Wissenstransfer bei Mitarbeiterwechsel: Strategien gegen Know-how-Verlust

Verlassen Mitarbeitende ein Unternehmen, hinterlassen sie oft nicht nur eine personelle Lücke, sondern auch einen enormen Wissensverlust. Optimierte Prozesse, Kundenbeziehungen und Erfahrungswerte verschwinden aus dem Unternehmen, wenn
sie nicht rechtzeitig gesichert werden. Doch genau darin liegt eine der größten
Herausforderungen für Unternehmen: Den Wissenstransfer im Offboarding so zu
gestalten, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.

In der Praxis passiert das selten reibungslos. Dokumente sind überall verstreut, Prozesse zu sehr von einzelnen Schlüsselpersonen abhängig und die Übergabe erfolgt
unstrukturiert und unter Zeitdruck.

Das Thema ist top-aktuell, denn laut dem Institut der deutschen Wirtschaft erreichen bis 2036 die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer das Rentenalter, was etwa einem Drittel der aktuellen Erwerbsbevölkerung entspricht. Fast 20 Millionen Erwerbstätige verlassen den Arbeitsmarkt, während nur 12,5 Millionen junge Arbeitnehmer nachrücken. Das kann einen großen Wissensverlust zur Folge haben. Wie schaffen es Unternehmen also, Wissen zu transferieren und neue Mitarbeitende reibungslos an Bord zu holen? Wir stellen Ihnen digitale Lösungen für den Wissenstransfer und eine Checkliste für das Offboarding Ihrer Mitarbeitenden vor! 

FAQ zum Thema Wissenstransfer

Was ist Wissenstransfer?
Wissenstransfer bedeutet, Wissen weiterzugeben und für andere nutzbar zu machen. Er ist Teil des Wissensmanagements und sorgt dafür, dass Informationen nicht verloren gehen. Das kann zum Beispiel durch Gespräche, Schulungen oder digitale Tools geschehen.

Was ist das Ziel von Wissenstransfer?
Das Ziel von Wissenstransfer ist, Wissen im Unternehmen zu sichern und allen Mitarbeitenden zugänglich zu machen. So geht wertvolles Know-how nicht verloren, etwa bei Mitarbeiterwechseln. Gleichzeitig wird die Zusammenarbeit im Team verbessert und die Produktivität gesteigert.

Welche Arten von Wissenstransfer gibt es?
Es gibt zwei Hauptarten: den personifizierten Wissenstransfer (direkter Austausch zwischen Menschen, z. B. im Gespräch oder Workshop) und den kodifizierten Wissenstransfer (Speicherung in Systemen wie Datenbanken oder Mitarbeiter-Apps). Am effektivsten ist eine Kombination aus beiden.

Welche Methoden helfen beim Wissenstransfer?
Typische Methoden sind Online-Schulungen, interaktive Videos, Seminare oder Workshops. Digitale Lösungen wie Wissensdatenbanken oder Mitarbeiter-Apps ergänzen den Austausch. Wichtig ist, die Methode an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

Warum ist Wissenstransfer für Unternehmen so wichtig?
Ohne guten Wissenstransfer geht wertvolles Wissen schnell verloren, z. B. wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Ein strukturierter Austausch stärkt die Unternehmenskultur, spart Kosten und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit.

Inhaltsverzeichnis

1. Warum scheitert der Wissenstransfer beim Offboarding oft?
2. Typische Fallen beim Offboarding
3. Welche Folgen hat verlorenes Wissen für Unternehmen?
4. Die 6 Schritte des Wissenstransfers beim Offboarding
5. Ihre Mitarbeiter-Checkliste für den Wissenstransfer beim Offboarding
6. Digitale Wissensdatenbank als Lösung: Wissen zentral verfügbar machen
   6.1 Was macht eine Wissensdatenbank aus? 
   6.2 Praxisbeispiel: Wissensdatenbank in einer Mitarbeiter-App
7. Best Practices für digitalen Wissenstransfer beim Offboarding
8. Welche Rolle spielen HR, IT und Führungskräfte beim Wissenserhalt?
9. Fazit: Mit digitalen Strategien Know-how langfristig sichern

Warum scheitert der Wissenstransfer beim Offboarding oft?

