Quiply als Alternative zu Microsoft Teams oder als Ergänzung?

Wir führen diese Diskussion mit Kunden öfter: Euer Quiply, ist das eigentlich ein Ersatz für Microsoft Teams oder ist Quiply etwas anderes? Funktioniert es in Ergänzung oder eher ausschließlich miteinander? Eines mal vorweg: Während Quiply auch an die Menschen ohne Schreibtisch-Job denkt, ist Teams vor allem für die Büroarbeit gedacht - ein wesentlicher Unterschied, den man im Produkt überall wiederfindet. Und noch einige Unterschiede mehr...

Microsoft Teams ist unheimlich populär geworden. Das liegt sicher vor allem an der Pandemie und der Fähigkeit von Microsoft, eigene Produkte über seine zahlreichen Vertriebswege schnell in den Markt zu bringen. Irgendwas von Microsoft hat nahezu jeder, so weiß man halt auch, wie man an andere Produkte kommt. Viele standen vor dem nächsten Problem: Skype for Business sollte auslaufen und da blieb nur Teams als Alternative. 

Vor der Pandemie war das noch anders, da galt Slack als ungekrönter König der Kollaboration und war zudem teuer. Microsoft, bekannt für seine aggressiven Taktiken, gab Teams dann in der Pandemie an viele Nutzer einfach umsonst raus - ein hartes Argument, dass während der Pandemie zog. Über 70 Millionen Nutzer sprechen für sich, Teams ist so verbreitet wie Zoom, aber mit mehr Fähigkeiten. Slack "dümpelt" bei etwa 12 Millionen Nutzern, wenn die Nutzer auch selten freiwillig auf Slack verzichten würden. 

Die Quiply Mitarbeiter-App kümmert sich vorrangig um die Erschließung von interner Kommunikation von Non-Desk-Workern, also Mitarbeitenden ohne Schreibtischarbeitsplatz und ersetzt so auch ein Intranet . Da kommt natürlich die Frage auf: Wie passt denn bitte Quiply zu Teams oder brauchen wir zusätzlich Teams? 

Interne Kommunikation ist für das ganze Unternehmen

Abbildung: Kommunikation unterscheidet sich nach seiner Zielgruppe

Das obige Schaubild soll illustrieren, wo die jeweiligen Kommunikationsinstrumente wirken. Eine 1:1 Situation wird üblicherweise in einem Anruf, einer E-Mail oder einem Messenger abgedeckt. Weil es hier um operative Dinge geht, nennt man diese Stufe auch operative Kommunikation. Kollaboration, also die Zusammenarbeit in Gruppen, findet dagegen in Teams statt von 3 bis sagen wir mal 20 Personen statt. Der Name sagt es auch, in dieser Stufe finden wir Programme wie Slack und Teams, es wird an lebendigen Dokumenten gemeinsam gearbeitet. 

Danach wird es unübersichtlich im Teamchat, denn zuviele Personen bringen die Diskussion durcheinander. Es ist deswegen Zeit für die Community-Software, sie beginnt die Diskussion größeren Gruppen zu ordnen, bspw. indem Beiträge mit Kommentaren oder Likes versehen werden. Und im Unternehmen als Ganzes brauchen wir eine neue Stufe - die interne Kommunikation. Sie wird deutlich stärker Top-Down erlebt als die Community. 

Teams deckt ist wie der Name schon sagt für kleine Teams optimiert - sie organisieren sich in Arbeitsräumen und versuchen so geistige Arbeit zu verrichten. Es wird damit eher nicht operativ kommuniziert, dafür ist die Software zu umständlich. Für große Gruppen wie ein Unternehmen versagt der Aufbau völlig, weswegen viele Unternehmen heute noch Intranets oder gar analoge Medien wie die Betriebszeitung bevorzugen. Die Informationsdarstellung ist sequentiell, also nicht hierarchisiert oder redigiert, es ist nicht so einfach möglich, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, sondern es muss quasi alles gelesen werden ("You have to be always on!"). 

