Erfolgreiche interne Kommunikation in dezentralen Teams – Tipps & Tools!

Dezentrale Teams sind mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Sie arbeiten an verschiedenen Standorten, in verschiedenen Zeitzonen und oft auch in verschiedenen Sprachen. Wie lässt sich hier trotz all dieser Komplikationen effektive Kollaboration gewährleisten? Wie funktioniert interne Kommunikation in Teams, die sich eben nicht täglich am selben Arbeitsplatz begegnen? Wir geben Ihnen effiziente Tipps an die Hand, mit denen Sie und Ihre mobilen Mitarbeitenden optimal unterstützen und Ihre interne Kommunikation im Unternehmen verbessern.

Dezentrale Teams – Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Dezentrales Arbeiten bedeutet, dass mehrere Mitarbeitende an verschiedenen Orten arbeiten. Zum Beispiel an Remote-Standorten, im Homeoffice, auf Station, in der Unternehmenszentrale oder im Außendienst. Die Mitarbeitenden befinden sich also an verschiedenen Standorten und nicht unter einem Dach. Eine dezentrale Arbeitsweise umfasst immer eine unternehmensweite Strategie, die viele oder alle Mitarbeitenden betrifft. Wenn nur ein paar Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, wird dabei nicht von dezentraler Arbeit gesprochen.

Dezentrale Unternehmensführung ist zudem eine kundenorientierte Form der Zusammenarbeit, bei der es vor allem auf die Ergebnisse ankommt. Eine wahre Herausforderung für den Zusammenhalt im Team und die interne Kommunikation – doch mit unseren Tipps und Tricks nutzen Sie die Vorteile dezentraler Arbeit und können Ihre Unternehmenskommunikation verbessern!

Welchen Herausforderungen stellen sich dezentrale Teams?

Dezentrale Teams mit mobilen Mitarbeitenden kämpfen mit allerlei Herausforderungen, die aufgrund der Distanz entstehen. Mobile Mitarbeitende tragen eine hohe Eigenverantwortung, die zusätzlichen Stress auslösen kann und führen häufig körperlich und mental anstrengende Arbeit aus. Auch Sprachbarrieren, die Mitarbeiterbindung, Wertschätzung und Zusammenarbeit stellen Herausforderungen für dezentrale Teams dar.

Sprachbarrieren überwinden

Viele dezentrale Teams sehen sich mit Sprachbarrieren konfrontiert. Doch visuelle Kommunikation kann dabei helfen, diese zu überwinden. In Präsentationen können Teams beispielsweise zusätzliche Anmerkungen oder Zeichen zum leichteren Verständnis hinzufügen. Digitale Bilder und Videos lassen sich beliebig oft öffnen und weiterleiten. Außerdem sagt ein Bild bekanntlich mehr als 1000 Worte.

Die Mitarbeiter App Quiply bietet Teams mit unterschiedlichen Muttersprachen zudem die Inline-Übersetzung innerhalb der App an. Das bedeutet, alle können die App in ihrer Muttersprache nutzen und auf den Empfänger-Geräten wird das Geschriebene automatisch in die dortige Spracheinstellung übersetzt. Das erleichtert den digitalen Austausch miteinander und durch verringerte Sprachbarrieren lässt sich die interne Kommunikation in Unternehmen verbessern.

"Gute Kommunikation und Zusammenarbeit
sind der Schlüssel für den Erfolg dezentraler Teams!"
Julia von dem Bussche, Head of Customer Success

Brücken bauen und die Mitarbeiterbindung festigen

Dezentrale Teams kämpfen häufig mit der Schwierigkeit, trotz unterschiedlicher Zeitzonen und Standorte als Team zusammenzuhalten. Wie schafft man Zusammengehörigkeit, wenn sich viele Kolleginnen und Kollegen nie persönlich begegnen und höchstens einmal übers Telefon oder im Videocall miteinander sprechen? In dezentralen Teams ist es besonders wichtig, neue Teammitglieder gleich in die interne Kommunikation des Unternehmens einzubinden und von Anfang an in die Mitarbeiterbindung zu investieren.

Bei der Einarbeitung von Teammitgliedern, die remote oder an verschiedenen Arbeitsplätzen arbeiten ist es besonders wichtig, dass die interne Kommunikation von Anfang an gewährleistet ist. Das Onboarding neuer Teammitglieder in dezentralen Teams sollte besonders sorgfältig und bewusst angegangen werden. Es ist besonders hilfreich, schon vor der Einarbeitungszeit wichtige Informationen zu dokumentieren und dem neuen Teammitglied von Anfang an Unterstützung und alle benötigten Informationen mit an die Hand zu geben. So ist die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter von Anfang an gewappnet, um in der neuen Position erfolgreich zu sein.

