Kommunikation im Team verbessern - so geht`s!

Sie wollen agiler und dynamischer sein? Um das zu tun, müssen die Voraussetzungen stimmen: die Teamarbeit muss funktionieren! Die Basisform der Zusammenarbeit in Unternehmen ist das Team. Und nur ein gut eingespieltes Team erzeugt eben Erfolge. Und die Basis der guten Teamarbeit? Natürlich die Kommunikation im Team. Wir erklären, wie Teamkommunikation funktioniert und was man tun kann, damit es im Team besser läuft.
 
Viele Unternehmen sehen sich großen Veränderungen gegenüber. Sie müssen dynamischer werden, agiler arbeiten. Sie müssen sich auch in der Verwaltung neu aufstellen, Geschäftsmodelle ändern oder andere Vorgaben erfüllen. Damit das gelingt und die Teams agiler werden, müssen sie gut funktionieren. Wer nämliche agile Methoden oder komplexe Projektarbeit mit schlechter Teamarbeit realisieren will, der hat es unheimlich schwer, um nicht zu sagen: das ist unmöglich. Die Basis für eine gute Teamarbeit ist die Kommunikation und genau diese wollen wir verstehen und verbessern lernen.
 
Als Teamkommunikation wird die Fähigkeit einer Menschengruppe bezeichnet, die an einem gemeinsamen Ziel arbeitet und dabei effizient kommuniziert. Diese Effizienz ist die Voraussetzung für das Gelingen eines Unternehmens. Denn wenn die Kommunikation nicht richtig funktioniert, kann das Team nicht erfolgreich zusammenarbeiten. Das gilt für das interne Gespräch ebenso wie für alles, was an Kunden oder andere Dritte hinausdringt. Nur wenn Geschlossenheit gezeigt wird, können Fristen und Ziele gegenüber Kunden eingehalten werden. Das Ziel muss immer sein, dass das Team an einem Strang zieht und jeder seinen klar definierten Teil der Gesamtaufgabe kennt.

Definition: Was ist Kommunikation im Team?

Die Basis ist es zu wissen, was ein Team ist: Ein Team ist ein Zusammenschluss von mindestens zwei Personen mit dem Ziel, bestimmte Aufgaben zu lösen. Die Kommunikation ermöglicht, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben genau kennt und mit den anderen zusammen an einem Strang zieht, um eine gemeinsame Aufgabe zu erledigen. Jedes Teammitglied trägt zur Erreichung der Ziele mit seinen Fähigkeiten bei. Es entsteht eine Team-Identität. Das Team hat intern und extern eine eigene Kommunikation entwickelt, handelt zielorientiert und überprüft seine Ergebnisse. 


Anhand der unterschiedlichen Kommunikationsmodelle wird verständlich, wie Kommunikation im Detail funktioniert.

Welche unterschiedlichen Kommunikationsmodelle gibt es?

Ein Kommunikationsmodell ist ein wissenschaftlicher Erklärungsversuch zur Beschreibung der Kommunikation. Kommunikationsmodelle sollen dabei helfen, Zusammenhänge und Prozesse der Kommunikation so einfach wie möglich darzustellen. Ziel ist das Verständnis dafür, wie Kommunikation funktioniert, wie die Regeln der Kommunikation im Team sind. Und damit Wege zu finden, wie man die Kommunikation verbessert.

Das Vier-Ohren-Modell

Dieses Modell der Kommunikationspsychologie geht davon aus, dass eine Botschaft auf vier Ebenen wirkt: Sachinhalt, Beziehung, Selbstoffenbarung und Appell.

Appell: Sag mir, was ist eine Mitarbeiter-App?
Selbstoffenbarung: Ich weiß es nicht.
Sachebene: Das ist eine mobile Kommunikationsplattform für alle Mitarbeitende
Beziehung: Ich gehe davon aus, dass du das weißt. Oder?!

Die 5 Axiome der Kommunikation

Diese Axiome hat der vielleicht populärste Kommunikationspsychologe überhaupt, Paul Watzlawick, beschrieben und sie auf alle Arten von menschlicher Beziehung angewendet. Nach Watzlawick gilt:
 
1. Man kann gar nicht nicht kommunizieren.
2. Kommunikation hat immer eine Sach- und eine Beziehungsebene.
3. Kommunikation hat immer eine Ursache und eine Wirkung.
4. menschliche Kommunikation findet analog (durch Gestik und Mimik) und digital (durch Worte) statt.
5. Kommunikation ist symmetrisch (auf Augenhöhe) oder komplementär (hierarchisch).
 
