Warum kleine Schritte der Schlüssel zur Aufgabenerledigung sind!

Sicher kennen Sie das auch: Die Tage, an denen uns alles so richtig schwerfällt. Wir haben zwar viel zu erledigen, doch es geht kaum voran. Vor allem die unangenehmen, mühsamen Aufgaben schieben wir dann gerne vor uns her. Im schlimmsten Fall entstehen aus dieser „Aufschieberitis“ aber irgendwann enormer Stress und Zeitdruck.

Weil wir dieses Problem selbst bestens kennen, haben wir für Sie ein paar Tipps und Tricks für mehr Motivation im Job und das schnellere Erledigen von Aufgaben zusammengestellt!

Inhalt:

1. 10 Tipps für mehr Produktivität und Motivation auf der Arbeit
2. Extra-Tipps für mobile Mitarbeitende
3. Techniken für mehr Motivation im Job und sichtbare Ergebnisse
4. So schreiben Sie eine hilfreiche To-do-Liste!

1. 10 Tipps für mehr Produktivität und Motivation auf der Arbeit

Bezwingen Sie den täglichen Berg an Arbeit in kleinen Schritten. Mit Hilfe der folgenden 10 Tipps können Sie Ihre Aufgaben effizienter und schneller erledigen:

1. Ausgiebig frühstücken

Morgens zu frühstücken, beugt einem niedrigen Blutzuckerspiegel vor, der uns unwohl fühlen lässt und müde macht. Sie können sich besser konzentrieren und sitzen nicht mit einem grummelnden Magen in Meetings. Gut gestärkt, können Sie wichtige Entscheidungen treffen und Ihre beste Leistung abrufen. Einige Teams haben ein gemeinsames Frühstück sogar als Morgenritual etabliert und nutzen die gemeinsame Zeit zum Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen über alles, was am Tag ansteht. Solche Rituale unterstützten nicht nur die Verbundenheit im Team – so sind auch gleich alle auf dem neusten Stand. 

2. Erstellen Sie einen Tagesplan

Als ersten Schritt des Tages können Sie sich einen Schlachtplan erstellen, der Sie über den Tag begleitet. So wissen Sie stets über den Tag verteilt, was als Nächstes ansteht. Auch wenn es wieder einmal chaotisch wird, geht so keine wichtige Aufgabe verloren. Der Plan muss nicht minutiös geplant sein und darf noch etwas Platz für spontane Erledigungen haben. Er kann aber dabei helfen, zu priorisieren und sollte auf jeden Fall wichtige Deadlines und Termine beinhalten. Wie Sie einen Tagesplan bzw. eine To-do-Lister erstellen, sehen Sie hier.

3. Das Wichtigste zuerst abarbeiten

Steigern Sie die Schwierigkeit Ihrer Aufgaben lieber über den Tag hinweg oder sind Sie beruhigt, wenn das Schlimmste schon abgearbeitet ist? Zugegeben: So geht es den meisten Menschen. Deshalb empfiehlt es sich, die herausforderndsten Tätigkeiten an den Anfang des Tages zu legen oder eben an die Stelle des Tages, an der Sie sich am produktivsten fühlen. Wenn Sie die Prioritäten zuerst abarbeiten, haben Sie bereits einen großen Teil Ihrer Arbeit erledigt. So habewn Suie so den großen Vorteil, nicht von über den Tag anfallenden Aufgaben überrollt zu werden. Wer mittags bereits alles Wichtige erledigt hat, hat allgemein einen entspannteren Tag. So kommen Sie auch nicht in die Bedrängnis des Mittagstiefs. Denn viele Menschen fühlen sich nach dem Mittagessen müde und erledigen dann lieber Aufgaben, die weniger Konzentration erfordern.

4. Lernen Sie jeden Tag etwas Neues dazu

Verbringen Sie zwischen Ihren anstehenden Aufgaben auch immer etwas Zeit mit dem Lesen der News, um über Veränderungen informiert zu sein. Das verschafft Ihnen in vielen Jobs einen großen Vorteil. Lernen Sie jeden Tag etwas Neues hinzu und fordern Sie dabei Ihr Gehirn heraus. Das bietet willkommene Abwechslung zu den täglich anstehenden Aufgaben, die auch mal etwas langweilig werden können. 

5. Keine Mails am Morgen beantworten

Ja, dieser Tipp klingt für viele Menschen erst einmal merkwürdig, denn ist das nicht das Erste, was wir morgens machen? Die Mails checken und bearbeiten. Aber ist das wirklich sinnvoll? Während es in manchen Jobs zwar zwingend notwendig ist, direkt am Morgen die Mails von Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner:innen zu beantworten oder zeitlich begrenzte Termine zu notieren und einzuhalten, eilt es in anderen Berufen nicht und Sie können den Beginn des Arbeitstages lieber dafür nutzen, Ihre volle Konzentration auszuschöpfen. Am Mittag, wenn die Leistungsfähigkeit rapide sinkt, können Sie immer noch Ihre Mails beantworten.

