Aufgaben erledigen mit System und Tools!

In unserer geschäftigen Welt ist es entscheidend, die eigene Zeit effizient einzusetzen und unsere Selbstorganisation zu optimieren. In diesem Artikel geben wir Ihnen Techniken an die Hand, mit denen Sie Zeit am Arbeitsplatz sparen und die Aufgabenverwaltung vereinfachen.

Weiterhin finden Sie Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement, darunter Zeitmanagement-Methoden und einige Denkanstöße für mehr Effizienz am Arbeitsplatz. So erledigen sie offene Aufgaben so einfach wie nie zuvor!

Inhalt:

1. Die Eisenhower-Methode: Klassiker im Zeitmanagement
2. Die Kanban-Methode: Aufgaben bildlich planen
3. Eine Mitarbeiter App als Aufgabenmanager: Aufgaben digital planen und teilen
4. Die Eat-The-Frog-Methode: Die größte Aufgabe zuerst erledigen
5. Einen Planer verwenden: Praktisches Werkzeug für bessere Organisation
6. Das Parkinsonsche Gesetz: Ein Sinnbild für Prioritätensetzung
7. Zeitsparende Technologien nutzen: Mitarbeiter Apps als Kommunikationstool
8. Die ALPEN-Methode: Gute Planung ist alles
9. Die ABC-Methode: So priorisieren Sie Aufgaben
10.  Die Ivy-Lee-Methode: Effizienzsteigerung bei der Erledigung von Aufgaben
11. Das Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20-Regel): Zeitmanagement verbessern
12. Die MoSCoW-Methode: Wie kann ich meine täglichen Aufgaben besser verwalten?
13. Die RICE-Methode: Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen
14. Die 2-Minuten-Regel: Aufgaben direkt erledigen

1. Die Eisenhower-Methode: Klassiker im Zeitmanagement

Die Eisenhower-Methode ist ein bewährtes Instrument, um das Zeitmanagement und die Leistung zu verbessern. Sie hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Dadurch können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die den größten Nutzen bieten und so Ihre Effizienz steigern. Die Eisenhower-Methode ist eine einfache Technik für Zeitmanagement. Sie kategorisiert Aufgaben in vier Quadranten:

❗⚠️ Dringend und wichtig - Sofort erledigen.

⚠️ Wichtig, aber nicht dringend - Planen Sie diese Aufgaben.

❗Dringend, aber nicht wichtig - Delegieren Sie, wenn möglich.

🤷 Weder dringend noch wichtig - Eliminieren oder aufschieben.

Die Eisenhower-Methode ist ein wertvolles Werkzeug, um die Selbstorganisation zu fördern und sicherzustellen, dass Ihre Zeit effizient genutzt wird. Probieren Sie es doch einmal selbst aus.

2. Die Kanban-Methode: Aufgaben bildlich planen

Diese visuelle Methode verwendet Boards, um Aufgaben in Spalten wie „To-Do“, "In Progress" und "Done" zu organisieren. Sie ermöglicht einen klaren Überblick über den Fortschritt der Aufgaben. Die Kanban-Methode eignet sich besonders für Menschen, die sich Arbeitsabläufe gerne bildlich vorstellen möchten. Denn hierbei werden selbst kleinste Arbeitsschritte und deren Fortschritt visuell dargestellt.

Das Kanban-System ist offen und im Allgemeinen haben alle Mitarbeitenden darauf Zugriff. Dadurch trägt diese Methode des Projektmanagements zu Transparenz im Unternehmen bei. Das Teamgefühl wird gestärkt und durch die Beteiligung aller entsteht Potenzial für wertvolle neue Ideen. Da die Kanban-Methode so einfach verständlich ist, lässt sie sich in nahezu jedes Unternehmen und Projekt integrieren.

Bei der Etablierung der Kanban-Methode in Ihrem Unternehmen kann Ihnen die Mitarbeiter App Quiply mit einer Vielzahl von Funktionen behilflich sein. Von der Aufgabenverwaltung bis zur Teamkommunikation und Datenanalyse – Quiply hilft dabei, produktiver und organisierter zu werden. Mithilfe der digitalen Pinnwand innerhalb der Mitarbeiter App können Sie Ihr Team über die Etablierung neuer Arbeitsmethoden informieren. In Echtzeit und DSGVO-konform. Ihre Mitarbeitenden können mittels anonymer Umfragen innerhalb der App auch gleich ihr Feedback dazu abgeben. Ob die neue Methode für Ihr Team funktioniert, finden Sie so schnell heraus.