Offboarding bezeichnet den Prozess, der mit dem Ausscheiden von Mitarbeitenden aus
dem Unternehmen einhergeht und ist genauso wichtig wie das Onboarding neuer
Mitarbeitender. Denn jede Kündigung bedeutet für Unternehmen einen großen
organisatorischen Aufwand und birgt das Risiko, wertvolles Wissen zu verlieren.

Viele Unternehmen scheitern beim Wissenstransfer im Offboarding und verlieren
dadurch wertvolles Wissen! Laut SHRM stellen nur 37 % der Unternehmen einen ausreichenden Wissenstransfer im Offboarding-Prozess sicher.

Ein gutes Offboarding umfasst im ersten Schritt die administrativen Prozesse wie das
Ausstellen eines Arbeitszeugnisses und die Rückgabe von Firmeneigentum, die
Deaktivierung von E-Mail-Konten oder Zugängen. Im zweiten Schritt sollte dann eine
geordnete Übergabe von Aufgaben, Projekten und Wissen an die verbleibenden oder
neuen Teammitglieder erfolgen, um einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen zu
gewährleisten.

💡 Die Übergabe muss zur Top-Priorität nach dem Eingang einer Kündigung werden
und Führungskräfte sollten dafür Zeit und Ressourcen zur Verfügung stellen!

Typische Fallen beim Offboarding

1. Unstrukturierte Übergabeprozesse 
Übergaben erfolgen häufig last minute und Informationen, To-Do-Listen und 
Kundenkontakte werden in verstreuten Dokumenten oder mündlich übergeben. Neue 
Mitarbeitende sind dadurch häufig überfordert, erhalten nur Bruchstücke von 
Informationen und benötigen viel Zeit, um sich ein Gesamtbild zu machen. 

2. Kein zentraler Ort für dokumentiertes Wissen 
In vielen Unternehmen ist das Wissen überall verteilt. In E-Mails, persönlichen Notizen, 
auf lokalen Netzwerken und in den Köpfen der Mitarbeitenden. Es fehlt ein zentrales 
System zur Wissensdokumentation, das klaren Standards folgt und für alle einsehbar 
ist.

3.  Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
Oft hängt das gelingende Offboarding und Onboarding von Schlüsselpersonen ab. 
Diese alten Hasen wissen wie der Laden läuft und horten Wissen über bestimmte 
Prozesse oder Kundendetails. Verlassen sie das Unternehmen, entstehen gefährliche 
Wissenslücken, die Kundenbeziehungen belasten und Projekte ins Stocken bringen 
können. 

Auch nach dem Ausscheiden von Schlüsselpersonen muss deren Wissen für 
das Team zugänglich bleiben! 

Welche Folgen hat verlorenes Wissen für Unternehmen?

Geht beim Offboarding Wissen verloren, spüren Unternehmen die Folgen sofort durch:

Zeit- und Produktivitätsverlust bei Nachbesetzung
Neue Mitarbeitende benötigen deutlich länger, um sich einzuarbeiten, wenn wichtige 
Informationen fehlen. Dadurch verzögern sich Projekte, Kunden warten auf Antworten und die Produktivität im Unternehmen sinkt.

Wiederholung von Fehlern oder Prozessen
Werden Erfahrungen nicht dokumentiert, wiederholen sich bereits gemachte Fehler oder 
Mitarbeitende investieren Zeit in Aufgaben, die bereits gelöst wurden, anstatt darauf 
aufzubauen. Das sorgt für Frust und bremst Innovation aus. 

Erhöhte Kosten für Einarbeitung & Qualitätseinbußen
Jede Lücke im Wissenstransfer sogt für zusätzlichen Schulungsaufwand und durch 
fehlende Erfahrungswerte leidet die Qualität von Prozessen und Dienstleistungen. Das 
wirkt sich langfristig negativ auf die Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit 
aus.

