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Die wichtigsten Methoden des Wissensmanagement im Überblick

Kennen Sie schon das Emoji für das Jahr 2020? 🗑  Ein Abfalleimer. Warum? Weil für den allergrößten Teil der Bevölkerung die eigenen Lebenspläne nicht so umgesetzt werden konnten, wie man sich das einfach mal gewünscht hätte. Oder wie es eigentlich sein sollte. 

Wo es positiver Psychologie braucht, um damit umzugehen, passiert dass auch ohne Pandemie in vielen Unternehmen jeden Tag. Für sie war 2020 ein schlechtes Jahr des Wissensmanagements. Es fehlt hier in der Regel an der ernsthaften Umsetzung eines Konzeptes. Das wollen wir ändern!

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Wenn internes und externes Wissen systematisch erfasst wird, spricht man von einem bewussten Wissensmanagement, welches das Unternehmen profiliert und es innovationsfähiger macht. Warum ein gutes Wissensmanagement selbst für den kleinsten Betrieb noch sinnvoll ist, ist schnell erklärt:

  • Gerade für Betriebe, die mit einer hohen Fluktuationsrate oder mit Fachkräftemangel kämpfen, ist das Wissensmanagement unerlässlich. Denn mit einem gut sortierten und katalogisierten Wissensstamm können neue Mitarbeiter leichter eingeführt werden (On-Boarding neuer Kräfte), und Experten können schneller darauf aufbauen.

  • Jedes Unternehmen hat Wissen und Fähigkeiten, für das es gebraucht und angefragt wird. Volle Transparenz und Kenntnis darüber zu besitzen, was für Fähigkeiten und Wissen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens besitzen, ist durchaus lohnenswert. Denn nur die Unternehmen, die einen Wissensstamm anlegen und ihn weiterentwickeln, können ihre Expertise auch erweitern und innovative Ansätze entwickeln.

  • Wer sein finanzielles, zeitliches und personelles Kapital bewusst einsetzen möchte, für den ist ein gutes Wissensmanagement unerlässlich. Denn wer an Modellen erkennt, was für seinen Betrieb notwendig ist, der muss später in der konkreten Umsetzung weniger korrigieren und spart (siehe Berliner Flughafen) kostbare materielle- und immaterielle Ressourcen.

Der erste Schritt zum richtigen Wissensmanagement ist es, einen Verantwortlichen festzumachen, der sich um den geplanten Verlauf kümmert. Es gibt verschiedene Methoden zum Wissensmanagement, die wir hier übersichtlich zusammenstellt haben.

 

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1. Planungsmethoden für Ihr Wissensmanagement

„Ein Unternehmen muss nicht gleich so schnell sein wie Usain Bolt über hundert Meter. Es reicht, dass es überhaupt erst einmal anfängt gleichmäßig zu laufen.“ – Glenn Gonzales

Ein Planungsprozess durchläuft üblicherweise verschiedene Prozesse, bis es zur konkreten Umsetzung kommt. Je methodischer man an die Planung rangeht, desto effizienter kann gearbeitet werden und desto schneller ist man dann auch in der konkreten Umsetzung. Planungsmethoden eignen sich für alle, die…

  • …ihren Betrieb zukunftsorientiert leiten wollen. Denn Planungsmethoden sind nicht nur Kostenersparnisse, sondern deuten auch auf die Professionalität und Nachhaltigkeit eines Unternehmens hin.
  • …kreativ und innovativ arbeiten möchten, um im internationalen Wettbewerb weiterhin zu bestehen.

Vorsicht ist besser als Nachsicht, ist ein deutsches Sprichwort, das sicherlich seine Berechtigung hat. Doch statt einer nebulösen Vorsicht sollte man viel eher auf Wissen setzen.

Um zusammenzutragen, wo ihr Unternehmen gerade steht, gibt es zum Beispiel zwei Planungsmethoden:

A. Eine Wissensbilanz

Wenn eine konkrete Vision besteht, kann Mithilfe einer Wissensbilanz strategisch das Wissen im Unternehmen fokussiert werden. Ein wichtiger Teil der Wissensbilanz ist das Messen von Veränderungen im Wissensbestand. Nur wer den IST-Zustand in seinem Unternehmen kennt, kann ich Veränderungen wahrnehmen und Erfolge definieren.