Gerader das erste Axiom hat noch immer besondere Bedeutung und zeigt das Kernproblem vieler Teilnehmer der Kommunikation auf, wenn sie sich passiv verhalten: Auch dies kommuniziert eine Botschaft, nämlich die Verweigerung, Nichtteilnahme oder schlicht Passivität. Das muss nichts negatives bedeuten, macht aber klar, dass eine Botschaft gesendet wird und zwar eine, die der Empfänger aktuell sehr schwer deuten kann. Eine Grundregel könnte schon daraus gezogen werden: Jeder sollte auch eine aktive Rolle in der Teamkommunikation bekommen - jeder muss einmal etwas sagen, sonst kann etwas arg aus dem Ruder laufen. 

Das Eisbergmodell

Nach dem Eisbergmodell findet nur ein kleiner Teil (etwa 20 %) der menschlichen Kommunikation über die ausgesprochenen Informationen statt. Der Löwenanteil läuft nonverbal über Mimik, Tonlage oder Gestik ab und vermittelt unterschwellige Informationen. 

Das Modell stützt sich auf die Theorie der Persönlichkeit des Erfinders der Psychoanalyse, Sigmund Freud. Ähnlich wie bei den Axiomen von Watzlawick ist, dass eine passive Rolle besonders hohe Potentiale zur Fehldeutung hat. 
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Abbildung: Eisbergmodell von Sigmund Freud in der Kommunikation
 

Das Sender-Empfänger-Modell

Das Sender-Empfänger-Modell geht davon aus, dass ein Sender eine codierte Botschaft als Signal an einen Empfänger übermittelt. Die Codierung beinhaltet Sprache, Körpersprache oder Schrift oder Körpersprache um. Damit die Nachricht richtig verstanden wird, muss der Empfänger die gleiche Codierung beziehungsweise Decodierung anwenden. Sie müssen sozusagen auf einer „Wellenlänge“ funken. Und dann gelingt die Kommunikation besser als wenn dies nicht der Fall ist.

Das Organon-Modell

Nach diesem Modell hat die Sprache drei Funktionen:
 
  • Ausdruck
  • Darstellung
  • Appell
Durch die Ausdrucksfunktion sagt sie etwas über den Sender aus. Dieser gibt beispielsweise seine Meinung oder Gefühle preis. Die Darstellungsfunktion besagt, dass sprachliche Zeichen Gegenstände und Sachverhalte repräsentieren. Sie dreht sich um die Beziehung zwischen Sache und Zeichen sowie deren Darstellung. Im Vordergrund steht die reine Information. Wegen der Appellfunktion wirkt das Zeichen für den Empfänger als Signal und soll eine Reaktion auslösen. Normalerweise spielen in der Kommunikation alle drei Funktionen eine Rolle, wobei eine in der Regel überwiegt.
 
Wir haben die Theorie verstanden - aber die Praxis hält die größten Herausforderungen parat. Wie Kommunikation schief gehen kann, hat wohl niemand in Deutschland besser in Humor gekleidet als Vicco von Bülow, alias Loriot:
 

Methoden zur Verbesserung der Kommunikation im Team

Die Kommunikation im Unternehmen kann durch vielfältige Methoden verbessert werden, die wir noch genauer erläutern wollen. Zu ihnen gehört das Schaffen gemeinsamer Ziele, Kooperation und Vertrauen stärken, Teamregeln definieren, interne Kommunikation verbessern und Konflikte lösen. Gefragt sind alle Teammitglieder, eine moderierende Rolle sollte dabei den Vorgesetzten zukommen. Sie sollten die Kommunikation leiten und verbessern. Für Führungskräfte reicht es nicht, sich verständlich und motivierend auszudrücken. Sie sollten die Kommunikation als Steuerungselement erkennen und effektiv einsetzen können. Dabei helfen die folgenden Methoden.
 

Gemeinsame Ziele schaffen

Gemeinsame Ziele können zum Beispiel durch einen konkreten Maßnahmenplan definiert werden. In diesem Maßnahmenplan sollte festgehalten werden, wer bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat. Auf diese Weise können auch Zwischenziele als Meilensteine bei der Umsetzung des Gesamtziels festgesetzt werden. Dieses Gesamtziel kann eine Vision sein, mit der sich alle Teammitglieder emotional identifizieren können.

Teamregeln definieren

Teamregeln können definiert werden, indem man Schnittstellen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klärt: Wer ist für was zuständig? Welcher „Unternehmensknigge“ soll gelten? Wie soll die Erreichbarkeit sein? Welche gemeinsamen Rituale gibt es, wie sieht es mit der „Hol- und Bringschuld“ von Informationen aus. Hierzu sollten die Rollen der einzelnen Mitglieder im Team reflektiert werden.

Kooperation und Vertrauen stärken

Regeln der Kommunikation im Team: Wer die Kommunikation im Team verbessern will, sollte Regelungen für angemessene Erreichbarkeit treffen und gemeinsam mit dem Team klare Kommunikationsregeln für vertrauensvolle Zusammenarbeit, eine Art „Teamnettikette“, erarbeiten.

