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Die wichtigsten internen Kommunikationskanäle

Wir haben Ihnen heute die wichtigsten internen Kommunikationsmaßnahmen zusammengestellt, mit denen Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen erfolgreich verbessern können. Ein Überblick von Pinnwand über Social Intranet bis zur Mitarbeiter-Apps. WhatsApp und Slack sind auch mit dabei, doch was ist für ein Unternehmen wirklich geeignet?

"Schwimmen zwei junge Fische des Weges und treffen zufällig einen älteren Fisch, der in die Gegenrichtung unterwegs ist. Er nickt ihnen zu und sagt: “ Morgen Jungs. Wie ist das Wasser?“ Die zwei jungen Fische schwimmen eine Weile weiter, dann wirft der eine dem anderen einen Blick zu und sagt: „Was zum Teufel ist Wasser?“

                                                                                                                   — David Foster Wallace, Auszug aus „Das ist Wasser“-

Der Autor David Foster Wallace wurde 2005 gebeten, vor Absolventen des Kenyon College eine Abschlussrede zu halten. In der inzwischen weltberühmten Rede bezweifeln zwei Fische die Existenz des Wassers — denn sie haben nie erfahren, wie das Leben wäre, würde das Wasser, dass sie ständig umgibt, fehlen. Das Wasser um sie herum ist selbstverständlich da, und damit für die beiden auf eine gewisse Art „unsichtbar“.

Diese Metapher lässt sich auch auf unser heutiges Thema, die interne Kommunikation im Unternehmen, übertragen. Kommunikation umgibt uns ständig. Wir können uns nicht entscheiden, ob — und wann — wir kommunizieren wollen, oder nicht: Wir tun es einfach ständig. Durch die Gespräche, die wir haben und diejenigen, die wir unterlassen, durch Körpersprache, ausdauerndes Schweigen, bewusste oder unbewusste Ignoranz und zugewandtes oder gespieltes Interesse. Auf diesen Schluss kam der österreichische Philosoph, Psychotherapeut und Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick, und verfasste daraufhin das Werk „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Darin sagt er: "Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“

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Wenn wir schon nicht frei wählen können, ob wir gerade kommunizieren wollen, oder nicht: Wie wir kommunizieren wollen, können wir dennoch selbst entscheiden. Und das sollten wir auch tun! Je bewusster Kommunikationsmaßnahmen ergriffen werden, desto häufiger können Missverständnisse vorgebeugt- und klare, inspirierende Synergien entstehen. Gerade im Arbeitsumfeld ist der Wert einer erfolgreichen internen Kommunikation kaum zu überschätzen. Denn hier kommen Menschen, die sich vor der Einstellung nicht kannten, täglich und jahrelang zusammen, um gemeinsam an Ideen und Projekten zu arbeiten. Die Fachkräfte kommen häufig aus mehreren Generationen, unterschiedlichen Kulturkreisen und verschiedenen beruflichen Hintergründen. Gepaart mit Leistungs-, Zeit- und Konkurrenzdruck im Arbeitsumfeld ist das Risiko von Missverständnissen, Aggression und Frustration gerade im beruflichen Kontext sehr hoch.

Übersicht

1. Welche internen Kommunikationskanäle sind am wichtigsten?

2. Voraussetzungen für gute Informationskanäle

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1. Welche internen Kommunikationskanäle sind am wichtigsten?

Trends und Konzepte der internen Kommunikation haben wir bei Quiply bereits ausführlich beleuchtet. Unser Blick unterscheidet sich vom dem anderer Experten, denn wir schauen uns die Realität deutscher Unternehmen genauer an wie sie wirklich ist. Und die meisten Unternehmen haben hierzulande 60-80% der Mitarbeitenden nicht in der Verwaltung sitzen, sondern arbeiten in der Produktion, der Station, der Lagerhalle oder draußen auf dem Feld auf der Baustelle. In der Verwaltung hat sich Software wie MS Teams oder Slack als Kollaborationstool durchgesetzt. Und wo das nicht der Fall ist, wird weiterhin fleißig E-Mail versendet. Kommunikation  "für die da draußen" wird also eher stiefmütterlich behandelt und wenn, dann dümpelt da ein eher unübersichtliches Intranet vor sich hin. Zugriff mobil und von unterwegs und flexibles Authoring? Fehlanzeige. Dabei ist die echte Digitalisierung mobil und überall, sie nutzt eher das Smartphone und findet nicht am Schreibtisch statt. Die neue Art der Digitalisierung ermöglicht uns nicht nur die Mitarbeitenden als ausführendes Organ eines denkenden Büros (klassischer Taylorismus) zu definieren, sondern gerade bei unseren hochqualifizierten Facharbeitenden auch deren wertvollen Input zu nutzen. Echte Interaktion statt Top-Down-Richtfunk.