B. Eine Wissensaudit

Wer mehr über den IST-Zustand und den SOLL-Zustandes seines Unternehmens erfahren möchte, für den ist der Wissensaudit optimal. Durch ein Wissensaudit kann man Verbesserungspotentiale bei dem Wissensgebrauch, der Wissensverteilung und bei dem Wissensaufbau identifizieren.

Die Strategie besteht dabei aus drei Interviews:

  • Aufspüren des eigenen Selbstverständnisses der Organisation
  • Aufspüren der Rollen, die ein Unternehmen einnehmen kann
  • Aufspüren, welche dieser Rollen die Organisation bereits einnimmt bzw. welche noch gestärkt werden sollten

Wer auf diese Fragen konkrete Antworten hat, der hat nun schon einen guten Überblick darüber, was für Schritte als nächstes eingeläutet werden sollten.

2. Präsentationsmethoden für Ihr Wissensmanagement

Präsentationsmethoden sind großartige Möglichkeiten, Wissen übersichtlich, kurzweilig und effizient an seine Mitarbeiter weiterzugeben. Wissen wird dafür von einem, oder mehreren Vortragenden komprimiert, zusammengefasst und anderen Mitarbeitern präsentiert. Hilfsmittel wie Mind-Maps, Wissenslandkarten und Ontologie können dabei hilfreich sein.

Präsentationsmethoden eignen sich besonders für Firmen, deren Wissen auf verschiedenen Personen oder Abteilungen verstreut ist und die Interesse daran haben, die ganze Belegschaft auf einen Stand zu bringen. Präsentationsmethoden sind beliebte Ansätze im Wissensmanagement — wie wir finden, zurecht. Denn durch sie kann man..

  • Die Themen präsentieren, mit denen man sich auskennt, und umgekehrt durch das Präsentieren auch noch mehr über das Thema lernen.

  • Rückfragen aus dem Publikum sofort stellen und beantworten, woraus kreative Dynamiken entstehen können Wertschätzung für die Kollegen entwicklen, Feedback üben, eine verbindliche Unternehmenskultur aufbauen und das konkrete Mitarbeiter leben

Es gibt zwei Präsentationsmethoden, die sich besonders für das kreative Wissensmanagement eignen.

A. Ein Mind Mapping

Die Übersetzung von MindMap wäre Kopfkarte — und das passt ganz gut. Durch eine Mind Map kann man alles visuell ordnen, was einem im Kopf herumschwirrt, und geht dabei von den großen Schlagworten bis hin zu den kleinen Details. So hat man am Ende des Prozesses eine visualisierte Übersicht davon, was gerade an Informationen und Wissen vorhanden ist. Mind Maps sind auf jedes Projekt anwendbar und erfreuen sich deshalb besonders großer Beliebtheit.

B. Eine Wissenslandkarte

Wissenslandkarten enthalten selbst kein Wissen, sondern navigieren lediglich übersichtlich zu der Quelle der internen Wissensbestände. So können sie vor allem in der Personalverwaltung und -entwicklung helfen, Kompetenzlücken, Trends und Möglichkeiten für die einzelnen Mitarbeiterlaufbahnen abzulesen.

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3. Kreativitätsmethoden für Ihr Wissensmanagement

Künstler werden selbst im einundzwanzigsten Jahrhundert den Mythos nicht los, erst nach drei Nächten Schlafentzug, zwei Schachteln Zigaretten und einer tragischen Affäre wirklich kreativ sein zu können.

Doch es muss nicht immer Sex, Drugs and Rock’n Roll sein, um auf kreative Ansätze zu stoßen. Kreativitätsmethoden können auch im beruflichen Rahmen helfen, Ideen und Visionen zu entwickeln, alte Probleme mit neuen Ansätzen zu lösen und zeitgemäß zu denken.

