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It´s fun to use at work: B.Y.O.D. ! Private Smartphones nutzen für die Mitarbeiter-App

Und auch wenn wir den Refrain noch immer lieben: Mit dem Popklassiker von Village People "Y.M.C.A." hat das Kürzel BYOD nichts gemein. Der Trend BYOD steht für "Bring-Your-Own-Device" und beschreibt, dass Mitarbeiter auf ihren privaten Geräten betriebliche Informationsdienste nutzen statt auf ausschliesslich als Dienstgeräten deklarierten Rechnern. BYOD erfasst dabei nicht nur den Arbeitsplatzrechner wie Dektop und Laptop, sondern heute natürlich zu allererst das private Smartphone.
Laut einer Studie aus dem Jahr 2018 gestatten 89% der Führungskräfte ihren Mitarbeitenden BYOD am Arbeitsplatz – viele Experten für Unternehmenskommunikation und Digitalisierung sehen den Trend als die typisch für den betrieblichen Alltag der Zukunft.

BYOD: Mitarbeiter-Apps auf privaten Smartphones einzusetzen macht Sinn

Die Frage, ob man BYOD nutzen soll, um eine Mitarbeiter-App bei allen Mitarbeitern einzuführen, treibt natürlich besonders viele Personen an, die sich mit Unternehmenskommunikation beschäftigen. Diese Fragestellung behandelt auch eine Studie der Universität Siegen aus dem Jahr 2015. Dort wurden diverse verschiedene öffentliche Verwaltungen zum Thema BYOD befragt und die Studienergebnisse lassen aufhorchen: 46% der Mitarbeitenden in Verwaltungen "nutzen private Devices wie Smartphones und Tablets für dienstliche Zwecke"*. Wiederum 72% dieser Mitarbeitenden tun dies ohne Erlaubnis. Eine gute Möglichkeit um diese Art der Nutzung zu Bündeln, unter vereinbarte Regelungen zu stellen und das ganze datenschutztechnisch auf sichere Füße zu stellen, ist eine Mitarbeiter-App.

Kritische Stimmen zu BYOD Ansätzen

Neben den zahlreichen Vorteilen von BYOD gibt es natürlich auch kritische Stimmen, die eine differenziertere Perspektive einnehmen. Hier gilt es konkret darauf zu achten, wofür BYOD konkret verwendet wird, welche Daten auf den Devices landen und wie diese genutzt werden.

Dieser Artikel stellt zunächst 6 Vorteile von BYOD vor, bevor er sich mit den Risiken und Nebenwirkungen von eigener Gerätenutzung in Unternehmen befasst. Am Ende wird dargestellt, wie es sich konkret bei eigenen Smartphones verhält, wenn man eine Mitarbeiter-App einführt.

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6 Vorteile des BYOD-Konzeptes für Mitarbeiter-Apps

  • Bessere Erreichbarkeit
  • Gesteigerte Produktivität
  • Flexibilität
  • Gesenkte Kosten
  • Attraktivität des Arbeitgebers
  • Mitarbeitendenzufriedenheit

1. Bessere Erreichbarkeit

Gerade bei Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Flexibilität erfordern und die nicht an einem festen Büro Arbeitsplatz ausgeführt werden ist es für die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden zuträglich, wenn die Kommunikation über ein Endgerät stattfinden kann. Gerade bei Tätigkeiten wie beispielsweise dem Außendienst müssen die Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Devices für dienstliche und private Tätigkeiten hin- und herwechseln. Das führt dazu, dass die Kommunikation nicht immer reibungslos verläuft. Diese Problematik lässt sich mit BYOD einfach und effizient lösen.

2. Gesteigerte Produktivität

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 benutzen Menschen in Deutschland ihr Smartphone täglich 2,1 Stunden lang. Bei den Millenials kann die Nutzung in einem von vier Fällen sogar über 4 Stunden täglich betragen. Bei solch einer Nutzungsdauer sind Smartphonenutzende Profis an den eigenen Geräten. Man ist den täglichen Umgang mit dem eigenen Gerät gewohnt und als Gewohnheitstier greift man lieber zu den Dingen, die man bereits verstanden und verinnerlicht hat. 

