5 unschlagbare Vorteile, warum eine Mitarbeiter-App (Employee-App/Engagement App) eine sinnvolle Investition für die interne Kommunikation ist. Warum eine App die interne Kommunikation wirksamer macht und auch noch Geld spart. Und einfach mal erklärt: Was ist denn das überhaupt - eine Mitarbeiter-App?
Sie chatten, posten und surfen privat immer mobil und fragen sich vielleicht schon längst: Wieso nutzen wir so etwas nicht auch im Job? Dann liegt für Sie die Begründung einer Mitarbeiter-App schon auf der Hand. Employee App, Mitarbeiter-App und Engagement App - alle drei Bezeichnungen beschreiben in etwa das inhaltliche gleiche Funktionsangebot. Wenn Sie also schon längst intuitiv wissen, dass eine Mitarbeiter-App für Ihr Unternehmen zukünftig wichtig sein könnte, fragen Sie sich eher, wie Sie Ihre Vorgesetzten endlich davon überzeugen können.
Wenn Ihr Unternehmen in digitalen Themen etwas schwerfällig ist, ist die Einführung ein Prozess. Die Corona-Pandemie hat Digitalisierung oft in der Verwaltung enden lassen, aber auf der Station, in der Lebensmittelproduktion, im Lager oder auf der Baustelle blieb interne Kommunikation leider wo sie war: Kommuniziert wird mit Papier, Schaukästen, Newslettern und wenig mehr.
Ihr Vorgesetzter zeigt sich im schlimmsten Fall kreativer, nämlich wenn es darum geht, wie man Ihre „verrückte Idee“ mit der App gleich wieder verhindert. Da braucht es harte betriebswirtschaftliche Argumente, die die Ressourcen rechtfertigen und den Mehrwert für jeden erkennen lassen. Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten besser, wie auch er die Möglichkeiten für sich erkennt, bevor er 'von gestern' ist.
Übersicht
Eine Mitarbeiter-App als eine weitere Digitalisierungsoffensive von vielen im Unternehmen einzuführen, nur damit das Unternehmen sich „digital“ und „Industrie 4.0“ nennen darf oder weil es eine Förderung gibt, das wäre vermutlich eine vergeudete Ressource.
Die erste Frage für die Notwendigkeit einer App lautet: „Was ist denn eine Mitarbeiter-App?“, was tut sie und wo hilft sie - danach sollten wir die nötige Aufklärungsarbeit leisten. Und aufzeigen, was damit heute möglich ist und was früher nicht möglich war.
Die Definition einer Mitarbeiter-App lautet technisch:
"Eine Mitarbeiter-App ist ein digitales Werkzeug für die interne Kommunikation. Neben Kommunikation ermöglicht sie Kollaboration in Organisationen und Unternehmen, insbesondere dort, wo ein hoher Anteil (>50-90%) der Mitarbeitenden die Wertschöpfung nicht am Schreibtisch erbringt. Als Ausgangspunkt für den Digital Workplace bindet sie Mitarbeitende an weitere Produktivsysteme (wie im HR Bereich) an und ersetzt oder erweitert das Intranet. Diese App kann geräteunabhängig auch mobil von allen Mitarbeitenden auf Dienst- oder Privatgeräten genutzt werden, egal wo und wie diese arbeiten."
Im Gegensatz zum Intranet lässt sich eine Mitarbeiter-App sehr schnell, schlank und pragmatisch einführen. Dabei verzichtet der Autor im Intranet auf nichts, denn auch Mitarbeiter-Apps lassen sich individuell konfigurieren mit dem Corporate Design des Unternehmens oder eigener App mit eigenem Namen. Als Kern des „Digital Workplace“ dient die App als eine Art Basisanwendung für alle Mitarbeitende im Unternehmen. Wirklich alle Mitarbeitenden werden eingebunden und fühlen sich auch einbezogen, nicht nur die Führungselite der Verwaltung.
Im Durchschnitt arbeiten ca. 20% der Mitarbeitenden eines Industrieunternehmens in der Verwaltung und ca. 80% in Produktion und Servicefunktionen. Dort werden sie zwar an Produktivsysteme wie ERP, Maschinenplanung oder Dispositionssysteme angeschlossen, aber eben nicht in die internen Kommunikation. Jeder Mitarbeitende kann mit einer Mitarbeiter-App seine wichtigsten Produktivanwendungen ansteuern oder Daten abrufen. Weil alles in Echtzeit passiert, ist diese Anwendung ähnlich grundlegend - wie es vor 20 Jahren die Einführung der E-Mail war.
Und ist das nötig, alle Mitarbeitenden in die digitalen Informationsströme einzubinden? Ja, denn die Arbeitswelt ändert sich dramatisch, hochqualifizierte Fachkräfte kommen mit einer ganz anderen Einstellung in die heutige Arbeitswelt und da gehört gute Informationspolitik im Unternehmen garantiert dazu. Fachkräfte wollen auf Augenhöhe behandelt werden, gerade wenn es um Informationen geht. Oder sie müssen einfach wie in Pandemiezeiten eine Software haben, auf der aktuelle Informationen vorliegen oder Daten in Echtzeit erfasst werden können.
