Einführung einer Mitarbeiter-App: 5 überzeugende Tipps zur Umsetzung

Eine Mitarbeiter-App gilt als das neue mobile Intranet und bietet eine hervorragende Plattform, durch die alle Mitarbeiter schnell und einfach miteinander kommunizieren können. Mitarbeiter-Apps realisieren erstmals Echtzeit-Kommunikation im ganzen Unternehmen und zwar bidirektional. Jeder ist Sender, jeder ist Empfänger. Das bringt ungeahnte Möglichkeiten die ähnlich groß sind wie die Einführung der E-Mail vor 20 Jahren e war. Sie haben Interesse an solch einer App oder stehen bereits kurz vor der Einführung? Wir haben hier 5 überzeugende Tipps für Sie, die Ihnen bei der Umsetzung helfen.

Apropos: Als Quiply Kunde können Sie jederzeit auf unser Team vom Customer Success zurückgreifen, das ihnen bei der Einführung persönlich zur Seite steht.

Tipp 1) Betriebsrat frühzeitig mit einbeziehen

Bevor Sie eine Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie darauf achten den Betriebsrat schon früh zur Planung heranzuziehen. Das hat mehrere Gründe: Zum einen ist ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats verfassungsrechtlich festgelegt. Zum anderen kommen bei diesem oftmals einige Fragen und Bedenken auf, welche vor Beginn der Einführung aus dem Weg geschafft werden sollten. Alles Wichtige rund um das Thema Betriebsrat und Mitarbeiter-App finden Sie hier.

Tipp 2) Nutzungsbedingungen vereinbaren

Vorab sollten Nutzungsbedingungen der Mitarbeiter-App festgelegt werden. Es bietet sich an, einen Punkt für die App in Ihre Betriebsvereinbarung aufzunehmen oder eine Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Betriebsrat zu treffen. Zusätzlich dazu ist eine Nutzungsvereinbarung zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern empfehlenswert. Sie schaffen so schriftliche Verträge, in denen Sie die Verwendung der Mitarbeiter-App regeln und immer wieder anpassen können. Wichtige Punkte können dabei zum Beispiel die Regelung von Push-Benachrichtigungen und personenbezogenen Daten sein. Sie könnten sich dafür unter anderem folgende Fragen stellen: Wie darf die App auf den persönlichen Geräten meiner Mitarbeiter genutzt werden? Wann dürfen meine Mitarbeiter berufliche Benachrichtigungen erhalten? Wie regeln wir die Trennung von Arbeitszeit und Freizeit? Welche Daten meiner Mitarbeiter dürfen gespeichert werden? Welche Funktionen können freiwillig und anonym genutzt werden? Wer in meinem Unternehmen erlangt welche Administrationsrechten?

Tipp 3) Testphase einleiten

Einer der wichtigsten Punkte ist die Testphase. Fragen Sie eine Testversion der App an und lassen Sie sich von dem Anbieter beraten. In dieser Phase können Sie alle Funktionen ausprobieren und den Anbieter bei Unklarheiten rechtzeitig kontaktieren. Außerdem können Sie diese Zeit nutzen, um für Ihr Unternehmen wichtige Personalisierungen innerhalb der App vorzunehmen und mit dem Anbieter der App zu verhandeln. Wenn Sie in einem großen Unternehmen tätig sind, ist es sinnvoll, vorerst nur eine Hand voll Mitarbeiter und den Betriebsrat zur Testphase einzuladen. Dadurch erlangen Sie am Ende ein überschaubares Feedback sowie eine angenehme Grundlage zur Umsetzung.

Tipp 4) Der Reihe nach beginnen

In jedem Fall ist es ratsam, die Funktionen der Mitarbeiter-App erst nach und nach freizuschalten. Beispielsweise können Sie erst einmal nur das Telefonbuch und den Chat inklusive Terminvereinbarungen freischalten. Der Reihe nach können Sie dann das Posten von Beiträgen in einem Channel, die Kommentarfunktion usw. hinzufügen. Diese etappenweise Einführung der Bereiche ist besonders hilfreich. Alle Beteiligten beschäftigen sich immer etwas stärker mit einer bestimmten Funktion und nicht gleich mit der ganzen Bandbreite. So gelingt einerseits die Einarbeitung in die App leichter, andererseits kann konstruktiveres Feedback entwickelt werden.

Tipp 5) Feedback kommunizieren

Der womöglich wichtigste Aspekt ist die regelmäßige Kommunikation über das Benutzen der App. Holen Sie sich vor allem nach der Testphase das Feedback aller Beteiligten ein. Hier ist es maßgeblich, zu erfahren, welche Vorteile und Nachteile Ihre Mitarbeiter an der App sehen und diese konstruktiv miteinander zu diskutieren. Zudem bietet es sich an mit allen über relevante personalisierte Channel oder Gruppen nachzudenken. Durch die Gespräche über die Einführung der App können Sie erfahren, ob Ihre Mitarbeiter auch Spaß daran finden und motiviert sind, ein mobiles Intranet zu verwenden. Zudem können Sie überlegen, welche Schwachpunkte in Ihrem Unternehmen durch eine Mitarbeiter-App sogar gestärkt werden und in welcher Hinsicht diese noch unterstützend für Sie wirken kann. Nach der offiziellen Einführung können Sie zusätzlich noch nach der Meinung aller Mitarbeiter fragen, um gewisse Regeln und Funktionen zu konkretisieren.

Ein Blick zu anderen Unternehmen kann ebenfalls nicht schaden. Erkundigen Sie sich über deren Erfahrungen mit einer Mitarbeiter-App, um daraus gegebenenfalls Schlüsse für Ihr eigenes Unternehmen ziehen zu können!