Das Mitarbeitermagazin im Überblick

Die digitale und vor allem mobile Mitarbeiterkommunikation ist zwar auf dem Vormarsch, aber gedruckte Mitarbeitermagazine sind auch lange noch nicht abgeschrieben. Sie haben eine lange Tradition, denn:

Die Mitarbeiterzeitung gilt als das älteste Medium der internen Kommunikation und entstand bereits Ende des 19. Jahrhunderts, zur Zeit der industriellen Revolution.

Als besonderes Highlight repräsentiert sie das Unternehmen und findet im besten Fall hohe Nachfrage bei den Mitarbeitenden. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die maßgeblichen Unterschiede zwischen digitalen und gedruckten Mitarbeitermagazinen, verdeutlichen, welchen Mehrwert sie für Ihr Unternehmen bieten und welche Themen für Ihr Team interessant sein können.

Was genau ist ein Mitarbeitermagazin?

Mitarbeitermagazine sind vor allem eines: Informationsquelle für die Mitarbeitenden. Sie bringen der Belegschaft Unternehmensziele und Neuigkeiten näher und drücken Wertschätzung gegenüber dem Team aus. Gut gemachte Mitarbeitermagazine haben eins gemeinsam: Sie arbeiten relevante Themen verständlich und unterhaltsam auf. Die Leser:innen haben das Gefühl, durch die Magazine echten Mehrwert aufzunehmen und darin besonders relevante Informationen zu finden. Hierbei geht es nicht um seitenlange Texte mit möglichst vielen Zahlen, sondern um gut aufgearbeitete und knappe Infos, die verständlich vermittelt werden und die Zielgruppe wirklich interessieren.

Um die Reichweite zu erhöhen, müssen die Mitarbeitermagazine aber auch für alle zugänglich sein. Gedruckte Exemplare sollten im ausreichenden Maß produziert werden und der Zugriff auf Online-Versionen so einfach wie möglich gehalten werden. Ständiges Ein- und Ausloggen zum Lesen einer Zeitschrift ist für die Leser:innen zu aufwendig und kann die Reichweite erheblich beeinträchtigen.

Und wie häufig sollten Mitarbeitermagazine erscheinen? In der Regel erstellen Unternehmen drei bis sechs Mitarbeitermagazine pro Jahr. Sie können diese Anzahl jedoch an ihre individuellen Wünsche anpassen. Gibt es viel zu berichten, kann das Mitarbeitermagazin sogar monatlich herausgebracht werden. Macht es hingegen Mühe, die Seiten zu füllen, sollten Sie sich lieber auf wenige, qualitativ hochwertige und spannende Ausgaben beschränken.

Ein wichtiger Punkt bei der Auswahl von Nachrichten ist der Nähe-Faktor. Was in der direkten Umgebung passiert, ist für die Leser:innen interessanter als alles, was weiter weg ist. Daher sollten besonders größere Unternehmen mit mehreren Standorten darauf achten, auch die lokalen Informationen aufzuarbeiten und Teile der Mitabeiterzeitungen lokal zu halten.

„Wenn es um die Zukunft der Mitarbeiterzeitung geht, ist die Frage nach dem Medium die falsche. Entscheidend ist die Employee Experience. Es gilt zu liefern, was die Mitarbeiter*innen brauchen, wann sie es brauchen und wo sie es brauchen. Deshalb sind wir alle aufgefordert, an niedrigschwelligen, hybriden und flexiblen Lösungen für das Mitarbeitermagazin der Zukunft zu arbeiten."

Carsten Rossi, Geschäftsführer Kammann Rossi GmbH

Welche Ziele verfolgt das Mitarbeitermagazin?

Mitarbeiterzeitungen verfolgen interne, wie externe Ziele. 

Interne Ziele 

Mitarbeitende, die sich mit ihrem Unternehmen identifizieren, bleiben auch in Krisenzeiten loyal und vertrauen dem Führungspersonal. Ihre Bindung an das Unternehmen wird gefestigt.