6. Begrenzen und planen Sie Meetings

Meetings nehmen in vielen Berufen einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Keine Frage – Absprachen sind wichtig und sinnvoll – aber sie können auch zu Unmotiviertheit und Langeweile führen. Daher sollten Meetings immer zeitlich begrenzt sein und alle Teilnehmenden sollten vorbereitet erscheinen. 

7. Geben Sie Aufgaben ab

Neben einem unterschiedlichen Tagesrhythmus haben wir Menschen auch verschiedene Stärken und Schwächen. Geben Sie doch, wo Sie können, Aufgaben ab und übernehmen dafür solche, die Ihnen leichter fallen. Teilaufgaben zu delegieren, kann sehr erleichternd sein und die Motivation für den Rest der Aufgaben steigern. Im Team können Sie die anstehenden Aufgaben gemeinsam besprechen und nach persönlichen Kompetenzen verteilen. Privat können auch Dienstleister wie virtuelle Assistenten oder eine Haushaltshilfe entlastend sein.

8. Vermeiden Sie Ablenkung

Nur ein kurzer Blick aufs Smartphone und schon… ist die Konzentration dahin! Wenn Sie bereits wissen, dass Sie für die anstehende Aufgabe eine gute Konzentration brauchen, versuchen Sie, alle Ablenkung zu vermeiden. Schalten Sie Ihr Handy in den Flugmodus, stellen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aus, schließen Sie alle Tabs im Browser, die Sie nicht benötigen. Im Büro können Sie ein Schild mit „Bitte nicht stören“ an Ihre Tür hängen.

9. Bauen Sie gesunde Routinen für mehr Selbstmotivation auf

Der erste Schritt in Richtung Selbstmotivation ist gleichzeitig auch der schwierigste. Jetzt geht es darum, keine Ausreden mehr zu suchen und „einfach“ anzufangen. Schaffen Sie sich ein positives Mantra, wie:

„Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, das zu erledigen! Ich werde mich danach besser fühlen, denn das genau jetzt abzuarbeiten, wird mir eine Last von den Schultern nehmen.“

Den inneren Schweinehund zu überwinden, ist einer der schwierigsten Schritte, aber sobald wir ihn im Zaum halten können, wird der Rest viel leichter werden. Wer eine neue Routine verfestigen möchte, sollte besonders in den ersten 30 Tagen darauf achten, ihr täglich nachzugehen. Denn eine Reduktion auf 3-4 Mal pro Woche kann schon dazu führen, die neue Routine schleifen zu lassen und wirkt sich negativ auf den Erfolg aus. Eine Studie der Forscherin Philippa Lally vom University College in London mit 96 Teilnehmer:innen hat ergeben, dass es im Schnitt 66 Tage dauert, bis sich Routinen so verfestigt haben, dass wir nicht mehr über die Ausführung nachdenken.

10. Belohnen Sie sich

Am Ende eines Arbeitstages haben Sie sich eine Belohnung mehr als verdient. Planen Sie doch an Tagen mit besonders vielen unangenehmen Aufgaben etwas Schönes für den Feierabend, worauf Sie sich freuen können. Das kann ein wahrer Motivations-Boost sein.

Jetzt noch einmal die Zähne zusammenbeißen und die Rechnung zu Ende schreiben und dann gehe ich heute Abend mit meiner besten Freundin ins Kino!

2. Extra-Tipps für mobile Mitarbeitende

Mobile Mitarbeitende werden bei der Debatte um mehr Produktivität am Arbeitsplatz häufig nicht bedacht. Dabei machen Sie den großen Teil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus. Mobile Kräfte sind etwa im Gesundheitswesen, dem Baugewerbe, der Produktion, Gastronomie und vielen weiteren Branchen tätig. Sie haben noch einmal gesonderte Bedürfnisse und individuelle Arbeitsbedingungen. Wer nicht an einem festen Arbeitsplatz tätig ist, benötigt vor allem ein gutes Kommunikationsprogramm zum schnellen und unkomplizierten Austausch mit dem eigenen Team.