Die 6 Schritte des Wissenstransfers beim Offboarding

Damit der Wissenstransfer im Offboarding gelingt, braucht es einen klaren Fahrplan. 
Durch ein strukturiertes Vorgehen stellen Unternehmen sicher, dass Wissen nicht verloren geht, sondern Teil des nachhaltigen Wissensmanagements wird.

1. Frühzeitiger Start: Nutzen Sie die Kündigungsfrist, um Wissen rechtzeitig zu sichern.
2. Wissen strukturieren & dokumentieren: Erfassen Sie Arbeitsabläufe, Kontakte, 
Projekte und Spezialwissen übersichtlich.
3. Tools einrichten / Zugriff klären: Stellen Sie sicher, dass Nachfolgerinnen und 
Nachfolger Zugriff auf alle relevanten Systeme und Dokumente haben.
4. Nachfolger:innen einbinden: Beziehen Sie die zukünftigen Mitarbeitenden schon 
während der Übergabe aktiv mit ein.
5. Review & Übergabe dokumentieren: Prüfen Sie gemeinsam, ob das Wissen 
verständlich dokumentiert ist und der Übergabeprozess lückenlos abgeschlossen 
wurde.
6. Nutzen Sie die Quiply Checkliste für den Wissenstransfer im Offboarding.

💡 Social Intranets wie die Mitarbeiter App Quiply bieten Ihnen eine ideale Plattform, 
um Wissen dauerhaft und zentral verfügbar zu machen! 

Ihre Mitarbeiter-Checkliste für den Wissenstransfer beim Offboarding

Die Mitarbeiter-Checkliste für den Wissenstransfer beim Offboarding können Sie an 
Ihr Unternehmen und die Rolle Ihrer Mitarbeitenden anpassen. Sie hilft Ihren 
Mitarbeitenden dabei, eine strukturierte Übergabe zu planen. So gelingt der 
Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen ganz sicher! 

1. Überblick & Aufgaben
 • Rollenbeschreibung & Verantwortungsbereich festhalten
 • Offene Aufgaben, Projekte & Deadlines dokumentieren
 • Relevante Ansprechpartner & Tools benennen

2. Projekte & Prozesse
 • Statusberichte zu laufenden Projekten
 • Offene To-dos & Risiken benennen
 • Best Practices & Lessons Learned sichern

 3. Kunden & Kontakte
 • Liste wichtiger Kontakte & Stakeholder
 • Offene Vereinbarungen & Anfragen dokumentieren
 • Besonderheiten in der Zusammenarbeit notieren

 4. Wissen & Dokumentation
 • Prozessbeschreibungen & Vorlagen speichern
 • Tipps & Tricks für Tools oder Workflows
 • Ablage & Dokumentenstruktur bereinigen

 5. Übergabe & Nachfolge
 • Übergabegespräch, Nachfolger:in einbinden
 • Q&A-Session; oder Shadowing einplanen
 • Übergabeplan & Vertretungsregelung schriftlich festhalten

Digitale Wissensdatenbank als Lösung: Wissen zentral verfügbar machen

Der traditionelle Wissenstransfer basiert zumeist auf persönlichen 
Übergabegesprächen, handgeschriebenen Notizen oder verstreuten Dateien in E-Mail
Postfächern und Ordnerstrukturen. Diese analogen Methoden sind jedoch fehleranfällig 
und schwer zu pflegen. Eine digitale Wissensdatenbank bietet hier entscheidende 
Vorteile: Sie bündelt alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort, macht sie 
dauerhaft verfügbar und stellt sicher, dass Mitarbeitende jederzeit und von überall darauf zugreifen können.

Was macht eine Wissensdatenbank aus?

