Digitales Onboarding mit einer App

Neue Mitarbeitende bringen frischen Wind und oft auch neue Ideen mit in ein Unternehmen. Sie haben aber auch viele Fragen, gerade zu Anfang. Durch die Corona-Pandemie verändert sich die Arbeitswelt und new work wird sich auch langfristig in immer mehr Unternehmen etablieren. New work – das bedeutet eine moderne und flexible Form der (Büro)-arbeit, zu der vor allem das Homeoffice und die ortsunabhängige (remote) Arbeit beitragen. Mitarbeitende, die mobil arbeiten und nicht klassisch ins Büro kommen, benötigen jedoch auch eine andere Form des Onboardings: Digital muss es sein. In diesem Artikel erfahren Sie, was digitales Onboarding bedeutet und wie Sie es für Ihr Unternehmen nutzen können.

Was genau ist ein Onboarding?

Der Begriff Onboarding beschreibt die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Dabei wird ihnen vermittelt, welche Werte im Unternehmen wichtig sind und welche Regeln gelten. Das Onboarding kann zwischen sechs bis zwölf Monaten andauern und umfasst:

• Leitfäden zur Arbeitssicherheit und rechtstreuem Verhalten am Arbeitsplatz
• die Betriebsbindung der neuen Mitarbeitenden zu fördern
• Stress im Arbeitsalltag vorzubeugen bzw. die Mitarbeitenden bei der Bewältigung zu
  unterstützen
• Aufzeigen der Rolle bzw. Identität der Mitarbeitenden im Unternehmen
• Erweiterung der arbeitsrelevanten Kenntnisse und Fähigkeiten

Das Onboarding sollte in jedem Fall strukturiert verlaufen, weshalb die Planung im Vorhinein besonders wichtig ist, denn: Der erste Eindruck zählt – und das bezieht sich auf beide Seiten. Neue Teammitglieder, die am ersten Arbeitstag nicht richtig in Empfang genommen werden und für die sich niemand verantwortlich fühlt, erleben einen negativen Start in den neuen Job, der der Motivation und Bindung zum Unternehmen nachhaltig schadet. Im schlimmsten Falle kündigen Mitarbeitende nach einem solchen Erlebnis noch während der Probezeit oder noch gleich am selben Tag. 

Die drei maßgeblichen Vorteile eines strukturierten Onboardings sind aus Unternehmenssicht:

• Anfangsfluktuation kann verhindert werden
• Schnellere fachliche Integration
• Bessere soziale Integration

Hauptverantwortlich für das Onboarding-Programm sind die Führungskräfte im Unternehmen, denn ihr Job ist das Personalmanagement. Sollte Zeitmangel bestehen, können jedoch auch erfahrene Kolleg:innen Teile des Onboardings übernehmen. Diese müssen ihre Aufgaben genau kennen und auch genügend Zeit für Rückfragen der Onboardees haben. Ganz aus dem Onboarding heraushalten, sollten sich Führungskräfte jedoch nie, denn dadurch entsteht der Eindruck einer Zwei-Klassen-Gesellschaft innerhalb des Unternehmens, was einen nachhaltig schlechten Eindruck auf das neue Teammitglied haben kann. 

Ziel des Onboardings aus Unternehmenssicht ist es, die Anzahl der Kündigungen während der Probezeit oder allgemein vor dem Start besonders produktiver Mitarbeit, zu verringern. Diese Kündigungen (Fehleinstellungen oder Bad Hires genannt) schaden dem Unternehmen nicht nur finanziell, sondern können auch für einen schlechten Ruf und dadurch sinkende Bewerberzahlen sorgen. 

Klassisches Onboarding

Das klassische Onboarding ist in drei Phasen unterteilt. 

Preboarding befindet sich zeitlich zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag. Dabei geht es vor allem um die soziale Integration der neuen Mitarbeitenden in das Team und Unternehmen. Neben ersten fachlichen Kompetenzen und organisatorischen Aspekten, soll den Neuen im Team gezeigt werden, dass man sich im Unternehmen um sie kümmert. Wichtige Informationen über Arbeitskleidung, Arbeitszeiten, Pausen und vieles mehr, werden in dieser Phase kommuniziert.

Onboarding-Orientierung umfasst die ersten Wochen der neuen Mitarbeitenden. In dieser Phase zählt der erste Eindruck vom Team, den Vorgesetzten und dem Unternehmen als solchem besonders. Dem neuen Teammitglied sollte ein einwandfreier Arbeitsstart ermöglicht werden.

