Der Gesetzgeber fordert alle Arbeitgeber dazu auf, den 3G-Status seiner Mitarbeitenden fortlaufend zu erfragen und zu dokumentieren. Dabei müssen auch die Auskunfts- und Informationspflichten DSGVO-konform sein. Ein bürokratischer Vorgang. Einfach und vor allem sicher geht es dagegen mit einer Mitarbeiter-App von Quiply. Hier geben Ihre Mitarbeitenden die Daten auf Ihrem privaten Smartphone selbst ein und die App genügt den strengen Sicherheitsauflagen bei Verwahrung von Gesundheitsdaten.
Wir alle müssen die gesetzlichen Regelungen unterstützten, in der Hoffnung zur schnellen Eindämmung des Infektionsgeschehens damit beizutragen. Den Arbeitgeber nimmt der Gesetzgeber damit besonders in die Pflicht, denn er muss sicherstellen, dass er über das Infektionsgeschehen im Unternehmen informiert ist. Ab sofort muss der AG den Gesundheitsstatus seiner Mitarbeitenden nach den 3G (Geimpft, genesen oder getestet) täglich erhoben und geprüft werden, dazu gehören:
- Impfzertifikate (digital), meist Screenshot
- Nachweis wie Impfausweise oder Ersatzbestätigung
- Nachweis der Testung (max 24h alt)
- Nachweis des Status "Genesen" durch den Impfarzt
Bei der Prüfung des 3G-Status Ihrer Mitarbeitenden sind die Arbeitgeber vor mehrere praktische Hürden gestellt:
- Durchführung: Sie müssen den Nachweis erhalten und prüfen können
- Datenschutz: Sie müssen die strengen Anforderungen der DS-GVO für Gesundheitsdaten beachten, nur autorisierte Personen haben Zugang hierzu!
- Datenprüfung: Sie müssen die Echtheit des Zertifikats/Nachweises prüfen
Die Schwierigkeiten liegen im Detail: Was bspw. wenn der Mitarbeitende weit weg seiner Tätigkeit nachgeht, bspw. auf einer Baustelle oder er mobil arbeitet? Tägliche Kontrolle im Office ist da nicht praktikabel, hier müssen Alternativen her. Und es gibt sie, zahlreiche digitale Helfer wie die Quiply Mitarbeiter-App machen die Erbringung der Nachweise einfach (s.u.).
Lesetipp: Arbeitgeberpflichten - Mitarbeitende zu Corona richtig informieren!
Egal wie Sie die Daten erheben, ob digital oder analog, beachten Sie bitte immer die besonders strengen Vorschriften bei Gesundheitsdaten und nutzen Sie hierfür unsere Vorlage zur Informations- und Auskunftspflicht in dieser E-Mail auch für Ihr Unternehmen (s.u.).
Fragen und Antworten zum Infektionsschutz (FAQs) finden Sie auf der Seite des BMAS, dort finden sie die erweiterten und aktuellen Regelungen.
Datenschutz: Informations- und Auskunftspflichten
Sie als Arbeitgeber müssen den Mitarbeitenden wie Aufsichtsbehörden erklären, wie Sie die erhobenen Daten handhaben und verarbeiten, egal ob auf Papier oder digital. Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert nach der DSGVO. Die Bereitschaft der Mitarbeitenden, Ihre Daten anzugeben, wird durch guten Umgang mit diesen Daten erhöht. Das hilft uns allen in der Bekämpfung des Virus.
Anbei liefern wir Ihnen eine Vorlage für Ihre Informations- und Auskunftspflicht, die Sie hierfür auf sich anpassen können:
Wie immer gilt, dass bei der Verarbeitung in einer Mitarbeiter-App oder auf Papier die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzes zu beachten sind, insbesondere was die technischen und organisatorischen Maßnahmen angeht:
- Einsicht auf die nötigsten Parteien einschränken
- Daten sichern
- Daten nach Zweckerfüllung löschen (längstens 6 Monate)
Mehr zum Datenschutz der sichersten Mitarbeiter-App von Quiply auf unserer Webseite. Bei Quiply sind Ihre Daten gut verwahrt.
Durchführung: 3G-Status abfragen einfach per App!
Die Statusabfrage geht ebenfalls besonders einfach und kostengünstig per Mitarbeiter-App. Für viele Unternehmen ist die Abfrage ansonsten schwierig, denn Mitarbeitende befinden sich an mehreren Standorten, auf der Baustelle, unterwegs, in Schichtarbeit, etc. Per Mitarbeiter-App kann man sicher vom privaten Smartphone aus die Daten an den Arbeitgeber übertragen.
