Sie haben sich also auf die Suche gemacht, wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können. Herzlichen Glückwunsch! Sie sind auf dem richtigen Weg, denn die Verbesserung der internen Kommunikation ist ein Schlüssel zu einem erfolgreichen und harmonischen Arbeitsumfeld.
Kommunikation ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Doch allzu oft wird die interne Kommunikation unterschätzt und vernachlässigt. Wenn Teammitglieder nicht effektiv miteinander kommunizieren können, kann dies zu Missverständnissen, Frustration und sogar einem Stillstand der Produktivität führen. Die gute Nachricht ist, dass die Verbesserung der internen Kommunikation kein Hexenwerk ist. Mit einem klaren Plan und dem Engagement, die Dinge Schritt für Schritt zu ändern, können Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen. In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen ein Konzept vor, wie Sie die Interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt verbessern können.
Was sind die Herausforderungen in der internen Kommunikation?
Wir leben in einer Welt, in der immer mehr Informationen immer schneller verarbeitet werden müssen. Dies führt uns zu der ersten Herausforderung bei der Verbesserung ihrer internen Kommunikation:
- Informationsüberflutung: Die Informationsüberflutung ist eine allgegenwärtige Realität in der Arbeitswelt, die die Art und Weise, wie wir kommunizieren und arbeiten, grundlegend verändert hat. Manche Mitarbeitende werden mit so großen Mengen an Informationen konfrontiert, dass sie Schwierigkeiten haben, diese effektiv zu verarbeiten, zu organisieren und zu verstehen.
- Missverständnisse: Wenn Informationen nicht klar und präzise übermittelt werden, können Missverständnisse auftreten. Dies kann zu Fehlinterpretationen und Fehlern führen.
- Fehlende Transparenz: Das Vertrauensproblem in der internen Kommunikation. Transparenz in der internen Kommunikation ist der Schlüssel zum Vertrauen der Mitarbeitenden und zur Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds. Wenn Transparenz fehlt, können sich Unsicherheit und Misstrauen ausbreiten, was langfristig schwerwiegende Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens haben kann.
- Unterschiedliche Kommunikationsstile und Präferenzen der Mitarbeitenden können die Kommunikation erschweren. Einige bevorzugen vielleicht persönliche Gespräche, während andere E-Mails oder Chat-Nachrichten bevorzugen.
- Hierarchische Barrieren: Diese können dazu führen, dass Mitarbeitende zögern, ihre Meinungen oder Bedenken gegenüber Führungskräften zu äußern.
- Technologische Herausforderungen: Verwendung von veralteten oder nicht miteinander kompatiblen Kommunikationstools und -plattformen.
- Zeitliche und räumliche Distanz: Räumliche Distanz, Remote-Arbeit und verschiedene Zeitzonen können die interne Kommunikation erschweren.
- Mangelnde Mitarbeiterbeteiligung: Mitarbeiterbeteiligung ist wichtig hilft, die interne Kommunikation zu verbessern. Ein Mangel führt zu einer einseitigen Kommunikation (Top-Down-Kommunikation).
- Mangel an klaren Kommunikationsrichtlinien: Gibt es in Ihrem Unternehmen klare Kommunikationsrichtlinien und -verfahren? Wenn nicht, ist es an der Zeit, klare Regeln zu schaffen, um Effizienz und Wirksamkeit der internen Kommunikation zu verbessern. Beginnen Sie beispielsweise damit, Kommunikationsregeln für effiziente Meetings aufzustellen. Ideen dazu finden Sie in diesem Blogartikel.
- Kulturelle Vielfalt: Berücksichtigen Sie, wie kulturelle Unterschiede und Vielfalt in einem Unternehmen die Kommunikation beeinflussen können. Sensibilität für kulturelle Unterschiede ist entscheidend.