Teams kam vor allem als Ersatz für Skype for Business im Microsoft-Programm in die Büros wegen seiner Videokonferenzfunktion. Viele IT-Verantwortliche fragen sich: Ist das nicht interne Kommunikation? Kurze Antwort: Nein, genau das ist es nicht, denn es ist in der Regel eine Gruppe, die konferiert und selten das ganze Unternehmen (Teams ist da auch beschränkt in seiner Teilnehmerzahl). Videokonferenzen wurden in der Pandemie vor allem in der Verwaltung genutzt, um kontaktlos weiter arbeiten zu können. Sei es mit Slack, Zoom oder Teams, das war ihre wichtigste Funktionalität. Und das wird so bleiben, in Verwaltungen und hybriden Arbeitsumgebungen wird die Videokonferenz Ihren Platz behalten.

Es gibt bei Videokonferenzen hunderte Anbieter und die Qualität unterscheidet sich nur geringfügig, entsprechend hart umkämpft ist das Feld. Was Teams aber im Kern ist, ist Software für Teams - und nicht für ein Unternehmen als ganzes (und dort wird interne Kommunikation gemacht). 

Bei Quiply ist die ganze Skala der Kommunikation enthalten

Quiply dagegen hat für jede Kommunikationsstufe ein Werkzeug bereits enthalten. Für 1:1 Situation gibt es die Chats. Für Teams gibt es Gruppen, wo auch Dokumente geteilt werden können und bearbeitet werden. Für Communities gibt es die sozialen Funktionen in den Beiträgen und last but not least lässt sich jeder Channel in Quiply wie ein Intranet aufsetzen.

Nach Zielgruppe und Berechtigungen können mit Rich Media Beiträge verfasst werden und an die richtigen Empfänger via Push-Nachricht gelangen und das völlig geräteunabhängig. Die Inhalte können multimedial gestaltet werden und funktionieren sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Mobilgerät gleichwertig. 

Ein weiterer großer Unterschied: Die Zugänglichkeit. Bei Quiply kommt man auch ohne betriebliche E-Mail-Adresse an ein Konto und man muss auch nicht wie in Messengern seine private Mobilnummer verwenden und preisgeben. Schutz nach DS-GVO und eine einfache Form der Betriebsvereinbarung machen die App für Unternehmen interessant, die schnell, schlank und einfach Ihre Kommunikation auf den Stand der Zeit bringen wollen.

Die einzige Mitarbeiter-App mit vollwertiger Kollaboration heißt Quiply

Außergewöhnlich bei Quiply: Weil gerade deutschsprachige Nutzer so besonders viel mit dem Messenger WhatsApp arbeiten, hat man einen leistungsstarken Chat in die Mitarbeiter-App direkt integriert. Und nicht nur dass, auch gibt es ein vollständiges Dateimanagementsystem, so dass in der Cloud Dokumente verwaltet werden können. Dabei sind sie vor Viren- oder Maleware geschützt, denn Quiply hat keine Kompromisse bei der Sicherheit gemacht. Der ist nicht nur sicherer, sondern seine Nutzung hilft die betriebliche Kommunikation bei seinen Empfänger stärker zu verankern. Den Messenger nutzen viele Mitarbeitende täglich, deswegen schauen sie auch automatisch was es an Neuigkeiten im Unternehmen gibt. 

So ergibt sich das Bild: Für aller Nutzer bietet Quiply sowohl interne Kommunikation, operative Kommunikation als auch Kollaboration. Nicht enthalten ist aktuell eine Videokonferenzlösung, wo Quiply auf Anbieter wie Zoom, Jitsi oder andere kostenfreie Dienste verweist. Diese kann man natürlich parallel nutzen und kommt so in Summe auf einen größeren Funktionsumfang als wenn man Teams separat nutzt ohne zusätzliche Tools wie SharePoint & Co. 

