Ist WhatsApp für Ihre Unternehmenskommunikation sicher?

WhatsApp erfreut sich mit rund 2 Milliarden Nutzerinnen und Nutzern weltweit einer enormen Beliebtheit. Den 2009 gegründeten Instant-Messaging-Dienst nutzen die meisten von uns privat – doch wie verhält es sich im beruflichen Kontext? Ist die Nutzung des Messengers als Unternehmens-App unsicher - oder sogar empfehlenswert?

In diesem Artikel gehen wir auf WhatsApp Business und die Nutzung der App für Unternehmen ein. Wir erläutern die Rechtslage und geben Ihnen wertvolle Tipps mit an die Hand, damit Ihre interne Kommunikation einwandfrei funktioniert.

Die Bedeutung effektiver Kommunikation für Unternehmen

Wie wichtig eine effektive interne Kommunikation ist, ist in den meisten Unternehmen längst bekannt - sie trägt zu höherer Motivation und verbessertem Engagement in Unternehmen bei. Wenn sich Mitarbeitende in ihrem Unternehmen gut informiert fühlen und Raum für Rückfragen und Feedback bleibt, unterstützt dies den Unternehmenserfolg. Teams arbeiten leichter zusammen und Kundenbeziehungen können intensiviert werden. Die interne Kommunikation ist eine der wichtigsten Aufgaben für Unternehmen und sollte daher immer besondere Aufmerksamkeit erhalten.

Durch gute Unternehmenskommunikation werden Missverständnisse reduziert und alle wissen, was von ihnen erwartet wird. Ihre Mitarbeitenden können zielorientiert arbeiten und ihre Effizienz steigern. Natürlich steigert sich durch die Effizienz der Einzelnen auch die Gesamtleistung des Unternehmens.

Auch Kreativität und Innovationen entstehen leichter in einem Unternehmen mit einer guten Kommunikationskultur. Denn offene interne Kommunikation ermutigt Beschäftigte, ihre Ideen und Vorschläge einzubringen und Unterstützung für die Umsetzung zu erhalten. So wachsen Innovationen und neue Projekte in Ihrem Unternehmen. Weiterhin dient dies Motivations-Boost für das gesamte Team.

Mitarbeitende in Deutschland sind wenig engagiert

Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Mitarbeitenden zunehmend unmotiviert sind, das Klima innerhalb des Teams sich verschlechtert hat oder sie mit einer hohen Fluktuation kämpfen. Diese negativen Veränderungen im Unternehmen lassen sich häufig auf schlechte interne Kommunikation zurückführen.

Auf der anderen Seite fühlen sich Mitarbeitende nicht gesehen, gehört und wertgeschätzt. Sie sehen Probleme, sprechen diese an, aber es ändert sich trotzdem nichts. Irgendwann geben sie resigniert auf und sitzen auf der Arbeit nur noch ihre Zeit ab, obwohl sie mit ihrem Wissen wertvoll für das Unternehmen sind.

Der Gallup Workplace Engagement Report 2023 liefert erschreckende Zahlen für Unternehmen innerhalb Europas:

Nur 13% der Befragten waren in ihrem Job wirklich engagiert.

72% hatten bereits innerlich gekündigt (quiet quitting) und waren nicht engagiert.

15 % ordneten sich in das Loud Quittung ein. Das bedeutet, dass sie offen sichtbar machen und mitteilen, dass sie keine Motivation mehr für ihre Arbeit verspüren.

„Geringes Engagement kostet die globale Wirtschaft
8,8 Trillionen Dollar. 9% des globalen BIP.“

(Quelle: State of Global Workplace Report, Gallup: https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx#ite-506924)

Im internationalen Vergleich liegt das Engagement in Europa damit unter dem globalen Durchschnitt von 23%. Beim Quiet Quitting liegt Europa mit 72 % deutlich über dem Globalen Durchschnitt von 59 %. Deutschland liegt im Employee Engagement verglichen mit 37 weiteren Ländern in Europa auf dem 23. Platz.

Es wird also deutlich, dass in Deutschland noch viel Luft nach oben ist, was engagierte Teams und die interne Kommunikation betrifft.

Viele Unternehmen möchten ihre interne Kommunikation verbessern und suchen noch nach der perfekten Kommunikationslösung. Unternehmens-Apps sind eine moderne und digitale Lösung für die betriebliche Kommunikation, aber viele Unternehmen greifen auf WhatsApp zurück, um intern zu kommunizieren.