Die Mitarbeiter-App wird benötigt, um in (agilen) Unternehmen die Erfahrung des Mitarbeitenden stärker in den Fokus zu bringen: Es soll eine großartige Employee Experience geben, d.h. mit Augenmerk auf eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeitenden, überdurchschnittliche Mitarbeiterbindung, gutes Betriebsklima und attraktive Unternehmenskultur mit einer hohen Motivation.
Nicht nur der Kunde ist wichtig und muss begeistert sein! Wir brauchen für die hohe Leistungsfähigkeit unserer Organisation Menschen, die das möglich machen können. Wir müssen uns hier schlichtweg mehr um gute Kräfte bemühen und interne Kommunikation ist hier ein wesentlicher Pfeiler.
Es gibt wenige Alternativen: Die Einführung der E-Mail kam vor vielen Jahren meist nicht über die Verwaltung hinaus. Aktivierungsraten von 20-30%, auch bei relativ aufwendigen Intranets deuten darauf hin, dass viele Mitarbeitende so auch nie erreicht wurden. Auch heute stockt der Informationsfluss in wesentlichen Teilen des Unternehmens oder versandet im Mittelbau: "Geben Sie das an Ihr Team weiter!" Und es passiert nichts.
All dies hat Mitarbeitende, die interessiert und neugierig sind, dazu gebracht, über WhatsApp, Facebook & Co eine viel schnellere Gerüchteküche in Gang zu setzen, die sogenannte Schatten-IT. Diese Schatten-IT bekommt man nur dann in den Griff, wenn es eine Alternative gibt, die bessere und verlässlichere Infos an erster Stelle anbietet. Mobile Anwendungen sind interaktiv und geben den Nutzern viele Möglichkeiten zu interagieren, da sehen (Social) Intranets vergleichsweise recht alt aus. In einer Mitarbeiter-App kann man nicht nur mit Kollegen chatten, sondern auch gezielt unternehmensweit wichtige Nachrichten verbreiten und sowohl besser als auch zügiger interagieren: Instant Communication eben.
Mit solch einer Lösung unterstützt man in der IT-Architektur die Dimensionen
Abbildung: Mitarbeiter-App sind vielseitig in Ihrer Anwendung und Ausprägung
Eher untypisch für andere betriebliche Anwendungen ist, dass die Mitarbeiter-App nicht unbedingt auf Dienstgeräten läuft. Eine Mitarbeiter-App läuft meistens auf einem privaten Smartphone (BYOD: Bring-Your-Own-Device). 60-90% der Mitarbeitenden nutzen hierfür freiwillig ihr eigenes Gerät. Das empfinden die wenigsten Mitarbeiter als Zumutung, im Gegenteil, es liegt für sie nahe genau das Gerät zu nutzen, was sie sowieso jeden Tag mehrfach in die Hand nehmen. Es kostet sie ja auch nichts und bringt Ihnen Vorteile.
Alleine schon durch die Nutzung auf dem Smartphone dient es automatisch als das wichtigste betriebliche Portal, das „zum Nutzer hin“ gebaut wird. 82x am Tag nehmen wir durchschnittlich unser Smartphone in die Hand, also 82x eine Chance auch betriebliche Informationen zu transportieren. Wie nutzen Sie die Smartphones der Mitarbeiter produktiv, wäre also eine berechtigte Frage. Etwa für E-Mail? Werden diese denn gelesen?
Für viele unterstützende Leistungen und Services kann diese App Mehrwert stiften; vom Zugriff auf spezielle ERP-Funktionen (Freigaben, Abfragen) wie auch das allgemeine Wissensmanagement (Nutzerverzeichnis: wer weiß es, wie erreiche ich den und wo steht es noch? Oder ein Wiki). So eine Lösung ist, wie der Name Mitarbeiter-App schon verrät, vor allem auf Smartphones als App (ob Android oder iOS) und/oder als Web-Lösung vollkommen geräteunabhängig und auch vom Desktop-Browser aus stets und überall verfügbar.
Auch wenn die Anwendung auf privaten Geräten läuft, ist sie deswegen nicht unsicher. Denn als cloudbasierte SaaS (Software-as-a-Service) kann der jeweilige Anbieter die Sicherheitsvorkehrungen so einrichten, dass die Daten in der Gewalt des Unternehmens verbleiben. Als sichere Umgebung wird diese nicht offen behandelt, sondern geschlossen gehalten und natürlich administriert.
Der Fokus und große Mehrnutzen der Mitarbeiter-App zur E-Mail ist es, erstmals ein digitales Angebot für alle zu schaffen. Alle Mitarbeiter, auch die ohne eigenen Schreibtisch und betriebliche E-Mail (und das sind eine ganze Menge – bis zu 80% aller Beschäftigten sind eben keine Schreibtischhelden, sondern echte Helden der Arbeit). Hochqualifizierte Fachkräfte oder Angestellte, die wir systemrelevant in der Coronakrise nannten.
