Die Traumvorstellung aller Unternehmen: Die interne Kommunikation im Unternehmen läuft super. Das ganze Team ist miteinander vernetzt und informiert. Der Datenaustausch funktioniert einwandfrei, die Mitarbeitenden unterstützen sich gegenseitig und auf kurzfristige Veränderungen kann schnell reagiert werden.
Gute interne Kommunikation führt zu besseren Arbeitsergebnissen, die nicht nur die Führungskräfte, sondern vor allem auch die Kundinnen und Kunden überzeugen. Mitarbeitenden in Unternehmen mit guter Unternehmenskommunikation arbeiten motivierter, effizienter und häufig ist auch das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team viel stärker. Aber wie kommen Sie da hin?
Mit über 400 zufriedenen Kundinnen und Kunden lernen wir bei Quiply kontinuierlich dazu, wie sich die interne Kommunikation in Unternehmen aller Branchen und Größen verbessern lässt. In diesem Artikel haben wir für Sie unsere besten Tipps für die Verbesserung der Unternehmenskommunikation in 2024 zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
1 Interne Kommunikation verbessern mit einer Kommunikations-App
1.1 Warum reichen Mail und Intranet nicht?
1.2. Optimale interne Kommunikation vor dem ersten Arbeitstag
1.3 Für wen sich Mitarbeiter-Apps besonders eignen
1.4 Kommunikations-Tipp der Redaktion
2 Bedeutung der internen Kommunikation für den Unternehmenserfolg
2.1 Herausforderungen der internen Kommunikation in Unternehmen
2.1.1 Kommunikations-Weiterbildungen
2.2 Vorteile einer digitalen Kommunikationslösung
2.3 Bedeutung von Echtzeitkommunikation und Mobilität
3 Führungskräfte als Treiber der internen Kommunikation
4 Funktionen einer effektiven Kommunikations-App
5 Einführung einer Kommunikation-App
6 Sicherheit und Datenschutz
7 Fazit - So verbessern Sie Ihre interne Kommunikation!
Interne Kommunikation verbessern mit einer Kommunikations-App
Interne Kommunikation beschreibt jegliche Art der Kommunikation, die innerhalb der Betriebe über die Arbeit geführt wird. Ob persönlich im Meeting, in der Kantine, digital über Mails oder eine Kommunikations-App. Die Hauptaufgaben der internen Kommunikation sind es, Mitarbeitende durch Veränderungen im Unternehmen zu begleiten und dafür zu sorgen, dass wichtige Informationen bei allen ankommen.
Mit einer Kommunikations-App (auch Mitarbeiter-App genannt) nutzen Sie ein Kommunikationstool, über das die komplette Unternehmenskommunikation geführt werden kann. Denn eine einseitige Top-Down Kommunikation ist nicht mehr zeitgemäß und Beschäftigte wünschen sich heute, besser in die interne Kommunikation eingebunden zu werden und aktiv dazu beitragen zu können.
Warum reichen denn keine Mails oder ein Intranet?
Die klassischen Kommunikationskanäle wie das Intranet, E-Mails oder interne Hausmitteilungen am Schwarzen Brett verlieren immer mehr an Bedeutung. Die Mitarbeitenden möchten Rückfragen stellen können und sich untereinander und mit Vorgesetzten austauschen. Besonders der jungen Generation Z ist ein Austausch auf Augenhöhe wichtig. Digitale Kommunikationsmittel gehen mit ihren Kommunikationsvorlieben überein. Sie sind schnell, effizient und übersichtlich.
E-Mails sind langsamer als die Echtzeitkommunikation mit Push-Benachrichtigung über eine Mitarbeiter-App. Hier kann sofort reagiert werden, Entscheidungen werden schneller getroffen und Probleme effizienter behoben.
Das klassische Intranet bietet häufig keine Möglichkeit zur Interaktion und ist außerdem darauf angewiesen, von einem festen Arbeitsplatz aus aufgerufen zu werden. Mobile Mitarbeitende haben während ihres Arbeitsalltags seltener die Möglichkeit und werden dadurch bei der internen Kommunikation benachteiligt.
Kommunikations-Apps sind immer in der Hosentasche mit dabei und eignen sich für mobile Mitarbeitenden besonders gut.