Und für diese neue Art der Kommunikation sind nur Medien geeignet, die nicht nur überall empfangen, sondern die auch sinnvoll senden dürfen. Eine Information vielen hundert oder tausenden Mitarbeitenden zu senden, dies empfiehlt eine sorgfältige redaktionelle Aufbereitung und professionelle Darstellung. Wir können nur einmal die Zielgruppe erreichen und wollen eine wirksame Kommunikation. Rich Media mit Bild, Ton, Video & Co ist da eher heute Pflicht denn Kür. Auch sollte man seine Zielgruppen genau definieren können. Wenn eine Nachricht nur Standort A betrifft, warum hunderte Kollegen am Standort B damit auch belästigen? Die Informationen sollten sinnvoll in die Channel eingestellt werden können und Sichtbarkeiten flexibel justiert werden. Messenger fallen da meistens schon weg, denn hunderte Personen in Chats mit Infos zu versorgen und zu interagieren, das kann nur schief gehen. 

Vom Social Intranet bis zum Allrounder „Mitarbeiter-App“ oder der Klassiker, die E-Mail, es gibt heute viele unterschiedliche Kommunikationskanäle, die genutzt werden könnten. Wir stellen Ihnen die bekanntesten Kommunikationstools mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen und ihren Wirkungsweisen vor, so dass Sie das richtige Tool finden, um die internen Kommunikationsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen ergreifen und verbessern zu können.

Die klassische E-Mail

Viele Kommunikationsprofis sprechen von der Rückkehr der E-Mail. Deswegen, weil in der Pandemie für viele Unternehmen sie das einzige digitale Informationsmedium war, dass möglichst viele Mitarbeitende erreichen sollte. Sie ist günstig und ein Newsletter ist recht einfach zu verfassen. Meist wird er von der Marketing- oder Personalabteilung per E-Mail an die Mitarbeitenden direkt weitergeleitet. Das klingt kostengünstig und effektiv. Der Newsletter eignet sich auch gut für die regelmäßige Verbreitung von Informationen und kann auch Themen wie persönliche Ereignisse im Leben der Mitarbeiter ansprechen, wodurch die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt wird. Aber was ist mit der Interaktion, die wir heute doch so von sozialen Medien oder aus Messengern privat schätzen? Fehlanzeige. E-Mail ist klassische Top-Down-Kommunikation. 

Die Tücken finden sich immer im Detail. Was bspw. wenn sie gar nicht für jeden Mitarbeitenden ein Gerät oder berufliche E-Mail-Adresse vorhalten? Haben bspw. Berufskraftfahrer, Krankenpfleger oder Müllwerker allesamt eine E-Mail-Adresse in Ihrem Unternehmen? Und wenn nicht, haben Sie dann die privaten Adressen vorliegen und die Mitarbeitenden sind damit einverstanden, dass Sie Ihnen auch privat schreiben? Spielt der Betriebsrat mit, wenn die Mail immer am Wochenende kommt? Die Erfahrung zeigt, dass viele Newsletter ungelesen in den virtuellen Papierkorb verschoben werden und das Format viele Mitarbeiter noch nicht genügend anspricht. Über die E-Mail-Kommunikation kann nicht festgestellt werden, wer überhaupt etwas gelesen hat und welche Teile des Newsletters noch interessanter werden müssen. Verbesserung durch Analyse also leider nicht denkbar. 