Deswegen kommen wir zurück auf die Frage: Ist WhatsApp als App für die interne Kommunikation in Unternehmen geeignet?

Whatsapp für Unternehmen

WhatsApp ist ein privater Messaging-Dienst und wird in den USA gehostet. Die App erfreut sich enormer Beliebtheit und ist aufgrund ihres einfachen Designs und der eingeschränkten Funktionen einfach zu nutzen. Die App bietet Chats, Sprachanrufe sowie Videocalls. Mittlerweile bietet WhatsApp neben der privaten Version auch eine kostenpflichtige Applikation für Unternehmen, WhatsApp Business. Aber ist das wirklich eine gute Alternative zu einer Unternehmens-App?

Probleme bei der Nutzung von WhatsApp Business für Unternehmen

WhatsApp wurde ursprünglich für den privaten Gebrauch entwickelt und nicht als App für Unternehmen. Wenn es um sensible Unternehmensdaten geht, sollten Sie daher sehr vorsichtig sein. Bei falscher Nutzung stellen WhatsApp und WhatsApp Business ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar und die Nutzung kann empfindliche Strafen nach sich ziehen.

• Mangelnde Kontrolle und Verwaltungsmöglichkeiten für Unternehmen

WhatsApp Business bietet nur eine begrenzte Anzahl von Funktionen innerhalb der App. Das liegt daran, dass WhatsApp für private Kommunikation und nicht für die interne Kommunikation in Unternehmen entwickelt wurde. WhatsApp fehlen für Unternehmen wichtige Funktionen wie die Erstellung von Gruppen mit spezifischen Zugangsrechten, Bestimmung von Administrator:innen die Verwaltung von Chaträumen, Analysemöglichkeiten oder die Integration in Unternehmenssysteme.  Mitarbeitende ohne mobile Rufnummer können die App nicht nutzen. All diese Funktionen bietet dagegen eine Unternehmens-App.

• WhatsApp am Desktop muss mit dem Smartphone verbunden sein

Wenn Sie die Desktop-Version von WhatsApp nutzen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Desktop mit dem Smartphone verbunden ist. Um WhatsApp in der Desktop-Version zu nutzen, muss umständlich ein QR-Code gescannt werden – jedes Mal, wenn die App genutzt wird. Ist das Handy einmal nicht in der Nähe, funktioniert das nicht. Für Mitarbeitende, die am Schreibtisch tätig sind, können Unternehmens-Apps hier die bessere Wahl sein. Die Apps sind so ausgereift, dass sie auch am Desktop alle Funktionen vom Smartphone bieten – eben nur auf einem größeren Display.

• Metadaten

Ein weiteres Problem bei der Nutzung von WhatsApp im betrieblichen Kontext stellen die sogenannten Metadaten dar. Diese werden mit jeder Nachricht unverschlüsselt an WhatsApp übermittelt. Zu den Metadaten zählen:

- Telefonnummer

- Geräteinformationen

- Art und Häufigkeit der Nutzung

- IP-Adresse sowie Facebook-Messenger-ID (falls die App auf dem Gerät installiert wurde)

Das Problem daran: Hierdurch kann WhatsApp jederzeit nachvollziehen, wer mit wem von welchem Standort aus kommuniziert. Auch von welchem Endgerät aus und wie lange kommuniziert wird, weiß WhatsApp. Laut Art. 4 Nr. 1 DSGVO in der Datenschutzgrundverordnung ist diese Metastelle also umstritten. Die Kommunikation über WhatsApp macht Rückschlüsse auf natürliche Personen möglich und ist daher nicht DSGVO-konform.

• WhatsApp sieht Adressbuchdaten ein

WhatsApp lädt Kontaktdaten auf den mobilen Endgeräten in die App hoch. Das macht auch Sinn, denn so weiß die App, wer als Kommunikationspartner:in innerhalb WhatsApps zur Verfügung steht. Die Kontaktdaten werden jedoch auf den Servern von WhatsApp in den USA gespeichert und mit den Daten anderer Nutzerinnen und Nutzer abgeglichen. Das widerspricht sich mit der DSGVO, laut der Unternehmensdaten nicht außerhalb Europas gespeichert werden dürfen.