Kreativitätsmethoden können kein „richtiges“ Ergebnis erzwingen, sondern sind erstmal dafür da, frei allen Gedanken Raum zu geben. Qualität und Quantität der Ideen schwanken je nach individuellen Unternehmen, Tag, Laune, Stunde, und sind von vielerlei Faktoren abhängig.

A. Intuitive Methoden

Wer in kurzer Zeit sehr viele Ideen haben möchte, für den sind die intuitiven Methoden am besten geeignet. Hier werden Gedankenassoziationen bei der Suche nach neuen Ideen gefördert. Das Unterbewusstsein wird angeregt und stimuliert, an Lösungen zu denken, auf die man sonst nicht bewusst kommt. Hier können eingefahrene Denkgleise verlassen werden. und in diesem Prozess sollte es keine Wertung der Ideen stattfinden, damit möglichst wild gesponnen werden kann. Denn nur wer mutig denkt, kann auch auf wirkliche neue Lösungsvorschläge kommen — die sich vielleicht im ersten Moment seltsam anhören.

B. Diskursive Methoden

Anders als intuitive Methoden, die in die Breite gehen, sind diskursive Methoden strategischere Schritte, mit denen kreative Lösungen gefunden werden. Der Prozess ist systematisch und bewusst gestaltet, und beruht auf Logik. Wie die Mind-Map, die von Ast zu Ast präziser und kleinteiliger wird, wird hier versucht, Probleme durch kleinteilige Präzision auf den Grund zu gehen, und auf Ideen zu kommen, die man sonst vielleicht übersehen hätte.

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4. Methoden der Wissensförderung für Ihr Wissensmanagement

Wer systematisch Erfahrungen, Entwicklungen, Risiken und Fehler von vergangenen Projekten sammelt, bewertet und verdichtet, ist für zukünftige Projekte besser vorbereitet. Im Projektmanagement wird dafür auch die Bezeichnung Projekt-Retrospektive verwendet.

  • Die „Lesson Learned“ Methode konzentriert sich darauf, die Fehler und Erfolgsschlüssel vergangener Projekte zu analysieren und von ihnen zu lernen.

  • Anders als „Lesson Learned“ konzentriert sich das „Best-Practice-Sharing“ nur auf Projekte, die in der Vergangenheit erfolgreich waren. Aus ihnen wird identifiziert, welche Methoden und Schritte sie erfolgreich gemacht haben, und wie sich diese auf zukünftige Projekte anwenden lassen.

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5. Dialogische Verfahren für Ihr Wissensmanagement

Dialogische Verfahren für das Wissensmanagement vereinen Networking, kreative Prozesse und effiziente Arbeit in einem. Für konkrete Projektplanungen eignen sich andere Methoden besser, doch das dialogische Verfahren ist optimal um Wissen zusammenzutragen und kreative Methoden anzuwenden, um Wissen auszuweiten und in einem geschützten Rahmen weiterzudenken. Typische Vertreter des dialogischen Verfahrens sind:

A. Barcamp

Ein Barcamp wird häufig auch als „Nicht-Konferenz“ beschrieben, womit die zwanglose, aber dadurch nicht weniger ehrgeizige und effiziente Herangehensweise an ein Thema ist. Hier treffen sich Menschen zu offenen Tagungen und Workshops, deren Inhalte selbst bestimmt und weiterentwickelt werden. Oft können in dieser Zeit neue Impulse und Denkanstöße mitgegeben, oder der Grundstein für eine neue Zusammenarbeit gelegt werden.

B. Wissenstransfer

Fakt ist: Die zeitlichen und personellen Ressourcen sind im Unternehmen oft beschränkt, dazu kommen häufig noch komplexe Aufgabenstellungen, rasante technische Veränderungen und eine hohe Fluktuation. Durch eine projektorientierte Unternehmensorganisation können einzelne Aufgaben zwar schnell bearbeitet werden, doch die Wissensweitergabe an andere Kollegen ist nach Beendigung des Projektes durch die Ressourcenknappheit meistens nicht gewährleistet. Umso wichtiger ist ein guter Wissenstransfer, damit nicht nur einzelne Projekte erfolgreich gehandhabt werden, sondern auch nachhaltig eine konstant verbesserte Leistungsfähigkeit eintritt.

