BYOD bedeutet: Bring Your Own Device (Deutsch: bring dein eigenes Gerät mit). Das BYOD-Prinzip beschreibt, dass Mitarbeitende ihre privaten mobilen Endgeräte wie das Smartphone oder Tablet auch im beruflichen Zusammenhang zur Kommunikation nutzen dürfen. Unter Einhaltung der BYOD-Richtlinien können sie auf E-Mails zugreifen, Unternehmensanwendungen und -daten nutzen sowie die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk vom eigenen mobilen Endgerät aus herstellen. Auch in Bildungseinrichtungen wird das BYOD-Prinzip bereits häufig genutzt, um den Nutzer:innen eine möglichst einfache Handhabung zu ermöglichen und Kosten zu sparen. So ist es an vielen Universitäten und Schulen bereits gestattet, mit den privaten Endgeräten wie Laptops und Smartphones die vorhandene Infrastruktur (z.B. WLAN, Speicherplatz und die virtuelle Software der Einrichtung) zu nutzen.
Aber was hat es mit BYOD ganz genau auf sich? Welche Vor- und Nachteile bietet dieses Prinzip und was haben Mitarbeiter-Apps damit zu tun?
BYOD Lösungen
Es gibt verschiedene BYOD Lösungen, die jedoch alle unterschiedliche Vor- und Nachteile haben. Viele der bekannten Softwarelösungen wie 7 Principles MDM und Co. unterstützen nicht alle Gerätemarken, speichern die Daten im Ausland oder setzen einen eigenen Server bei den Nutzenden voraus, was häufig mit zusätzlichem Aufwand und Kosten einhergeht. All dies sind Hürden, die die Nutzung vieler BYOD-Lösungen ausschließen.
Eine der beliebtesten und gut funktionierenden BYOD-Lösungen in Deutschland sind die sogenannten Mitarbeiter-Apps. Diese eignen sich besonders gut für mobile Mitarbeitende, die keinen festen Arbeitsplatz haben, an dem sie täglich den Computer des Unternehmens nutzen können. Diese Mitarbeitenden machen den Großteil der Arbeitnehmer:innen in Deutschland aus und trotzdem werden sie durch ihre Mobilität häufig von der Kommunikation ausgeschlossen oder erfahren wichtige Informationen zuletzt. Da gute Kommunikation jedoch maßgeblich zum Unternehmenserfolg, der Motivation der Mitarbeitenden und einem guten Betriebsklima beiträgt, ist es wichtig, dass sie alle Betriebsangehörigen erreicht. Die BYOD-Lösung sollte folglich für alle Mitarbeitenden auf allen Geräten gleich gut funktionieren.
Um Ihr BYOD-Projekt mit Erfolg einzuführen und alle Mitarbeitenden auf die Reise mitzunehmen, sollten Sie BYOD-Richtlinien mit klaren Regeln und Anleitungen für Ihre Mitarbeitenden erstellen. Diese Richtlinien sollten immer auf den neuesten Stand gebracht werden, sobald sich die Technologie, Bedrohungslage oder Gesetzeslage verändert. Vor allem sollten Sie auch den Prozess für den Fall, dass ein Gerät gestohlen wird oder verloren geht, festlegen.
Bei der Wahl der geeigneten BYOD-Lösung sollten Sie folgende Punkte beachten:
1. Den Installations-Prozess so einfach wie möglich halten
Kompliziertes Herunterladen und Installieren erhöht die Hemmschwelle Ihrer Mitarbeitenden, sich dem BYOD-Prozess freiwillig anzuschließen. Je einfacher der Prozess ist, desto weniger Überzeugungsarbeit müssen Sie leisten und können Zeit und Geld für komplizierte Schulungen sparen.
2. Den Nutzer:innen dabei helfen, sich selbst und gegenseitig zu helfen
Wie geht das mit der neuen App denn, kannst du mir dabei helfen? Wenn Ihre Mitarbeitenden über die Nutzung des neuen BYOD-Kommunikationskanals gut aufgeklärt sind, können sie sich selbst und den Kolleg:innen bei Fragen zur Seite stehen. Sorgen Sie daher von Anfang an dafür, dass sie über das Konzept und den Kanal bestens informiert sind und auch wissen, wie sie sich fehlende Informationen beschaffen können. Wo werden beispielsweise die BYOD-Richtlinien abgelegt? Und wer von der IT ist mein/e Ansprechpartner:in?
3. Die Privatsphäre der Nutzer:innen schützen
Privatsphäre ist beim BYOD-Prinzip das A und O. Niemand möchte, dass die persönlichen Daten plötzlich mitgelesen werden. Daher muss dafür Sorge getragen werden, dass die privaten Informationen von den unternehmensbezogenen stets getrennt bleiben. Andersherum müssen natürlich auch die unternehmensbezogenen Daten so geschützt werden, dass sie nicht einfach auf den privaten Teil des Smartphones heruntergeladen werden können.
Mitarbeiter-App
Mitarbeiter-Apps wie Quiply eignen sich besonders für die sogenannten Non-Desk-Worker. Das sind mobile Mitarbeitende, die beispielsweise in der Pflege, Hotellerie oder dem Baugewerbe tätig sind. Sie haben keinen festen Platz am Schreibtisch, sondern arbeiten an unterschiedlichen Orten und benötigen daher auch eine mobile Kommunikationslösung.