Über die Mitarbeiter-App Quiply können Sie neue Mitarbeitende einladen, sich bereits vor ihrem Arbeitsstart ein Bild von Ihrem Unternehmen zu machen. Stellen Sie das neue Teammitglied beispielsweise in der Mitarbeiter App vor oder senden Sie ihm einen Willkommens-Guide mit allen wichtigen Informationen, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern zu. Über das Nutzerverzeichnis innerhalb der Mitarbeiter App lassen sich alle Teammitglieder inklusive Jobbezeichnung und Kontaktdaten finden. Dabei entscheidet jedes Teammitglied jedoch selbst, welche Daten es preisgeben möchte. Über das Nutzerverzeichnis wird die interne Kommunikation in ihrem Unternehmen für neue Teammitglieder deutlich leichter. Sie können nachsehen, wer Ihnen bei ihren Problemen weiterhelfen kann und diese Person direkt über die Mitarbeiter App kontaktieren. In großen wie kleinen Unternehmen ist dieses Verzeichnis gleichermaßen nützlich.

Neben einem funktionierenden Tool für die interne Kommunikation sind auch persönliche Beziehung für viele Mitarbeitende wichtig, um sich langfristig an ein Unternehmen zu binden und sich mit dessen Werten zu identifizieren. Persönliche Gespräche (auch via Videocall), Teambuilding-Maßnahmen oder monatliche Onboarding-Sitzungen sind Maßnahmen, die dazu beitragen können, die Mitarbeiterbindung von Anfang an zu festigen und die interne Kommunikation in Unternehmen zu verbessern.

Wertschätzung, die ankommt

Mitarbeitende, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, erhalten oft schwerer Anerkennung für ihre Arbeit, als solche an festen Arbeitsplätzen. „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist leider die traurige Realität. Das kann langfristig demotivieren und frustrieren. Mitarbeitende, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, schauen sich außerdem deutlich öfter nach neuen Jobs um und sind eher gewillt, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Wenn Sie ein dezentrales Team leiten, sollten Sie daher bewusst nach Möglichkeiten suchen, auch ihren Teammitgliedern, die Sie nicht täglich sehen, Wertschätzung und Anerkennung für ihre Leistungen zu vermitteln. Sie können zum Beispiel innerhalb von Meetings oder auch innerhalb der Mitarbeiter App Quiply alle Teammitglieder vorstellen. Oder Ihrem Team die Möglichkeit geben, anderen Abteilungen und Mitarbeitenden ihre aktuellen Erfolge und laufenden Projekte zu präsentieren.

Ebenso sollten Sie gute Leistungen in größerem Kreis würdigen. Innerhalb der Mitarbeiter App Quiply können Sie hierzu beispielsweise ein Posting verfassen, welches Sie innerhalb der App für alle sichtbar teilen. Ihr Team kann diese Beiträge kommentieren und liken. So sind alle im Team informiert und Wertschätzung kommt auch wirklich an.

Effektive Kollaboration

In dezentralen Teams – besonders wenn sich diese in verschiedenen Zeitzonen oder an Arbeitsplätzen außerhalb des Büros befinden – sind Meetings häufig mit einer Menge Aufwand verbunden. Es bedarf sehr guter Planung und hoher Flexibilität der Teilnehmenden. Hier kann es sich einfacher gestalten, Informationen nicht live zu präsentieren, sondern die Präsentation aufzunehmen und an alle Beteiligten weiterzuleiten. So stellen Sie sicher, dass sich Meetings nicht doppeln und Präsentationen nicht immer wieder aufs Neue gehalten werden müssen. Das entlastet Ihre Mitarbeitenden und vereinfacht die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

Innerhalb der Mitarbeiter App Quiply haben sie die Möglichkeit, solche Videos an einzelne Nutzerinnen und Nutzer sowie Gruppen zu versenden. Selbstverständlich DSGVO-konform und somit rechtssicher. Auch eine Veröffentlichung als Beitrag innerhalb der Timeline in der Mitarbeiter App ist mit wenigen Klicks möglich. So können Ihre Mitarbeitenden sich untereinander austauschen und Rückfragen direkt stellen. Das kann die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern.