Bei Quiply können Sie sowohl die Funktion Umfragen nutzen oder die Formulare-Funktion (empfohlen). Bei beiden Funktionen kann der Mitarbeitende seine Nachweise selbst einreichen mit seinem Smartphone oder per Desktop/Laptop.
So sieht bspw. die Impfstatusabfrage bei Quiply intern aus:
Kommt es doch zum Fall der Fälle, müssen sie nicht in Papierbergen für das Gesundheitsamt wühlen, sondern können rechtssichere Nachweise per PDF umgehend erzeugen. Das dauert nur Sekunden! Die Manipulation der Daten durch die Mitarbeitenden ist technisch ausgeschlossen. Beschränken Sie die nächste Versendung auf die Ungeimpften - einfach per Smarte Gruppen von Quiply auf die Tester-Gruppe beschränken, alle Geimpften müssen fortan nicht mehr täglich Ihren Nachweis geben.
ACHTUNG: Erheben Sie Gesundheitsdaten nur mit einer verschlüsselten Formularfunktion wie der von Quiply! Nutzen Sie nicht Messenger wie WhatsApp oder andere private Apps bei Gesundheitsdaten! Formulare ohne einen geschlossenen Workflow, die nur mit E-Mail-Versendung der Daten arbeiten, sollten von Ihnen ebenfalls nicht verwendet werden, denn hier ist der Datenschutz löchrig. Die Daten müssen gespeichert und im Transit immer besonders verschlüsselt sein und nicht einfach weitergeleitet werden können.
Jetzt unverbindliche Demo erleben und direkt im Unternehmen testen:
Wie so eine Funktion technisch funktioniert, erklären wir Ihnen hier (Beispiel Formulare und Umfragen). Mit einem Tool wie Quiply ist die Risikosituation schneller wieder im Griff und die Arbeitsorganisation reagiert besonnen. Die Daten werden stets nach DSGVO sicher verwahrt, die Einsehbarkeit der Daten kann klar festgelegt werden.
Prüfung der Echtheit des Impfzertifikates
Wenn der Mitarbeitende einen Nachweis via Corona-Warn-App vorlegt, sollte der Arbeitgeber die Möglichkeit berücksichtigen, dass absichtlich gefälschte oder manipulierte Nachweise vorgelegt werden. Das ist zwar eine Ordnungswidrigkeit, aber eine, die im Zweifel die Gesundheit der anderen Mitarbeitenden gefährdet. Deswegen ist der AG angeraten, auch zusätzlich die Echtheit der Nachweise zu prüfen - rechtlich ist er sogar vollständig dazu gezwungen:
Eine datensparsame Überprüfung kann mittels der kostenlosen „CovPassCheck-App“ des RKI (CovPassCheck-App: Digitale COVID-Zertifikate der EU schnell prüfen (digitaler-impfnachweis-app.de) erfolgen. Hierbei wird der QR-Code des Impf- oder Genesenenzertifikats abgescannt. Ob der QR-Code aus der Quiply App heraus, vom Bildschirm oder vom vorlegten Smartphone gescanned wird, spielt keine Rolle, der QR Code wird in der Regel immer zuverlässig erkannt.
Die überprüfende Person sieht dann lediglich, dass ein gültiges Zertifikat vorliegt, nicht aber ob es sich um ein Impf- oder Genesenenzertifikat handelt und ob dieses noch Gültigkeit hat. Weiterhin wird der Nachname, Vorname und das Geburtsdatum zur Verifizierung angezeigt, was in der Quiply App automatisch geschieht. Eine Speicherung der angezeigten Daten durch die CovPassCheck-App findet nicht statt.
Quiply empfiehlt, dass die Gesundheitsdaten getrennt von Personaldatensätzen gespeichert werden - die Personalakte ist ein schlechter Ort für die Speicherung individueller Gesundheitsdaten, da wir hier von einer temporären Schutzmaßnahme ausgehen dürfen und sich die Regelungen im Infektionsschutzgesetzs mit zunehmender Impfquote oder baldiger Impfpflicht wieder ändern dürften.
Lesetipps
Arbeitgeberpflichten - Mitarbeitende zu Corona richtig informieren
Praxis-Tipp: Sollte es wieder zu Lockdowns kommen (leider nicht mehr ausgeschlossen), können Sie die Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen als Mitarbeiter-Ausweis nutzen. Zusammen mit einem amtlichen Dokument haben Sie so eine nahezu 100% sichere Identitätsfeststellung, die jeder kontrollieren kann. So können Sie immer Berechtigungen aktuell halten und kontaktlos Ausweise aushändigen.
Quiply. Für gut verbunden.🌳