3. Eine Mitarbeiterapp als Aufgabenmanager: Aufgaben digital planen und teilen

Mit der Mitarbeiterapp von Quiply beantwortet sich die Frage:“Wie nutze ich digitale Tools zur Aufgabenbewältigung?“ sehr einfach. Sie bietet ein neues Aufgabentool innerhalb der App für ein effizientes Aufgabenmanagement. Mit dem Tool können Sie einzelnen Nutzerinnen und Nutzern sowie ganzen Nutzergruppen Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum und Erinnerungen zuweisen. Nutzen Sie den Aufgabeneditor, um Aufgaben zu priorisieren und farblich zu akzentuieren. Digitale Checklisten, nummerierte Listen oder Aufzählungslisten innerhalb der Mitarbeiter App sind effiziente Werkzeuge zur Aufgabenbewältigung. Es war noch nie so einfach, Aufgaben digital zu verwalten!

Mit wenigen Klicks sehen Sie, welche Aufgaben heute auf dem Plan stehen, überfällig sind oder in der Zukunft anstehen. Erledigte Aufgaben werden mit Datum und Uhrzeit der Beendigung angezeigt und können jederzeit wieder eingesehen werden. Die Ersteller:innen der Aufgabe erhalten bei Beendigung eine praktische Push-Benachrichtigung und können Feedback und Kommentare direkt unter der Aufgabe in der App teilen. Bei sich wiederholenden Aufgaben können Vorlagen beliebig dupliziert und immer wiederverwendet werden. So hilft Ihnen die Mitarbeiter App Quiply dabei, Ihre täglichen Aufgaben besser zu verwalten.

4. Die Eat-The-Frog-Methode: Die größte Aufgabe zuerst erledigen

Diese Methode basiert auf dem Zitat "Wenn du morgens einen lebenden Frosch essen musst, dann solltest du dies als Erstes tun." Das sollten Sie aber bitte nicht wörtlich nehmen. Es bedeutet einfach, die unangenehmsten oder herausforderndsten Aufgaben des Tages zuerst zu erledigen. So verhindern Sie, wichtige Aufgaben aufzuschieben oder zu vergessen.

5. Einen Planer verwenden: Praktisches Werkzeug für bessere Organisation 

Ein Planer ist ein vielseitiges Werkzeug, das in verschiedenen Lebensbereichen eingesetzt werden kann, um Struktur, Organisation und Produktivität zu fördern. Ob im beruflichen Kontext oder für persönliche Ziele – Planer unterstützten dabei, Aufgaben und Termine zu verfolgen und Prioritäten zu setzen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie einen klassischen Papier-Planer oder eine digitale Anwendung nutzen, um ihr Zeitmanagement zu optimieren und ihre Ziele zu verfolgen. Ein Planer dient nicht nur als Aufbewahrungsort für To-Do-Listen und Termine, sondern auch als visuelle Darstellung Ihrer Pläne. So verfolgen Sie Ihren Fortschritt im Laufe der Zeit. Mit der richtigen Nutzung kann ein Planer zu einer unschätzbaren Ressource für die Selbstorganisation und das Erreichen persönlicher Erfolge werden.

6. Das Parkinsonsche Gesetz: Ein Sinnbild für Prioritätensetzung

Keine klassische Methode zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements, aber ein Sinnbild dafür. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass wir uns für eine Aufgabe immer so viel Zeit benötigen, wie dafür angesetzt ist. Wieso denn in drei Minuten fertig sein, wenn man drei Stunden Zeit hat? Das wirkt logisch, denn wir haben sicherlich alle schon mindestens einmal wichtige Aufgaben bis kurz vor Abgabetermin aufgeschoben. Dabei ist es egal, wie schwierig oder aufwendig die Aufgaben sind – wie lange wir dafür brauchen, hängt einzig und allein an der Deadline.

