Äh, was, bist Du noch da? Videokonferenzen können nerven!

Für alle Office Menschen nähert sich in der Zeit von Covid19 das Ende von Woche 3 im Home Office. Home Office heißt vor allem mit Videokonferenzen seine Meetings abzuhalten. Und langsam nervt es. Wir bei Quiply nutzen sie natürlich auch jeden Tag, schon seit unserer Gründung, aber wissen vielleicht deswegen schon länger um Ihre Grenzen. Nachdem die erste Euphoriewelle überall hörbar schwappte („ist ja gar nicht so schwierig!“) kommt nun die Ernüchterung: Videokonferenz können furchtbar nerven. Und strengen an. Es saugt einem den Saft aus der Rübe!

Skypen, das war mal das Synonym und der landläufige Begriff für Videotelefonie. Und es war anfangs wie Star Trek. Noch heute ist Skype wohl der Standard neben FaceTime. Parallel dazu gab es immer einen Markt für sehr hochwertige, teure Videokonferenzsysteme, deren Bild- und Tonqualität höher war, die spezielle Hardware und oft auch Konferenzräume mit sich brachte. Diese Systeme werden weniger, Videokonferenzen finden auf normalen Geräten statt, haben sich technisch aber in den letzten 10 Jahren doch kaum noch verändert. Videokonferenzen können leider auch heute nicht ihrem Anspruch gerecht werden, Meetings mit physischer Präsenz dauerhaft zu ersetzen.

Im Video wirken Menschen anders und nehmen sich auch anders war. Emotionalität und Körperlichkeit sind begrenzt. Was mal als Ergänzung oder Ersatz für Flugreisen angedacht war, hat immer noch seine natürlichen Grenzen. Es ist natürlich kein menschlicher Kontakt, der dauerhaft ausreicht. Beziehungen werden dort nicht so fundiert wie im wirklichen Leben. Wenn man sich bereits bekannt war, ist das nicht ganz so schlimm, aber doch geht einiges verloren. Nicht nur menschlich gesehen, denn Video übermittelt eindeutig etwas anderes als echte physische Präsenz. Mitarbeiter-Apps haben dagegen einen anderen Anspruch, sie wollen vor allem Kommunikation unterstützen und keine Ersatzoption für echte physische Meetings bieten. Kommunikation im Unternehmen funktioniert 1 > n = 10, d.h. mehr als 10 Personen und das Meeting per Videokonferenz kommt an seine Grenzen. Es ist vor allem live, selten funktioniert es zeitversetzt (Aufzeichnungen kann man auch per Mitarbeiter-App versenden).

Die klassischen Probleme von Videokonferenzen

Videokonferenz stellt immer noch hohe Hardware-Anforderungen, die in jeder Konferenz ausgerechnet einer immer nicht erfüllt. Jedes Mal kommt einer zu spät, ist in der falschen Konferenz oder weiß gar nicht mehr, worum es geht. Die nächsten 5 Minuten werden damit verbracht, bei Mr. X die Treiber für die Kamera neu zu installieren, es gab halt ein Update. Mrs. Y dagegen schreibt nebenher lieber noch ein White Paper, der Call ist vergeudete Zeit aus Ihrer Sicht.

Das ist übrigens nicht nur bei Ihnen so[1]:

• 40% aller Meetings haben irgendein Software- oder Hardwareproblem
• 26% aller Mitarbeiter suchen IT-Support für die Hälfte aller Videocalls (!)
• 4 Minuten wird durchschnittlich diesen Problemen bei jedem Call geopfert
• Zu spät kommen scheint auch online eher die Regel als die Ausnahme zu sein
• 48% aller Teilnehmer sind abgelenkt, weil sie sich Sorgen machen, mal wieder schlecht auszusehen (es liegt an der Kamera!)
• 34% versuchen mehr Aufwand in Ihre optische Präsenz zu stecken als in die Vorbereitung des Meetings

Sie sehen schon: Für eine größere Konferenz lohnt der Aufwand, für mal eben zwischendurch muss man eher sagen, lasst es bitte, der Aufwand ist immer noch zu groß. Und die Ablenkung und die Verluste sind größer als man denkt. Sich selbst zu sehen während man redet, dass irritiert total. Dazu kommen individuelle Effekte: Kopfweh, Konzentrationsprobleme und das Gefühl, einfach ausgesaugt zu werden, denn eine Videokonferenz erfordert deutlich mehr Konzentration als klassische Telefonie. Besonders witzig hat dass das Video "A Video Conference in Real Life" umgesetzt vom Anbieter Zoom. Ob er seine Versprechen erfüllen kann, haben Sie vermutlich längst ausprobiert.