Das heißt 80% Ihrer Belegschaft sind schlecht oder nur langsam erreichbar. Bislang gab es zur E-Mail für viele gar keine Alternative, doch wen erreicht eigentlich eine E-Mail außerhalb der Verwaltung? E-Mails können nur chronologisch gesendet und verteilt werden, bestimmte Informationen fallen natürlich so irgendwann einfach nach hinten raus. Eine redaktionelle Nachbearbeitung ist kaum möglich und die Qualität für Gelegenheitsnutzer ist stark eingeschränkt: Man muss nämlich immer sehr konzentriert und aufmerksam E-Mails lesen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Redaktionelle Hervorhebungen oder Betonungen sind so schwierig. Das gleiche Problem mit Messengern: Kurznachrichten alleine dienen eher der Beauftragung von Mitarbeitern, es ist keine Kommunikation nach Zielgruppen. Die redaktionelle Verbreitung von Information kann man heute besser gestalten. Bei 20 Mitarbeitern funktioniert ein Messenger noch gut, darüber hinaus müssen Zielgruppen besser selektiert wie angesprochen werden.
Wer keinen Laptop hat, mit seinen Händen arbeitet und doch qualifiziert ist, der konnte bislang oft nur auf analoge Angebote (Pinnwände, Aushänge, Versammlungen, Betriebs-TV, etc.) zugreifen. Viele Behelfslösungen à la „ein Rechner für alle“ oder Terminals für das Intranet erweisen sich praktisch als nicht sinnvoll, die Aktivität ist dort oft extrem niedrig. Für sie alle gibt es nun endlich die Möglichkeit, auch digital zu kommunizieren und ohne Filter und Verzerrungen die betriebliche Kommunikation zu erfahren, statt nur über den berühmt-berüchtigten Flurfunk.
Warum haben viele Unternehmen kein lebendiges Intranet? Weil es aufwendig ist! Sie sind oft schon froh, wenn die Webseite up-to-date ist. Und warum haben sie kein soziales Intranet? Weil es noch aufwendiger ist? Falsch, das ist jetzt anders geworden. Social Intranet gibt es mit Mitarbeiter-App endlich für alle. Und zwar ganz schlank, praktisch und schnell!
Firmen, die kein soziales Intranet anbieten oder den Aufwand bislang vermeiden wollten, können also mit einer Mitarbeiter-App gleich in die nächste Evolutionsstufe der Kommunikation gehen. Social Intranets müssen nicht komplex aus SharePoint Sites, TeamSites, Viva Communicator, Outlook und dem alten Intranet in einem Workplace mit einem Integrator-Tool im Digital Workplace zusammengefaßt sein - und dann auch noch in MS Teams integriert werden. Das geht viel einfacher - lassen Sie diese Integration fallen und besetzen Sie den Schwerpunkt Kommunikation mit der Mitarbeiter-App.
Die Kollaboration, also die Arbeit von Teams an Dokumenten und Videokonferenzen, die machen sie in MS Teams, Slack & Co. Für die interne Kommunikation oder die Kollaboration im Feld mit Chat nutzen sie die Mitarbeiter-App. Ihr Vorteil ist, dass die Mitarbeiter-App in 24h läuft und aufgesetzt ist. Aufwendige Konfigurationsleistungen und Planung geht jetzt viel schlanker. Und die Technologie erzeugt deutlich bessere Ergebnisse, weil die Mitarbeitenden selber leichter kommunizieren können - und dafür i.d.R. nicht mal eine Schulung benötigen. Denn nicht nur demokratisieren wir die Transparenz und Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter, was übrigens auch dem Betriebsrat gefällt. Wir demokratisieren auch die Fähigkeit, eigene Inhalte zu erstellen und zu verbreiten.
Das soziale Intranet einer Mitarbeiter-App (Channels) macht die Publikation von Artikeln so einfach wie ein Posting in einem sozialen Netzwerk und stellt kaum einen Mehraufwand dar. So kann man viel zügiger und selektiver Informationen verbreiten und Reaktionen bekommen. Wer dies aufwendig gestalten will, kann das natürlich trotzdem. Es braucht weder ein komplexes CMS wie Typo3 noch gesonderte Administratoren, die das Tool verwalten statt zu kommunizieren. So können endlich alle autorisierten Mitarbeiter Inhalte selbst publizieren und verbreiten. Und die Nutzer können schon mit einfachen „Likes“ (Gefällt mir) und „Kommentaren“ eine ungeahnte positive Veränderungsdynamik für Ihr Unternehmen in Gang bringen. All das zu einem Bruchteil der Kosten der klassischen Kommunikation. Und mit echter Interaktion, die dem Intranet meist vollkommen fehlte. Der grundlegende Unterschied ist und bleibt aber, dass alle Mitarbeiter einbezogen werden können, nicht nur diejenigen, die einen Schreibtischarbeitsplatz haben.