Zu viel Zeit für eine Aufgabe oder ein Projekt zur Verfügung zu haben, kann laut dem Parkinsonschen Gesetz dazu führen, dass keine klaren Prioritäten mehr gesetzt– und Aufgaben aufgeschoben werden. Aber warum ist das so? Dahinter steckt wohl, dass wir Menschen glauben, dass wir die gegebene Zeit für Aufgaben komplett nutzen müssen, um nicht den Eindruck zu erwecken, schlecht oder oberflächlich gearbeitet zu haben. Das Wissen um dieses Gesetz ist schon einmal der erste Schritt in Richtung Verbesserung. Knappere Zeitlimits wirken der Zeitverschwendung entgegen und sorgen für mehr Disziplin.

7. Zeitsparende Technologien nutzen: Mitarbeiter Apps als Kommunikationstool

Neben den verschiedenen Techniken für ein gutes Zeitmanagement und effizienteres Arbeiten können Sie sich auch zeitsparende Technologien zunutze machen. Nutzen Sie beispielsweise schon ein digitales Kommunikationstool wie die Mitarbeiter App Quiply? Diese ermöglicht es Ihnen, die gesamte Unternehmenskommunikation über nur eine App zu steuern. So gehen wichtige Informationen und Chats nicht verloren. 

In der Mitarbeiter App Quiply haben Sie alle Kommunikation auf dem eigenen Smartphone jederzeit griffbereit. Etwas ist unklar? Kein Problem, die smarte Chatfunktion ermöglicht es Ihnen, alle im Team jederzeit zu erreichen. Per Text- oder Sprachnachricht und 100 % DSGVO- und DSG-konform. Auch ein digitaler, geteilter Kalender ist innerhalb der App verfügbar. So wird kein wichtiger Termin mehr vergessen und Reservierungen für Meeting-Räume oder Equipment können ebenfalls darüber organisiert werden. Den flexiblen Kalender füllen Sie ganz nach Ihren wünschen – genau wie die Mitarbeiter App selbst. So eliminieren Sie private Messenger-Dienste, Mails und Fax, denn zu viel Kommunikation auf einmal ist ein wahrer Zeitdieb. Digitale Kommunikation ist schnell, sicher und transparent.

8. Die ALPEN-Methode: Gute Planung ist alles

ALPEN steht hierbei für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheiden, Nachkontrolle. Diese Methode hilft, realistische Zeitpläne zu erstellen. Sie ist eine beliebte Methode im Zeitmanagement.

Als Empfehlung für die ALPEN-Methode gilt, 60 % der Zeit für die aktive Arbeit einzuplanen und 40 % je zur Hälfte als Puffer und für soziale Aktivitäten wie einen Kaffee-Plausch mit den Kolleginnen und Kollegen oder eine Partie Kicker im Büro. Dadurch sind Pausen gewährleistet, die wiederum leistungssteigernd wirken.

Bei der Entscheidungsfindung kann die ALPEN-Methode gut mit der Eisenhower-Methode, dem Pareto-Prinzip oder der Eat-the-frog-Methode kombiniert werden. Terminliche Dringlichkeit und die Relevanz der Aufgaben für das Unternehmen sollten hierbei unbedingt beachtet werden.

„Keine dieser Methoden ist universell und unterschiedliche Menschen benötigen auch unterschiedlichen Ansporn, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Sie können durchaus mehrere Methoden miteinander kombinieren, um für sich die beste Herangehensweise an die Priorisierung von Aufgaben zu finden. Passen Sie die Methoden immer an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Ziele an““ 
Julia Maher, Customer Success Managerin bei Quiply

9. Die ABC-Methode: So priorisieren Sie Aufgaben

Bei dieser Methode geht es darum, Aufgaben zu priorisieren und in angemessener Zeit zu erledigen. Sie optimieren damit Ihr Zeitmanagement und Ihre Selbstorganisation. Teilen Sie Ihre Aufgaben in A, B und C ein, wobei A die wichtigsten Aufgaben sind, B die weniger wichtigen und C die unwichtigen. Das hilft, Prioritäten zu setzen.