Interne Kommunikation verbessern

Wer die interne Kommunikation im Team verbessern will, sollte effektive Kommunikation über Fach- und Organisationsgrenzen hinweg sicherstellen. Dazu gehören: Analyse des Istzustandes, direkte und zielgerichtete Kommunikation, klare Zuständigkeiten festlegen, Firmenentscheidungen immer erst intern mitteilen, bevor etwas nach außen dringt, flache Hierarchien, offene und ehrliche Ansprachen und sinnvolles Feedback.
 
Wenn Sie besser verstehen wollen, wie interne Kommunikation in Unternehmen funktioniert, empfehlen wir diesen Artikel zur internen Kommunikation.
 

Konflikte lösen

Um Konflikte zu lösen, müssen diese zunächst genau identifiziert und Probleme offen angesprochen werden. Wenn konfliktlösende Gespräche durch eine neutrale Person moderiert werden, trägt dies dazu bei, die Kommunikation im Team zu verbessern. 

Versuchen Sie, Brücken zu bauen, Gerüchte zu stoppen, Gesprächsziele zu vereinbaren und lösungsorientierte Fragen zu stellen. Schauen Sie, ob sie den Konflikt einsortieren können und besser ableiten können, wo der Konflikt gerade steht.

Eskalationsstufen identifizieren:
  • Am Beginn eines Konflikts können beide Seiten den Konflikt noch zu einer Win-win-Situation verwandeln.
  • Die zweite Stufe ist durch Debatte und Polemik gekennzeichnet
  • Stufe 3 durch Taten, die einen Gewinner und einen Verlierer hervorbringen. In der Stufe 4 bilden sich Koalitionen.
  • bei Stufe 5 droht Gesichtsverlust.
  • Bei Stufe 6 folgen Drohungen, wodurch beide Seiten verlieren.
  • In Stufe 7 folgt das Vernichten des Kontrahenten, die Zersplitterung und der gemeinsame Untergang (Stufe 8 und 9).
Je früher gegengesteuert wird, umso leichter lässt sich der Konflikt in eine gute Kommunikation im Team verwandeln. Wichtig ist hier nur eines, sie müssen beherzt handeln und nicht warten, bis der Konflikt völlig eskaliert ist.
 
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Beispiele für die Kommunikation im Team

Als Beispiele für die gute Kommunikation im Team dienen die folgenden Case-Studies. Hier wird insbesondere deutlich, wie stark interne Kommunikation auf die gute Teamarbeit wirkt.

Gute Kommunikation im Team

Eine erfolgreiche Kommunikation im Unternehmen beeinflusst maßgeblich den Erfolg, wie man aus dem oben Gesagten leicht erkennen kann. Sie trägt dazu bei, dass keine störenden Emotionen wie Ärger und Frust im Spiel sind und hilft auf diese Weise, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Als Beispiele für eine erfolgreiche Kommunikation im Team fallen uns vier erfolgreiche Unternehmen aus den Branchen Industrie, Food, Pflege (Gesundheit) und Retail ein. Besonders erwähnenswert in diesem Zusammenhang ist der Einsatz einer Mitarbeiter-App zur Überprüfung der gesteckten Kommunikationsziele. Damit können die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden gehalten werden. Alle können sofort erreicht und über die aktuelle Lage informiert werden.

Fehlende Kommunikation im Team

Eine schlechte interne Kommunikation wirkt in einem Unternehmen wie ein Hemmschuh. Sie führt zu unzufriedenen Mitarbeitern, isolierten Abteilungen, ineffizienter Arbeit und Verzögerungen der Aufgabenerledigung. Die Teammitglieder arbeiten nebeneinander her, die Motivation sinkt. Gerade in den Kommunikationsmodellen haben wir gelernt: "Man kann nicht nicht kommunizieren". Wenn also im Team viel geredet wird, ist das in erster Linie ein Hinweis darauf, dass besser kommuniziert wird als in Teams, in den viel geschwiegen wird. Ruhiges Arbeiten ist nicht mit schlechter Kommunikation zu verwechseln. Es ist also ratsam: Schaffen Sie Anlässe, wo gut kommuniziert werden kann. Bauen Sie das Forum und helfen sie Brücken im Team zu errichten - so werden sich die Mitarbeitenden viel mehr eingeladen würden, aktiver zu kommunizieren und Ihren Platz im Team einzunehmen.
 
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Quellen:
https://www.jutta-talley.de/effektive-kommunikation-im-team/?sfw=pass1634029545
https://www.impulse.de/management/personalfuehrung/eskalationsstufen/7461238.html
https://insights.quiply.com/blog/fallstudien-konkrete-beispiele-f%C3%BCr-eine-gelungene-interne-kommunikation
https://www.perwiss.de/bedeutung-kommunikation.html
https://insights.quiply.com/blog/fallstudien-konkrete-beispiele-f%C3%BCr-eine-gelungene-interne-kommunikation
https://www.humanagement.de/news-wissen/humanagement-blog/effektiv-durch-kommunikation-im-team
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