"A Video Conference in Real Life"

Mindestens jeder hat in Quarantäne wohl mindestens 5 verschiedene Videokonferenz Software ausprobiert von Zoom, Whereby, BlueJeans, Cisco Webex oder Skype und lieben wie hassen gelernt. Und die Probeme sind überall anders, aber wiederholen sich auch. Besonders angestrengt: Totaler Information Overload mit Slack in Thread 452x. Aber wieder mal wird bei allem Aktionismus ein Großteil der Mitarbeiter einfach vergessen. Diejenigen, die nicht im Home Office arbeiten können.

An der 5-Achs-CNC braucht es halt keine Meetings

Die Menschen, die das Land gerade am Leben erhalten, haben einen ganz anderen Zugang zu diesem Thema: In der Produktion, auf der Baustelle, beim Transport, in den Pflegeheimen, in den Lagern, überall eben, wo kein Schreibtisch steht mit Laptop und Brandband-Internetverbindungen für jeden Mitarbeiter, da gibt es weniger Meeting und entsprechend wenig Bedarf an Videokonferenzen. Eine Videokonferenz mit dem Bediener der CNC-Maschine erscheint ähnlich sinnvoll wie Eulen nach Athen zu tragen.

Er braucht Daten, möchte sich informieren, will kollaborieren und mit seinem Team effektiv arbeiten. Ohne nervige Hardware- und Softwareprobleme, die ihn nur Zeit kosten und die Produktivität spürbar reduzieren. Diese Toleranzen, die im Büro einfach übersehen werden, kennt man in der Produktion nicht.  Journalisten, die begeistert berichten, dass Ihr Zeitung auch per Remote-Software illustriert und gesetzt werden kann, müssen erkennen, dass man keine Fertigung steuern und Werkzeuge auswechseln kann, ohne physisch präsent zu sein. Virtuelle Arbeit ist heute in den wenigsten Unternehmen realistisch, gerade wenn es um die Industrie geht. Echte Digitalisierung bedeutet hier: Alle Mitarbeiter verbinden und erreichen, damit die sich kontaktlos und digital austauschen können. Nicht eine Ersatzkommunikation für Meetings ist hier gefragt, sie unterstützt hier nicht den Anwendungszweck.

Gewerbliche Kräfte sind genauso darauf angewiesen, digital kommunizieren zu können in einer sicheren Umgebung, wie Verwaltungskräfte. Jedem, auch dem Mitarbeiter mit privaten Smartphone, sollten wir ein effektives Arbeitswerkzeug in die Hand geben, dass man im ganzen Unternehmen verwenden kann. Um sich zu informieren, zusammen zu arbeiten und teilzuhaben. Videokonferenzen sind eine Ergänzung, die Basis der Digitalisierung ist eine ganz andere Ebene und die heißt heute auf allen Geräten cloudbasierte Lösungen wie die Mitarbeiter Apps.

Mitarbeiter-Apps wie die von Quiply sind diese Software, die man einfach überall einsetzen kann bei den unterschiedlichsten Voraussetzungen von Hardware wie Internetqualität. User müssen sich nicht lange einrichten, brauchen keine Treiber, Kamera, Mikrofone und Audiokarten, sondern können einfach kommunizieren. Mit System und Übersichtlichkeit. Mit sicheren Übertragungswegen wo die Organisation die Kontrolle über Zugänge und Daten behält. Keine Abbrüche mit fehlender Bandbreite und dennoch in Echtzeit kommunizieren, Dokumente austauschen, Channels erzeugen und Informationen selektiv verteilen. Chats, Videos, Bilder und Sprachnachrichten verteilen ist effektiver als eine Videokonferenz. Und niemand schaut zu, was sie gerade unter Schreibtisch tragen ;-)  

[1] https://highfive.com/blog/4-problems-with-video-conferencing