Meetings können langwierig sein und zu einer Konzentrations-Herausforderung für die Teilnehmenden werden. Wenn sie nicht gut verlaufen, gehen alle mit einem schlechten Gefühl raus. Der/die Initiator:in, weil das Ziel nicht erreicht wurde und die Teilnehmenden, weil sie das Gefühl haben, Zeit verschwendet zu haben. Das kann sehr demotivierend sein. Wie halte ich also effiziente Meetings, die für alle Beteiligten spannend und konstruktiv sind?
Inhaltsverzeichnis
5 Tipps für erfolgreiche Meetings
Warum sind Meetings oft so unproduktiv?
Wann sollte man ein Meeting abbrechen?
Wie führe ich erfolgreiche Meetings?
Um erfolgreiche Meetings zu führen, bedarf es einer guten Planung im Vorhinein. Machen Sie sich vor dem Ansetzten eines Meetings Gedanken:
- Ist das Meeting wirklich notwendig? Oder lässt sich der Sachverhalt auch anders klären? Nur wirklich notwendige Meetings sollten durchgeführt werden.
- Wieviele Personen sollen an dem Meeting teilnehmen? Je kleiner Sie die Gruppe halten können, desto besser.
- Terminieren Sie die Meetings und halten Sie die Zeiten bestmöglich ein, um die Konzentration aufrecht zu erhalten.
5 Tipps für erfolgreiche Meetings
Um ein erfolgreiches Meeting zu führen, online wie offline, gibt es einige nützliche Tipps.
Interessant zu wissen:
Die Aufmerksamkeitsspanne ist online bei einseitiger Kommunikation (z.B. bei Präsentationen) geringer als in Präsenzmeetings!
Halten Sie solche Phasen daher lieber kurz oder verzichten Sie ganz darauf. Lässt sich die Präsentation eventuell auch als Dokument versenden? Wer sich den Inhalt in Ruhe anschauen und jederzeit darauf zurückgreifen kann, versteht den Inhalt besser. Geht es aber nicht anders, planen Sie maximal 15-20 Minuten für Online-Präsentationen ein. Für Meetings eignen sich interaktive Tools besonders gut.
Regeln für Meetings einführen
Das Baby schreit im Hintergrund, der Hund bellt, hier läuft die Waschmaschine und da fährt gerade die Müllabfuhr vor. All diese Geräusche zusammen ergeben einen Mix, der kaum erträglich für die Ohren ist. Einigen Sie sich daher bei jedem Meeting darauf, dass nur die Person, die gerade spricht, ihr Mikrofon aktiviert hat. So können sich alle Beteiligten besser konzentrieren. Um sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen, ist es sinnvoll, sich vor dem Sprechen zu melden.
Diskussionen fördern
Mitarbeitende interagieren miteinander? Fördern Sie Diskussionen, denn dadurch entstehen neue Lösungen. Oft einigt man sich am Ende auch auf etwas ganz anderes und findet einen Mittelweg. Oder es kommen Informationen auf den Tisch, die gar nicht alle im Blick hatten.
Alle zu Wort kommen lassen
In einem produktiven Meeting kommen alle zu Wort. Selbst die abwegigsten Ideen werden geäußert, ohne Angst vor unangebrachten Kommentaren. Und vielleicht regen genau diese eine Diskussion an und fördern ein tolles neues Projekt zu Tage.
Ergebnisse festhalten
Ein Meeting, das gut verlaufen ist, kann schnell dadurch zunichte gemacht werden, dass das Gesprochene im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden kann. Unterschiedliche Menschen verstehen unterschiedliche Informationen anders und so kann es zu Verwirrung kommen. Daher sollten Meetings immer dokumentiert werden – am besten schon währenddessen. Das Dokument sollte dann im Anschluss für alle einsehbar abgelegt werden. So lassen sich Unsicherheiten im Nachhinein direkt mit einem Blick klären.
Hilfreiche Tools für Meetings
Um Ihre Meetings noch effizienter zu gestalten und das beste Ergebnis zu erreichen, gibt es einige hilfreiche Tools für Meetings.
Interaktive Tools verwenden (z.B. Miro) zum Brainstorming
Meetings sollten weniger zur einfachen Informationsweiterleitung, als zum Meinungsaustausch und Brainstorming genutzt werden. Eine Powerpoint-Präsentation eignet sich daher am besten für Seminare/Schulungen oder zur Informationsvermittlung. Für Meetings, bei denen es um Austausch geht, können sie auf Kollaborations-Tools wie z.B. Miro zurückgreifen. Damit lassen sich kreative Brainstormings erstellen und alle Mitarbeitenden können gleichzeitig darauf zugreifen und ihre Ideen eintragen. Dieses digitale Tool eignet sich gut für Online-Meeting und kann auch nach den Meetings noch eingesehen und bearbeitet werden.
Mitarbeiterapp zur Absprache und Dokumentation
Über eine Mitarbeiterapp können Ihre Mitarbeitenden DSGVO konform und in Echtzeit miteinander kommunizieren. Klären Sie doch in Zukunft über die App ab, wer an den Meetings teilnimmt und welche Themen es gibt.