"Ein wichtiger Schritt in Richtung einer produktiveren Arbeitsweise ist die Selbstreflektion. Nur wer erkennt, wo er selbst Zeit verschwendet, kann dies effektiv ändern.“ 
Mathias Würthle, Gründer und CEO von Quiply

 

Produktivitätstools und verbesserte Kommunikation

Eine Mitarbeiter-App kann hier behilflich sein. Die Mitarbeiter-App Quiply kann auf alle gängigen privaten Smartphones und Tablets heruntergeladen werden. Zusätzlich gibt es auch eine Desktop-Version. Mithilfe der App gelingt eine gute Kommunikation innerhalb mobiler Teams. Das kann den Teamgeist stärken und führt oft zu verbesserter Produktivität. Denn wer gut informiert ist und die nächsten Schritte kennt, kann auch seine Aufgaben besser erfüllen.

Viele Unternehmen nutzen bereits Mitarbeiter-Apps für die betriebliche Kommunikation. Innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply können Sie Ihre Aufgaben niederschreiben, planen und priorisieren. Teilen Sie wichtige Aufgaben mit Ihrem Team – in Echtzeit und ohne dass etwas verloren geht. Wenn Sie einen Sie einen Beitrag zum neuen Projekt posten, werden gleich alle im Team per Push-Nachricht informiert. Sind Fragen offen, kann der Beitrag kommentiert und geteilt werden.

Wertschätzung und Feedback

Wir Menschen möchten gehört und gesehen werden. Dazu zählt ganz besonders auch Wertschätzung. Viele Mitarbeitende leisten so einiges, werden aber von ihren Vorgesetzten kaum dafür anerkannt. Mangende Wertschätzung kann zu Unzufriedenheit und abnehmender Leistungsbereitschaft führen. Im schlimmsten Fall wechseln die Mitarbeitenden sogar ihren Job.

Gerade bei mobilen Mitarbeitenden ist es besonders wichtig, die Motivation aufrechtzuerhalten und in die Bindung an das Unternehmen zu investieren. Mit der Mitarbeiter-App Quiply schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen kann Wertschätzung für das ganze Team sichtbar (z.B. als Posting innerhalb der App) oder persönlich (als Text- oder Sprachnachricht) übermittelt werden. Zum Anderen haben Sie die Möglichkeit, anonyme Umfragen innerhalb der App durchzuführen und so Missstände im Unternehmen aufzudecken.

Alltagshilfen für Frontline-Worker

Mobile Mitarbeitende arbeiten oft an verschiedenen Orten und sind dadurch auch unterschiedlichen Einflüssen ausgesetzt. Noise-Cancelling-Kopfhörer oder Ohrstöpsel sind in lauten Umgebungen eine wahre Wohltat. Durch weniger Geräuschkulisse sind Sie weniger abgelenkt, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirken kann. In anderen Berufen sind bequeme Arbeitskleidung oder ergonomisches Equipment sinnvoll. Denn gut ausgestattet zu arbeiten, ist motivierend.

Selbstfürsorge und weniger Stress

Zugegeben, das ist oft leichter gesagt, als getan, denn gerade mobile Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind häufig einem hohen Stresslevel ausgesetzt. Daher ist es jedoch besonders wichtig, dass sie dieses in ihrer Freizeit selbst wieder ausgleichen – gleichzeitig sollten jedoch die Vorgesetzten auch darauf achten, Stressquellen so gut es geht zu minimieren. Dazu tragen eine gute Planung und Aufgabenverteilung und gute Kommunikation bei. Teamsport, soziale Aktivitäten, regelmäßige Pausen, Spaziergänge in der Natur oder Meditation helfen beim Stressabbau. Achten Sie in jedem Fall darauf, etwas zu tun, was sich für Sie gut anfühlt und nehmen Sie sich dafür Zeit.

3. Spannende Techniken für mehr Motivation im Job und sichtbare Ergebnisse

Sie haben bereits viele Tipps ausprobiert, um Ihre Aufgaben schneller zu erledigen, aber manchmal fehlt Ihnen trotzdem noch die Motivation? Dann können Ihnen die folgenden Techniken helfen!

1. Die Pomodoro-Technik

Oft sind wir von unserer Arbeit gestresst und überfordert, weil wir keine Pausen nehmen. Viel zu oft vergessen wir sie und darunter leidet schlussendlich unsere Konzentration. Die Pomodoro-Technik soll dem entgegenwirken. Machen Sie sich bewusst: Pausen halten Sie nicht von der Arbeit ab und stören auch nicht den Arbeitsfluss. Im Gegenteil: Sinnvoll eingesetzt, sind sie eine wahre Wunderwaffe, die Stress entgegenwirkt und die Kreativität im Anschluss fördert.