• WhatsApp bietet Unternehmen kaum individuellen Kundensupport

WhatsApp ist ein riesiger Konzern und nicht so nah an seinen Kundinnen und Kunden dran wie kleinere, spezialisierte Unternehmen für Unternehmens-Apps. Hier steht den Nutzerinnen und Nutzern jederzeit Support zur Verfügung. Im Falle eines (wenn auch sehr unwahrscheinlichen) Hackerangriffs können wir von der Mitarbeiter-App Quiply direkt einschreiten und auf unsere lokalen Server in Frankfurt am Main zugreifen. Wir unterstützen Sie aktiv bei der Verbesserung Ihrer internen Kommunikation. Quiply's Support-Team betreut Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen und wir teilen diese Expertise mit Ihnen. Der Kundensupport von Unternehmens-Apps ist nicht nur spezialisiert auf Kommunikation, sondern ganz spezifisch auf Unternehmenskommunikation und alle Belange, die diese mit sich bringt. Hier kann WhatsApp Business leider nicht punkten.

Wozu eignet sich WhatsApp Business?

WhatsApp Business wurde für die Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden konzipiert. Erste Anfragen sowie der Kundensupport lassen sich über die App steuern. WhatsApp ist hier praktisch für Unternehmen, aber besonders auch für die Kundinnen und Kunden. Die Hemmschwelle, eine Anfrage über WhatsApp zu stellen, ist geringer als bei E-Mails und Co. Wichtig bei der Nutzung von WhatsApp für Unternehmen ist dabei, dass die Kund:innen zuerst den Kontakt aufnehmen, denn sonst ist es schwierig, sie über die Pflichtangaben zum Datenschutz zu informieren.

WhatsApp Business unterstützt den Kundensupport – nicht die interne Kommunikation

Wenn WhatsApp Business für die Kundenkommunikation im Unternehmen genutzt wird, sollte das immer über betriebliche Endgeräte passieren, nicht über private Smartphones der Mitarbeitenden. Außerdem sollte innerhalb der App der allgemeine Zugriff auf das bestehende Adressbuch im Smartphone unterbunden werden. So werden nur jene Daten übermittelt, die für konkrete Kommunikationshandlungen erforderlich sind.

Weiterhin sollten Sie bei der Nutzung von WhatsApp für die Kundenkommunikation darauf achten, die Impressumspflicht zu erfüllen. Bei WhatsApp können Sie innerhalb der App auf das bestehende Impressum Ihrer Website verlinken. Achten Sie dabei auf eine genaue Kennzeichnung der Domain mit dem Namen Ihres Unternehmens und dem Schlagwort Impressum.

WhatsApp ist für Unternehmen als zusätzlicher Kommunikationskanal mit den Kundinnen und Kunden nützlich. Für die interne Kommunikation in Unternehmen wurde die App jedoch nicht konzipiert und sollte daher auch nicht dafür verwendet werden.

Warum eine spezielle Unternehmens-App die bessere Alternative für Unternehmenskommunikation ist

Die Liste der Probleme, die WhatsApp Business für die interne Kommunikation in Unternehmen darstellt, ist lang. Mitarbeiter-Apps wie Quiply bieten Unternehmen dagegen ein maßgeschneidertes Produkt für ihre interne Kommunikation. Quiply als Unternehmens-App erfüllt die Datenschutzrichtlinien und passt sich an Ihre Kommunikationsbedürfnisse an. Denn Apps für Unternehmen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die bei WhatsApp ausgeschlossen sind.

Vorteile einer Unternehmens-App gegenüber WhatsApp für Unternehmen

Der wichtigste Punkt, der direkt ins Auge springt und die Wahl zwischen WhatsApp und einer Unternehmens-App erheblich beeinflusst, ist das Thema Datenschutz. Wie bereits erwähnt, punktet hier die Unternehmens-App, denn diese orientiert sich an den deutschen Datenschutzgesetzen. Apps für Unternehmen bieten der Führungsebene wie auch den einzelnen Mitarbeitenden maximale Rechtssicherheit in der internen Kommunikation.

Innerhalb einer Unternehmens-App haben Sie deutlich mehr Kontrolle über die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Sie können Benutzerrechte, Zugriffsrechte und andere Einstellungen individuell konfigurieren. Während in WhatsApp-Gruppen häufig ein heilloses Durcheinander herrscht, entscheiden Sie in Ihrer Unternehmens-App, wer welche Rechte innerhalb der Gruppen erhält. Eine geordnete und übersichtliche interne Kommunikation wird möglich.