Schritt 1: Ist-Situation analysieren, um die interne Kommunikation zu verbessern
Sie kennen nun alle möglichen Herausforderungen in der internen Kommunikation. Bevor Sie nun mit der Optimierung beginnen, ist es entscheidend, Ihre aktuelle Situation zu verstehen. Zuallererst gilt es zu überlegen, wer sich im Unternehmen mit der internen Kommunikation beschäftigt und wie viele Ressourcen dafür vorhanden sind: Gibt es Schnittstellen mit anderen Abteilungen, können Sie gegebenenfalls Aufgaben outsourcen?
Weiterhin sollten Sie herausfinden, wie die aktuelle interne Kommunikation bewertet wird und wie Ihre Mitarbeitenden das Unternehmen und die Kommunikation sehen.
Hierbei können Ihnen Mitarbeiterbefragungen helfen, um den aktuellen Stand Ihrer Unternehmenskommunikation einzuschätzen. Wie man eine gute Befragung aufbaut, finden Sie u.a. in diesem Artikel von haufe.de.
Darüber hinaus sollten Sie als Kommunikationsverantwortlicher natürlich auch immer ein Ohr nah an der Belegschaft haben und auch in Einzel- und Gruppengesprächen herausfinden, was die Mitarbeitenden beschäftigt.
Kommunikationsmittel und -wege analysieren
Nehmen Sie sich anschließend Zeit, um die Kommunikationsmittel und -wege in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Welche Tools werden bereits verwendet, und wo gibt es Verbesserungspotenzial?
Hierzu können Sie unsere Vorlage verwenden, die ähnlich wie eine SWOT-Analyse funktioniert: Tragen Sie in den Feldern jeweils Ihre Kommunikationsmittel ein und bewerten Sie diese nach den Ihnen gewünschten Kriterien, z.B. wird das Kommunikationsmittel medial oder direkt vermittelt, wird nur die reine Information wiedergegeben oder ist ein Dialog möglich?
Bild 1: Ausgefüllte Vorlage für verwendete Kommunikationsmittel im Unternehmen
Tragen Sie alle Ihre Kommunikationsmittel bzw. Kanäle ein und verschaffen Sie sich so einen groben Überblick: Was ist wofür geeignet? Welche Bedürfnisse, die in der Mitarbeiterbefragung aufgedeckt worden sind, werden noch nicht abgedeckt?
(Vergl. dazu auch: Ulrike Führmann, Klaus Schmidbauer (2016): Wie kommt System in die interne Kommunikation? Potsdam.)
Schritt 2: Eine klare Strategie zur Verbesserung der internen Kommunikation entwickeln
Eine erfolgreiche Veränderung beginnt mit einer klaren Vision. Überlegen Sie, wie die ideale interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen aussehen sollte. Stellen Sie sich vor, dass Informationen nahtlos fließen, Teammitglieder effizient zusammenarbeiten und alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Diese Vision wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu definieren und den Weg dorthin zu planen.
Um diese Vision zu erlangen und eine dazugehörige Strategie zu entwickeln, können Sie sich an folgenden Steps orientieren:
Verstehen Sie Ihre Ziele und Zwecke
Beginnen Sie damit, die langfristigen Ziele und Zwecke Ihrer internen Kommunikation zu verstehen. Was möchten Sie durch die Kommunikation erreichen? Dies könnte zum Beispiel die Verbesserung der Mitarbeiterbindung, die Förderung einer offenen Unternehmenskultur oder die Steigerung der Produktivität sein.Halten Sie fest, ob diese Ziele kurz- mittel oder langfristig erreicht werden können. Außerdem sollten Sie diese Ziele nach den SMART-Kriterien überprüfen. Ist das Ziel Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert?
Unten finden Sie ein Beispiel, wie man dies angehen kann und eine weitere Vorlage, mit der Sie schnell und einfach Ihre Ziele eintragen können.
Abb. 2: Beispiel für den Smart-Check Ihrer Ziele
Analysieren Sie Ihre Zielgruppen
Identifizieren Sie Ihre Hauptzielgruppen, das heißt, die Mitarbeitenden, die von Ihrer internen Kommunikation erreicht werden sollen. Berücksichtigen Sie ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Kommunikationspräferenzen.
