Viele Unternehmen arbeiten im Schichtbetrieb und sind auf wohlüberlegte Dienstpläne angewiesen, um die tägliche Arbeitslast zu bewerkstelligen. Ob im Gesundheitswesen, der Gastronomie, Produktion oder im Einzelhandel – ein gut durchdachter Dienstplan sorgt für einen einwandfreien Betriebsablauf und die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeitenden.
Gleichzeitig kann die Erstellung eines Dienstplans aber auch eine wahre Herausforderung darstellen. Wie soll man die gesetzlichen Vorgaben, betrieblichen Anforderungen und die Verfügbarkeit und Präferenzen aller Teammitglieder unter einen Hut bringen? Außerdem: Je größer der Betrieb ist, desto mehr Planungsaufwand bedarf es …
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt einen einwandfreien Dienstplan erstellen und welche Werkzeuge Ihnen dabei helfen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Tipps zur Erstellung eines Dienstplans
2. Vorteile guter Dienstplanung
3. Schichtmodelle und Rotationssysteme
4. Dienstplan-Softwares und Werkzeuge
5. Faktoren zur Auswahl eines Schichtmodells
6. Wie kann die Mitarbeiter-App Quiply bei der Erstellung eines Dienstplans helfen?
7. Fazit
Tipps zur Erstellung eines Dienstplans
Wenn Sie einen Dienstplan für Ihr Unternehmen erstellen möchten, können Ihnen die fünf folgenden Tipps weiterhelfen.
1: Erfassen Sie alle notwendigen Informationen.
Bevor Sie beginnen, den Dienstplan zu erstellen, sollten Sie zunächst alle wichtigen Informationen sammeln. Dazu zählen die Arbeitszeitregelungen, Schichtpläne und Arbeitslast. Aber auch individuelle Verfügbarkeiten und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden.
Um sich die Informationsbeschaffung zu erleichtern, lohnt es sich, Mitarbeiterprofile zu erstellen. Hierbei sammeln Sie alle Informationen und Anfragen Ihrer Mitarbeitenden in einer Akte. Mithilfe der Mitarbeiter-App Quiply können Sie diese Informationen ganz einfach digital sammeln. Innerhalb der Mitarbeiter-App können Sie mit Ihren Mitarbeitenden in Kontakt treten und über private Chats, Sprachnachrichten und Gruppen miteinander kommunizieren.
Das praktische Umfrage-Tool innerhalb der Mitarbeiter-App ermöglicht Ihnen die Abfrage von Präferenzen mit nur wenigen Klicks. Die Auswertung erhalten Sie innerhalb der App und können diese Daten ganz einfach für die Planung Ihres Dienstplans nutzen.
2: Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Vorgaben und Ruhezeiten.
Bei der Planung eines Dienstplans sollten Sie die gesetzlichen Vorgaben und Ruhezeiten für Ihre Branche unbedingt einhalten. Um die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden sicherzustellen, sollten Sie auch die Pausenzeiten innerhalb des Dienstplans regeln und gewährleisten, dass alle Teammitglieder diese auch einhalten können. Für Schwangere und minderjährige Auszubildende gelten noch einmal gesonderte Vorgaben, Ruhezeiten und Regelungen.
3: Wichtige Planungskriterien wie Qualifikationen und Präferenzen
Bei der Erstellung eines geeigneten Dienstplans sollten Sie die Präferenzen und Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeitenden im Blick behalten. So vermeiden Sie Diskussionen im Nachhinein. Auch die Qualifikation und Erfahrung der einzelnen sind wichtig, um alle Arbeitsbereiche im Dienstplan optimal abzudecken. Gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden ihre gewünschte Schicht, kann dies ihre Zufriedenheit und Arbeitsmotivation steigern.
4: Die geeignete Planungsmethode
Zur Erstellung eines Dienstplans haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können das Ganze handschriftlich angehen und einen Dienstplan auf Papier erstellen. Viele Unternehmen nutzen Excel-Vorlagen zur Planung eines Dienstplans. Als weitere Möglichkeit bieten Ihnen Dienstplanung-Softwares eine Planungshilfe und vereinfachte Vorlagen zur Erstellung eines Dienstplans. Darauf gehen wir später noch einmal ein.
5: Test des Dienstplans
Bevor Sie den Dienstplan veröffentlichen, sollten Sie ihn noch einmal genau überprüfen. Hierbei können Ihnen ebenfalls die Dienstplan-Softwares helfen. Überprüfen Sie noch einmal, ob der Dienstplan wirklich allen Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden entspricht. Sollten Sie potenzielle Probleme feststellen, können Sie diese vor Veröffentlichung noch ausbessern.
Ein fairer, transparenter Dienstplan, sorgt für mehr Motivation und ein besseres Arbeitsklima. ->
Bei der Dienstplanerstellung ist es besonders wichtig, fair vorzugehen und niemanden im Team zu bevorzugen oder zu benachteiligen. Das können Sie sicherstellen, indem Sie Ihre Mitarbeitenden in die Erstellung des Dienstplans mit einbinden, z. B. durch Mitarbeiterumfragen oder Feedbackrunden. Wenn Sie auf die Bedürfnisse und Präferenzen Ihrer Mitarbeitenden Rücksicht nehmen, steigern Sie Ihre Arbeitsmotivation und verbessern die Stimmung im Team.
