Sie möchten grundlegend Ihre interne Kommunikation im Unternehmen verbessern und dazu eine Mitarbeiter-App einführen? Die Projektidee ist da, allerdings ist bereits vor der Tür des Chefs Schluss? Damit Sie Ihre Idee nicht auf Eis legen müssen, haben wir für Sie 6 nützliche Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihre Vorgesetzten überzeugen können.
Der Drang nach einem gut funktionierenden Informationsfluss im Betrieb wurde nicht zuletzt von der Corona-Pandemie begünstigt. Neue Arbeitsanweisungen, täglich wechselnde Schichtpläne oder spontane Einschränkungen im Betrieb sind nur einige Beispiele die schnell an der richtigen Stelle kommuniziert werden sollten. Schwierig wird das, wenn man nur die Whatsapp-Nummer einiger Kollegen und Kolleginnen hat oder zuerst den Schichtplan ausdrucken und ans schwarze Brett hängen muss.
Weitere Beispiele brauche ich Ihnen hier gar nicht aufzuzählen, denn Sie sind ja bereits davon überzeugt, dass der Einsatz einer Mitarbeiter-App den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen maßgeblich verbessern kann: Alle Mitarbeitenden in einer App miteinander verbinden um so den Zusammenhalt durch soziale Interaktion fördern.
Aber wie sieht es mit Ihren Vorgesetzten aus, sehen die aktuell nur die angeblich hohen Kosten für eine Mitarbeiter-App und winken deshalb direkt ab? Dann sollten Sie sich unsere 6 Tipps für Ihre Überzeugungsstrategie ansehen:
1. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Vorgesetzten
Stellen Sie sich einmal vor, welche Herausforderungen Ihr Vorgesetzter im Arbeitsalltag zu bewältigen hat. Die Führungsetage hat immer ein Interesse daran, dass der Betrieb sehr gut funktioniert. Wie passt nun Ihre Idee, eine Mitarbeiter-App einzuführen, in die Unternehmensstrategie? Wie trägt eine Mitarbeiter-App dazu bei, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen? Wie kann die App auch den stressigen Arbeitsalltag Ihres Vorgesetzten vereinfachen?
Hier sind drei Argumentationshilfen für Sie:
- Gute interne und wertschätzende Kommunikation erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und bindet die Mitarbeitenden länger.
- Mit einer eigenen App auf dem Handy fühlen sich Mitarbeitende dem Unternehmen zugehörig und mit allen verbunden.
- Effizient zu kommunizieren spart Zeit und Geld und so ist das einfach zeitgemäß!
2. Bereiten Sie sich ausreichend vor
Stellen Sie Ihrem Chef oder Ihrer Chefin keine halben Sachen vor. Die Idee sollte ausgereift sein und Sie sollten sich Gedanken über die Umsetzung gemacht haben, bevor Sie die Idee beim Vorgesetzten vorstellen. Wenn Sie die Zeit bekommen Ihre Idee zu präsentieren, sollten Sie auch ausreichend vorbereitet sein, so dass Sie die Rückfragen der Vorgesetzten beantworten können. Überlegen Sie sich dazu gut, welche Interessen Ihre Vorgesetzten haben und welche Fragen auf Sie zukommen könnten.
Nutzen Sie für Ihre Vorbereitung unsere Powerpoint-Vorlage, die Sie individuell anpassen können.
Hilfreich ist es auch, wenn Sie bereits einer Kollegin oder einem Kollegen die Idee präsentieren und sich die Rückfragen direkt notieren. So bekommen Sie schon einen ersten guten Eindruck davon, welche Fragen Sie noch nicht in Ihrer Präsentation beantworten und können diese noch ergänzen.
3. Suchen Sie sich Unterstützung
Nicht nur bei der Sammlung von Fragen ist Unterstützung hilfreich. Suchen Sie sich Support aus anderen Abteilungen oder von Kollegen, die Ihre Idee, eine Mitarbeiter-App einzuführen, unterstützen.
Überlegen Sie sich, wer auch ein Interesse daran haben könnte, die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, weitere Prozesse zu digitalisieren, Gehaltsabrechnungen digital zu versenden oder über alles unternehmensinternen Neuigkeiten informiert zu bleiben. Da fallen Ihnen doch sicherlich mindestens zwei weitere Personen ein, die gemeinsam mit Ihnen die Führungsetage überzeugen können, oder?