Ein Beispiel hierzu: Verschiedene Generationen haben unterschiedliche Präferenzen, wie Sie am liebsten kommunizieren. Haben Sie besonders viele junge Mitarbeitende aus der Gen Z? Dann sollten Sie darauf eingehen, dass die Kommunikation in dieser Generation hauptsächlich digital erfolgt. Lesen Sie dazu auch unser Whitepaper "Gen Z auf dem Arbeitsmarkt".
Bestimmen Sie die Botschaften
Überlegen Sie zuerst, wie Sie Ihr Unternehmen positionieren möchten. Wie möchten Sie als Unternehmen wahrgenommen werden? Im Anschluss definieren Sie Kernbotschaften, die Sie vermitteln möchten und die Ihre Positionierung stärken. Die Botschaften sollten klar, prägnant und relevant für Ihre Ziele und Zielgruppen sein. Für gesonderte Kommunikationsthemen wie z.B. Kommunikation in Krisen, sind diese Botschaften gesondert zu behandeln.
Entwickeln Sie Themen und Ideen
Nun können Sie dazu übergehen, sich schon einmal Kommunikationsthemen zu überlegen, die Ihre Ziele unterstützen, die Zielgruppe ansprechen und die Botschaften, die Sie vermitteln möchten, mit tragen. Kurz gesagt: Welcher Content, welche Aktionen sollen Ihre Kommunikationsstrategie begleiten?
Schritt 3: Erstellen Sie eine Roadmap
Entwickeln Sie eine klare Roadmap oder einen Aktionsplan, der die Schritte zur Umsetzung Ihrer Kommunikationsstrategie skizziert. Stellen Sie sicher, dass Meilensteine und Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Weiterhin sollten hier die einzelnen Projekte und Projektschritte, die für die Verbesserung der internen Kommunikation an gedacht sind, eingetragen werden. Denn die Verbesserung der internen Kommunikation umfasst häufig mehrere kleine Projekte und Projektschritte.
Im Internet finden Sie viele verschiedene Vorlagen, um einen solchen Projektplan zu erstellen. Eine große Auswahl kostenloser Vorlagen finden hat beispielsweise der Softwareanbieter Asana: https://asana.com/de/resources/project-plan-templates
Wenn Sie bereits einige Kommunikationsthemen zusammengetragen haben, sollten Sie sich einen Redaktionsplan erstellen. Dieser sollte u.a. folgende Punkte enthalten:
- Thema und kurze Beschreibung des Themas
- Redaktionelle Form: Welche Form soll der Beitrag haben? (Video, Text, Audio, Bilder)
- To Dos und konkrete Ziele
- Zeitplan – Bis wann soll der Beitrag veröffentlicht werden? Bis wann müssen Teilschritte fertig sein?
- Zielgruppe – Wen möchten Sie ansprechen?
- Instrumente bzw. Kanäle: Wo sollen die Beiträge veröffentlicht werden?
- Verantwortliche
- Status
Schritt 4: Neue Kommunikationstools einführen, um die interne Kommunikation zu verbessern
Sobald Sie eine grobe Strategie und einen Redaktionsplan haben, ist es Zeit, neue Werkzeuge einzuführen. Vielleicht ist bei Ihrer Analyse der Kommunikationstools und Wege herausgekommen, dass Sie zwar einige digitale Informationsmöglichkeiten nutzen, diese aber mehr informativen Charakter haben und wenig Dialog zulassen.
Hier könnte beispielsweise eine Mitarbeiterapp wie Quiply greifen, die beides bespielt: Die reine Informationsverteilung (auch „Top-Down-Kommunikation“) per Newsfeed mittels Channels, aber auch den Dialog und die „Bottom-up-Kommunikation“ mittels Einzel- und Gruppenchats und offenen Channels.
Aber auch direkt vermittelte Kommunikation sollte nie zu kurz kommen – dies kann beispielsweise im Rahmen von Meetings, Events, 1:1 Gesprächen u.v.m geschehen.
Wählen Sie Tools, die zu Ihrer Vision und Ihrer Zielgruppe passen und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können.