Mitarbeitende, die sich gehört und verstanden fühlen, arbeiten motivierter. Das wiederum trägt auch zu einem guten Betriebsklima bei. Das Mitarbeitermagazin bietet Gesprächsstoff unter den Kolleg:innen und eine gute Diskussionsgrundlage für Veränderungen und Neuerungen im Arbeitsalltag. Wo viel gesprochen wird und niemand Angst hat, die eigene Meinung zu äußern, herrscht gute interne Kommunikation.

Externe Ziele 

Gerade digitale Mitarbeitermagazine lassen sich einfach weiterleiten und auch an Kund:innen oder Lieferant:innen versenden oder zum öffentlichen Download für alle bereitstellen. Dadurch lässt sich der Bekanntheitsgrad ihres Unternehmens erhöhen, die Kundenbindung wird positiv beeinflusst und auch neue Bewerber:innen können sich gleich einen Eindruck vom Unternehmen verschaffen.

Gedruckte Exeplare senden viele Unternehmen den Mitarbeitenden direkt nach Hause. Dort werden sie auch von deren Familie und Freunden gelesen, was ebenfalls die Reichweite erhöht.

Beispiele für ein Mitarbeitermagazin

Bereits vor der Konzipierung Ihres Mitarbeitermagazins sollten Sie sich fragen, ob für Ihr Unternehmen ein digitales oder klassisch gedrucktes Mitarbeitermagazin infrage kommt. Beide Möglichkeiten bieten unterschiedliche Vorteile. Falls Sie sich noch nicht entscheiden können, können Sie sich beispielsweise durch das Magazin „_Kurs" inspirieren kassen. 

Der „Kurs“ ist das Magazin der DB Privat- und Firmenkundenbank AG. Es erscheint sechs mal im Jahr mit jeweils 52 Seiten und ist das Magazin einer neuen Marke, die zwei vormals eigenständige Unternehmen in einem zusammenführt: die Postbank und die Deutsche Bank. 2020 von der Kammann Rossi GmbH als beste gedruckte Mitarbeiterzeitung gekürt, punktet das Magazin vor allem mit seiner kreativen Gestaltung und spielerischen Elementen. Die Leser:innen konnten sich einen idealen Kunden / eine ideale Kundin per Stickerheft zusammenbauen. Der Fokus des Magazins liegt auf persönlichen Erfahrungen und Geschichten der Mitarbeitenden. 

Gedrucktes Mitarbeitermagazin

Ein Mitarbeitermagazin sollte wie folgt gehalten werden: Verständlich und sprachlich an das Unternehmen angepasst. Soll die Zielgruppe geduzt oder gesiezt werden? Ist der Stil förmlich oder können auch mal ein flapsiger Satz oder ein Witz fallen? Der Wechsel zwischen kurzen und langen Sätzen erleichtert den Lesefluss und beugt Langeweile vor.

Das Mitarbeitermagazin ist Teil der Unternehmenskommunikation und damit des Corporate Publishings. Es soll in Sprache und Aussehen zu den weiteren Publikationen des Unternehmens passen und direkten Wiedererkennungswert haben. Sollte es noch keine veröffentlichte Ausgabe zur Orientierung geben, können Sie sich bei der Gestaltung an den Unternehmensfarben orientieren.

Soll das Layout klassisch, elegant, kreativ oder außergewöhnlich sein? Auch hier können Sie entscheiden, wie Sie Ihr Unternehmen präsentieren möchten. Als Schriftart können die Unternehmensschrift oder eine gut lesbare Druckschrift gewählt werden. Für eine erste Ausgabe oder neue Überarbeitung lohnt es sich, mit dem Layout eine Grafikfirma zu beauftragen oder diese Aufgabe einem talentierten Teammitglied zu übergeben. Ein gutes Layout kann immer wieder verwendet werden – und sollte dies zwecks Wiedererkennungswert auch.