Optimale interne Kommunikation - nicht erst am ersten Arbeitstag
Unternehmenskommunikation beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag der Mitarbeitenden. Schon die Zeit ab dem Bewerbungsgespräch kann erfolgreich genutzt werden, um neue Teammitglieder erfolgreich in bestehende Teams einzugliedern. Ob über eine Einladung zum Sommerfest oder eine persönliche Vorstellung in der Kommunikations-App – hier bieten sich viele Möglichkeiten. So werden neue Mitarbeitende von Anfang an mit eingebunden, können Beziehungen zu ihren Kolleg:innen und Vorgesetzten aufbauen und die Unternehmenskultur und -werte kennenlernen.
Durch eine gute Eingliederung in die interne Kommunikation tragen Sie zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung bei.
Mehr Tipps zur verbesserten internen Kommunikation ab dem Onboarding finden Sie in diesem Artikel.
Mitarbeiter-Apps eignen sich besonders für:
- Beschäftigte, die nicht am Schreibtisch arbeiten und keinen Zugriff auf das betriebsinterne Internet oder E-Mails haben. Sie möchten ebenso schnell und transparent informiert werden wie ihre Kolleg:innen
- Mobile Mitarbeitende, Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Geschäftsreise
- Jüngere Mitarbeitende, denen die Nutzung von Apps besonders vertraut ist. Viele jüngere Arbeitnehmer:innen bevorzugen Apps als Kommunikationstool und Sie bieten somit einen weiteren Anreiz, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden
- Teams, die schnelle Entscheidungen treffen wollen und agil bleiben möchten
- Menschen, die von vielen Kommunikationskanälen überfordert sind und lieber einen einzigen Kommunikationskanal nutzen
- Unternehmen, die ihre interne Kommunikation digitalisieren möchten, um Zeit zu sparen und moderner zu werden
Kommunikations-Tipp der Redaktion:
Weitere Tipps und Tricks, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern, erhalten Sie in unserer Checkliste: Interne Kommunikation verbessern. Hier erhalten Sie eine wertvolle Checkliste, mit der Sie herausfinden können, wie es um Ihre Unternehmenskommunikation gerade steht und welche Chancen Ihnen die Digitalisierung bietet. Tragen Sie durch verbesserte interne Kommunikation zu mehr Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen bei und verringern Sie Fluktuation.
Bedeutung der internen Kommunikation für den Unternehmenserfolg
Unternehmenskommunikation bindet Ihre Mitarbeitenden an das Unternehmen, vermittelt Ziele, aber auch Wertschätzung, und schafft die Unternehmenskultur. Leider gibt es kein Geheimrezept, mit dem interne Kommunikation gelingt. Sie sollte vielmehr als Prozess verstanden werden, zu dem alle im Unternehmen beitragen. Wir von Quiply geben Ihnen dazu ein paar Anregungen mit auf den Weg.
Herausforderungen der internen Kommunikation in Unternehmen
Vielfältige Ursachen können die interne Kommunikation stören. Dazu zählen vor allem Kommunikationskanäle, die nicht richtig eingesetzt werden oder Ihre Mitarbeitenden überfordern. Wo soll denn nun was versendet werden und welche Kanäle sollen regelmäßig überprüft werden? E-Mail, Anrufe, Microsoft-Teams und parallel noch Nachrichten über private Messenger? Das kann schnell zu viel werden. Hier lohnt es sich, die Kommunikationskanäle im Unternehmen festzulegen und auf ein Minimum zu reduzieren. Viele Unternehmen verbessern bereits Ihre ganze interne Kommunikation über nur eine Kommunikations-App.
Veränderungsprozesse im Unternehmen sind für viele Mitarbeitende schwierig. Damit niemand auf der Strecke bleibt, können Unternehmen Verantwortliche festlegen, die den Veränderungsprozess begleiten und der Belegschaft zur Seite stehen. Wird ein neues, digitale Kommunikationstool implementiert, lohnt sich eine interne Schulung, damit alle das Tool verstehen und sich schneller an die Nutzung gewöhnen.
Kommunikations-Weiterbildungen lohnen sich!
Allgemeine Schulungen zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeit lohnen sich für das ganze Team. Hierbei gibt es vielfältige Themen zur Auswahl. Ob schriftliche oder mündliche Kommunikation, interkulturelle Kommunikation oder Kommunikation für multinationale Unternehmen: Sicher finden Sie auch für Ihr Unternehmen die passende Kommunikations-Weiterbildung.
Die Herausforderungen bei der internen Kommunikation in Unternehmen sollten mittels einer klaren Kommunikationsstrategie angegangen werden. In dieser legen Sie fest, welche Kommunikationstools verwendet werden, wie häufig Meetings stattfinden und welche Erwartungen Sie an die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeitenden stellen. So können Sie gemeinsam mit Ihrem Team die interne Kommunikation verbessern.