Unternehmens-Apps wie Quiply lassen sich leicht in etablierte Unternehmenssysteme integrieren. Das verbessert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit. Die App für Unternehmen, Quiply, kann auch ohne mobile Rufnummer oder betriebliche E-Mail-Adresse genutzt werden.

Unternehmens-Apps unterstützen mobile Mitarbeitende

An der internen Kommunikation im Unternehmen sollten sich alle beteiligen können. Dazu gehören auch die mobilen Mitarbeitenden, die in vielen Unternehmen untergehen. Sie sind selten im Büro und haben dadurch kaum Zugriff auf die Unternehmens-Mails oder das Intranet. Hier eignet sich eine mobile Unternehmens-App besonders gut, um alle Mitarbeitenden in die interne Kommunikation mit einzubinden. Über die Unternehmens-App können sich alle im Unternehmen miteinander austauschen, egal, wo sie gerade sind. Die Unternehmens-App (z.B. die Mitarbeiter-App Quiply) ist immer auf dem Smartphone, Tablet oder Desktop verfügbar.

Fazit: Investition in eine Unternehmens-App als strategische Entscheidung

Unternehmen sollten bei der Entscheidung für ein Kommunikationstool keine Kompromisse eingehen. Gestalten Sie Ihre interne Kommunikation so, wie es für Ihre Belegschaft am besten passt. Mit der Einführung einer Unternehmens-App fördern Sie die Kollaboration in Ihrem Team und tragen zur Verbesserung der internen Kommunikation bei.

WhatsApp ist zwar für den privaten Gebrauch praktisch und wird häufig genutzt, für geschäftliche Kommunikation ist die App jedoch ungeeignet. In WhatsApp vermischen sich private und geschäftliche Kommunikation, dabei ist die strikte Trennung dazwischen für Unternehmen besonders wichtig. „Ups, falscher Chat.“ Wer kennt diese Fälle nicht von WhatsApp, in denen man aus Versehen im falschen Chat eine Nachricht versendet oder weitergeleitet hat? Wenn dies mit Betriebsdaten passiert, ist das kein Fauxpas mehr, der sich mit einem „Sorry, falscher Chat“ lösen lässt. In WhatsApp kann so ein Fehler rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Innerhalb einer Unternehmens-App ist das rechtlich jedoch kein Problem.

Unternehmens-Apps wurden dagegen speziell für Unternehmen entwickelt und sind hier die klügere Wahl. Diese Apps für Unternehmen orientieren sich an den Datenschutzrichtlinien in Deutschland und bieten flexible Funktionen für Unternehmen.

Die Unternehmens-App Quiply beinhaltet neben ihrer Funktion als Kommunikationstool auch einen Task-Manager, mit dem sich Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens delegieren lassen. Außerdem können Sie sich für die Inline-Übersetzung innerhalb der Unternehmens-App Quiply entscheiden. So können Ihre Mitarbeitenden die Unternehmens-App in ihren Muttersprachen nutzen. Verständigungsprobleme werden ausgemerzt.

Innerhalb einer Unternehmens-App werden vertrauliche Daten geschützt. Nachrichten lassen sich nur an Kontakte innerhalb der App weiterleiten und alle wichtigen Daten verlassen die App auch nicht. Einen weiteren Vorteil, den Unternehmens-Apps für Mitarbeitende bieten, ist der Schutz ihres Privatlebens. Denn nicht selten fühlen sich Mitarbeitende, deren Unternehmen über WhatsApp kommunizieren, auch nach Feierabend noch verpflichtet, auf arbeitsspezifische Nachrichten zu antworten. 

Ihre Mitarbeitenden können WhatsApp jederzeit für private Themen nutzen. Für die Unternehmenskommunikation ist der Messenger-Dienst jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zu empfehlen.

Private Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit dürfen Ihre Mitarbeitenden weiterhin über WhatsApp-Gruppe organisieren. Alle betrieblichen Angelegenheiten wie die Abstimmung zu Schicht- und Dienstplänen und der Austausch zu Projekten sollten jedoch über eine Unternehmens-App erfolgen.

Quelle: https://www.datenschutzkanzlei.de/ist-whatsapp-in-unternehmen-mit-der-dsgvo-vereinbar/