Datenschutz kann auch bei der E-Mail zum Thema werden, wenn die Verteilung nicht kontrolliert werden kann oder die Ehefrau die E-Mails für den Ehemann empfängt. Eine Weiterleitung ist selten nachzuvollziehen. Für Betriebsräte ist die E-Mail wiederum oft so üblich, dass man mit Regelungen über die Zustellungen zu Unzeit eigentlich schon zufrieden ist. Eklatanter Nachteil der E-Mail: Der Zeitpunkt des Lesens ist genauso unsicher wie die Aktualität der Daten. Bestes Beispiel Schichtplan: Wenn der sich kurz vor Toresschluss ändert und der Mitarbeitende aber schon seine Mails abgerufen hat, dann entgeht ihm die Änderung vielleicht ganz. Besser wäre es, man hätte gleich Zugriff auf Echtzeitdaten von Echtzeitsystemen, da sind die Daten sicher noch zuverlässiger als eine stunden - oder tagealte E-Mail 

E-Mail bleibt ein billiges Massenmedium, doch es ist sowohl für die Lesenden, als auch für die Verfassenden manchmal frustrierend: Die einen fühlen sich nicht persönlich angesprochen, die anderen bekommen kein Feedback zu ihrer mühevollen Arbeit und haben das Gefühl, ihre Newsletter laufen ins Leere.

Das schwarze Brett - analog und digital (Digital Signage)

Schnell vor dem Gang zur Kantine einen Blick auf das schwarze Brett werfen: Das kennen viele. Doch dieses Informationsmodell ist längst veraltet. Alle müssen zur Information kommen statt andersrum, das erscheint schon etwas sehr von gestern. Es schafft zusätzliche Laufwege, bietet den Mitarbeitenden keine Form der „Bottom-Up“-Kommunikation und die News dort können nicht inständig aktualisiert werden — deshalb sind sie schnell veraltet. Es ist manchmal sinnvoller, auf eine digitale Alternative wie zum Beispiel Digital Signage zu setzen. Hierzu müssen dann Monitore mit dem Intranet verbunden werden, wenn das technisch geht. Oder es gibt isolierte Systeme, die Präsentationen abspielen. Obwohl das erstmal revolutionär klingt, ist der Vorteil für die interne Kommunikation außer von Geschwindigkeit der Top-Down-Nachrichten gering. Digital Signage ist im Vergleich teuer bei quasi keiner Interaktion.  Da liegt es näher auf andere Medien wie Mitarbeiter-Apps zu setzen, die günstiger und interaktiver sind. Digital Signage ist per se sinnlos, wenn ein Großteil der Beschäftigten nicht am Hauptstandort sind, sondern sehr mobil arbeiten - denn die Mitteilungen erreichen Sie so nur ab und zu. 

Zielgruppengerechte Kommunikation ist bei diesem Medium kaum möglich, denn die Leser können nicht nach Seniorität oder Vertraulichkeitsstufen bestimmt werden. Wer Zugang zum Brett hat, der liest es - also wird in der Regel nichts spannendes am Brett zu finden sein - schade! Doch wo kommunizieren wir dann, etwas wieder per E-Mail oder per Kollaborationssoftware? Dann fallen natürlich wieder viele Mitarbeitende raus aus der internen Kommunikation. 

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Das Social Intranet 

Ein Intranet ist ein geschlossenes Netz, das im Gegensatz zum Internet nicht für jeden, sondern nur für einen festgelegten Personenkreis, zugänglich ist. Innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeiter über das Intranet Informationen und Dokumente miteinander teilen. Dadurch trägt dieses Instrument zum Informationsfluss bei und es zeichnet sich zudem durch eine einfache Handhabung aus. Das Social Intranet integriert zusätzlich soziale Funktionen wie die Möglichkeit Gruppen zu erzeugen, Artikel mit Kommentaren oder "Likes" 👍 zu versehen. Dadurch sind Debatten auch in größerem Kreise möglich, wenn das gewünscht ist.

Ein Nachteil bei Intranets besteht jedoch darin, dass Sie selten einfach sind. Meist werden Sie projektiert und müssen designed werden, was oft externe Beratungsleistungen mit sich zieht. Typische Anwendungen sind CMS Systeme wie Typo/3 oder eine Mischung aus Informationsangeboten mit Dateiablagen wie bei Microsoft Sharepoint. Sie sind oft nicht dynamisch, Ihre Strukturen passen sich selten dem Unternehmen im Laufe der Zeit an und veralten. "Sharewood Forest" sind so Aussprüche darüber, dass man nach einer Zeit nichts mehr da findet, wo man es erwartet. CMS Systeme wie Typo/3 können auch schlecht weitere Datensysteme integrieren, die Anbindung an Produktivsysteme wie DATEV oder Personio macht selten Sinn, das geht viel einfacher bspw. in einer standardisierten Mitarbeiter-App. In der Regel werden Intranets auch selten außerhalb der Verwaltung wahrgenommen, da der Gang zum Computer im Arbeitsalltag oft nicht machbar ist. Viele Intranets sind mobil ein Grauen und eignen sich weder zum guten lesen noch guten chatten, das Benutzermanagement wirkt oft improvisiert und nicht durchdacht. Das lässt sich alles in den Griff bekommen, kostet aber viel Geld und am Ende sind die Off-Desk-Worker aber oftmals außen vor.  Es eint deshalb die Belegschaft nicht, sondern im Gegenteil: Es entzweit sie. Mitarbeitende, die in der Produktion, im Außendienst oder ambulant arbeiten, können empfangen, aber wenig senden. Das frustriert und muss immer bedacht sein, wenn man neue Wege lebendigen Personalmanagements gehen will, wo die "Employee Experience" eine echte Rolle spielt.