Mit dem eigenen Device ist eine deutlich effizientere Arbeitsweise möglich. Zudem beugt die Nutzung des eigenen Endgeräts IT Frustration vor. 

3. Flexibilität

Wer kennt es nicht - während man privat bereits die neueste Smartphone-Generation benutzt muss man aufgrund von Verträgen, Lizenzen, oder Vorratsgeräten im Unternehmen auf ältere Modelle umsteigen. Mit BYOD ist dieses Problem passe, denn die Mitarbeitenden können selbstständig entscheiden, welches Endgerät sie nutzen möchten. 

Die Mitarbeitenden haben dabei die Möglichkeit immer und überall auf relevante Informationen zurückzugreifen. Dabei spielt es dann keine Rolle, ob man gerade am Strand in Malibu liegt, oder sich im Home-Office befindet.

Auch in Krisenzeiten wie während der Corona-Pandemie ist man mit BYOD deutlich flexibler unterwegs - es ändert sich nur der Ort, an dem das Device genutzt wird, am Device selbst ändert sich nicht. BYOD ist daher absolut krisensicher. 

4. Gesenkte Kosten

Durch die Nutzung der eigenen Devices haben Firmen die Möglichkeit Hardware- und Lizenzkosten zu sparen, die im Vorfeld zu hohen Kosten geführt haben. Auch die IT-Abteilung wird deutlich entlastet, wenn Mitarbeitende täglich mit den gleichen Geräten arbeiten - der Supportaufwand verringert sich erheblich. Zudem sind keine langen Einarbeitungszeiten notwendig. Der Arbeitgeber kannn hierfür auch einfache Regelungen treffen, wie er den betrieblichen Anteil vergütet. Die Nutzung des privaten Gerätes bezuschusst zu bekommen und sich somit auch beim nächsten Gerätezyklus wieder ein tolles Gerät leisten zu können, empfinden viele Arbeitnehmer als motivierend. Je nach Umfang der Nutzung kann man diesen Zuschuss anteilig bemessen und ist für den Arbeitgeber in vollem Umfang absetzbar. Für den Arbeitnehmer entsteht ein Zusatz, der allerdings versteuert werden muss.

Auch nicht zu unterschätzen ist die Wahrscheinlichkeit des Verlustes von Geräten: es ist erheblich unwahrscheinlicher sein Smartphone zu verlieren, wenn Mitarbeitende nur ihr eigenes Smartphone nutzen, anstatt von zwei oder mehr Geräten.

5. Attraktivität des Arbeitgebers

Gerade in Zeiten in denen die Digital Natives die Unternehmenskultur maßgeblich beeinflussen möchten Arbeitgeber sich möglichst attraktiv präsentieren, um bestmöglich qualifizierte Kräfte für das eigene Unternehmen zu akquirieren. Während in den 2000er Jahren ein Firmenlaptop noch als Statussymbol und positives Zeichen bei Neueinstellungen galt hat sich das Blatt mittlerweile komplett gewendet: eigene Firmendevices gelten als rückschrittlich und hinderlich für ein dynamisches Arbeitsumfeld.  

So kann es durchaus dazu führen, dass das Arbeitgeberprofil darunter leidet, wenn die technische Ausrüstung der Mitarbeitenden veraltet ist. 

6. Mitarbeitenden-Zufriedenheit

BYOD steht in vielen Fällen für eine Win-Win Situation. Bei firmeneigenen Geräten gibt es häufig strenge Richtlinien und Vereinbarungen, die die private Nutzung von Devices regeln. Dieses teilweise unsichere Gefühl (Was darf ich, was darf ich nicht?) kann komplett ad acta gelegt werden. Mitarbeitende die sich nicht kontrolliert fühlen, sondern denen Vertrauen geschenkt wird sind außerdem deutlich produktiver. Zudem fühlt man sich einfach wohler, wenn man mit dem eigenen und vor allen Dingen vertrauten Gerät arbeiten kann.

