, beispielseise ein Online-Wiki, in dem Verschiedenes erklärt wird. 

Schlechte Firmenkommunikation kann dem Unternehmen nachhaltig schaden. Wenn sie diese Fehler vermeiden, machen Sie damit einen großen Schritt in die richtige Richtung.

Zu wenig Zeit

Die Kommunikationsverantwortlichen haben keine Zeit, ihren Aufgaben gewissenhaft nachzugehen. Erst kurz vor knapp erfahren sie von Informationen und wesentlichen Änderungen, die nun in Windeseile an die ganze Belegschaft weitergegeben werden sollen. Wie ist das zu schaffen? Überforderung tritt ein und im schlimmsten Fall wird etwas vergessen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte die Kommunikationsabteilung über Wichtiges immer so schnell wie möglich informiert werden und genügend Zeit für die Informationsweitergabe haben.

Abstrakte Botschaften

Vermeiden Sie abstrakte Botschaften, die niemand versteht und setzen stattdessen konkrete Beispiele für die Untermauerung Ihrer internen Botschaften ein, sodass alle wissen, was gemeint ist und wie sie handeln sollen.

Keine Transparenz

Mitarbeiterumfragen werden zwar durchgeführt, aber die Ergebnisse sind ein großes Geheimnis? Das ist ein No-Go. Achten Sie darauf, die Ergebnisse von Umfragen zeitnah und vor allem transparent an die Mitarbeitenden weiterzugeben. Auch wenn Ihnen nicht alle Ergebnisse gefallen- nur wenn sie ehrlich weitergegeben werden, lässt sich der Zustand in der Zukunft verbessern. Verfälschungen von Umfragen kommen am Ende sowieso raus und das wird das Vertrauen der Mitarbeitenden nachhaltig schädigen.

Narrenfreiheit für Führungskräfte

Der Umgang von Führungskräften mit ihren unterstehenden Mitarbeitenden ist essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Respekt ist hier ein Hauptschlagwort. Führungskräften sollte bewusst sein, wie wichtig ihre Kommunikation mit den Mitarbeitenden ist. Regelmäßige Rückfragen bei den Mitarbeitenden können sinnvoll sein, um die Motivation im Team aufrechtzuerhalten. Fühlen sich die Mitarbeitenden ausreichend informiert? Informationen sollten zeitnah und umfassend weitergegeben werden.

Wie kann die Firmenkommunikation verbessert werden?

1. Ziele definieren

Es gibt so viele verschiedene Kommunikationskanäle, wie soll man sich da entscheiden? Eine SOFT-Analyse der verschiedenen Kanäle kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Welche Kanäle funktionieren und was kann weg? Die SOFT-Analyse ist in vier Felder unterteilt.

• Satisfaction (Stärken)

Was läuft gut und ist verlässlich? Worauf sind wir stolz?

• Opportunities (Möglichkeiten)

Wo ergeben sich Chancen, was können wir noch ausbauen?

• Failures (Schwachstellen)

Wo liegen die Schwachstellen und Spannungen, was fehlt oder behindert die Kommunikation?

• Threats (Befürchtungen)

Wo lauern zukünftige Gefahren und welche Schwierigkeiten könnten auf uns zukommen?

Ein Brainstorming zu den einzelnen Fragen führt zu spannenden Ergebnissen, auf deren Grundlage Sie Maßnahmen und Kommunikationspläne erstellen können. Denn nur weiß, wo er/sie gerade steht und ein klares Ziel hat, kann in der Zukunft etwas verändern. Auch Mitarbeiterumfragen können zur Erstelllung von Kommunikationszielen zur Verbesserung der Firmenkommunikation beitragen. 

2. Kommunikationsinstrumente auswählen 

Wer auf immer mehr Kanälen ständig erreichbar ist, ist digitalem Stress ausgesetzt. Es lohnt sich daher, die Firmenkommunikation auf bestimmte oder sogar nur einen einzigen Kanal zu beschränken.

Persönliche Gespräche

Die direkte Kommunikation ist durch nichts zu ersetzen. Von Angesicht zu Angesicht, über Videotelefonie oder am Telefon – so kann unmittelbar auf alles Gesagte reagiert werden. Beim persönlichen Treffen oder der Videotelefonie empfangen die Gesprächspartner:innen zudem auch die nonverbalen Signale wie Mimik und Gestik. 

Durchsagen

Was an die Schulzeit erinnert, kann im produzierenden Gewerbe durchaus Sinn ergeben. Über Durchsagen werden alle in einer Fabrikhalle über Neues informiert und können auch gleich am Arbeitsplatz mit ihren Kolleg:innen darüber sprechen. 

Mitarbeiterzeitung 

Die Mitarbeiterzeitung deckt als vielseitiges Instrument verschiedene Bereiche ab. Zum einen kann das Unternehmen hier ausführlich erklären und aufklären, zum anderen kann es Mitarbeitende in spannende Beiträge integrieren und so zur Motivationssteigerung und Identifikation mit dem Unternehmen beitragen. Auch extern kann sich das Unternehmen hier präsentieren. Viele Firmen bieten ihre Mitarbeitermagazine auf ihren Websites zum Download an oder senden diese gleich auch an ihre Kund:innen, Lieferant:innen oder interessierte Pressevertreter:innen. 

