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Mitarbeiter-App in der Pflege verbindet Pflegepersonal und fördert die Kommunikation

Wir haben Herrn Eike Kuhrcke, Geschäftsführer der Pflegebetriebe Kuhrcke GmbH gefragt, wie die Mitarbeiter und das Unternehmen von Quiply, der App für Mitarbeiterkommunikation, profitiert. Die Pflegebetriebe Kuhrcke GmbH betreut mit über 50 Mitarbeitern pflegebedürftige Menschen an zwei Standorten und setzt seit einigen Monaten Quiply als App für Unternehmen ein um die interne Kommunikation zu digitalisieren.

Können Sie uns eine kurze Einleitung über Ihr Unternehmen geben im Hinblick auf Unternehmensgröße und Tätigkeitsbereich?

Mein Name ist Eike Kuhrcke, ich bin Geschäftsführer der Pflegebetriebe Kuhrcke GmbH. Ich betreibe zwei Einrichtungen im Kreis Steinburg in Schleswig-Holstein. Für unser Unternehmen arbeiten insgesamt 50 Mitarbeiter in allen Bereichen verteilt, also Pflege, Hauswirtschaft und Verwaltung.

Vor welchen Herausforderungen stehen die traditionellen Pflegebetriebe?

Im Bereich der Pflege ist es so, dass es aufgrund von verschiedenen Standorten, oder bei verschiedenen Einsatzzielen im ambulanten Bereich immer schwierig ist, fachübergreifend die Kommunikation mit den Mitarbeitern halten zu können. Daher kam uns die Idee, unsere Mitarbeiter flächendeckend per App zu erreichen und nicht mehr wie früher papiergestützt, als wir noch in ein Dokumentenbuch schrieben oder ein Übergabebuch führten. Egal ob in der Pflege, in der Hauswirtschaft, der Verwaltung oder auch im ambulanten Einsatz.

Wie lief die interne Kommunikation früher ab, bevor Sie eine App für Mitarbeiter eingeführt haben?

Vor Einführung der App für digitale Kommunikation haben wir das ganze alles handschriftlich gemacht, das heißt es gab Listen für die Mitarbeiter in den verschiedenen Dienstzimmern zur Unterschrift und Auslage, um dort über die verschiedenen Stationen hinweg Nachrichten und Informationen verbreiten zu können.

Wie haben Sie nach einer Lösung für die genannten Probleme gesucht? Wie kamen Sie darauf, dass eine Mitarbeiter-App für Sie das Richtige sein könnte?

Ich bin im Netz auf die Suche gegangen um mich über Möglichkeiten zu informieren, die interne Kommunikation zu vereinfachen. Da wir bereits EDV gestützt arbeiten – die Pflegedokumentation findet bereits EDV-gestützt und digitalisiert statt – war eine App für Mitarbeiter eine logische und sinnvolle Ergänzung, um die Kommunikation zu optimieren und weiter zu verbessern.

Besonders wichtig ist bei der Kommunikation zwischen Mitarbeitern der Datenschutz und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und der DSGVO. Da wir im Pflegebereich auch personenbezogene und sensible Daten austauschen, um uns spezifisch über Bewohner zu informieren, mussten wir auf jeden Fall eine sichere Lösung wählen, die uns diesen Datenschutz gewährleistet.

Für mich war es zudem ein wichtiger Punkt, dass unsere Firma, also unsere Pflegebetriebe Kuhrcke GmbH – liebevoll PBK abgekürzt – die Möglichkeit hat, sich im Internet auch externen Interessierten zu präsentieren und gefunden zu werden. Hierdurch generieren wir einen Zusatznutzen da wir Informationen nicht ausschließlich an Mitarbeiter teilen können sondern auch Angehörige, Außenstehende und weitere Interessierte in unsere Kommunikation einschließen können. Somit haben wir einen weiteren Kanal außer unserer Homepage und E-Mail-Newslettern, den wir für Kommunikation nach außen nutzen können.

Wie verlief die Kontaktaufnahme mit Quiply?

Die Kommunikation mit Quiply verlief gut. Ich habe sofort einen telefonischen Rückruf erhalten, nachdem ich meine Anfrage über ein Formular auf der Webseite von Quiply gestellt habe. Ich hatte die Möglichkeit Quiply für einen mehrwöchigen Zeitraum mit meinen Mitarbeitern zusammen in einer Testversion auszuprobieren und die App auch in der Praxis zu nutzen und zu testen.

Wie kamen Sie zu der Entscheidung, dass Quiply die richtige digitale App für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ist? Welche Kriterien gab es für einen Vergleich von Anbietern?

Von allen getesteten Apps und Anbietern war Quiply im Vergleich in der Tat die App, die am meisten Resonanz im Mitarbeiterbereich hatte. Sie ist einfach zu bedienen und alle Anforderungen unsererseits wurden erfüllt: eine eigene App mit eigenem Branding, Logo und Farben waren ebenfalls möglich.

Wie lief die Implementierung und Einführung Ihrer eigenen Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen ab?

Die Mitarbeiter haben Quiply gut angenommen. Viele Mitarbeiter haben Quiply auf ihren privaten Handys installiert da sie den Mehrwert nutzen möchten, den wir mit der App bieten: Kommunikation mit den Kollegen. Die Installation verlief sowohl für Android als auch für iPhones problemlos. Somit konnten wir innerhalb kürzester Zeit sämtliche Mitarbeiter in die App bekommen.

Wie nutzen Sie die Quiply Mitarbeiter-App in Ihrem Arbeitsalltag? Und wie hat sich die operative Kommunikation seit der Einführung der App für Mitarbeiterkommunikation verändert?