Auf der Website pomofocus.io können Sie sich einfach einen Timer im Browser stellen. Damit arbeiten Sie 25 Minuten konzentriert nach der Pomodoro-Methode, machen daraufhin 5 Minuten Pause und noch einmal dasselbe. Nach vier Wiederholungen folgt eine halbe Stunde Pause. Die Pomodoro-Technik ist auch ideal, um Zeiten zu tracken, denn so wissen Sie immer, wie lange Sie an etwas gearbeitet haben. Probieren Sie es doch einmal aus!

2. Die 2-Minuten-Regel

Kleinigkeiten, die schnell erledigt werden können, schreiben Sie dabei erst gar nicht auf Ihre To-do-Liste. Sie erledigen diese Dinge sofort und haben dadurch schnelle Erfolgserlebnisse! Diese kleinen Aufgaben können jederzeit dazwischen geschoben werden und schmälern dabei gleich den Berg an täglichen Aufgaben.

Einen Brief mit zur Post nehmen? Das passt super, wenn Sie sowieso zum Lunch in ein Restaurant gehen.

3. Nach dem eigenen Rhythmus arbeiten

Machen Sie sich bewusst: Wir Menschen sind alle verschieden – und so auch unser individueller Rhythmus. Während die Einen morgens am produktivsten sind, kommen die Anderen etwas schwerer in die Gänge und erledigen besonders herausfordernde Tätigkeiten am liebsten am Nachmittag oder Abend. Nutzen Sie das aus und arbeiten Sie mit Ihrem persönlichen Rhythmus. Beobachten Sie sich einmal genau über mehrere Tage verteilt und finden Sie heraus, wann Sie am produktivsten sind. Ihre schwierigsten Aufgaben können Sie dann auf diese Zeit legen und in Phasen, wo Ihre Kreativität nachlässt und Sie müde werden, erledigen Sie weniger anstrengende Tätigkeiten. Seien Sie milde mit sich – der Vergleich mit Anderen bringt hier nichts, nutzen Sie Ihr eigenes Potenzial.

4. So schreiben Sie eine hilfreiche To-do-Liste!

To-do-Listen sollen bei der Selbstorganisation und besserem Zeitmanagement unterstützen. Ihre To-do-Liste können Sie entweder klassisch auf Papier- oder digital führen. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. Während wir handgeschriebenes meist besser im Kopf behalten, lassen sich digitale Niederschriften in ihrer Form leichter verändern und in ihren Prioritäten verändern. Eine digitale To-do-Liste ist somit flexibler und geht auch nicht verloren. Was sind nun aber die besten Tipps zum Schreiben einer To-do-Liste?

1. Schreiben Sie alles auf

Notieren Sie zunächst alles, was Sie erledigen möchten. Nutzen Sie dabei Schlagwörter, damit alles übersichtlich bleibt. Wollen Sie beispielsweise einkaufen gehen, schreiben Sie „Einkaufen“ auf Ihre To-do-Liste und notieren die Dinge, die Sie benötigen, auf einer gesonderten Liste.

2. Prioritäten setzen

Im nächsten Schritt können Sie nun die Aufgaben priorisieren. Was am dringendsten ansteht, sollte auch als erstes abgearbeitet werden. Nehmen Sie sich für diese Aufgaben besonders viel Zeit und schieben Sie diese nicht auf, auch wenn sie oft zu den mühsamen Aufgaben zählen.

3. Verpacken Sie größere Projekte in kleine Schritte

Oft hält es uns von der Arbeit ab, wenn wir bereits vor dem Start überfordert sind. Tragen Sie jedoch größere Projekte in einzelnen kleinen Schritten in Ihre To-do-Liste ein, wird es Ihnen leichter fallen, die einzelnen Schritte abzuarbeiten. Sie können jede erreichte Etappe abhaken und können sich so motivieren, Ihr Ziel zu erreichen.

Tipp der Redaktion: Wer morgens wenig Zeit hat, die To-do-Liste zu erstellen, kann sie auch abends für den nächsten Tag erstellen! To-do-Listen müssen nicht für einen Tag erstellt werden, sie können auch für eine Woche oder sogar einen Monat erstellt werden.

Mit mehr Motivation zu noch besseren Ergebnissen!

Das Schönste ist doch, wenn man am Ende eines produktiven Arbeitstages ein gutes Gefühl hat. Jetzt fällt es uns viel leichter, abzuschalten, denn wir wissen, was wir alles geschafft haben. Wir hoffen, Ihnen mit den verschiedenen Tricks und Strategien Inspiration für Ihren täglichen Arbeitsalltag geliefert zu haben. Nun interessiert uns aber: Was hilft Ihnen bei der Bewältigung schwieriger Aufgaben und was schieben Sie besonders gerne auf? Wir freuen uns über Ihren Kommentar!