Newsletter

Sowohl als Text oder auch PDF-Dokument in einer E-Mail – wir alle kennen den Newsletter als Kommunikationskanal. Er erscheint in regelmäßigen Abständen und informiert wahlweise intern, extern oder beides über Neuerungen, Beschlüsse und Termine im Unternehmen. Auch als Werbemaßnahme wird er häufig genutzt. 

Blog 

Ebenfalls ein beliebtes Instrument der internen Kommunikation, aber besonders gerne wird es für die externe Kommunikation genutzt. Auf Ihrem eigenen Blog können Sie Ihr Unternehmen direkt präsentieren und dieser kann als Informationsquelle für Ihre Kund:innen und alle, die über sie berichten, genutzt werden. Besonders beliebt sind dabei die FAQs (Deutsch: häufig gestellte Fragen). Hier können sie diese direkt und überlegt beantworten. Es lohnt sich, diese Kategorie regelmäßig zu überarbeiten. 

Videobotschaften und Audio-Podcasts 

Geht ins Ohr, bleibt im Kopf. Diesen Spruch kennen wir aus der Radiowerbung und er hat sich in vielen Studien zur Kommunikation bewahrheitet. Audiovisuelles erregt besonders viel Aufmerksamkeit und das menschliche Hirn kann das besonders gut rezipieren. Die Inhalte bleiben hängen. Journalist:innen nutzen ebenfalls gerne von Unternehmen eigens produziertes Material, wenn sie über diese berichten. 

Mitarbeiter-Apps

Mitarbeiter-App zählen zu den neueren Kommunikationskanälen, die sich besonders seit Beginn der Corona-Pandemie an immer steigenderer Beliebtheit erfreuen. Dabei setzen schon viele Unternehmen darauf. Die meisten Mitarbeiter-Apps können einfach im offiziellen App Store und Google Play Store herunterladen werden. Sie wurden nach dem BYOD-Prinzip konzipiert (bring your own device). Das bedeutet, sie können auf den privaten Smartphones, Tablets und häufig auch Desktops der Mitarbeitenden betrieben werden. Durch spezielle Verschlüsselungssysteme bleiben die Daten gesichert und können nicht wie bei WhatsApp, Facebook und Co von Unbefugten mitgelesen werden. 

3. Verantwortlichkeiten festlegen

Kleine Unternehmen können kaum dieselben Ressourcen aufbringe, wie große. Daher läuft auch die Firmenkommunikation anders. Was in großen Unternehmen ganze Kommunikationsteams oder Abteilungen überlegen, ist in kleinen Unternehmen häufig Chef:innen-Sache. In größeren Unternehmen darf die Wichtigkeit der Kommunikation nicht untergehen und sollte einen hohen Stellenwert haben. Kommunikationsverantwortliche auzuwählen oder Kommunikationsabteilungen zu erstellen, ist sinnvoll. In vielen Unternehmen ist die Personalabteilung auch für die Kommunikation verantowrtlich, in anderen die IT oder das Marketing. Wichtig ist dabei vor allem. dass die Verantwortlichen mit ihren Aufgaben vertraut sind und auch genügend Zeit für diese haben. 

4. Richtig kommunizieren

Um die Firmenkommunikation zu verbessern, bedarf es der richtigen Ansprache. Informationen sollten zielgerichtet übermittelt werden. Sinnvoll ist auch, sich auf die relevantesten Informationen zu konzentrieren, als ungewollt zu einem Informationsüberschuss beizutragen und Verwirrung zu stiften. Je kürzer und klarer Informationen vermittelt werden, desto einprägsamer sind sie. Ehrlichkeit und Offenheit, besonders nach innen gerichtet, sind zudem sehr wichtig. Wer nur einmal lügt, verspielt häufig bereits das Vertrauen der Belegschaft und schadet dem Unternehmen nachhaltig. Ihre Mitarbeitenden sollten immer als erste über Neuerungen und Veränderungen im Unternehmen informiert werden. Denn wer sein Unternehmen und dessen Führung vertraut, hält diesem eher auch in unsicheren Zeiten die Stellung. 

5. Unwichtige Dinge entfernen 

Je weniger Instrumente und Kommunikationskanäle genutzt werden, desto weniger Zeitaufwand. So sieht es auch bei unnötigen Informationen aus. Reduzieren sie die Informationsflut auf das Wesentliche und Wichtige. 

Wie hilft eine Mitarbeiter-App der Firmenkommunikation

Mitarbeiter-Apps gibt es mittlerweile für jede Firmengröße und jedes Budget. Die Mitarbeiter-App von Quiply eignet sich sowohl für kleine, als auch für große Unternehmen und der Großteil der Firmenkommunikation lässt sich dorthin verlagern. 

Quiply bietet Chatfunktionen, wie wir sie von WhatsApp gewohnt sind. Eins zu eins Chats sowie Gruppen mit Text- oder Sprachnachrichten, das jedoch ganz DSGVO-konform dank eines Sicherheitssystems und lokalen Servern in Frankfurt. Auch die betrieblichen Social-Media-Kanäle und die eigene Website lassen sich direkt in die App integrieren, sodass auch Nichtmitglieder der Plattformen mitlesen können. Neuigkeiten können schnell erstellt und gepostet werden und werden den Mitarbeitenden in Echtzeit auf dem News-Feed in der App angezeigt. Wer nichts Neues verpassen will, kann die Push-Benachrichtigungen am eigenen Smartphone oder Tablet anstellen und wird über Änderungen in der App sofort informiert. So lässt sich die Firmenkommunikation einfach und schnell verbessern.