Die Mitarbeiter-App als wichtiger Kommunikationskanal

Ganz gleich, von welchen Kommunikationskanälen Sie schon gehört haben: Die Mitarbeiter-App vereint vieles davon, was sie bereits in anderen Medien kennen - sie ist die aktuell höchste Entwicklungsstufe in der internen Kommunikation und sicher kein "mobiles Intranet", wie anfangs oft fälschlich angenommen wurde. Durch ihre vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten garantiert die Mitarbeiter-App den Informationsfluss und der Austausch innerhalb des Unternehmens, Information und Kollaboration kombiniert mit produktiven Anwendungsfällen. Ob 1:1 Chats, abteilungsübergreifende Channels, wichtige News für die gesamte Belegschaft, Videobotschaften und -tutorials oder Abstimmungen: All diese Tools sind über die Mitarbeiter-App mit einem Klick verfügbar.

Mitarbeiter-Apps integrieren unter anderem folgende Kernfunktionen:
  • Sie können wie E-Mail zur Newsletter-Versendung genutzt werden
  • Sie senden Push-Nachrichten auf die Smartphones der Mitarbeitenden
  • Sie sind auf privaten Geräten nutzbar und dennoch ist hohe Sicherheit gewährleistet
  • Sie stellen News & Chats mit Rich Media dar
  • Wie Social Intranets kann interaktiv kommentiert oder "geliked" werden
  • Sie können für Self-Services mit HR-Systemen verbunden sein (DATEV, Abakus, Personio, etc.)
  • Typische HR-Prozesse sind digital wie Urlaub, Krankmeldung, Gehaltsabrechnungen, etc.
  • Sie können alle Prozesse einfach mit Formularen abbilden (Datensammlung, Journale, Berichte)
  • Sie können Umfragen durchführen und die Zufriedenheit ermitteln
  • Weitere Dienste bereitstellen von Mitfahrgelegenheiten über Gesundheitsanwendungen
  • etc.

Die Möglichkeit, immer wieder standortübergreifend gefragtes Wissen und Daten abrufen zu können, bestärkt Mitarbeiter in ihrem eigenen Engagement. Vor allem für Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten, zahlt sich die mobile Mitarbeiter-App aus. Ziel ist es einerseits die Mitarbeitenden produktiv zu machen, anderseits Ihre Zufriedenheit zu unterstützten (Employee Experience) und somit die Mitarbeiterbindung zu verstärken. 

Sie wollen direkt mehr über die Mitarbeiter-App erfahren? Dann schauen Sie doch mal auf www.quiply.com oder hier ein Blogposting zum Thema: Ihr habt echt noch keine Employee App?!?

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Der Unternehmens-Blog

Ein weiteres der für interne Kommunikation zentralen Formate kann ein sogenannter Corporate Blog sein. Ein solcher interner Blog wird dazu genutzt, Informationen, Gedankenspiele und Neuigkeiten mit anderen Mitarbeitern auszutauschen. Dabei können neben Texten auch Fotos und Videos zum Einsatz kommen. Der interne Blog kann beispielsweise in das Intranet eines Unternehmens integriert werden und trägt so zu einer verbesserten internen Kommunikation bei. Ein Vorteil des Blogs: Neue Einträge werden häufig auch weiter oben gelistet, so dass auf den ersten Blick ersichtlich ist, welche Informationen eventuell schon veraltet sind.

