Wir stellen wirklich wichtige Tipps für die Kommunikation am Arbeitsplatz zusammen, die Sie kennen sollten. Ohne innerbetriebliche Kommunikation kann kein Unternehmen funktionieren und überleben. Denn für rationale Entscheidungen sind Informationen im Unternehmen essenziell. Also, Grund genug sich damit zu befassen!
Grundvoraussetzung für gute Kommunikation ist der Mittler von ganz oben, die Unternehmensleitung muss diesen Prozess organisieren. Der ständige Informationsfluss und der Dialog zwischen den Beteiligten muss von der Unternehmensleitung sowohl gefördert als auch gesteuert werden. Dabei beinhaltet die Kommunikation am Arbeitsplatz diejenige Kommunikation, die zwischen den Mitarbeitern jeder Ebene und zwischen Mitarbeitern und Externen geführt wird. So eine Arbeitsplatzkommunikation findet beispielsweise in Workshops, in Präsentationen, in Feedbacks, in Verhandlungen, in Kundengesprächen oder im Intranet statt. Die richtige Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Unternehmenskultur, die Produktivität, die Kundenbeziehungen oder das Arbeitsengagement der Mitarbeiter.
Die optimale Organisation der innerbetrieblichen Kommunikation am Arbeitsplatz fristet bei vielen Unternehmen allerdings ein Schattendasein. Sie ist weder strukturiert oder gar strategisch noch technisch auf dem neuesten Stand. Das "Schwarze Brett", der "Flurfunk", die Mitarbeiterzeitung und spontane Kommunikation bei Krisen sind häufig noch gang und gäbe. Führungskräfte können die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern, indem sie einen strategischen Kommunikationsplan mit festgeschriebenen Grundsätzen, Zielen und Werkzeugen erstellen und verbindlich festlegen.
Die Vorteile einer guten Kommunikation am Arbeitsplatz
Die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz ist aus vielerlei Gründen essenziell für den Unternehmenserfolg. Denn sie trägt dazu dabei, dass die notwendigen Informationen rechtzeitig ausgetauscht werden, um die betrieblichen Aufgaben zu lösen und Probleme zu bewältigen. Dadurch erhöht sich die Produktivität. Außerdem dient die richtige Kommunikation der Beziehungspflege zwischen den Mitarbeitern und den verschiedenen Leitungsebenen. Denn nur bei einer reibungslosen internen Kommunikation erfüllen Mitarbeiter ihre Arbeit mit hoher Zufriedenheit und hohem Engagement. Obendrein stärkt die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz das Vertrauen.
Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz dagegen mangelhaft ist, dann leidet darunter das Arbeitsklima, die Mitarbeiterzufriedenheit und das Vertrauen in die Kollegen und die Unternehmensführung. Als negative Folge werden wichtige Informationen nicht miteinander geteilt. Zudem wird die Teamarbeit negativ beeinflusst, sodass Aufgaben und Projekte nur zeitverzögert und/oder mit vielen Fehlern erledigt werden. Im Worst-Case-Szenario akzeptiert der Kunde dann die schlechten Arbeitsergebnisse nicht, sodass ressourcenintensiv nachgebessert werden muss oder der Kunde dem Unternehmen den Rücken kehrt. Die Unternehmenskultur leidet, die Stimmung verbessert sich auch nicht. Das wirkt nicht nur auf die Arbeitsmotivation, sondern langfristig erhöht sich dadurch die Fluktuation - die Mitarbeiterbindung mit dem Unternehmen ist bedroht. Daher sollte jede Führungskraft die vielen Vorteile einer guten Arbeitskommunikation immer im Blick behalten.
1. Steigerung des Arbeitsengagements
Die Steigerung des Arbeitsengagements der Mitarbeiter ist eine wichtige Aufgabe für Führungskräfte. Dabei ist eine offene, positive Kommunikation, die auf Gleichwertigkeit setzt, das Fundament für weitere Maßnahmen. Denn nur dann verstehen die Mitarbeiter ihre Rolle im Unternehmen und identifizieren sich besser mit ihren Aufgaben. Darüber hinaus führen einheitliche Regeln und Instrumente für die Kommunikation auch zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Kollegen. Dies alles fördert das Betriebsklima positiv, was zur Steigerung des Arbeitsengagements führt.