A-Aufgaben: Sind besonders dringend und wichtig für das Unternehmen. Diese Aufgaben können nur Sie erledigen und daher haben sie oberste Priorität. Sie können und sollten aber nicht den ganzen Tag nur Aufgaben aus dieser Kategorie erledigen, da sonst andere in Vergessenheit geraten können. Als Richtwert gelten hier 1-2 A-Aufgaben pro Tag mit einer gesamten Dauer von 3 bis 3,5 Stunden.

B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend. Hierbei können Sie überprüfen, ob diese gleich heute oder im Laufe der Woche erledigt werden können. Müssen Sie hier alle Aufgaben selbst erledigen oder können Sie sie an ein Mitglied Ihres Teams delegieren? Schauen Sie sich um, ob es Expertinnen und Experten um Sie herum gibt, die diese Aufgaben viel schneller erledigen können. So gewinnen Sie mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Als Empfehlung gelten hier bis zu 3 B-Aufgaben mit einer Gesamtdauer von bis zu 1,5 Stunden.

C-Aufgaben: Diese sind dringend, aber nicht wichtig. Dazu zählen Aufgaben wie Mails oder Papierkram, die zwar erledigt werden müssen, das Unternehmen aber nicht direkt voranbringen. Da diese Aufgaben wahre Zeitfresser sind, sollten Sie dafür eine knappe Bearbeitungsdauer von unter einer Stunde einplanen.

Erstaunlich bei dieser Methode ist, dass viele Menschen, die sie zum ersten Mal benutzen, bemerken, wie viel Zeit die C-Aufgaben wirklich in Anspruch nehmen. A-Aufgaben können dabei viel zu wenig Aufmerksamkeit erhalten, wobei Sie jedoch mit einer gut geplanten Bearbeitungszeit Abhilfe schaffen können.

Als Faustregel gilt: A-Aufgaben sollten mindestens 60 % ausmachen, B-Aufgaben 25 % und C-Aufgaben 15 %. Der gesamte Arbeitstag sollte jedoch nur zu 75 % verplant werden, um Puffer für spontane Veränderungen oder länger dauernde Prozesse zu lassen. Die Planung hilft dabei, offene Aufgaben schneller zu erledigen.   

10.  Die Ivy-Lee-Methode: Effizienzsteigerung bei der Erledigung von Aufgaben

Die Ivy-Lee-Methode verspricht, dass Sie damit in kürzerer Zeit viel mehr schaffen. Mit minimalem Aufwand sollen Sie hiermit zu besseren Ergebnissen gelangen und dabei auch deutlich motivierter sein. Schreiben Sie am Ende des Arbeitstags die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf und verbessern Sie dadurch Ihre Arbeitsleistung. Nach dem Aufschreiben werden Prioritäten gesetzt. Was ganz oben auf der Liste steht und somit am wichtigsten ist, wird auch zuerst – und zwar ohne Ablenkung – ausgeführt. Sobald die Aufgabe beendet ist, wird die Liste erneut überprüft. Stimmt die Reihenfolge noch oder haben sich die Prioritäten verändert? So arbeiten Sie immer die wichtigsten Aufgaben nacheinander ab. Was auf Ihrer Liste steht, hat bei der Ivy-Lee-Methode immer Vorrang und sollte abgeschlossen sein, bevor etwas anderes begonnen wird. Am Ende eines jeden Arbeitstages wird die alte Liste entsorgt und eine neue für den nächsten Tag erstellt. So gelingt Effizienzsteigerung bei der Erledigung von Aufgaben!

11. Das Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20-Regel): Zeitmanagement verbessern

Diese Methode besagt, dass etwa 20 % Ihrer Aufgaben 80 % Ihrer Ergebnisse ausmachen. Identifizieren Sie also die 20 % der offenen Aufgaben, die den größten Einfluss haben, priorisieren Sie diese. Das verbessert das Zeitmanagement und die Ergebnisse. Zeitfresser werden hier aussortiert, um mehr Platz für die Aufgaben zu schaffen, die Sie und Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Aber Vorsicht: Zu viele unabgeschlossene Aufgaben summieren sich und womöglich kann sich dadurch ein unbrauchbares Ergebnis einschleichen. Außerdem erreichen Sie mit 20 % Einsatz nach diesem Prinzip auch nur 80 % des maximalen Ergebnisses. Möchten Sie 100 % erreichen, müssen sie dennoch mit maximalem Einsatz arbeiten. Beim Pareto-Prinzip geht es darum, zu priorisieren, minderwichtige Aufgaben nach hinten zu verschieben und sich selbst zu strukturieren. Absoluter Perfektionismus ist hierbei nicht gefragt.