Quiply stellt zudem alle Funktionen nicht nur in seiner Intranet Web-App zur Verfügung, sondern auch auf dem mobilen Geräten. So kann man mit dem starken Editor auch aufwendig gestaltete Inhalte überall mobil pflegen.

Brauchen wir in Industrie oder der Pflege Videokonferenzen?

Für operative und interne Kommunikation ist Kollaboration etwas anderes als im Büro: Weder braucht der Techniker an der 5-Achs-CNC Videokonferenzen noch will die Altenpflegerin in Zoom-Konferenzen täglich viele Stunden sein. Das gehört nicht zum Job, das ist allenfalls eine Ergänzung bei Schulungen o.ä., kommt aber trotzdem eher selten vor. Aber diese Personen wollen sich natürlich informieren, die Nachrichten lesen, mit Kollegen Prozesse via Chat klären oder auch an Umfragen teilnehmen. Dafür benötigen sie Software, wo sie alles auf einen Blick sehen und die wichtigen Nachrichten in 5 Minuten lesen können. Die Verantwortlichen im Unternehmen wollen nicht nur einfach Inhalte erzeugen und einstellen, sondern gezielt informieren und auch analysieren, ob die Kommunikation ankommt. Und genau das geht alles viel besser mit Quiply als mit Teams. Aber sind diese Argumente noch hilfreich, wenn Teams umsonst ist? Umsonst ist immer einer genauen Prüfung fällig - denn das am Ende Geld verdient werden soll, ist gerade bei Microsoft schon sprichwörtlich.

Microsoft Teams ist gratis! Nicht wirklich....

Microsoft hat aktuell ein Bundle im Angebot, nachdem Teams als Beigabe funktioniert -  so ähnlich wie früher der Internet Explorer. Zwar ist Teams das lt. Strategie zentrale Produkt, dass der User braucht, aber man benötigt weitere Produkte, um den vollen Nutzen zu erfahren oder interne Kommunikation abbilden zu können. Und diese Extras sind nicht günstig, im Gegenteil.

Die Funktionen, die wir brauchen, benötigen weitere Microsoft Produkte. Und zwar nicht nur eins, sondern eine ganze Heerschar davon. Gleich 9 (NEUN) Produkte muss man bei Microsoft bestellen, um die Funktionen von Quiply zu ersetzen:

• Microsoft Teams
• Yammer
• Kaizala
• StaffHub
• OneDrive
• SharePoint
• VivaCommunicator
• Microsoft Forms
• Microsoft Analytics
• Polly Survey

Mehrere Kommunikationsströme und Plattformen sind für operative Frontline-Teams höchst ineffizient. Es ist natürlich Käse, alle Teammitglieder dazu zu bewegen, diese zu installieren und zu nutzen. Bei Quiply ist alles wunderbar integriert in einem Produkt und für den Zweck der internen Kommunikation hin optimiert. Wenn Sie dagegen das Microsoft Modell verfolgen, werden sie aus unserer Erfahrung nach einigen Wochen Ihre Ambitionen kleiner machen und die ersten Bausteine Ihres Zieles wieder einstampfen müssen. 

Ein kurzer Blick auf die Benutzeroberfläche verrät sehr viel über die Unterscheide der Produkte:

Abbildung: Threadbasierte Kommunikation in Teams mit Zeilenkommandos ist gut, wenn man "Always-On" ist, aber unübersichtlich für Gelegenheitsnutzer und wenig visuell.