Damit eine solche Wissensdatenbank im Alltag funktioniert, muss sie klar strukturiert und leicht bedienbar sein. Informationen sollten nach Projekten, Prozessen oder 
Ansprechpartnern geordnet sein und sich über eine Schlagwort- oder Volltextsuche 
schnell finden lassen. Ebenso wichtig ist es, dass Inhalte regelmäßig aktualisiert werden 
können, damit keine veralteten Informationen im Umlauf sind. Je einfacher die Nutzung, 
desto eher wird das System von den Mitarbeitenden akzeptiert und aktiv gepflegt.

Ein praktisches Beispiel dafür ist die Integration einer Wissensdatenbank in eine 
Mitarbeiter-App. Dort können nicht nur Dokumente und Prozessbeschreibungen abgelegt 
werden, sondern auch Tutorials, Videos oder FAQs. Der große Vorteil: Das Wissen ist 
jederzeit mobil verfügbar – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Gleichzeitig 
wird der Offboarding-Prozess durch standardisierte Abläufe transparent und nachhaltig 
gestaltet, sodass wertvolles Wissen nicht verloren geht.

Praxisbeispiel: Wissensdatenbank in einer Mitarbeiter-App

Damit Sie sich eine Mitarbeiter-App als Wissensdatenbank vorstellen können, möchten wir Ihnen ein Beispiel aufzeigen. Ein mittelständisches Produktionsunternehmen mit rund 250 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, dass beim Offboarding von langjährigen Fachkräften wertvolles Wissen verloren ging. Bisher wurden Übergaben meist per E-Mail oder in persönlichen Gesprächen organisiert – ohne zentrale Dokumentation. Das führte dazu, dass Nachfolger viel Zeit für die Einarbeitung brauchten, Prozesse mehrfach neu aufgesetzt wurden und Fehler sich wiederholten.

Mit der Einführung einer Mitarbeiter-App als digitale Wissensdatenbank konnte das 
Unternehmen diese Probleme lösen. Alle wichtigen Informationen – von Checklisten für 
die Maschinenwartung über interne Prozessbeschreibungen bis hin zu häufig genutzten 
Lieferantenkontakten – wurden strukturiert und für alle jederzeit zugänglich in der App 
hinterlegt. Ergänzt wurde die Datenbank durch kurze Video-Tutorials, Screenshots und 
FAQs, die Mitarbeitende während der Übergabe erstellten.

Das Ergebnis: Neue Kolleg:innen konnten sich deutlich schneller einarbeiten, die 
Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen verringerte sich und die Qualität der 
Arbeitsabläufe stieg spürbar. Die Geschäftsführung berichtet, dass sich die 
Einarbeitungszeit durch den verbesserten Wissenstransfer deutlich verkürzt hat und die 
Mitarbeitenden die App mittlerweile auch aktiv für ihr tägliches Wissensmanagement 
nutzen.

💡 Wissensmanagement ist ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg 
und die Innovationskraft von Unternehmen und damit genauso wertvoll wie finanzielle 
und materielle Ressourcen.

Best Practices für digitalen Wissenstransfer beim Offboarding

Damit eine digitale Wissensdatenbank ihr volles Potenzial entfaltet, braucht es klare 
Best Practices im Offboarding-Prozess. Entscheidend ist, dass nicht nur oberflächliche 
Informationen dokumentiert werden, sondern auch das Fachwissen, das im Arbeitsalltag 
dringend benötigt wird. Dazu gehören beispielsweise:

- Checklisten für wiederkehrende Aufgaben

- Detaillierte Prozessbeschreibungen

- Relevante Kontakte

- Spezialwissen, das oft nur in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender existiert.