Eine Mitarbeiter-App ist ein wichtiges Werkzeug, um Management-Initiativen kommunikativ zu unterstützen. Da Sie nun multimedial alle Mitarbeiter direkt und ohne Verzögerungen erreichen können, haben Sie ganz andere Möglichkeiten, Ihre Vorhaben zu begleiten. Interne Kommunikation ist entscheidend, wenn die Unternehmenskultur und das Betriebsklima blühen soll. Sie stärkt die Unternehmenskultur und wirkt auch nach außen hin als Employer Branding. Weitere Initiativen können sein:
Aktuell kämpfen viele Branchen, insbesondere diejenigen mit hohem Reifegrad wie Retail, Logistik oder die Pflege mit hoher Mitarbeiterfluktuation und haben zudem überdurchschnittliche Probleme, Ihre offenen Stellen zu besetzen. Da ist der wirksamste Weg zunächst die eigenen Mitarbeiter stärker zu binden. Das geschieht nicht durch Gehalt oder Benefits, die dann allzu schnelle, aber wenig nachhaltige Alternativen darstellen. Die Erhöhung der Zufriedenheit läuft sehr stark über die interne Kommunikation und Verbundenheit mit einem Unternehmen zu pflegen ist da umso wichtiger. Denn nur wer sich engagieren kann und genügend Gründe kennt, warum sich seine Motivation am Ende auch durch ein besseres Ergebnis auszeichnet, der ist auf Dauer auch motiviert und verlässt seine sozialen Bindungen nicht beim ersten Ruf eines Wettbewerbers, der 5,- € mehr zahlt. Mitarbeiterbindung ist gerade in der demographischen Situation der nächsten Jahre extrem wichtig, wenn man die besten Mitarbeiter halten will. Lernen Sie hier mehr über Instrumente und Methoden der Mitarbeiterbindung, um die Besten zu halten.
Die App des eigenen Unternehmens auf dem eigenen Smartphone erzeugt schon beim Öffnen ein ganz besonderes Gefühl: Wir sind dabei! Und ich bin verbunden mit allen!
Mit Ihrer Corporate Identity in der individuellen Mitarbeiter-App kommunizieren Sie eine direkte Verbundenheit mit dem Unternehmen. Statt wie die Betriebszeitung zeitlich verzögert und oft nicht mehr aktuell zu sein, können Sie hier anders getaktet arbeiten, näher an den Informationsbedürfnissen der Mitarbeiter. Sie können das Informationsangebot deutlich besser personalisieren. Wer seine Verbesserungsvorschläge und konstruktive Kritik nicht durch viele Hierarchieebenen schieben muss, sondern auch direktere Kanäle findet, ist motivierter und sieht in seinem Engagement einfach einen Sinn. Interne Kommunikation wirkt und mit einer Mitarbeiter-App finden Sie Wege, die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeiter wieder stärker zu unterstützen. Wenn Sie Foren für Debatten eröffnen, können sich Ihre Mitarbeiter vielseitiger einbringen als nur durch relativ starre Prozesse wie der klassische betriebliche Verbesserungsvorschlag.
Die Einführung agiler Methoden und das Denken in Startup-Kulturen braucht die Interaktion und das Feedback aller Mitarbeiter. Permanent. Denn das System ist dynamisch, wird immer wieder neu zusammengesetzt und kann ohne Feedbackschleifen kollabieren.
Extrem gute Kommunikationskultur braucht Instrumente, die in allen Bereichen funktionieren. Da ist es nur logisch, dass alle digital eingebunden werden müssen. Ohne ein sinnvolles Begleitwerkzeug, das alle Ebenen wie Verwaltung und Produktion (oder Logistik, Service-Teams, Filialen, etc.) miteinander verbindet, wird die Umsetzung dieser Initiativen besonders schwierig, insbesondere wenn wir nicht als Team ein gemeinsames Office teilen.
New Work kann in seinen Dimensionen sehr vielgestaltig sein, aber flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitzeit gehört genauso dazu wie der immens hohe Wert der Vision für selbstveranwortliches Arbeiten. Es steigt der Grad an notwendiger Sinnstiftung im Unternehmen und der Unternehmenskommunikation. Manager müssen kommunizieren, was wirklich sinnstiftend ist und dazu brauchen Sie Instrumente, die alle erreichen können.
Der hohe Grad an Selbstorganisation und Selbstverantwortung im New Work bedingt einen neuen Typus des Mitarbeiters, der nicht mehr einfach nur Weisungen empfängt, sondern permanent auch mit seinen Kollegen kommuniziert, weit über operative Kommunikation hinaus. Die Arbeitnehmer fordern dann geradezu ein, dass das Kommunikationsinstrument nicht nur von der PR- und Kommunikationsfachabteilung, sondern von allen Mitarbeitern gleichberechtigt genutzt werden kann, um Informationen zu verbreiten oder soziale Gespräche zu stimulieren rund um Ihre eigenen Fachthemen.
Veränderungsprozesse kommunikativ zu begleiten ist mittlerweile eigentlich selbstverständlich in der Umsetzung. Neben vielen Meetings auch mal ein Video der Geschäftsleitung an Mitarbeiter direkt zu versenden, einen neuen Kanal für Interaktion zu öffnen, gerade wenn es besonders schmerzt, all das hat eine neue Qualität in der Kommunikation, die man vom Management aus geschickt nutzen kann. Das zahlt sich aus, nicht nur in besonderen Situationen wie der Krisenkommunikation. Bei verteilt arbeitenden und mobilen Mitarbeitern sind nun einmal Gespräche von Angesicht zu Angesicht eher die Ausnahme, da ist ein weiteres Werkzeug für echte Verbindungen einfach hilfreich, auch um neue Veränderungen zu begleiten und kommunikativ zu flankieren.