Risiken und Nebenwirkungen von BYOD

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Auch ein Konzept mit so vielen Vorteilen bringt natürlich einige Risiken und Nachteile mit sich. BYOD setzt Vertrauen in die eigenen Mitarbeitenden voraus und entzieht ein stück weit die Kontrolle über die Mitarbeitenden - zumindest IT seitig. Desweiteren gibt es das Risiko der Datensicherheit, falls ein Device verloren geht und sich darauf sensible Unternehmensdaten befinden, oder ein Device gehacked wird. 

BYOD im Rahmen einer Mitarbeiter-App auf privaten Smartphones

Die möglichen Nachteile des BYOD Trends können einem die vielen Vorteile natürlich madig machen. Deshalb ist es natürlich von großer Wichtigkeit die relevanten Punkte zu analysieren und möglichst zu beheben. Für die Einführung von Quiply - der MitarbeiterApp sind die meisten BYOD Nachteile nicht relevant, bzw. lösbar.

Datensicherheit gewährleistet, trotz möglichem Deviceverlust

Quiply - die MitarbeiterApp speichert keine Daten auf den Devices, sondern in einer Cloud. Bei Verlust eines Devices meldet die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter den Verlust an den Administrator des Unternehmens, der das Konto der Person sofort sperren kann. Da keine Daten auf dem Device gespeichert sind können so auch keine Daten gestohlen werden.

Natürlich stehen unsere Server in der europäischen Union, weshalb Quiply DSGVO-konform arbeitet. 

Verschlüsselung und Netzwerksicherheit - Hacker müssen draußen bleiben

Durch unseren sicheren Hoster, sowie unsere aufwändige Verschlüsselung sind Daten bei uns sicher vor Angriffen von Hackern.  Alle übertragenen Daten sind mit TLS 1.2 und PFS verschlüsselt und Sicherheitsvorfälle werden 24 Stunden am Tag an unser Team weitergegeben. Zudem ist der Zugang zum Quiply-Netzwerk auf ein Kernteam begrenzt und wir nehmen mehrfach täglich Sicherungskopien vor. Unsere Uptime beträgt daher 99,9%.

Sensible Daten innerhalb der App - Jede Person sieht das was sie soll

Nicht alle Mitarbeitenden sollen alles sehen können. Um das zu gewährleisten gibt es bei Quiply ein Rollen- und Rechtekonzept, welches gemeinsam mit dem hauseigenen Customer Success Management eruiert und festgelegt wird. So sehen die richtigen Leute die richtigen Informationen.

Aufklärung der Mitarbeitenden - Informationen und Regeln müssen vorher geklärt sein

Die Mitarbeitenden müssen vor Nutzung einer Mitarbeiter-App über die Datensicherheit aufgeklärt werden. Außerdem macht es Sinn im Vorfeld Verhaltensregeln und eine Nettiquette festzulegen. Im Zuge von Compliance sollten Mitarbeitende über Pflichten, Rechte und Gefahren im Umgang mit einer App auf ihrem Mobile Device informiert werden. Dabei hilft eine Nutzungsvereinbarung, die im Vorfeld gelesen und bestätigt werden sollte. 

BYOD - bei einer MitarbeiterApp ist ein sinnvoller Ansatz

Auch wenn die Einführung eines BYOD Systems in einem Unternehmen gewisse Stolpersteine mit sich bringt, sind diese bezüglich der Einführung einer MitarbeiterApp durchaus lösbar. Durch die Cloudspeicherung, die hohen Sicherheitsstandards und die DSGVO-Konformität erledigen sich die meisten Hindernisse von vorn herein. Bei der Mehrzahl aller Mitarbeiter-App Projekte ist BYOD eh der Standard, ca. 80-90% aller Projekte laufen auf privaten Geräten.

So können Mitarbeitende besser erreicht werde, produktiver und flexibler Arbeiten und man spart auch noch Kosten dabei. Zudem lässt sich so ein attraktives Arbeitgeberprofil schärfen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Oder wie es die Village People besingen würden:

B.Y.O.D. is everything for employees to enjoy...

*Quelle: Niehaves, B. / Köffer, S. / Ortbach, K. (2015): Gefährliche Ignoranz? –
Bring-Your-Own-Device, IT Consumerization und Co in der öffentlichen
Verwaltung. Berlin: Nationales E-Government Kompetenzzentrum e.V.
(Hrsg.), ISBN 978-3-946209-00-3.