Mitarbeiterkommunikation verbessern - So stärken Sie die Kommunikation im Unternehmen

Man kann nicht nicht kommunizieren, das wusste schon Paul Watzlawick. Und so kommunizieren auch Mitarbeitende täglich untereinander, mit der Führungsebene, Kund:innen und Lieferant:innen. Doch besonders die interne Kommunikation ist dabei nicht zu vernachlässigen, denn wenn diese nicht stimmt, kann das die Betriebsabläufe behindern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen stärken können. 

Was versteht man unter Mitarbeiterkommunikation?

Mitarbeiterkommunikation bezeichnet die verbale und nonverbale Kommunikation aller Angehörigen eines Unternehmens (egal auf welcher Hierarchiestufe) untereinander. Sinn und Zweck davon sind Informationsverbreitung, die Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), der Austausch sowie Motivation und Betriebsbindung. Die Mitarbeiterkommunikation kann weitgreifend auch ehemalige Mitarbeitende und deren Angehörige umfassen. 

Und wer ist für die Mitarbeiterkommunikation verantwortlich? Hauptansprechpartner:innen sind die direkten Führungskräfte, denn von ihnen wird erwartet, dass sie die Mitarbeitenden durch erfolgreich eingesetzte Kommunikationsmaßnahmen integrieren, informieren und motivieren. In der Realität konzentrieren sich aber viele Führungskräfte aus Zeitknappheit, verschiedener Prioritätensetzung oder auch mangelnder kommunikativer Fähigkeiten auf andere Teile ihres Aufgabengebiets. Regelmäßige Schulungen zur Stärkung der kommunikativen Kompetenz können hier Sicherheit schaffen. Eine zeitnahe und effiziente Kommunikation ist essenziell. Führungskräfte sollten sich daher der Wichtigkeit der Mitarbeiterkommunikation immer bewusst sein.  

Instrumente für die Mitarbeiterkommunikation

Erinnern Sie sich noch an das mittlerweile veraltete Faxgerät? So funktioniert Mitarbeiterkommunikation heute nicht mehr. Wir stellen Ihnen verschiedene moderne Instrumente vor, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation verbessern können. 

Intranet

Das Intranet ist einfach gesagt ein betriebsinterner Zugang zu einem Teil des Internets. Es kann unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden und ist nicht öffentlich zugänglich. Durch die Nutzung des Intranets sollen die Kommunikation und der Informationsaustausch beschleunigt werden. Auf eine gemeinsame und sichere Datenbank, die alle betrieblichen Informationen bündelt, sollen alle Abteilungen des Unternehmens zugreifen können. In der Theorie haben alle Mitarbeitenden immer Zugriff darauf und sind über das Intranet schnell erreichbar. In der Realität gibt es jedoch in vielen Branchen eine hohe Anzahl mobiler Mitarbeitender, die zum Intranet keinen bis seltenen Zugriff haben und damit von der Informationsbeschaffung und Kommunikation ausgeschlossen sind. 

Interner Newsletter 

Interne Newsletter sind regelmäßige Rundschreiben innerhalb eines Unternehmens, die zumeist per E-Mail versandt werden, um Neuigkeiten mitzuteilen. Kurz und knapp kann hier alles Aktuelle zusammengefasst werden. Übersichtlich aufgearbeitet, sind so alle Empfänger:innen informiert. Der Nachteil dabei ist, dass Newsletter häufig als Werbung abgestempelt und in den Papierkorb verschoben werden. 

Wissensdatenbank 

Das Ziel davon ist, Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln und in verständlicher Form für die Zielgruppe zu dokumentieren. Mitarbeitende können darauf zugreifen und von der Schwarmintelligenz profitieren. Einige Unternehmen veröffentlichen Wissensdatenbanken auch auf ihren Websites, um auf sich aufmerksam zu machen und Traffic zu generieren. Beispielsweise durch Veröffentlichung eines Glossars zu einem bestimmten Thema. 

Interner Blog 

Externe Blogs helfen dabei, auf ein Unternehmen aufmerksam zu machen. Sie repräsentieren das Unternehmen nach außen und sollten daher immer professionell und aktuell gestaltet werden. 

Interne Blogs werden zumeist im firmeneigenen Intranet betrieben. Der Blog sollte sich, zum Schutz der Informationen, auf einem eigenen Server im firmeninternen Netzwerk befinden, von dem Unternehmen selber administriert werden und hinter einer Firewall abgesichert sein. Dadurch ist die volle Kontrolle über die Daten und die Sicherheit des Blogs für das Unternehmen gewährleistet. 

Chat Tools 

Über Chat Tools können sich zwei bis mehrere Teilnehmende per Text- oder Sprachnachricht unterhalten. Chats sind sehr praktisch, da in Echtzeit kommuniziert werden kann und die Nachrichten mobil abrufbar sind. Der Nachteil dabei ist jedoch, dass die meisten gängigen Chat Tools wie WhatsApp oder der Facebook-Messenger nicht datenschutzkonform sind. Nachrichten können gehackt und mitgelesen werden, wodurch  geistiges Eigentum verloren gehen kann. Im schlimmsten Fall birgt das für ein Unternehmen und Mitarbeitende ernste Konsequenzen. 