Onboarding-Integration bezeichnet die Phase, in welcher der Fokus auf eine strukturierte und effizient fachliche Einarbeitung gelegt wird. Durchdachte Einarbeitungspläne helfen den neuen Mitarbeitenden bei einem früheren und produktiveren Arbeitsstart.

Digitales Onboarding

Digitale Bewerbungsgespräche haben sich gerade durch die Corona-Pandemie immer weiter verbreitet und setzen sich in einigen Unternehmen sogar nachhaltig durch. So läuft es langsam auch mit dem digitalen Onboarding an. Der Vorteil dabei: Die Flexibilität für beide Seiten ist groß. Bewerbende sparen sich Zeit und Kosten für eine eventuelle Anreise zum Unternehmen und wo die Arbeit aus dem Homeoffice verrichtet werden kann, fallen keine Kosten für einen Umzug an. Für das Unternehmen hat dies den Vorteil, dass es mehr Bewerbende gibt und dadurch eine größere Auswahl an potenziellen Fachkräften. Denn was tun, wenn die oder der perfekte Mitarbeitende in Hamburg lebt, für die Arbeit aber nur ungern nach Köln ziehen würde und sich auf Stellen vor Ort nicht bewirbt? Digitales Onboarding kann online und von jedem Ort aus durchgeführt werden. Das bietet besonders Mitarbeitenden, die im Homeoffice beziehungsweise remote arbeiten, Flexibilität. Doch auch für Unternehmen mit Mitarbeitenden vor Ort kann digitales Onboarding einige Vorteile bieten. Zum Beispiel durch den Abbau von teuren Büroflächen und deren Stromverbrauch.

Gibt es spezielle Onboarding Apps?

Die Mitarbeiter-App von Quiply unterstützt durch smarte Digitalisierung auch Ihr digitales Onboarding. Warum Quiply? Ganz einfach: 

• Quiply bietet datenschutzkonforme Chats mit den Kolleg:innen und Vorsetzten, sowohl in Textform, als auch Sprachnachricht. Das senkt die Hemmschwelle für Rückfragen und findet in Echtzeit statt, um die Kommunikation zu beschleunigen.
• Wichtige Kontaktdaten der Betriebszugehörigen (Telefonnummer, E-Mail) sowie die integrierte Chat Funktion sind über Quiply in Sekundenschnelle auffindbar. 
  
  
• Chats und das Mitarbeiterverzeichnis stehen auch offline zur Verfügen und können jederzeit noch einmal nachvollzogen werden. 
  
  
• Sie planen einen Onboardingworkshop oder ein Event zum Kennenlernen? Schicken Sie den Onboardees gleich eine Einladung über die Mitarbeiter-App und erfragen Sie deren Verfügbarkeit. Auch Feedback lässt sich über die Mitarbeiter-App von Quiply mittels Umfragen generieren. Diese können mit wenigen Klicks in der App erstellt und an die Onboardees versendet werden. Als Vorlage gespeichert, können sie immer wieder verschickt werden, was den Arbeitsaufwand minimiert. Für die Onboardees ist das besonders übersichtlich.
  
  
• Sie möchten persönliche Videos zur Erklärung von Arbeitsschritten oder einen Willkommensgruß versenden? Das ist in wenigen Klicks über die Mitarbeiter-App möglich. 
  
  
• Ein markantes Glöckchen am rechten oberen Bildschirm signalisiert Neuigkeiten in der App. Durch die Einstellung von Push-Nachrichten wird auf neue Nachrichten und Änderungen in der App aufmerksam gemacht.
  
  
• Übersichtlichkeit und die Möglichkeit zur Individualisierung der App bieten Orientierung und ein leichtes Handling. 
  
  
• Quiply spart Kosten. Die App funktioniert nach dem BYOD-Prinzip (Deutsch: bring your own device). Sie kann von den Onboardees aus dem offiziellen App-Store oder Playstore auf deren eigene mobile Geräte heruntergeladen werden. 
   
• Mit Quiply gelingt die Kommunikation ganz unkompliziert und ist besonders für die technikaffine Generation Z ein echtes Highlight. 
  