Im Arbeitsalltag wird die App primär genutzt, um den direkten Kontakt mit den Kollegen und die Kommunikation innerhalb verschiedener Gruppen zu erleichtern. Des Weiteren werden übergeordnete Termine für Schulungen und Veranstaltungen, die wir durchführen, in der App veröffentlicht und geteilt. Jeder Mitarbeiter hat hierauf Zugriff. Außerdem kann jede Einrichtung nun auch den Mitarbeitern der anderen Einrichtung ihre Arbeit transparenter machen. Somit vernetzen wir letztendlich unsere beiden Standorte stärker und machen Informationen der Standorte für alle Mitarbeiter transparent.

Mitarbeiter-App bei Pflegebetriebe Kuhrcke

Inwieweit unterstützt Quiply Sie und Ihre Mitarbeiter dabei, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern?

Neue Mitarbeiter haben sofort die Möglichkeit, sich innerhalb der App im Reiter Dokumente, den wir für uns angelegt haben, einen Überblick über aktuelle Informationen zu verschaffen. Das heißt, dass es von der internen Telefonliste bis hin zum aktuellen Dienstplan alles an Informationen für Mitarbeiter gibt, was zu jeder Zeit und an jedem Ort mit einem Klick zugänglich sein sollte. Das heißt natürlich auch, dass jeder Mitarbeiter seinen Dienstplan online sehen kann schon bevor er anfängt zu arbeiten. Anders als früher muss kein Mitarbeiter seine Dienste mehr abschreiben sondern kann sofort mit seiner eigentlichen Arbeit beginnen.

Wie wirkt sich die Mitarbeiter-App auf Sie als Chef aus?

Primär ist es gut, dass ein Kontakt, ein direkter Kontakt besteht und auch zu mir. Da wir meine Handynummer, WhatsApp oder den Facebook Messenger nie groß benutzt haben, um mich als Geschäftsführer zu kontaktieren, ist es nun so, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, mir direkt und persönlich eine Nachricht zu schicken, die ich dann natürlich auch versuche umgehend zu beantworten. Diese Möglichkeit bestand vorher so nicht. Dies ersetzt natürlich in keinem Fall ein persönliches Gespräch. Aber für kurze Anfragen bin ich nun für alle erreichbar und kann sofort über die App antworten. Kleinere Anliegen und Anfragen können somit sofort erledigt werden und wir können einfach lösungsorientiert arbeiten.

Außerdem habe ich als Chef die Möglichkeit, meine Arbeit transparenter zu machen und mich nicht nur in seinem Büro zu verstecken. Ich bin oft im Außeneinsatz und Mitarbeiter bekommen mich gar nicht so oft zu Gesicht. Aber mittels unserer neuen App kann ich auch Mitarbeitern zeigen, wo ich mich aufhalte und was ich für die Firma mache. Diese neue Form der Transparenz wird von den Mitarbeitern in der Tat geschätzt und gut angenommen.

Mobiler Chat bei Pflegebetriebe Kuhrcke

Welche Funktionen der Mitarbeiter-App von Quiply sind für Sie in Ihrem Arbeitsalltag und der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern besonders sinnvoll?

Innerhalb der App finde ich es besonders gut, dass man Dokumente online einstellen kann und die Mitarbeiter die Möglichkeit haben diese Dokumente zu sehen, zu lesen und ich eine Bestätigung erhalte, wenn ein Dokument gelesen wurde. Das vereinfacht den Verfahrensablauf beispielsweise beim Einbringen neuer Dienstanweisungen und Mitarbeiterunterweisungen enorm. Früher musste bei Dienstübergaben immer und immer wieder kommuniziert werden. Heute wird ein Dokument eingestellt, die Mitarbeiter haben die Möglichkeit es zu jeder Zeit und an jedem Ort zu lesen und auch nachzulesen, und ich bekomme eine Lesebestätigung, die ich wiederum für die Akten brauche um Überprüfungen, die immer wieder stattfinden, ordentlich zu bestehen. Dies vereinfacht das Verfahren enorm.

Wie schätzen Sie die Relevanz einer eigenen Mitarbeiter-App ein für die Innovation und die zeitgemäße Ausrichtung Ihres Unternehmens?

Mitarbeiter Apps an sich werden aus meiner Sicht in den nächsten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Innerhalb von Teams ist es wichtig, die Kommunikation zügig und effizient aufrecht zu erhalten. Gerade im Pflegebereich, wo mit Menschen und am Menschen gearbeitet wird kam es früher immer wieder zu Verzögerungen in der Kommunikation Über eine digitale App für Mitarbeiter haben Unternehmen nun eine wunderbare Möglichkeit, im operativen Tagesgeschäft schnell miteinander zu kommunizieren. Dies ist etwas, das auch in Zukunft mehr und mehr an Bedeutung gewinnen wird.

Würden Sie als Geschäftsführer der Pflegebetriebe Kuhrcke GmbH die App von Quiply auch anderen Unternehmen empfehlen? Und wenn ja, warum?

Quiply ist als App für Unternehmen in der Pflegebranche in der Tat sehr gut geeignet, um die Mitarbeiterkommunikation zu digitalisieren. Alle Anforderungen, die wir an eine App gestellt haben sind erfüllt und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander geht einfach gut von der Hand. Für den Pflegebereich, gerade auch mit verschiedenen Standorten oder gar im ambulanten Bereich ist die App für Mitarbeiterkommunikation für uns mittlerweile zu einem unersetzbaren Hilfsmittel geworden – es klappt einfach!

Wir danken Herrn Kuhrcke für seine Zeit und das Interview.

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