Sie können ein guter Kanal sein, um Mitarbeitende zu informieren. Doch ein übergreifender Kommunikationskanal wird dadurch nicht geschaffen, viel mehr ähnelt der Blog einem modernen Newsletter. Denn auch die Empfänger können selten selektiert werden in Zielgruppen. Die Historie der Artikel ist nach Datum geordnet, es ist meist schwierig bestimmte Informationsarchitekturen aufzubauen, die einerseits Aktualität und andererseits allgemeine Relevanz haben.

Sinnvoller ist hier eventuell auch eine Mitarbeiter-App, in der Mitarbeitende nicht nur neue Informationen einsehen, sondern zeitgleich darauf reagieren können. Bloggen lässt sich dort nach belieben. Zudem müssen sie kein Host sein, um selbst Beiträge zu verfassen, Zugänge für Autoren können schnell bereitgestellt werden. Das stärkt die Mitarbeitenden in ihrer Autonomie, kann Laufwege deutlich verkürzen und den Draht zu Kolleginnen und Kollegen verbessern.

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Die Versammlung als klassischer Top-Down-Kommunikationskanal

Die Versammlung ist wohl der älteste Kommunikationskanal der Welt, und gerade in diesem Jahr fehlt er uns wie nie zuvor. Erst jetzt, wo wir auf die — häufig ausschließliche — digitale Interaktion und Kommunikation angewiesen sind, fällt auf, was wir bei realen Treffen alles wahrnehmen. Gerüche, Atemgeräusche, der gemeinsame Weg aus dem Seminarraum, das Plaudern vor der Tür, die dreidimensionale Sichtweise und die unbewusste Körpersprache können leider nicht über einen Bildschirm übertragen werden. All diese Eindrücke sind allerdings oft wichtig, um ein umfassendes Bild unseres Gegenübers aufnehmen zu können, und uns auch selbst wirklich gesehen zu fühlen.

Versammlungen können Gruppen stärken, ritualisiert ablaufen oder spontane Wendungen nehmen. Doch Veranstaltungen haben als Kommunikationsmaßnahme auch einen hohen Kostenfaktor und bedeuten oft einen enormen Aufwand. Viele Menschen können hier viele Informationen austauschen, doch die individuelle Verfügbarkeit eines Einzelnen muss sich der Veranstaltung automatisch anpassen. Das hat viele Nachteile: Manche können nicht teilnehmen, und ärgern sich über das, was sie verpassen. Meetings werden überzogen, oder die Konversation der Gruppe wird von Einzelnen dominiert. Wenn es keinen achtsamen Gesprächsleiter gibt, verliert man bei Versammlungen auch schnell den Fokus, kurzum: Versammlungen sind zwar eine hilfreiche Möglichkeit zum Austausch, für ein effizientes Wissensmanagement allerdings zu kurzweilig und damit als alleiniges Kommunikationskanal nicht tragbar.

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2. Diese Voraussetzungen machen gute interne Kommunikationskanäle aus

Es gibt einige Faktoren, die für einen internen Kommunikationskanal wichtig, und maßgeblich für ihre Wirksamkeit mitverantwortlich sind. Wir haben ihnen die wichtigsten 8 Faktoren zusammengestellt, die ein erfolgreiches Kommunikationstool ausmachen. In dieser Übersichtsmatrix kriegen sie alle großen Unterschiede auf einen Blick. Nur der Vollständigkeit halber erwähnen wir auch Messenger, die gerne zur Informationsverbreitung (miss-)braucht  werden. In Ihnen lassen sich etwas komplexere Informationssachverhalte nicht richtig aufbereiten, die Interaktion ist dort nur für kleinere Gruppen möglich und es ist unmöglich mit den Standard-Messengern die DSGVO zu erfüllen. 

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A. Reichweite & Speed

Geschwindigkeit ist nicht alles. Denn die Reichweite entscheidet darüber, wie effizient ein Kommunikationsmedium tatsächlich ist. Was nützt das modernste Intranet, wenn nur 4% der Mitarbeiter es benutzen? Oder die Verwaltung die E-Mail-Adressen der Off-Desk Worker gar nicht hat und kennt? Oder es eine Woche dauert, bis alle mal den Schaukasten gesehen haben? Informationen sollen möglichst schnell, klar und effektvoll transportiert werden, damit es im Zuge der Kommunikation nicht zu Missverständnissen kommt. Eine hohe Reichweite haben Sie erst dann, wenn sie alle Mitarbeiter, erreichen können: Ganz egal, ob diese gerade am Schreibtisch sitzen, im ambulanten Dienst oder im Außenbereich arbeiten. Die meisten Intranets sind als Informationsweitergabe noch für stationäre Schreibtischplätze ausgelegt. Schwarze Bretter und Ähnliche Informationsmodelle sind häufig konkret örtlich, z.B. im Bürogebäude, verortet. Sie aufzusuchen bedeutet einen erheblichen Mehraufwand und verlängerte Laufwege. 