Social Media 

Soziales Netzwerken in der internen Kommunikation bietet den Mitarbeitenden Orientierung und stärkt ihr Vertrauen in die Unternehmensleitung. Es erlaubt netzwerkartige Kommunikation und flexible, projekt- und anlassbezogene Zusammenarbeit. Leider besteht jedoch auch hier wie bei den Chat Tools häufig die Datenschutzproblematik. Nutzende von Chat Tools und Social Media sollten sich daher über Nutzen und Risiken beider Instrumente informieren und abwägen.

Auch Onlinevideos werden in der Unternehmenskommunikation immer beliebter, besonders die direktere Form der Live-Übertragungen (Social Streams). Mittels der direkten Ansprache lassen sich Sachverhalte klar und deutlich darstellen, die ansonsten möglicherweise falsch verstanden werden könnten. Zudem ist Raum für Rückfragen. Eine Online-Schulung für Fach- oder Führungskräfte, Online-Betriebsversammlungen für die Mitarbeitenden im Home-Office, die Einführung eines neuen Produkts, Info-Veranstaltungen – all das lässt sich in Social Streams einbinden. Die größte Live-Streaming-Plattform Twitch verzeichnet weltweit bereits 17,5 Millionen tägliche Nutzer:innen. Auch Instagram, TikTok und Facebook bieten die beliebte Funktion des Livestreamings, welche besonders Jüngere gerne nutzen. 

Apps für die Mitarbeiterkommunikation

Eine Mitarbeiter-App ist ein modernes Tool, um die interne Kommunikation schneller und unkomplizierter zu gestalten und alle mit einzubeziehen. So haben auch die vielen mobilen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu integrieren und Informationen kommen bei allen an. Über eine App mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren, bietet aber noch mehr Vorteile. Zum einen lassen sich die Schreibverläufe auch im Nachhinein noch nachvollziehen. So gehen Informationen nicht verloren und sind jederzeit noch einmal griffbereit. Zum anderen stärken Apps für die Mitarbeiterkommunikation die Bindung an das Unternehmen und verbessern die interne Kommunikation. 

Quiply beinhaltet die gängigen Funktionen von Mitarbeiter-Apps wie den datenschutzkonformen Chat und das Digitalisieren von wichtigen Formularen (z. B. Urlaubsanträge, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen). Informationsverbreitung über Channels, eine Bibliothek für Dokumente (Arbeitsanweisungen, das Unternehmenshandbuch, QMS, Baupläne u. v. m.), ein Mitarbeiterverzeichnis und Echtzeit-Übersetzung in über 112 Sprachen, damit Sprachbarrieren kein Arbeitshindernis mehr darstellen. Über das Mitarbeiterpostfach Smarte Docs lassen sich Dienst- und Schichtpläne verteilen. Gehaltsabrechnungen können mit nur einem Klick aus Datev, Abacus, Sage & Co. versendet werden – und das ganz einfach, mit Ihrem bewährten Bestandssystem. Die Mitarbeiter-App von Quiply kann einfach aus dem App-Store auf jedes beliebige Smartphone oder Tablet geladen werden. So können Mitarbeitende Quiply auf ihren privaten Smartphones nutzen, die sie meist sowieso dabeihaben und deren Bedienung ihnen bekannt ist. Das spart zusätzlich Kosten für die Einführung und die Anschaffung neuer Mobilgeräte. Für Mitarbeitende am Schreibtisch ist auch eine Desktopversion verfügbar. 

Beispiele einer gelungenen Mitarbeiterkommunikation

Dass erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation kein Hexenwerk ist, beweist Feinkost Kugler. Das mittelständische Familienunternehmen ist seit 2014 im bayrischen Parsdorf ansässig. Sie beliefern unter anderem das Münchner Oktoberfest und das Frischeparadies für Gourmets mit ihren Feinkost-Produkten. Mit der Mitarbeiter-App von Quiply kann Kugler die über 350 Beschäftigten immer auf dem neusten Stand halten. Beispielsweise über Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, Jubiläen und Geburtstage, einen App-integrierten Veranstaltungskalender, einen Azubi-Blog, die Integration der eigenen Facebook-Seite (sichtbar auch für Nicht-Mitglieder von Facebook) und der eigenen Website innerhalb der App. Bei Kugler wissen alle, wie wichtig Kommunikation für ein erfolgreiches Unternehmen ist.

Foto: Naomi Oettle von Feinkost Kugler 

Manche gewerblichen Kräfte im Lager oder der Produktion fühlten sich vor Einführung der Mitarbeiter-App von der Verwaltung abgetrennt und nicht wahrgenommen. Während die einen durch Anrufe und E-Mails an ihren Schreibtischen erreichbar waren, fühlten sich viele mobile Mitarbeitende unzureichend oder zu spät informiert. Das ist seit der Nutzung der Mitarbeiter-App von Quiply nun anders. Alle haben über ihre privaten Smartphones oder Tablets darauf Zugriff und dank des Mitarbeiterverzeichnisses sind auch bei Fragen die passenden Ansprechpartner:innen nicht weit.