2. Verbesserte Unternehmenskultur
Eine offene und positive Kommunikationskultur am Arbeitsplatz trägt dazu bei, dass Probleme im Arbeitsalltag schneller erkannt, Gegenmaßnahmen ergriffen und Konflikte vermieden werden können. Die gute Kommunikation führt aber nicht nur zu einer verbesserten Unternehmenskultur, sondern trägt auch zu deren Akzeptanz bei. Mit diesem Fundament fällt es den Mitarbeitern leichter, produktiv miteinander zu arbeiten und die Werte der Unternehmenskultur auch nach außen zu tragen.
3. Starke Kundenbeziehung
Wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt über alle notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt verfügen, dann können sie viel zielgenauer kommunizieren. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus. Denn Kunden fühlen sich dadurch umfassend verstanden und beraten, was die Kundenbeziehung stärkt. Daraus erwächst eine hohe Kundentreue, sodass die Ausgaben für die Neukundenakquise geringer ausfallen.
4. Steigerung der Produktivität
Bei einer guten Kommunikationsatmosphäre beteiligen sich Mitarbeiter viel eher an kreativen Ideenfindungen und Problemlösungen. Darüber hinaus übernehmen sie auch mehr Verantwortung für ihre Aufgaben und Projekte. Zudem sind kommunikative Mitarbeiter auch besser im Unternehmen vernetzt, sodass interne Abstimmungsprozesse effektiver ablaufen können. Wenn Mitarbeiter leicht Zugang zu Informationen und Ressourcen haben, dann haben sie letztendlich mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Dadurch steigert sich die Produktivität, was wiederum zu besseren Arbeitsergebnissen führt.
Foto: Rezept nicht parat? Der Meister ist nicht greifbar? Die richtigen Informationen immer und überall ohne Zeitverlust abrufen zu können, steigert die Produktivität. Auch ein wichtiges Element von guter Kommunikation am Arbeitsplatz.
Die Gründe für eine mangelnde Kommunikation am Arbeitsplatz
Es gibt ein paar wesentliche Gründe für eine mangelnde oder fehlende Kommunikation am Arbeitsplatz. Jedes Unternehmen muss für sich selbst analysieren, welche Bremser es für die innerbetriebliche Kommunikation gibt. Denn nur dann kann an den richtigen Stellen die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert werden.
Keine Personalisierung
Viele Informationen sind für die einzelnen Mitarbeiter irrelevant und erreichen sie auch noch zu einem falschen Zeitpunkt. Darüber hinaus spielen sprachliche, soziale und kulturelle Aspekte in einer vielfältigen Belegschaft auch eine große Rolle, wie die interne Kommunikation wahrgenommen wird. Wenn sich die Kommunikation nicht an den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter orientiert, dann gehen wichtige Informationen in der Informationsflut unter; mit dramatischen Folgen für die Zielerreichung.
Kein klarer Plan
Die Unternehmensleitung und die Führungskräfte auf nachgeordneten Ebenen benötigen einen strategischen Kommunikationsplan mit Grundsätzen, Zielen und Werkzeugen für die innerbetriebliche Kommunikation. Wenn es dagegen keinen Plan gibt, dann erschwert dies die Zusammenarbeit und löst dies zunehmend Konflikte aus. Denn es fehlen so immer öfter die notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort.
Keine Interaktion
Ein weiterer Grund für mangelnde interne Kommunikation ist die einseitige Ausrichtung. Führungskräfte und Unternehmensleitung senden zwar viele Informationen, aber schotten sich gegen Informationen aus der Belegschaft ab. Stattdessen muss eine optimale Kommunikation auf den Dialog und die Interaktion miteinander ausgerichtet sein. Andernfalls fühlen sich die Mitarbeiter nicht wahrgenommen, was zur Demotivation führen kann. Zusätzlich besteht bei fehlender Interaktion die Gefahr, dass die Informationen zwar zur Kenntnis, aber nicht verarbeitet und umgesetzt werden.
Umfasst nicht alle Mitarbeiter
Die Belegschaft eines Unternehmens besteht in den seltensten Fällen nur aus Mitarbeitern mit einem Büroarbeitsplatz und direktem Zugang zum Informationsfluss des Unternehmens. Non-Desk-Mitarbeiter in der Produktion, im Außendienst oder im Service sind sogar häufig die deutliche Mehrheit unter den Mitarbeitenden. Wenn die Kommunikation nicht alle Mitarbeiter umfasst, dann kann dies zur Spaltung der Belegschaft führen und das Arbeitsklima belasten.