Ein sinnvolles Kommunikationstool, dass besonders das Element der Reichweite im Fokus hat, ist die Mitarbeiter-App. Denn (fast) alle Mitarbeitenden haben jederzeit ein Smartphone bei sich — ganz gleich, in welchem Bereich sie arbeiten. Per Push Nachricht erreichen Sie alle sofort und können multimediale Inhalte zur Kenntnis bringen. Auch außerhalb Ihrer Verwaltung und in diesem Punkt ist die Mitarbeiter-App sowohl E-Mail als auch Intranet überlegen. 

Über die Mitarbeiter-App können Informationen schnell und datenschutzkonform sowohl an einzelne, als auch an abteilungsspezifische und -übergreifende Mitarbeitende gesendet werden. Informationen, Dokumente, Bilder und Videos können so jederzeit empfangen werden, und durch eine Lesebestätigung bekommt auch der Sender gleich eine Rückmeldung dazu, ob seine Information angekommen ist.

B. Aktualität

Die ehrgeizigste Wissensdatenbank und das teuerste Intranet helfen nichts, wenn die vorhandenen Informationen darin veraltet sind. Werden Kommunikationstools als fehlerhaft und unbefriedigend wahrgenommen, werden sie im Unternehmen schnell vermieden: Zum Einen, weil sie ineffizient sind, zum Anderen, weil sie sogar Schaden anrichten, oder zumindest für Verwirrung sorgen können.

Umso wichtiger ist es, die Informationen stets auf ihre Aktualität zu prüfen. Praktisch bei einer Mitarbeiter-App: Die hochgeladenen Dokumente und Informationen sind immer mit Datum und Uhrzeit gekennzeichnet, so dass auf den ersten Blick erkenntlich wird, wann der Beitrag verfasst wurde. Aktuellere Beiträge werden automatisch weiter oben gelistet, so dass vom ersten Eintrag an eine übersichtliche Chronologie erfasst wird. Das sorgt für eine transparente und klare Struktur, beugt Missverständnisse vor und bildet die Grundlage für ein vereinfachtes Wissensmanagement.

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C. Interaktion

Wir Menschen sind sozial — wie bereits weiter oben im Text beschrieben, können wir nicht nicht kommunizieren. Gerade im herausfordernden Arbeitsalltag kann die Unterstützung von Kollegen, ein paar wohlwollende Worte des Arbeitgebers und ein inspiriertes Teamgefühl Wunder wirken und die gesamte Gruppe dazu bringen, ihr Potential voll auszuschöpfen.

Die Interaktion miteinander sollte deshalb auch im Kommunikations-Tool gefördert werden. Veraltete Strukturen halten oft an einer reinen „Top-Down“ Kommunikation fest. Newsletter, Schwarze Bretter und Ähnliche Kommunikationsinstrumente sind inzwischen veraltet, da sie den Raum für Erwiderungen, kollektive Rückfragen oder einen angeregten Austausch nicht halten können. Natürlich sind klare Ansagen und konkrete Information wichtig. Bei einer reinen „Top-Down-Kommunikation“ kann es aber schnell passieren, dass sich Mitarbeiter weder gesehen, noch wertgeschätzt fühlen. Wie lange man dann noch sein Bestes gibt, wenn man das Gefühl hat, vom Arbeitgeber nicht persönlich angesprochen zu werden, ist absehbar. Die Mitarbeitermotivation wird, bei unguter Ansprache, schnell von einem guten, zu einem allerhöchsten befriedigenden Niveau sinken.

Müssen Arbeitgeber nun jeden Mitarbeitenden einzeln ansprechen, und täglich einen Stuhlkreis inklusive Gesprächsmuschel leiten? Natürlich nicht! Die Interaktion in der Kommunikation lässt sich inzwischen ganz einfach stärken. Durch eine Mitarbeiter-App können Mitarbeitende in verschiedenen Channels und 1:1 Chats nicht nur Informationen empfangen, sondern auch antworten. Auch „Likes“, wie sie uns aus den Sozialen Medien längst vertraut sind, sind eine gute Option, um schnelle Zustimmung auszudrücken. Diese Interaktion ermöglicht eine vorher nie dagewesene Art einer „Bottom-Up“ Kommunikation. Auch Glückwünsche zum Geburtstag, weitere Anteilnahmen und Bestärkungen können über die App geäußert werden, und verfestigen so das Vertrauensverhältnis im Team.