Besonders wichtige Dokumente oder Videos können Sie innerhalb der Mitarbeiter App Quiply mit Lesebestätigung senden. Somit sind sie informiert, wer die Inhalte bereits eingesehen hat und können besser planen. Mit diesem hilfreichen Tool verschlanken Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und sparen wertvolle Arbeitszeit. Zudem unterstützen Sie ihre mobilen Kräfte, die häufig nicht an Meetings teilnehmen können.

Was unterscheidet dezentrale Teams und mobile Mitarbeitende von zentralen Teams?

Dezentrale und zentrale Teams arbeiten verschieden und haben daher auch verschiedene Bedürfnisse.

Der Standort

Zentrale Teams arbeiten in der Regel am selben physischen Standort wie eng benachbarte Büros. Sie haben viel physischen Kontakt und können sich persönlich austauschen. Dezentrale Teams sind meist über verschiedene Standorte und Niederlassungen verteilt. Manchmal befinden sie sich sogar in verschiedenen Städten oder Ländern.

Die interne Kommunikation im Unternehmen

Zentrale Teams kommunizieren oft persönlich. Entweder direkt im Büro oder über die klassischen Kommunikationsmittel wie das Telefon, Microsoft Teams, E-Mail oder interne Meetings. Dezentrale Teams dagegen verwenden für die interne Kommunikation häufig digitale Kanäle wie eine Mitarbeiter App, E-Mails, Video- oder Telefonkonferenzen und Kollaborationsplattformen.

Zusammenarbeit

Zentrale Teams arbeiten spontan zusammen, zum Beispiel durch persönliche Interaktion oder informelle Gespräche im Büro. Dezentrale Teams müssen oft einen höheren Aufwand betreiben, um zusammenzuarbeiten. Da die Teammitglieder nicht alle am selben Ort arbeiten, benötigen sie effiziente Tools zur virtuellen Zusammenarbeit und für die interne Kommunikation.

Unternehmenskultur

In zentralen Teams erleben und fördern alle Mitarbeitenden und Vorgesetzten die Unternehmenskultur direkt vor Ort. Bei dezentralen Teams dagegen besteht die Herausforderung darin, eine einheitliche Unternehmenskultur über verschiedene Standorte hinweg aufrechtzuerhalten. Es bedarf eines höheren Aufwands, damit sich auch mobile Mitarbeitende ihrem Unternehmen zugehörig fühlen.

Flexibilität und Autonomie

Zentrale Teams sind häufig durch festgelegte Büros und Standorte in ihrer Flexibilität eingeschränkt. In dezentralen Teams sind die mobilen Mitarbeitenden zumeist flexibler und autonomer, da sie oft verschiedenen Arbeitszeiten haben und an verschiedenen Orten arbeiten.

Diese Unterschiede zwischen dezentralen und zentralen Teams machen deutlich, dass es verschiedener Herangehensweisen und Werkzeuge bedarf, um auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen. Es lohnt sich immer, sich mit dem eigenen Team auseinanderzusetzen, Feedback einzuholen und dadurch die interne Kommunikation zu optimieren.

Wie unterstütze ich meine mobilen Mitarbeitenden?

Mobile Mitarbeitende, die oft außerhalb des traditionellen Büros arbeiten, benötigen spezielle Unterstützung, um effizient und motiviert arbeiten zu können. So unterstützen Sie ihre mobilen Mitarbeitenden:

Ihre Mitarbeitenden sollten zu jeder Zeit wissen, welche Kanäle zur Kommunikation genutzt werden, was die Antwortzeiten betrifft und welche Erwartungen an ihre Verfügbarkeit gestellt werden. Definieren Sie klare Richtlinien für die interne Kommunikation, um es Ihrem Team leicht zu machen.

2. Mobile Technologien optimieren

Gerade bei mobilen Mitarbeitenden sollten Sie immer darauf achten, dass alle Zugriff auf die notwendigen Technologien und Tools haben. So verbessern Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen und alle können ihre Aufgaben effektiv erledigen. Mobile Apps wie die Mitarbeiter App Quiply sind nicht nur DSGVO-konform, sondern auch besonders praktisch für mobile Mitarbeitende. Die App kann auf den privaten Smartphones Ihrer Mitarbeitenden installiert werden und ist so für alle jederzeit griffbereit. Alle Wartungen werden von Quiply durchgeführt, sodass die Funktionalität der App jederzeit gewährleistet ist.