12. Die MoSCoW-Methode: Wie kann ich meine täglichen Aufgaben besser verwalten?

MoSCoW steht für Must have, Should have, Could have, Won't have. Die beiden O’s sind unbedeutend und dienen nur dazu, ein Wort zu schaffen. Bei dieser Methode werden Aufgaben in folgende Kategorien eingeteilt, um klarzustellen, was unbedingt erledigt werden muss:

➡️ Die MUST-Ziele sind absolut entscheidend für den Projekterfolg und unverhandelbar. Projekte scheitern, wenn diese Ziele nicht erfüllt sind, deshalb haben sie oberste Priorität.

➡️ Die SHOULD-Ziele können im schlimmsten Fall auf weitere Projekte verschoben werden. Im besten Fall werden sie aber erfüllt, um Projekte ohne Einschränkungen abzuschließen.

➡️ Die COULD-Ziele sind nice to have. Die Erfüllung dieser Ziele wird angestrebt, der Projekterfolg jedoch nicht an ihnen gemessen. Wenn wenig Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen, können diese Ziele vernachlässigt werden. Die COULD-Ziele sollten besonders in Betrachtung gezogen werden, wenn sie ohne großen Mehraufwand erfüllt werden können.

➡️ Unter WON’T werden Ziele definiert, um Abgrenzung zu schaffen und herauszustellen, was (noch) nicht angestrebt wird, aber in der Zukunft wichtig werden könnte.

Bei der Verteilung der Ziele sollten maximal 60 % in die MUST-Kategorie fallen. Die restlichen 40 % sollten sich ungefähr zur Hälfte aus SHOULD- und COULD-Zielen zusammensetzen. Die richtige Verteilung ist besonders wichtig, damit Projekte nicht ausufern und immer noch etwas Spielraum für Verzögerungen bleibt.    

13. Die RICE-Methode: Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen

Mit dieser Methode treffen Sie leichter Entscheidungen. RICE steht für Reach, Impact, Confidence, Effort. Bewerten Sie Aufgaben anhand dieser Kriterien, um ihre Priorität festzulegen. Es ist eine gute Methode zur Priorisierung von Aufgaben.

Die RICE-Methode ist ein anpassungsfähiges Bewertungsmodell, bei dem es darum geht, auszuformulieren und zu überlegen, wie genau sich Projektideen auswirken oder eben auch nicht auswirken. Diese Methode hilft dabei, Emotionen aus Entscheidungsprozessen zu beseitigen und durch logische Fakten zu ersetzen. Mittels der RICE-Methode können Sie sich also auf Basis guter Gründe zwischen mehreren überzeugenden Ideen entscheiden.

14. Die 2-Minuten-Regel: Aufgaben direkt erledigen

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Hier geht es darum, Aufgaben, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen. So wird weniger aufgeschoben und im schlimmsten Fall vergessen.

Beginnen Sie noch heute mit der Verbesserung Ihrer Selbstorganisation und Ihres Zeitmanagements und erleben Sie, wie die Mitarbeiter App Quiply Ihr Arbeitsleben revolutionieren kann.

Bringen Sie Ihr Zeitmanagement auf das nächste Level!

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel viele Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Aufgabenmanagement mit auf den Weg geben zu können. Optimieren Sie Ihre Arbeitszeit und priorisieren Sie Aufgaben einfacher. Nun sind wir auf Ihre Meinung gespannt: Haben Sie schon einmal eine dieser Methoden ausprobiert? Was sind Ihre Tricks, um offene Aufgaben zu erledigen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar und stehen Ihnen bei Fragen zum Thema Zeitmanagement und der Mitarbeiter App Quiply gerne zur Verfügung.