Auch die Methoden, mit denen Wissen gesichert wird, spielen eine Rolle. Schriftliche 
Dokumentationen sind wichtig und lassen sich durch moderne Formate ergänzen. Video-Tutorials oder Screencasts können komplexe Arbeitsabläufe und Arbeitsmittel 
anschaulich erklären. Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen, wenn es um konkrete Handgriffe geht. Ebenso bieten sich FAQs oder strukturierte Interviews mit den 
ausscheidenden Mitarbeitenden an, um deren Erfahrungswissen zu bewahren und leicht 
zugänglich zu machen.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die frühzeitige Einbindung des Teams und der Nachfolgerinnen und Nachfolger. Übergabeprozesse sollten nicht am letzten Arbeitstag 
stattfinden, sondern schrittweise. Gemeinsame Meetings und Shadowing-Phasen 
ermöglichen es, das Wissen nicht nur zu dokumentieren, sondern auch direkt praktisch zu 
vermitteln. Auf diese Weise werden nicht nur Fakten gesichert, sondern auch 
Erfahrungen, Routinen und Feinheiten, die für den späteren Erfolg entscheidend sind.

💡 Alle Ansätze zum Wissensmanagement zielen darauf ab, jüngere und ältere 
Mitarbeitende miteinander zu vernetzen und Raum für den Austausch und 
Wissenstransfer zu schaffen. 

Welche Rolle spielen HR, IT und Führungskräfte beim Wissenserhalt?

Damit der Wissenstransfer in Unternehmen einwandfrei funktioniert, muss er zur Priorität werden. Das Zusammenspiel aus Führungskräfte, HR und IT sollte das 
Wissensmanagement aktiv unterstützen und fördern.

HR-Abteilungen sind gefordert, um klare Prozesse zu schaffen, den Wissenstransfer in 
die Offboarding-Strategie einzubinden und durch gezielte Kommunikation eine Kultur 
des Teilens von Wissen im Unternehmens zu schaffen. 

Die IT-Abteilung stellt die technischen Grundlagen bereit und hilft bei der Einführung von 
Wissensdatenbanken und digitaler Tools wie einer Mitarbeiter-App. So können 
Informationen zentral gespeichert- und nahtlos in bestehende Systeme integriert werden. 

Die Führungskräfte setzen den entschiedenen Rahmen, indem sie als Vorbilder 
vorangehen. Sie machen den Wissenstransfer zur Priorität, sorgen für strukturierte 
Übergaben und kommunizieren den Wert von Wissen im Unternehmen klar. 
Durch ein systematisches Vorgehen kann Wissen zielgerichtet gesammelt, genutzt und 
weiterentwickelt werden.

💡 Denn Studien zeigen, dass Unternehmen mit einem strukturierten 
Wissenstransfer im Offboarding bis zu 28 % schneller produktiv werden und 25 % 
an Folgekosten sparen.

Fazit: Mit digitalen Strategien Know-how langfristig sichern

Der Verlust von Wissen beim Offboarding ist kein böser Zufall, sondern die Folge 
fehlender Strukturen und Tools. Gestalten Unternehmen die Übergaben rein analog und 
informell, riskieren sie Stilstand, Fehler und unnötige Kosten. Eine digitale 
Wissensdatenbank – eingebettet in eine Mitarbeiter App – bringt Struktur. Die 
Mitarbeiter App bündelt Informationen an einem zentralen Ort, macht sie leicht 
auffindbar und ermöglicht es Teams, auch nach dem Austritt von Schlüsselpersonen 
nahtlos weiterzuarbeiten. Zudem fördern und vereinfachen Mitarbeiter-Apps die interne 
Kommunikation und sind mobil einsetzbar. 

Unternehmen, die das Offboarding als strategischen Prozess verstehen und klare 
Standards für den Wissenstransfer schaffen, profitieren doppelt. Sie sichern wertvolles 
Wissen und steigern ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Denn Mitarbeitende spüren, wenn 
ihr Wissen im Unternehmen wertgeschätzt und geteilt wird – ein wichtiger Faktor für 
Zusammenarbeit, Vertrauen und nachhaltigen Erfolg.

Und Quiply macht Wissenstransfer einfach: Alle Informationen sind zentral gebündelt, schnell auffindbar und jederzeit für Ihre Mitarbeitenden verfügbar. Jetzt kostenlose Demo buchen!