Langweilig
Ein weiterer Grund für eine mangelnde Kommunikation am Arbeitsplatz ist die Art der jeweiligen Botschaften. Noch zu häufig sind sie langweilig, unpräzise und visuell eintönig. Die Gefahr besteht dann darin, dass die Botschaften dann gar nicht mehr wahrgenommen werden. So verläuft die interne Kommunikation ins Leere und die Ziele der Botschaften können nicht erreicht werden.
Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz
Die richtige Kommunikation am Arbeitsplatz benötigt einen strategischen Kommunikationsplan, sodass die interne Kommunikation alle Mitarbeiter umfasst und vor allem personalisiert ist. Da die innerbetriebliche Kommunikation Führungsaufgabe ist, wird der Kommunikationsplan von der Unternehmensleitung aufgestellt und gesteuert. Er enthält wichtige Maßnahmen, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern.
I. Regelmäßiges Feedback einholen
Die Kommunikation in einem Unternehmen sollte ausgewogen sein. Wenn nur die Unternehmensführung von oben nach unten kommuniziert, dann ist dies der falsche Weg. Die Mitarbeiter müssen dagegen direkt in die Unternehmenskommunikation einbezogen werden. Daher muss das Unternehmen für Mitarbeiter-Feedback so wenig Hürden wie möglich aufstellen, sodass auch negatives Feedback geteilt wird. Denn nur so können Veränderungsprozesse angestoßen werden.
II. Verwendung einer Mitarbeiter-App
Eine Mitarbeiter-App ist ein interaktives Tool, welches die interne Kommunikation orts- und zeitunabhängig in einem Unternehmen fördert. Eine Mitarbeiter-App ermöglicht einen hohen Personalisierungsgrad und den Dialog zwischen allen Ebenen. Mit einer reichweitenstarken Mitarbeiter-App wird die berufliche Kommunikation entscheidend verbessert, was zur Verbesserung des Arbeitsengagements, der Unternehmenskultur und der Produktivität führt.
Abbildung: Eine Mitarbeiter-App läuft nicht nur mobil, sondern auf allen Geräten gleichzeitig
III. Kommunikationsfreundliche Kultur aufbauen
Um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern, ist eine kommunikationsfreundliche Kultur wichtig. Darunter sind die Bedingungen am Arbeitsplatz und die Regeln zu verstehen, die die Kommunikation fördern. Denn nur dann tauschen Mitarbeiter Ideen und Kritik miteinander aus sowie besprechen Mitarbeiter auch Gefühle und unangenehme Sachverhalte. Wenn ein Mindestmaß an richtiger Kommunikation stattfindet, können die Leistungen qualitativ hochwertig erstellt werden.
IV. Teambuilding fördern
Teambuildung ist eine geeignete Maßnahme, damit sich Mitarbeiter mit ihren Stärken, Schwächen, Einstellungen und Werten noch besser kennenlernen und den Zusammenhalt stärken können. Teambildungsmaßnahmen fördern nämlich den Austausch und die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern. Das können regelmäßige Veranstaltungen, aber auch einmalige Events mit Erlebnischarakter sein. Schlussendlich dienen Teambildungsmaßnahmen auch der besseren Teamzusammenstellung am Arbeitsplatz, wenn Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stärken, Fähigkeiten und Kenntnissen identifiziert werden können.
Beispiele für eine gute Kommunikation am Arbeitsplatz
Es gibt unzählige Beispiele, wie Unternehmen die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert haben. So nutzte das Industrieunternehmen
Julabo die Mitarbeiter-App von Quiply zur Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation während der Coronapandemie. Auch das
Feinkostenunternehmen Kugler nutzt die Mitarbeiter-App von Quiply effizient für die interne Kommunikation und vor allem die Mitarbeiterbindung. Weitere Beispiele wie aus dem Bau oder der
Pflege & Gesundheitsbranche zeigen vor allem, dass die Verbesserung in allen Branchen möglich, relativ schnell umsetzbar und vor allem nachhaltig ist. Einige Beispiele finden Sie hier zusammengefasst (
4 konkrete Beispiele für interne Kommunikation) oder kurz und knapp in den Erfolgsgeschichten unter
www.quiply.com.
https://insights.quiply.com/blog/ihr-habt-echt-noch-keine-mitarbeiter-apphttps://blog.mindmanager.com/de/blog/wie-die-kommunikation-die-leistung-im-team-steigert/
https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/kommunikation-im-beruf/
https://asana.com/de/resources/effective-communication-workplace
https://www.kom.de/medien/wie-mitarbeiter-apps-die-interne-kommunikation-digital-und-mobil-machen/