Das Besondere daran: Die App kann ganz einfach aus dem AppStore oder Playstore auf alle gängigen Smartphones und Tablets heruntergeladen werden. Ihre Mitarbeitenden können somit ihre privaten Smartphones mit der Quiply Mitarbeiter-App nutzen und es entstehen keine Kosten für die Anschaffung von Betriebs-Handys. Außerdem sind alle mit der Nutzung ihrer eigenen Geräte vertraut und können die Mitarbeiterapp so ab Tag 1 intuitiv bedienen.
Je nach Unternehmen betreffen die Ergebnisse der Meetings nicht nur die daran Teilnehmenden, sondern auch mobile Mitarbeitende, die aufgrund Ihres flexiblen Arbeitsplatzes nicht immer an den Meetings teilnehmen können. Hier kann die Mitarbeiterapp Quiply sinnvoll sein, denn über die Funktion der smarten Dokumente lassen sich auch die Absprachen aus den Meetings direkt in die App hochladen. So können alle berechtigten Mitarbeitenden die Informationen einsehen. Statt eines Zwei-Klassen-Systems, wird so die Kollaboration gefördert, was im Blick auf ein besseres Betriebsklima und effizientere Arbeitsabläufe für sich spricht.
Persönliche Meetings
Bei Meetings im Büro und persönlichen Rahmen ist einiges anders, als in Online Meetings. Gestik und Mimik werden hierbei stärker wahrgenommen und es entsteht Augenkontakt. Auch Gerüche und die Stimmung untereinander werden (unterbewusst) wahrgenommen.
Online Meetings
Online Meetings vereinen die Vorteile der Arbeit im Homeoffice miteinander. Die Meetings können von überall aus stattfinden, es bedarf dazu keiner aufwendigen Anreise, sondern lediglich einer stabilen Internetverbindung. Wie auch im persönlichen Meeting sollten die Ergebnisse dokumentiert und für alle einsehbar abgespeichert werden. In Online Meetings haben Ihre Mitarbeitenden größere FreiheitEinige Menschen fühlen sich außerdem alleine und in ihren vertrauten Räumlichkeiten wohler, als in fremden (Büro-)Räumen.
Über Ihre Mitarbeiterapp Quiply können Sie Ihre Mitarbeitenden und Kolleg:innen über die nächsten anstehenden Meetings informieren. Außerdem ist es möglich, sich abzustimmen und über das Umfrage-Tool einzusehen, wer am Meeting teilnimmt.
Warum sind Meetings so oft unproduktiv?
Keine Frage, Meetings sind wichtig
zur Ideenfindung zur gemeinsamer Absprache. Sowohl offline, als auch online, kommen wir also nicht um sie herum. Schlecht geplant, ziehen sie sich in die länge und am Ende weiß niemand mehr, was eigentlich besprochen wurde. Alle Beteiligten fühlen sich unwohl – die einen, weil sie sich nicht trauen, etwas zu sagen oder längst den Faden verloren haben, die anderen, weil sie einen Monolog halten und kein Feedback bekommen. Das ist die Vorstellung eines Horror-Meetings; doch leider in vielen Betrieben Alltag. Und laut einer Studie des Thinktanks "Next Work Innovation" zum Thema "Arbeitsunterbrechungen" kosten überflüssige Meetings und Ablenkungen am Arbeitsplatz sogar fünf wertvolle Arbeitstage.
Wann sollte man ein Meeting abbrechen?
Nicht jedes Meeting muss bis zum bitteren Ende durchgezogen werden. Wenn Sie merken, dass der Funke nicht zündet und auch nach längeren Denkpausen nichts Gutes zustande kommt, verschieben Sei das Meeting lieber. Weitere Gründe, dir für einen Abbruch des Meetings sprechen sind:
- Unpünktlichkeit.
Ein oder gar mehrere Beteiligte fehlen zu Beginn des Meetings unbegründet. Das kann für schlechte Stimmung sorgen, wenn im Nachhinein alles mehrmals wiederholt werden muss. - Fehlende Vorbereitung.
Es sind zwar alle Teilnehmenden an Bord aber so wirklich Gedanken gemacht hat sich im Vorfeld niemand. Das kann für kreative Prozesse förderlich sein, denn so entstehen oft ganz spontan Ideen. Für andere Arbeitsschritte kann es jedoch sehr hinderlich sein. Wenn Sie erst einmal erklären müssen, worum es überhaupt geht, verschieben Sie das Meeting lieber und geben den Teilnehmenden erneut Zeit zur Vorbereitung. - Der Zweck des Meetings ist unklar.
Auf einmal stellen Sie fest, dass es eigentlich gar nichts zu besprechen gibt oder das nicht für alle Teilnehmenden relevant ist? Das passiert häufig bei Routine-Meetings, die zu festen Uhrzeiten und Tagen eingestellt werden. Wenn niemand etwas zu sagen hat, brechen Sie das Meeting ab. Und noch besser: Fragen Sie doch bereits vor Beginn des Meetings ihr Team über die Mitarbeiterapp Quiply, welche Themen es für das angesetzte Meeting gibt.