C. Wissenszirkel

Häufig sind Arbeitsstrukturen und -abläufe implizites Wissen. Durch Wissenszirkel, in die man in ausgewählter Gruppe in regelmäßigen Abständen betriebsintern zusammenkommt, werden Informationen, Arbeitserfahrung und Expertise der einzelnen Zirkelmitglieder eingeholt. Wissenszirkel sind tolle Übungen um sich über eigenes implizites Wissen bewusst zu werden, es zu artikulieren, und einen Konsens mit Kollegen zu finden.

6. Sicherungsmethoden für Ihr Wissensmanagement

Damit die Mühe nicht umsonst war, sollte das explizite und artikulierte Wissen auch dokumentiert und abgespeichert werden, sodass es abrufbar bleibt. Dafür ist zum Beispiel ein Unternehmens-Wiki eine gute Möglichkeit. Es gibt aber auch andere Softwares, wie zum Beispiel eine Mitarbeiter-App die besonders viele Tools zum Wissensmanagement effizient miteinander vereint.

7. Wissensmanagement mittels einer Mitarbeiter-App

„Die Digitalisierung braucht den Menschen nicht, sie erweitert vielmehr seine Möglichkeiten.“ – Peter Bartels

Wie schnell die Digitalisierung vorangeht sieht man daran, dass selbst moderne Tools wie das Unternehmens-Wiki und das digitale Mitarbeiterverzeichnis schon wieder veraltet sind. Denn inzwischen wurde eine Software entwickelt, die alle Werkzeuge zum Wissensmanagement miteinander vereint.

Quiply ist eine mobile Mitarbeiter-App für interne Kommunikation und Wissensmanagement, die mittels verschiedener Funktionen den Arbeitsalltag erleichtert. Zum Beispiel…

  • ...im Nutzerverzeichnis findet man im Unternehmen endlich eine Datenbank, in der man verlaesslich seine Experten im Unternehmen direkt ansprechen kann. Je nach Einstellungen können z.B. die Mitarbeiter selbst auch Ihre Telefonnummer oder E-Mail anpassen, so dass diese Daten nicht zwingend zentral verwaltet werden müssen. Ein System, dass alle Kontaktdaten wirklich enthält, ist so realisiert

  • …macht eine Mitarbeiter-App Wissen mobil. Da die App nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Hany funktioniert, kann man jederzeit darauf zurückgreifen, auch, wenn man gerade unterwegs oder im Außendienst ist.

  • …dadurch können alle Dokumente über eine einfache Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden — auch von unterwegs aus. Zudem ist die Software mit den neuesten Sicherheitsstandards ausgerüstet, so dass auch sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Rechte auf Datenschutz zu verletzen.

  • …kann Experten-Wissen gespeichert, und katalogisiert werden. Außerdem können im 1:1 Chat Kollegen persönlich um Hilfe gefragt werden.

  • …können Videobotschaften, oder Erfolge können intern geteilt werden. Auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Dadurch ist leicht einsehbar, welches Wissen für die Angestellten relevant ist, und was aktuell noch benötigt wird. Arbeitgeber können über die App auch in Krisenzeiten nahbar bleiben und — auch digital — eine herzliche und produktive Unternehmenskultur festigen.

  • multimedial, d.h. es können auch ansprechendere Formate außer der reine Text verwendet werden. Wie zum Beispiel Willkommenshandbücher, Videobotschaften, Tutorials und vieles mehr.

  • …nicht nur die Software ist ausreichend gesichert. Auch haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber immer gewahrt werden.

  • …ist modernes Arbeiten möglich. Weg vom festen Schreibtischarbeitsplatz im Büro, hin zum Home Office und aktuellen New-Work-Modellen. Auch in Krisenzeiten sind durch den gemeinsamen virtuellen Raum die Kollegen jederzeit erreichbar, und Führungskräfte können Informationen auch dann in Echtzeit weitergeben.

Genug Theorie — Sie möchten endlich auch mit Ihrem Unternehmen durchstarten? Dann erfahren Sie hier mehr über die Mitarbeiter-App Quiply!

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