  

Tipps für ein digitales Onboarding

Beim digitalen Onboarding sind die Planung im Vorhinein und die Durchstrukturierung des Prozesses noch wichtiger, als beim klassischen Onboarding, da der Aspekt der persönlichen Kommunikation eingeschränkt ist. Mit ein paar Kniffen gelingt es aber schnell, eine geeignete Vorgehensweise für den Prozess zu erarbeiten, die nachhaltige Vorteile für Ihr Unternehmen bieten kann. 

Zeitplan erstellen

Für das digitale Onboarding sollte mehr Zeit eingeplant werden, als für das klassische Onboarding, denn für Unternehmen, die damit noch nicht sehr vertraut sind, ist an vielen Stellen Umdenken gefragt. Idealerweise sollten Sie daher bis zu 12 Monate für den gesamten digitalen Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender einplanen. Das entlastet nicht nur die neuen Mitarbeitenden, sondern auch die Mentor:innen und Vorgesetzte selbst. Beim klassischen Onboarding kann vieles beim Zuschauen im Büro erlernt oder in der Mittagspause erfragt werden. Das digitale Onboarding benötigt dagegen mehr Kommunikationsaufwand und mehr Planung.

Digitale Mentoren

Um den neuen Mitarbeitenden auch den persönlichen Aspekt zu bieten, können Sie Video-Konferenzen in den Onboarding-Prozess einbinden. Ein virtueller Rundgang durch das Büro oder Gespräche mit den Kolleg:innen erleichtern den Einstieg und vermitteln ein persönlicheres Bild des Unternehmens. Regelmäßige Online-Meetings verbinden das Team und bieten feste Rituale im Arbeitsalltag. Auch die Zuweisung einer Mentorin oder eines Coaches im Team bietet eine gute Möglichkeit, die Hemmschwelle für Nachfragen zu senken. Diese/-r individuelle Ansprechpartner/-in wird zur Vertrauensperson im Unternehmen. Ziel dabei ist, dass sich das neue Teammitglied schnell als Teil der Unternehmensfamilie sieht und die Betriebsbindung vom ersten Tag an gestärkt wird.

Kommunikationstool nutzen 

Kommunikationstools sind das A und O beim digitalen Onboarding. Besonders gut eigenen sich Softwares für Videokonferenzen wie Zoom, Microsoft Teams, Skype oder Google Meet. Durch die persönlichen Gespräche kann Nähe aufgebaut werden, die für ein gutes Betriebsklima essenziell ist. Über die Funktion Bildschirm teilen können außerdem Arbeitsschritte und Routinen erklärt werden. So lässt sich der Blick über die Schultern der Kolleg:innen im Büro digital übersetzen und es müssen keine Abstriche gemacht werden. Auch die Möglichkeit, wichtige Besprechungen und Schulungen digital aufzuzeichnen, ist eine Möglichkeit, im Nachhinein noch einmal alles nachvollziehen zu können.

Digitales Onboarding automatisieren

Die Investition in Tools und Softwares zur Automatisierung des digitalen Onboardings lohnt sich. Das haben auch viele Unternehmen erkannt – laut der Studie von Haufe aus dem Jahr 2020 hat sich ergeben, dass bereits 22 % der befragten Unternehmen ein eigenes Budget für das Onboarding einplanen. Ein Viertel davon (23 %) fließt in digitale Tools. Diese lassen sich in Optik und Inhalt an die individuellen Bedürfnisse und die Corpoate Identity anpassen. 

Die Automatisierung des digitalen Onboardings spart Zeit und Geld. Softwares und Apps lassen sich in den Arbeitsalltag integrieren und erhöhen durch multimediale Aspekte wie den Einsatz von Text, Video oder Quiz den Lernfaktor. Durch Lernpakete und zeitliche Vorgaben haben die neuen Mitarbeitenden und auch das Team stets im Blick, wo sie im Onboarding-Prozess gerade stehen. Auch ein Teil der Mitarbeitereinführung lässt sich über die Apps und Softwarelösungen automatisieren. So können wichtige E-Mails vor dem Arbeitsstart nicht mehr vergessen werden, Chatbots beantworten Fragen und kleine Wissenstests verbessern die Kenntnisse über das Unternehmen auf spielerische Weise. 

Feedback einholen

Durch das Einholen von regelmäßigem Feedback zum Onboarding-Prozess können Fragen direkt geklärt und Probleme aus der Welt geschafft werden. Was war gut und was ist schlecht gelaufen? Vorgesetzte sollten die Neuen daher nach dem Onboarding um Rückmeldung zum Prozess und zum Arbeitsstart bitten, denn so kann für die Nächsten alles weiter optimiert werden.