3. Regelmäßige (virtuelle) Meetings abhalten

Wenn Sie die Möglichkeit haben, regelmäßige Meetings mit Ihren mobilen Mitarbeitenden durchzuführen, sollten Sie sie nutzen. Meetings fördern den Austausch von Informationen, tragen zur Verbesserung der internen Kommunikation bei und fördern ein Gefühl der Betriebszugehörigkeit.

4. Klare Ziele und Erwartungen setzen

Nur wer das Ziel versteht, kann auch den Weg dorthin finden. Definieren Sie Ziele und Erwartungen an ihre mobilen Mitarbeitenden deshalb klar und für alle verständlich. Wenn alle ihre Aufgaben verstehen, können sie den Fortschritt verfolgen und effizient arbeiten.

5. Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Insbesondere körperlich beanspruchte Mitarbeitende und jene, die viel unterwegs sind, sind einem hohen Stresslevel und enormer Belastung ausgesetzt. Mobile Mitarbeitende sollten daher besonders auf Ihre körperliche und geistige Gesundheit achten, was die Unternehmensführung aktiv fördern kann. Geben Sie Tipps zur Gesundheitsförderung oder bieten Sie freiwillige Programme vor, während oder nach der Arbeitszeit an.

6. Sicherheit und Datenschutz

Dies sind besonders wichtige Themen für Unternehmen, denn bei Verstößen gegen das Datenschutzgesetz und Sicherheitsrichtlinien drohen empfindliche Strafen. Sensibilisieren Sie Ihre mobilen Mitarbeitenden daher für die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien in Ihrem Unternehmen. Insbesondere wenn Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten.

7. Feedbackkultur etablieren

Eine gute Feedbackkultur stärkt die interne Kommunikation und bringt Ihr Team voran. Schaffen Sie eine Kultur des konstruktiven Austauschs und Feedbacks, um sicherzustellen, dass sich Ihre mobilen Mitarbeitenden unterstützt fühlen und ihre Leistung kontinuierlich verbessern können.

8. Technischen Support bereitstellen

Für dezentrale Teams ist es besonders wichtig, dass die interne Kommunikation jederzeit gewährleistet ist. Ihr mobilen Mitarbeitenden sollten genau wissen, wer Ihre Ansprechpersonen sind und wie sie diese erreichen. Stellen Sie zudem einen effektiven technischen Support bereit, damit Probleme mit mobilen Geräten oder Anwendungen sofort behoben werden können. Das wirkt sich positiv darauf aus, die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

9. Persönliche Interaktion fördern

Wenn sich Ihr Team persönlich kennenlernt, kann das wahre Wunder für die Mitarbeiterbindung und das Zusammengehörigkeitsgefühl bewirken. Ein persönlicher Draht zwischen Kolleginnen und Kollegen verbessert häufig die interne Kommunikation von Unternehmen. Planen Sie daher regelmäßige persönliche Treffen oder Team-Events, um den sozialen Zusammenhalt zu stärken und persönliche Bindungen zu fördern.

10. Schulungen zur Nutzung von mobilen Tools

Die Einführung von neuen mobilen Tools und Kommunikationstools kann für viele mobile Mitarbeitende erst einmal herausfordernd sein. Dem wirken Sie entgegen, indem Sie Schulungen anbieten und sicherstellen, dass all Ihre mobilen Mitarbeitenden die mobilen Tools effektiv nutzen können. Zudem sollten alle im Team zu jeder Zeit auf dem neusten Stand sein, was Sicherheitsrichtlinien und Änderungen von Gesetzeslagen betrifft.

Fazit: Dezentrale Teams basieren auf optimierter interner Kommunikation

Dezentrale Teams funktionieren genauso gut wie zentrale Teams. In vielen Berufen war es auch schon vor der COVID-Pandemie notwendig, dass Mitarbeitende mobil arbeiten. Beispielsweise im Gesundheitswesen. Mobile Mitarbeitende tragen eine hohe Eigenverantwortung für ihre Arbeit und sind besonders auf eine funktionierende mobile und digitale Kommunikation angewiesen. Auch in dezentralen Teams ist es möglich, Zusammenhalt im Team zu schaffen und eine gute Mitarbeiterbindung zu fördern. Durch Teambuilding-Maßnahmen und Meetings lernen sich Kolleginnen und Kollegen kennen und bauen Vertrauen zueinander auf. Mobile Kommunikations- und Kollaborationsplattformen wie die Mitarbeiter App Quiply ermöglichen eine verbesserte interne Kommunikation in dezentralen Teams. So sind mobile Mitarbeitende zu jeder Zeit miteinander vernetzt – DSGVO-konform und ohne Sprachbarrieren.