4. Skizzieren Sie die aktuelle Situation
Ist sich Ihr Chef überhaupt darüber bewusst, wie der Informationsfluss aktuell in Ihrem Unternehmen läuft? Bei einer geringen Mitarbeiterzahl von 10 Personen hat die Geschäftsführung meistens einen Überblick darüber, was die Mitarbeitenden treiben, was die Aufgabenstellungen und auch die aktuellen Herausforderungen sind. Sobald der Betrieb jedoch wächst, wird es schwierig direkt an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren bzw. immer informiert darüber zu sein, wo die aktuellen Problemstellungen liegen und wie sie nicht nur in den Teams gelöst werden, sondern wie jeder Einzelne mit der Situation umgeht.
Unser Tipp an Sie: Zeichnen Sie den aktuellen Informationsfluss in Ihrem Unternehmen einmal auf und beantworten Sie dabei folgende Fragen:
- Wie gelangen Informationen aus der Geschäftsführung an jeden Mitarbeitenden?
- Wie lange dauert es, bis die Informationen den entsprechenden Mitarbeitenden erreichen?
- Wo gibt es Punkte, an denen Informationen verloren gehen können?
- Wie gelangt Feedback der Mitarbeitenden an die Geschäftsführung zurück?
- Wie kommunizieren die Mitarbeitenden untereinander?
- Welche Informationen sind zuletzt nicht an der richtigen Stelle angekommen?
- Wann haben Sie zuletzt veraltete Informationen erhalten?
Wenn Sie diese Fragen alle beantworten können, sind Sie sehr gut vorbereitet. Denn durch die Darstellung lässt sich der Chef meistens einfacher von der Idee überzeugen, da er auch an der Optimierung seines Betriebs interessiert ist. Floskeln wie “Da muss ich aber nochmal unsere Dienstleiterin fragen, ob das wirklich so ist” oder “Ne, das läuft doch anders” bleiben bei einer Übersicht in schwarz auf weiß eher aus.
5. Bieten Sie Ihre Hilfe an
Sie haben es schon weit geschafft! Ihr Vorgesetzter findet die Idee grundsätzlich gut, möchte das ganze Projekte allerdings erst in 12 Monaten angehen, wenn wieder personelle Ressourcen verfügbar sind. Hier droht die tatsächliche Umsetzung dann wieder zu scheitern. Bieten Sie deshalb bereits bei Ihrer Präsentation Ihre Unterstützung bei dem Projekt an. Legen Sie genau dar, welche Aufgaben Sie mit Ihrer Entscheidungsbefugnis übernehmen können, sei es Recherche, Testen einer Mitarbeiter-App, Angebote einholen, mit weiteren Mitarbeitenden sprechen und so weiter. Fragen Sie dabei noch nach Unterstützung wie bereits unter Punkt 3 beschrieben.
Wenn Sie gut sind, schätzen Sie den zeitlichen Aufwand auch direkt für Ihre Vorgesetzten ab, den sie in die Einführung der Mitarbeiter-App und die laufende interne Kommunikation investieren müssen. Denn das ist geradezu wenig, wenn man die Zeit in ein Verhältnis zum gelieferten Mehrwert stellt.
6. Durchhalten
Der Prozess Vorgesetzte von einer Idee, wie einer Mitarbeiter-App zu überzeugen, kann häufig steinig und langwierig sein. Stellen Sie sich darauf ein, dass es mehrere Verhandlungstermine geben wird ehe eine definitive Entscheidung getroffen wird. Ihr Vorgesetzter braucht Bedenkzeit, da er noch nicht die Chance hatte sich selbst mit dem Thema auseinanderzusetzen und einfach mal “eine Nacht drüber schlafen möchte”. Gehen Sie deshalb nie aus einem Termin ohne direkt den Folgetermin vereinbart zu haben. Dank Ihrer ersten informativen und hilfreichen Präsentation wird Sie dort ein ganz anderes Klima erwarten. Sollte Ihr Vorgesetzter doch einmal mit unerwarteten Fragen auf Sie zukommen, unterstützt Sie unser Team bei der individuellen Beantwortung Ihrer Fragen.
Damit Sie bereits jetzt für Ihre Präsentation gut vorbereitet sind, haben wir Ihnen eine Powerpoint-Vorlage mit weiteren Informationen zur kostenfreien Nutzung erstellt. Laden Sie sich den Leitfaden inklusive nützlichen Tipps einfach hier herunter >>