Die Generation Z lebt mehr im als mit dem Smartphone! Soziale Netzwerke sind Ihre zweite Heimat. Und diese stellen die Mehrzahl aller Arbeitskräfte, schon jetzt! In der Tat ist es eher die Ausnahme, dass diese Generation noch E-Mails verfasst – stattdessen chattet sie, sendet sich Emoji, Memoji und Sprachnachrichten oder streamed lieber gleich ein Video. Im betrieblichen Kontext wirkt die E-Mail da wie ein Rückschritt – auch wenn es diese formalisiertere Art der Kommunikation bspw. im Kundenkontakt weiterhin braucht, ist die schnelle Interaktion und Abstimmung innerbetrieblich einfach besser möglich. Die Kommunikation der jüngeren Generation hat sich geändert - wenn sie diese Werkzeuge nicht hat, kommuniziert sie wirklich nicht gut. Und sie fühlt sich eingeschränkt. Wir sollten die gleichen Werkzeuge nutzen, die in der privaten Kommunikation längst selbstverständlich sind. Diese sind sofort und überall verfügbar sowie multimedial.
Übrigens: das gilt nicht nur für die junge Generation. Die absolute Mehrheit aller Mobiltelefone sind mit Abstand die Smartphones und nahezu alle Nutzer in allen Altersgruppen chatten intensiv täglich – sogar in Familien wird für die schnelle Abstimmung heute schon deutlich mehr gechattet als telefoniert, wie die FAZ berichtete. Merkwürdig oder, dass dies betrieblich keine Rolle spielt? Umfragen ergaben, dass 96% aller Deutschen WhatsApp installiert haben. Davon auszugehen, dass das ja privat nicht so wirklich viel genutzt wird, ist ein großer Irrtum.
WhatsApp betrieblich nutzen, da war doch was?! In allen Firmen, in denen keine betrieblichen Alternativen zu Instant-Messengern geboten werden, hat sich eine große Schatten-IT etabliert, außerhalb jeglicher Kontrolle des Managements. Von WhatsApp über Google+ bis Facebook Messenger finden sich die verschiedensten Werkzeuge in Gebrauch Ihrer Mitarbeiter und verstoßen damit durchweg gegen Ihre eigenen Datenschutzregeln und natürlich gegen geltende Gesetze.
Mit einer Mitarbeiter-App stellen Sie eine Lösung zur Verfügung, bei der Sie regeln, wer die Daten hat und wer den Zugriff darauf haben darf. Sie sind auditfähig und Ihren Führungskräften und Mitarbeitern stellen sie eine EU-Datenschutz-konforme Anwendung zur Verfügung (verbindlich schon seit Mai 2018). Unternehmen riskieren hohe Abmahnungen (bis zu 4% des Umsatzes), wenn Sie nicht in der Lage sind, den zuverlässigen Schutz von Kundendaten oder auch Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Besser Sie beugen dieser Situation gleich vor und stellen eine unproblematische Alternative zur Verfügung, bei der Sie die Daten auch betrieblich nutzen können.
Und natürlich geht es auch um den Schutz Ihres geistigen Eigentums: Bester Datenschutz muss gewährleistet sein, da sollten Sie immer auf Nummer sicher gehen.
Das waren schon mal fünf ziemlich unschlagbare Gründe, warum sich Ihr Vorgesetzer mit dem Thema Mitarbeiter-App beschäftigen sollte. Es gibt natürlich noch viele mehr, von der Kampagnenfähigkeit bis hin zum einfachen Umfragewerkzeug, doch in der Regel hören die meisten Manager beim Thema Zahlen am besten zu. Deswegen geben wir doch dem harten Kriterium der Kosten noch ein kleines Stelldichein. Denn diese können Sie sinnvoll reduzieren.
Lesetipp: Unser E-Book "Kosten und Nutzen einer Mitarbeiter-App"
Eine Mitarbeiter-App steigert die Rentabilität in Ihrem Unternehmen: Es bedeutet die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Einerseits steigern Sie den Output, mit höherer Effizienz, besseren Abläufen und echtem Management in Echtzeit. Andererseits reduzieren Sie schlagartig Kosten: Weniger Zeitaufwand für die Informationsgewinnung, weniger Laufwege, weniger Papier- und Druckkosten. Und dies mit geringeren Kosten als mit Lösungen wie Intranets (SharePoint) oder Kollaborationssoftware (Teams/Slack/etc.)
Mitarbeiter-Apps sind günstig, viel günstiger als man denkt. Sie kosten meist kaum mehr als einen Latte Macchiatto pro Monat und Mitarbeiter. Sie schlagen die Kosten der analogen Kommunikation um Längen. Hierfür kann man schnell einfache Rechnungen aufstellen, die Sie beliebig an Ihrer betrieblichen Umwelt festmachen dürfen. In deutschen Unternehmen arbeiten 70-80% aller Mitarbeiter außerhalb der Verwaltung. E-Mails erreichen diese Mitarbeiter nur mit Verzögerung oder gar nicht. Wenn Sie diese Mitarbeiter alle telefonisch informieren wollen, brauchen Sie viel Zeit und Geduld. Eine betriebliche Versammlung kostet extrem viel Geld, alleine die Opportunitätskosten der verlorenen Produktivität sind gewaltig, also machen sie derartige Veranstaltungen nur so oft wie sie es wirklich brauchen. Aber auch die Verteilung von Informationen über Pinnwände und Aushänge an vielen Standorten braucht viel Administrationszeit und damit Kosten. Wer prüft die Aushänge, wer ersetzt sie? Ist das sinnvoll eingesetzte Arbeitskraft? Von fehlender Interaktion können Sie da noch gar nicht sprechen.
