Entwirre das App-Wirrwarr: Unterschiede zwischen Kommunikations-Apps, Kollaborations-Apps und Mitarbeiter-Apps

In der heutigen digitalen Welt sind mobile Anwendungen ein wichtiger Bestandteil des täglichen Arbeitslebens. Ob es darum geht, mit Kolleg:innen zu kommunizieren oder gemeinsam an Projekten zu arbeiten - es gibt eine Vielzahl von Apps zur Auswahl. 
Sucht man im Internet nach Apps für Unternehmen, trifft man auf viele unterschiedliche Begriffe: Kommunikations-, Kollaborations- oder Mitarbeiter-Apps.
Doch gibt es überhaupt Unterschiede und wenn ja, worin bestehen diese?

In diesem Blog vergleichen wir diese drei Arten von Apps. Sie erfahren, wie die Apps voneinander abweichen und wie sie sich gegenseitig ergänzen. Wir werfen einen genaueren Blick auf die verschiedenen Funktionen, damit Sie wissen, wann und wie diese Apps im Geschäftsleben eingesetzt werden können. Lassen Sie uns anfangen!

Inhalt

1. Einleitung – Warum ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen?
2. Was sind Kommunikations-Apps?
3. Was sind Kollaborations-Apps?
4. Was sind Mitarbeiter-Apps?
5. Welche App eignet sich für welchen Zweck am besten?
6. Fazit – Wie können diese Apps effektiv verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren?

1. Einleitung: Warum ist es wichtig, die richtige Wahl zu treffen?

Sie stehen vor der Entscheidung, eine App für ihr Unternehmen auszusuchen und wissen nicht, welche die Richtige ist? Dann sollten Sie sich Zeit nehmen und die verschiedenen Optionen genau unter die Lupe nehmen. Denn die Wahl der richtigen App kann einen großen Einfluss auf die Produktivität und Effizienz Ihres Teams haben. Eine Kommunikations-App mag zwar eine schnelle und einfache Lösung für den Austausch von Nachrichten sein, aber wenn Sie eine umfassendere Zusammenarbeit benötigen, sollten Sie sich für eine Kollaborations-App entscheiden. Eine Mitarbeiter-App hingegen kann eine gute Wahl sein, wenn Sie ihr Team auf dem Laufenden halten und wichtige Informationen schnell teilen möchten und bietet häufig auch Funktionen zur Zusammenarbeit. In diesem Blogartikel werden wir uns die Unterschiede zwischen diesen Apps genauer ansehen, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.

2. Was sind Kommunikations-Apps?

Kommunikations-Apps oder Messenger-Dienste dienen vor allem der schnellen und unkomplizierten Kommunikation. Diese Apps können verschiedene Funktionen haben, wie zum Beispiel Instant Messaging, Sprach- und Videoanrufe, Gruppenchats und Dateiaustausch. Kommunikations-Apps sind in der Regel für den persönlichen Gebrauch gedacht und können von Einzelpersonen oder Gruppen genutzt werden. Im Gegensatz dazu sind Kollaborations-Apps und Mitarbeiter-Apps eher für die Zusammenarbeit von Teams und Unternehmen konzipiert. Kommunikations-Apps sind auch in der Geschäftswelt sehr beliebt, da sie eine schnelle und effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitenden ermöglichen. Einige der bekanntesten Kommunikations-Apps sind WhatsApp, Telegram und Signal, oder die Messenger von Instagram und Facebook.

Im beruflichen Kontext ist jedoch der Einsatz von den oben genannten Apps nicht anzuraten: Die privaten Messenger widersprechen der DSGVO, denn die Server der Betreibenden werden zumeist außerhalb der EU gehostet. Kontaktdaten werden von den Betreibenden für Werbezwecke genutzt und können weitergegeben werden. Kurzum: Die Datensicherheit ist nicht garantiert und darum sind WhatsApp und Co. keine Alternative für die Unternehmenskommunikation.

Deswegen greifen viele Unternehmen zu Tools wie Slack oder Microsoft Teams. Beide Plattformen unterstützen die Kommunikation über Instant Messaging, den Austausch von Dateien, und es können Videokonferenzen abgehalten werden.

Hier liegt jedoch auch einer der Schwachpunkte dieser beiden Tools: Die Grundstruktur ähnelt vom Aufbau her eher einem Chat. Von daher ist es schwierig, wichtige Informationen bereits auf einen Blick zu erfassen oder Schwerpunkte in der Kommunikation zu setzen, wie Sie es beispielsweise mit der Mitarbeiter-App von Quiply können.

3. Was sind Kollaborations-Apps?

Kollaborations-Apps sind spezielle Anwendungen, die es Teams ermöglichen, effektiver zusammenzuarbeiten. Im Gegensatz zu reinen Kommunikations-Apps, die hauptsächlich auf die Übertragung von Nachrichten und Dateien abzielen, bieten Kollaborations-Apps eine umfassendere Palette von Funktionen. Sie können beispielsweise gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten, Projektmanagement-Tools, Whiteboards und sogar Video-Chat-Funktionen enthalten.

Hier sieht man bereits einen der Nachteile von reinen Kollaborations-Tools: Häufig liegt der Schwerpunkt beim Thema Projektorganisation und -management und dabei kommt die Übersichtlichkeit und der Informationsaustausch zu kurz.

Kollaborations-Apps sind besonders nützlich für Teams, die an gemeinsamen Projekten arbeiten, da sie es ermöglichen, Ideen schnell und einfach auszutauschen und zu organisieren.