Nachteile von Microsoft Teams gegenüber Quiply

• keine Channel und Stream-Darstellung 
• eher Desktop-optimiert denn mobilfreundlich
• Threadbasierte Teamkommunikation, schlechte Visualisierung
• Zugang nur mit E-Mail-Adresse des Unternehmens möglich
• Kein Zugang nur mit Rufnummer oder QR-Code
• enthält weder Dokumentenmanagement noch Intranet-Fähigkeiten
• eingeschränkt kompatibel zur DS-GVO und DSG
• komplexe Betriebsvereinbarungen notwendig bei Einführung
• keine Funktionen wie Formulare, Kampagnen oder Umfragen
• benötigt diverse Zusatzprodukte, um ähnlichen Umfang zu erlangen

sowie

Aufbau als Feed führt zur Unübersichtlichkeit für Gelegenheitsnutzer

Wer nur 5-10 Minuten am Tag eine Mitarbeiter-App nutzt, um sich auf den aktuellen Stand zu versetzen, der hat keine Zeit viele komplexe Nachrichtenstränge und Bezüge zu verstehen - alleine schon die Struktur des "Neueste Nachricht oben" macht diese Hierarchie der Information kaputt. Denn wir wollen ganz wichtige Themen auch richtig adressieren. Dies lässt sich in Mitarbeiter-Apps deutlich besser redaktionell aufbereiten. Mitarbeiter-Apps kommen hier eher vom Intranet, während Kollaborationssoftware davon lebt, dass die Nutzer "always on" sind.

• Personalisierung und Übersichtlichkeit

Die Informationsarchitektur kann in einer Mitarbeiter-App so gestaltet werden, dass Informationen nach Standorten oder Fachbereichen selektiv aufbereitet werden. Bei Teams oder Yammer gestaltet sich das unmöglich. 

• Kein Digital Workplace und Eingang in die Unternehmens-IT

Teams oder Yammer sind kein Eingangstor in die Unternehmens -IT. Bei beiden Werkzeugen ist es für die Nutzer nicht erkennbar, was besonders wichtig und relevant sein soll, es gibt einen Strom von Nachrichten, der erst durch den Nutzer bewertet werden muss. Diese Art von Redaktion durch einen Kommunikator macht die interne Kommunikation im Unternehmen erst effektiv und das geht bei Mitarbeiter-Apps gut. 

• Administration und Redaktion unzureichend

Als Administrator oder Autor ist man bei Teams wie Yammer auf verlorenem Posten: die Erstellung, Änderung und Auswertung wichtiger Unternehmensinhalte wird nicht unterstützt. Umfangreichere Inhalte mit mehreren Bildern, Zwischenüberschriften und Videos sind kaum hochwertig darstellbar. Beide Plattformen erlauben außerdem keine zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten, auch können nicht mehrere Autoren an einem Artikel arbeiten wie das bspw. bei Quiply der Fall ist. 

Wir möchten aus unserer Erfahrung auch weitergeben, dass immer bedacht werden sollte dass Microsoft Produkte gerne Rechner-Ressourcen fressen, quasi abhängig machen von weiteren Microsoft Produkten und auch per Design mit Funktionen überfrachtet wirken. Bei Teams ist das aktuell besonders stark der Fall, fast jede Woche gibt es im Teams Store neue Erweiterungen. Teams wird nach gewisser Zeit träge und langsam in der Bedienung und die Freude über die Funktionen weicht dem Ärger, dass man nicht die Ergebnisse einfacher erzielen kann als man sich das wünscht. Das ist bei Slack aus unserer Erfahrung deutlich anders, Slack wirkt da blitzschnell im Vergleich zum beständig im Funktionsumfang wachsenden Teams. 

Unsere Empfehlung: Use-Case bezogen Software einsetzen

Wenn Sie alle Mitarbeitende in Ihre Kommunikation einbeziehen wollen, auch die Non-Desk-Worker, dann führt kein Weg vorbei an der Quiply Mitarbeiter-App. Wollen Sie Videokonferenzen, können Sie weiterhin einen Solo-Anbieter wie Zoom oder Cisco benutzen. Fürs das Büro sollte bei Bedarf eine produktive Software für Kollaboration beschafft werden - das kann Slack oder Teams sein. Dort ist sie am richtigen Platz und sie brauchen nicht soviele Lizenzen - das spart dann auch noch viel Geld. Auf SharePoint, Yammer und was es sonst noch so im Microsoft-Baukasten gibt, können Sie verzichten oder auf günstigere Alternativen zurückgreifen.