Das einfache Beispiel des Schichtplans ist solch ein tägliches Übel, das enorm viel Zeit verschlingen kann für den Manager: Zunächst möchten die Mitarbeiter Ihren Einsatzplan erfahren. Das können sie auf der App. Statt aber nun den Wunsch der Verlegung mit dem Vorgesetzten zu diskutieren, befragt dass System die Kollegen, ob diese für Sie einspringen könnten. So regelt sich das Thema, das sonst gerne mehrere Telefonate kostet, in wenigen Minuten, ohne dass betriebliche Prozesse unterbrochen wurden und der Manager ist gar nicht erst involviert.
Die analoge Informationsverteilung hat noch viele weitere Nachteile. Aber selbst im digitalen Intranet sind sie oft eingeschränkt, denn Sie brauchen in der Regel für alle ein Terminal. Doch wann sollen sie darauf schauen? Verpflichtend vor Schichtbeginn? Oder lieber auf dem Weg zur Arbeit in Bus oder Bahn? Geben Sie dem Mitarbeiter die Freiheit, es selbst zu tun. Er oder sie kann am besten selbst beurteilen, wann der geeignete Moment gekommen ist, um die App zu checken.
Wenn Sie das Informationsangebot einer Mitarbeiter-App unverbindlich und frei gestalten, nutzen Sie zudem die private Hardware der Mitarbeiter quasi kostenlos mit (BYOD: Bring-your-own-Device). Unsere Erfahrungen zeigen, dass ein sinnvolles Informationsangebot mit Mehrwert dann auch immer begrüßt wird. Das private Gerät wird dann sogar gerne und mit gewissem Stolz eingesetzt, wenn man Freunden die eigene App demonstriert. Dieser Transport der Unternehmensidentität in Form einer App wird eher als Aushängeschild für den eigenen Arbeitgeber gesehen, nicht als Störung der Privatsphäre.
Für besonders kritische Situationen mit Personal- oder Betriebsrat bietet sich an dieser Stelle an, dass die Nutzung des privaten Gerätes in gewissem Umfang entgolten wird. Störungen in der arbeitsfreien Zeit kann man mit einer guten Mitarbeiter-App automatisch abwenden: Die Benachrichtigungsoptionen können frei eingestellt werden, Push-Nachrichten oder Benachrichtungen werden dann erst später wieder zugestellt. Ein kompetenter Anbieter kann Ihnen hier mit seinem Customer Success Team Unterstützung leisten.
Wenn Sie sich für eine Mitarbeiter-App entscheiden, müssen Sie natürlich wissen, welche Lösung für Sie passend ist. Und vor allem sollten Sie nicht dem Trugschluss unterliegen, dass jede Software dazu taugt. Wie wählen den ungewöhnlichen Weg des Ausschlussverfahrens, warum Sie eine Mitarbeiter-App auswählen sollten und worauf es ankommt:
Kollaborative Tools wie #Slack oder Microsoft Teams sind ideal für die Projektteams in der Verwaltung, sie ersetzen Videokonferenz-Software oder bilden Workflows aber. Für gelegentliche Nutzer wie gewerbliche Mitarbeiter, die sich nur über das Unternehmen informieren wollen, sind diese Instant-Messaging-Dienste nicht das Richtige. Sie möchten sich in nur wenigen Minuten einen Überblick verschaffen, wollen sich nicht erst in lange Threads einfinden und brauchen (am Fliessband) keine Videokonferenz. Reine Smartphone Messenger (Threema, Signal, WhatsApp & Co) sind vor allem eins: Chat-Dienste bzw. Instant Messenger. Man kann damit hervorragend 1:1 oder in Gruppen chatten, aber keine produktiven Formen der Informationsdarstellung abbilden. Die Verwaltung ist relativ schwierig, die Anwendung ist selten sonderlich stark konfigurierbar (auch keine Unternehmens CI möglich) oder integrationsfähig. Ein Messenger sollte funktional aber ein zusätzlich wählbarer Bestandteil einer Mitarbeiter-App sein, aber ein Messenger alleine ist für die interne Kommunikation mit vielen Mitarbeitern schon ab Größen von 20 Mitarbeitern i.d.R. völlig unzureichend.
Ähnlich wenig erfolgversprechend sind Intranet-Anwendungen auf Basis von Sharepoint, WordPress oder Typo3. Diese können zunächst einmal sehr komplex in der Erstellung der Informationsangebote sein, benötigen eine Schulung bei den Autoren und zudem ist das Onboarding und die regelmäßige, geschützte Nutzung auf Mobilgeräten sehr schwer zu handhaben. Der interne Aufwand oder der finanzielle Aufwand durch die Beschäftigung externer Experten übersteigt die Kosten einer Mitarbeiter-App um ein vielfaches, liefert aber keinen erkennbaren Mehrwert außer der gefühlten Unabhängigkeit. Sie bleiben aufwendig und vielleicht auch gar nicht sicher, erst recht nicht, wenn von externen Geräten darauf zugegriffen werden soll.