Vorteile einer digitalen Kommunikationslösung
Kommunikations-Apps ermöglichen Echtzeit-Kommunikation. Das bedeutet, dass Nachrichten in Echtzeit von Sender zu Empfänger übermittelt werden und Informationen viele schneller ankommen. Dadurch werden Entscheidungen schneller getroffen und Probleme effizienter gelöst. Zu den weiteren Vorteilen einer Kommunikations-App zählen:
- Verbesserung des Arbeitsalltags der Beschäftigten
- Verbesserung des Engagements der Mitarbeitenden
- Aufbau einer Gemeinschaft
- Förderung der Unternehmenskultur
Digitale Unternehmenskommunikation über eine Mitarbeiter-App ist zudem messbar. Während Sie bei Mitarbeiter-Magazinen allenfalls nachvollziehen können, wieviele Ausgaben an die Mitarbeitenden verteilt wurden, sehen Sie im Auswertungsteil der Mitarbeiter-App Quiply, wieviele Nachrichten versendet wurden, wie aktiv die Nutzer:innen innerhalb des Kommunikationstools sind und vieles mehr. Sie können anonyme Mitarbeiterumfragen innerhalb der App durchführen und effektiv herausfinden, wie Sie die interne Kommunikation verbessern können.
Bedeutung von Echtzeitkommunikation und Mobilität
Wenn Ihre Mitarbeitermagazine ungelesen auf den Schreibtischen liegenbleiben und der Unternehmens-Newsletter nur von ein paar Mitarbeitenden überhaupt angeklickt wird, ist es dringend an der Zeit, neue Maßnahmen für die interne Kommunikation zu nutzen.
Die Vorteile einer Kommunikations-App sind vor allem, dass nun auch alle mobilen Mitarbeitenden in die Kommunikation mit einbezogen werden und sich die Teamkollaboration verbessern lässt. Mithilfe von Gruppen- und Einzelchats, einem Kalender für das ganze Team und einer gemeinsame Dateiablage fördern Kommunikations-Apps die Zusammenarbeit von Teams.
Mitarbeiter-Apps wie Quiply lassen sich auf Smartphones und Tablets aller gängigen Marken installieren. Bei Quiply wird dazu die App einfach aus dem Appstore oder Playstore heruntergeladen.
Echtzeitkommunikation und Mobilität gewinnen in unserer schnelllebigen Welt immer mehr an Bedeutung. Insbesondere auch im Bezug auf die interne Kommunikation.
Durch Echtzeitkommunikation können Nachrichten sofort übermittelt - und Entscheidungen gleich getroffen werden. Prozesse und Arbeitsabläufe können effizienter gestaltet werden, da die Mitarbeitenden durch den digitalen Austausch Fragen klären und Probleme lösen können, ohne auf langsame Kommunikationskanäle wie das Telefon oder E-Mails angewiesen zu sein.
Doch Echtzeitkommunikation wirkt sich nicht nur innerhalb des Teams positiv aus, sondern auch nach außen hin. Anfragen von Kund:innen können schneller angegangen werden und Probleme werden zügig behoben. Das trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.
Besonders in Notfällen oder bei dringlichen Ankündigungen kommt es auf eine optimale Informationsverteilung an. Mittels einer Kommunikations-App sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil, denn Sie sind reaktionsschneller und können sich schneller an veränderte Marktbedingungen anpassen als Ihre Konkurrenz. Alle im Team sparen Zeit, denn statt Zeit mit unproduktiven Kommunikationsmethoden zu verschwenden, können Sie sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.
Führungskräfte als Treiber der internen Kommunikation
Führungskräfte sind ein Vorbild für ihre Teams. Ihre Haltung zur internen Kommunikation spiegelt sich in Ihren Mitarbeitenden wieder. Sie sollte daher immer mit gutem Beispiel vorangehen, um die interne Kommunikation zu verbessern. Wenn sie offen und transparent kommunizieren, ermutigen sie auch ihre Teammitglieder dazu. In Krisenzeiten wie im normalen Arbeitsalltag.
Ein Kommunikationstool für das gesamte Unternehmen
Der Einsatz einer Mitarbeiter-App als Kommunikationslösung für das ganze Unternehmen greift den Führungskräften unter die Arme. Sie können wichtige Informationen direkt über die Kommunikations-App teilen und auf Rückfragen und Feedback schnell reagieren. Alle im Team erhalten die Informationen, unabhängig von ihrem Standort. So fördern Sie eine offene Kommunikationskultur und schaffen Vertrauen zwischen Ihren Mitarbeitenden und der Führungsebene.