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D. Messbarkeit

Nicht nur Mitarbeitende fühlen sich von Arbeitgebern oft nicht gesehen. Auch andersherum kann das Gefühl, „einfach nicht durchzukommen“ und nicht ernst genommen zu werden, sehr frustrierend sein.

Wer auf Kommunikationstool mit messbaren Ergebnissen setzt, kann schnell an den richtigen Schrauben drehen, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Bei Newslettern, E-Mail-Verteilern und Intranets ist es oft schwierig einzusehen, wen welche Information tatsächlich schon erreicht hat. Durch eine Mitarbeiter-App können nicht nur Lesebestätigungen und Push-Funktionen Sicherheit garantieren. Das Dashboard in der Administration gibt aggregierte Auskunft über die Lesegewohnheiten und damit auch Wünsche der Nutzer. Es zeigt uns auch, wie gut die Nachrichten ankommen und ob wir die Reichweite haben, die wir als Ziel definiert haben. Auch Extra-Tools wie Umfragen und Kommentarspalten ermöglichen es einzusehen, wieviele Mitarbeiter die App tatsächlich nutzen, wie viele „Views“ ein Video schon hatte und wie zufrieden die Mitarbeitenden mit der internen Kommunikation tatsächlich sind. Das hilft uns wirklich, nicht nur die Reichweite, sondern gerade die Qualität der internen Kommunikation zu verbessern.

E. Storytelling

Innovative Unternehmen machen es vor: Sie setzen auf Gamification, Retreats, Vergünstigungen und weitere Elemente, um die Motivation ihrer Mitarbeiter hochzuhalten. Denn die ist bares Geld wert: Motivierte Mitarbeiter sind nachweislich produktiver, gesundheitlich resilient und bleiben länger im Unternehmen als diejenigen, die weniger Motivation haben.

Ein unterschätzter Faktor der internen Kommunikation ist deshalb der des Storytellings. Ein Programm, das ständig hakt, ein Drucker, der selten funktioniert oder ein Telefonnetz, das häufig zusammenbricht können auf lange Sicht Grund genug sein, die Kommunikation zu verringern. Die Unternehmenskommunikation soll Spaß machen, leicht fallen und im besten Falle nicht nur Mittel zum Zweck sein!

Durch eine Mitarbeiter-App ist der Mehraufwand, den die Kommunikation bedeutet, so gering wie möglich. Die App orientiert sich vom Aufbau her an den Apps, die wir auch privat benutzen: Instagram, WhatsApp, Facebook und Co. Dadurch ist der Umgang mit der App sehr leicht erlernbar und geht intuitiv von der Hand. Durch viele zusätzliche, nützliche Gadgets wie die Formularerzeugung, den Datenimport aus Drittanwendungen, Umfragen oder die „Like“ Option bei Artikeln wird Mitarbeitenden die Möglichkeit geöffnet, auch mal nur „kurz“ zu interagieren. Längere Blogartikel, informative Videos, Willkommenshandbücher und Bilder gehören natürlich auch zum Quiply-Universum.  

F. Rich Media

Eine Betriebszeitung ist schön, hat es aber mit Rich Media oft schwer: Seien es Animationen, Emojis, Grafiken, Audio und vor allem Videos, es gibt einfach mehr als reines Text und Bild.  Die Produktion von multimedialen Inhalten ist einfach geworden und kostengünstig, doch nicht jeder betriebliche Kommunikationskanal kann Rich Media ausstrahlen. Rich Media ist hilfreich, um eine gesteigerte Aufmerksamkeit der Nutzer zu erreichen. Da fällt die Pinnwand als Medium ganz klar ab, da sind Social Intranet oder Mitarbeiter-App ganz klar im Vorteil. 

G. Datenschutz, Betriebliche Mitbestimmung und Lokalität

Lokal bedeutet für den Kanal, dass er personalisiert auch die Umgebungen in den Vordergrund stellt, die für die Nutzer besonders relevant sind. Lokal bedeutet entsprechend, dass solche Informationen auch genauso ausgespielt werden können. Ein Nutzer, der seinen Standort klar definiert hat, bekommt dann auch die Standortnachrichten dieses Standorts, darum geht es bei Personalisierung immer.