Gedruckte Mitarbeitermagazine lassen sich mit gedruckten Büchern vergleichen. Sie haben eine besondere Haptik und es ist ein einzigartiges Gefühl, die einzelnen Seiten in den Händen zu halten. Manche Menschen bevorzugen es, Printausgaben zu lesen, gerade weil das heutzutage immer seltener wird. Einzelne Mitarbeitermagazine (wie beispielsweise zum Jahresabschluss) gedruckt an die Mitarbeitenden herauszugeben, verleiht dem Ganzen noch einmal einen besonderen Touch.

Der kleine Nachteil dabei: Die Produktion gedruckter Mitarbeitermagazine dauert länger, wodurch die Magazine häufig nicht so aktuell sind, wie es die digitale Version sein kann.

Wie viele Mitarbeitermagazine sollen produziert werden? Erstellen Sie anfangs lieber eine kleinere Auflage und erhöhen diese je nach Beliebtheit. Wenn die Mitarbeitermagazine keine Abnehmer finden und sie die Auflage im Nachhinein reduzieren müssen, entstehen unnötige Mehrkosten und es wirkt auf die Mitarbeitenden negativ.

Digitales Mitarbeitermagazin

Digitale Inhalte bieten die Möglichkeit, auch vielfältige Formate zu nutzen. Während in den Printausgaben nur Texte und Bilder erscheinen können, ist digital auch der Einsatz von Videos, Bildergalerien oder (Live-)Streamings möglich. Oft haben die gedruckten Magazine ein bestimmtes Design und Layout. Ihr Wiedererkennungswert repräsentiert das Unternehmen und das sollte sich auch auf die digitale Variante beziehen. Auch hier muss gleich ersichtlich sein, dass es das betriebliche Mitarbeitermagazin ist.

Die Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App ist ein bequemes digitales Kommunikationsmittel, das sich besonders für mobile Mitarbeitende außerhalb von festen Arbeitsplätzen eignet. Quiply als Mitarbeiter-App, kann über die gängigen App-Stores für Android- und iOS-Geräte jederzeit auf das eigene Smartphone oder Tablet heruntergeladen werden und ist somit immer griffbereit. Auch eine Desktopversion ist verfügbar.

Das bietet Ihrem Unternehmen gleich mehrere Vorteile:

• Informationen lassen sich nun in Echtzeit übermitteln und durch unsere sicher verschlüsselten Server in Frankfurt sind Ihre Daten gegen Hackerangriffe geschützt
• durch das Herunterladen auf das eigene Gerät (BYOD) entstehen dem Unternehmen keine Kosten für die Anschaffung neuer Geräte
  
  
  
  

Zahlen, Daten, Fakten

Sind Mitarbeitermagazine noch zeitgemäß? Die School for Communication and Management (SCM) und Kammann Rossi führen seit 2014 jährlich eine Studie zur Entwicklung der Mitarbeiterzeitschriften durch. Dazu befragen sie mehr als 250 Kommunikationsexpert:innen. 

Dabei ergab sich in dieser Studie, dass 76% der Befragten Mitarbeiterzeitschriften in ihren Unternehmen veröffentlichen. Seit 2018 ist diese Zahl konstant geblieben und hat sich somit auch während der Krise nicht verändert. Die Form des Mitarbeitermagazins erscheint zu: 

• 87% gedruckt
• 63% als statisches PDF
• 14% als PDF Blätter inklusive Filme, Bilder, Links und/oder Podcasts
• 38% im Intranet oder auf der Unternehmenswebsite
• 2% auf einem Blog
• 7% innerhalb einer Mitarbeiter-App

Auf die Frage, wie das Mitarbeitermagazin erscheine sollte, sprechen sich 69% für die klassische gedruckte Version aus, 64% bevorzugen das Internet oder die Unternehmenswebsite und 55% wünschen sich das Mitarbeitermagazin in der Mitarbeiter-App. Es wird also deutlich, dass der Wunsch nach digitalen (vor allem aber nach mobilen Lösungen) immer größer wird. 