Fake News, Imageverlust und wirtschaftlicher Totalschaden durch Datenverlust – das sind die Gefahren des 21. Jahrhunderts und Quiply kämpft dagegen an. Durch 256-bit-TLS Datenverschlüsselung, fortgeschrittene Firewalls, Malware & Virenscanner sowie Sicherheitsaudits ist Quiply DSGVO-konform und erfüllt auch die Richtlinien der Schweizer DSG. Unsere ISO/EIC 27001-zertifizierte Rechenzentren befinden sich lokal in Frankfurt, sodass sie für uns im Notfall sofort erreichbar sind. Im Falle einer Cyberattacke ist Quiply eine Festung! Sie müssen keine Sorge mehr haben, dass Betriebsgeheimnisse, sowie Daten von Kund:innen und Patient:innen versehentlich öffentlich werden, denn mit Quiply landen ihre Daten nicht wie bei den werbefinanzierten Diensten WhatsApp, Facebook und Co in einem offenen Netzwerk. Quiply bildet ein geschlossenes System, das zentral administrierbar ist. Das bedeutet, Sie haben jederzeit die Kontrolle über die App und können bestimmen, welche Nutzenden worauf Zugriff haben und wo sie posten können. Viren, Cyberattacken oder Erpressungstrojaner werden abgewehrt.
BYOD Vorteile
Bring Your Own Device hat viele Vorteile. Mitarbeitende, die ihr persönliches Mobilgerät auch beruflich nutzen können, benötigen keine Eingewöhnungszeit oder Schulungen für die Nutzung neuer Geräte oder Betriebssysteme. Außerdem gewinnen die Mitarbeitenden durch BYOD Mobilität und Flexibilität. Sie können jederzeit auf das eigene mobile Gerät zugreifen und sind so auch für den Betrieb immer erreichbar. Wichtige Informationen kommen direkt in Echtzeit an und gehen nicht unter. Zudem bedeutet BYOD auch Kosteneinsparung für das Unternehmen, denn es müssen keine neuen Geräte angeschafft werden, wenn die eigenen genutzt werden dürfen. Die Mitarbeitende haben auch nur ein Gerät dabei und benötigen kein separates Diensthandy mehr.
BYOD Nachteile
Trotz vieler Vorteile hat Bring Your Own Device auch Schattenseiten. Der offensichtlichste Nachteil ist die Datensicherheit. Durch die Zunahme privater Geräte für den beruflichen Gebrauch haben Cyberkriminelle einen neuen Angriffspunkt und ihr Interesse daran steigt. Wo viele verschiedene Endgeräte genutzt werden und somit auch verschiedene Hard- und Softwareausstattung – sind die sensiblen Daten der Unternehmen da überhaupt sicher?
Die Antwort lautet: Jein. Private Geräte der Mitarbeitenden können für Unternehmen eine Sicherheitslücke bilden, solange keine passenden Tools verwendet werden und die Mitarbeitenden nicht ausreichend über die Sicherheitsvorschriften und Richtlinien informiert werden. Wenn ein privater Laptop beispielsweise mit dem Netzwerk einer Einrichtung verbunden ist, kann ein Trojaner die Tastatureingaben und somit Logins und Passwörter ablesen. Hacker:innen erlangen so Zugriff auf sensible Daten und können diese missbrauchen. Das kann auch passieren, wenn das Unternehmen für Cloud-Dienste geöffnet ist. Weitere mögliche Risiken der BYOD-Nutzung sind Identitätsdiebstahl und der Zugriff auf das Onlinebanking. Besonders im Fall eines Verlustes oder Diebstahls eines BYOD-Gerätes sollten daher die Daten jederzeit von dem Unternehmen remote gelöscht werden können.
BYOD stellt eine Herausforderung für die unternehmensinterne IT dar, denn viele Mitarbeitende möchten nicht, dass diese auch den privaten Gebrauch ihrer Geräte einsehen kann. Das erschwert es der IT je nach Softwarelösung, sicherzustellen, dass Hacker:innen nicht auf das Gerät zugreifen und schädliche Tools wie Bildschirmrekorder oder Keylogger (Tasten-Aufnahmen) verwenden. Mit der Mitarbeiter-App von Quiply ist dies jedoch kein Problem, denn die Daten werden auf dem unternehmenseigenen Server in Frankfurt gespeichert und auch von der unternehmensinternen IT verwaltet.
Für die Mitarbeitenden kann die dauerhafte Erreichbarkeit durch das BYOD-Prinzip zusätzlichen Stress bedeuten. Manche fühlen sich unter Druck gesetzt, auf dem privaten Smartphone immer erreichbar sein zu müssen. Um Überforderung durch Nachrichtenfluten zu vermeiden, sind regelmäßige Rücksprachen mit den Mitarbeitenden wichtig.
Auch wenn das nach vielen Nachteilen klingt, wiegen die Vorteile des BYOD-Prinzipes schwerer und der Trend wird auch zukünftig in diese Richtung gehen. Denn der Großteil der Risiken fällt überhaupt erst ins Gewicht, wenn es keine klaren Richtlinien zur BYOD-Anwendung gibt und das verwendete Tool an sich keine ausreichende Datensicherheit bietet. Quiply bietet Ihnen Datensicherheit durch unsere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die lokalen Server in Frankfurt am Main. Die einfache und intuitive Nutzung erleichtert den Einstieg in das BYOD-Prinzip. Überprüfen Sie daher, welches Tool Sie für die Kommunikation verwenden und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden stets über Veränderungen der Richtlinien, um Fehler durch die Nutzer:innen zu minimieren. So profitiert auch Ihr Unternehmen vom BYOD-Prinzip!