Lokal bedeutet auch, sie haben möglichst viel Unterstützung für Ihren bevorzugten Informationskanal und müssen nicht lange um Unterstützung beim Support bitten. Um ehrlich zu sein: Sie haben Wichtigeres zu tun. Die allermeisten Unternehmen verdienen kein (direktes) Geld mit ihrer internen Kommunikation, sondern mit den Dienstleistungen, die sie anbieten oder den Produkten, die sie produzieren. Umso wichtiger ist es, dass Sie mit dem kleinstmöglichen Aufwand den größtmöglichen Effekt hinsichtlich ihrer internen Kommunikation erreichen.

Setzen Sie auch bei den technischen Anbietern für Ihre interne Kommunikation auf regionale Anbieter, wenn das für Sie möglich ist. Denn diese verstehen auch die eigene deutsche, mittelständische Unternehmenskultur besser und es ist ihnen ein persönliches Anliegen, das Beste aus Ihrer internen Kommunikation herauszuholen. 

Ein echter Killer kann aber heute für einen Kommunikationskanal der Datenschutz werden (EU-DSGVO). Nicht ohne Grund haben Datenschützer hier besonders amerikanische Anbieter auf dem Kieker, für die betriebliche Mitbestimmung gleichzusetzen ist mit Kommunismus. Über den Produktivitätsfaktor in Microsoft 365 als auch Probleme mit der EU-DSGVO mit Microsoft Teams und #Slack als Kollaborationssoftware treten in der Einführung und im Datenschutz massive Probleme auf, die erstmal umschifft werden müssen. Die Möglichkeit, Inhalte der Arbeit mitlesen zu können beim Untergebenen ist eigentlich per se ein Tabu und muss gut begründet und abgewogen werden. Eine feine Abwägung findet in diesen Softwareangeboten aber nicht statt - erst wird erhoben und dann wird geschaut, welche Rechte der jeweilige Nutzer hat um diese auszulesen. Bei Messengern wie WhatsApp & Co geht es nicht mal um die Vertraulichkeit oder den Schutz sensibler Daten, der nicht gewährleistet werden kann. Das alleine lässt sie eigentlich für die meisten Unternehmen schon ausscheiden. Es ist schlicht nicht möglich, mit diesen Anbietern einen AV-Vertrag zu schließen, der zur EU-DSGVO kompatibel ist. Anbieter wie Telegram, Signal oder Facebook speichern Ihre Daten nicht ausschließlich in Europa, es ist somit quasi unmöglich für Messenger ein solches Angebot zu haben, ohne Abmahnungen oder Kontrollen der Aufsichtbsbehörden zu risikieren. 

H. Kosten

Das klingt alles gut und schön, aber die Kosten für die Verbesserung der Internen Kommunikation sind oft unberechenbar? Das ist sehr unterschiedlich. Die Pinnwand mag nur 200 oder 300,-€ kosten, doch wer druckt all dass immer aus, laminiert und tauscht es aus - wieviel kostet das? Und dass während der Arbeitszeit dann zur Pinnwand eine Karawane läuft, kostet auch etwas. Eine Veranstaltung ist per se immer sehr teuer, alleine schon durch den Ausfall der Produktion oder die Anreisekosten für alle Mitarbeitenden. Deswegen finden sie so ausgesprochen selten statt, eigentlich nur dann, wenn es nicht anders geht. 

Während eine Veranstaltung extrem teuer werden kann durch die Opportunitätskosten des Produktionsausfalls, können Intranets über die Jahre einen immer größeren Aufwand in Pflege und Wartung bedeuten. Software-Updates und Zusatzfunktionen können im Intranet oft teuer werden. Mitarbeiter-Apps sind als SaaS-Angebote (Software-as-a-Service) in der Regel genau kalkulierbar und Betrieb und Wartung solcher Angebote sind Sache des Anbieters.  Exemplarisch kann man über Kosten und Nutzen einer Mitarbeiter-App hier bei Quiply mehr erfahren. 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Auswahl des richtigen Kommunikationskanals für Ihr Unternehmen!

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Autor: Sophia Fritz und Markus Bußmann Illustrationen: Beatriz Simoes