Vereinfachte Organisation und Planung von Aufgaben
Die Mitarbeiter-App Quiply hilft Führungskräften bei der Planung, Organisation und Überwachung von Projekten und Aufgaben. Über den neuen Task-Manager in der Kommunikations-App Quiply verfolgen Sie den Fortschritt in Ihrem Team, weisen Aufgaben zu und koordinieren Ihr Team. Alles innerhalb nur einer Kommunikations-App.
Weiterbildung und gemeinsames Lernen
Ihre Belegschaft möchte noch etwas dazu lernen? Kein Problem. Innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply können sich alle im Team auf spielerische Art und Weise fortbilden. Das steigert die Motivation und Lernbereitschaft. Die Lerninhalte wie Schulungsvideos, Dokumente oder Bildern können innerhalb der Kommunikations-App hinterlegt werden. Alle berechtigten Mitarbeitenden können darauf zugreifen und Rückfragen oder Feedback zu den Lerninhalten abgeben. Auch ein gemeinsamer Austausch ist innerhalb der Kommunikations-App möglich. So funktioniert Lernen am effektivsten.
Funktionen einer effektiven Kommunikations-App
Bevor Sie sich für eine Kommunikations-App entscheiden, sollten Sie zunächst überlegen, welche Ziele Sie mit dem Einsatz der App erreichen wollen. Welche Funktionen einer Mitarbeiter-App passen zu Ihrem Unternehmen? Reduzieren Sie die Funktionen Ihrer Kommunikations-App auf ein Minimum, um die Handhabung des Kommunikationstools so einfach wie möglich zu gestalten.
Die Mitarbeiter-App Quiply bietet ihnen neben den Basis-Funktionen von Chats, Datenaustausch und einer digitalen Pinnwand auch noch die Zusatzfunktion einer integrierten Übersetzung. Diese ist besonders für multinationale Teams wertvoll. So beteiligen sich innerhalb der App alle in ihrer Muttersprache und für die Empfangenden wird automatisch alles in deren Sprache übersetzt.
Gruppenchats und direkte Nachrichten
Kommunikations-Apps wie die Mitarbeiter-App Quiply beinhalten DSGVO-konforme Gruppenchats und direkte Nachrichten. Alle im Team können sich miteinander abstimmen und Informationen sofort weitergeben.
Daten- und Dokumentenaustausch
Der Austausch von Dateien und Dokumenten ist über die Mitarbeiter-App Quiply gesichert. Dokumente oder Fotos mit wenigen Klicks in die App hochladen und versenden – so einfach geht’s!
Veranstaltungskalender und Terminplanung
Der integrierte Veranstaltungskalender ermöglicht eine einwandfreie Terminplanung. Das ganze Team wird über anstehend Termine, aber auch Geburtstage von Teammitgliedern oder Jubiläen informiert. So wird nichts mehr vergessen und Wertschätzung kommt an. Außerdem sind die Buchung von Räumen oder Equipment über den Kalender möglich, um eine optimale Abstimmung zu gewährleisten.
Mit der Einführung einer Mitarbeiter-App tragen Unternehmen zur Verbesserung ihrer internen Kommunikation bei. Damit die interne Kommunikation gelingt, sollten alle im Team etwas dazu beitragen. Offenheit, Empathie und die Fähigkeit, zuzuhören, sind besonders wichtig.
Einführung einer Kommunikations-App
Überlegen Sie, ob eine Mitarbeiter-App das richtige für Ihr Unternehmen ist? Mitarbeiter-Apps bieten die einzigartige Möglichkeit, die gesamte interne Kommunikation an einem Ort zu führen. Es stellt sich nicht mehr die Frage, welches der verschiedenen Kommunikationstools denn nun für was genutzt wird. Ihre Mitarbeitenden werden entlastet und können sich voll und ganz auf die Kommunikation innerhalb der Kommunikations-App konzentrieren. So verbessern Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen effektiv.
Was muss bei der Einführung einer Mitarbeiter-App beachtet werden?
Bei der Einführung einer Kommunikations-App ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden von Anfang an in den Veränderungsprozess mit eingebunden sind. Manchen Menschen fallen Veränderungen schwer und sich von lang etablierten Kommunikations-Routinen auf neue umzustellen, kann überfordern.