Entscheidend ist bei der Auswahl immer, dass sie das Ziel im Auge behalten: Was möchte ich durch den Einsatz einer Mitarbeiter-App erreichen? Und wie wir dass dann umgesetzt in der technischen Lösung? Der Kardinalfehler in vielen IT-Projekten ist, dass zunächst eine Liste mit möglichen Funktionen und Features gemacht wird, statt sich die Fragen zu stellen, was man erreichen will. Wenn man die interne Kommunikation aller Mitarbeiter verbessern will, dann braucht es nicht Produktivitätsfeatures wie bspw. Aufgabenlisten oder Projektpläne. Es braucht schlicht Funktionen, die die Kommunikation verbessern. Themen wie bspw. Projektcontrolling oder Aufgabenlisten mit Dokumentation bpsw. einer Baustelle oder in der Pflege sollten in der dafür speziellen Software abgebildet werden. Software, die nach dem Prinzip "eierlegende Wollmilchsau" gebaut wurde, ist unübersichtlich und nicht produktiv. Eine Mitarbeiter-App ist im Kern ein Informationsmedium, keine Projektmanagementsoftware. Auch einzelne Features wie bspw. Videokonferenzen sind unter diesen Gesichtspunkten in einer Mitarbeiter-App fragwürdig - auch diese sind in spezialisierter Software, die dies richtig gut kann, besser aufgehoben.
Mitarbeiter-Apps haben eine besonders sichere Umgebung der Daten und müssen unbedingt konform sein zu aktuellen Gesetzgebungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung.
Natürlich handelt es sich im Gegensatz zu den Peer-to-Peer Ansätzen (WhatsApp, Slack, etc.) um eine geschlossene Umgebung, die Sie zentral administrieren können. Wer nicht mehr Teil des Teams ist, der darf auch lokal keine Daten mehr besitzen. Und Sie wollen natürlich den Austausch von ihrem intellektuellen Kapital (Intellectual Property schützen) von Ihrem Unternehmen zum Freelancer zum Wettbewerber nicht gerade besonders einfach machen, im Gegenteil.
Besonders wichtig ist natürlich, dass eine Mitarbeiter-App einfach und intuitiv zu bedienen ist. Denn jeden Mitarbeiter dafür noch zu schulen, wäre ein unnötiger und großer Aufwand, den Sie sich sparen können. Die Mitarbeiter-App muss sich auch denen erschliessen, die dieses Angebot nur 1x am Tag oder seltener nutzen, weil sie einfach nicht öfter die Gelegenheit haben sich zu informieren. Was für den Nutzer selbst zutrifft, trifft natürlich auch für die Administration zu: Auch hier sollte der Aufbau logisch und klar sein, damit man Ergebnisse zügig realisieren kann. Das wirkt sich auch auf das Training aus: Nutzer sollten nach Möglichkeit keine Schulung benötigen, um die App zu nutzen. Autoren und Administratoren sollten in wenigen Stunden erlernen können, wie eine Mitarbeiter-App bestmöglich eingesetzt werden kann.
Gute Mitarbeiter-Apps zeichnen sich insbesondere durch einen durchdachten „Onboarding-Prozess“ aus. Dies ist der Prozess, der beschreibt wie die Nutzer die Anwendung auf Ihrem Gerät installieren und Ihr Benutzerkonto freischalten, bestenfalls sogar in die für sie individuell vorbereitete Umgebung kommen. Ob mit oder ohne vorhandenen E-Mail-Adressen, ob mit privater E-Mail oder mit Einmal-Codes, es gibt viele Wege für ein erfolgreiches Onboarding. Wenn die Nutzer dann in der Umgebung sind, brauchen Sie die Möglichkeit zur Organisation. Dies macht in der Regel der Administrator oder unternehmensinterne Champion, der das Projekt steuert.
Da sie die Mitarbeiter-App an alle Mitarbeiter ausrollen können, können sie auch Services anbieten, die sonst eine gesonderte App bedurft hätten. Eine Mitarbeiter-App sollte deswegen Mitarbeiterumfragen ermöglichen und Aufklärungskampagnen, mit denen sie alle oder bestimmte Nutzergruppen im Unternehmen unterrichten können und diese die Kampagne danach bestätigen können. Mit Tools wie Formulare kann man beliebige Workflows im Unternehmen vereinfachen und digitalisieren: So können HR-Self Services wie Urlaubsantrag oder Krankmeldung im Handumdrehen realisiert werden. Jede Abteilung kann eigene Prozesse selbst abbilden, bspw. Wartungsdokumentation oder Beschaffungsformulare. Auch dies sollte in der Mitarbeiter-App verfügbar sein.
In einer Mitarbeiter-App chatten nicht etwa tausende Mitarbeiter in einer Gruppe miteinander, sondern es müssen sinnvolle organisatorische Einheiten und Kompetenzstufen (Hierarchien) abgebildet werden. Sie sollten schauen, ob sie die spezielle Informationsarchitektur Ihres Unternehmens im Rollen- und Berechtigungskonzept abbilden können. Dann sehen die Nutzer auch nur die Informationen, die wirklich für sie relevant sind und chatten auch nur dort, wo nicht unnützer Informationsmüll entsteht, sondern wo sich ihre kompetenten Kräfte gegenseitig im Arbeitsprozess unterstützen lernen.