Im Vergleich zu Mitarbeiter-Apps, die sowohl auf die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ausgerichtet sind, als auch auf die Verwaltung von HR-Aufgaben wie Urlaubsanträgen und Gehaltsabrechnungen abzielen, sind Kollaborations-Apps stärker auf die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams fokussiert. 

4. Was sind Mitarbeiter-Apps?

Mitarbeiter-Apps sind speziell für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens konzipiert. Im Gegensatz zu Kommunikations-Apps wie WhatsApp oder Slack, die für den Austausch zwischen Freunden oder in Gruppen verwendet werden, bieten Mitarbeiter-Apps Funktionen wie Mitarbeiterverzeichnisse, interne Unternehmensnachrichten und Umfragetools. 

Mitarbeiter-Apps sind eine Art mobiles Intranet und vor allem für die operative Belegschaft praktisch, die eben keinen permanenten Zugriff auf einen Desktop hat. Die meisten Mitarbeiter-Apps lassen sich einfach aus dem App- oder Playstore auf private Smartphones oder Diensthandys herunterladen. Eine spezielle Sicherung in der App ist dabei gegeben, sodass sich die Inhalte aus der App nicht mit denen auf den privaten Geräten vermischen.

Die gängigsten Mitarbeiter Apps beinhalten Einzel- und Gruppenchats zur Kommunikation miteinander - in Textform und oft auch mit Sprachnachrichten. Bei der Mitarbeiter App Quiply gibt es zudem ein Digitales Schwarzes Brett, das wie eine Facebook-Pinnwand aufgebaut ist. Beim Klick in die App werden den Nutzer:innen direkt alle wichtigen Infos und neue Beträge auf einen Blick angezeigt. Die Chats sind über die Seitenleiste direkt auffindbar und durch die Freischaltung von Push-Benachrichtigungen geht auch keine wichtige Nachricht mehr unter. 

Mitarbeiter-Apps sollen die Kommunikation in Unternehmen optimieren, können jedoch meist viel mehr: Die Quiply Mitarbeiter App bietet auch einen sicheren Dokumentenversand an. So können Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Dienstpläne und mehr sicher und schnell versendet werden. Die Umfrage-Funktion trägt zu einer guten Feedbackkultur bei und hilft, Prozesse wie das Onboarding, zu verbessern. Als zusätzliche Funktion kann die Mitarbeiter-App Quiply auch mit automatischer Übersetzung installiert werden. So können alle im Team in ihrer Muttersprache kommunizieren und die App übersetzt es automatisch auf dem Gerät der Empfängerin bzw. des Empfängers. 

5. Welche App eignet sich für welchen Zweck am besten?

Wenn es um die Wahl der richtigen App für die Zusammenarbeit geht, gibt es eine Vielzahl von Optionen. Jede App hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt. Kommunikations-Apps wie sind großartig für schnelle, informelle Gespräche, aber sie können manchmal nicht mehr ausreichen, wenn es um die Organisation von Informationen geht. Außerdem sind viele Messenger wie WhatsApp nicht DSGVO-konform, was für Unternehmen sehr wichtig ist.

Kollaborations-Apps wie Trello oder Asana eignen sich hervorragend für die Verwaltung von Projekten, aber sie können für eine schnelle Kommunikation zu kompliziert und unübersichtlich sein.

Mitarbeiter-Apps wie Quiply oder Staffbase sind sehr gut für die interne Kommunikation und das Teilen von Unternehmensnachrichten, aber sie können für die Zusammenarbeit an Projekten eingeschränkt sein. Es ist wichtig, die Bedürfnisse Ihres Teams zu berücksichtigen und die App auszuwählen, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil und den verschiedenen Anforderungen passt.

6. Fazit – Wie können diese Apps effektiv verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren?

Wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen zu optimieren, können Kommunikations-, Kollaborations- und Mitarbeiter-Apps eine große Hilfe sein. Doch wie nutzt man sie am effektivsten? Wie wir gesehen haben, sind die Unterschiede oft marginal und die Auswahl an Anbietenden ist schier unbegrenzt. Häufig gibt es keine strikten Regeln zur Unterscheidung - was für die/den Eine:n eine Kommunikations-App ist, ist für den anderen bereits eine Mitarbeiter-App und umgekehrt.

Eine Mitarbeiter-App wie Quiply kann hier die optimale Lösung sein, denn sie bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind. 
Zudem vereint eine Mitarbeiter-App von Quiply Funktionen für die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Organisation in einem: So kann beispielsweise in Echtzeit gechattet werden oder ganz formell und sicher ein Urlaubsantrag gestellt werden. Auch das Teilen von Dokumenten und Informationen wird durch die App deutlich erleichtert.

Um jedoch wirklich effektiv zu sein, müssen Apps richtig genutzt werden. Hier ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden geschult werden und wissen, wie sie mit den verschiedenen Funktionen umgehen können. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Vorteile der App ausgeschöpft werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration in bestehende Systeme des Unternehmens. Eine gute Mitarbeiter-App sollte nahtlos in andere Tools integrierbar sein und somit einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ob Kommunikations-, Kollaborations- oder Mitarbeiter-App: Alle bieten viele Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen. Vorausgesetzt, sie werden richtig genutzt und gut integriert. Wer hier gut wählt, wird langfristig gesehen sicherlich die Nase vorn haben!

Also, welche App gefällt Ihnen am besten?