Daher ist es wichtig, Fragen direkt zu beantworten und Hilfestellung zu leisten. Die Mitarbeiter-App Quiply ist so einfach konzipiert, dass eine intuitive Nutzung von Anfang an gegeben ist. Innerhalb unseres Kundenstamms haben wir die Erfahrung gesammelt, dass die allermeisten Nutzerinnen und Nutzer die App bereits nach nur einer Einführungs-Schulung effektiv nutzen können. Natürlich stehen wir Ihnen bei diesem Prozess zur Seite.
Der Erfolg des neuen Kommunikationstools ist messbar und Ihre interne Kommunikation lässt sich so stetig verbessern. Innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply nutzen Sie das Admin-Dashboard, um zu sehen, wie aktiv Ihr Team die App nutzt und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Erstellen sie doch eine Umfrage innerhalb der Kommunikations-App Quiply, um herauszufinden, was sich Ihr Team wünscht, um die interne Kommunikation zu verbessern!
Weitere Tipps, wie Sie eine Mitarbeiter-App erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, erfahren Sie hier.
Sicherheit und Datenschutz
Wenn Unternehmen eine Kommunikationsplattform eines Drittanbieters nutzen und personenbezogene Daten verwenden, ist sicherzustellen, was mit den Daten passiert. Wir von Quiply sind uns dessen bewusst und haben ein Sicherheitssystem für Ihre Daten entwickelt, welches wir lokal verwalten.
Eine der Maßnahmen zum Schutz sensibler Unternehmensdaten und persönlicher Informationen sind unsere lokalen Server in Frankfurt am Main. Auf diese Server können wir jederzeit zugreifen und damit sicherstellen, dass Ihre interne Kommunikation DSGVO-konform verläuft und selbst im sehr unwahrscheinlichen Fall eines Hacker-Angriffs direkt eingegriffen werden kann. So vermeiden Sie rechtliche Probleme und halten die Datenschutzrichtlinien ein.
Alle Nachrichten innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das bedeutet, dass sie auf dem Sender-Gerät „verpackt“ und erst auf dem Empfänger-Gerät „ausgepackt“ werden. Dazwischen können die Nachrichten nicht mitgelesen werden. Die persönlichen Daten auf Smartphone oder Tablet vermischen sich nicht mit den Inhalten der Mitarbeiter-App und andersherum. Das bietet Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen maximale Datensicherheit.
Fazit - So verbessern Sie Ihre interne Kommunikation!
Kommunikations-Apps eignen sich hervorragend für Unternehmen, die agil bleiben wollen und Ihre interne Kommunikation verbessern möchten. Die Mitarbeiter-App Quiply bietet die Möglichkeit, sich in Echtzeit auszutauschen und dadurch Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.
Eine Kommunikations-App kann dazu beitragen, die Produktivität innerhalb des Teams zu steigern und die Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Durch verbesserte Motivation und ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl im Team binden Sie Talente langfristig an Ihr Unternehmen. Mobile Mitarbeitende können mit einer Kommunikations-App genauso zur Unternehmenskommunikation beitragen wie Mitarbeitende am Schreibtisch.
Die Einführung der Mitarbeiter-App sollte geplant voranschreiten. Damit alle die App gerne nutzen und sich positive Effekte im Unternehmen zeigen, sollte sie Ihrem Team einen Mehrwert bieten. Überlegen Sie, welche Funktionen ihrem Team weiterhelfen und welche sie nicht unbedingt benötigen, um die Kommunikations-App so einfach wie möglich zu gestalten.
Ein neues Kommunikationstool stellt eine Veränderung im Unternehmen dar, die nicht alle gleich aufnehmen. Es ist wichtig, dass der Veränderungsprozess von den Führungskräften und internen Promotern vorangetrieben und unterstützt wird. Offene Fragen sollten direkt geklärt - und Unsicherheiten aus der Welt geschafft werden.
Mitarbeiter-Apps bieten einen einfachen Weg, die Unternehmenskommunikation zu digitalisieren und vor allem zu mobilisieren. Durch Echtzeit-Kommunikation können Probleme schneller gelöst – und Entscheidungen schneller getroffen werden. Ihr Team bleibt agil uns sichert sich durch die schnelle Reaktionsfähigkeit einen Wettbewerbsvorteil. Testen Sie jetzt die Mitarbeiter-App Quiply und überzeugen Sie sich vom Mehrwert einer Kommunikations-App für ihr Unternehmen!