43% sehen das Mitarbeitermagazin besonders während der Krise als wichtigen Bestandteil der Kommunikation, denn es vermittelt strategischen aber auch emotionalen Content. 74% wünschen sich eine Kombination aus digital und print.

Welche Themen sollten behandelt werden?

Neuigkeiten

Mitarbeitende, die ihre eigenen Themen in das Mitarbeitermagazin einbringen können, lesen dieses auch lieber, denn ihre Meinung wird anerkannt und ihre Fragen aufgegriffen. So drücken Sie als Unternehmen Wertschätzung aus, binden ihre Mitarbeitenden an das Unternehmen. Neuigkeiten haben im Mitarbeitermagazin eine besondere Relevanz. Sie können hier alle neuen Zahlen, Daten und Fakten direkt gut aufgearbeitet an die Leser:innen vermitteln. 

Benefits

Über diese Inhalte möchten die Mitarbeitenden ganz sicher Bescheid wissen, denn sie profitieren davon. Erläutern sie deshalb in ihrem Mitarbeitermagazin:

• Regelungen rund um den Arbeitsalltag. Welche Brückentage gibt es in diesem Jahr? Stehen Fort- und Weiterbildungsangebote vor der Tür und wie ist die aktuelle Urlaubsregelung?
  
• Geplante Aktivitäten innerhalb des Teams. Wann stehen das nächste Team-Event oder der nächste Messebesuch an, wer hält bald einen spannenden Vortrag und wann ist der nächste Firmenausflug?
  
• Gibt es (neue) Benefits für die Mitarbeitenden wie beispielsweise Lunch-Gutscheine, Company-Bikes oder eine betriebliche Kinderbetreuung?

Menschen

Menschen begeistern sich für Geschichten über andere Menschen, denn diese übermitteln Gefühle und bieten Identifikationspotenzial. In Mitarbeitermagazinen dürfen sich Kolleg:innen aber vor allem Führungskräfte deshalb auch einmal öffnen. Es geht nicht immer nur um Erfolgsgeschichten, sondern auch um Niederlagen, Herausforderungen oder Ängste. Offenheit und Nahbarkeit schaffen Vertrauen auf Seite der Mitarbeitenden und motivieren diese, denn:

Sie gemeinsam bilden ein Team. Niemand ist perfekt und Schwäche zu zeigen ist längst eine Stärke geworden. Die Führungskräfte, aber auch alle anderen Mitarbeitenden sind nicht alleine mit ihren Gedanken und Gefühlen und werden als Teil des Teams, aber auch als Individuum, gehört und wertgeschätzt. Welcher gemeinsame Traum treibt alle im Unternehmen an? Welche Krisen und Konflikte haben alle schon gemeinsam bewältigt und welche sind vielleicht gerade noch präsent? Auch Geschichten von den Kolleg:innen sind spannend für Ihre Mitarbeitenden. So schweißen Sie ihr Team zusammen und verteilen die so wichtige Wertschätzung.

Persönliches

Es gibt auch noch ein Leben nach der Arbeit und wenn dieses einen gesunden Ausgleich bietet, haben Ihre Mitarbeitenden mehr Energie und Motivation für ihre Arbeit. Hier können Sie Ihren Mitarbeitenden Platz für eigene Ideen schaffen. Geben Sie ein Thema vor wie beispielsweise Restaurant-Tipps für die Mittagspause oder After-Work-Spots in der Nähe und lassen Sie sie durch ihre Ideen, Kommentare, Tipps und Fotos diese Rubrik selbst mitgestalten. Damit stellen sie zeitgleich sicher, dass der Artikel auch gelesen wird, denn das Team hat sich schließlich daran beteiligt.