Schritt 5 : Schulung und Training für eine bessere interne Kommunikation
Die Einführung neuer Tools ist nur der Anfang. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie diese effektiv nutzen können. Schulungen und Informationen hierzu sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit den neuen Kommunikationsmitteln vertraut sind und diese effizient einsetzen können.
Viele Kunden von Quiply führen beispielsweise die Mitarbeiter-App mit Hilfe von kleinen Gewinnspielen ein, die die ersten Beiträge in Channels animieren und belohnen.
Oder Sie schulen Ihre Mitarbeitenden in Rahmen von internen Kommunikationstrainings (beispielsweise zum Thema Konfliktgespräche).
Schritt 6: Die interne Kommunikation aktiv fördern und ermutigen
Eine bessere Kommunikation erfordert aktive Förderung und Ermutigung. Schaffen Sie Foren für den Ideenaustausch, organisieren Sie regelmäßige Besprechungen und implementieren Sie Feedback-Mechanismen, um die Kommunikation zu fördern.
Essentiell hierbei sind Teamleiter und Führungskräfte - die Führungsebene sollte mit gutem Beispiel vorangehen und eine offene Kommunikationskultur fördern. Führungskräfte sollten transparent kommunizieren, Feedback einholen und die Bedeutung der internen Kommunikation betonen.
Außerdem hilft es, wenn Sie klare Richtlinien und Verfahren für die interne Kommunikation entwickeln. Diese sollten die Erwartungen an die Kommunikation der Mitarbeitenden festlegen und sicherstellen, dass Informationen effektiv geteilt werden.
Offene Gespräche fördern: Schaffen Sie Gelegenheiten für offene Gespräche und den Austausch von Ideen. Mitarbeitende sollten sich frei fühlen, ihre Meinungen zu äußern, ohne Angst vor Konsequenzen haben zu müssen.
Schritt 7: Interne Kommunikation messen
Die Messung des Erfolgs interner Kommunikation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen effektiv sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen. Eine gutes Kommunikationskonzept beinhaltet auch die fortlaufende Messung der angewandten Maßnahmen und eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Themen.
Hier sind einige konkrete Beispiele, wie Sie den Erfolg der internen Kommunikation messen können:
Mitarbeiterbeteiligung:
Beobachten Sie die Beteiligung der Mitarbeitenden an internen Kommunikationsinitiativen wie Schulungen, Workshops oder Diskussionsforen. Ein Anstieg der Teilnahme kann auf ein gesteigertes Interesse hinweisen.
Mitarbeiterumfragen:
Auch zur Messung sind Mitarbeiterumfragen ein wertvolles Tool, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der internen Kommunikation zu bewerten. Fragen könnten die Verständlichkeit von Informationen, die Häufigkeit von Updates und das allgemeine Kommunikationsklima betreffen.
Feedbackmechanismen:
Verfolgen Sie die Anzahl der eingegangenen Mitarbeiterfeedbacks. Ein Anstieg des Feedbacks kann darauf hinweisen, dass die Mitarbeitenden sich mehr beteiligen und aktiver an der Kommunikation teilnehmen.
Öffnungsraten von Nachrichten:
Achten Sie auf die Öffnungsraten von internen E-Mails oder Nachrichten. Eine hohe Öffnungsrate zeigt an, dass die Mitarbeitenden die Informationen tatsächlich lesen und beachten.
Nutzung von Kommunikationstools:
Analysieren Sie die Nutzung von internen Kommunikationstools. Eine steigende Nutzung kann auf eine effektivere Kommunikation hinweisen. In der Mitarbeiterapp von Quiply gibt es umfassende Analysetools, die die Messung der internen Kommunikation erleichtern und natürlich die Anonymität und den Datenschutz gewährleisten. Mehr zu den Funktionen von Quiply finden Sie hier.
Schritt 8: Erfolge feiern und die interne Kommunikation weiter verbessern
Vergessen Sie nicht, Erfolge zu feiern! Teilen Sie Erfolgsgeschichten über gelungene Kommunikation und die positiven Auswirkungen auf das Unternehmen. Dies wird Ihr Team motivieren und den Wert einer verbesserten internen Kommunikation unterstreichen.