Besonders spannend ist für die Projektverantwortlichen, dass sie eine App an alle Mitarbeiter ausrollen dürfen. Dazu brauchen sie Unterstützung und gute Tipps, die Ihnen ein erfahrenes Customer Success Team seitens des Anbieters der Mitarbeiter-App bereitstellen sollte. Ohne ein solches Team werden sie die ein oder andere Klippe für ein solches Projekt nicht direkt erkennen, deswegen ist es gut diese Leistung als Bestandteil der Mitarbeiter-App unterstellen zu können.
Wir bei Quiply sehen die Mitarbeiter-App sowohl als starke Unterstützung der Kommunikation als auch der Kollaboration. Deswegen legen wir mit unserer Software einen Hybriden vor, der diese Anforderungen erfüllt. Unsere Philosophie ist dabei, dass im täglichen Einsatz die App vor allem als unkompliziertes Werkzeug dienen muss. Wenn diese Umgebung dann mehrfach täglich aufgerufen wird, ist es auch die ideale Plattform zur Verbreitung von Informationen für alle Mitarbeiter durch die Kommunikationsabteilung, Geschäftsleitung o.ä., denn sie brauchen nicht eine weitere Anwendung, die wieder einem anderen Zweck dient. Reine „Intranet-Mobil“ Lösungen sind zum scheitern verdammt, denn die Interaktion bleibt einfach auf der Strecke. Mit sinnvoll ergänzten sozialen Features sowie hier und da klug eingesetzter Prozessunterstützung bringen Sie Ihren Mitarbeitern eine Lösung, auf die sie gar nicht mehr verzichten wollen - zu einem Bruchteil der Kosten anderer Anwendungen.
Quiply betrachtet sich als Basisangebot für alle Anwender, das als digitaler Teppich komplett an alle Mitarbeiter von der Kraft am Band bis hin zum Top-Management ausgerollt wird und entsprechende Kosten-/Nutzenvergleiche gewinnt. Quiply heißt nicht, dass man im Unternehmen auf Kollaborationssoftware wie Teams oder Slack ganz verzichten sollte, aber sie können die teuren Lizenzen dort einsetzen, wo sie gebraucht werden statt für alle Mitarbeiter eine teure Lizenz zu bezahlen, die effektiv nicht funktionieren wird.
Wenn Sie mit den typischen Blockaden zu kämpfen haben, fallen schnell die altbekannten Killersätze wie „Geht doch auch jetzt schon ohne, den Schaukasten haben wir seit 40 Jahren!“, „Mit WhatsApp war es doch umsonst“ oder „Warum brauchen wir überhaupt sowas?“ „Nur damit wir „mitten drin statt nur dabei“ sagen können?“ All diese Feststellungen könnten Sie jetzt sachlich entkräften, aber vielleicht schießen Sie lieber mit gleicher Münze zurück: „Sollen wir uns jetzt nicht auch wieder AOL und T-Online E-Mail-Adressen anschaffen? Ist das Telex nicht noch im Keller?"
Klingt brüsk, aber ist ähnlich simplifizierend wie der Vorschlag, mit einem einfachen Messenger wie WhatsApp ein komplexes Intranet mit einer Informationsarchitektur abbilden zu wollen. Was wollen sie damit erreichen? Wollen Sie die interne Kommunikation verbessern, Mitarbeiterbindung und die Employee Experience steigern? Wenn sie letzteres wollen und nicht nur etwas chatten, dann brauchen sie eine Mitarbeiter-App. Wenn Sie nicht affin zum mobilen Internet und sozialen Medien sind, ok, aber die Mehrheit aller Nutzer sieht es leider anders. Und wie halten Sie sonst mit Entwicklungen schritt, die nun mal Digitales erfordern? Was wir damit sagen wollen: Sie brauchen ein Kommunikationsmedium, das zu unserer Zeit passt. Das sind Mitarbeiter-Apps.
Echtzeit Kommunikation für alle ist ganz eindeutig das große Thema und das wird auf den Smartphones stattfinden, erst sekundär wird es in den Büros die klassischen Desktop-Anwendungen wie Outlook oder Intranet-Portale alter Art überflüssig machen. Das Smartphone bestimmt heute die IT-Architektur aller Mitarbeiter stärker als jedes andere Gerät oder Service. Die Mitarbeiter-App ist der Digital Workplace für alle. Die E-Mail wird mehr und mehr davon abgelöst, denn sie hat eine hohe Formalisierung im Vergleich zum Chat.
Privat haben alle schon längst den Weg zur Instant Kommunikation eingeschlagen, aber betrieblich ist die E-Mail noch immer ungeschlagen. Dabei ist schon heute eindeutig, dass für die interne Kommunikation im Unternehmen die E-Mail überholt ist. Für die informelle Kommunikation der Neuzeit brauchen Sie die passenden Werkzeuge. Es sind aber nicht die gleichen Tools wie im privaten Umfeld, sondern effiziente Werkzeuge, die auf Kommunikation, Produktivität und Erfolg ausgerichtet sind. Das sind Mitarbeiter-Apps.
Wir wünschen Ihnen bei Ihrem Mitarbeiter-App-Projekt schon jetzt genau das, nämlich viel Erfolg!
Fordern Sie einfach eine Demo unserer Quiply Mitarbeiter-App an. Sie können uns natürlich auch gerne jederzeit eine E-Mail an hello@quiply.com senden.