Vorteile guter Dienstplanung
Gute Dienstplanung bietet Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitenden viele Vorteile. Durch gute Dienstplanung können Sie …
- Die interne Kommunikation fördern: Eine effiziente und transparente Schichtplanung stärkt die Unternehmensbindung Ihrer Mitarbeitenden sowie das Vertrauen und den Zusammenhalt im Team.
- Produktivität fördern: Mit guter Dienstplanung stellen Sie sicher, dass immer genügend Personal da ist, um die Arbeitslast zu stemmen. Das unterstützt die Produktivität Ihres Unternehmens und wirkt sich positiv auf Ihre Kundinnen und Kunden aus.
- Langfristige Planung ermöglichen: Wenn Sie strukturierte Dienstpläne erstellen, können Sie den Personalbedarf langfristig voraussehen. Das erleichtert Ihnen strategische Entscheidungen und bietet auch Ihrer Belegschaft Sicherheit und Planbarkeit.
- Fehlzeiten und Fluktuation verringern: Sind Ihre Mitarbeitenden zufrieden mit der Dienstplanung, steigert das sicherlich Ihre Motivation am Arbeitsplatz. Sie sind weniger geneigt, sich nach einer neuen Arbeitsstelle umzusehen und Fehlzeiten können vermieden werden.
- Rechtliche Sicherheit: Die Dienstplanung hilft Ihnen dabei, arbeitsrechtliche Vorgaben und Ruhezeiten einzuhalten. Durch überlegte Schichtplanung vermeiden Sie Probleme und Strafen.
- Kosten reduzieren: Indem keine Schicht über- oder unterbesetzt ist, sparen Sie Kosten und Ressourcen für Ihr Unternehmen ein. Überstunden und Personalkosten können reduziert werden.
- Faire Behandlung und Arbeitsatmosphäre: Ein fair gestalteter Dienstplan, in dem niemand bevorzugt oder benachteiligt wird, kann zu positiver Stimmung in Ihrem Unternehmen beitragen.
- Nachhaltigkeit und Gesundheit: Mit guter Dienstplanung können Sie unnötige Schichten und Pendelwege vermeiden. Damit schonen Sie die Umwelt und ersparen Ihren Mitarbeitenden zusätzlichen Stress.
Schichtmodelle und Rotationssysteme
Verschiedene Berufsgruppen und Unternehmensstrukturen benötigen auch unterschiedliche Dienstpläne. Schichtmodelle und Rotationssysteme sind dabei zentrale Elemente des Personalmanagements, insbesondere im Gesundheitswesen, der Produktion und Notfalldiensten, die kontinuierlich im Bereitschaftsdienst tätig sind. Dabei gibt es verschiedene Strategien, die Sie verfolgen können.
Schichtmodelle
Nun stellt sich die Frage: Welches System passt zu Ihrem Unternehmen? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.
Feste Schichtmodelle
In diesem Dienstmodell haben alle Mitarbeitenden feste Arbeitszeiten, die sich in Früh-, Spät- und Nachtschicht unterteilen. Eine Frühschicht kann zum Beispiel von 6:00 bis 14:00 dauern, eine Spätschicht von 14:00 bis 22:00 und die Nachtschicht von 22:00 bis 6:00 Uhr. Somit können Sie den ganzen Tag abdecken. Dieser Dienstplan punktet mit einer klaren Struktur und einfacher Planbarkeit. Nachteil ist dabei jedoch, dass feste Schichtmodelle wenig Flexibilität bieten und die monotonen Arbeitszeiten (z. B. dauerhaft in der Nachtschicht) für Ihre Mitarbeitenden belastend sein können.
Gleitzeit-Modell
Bei dem gleitenden Schichtmodell, auch Gleitzeit genannt, arbeiten Ihre Mitarbeitenden eine feste Anzahl an Stunden. Sie können Ihre Arbeitszeit jedoch flexibel gestalten, zum Beispiel durch ein Gleitzeitfenster von 6:00 bis 19:00, indem Sie 8 Stunden arbeiten. Dieses Arbeitsmodell bietet Ihren Mitarbeitenden höhere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Arzttermine können vor der Arbeit erledigt werden und wer einmal früher aufhören möchte, kann einfach früher mit der Arbeit beginnen. Der Nachteil des Gleitzeit-Modells ist eine kompliziertere Planung und Koordination. Hier kann Ihnen ein Arbeitszeitkonto weiterhelfen, auf dem die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeitenden vermerkt werden.
Teilzeit-Schichtmodelle
Beim Teilzeit-Schichtmodell arbeiten Ihre Mitarbeitenden weniger Stunden pro Woche oder Monat und häufig in kürzeren Schichten. Dieses Arbeitsmodell eignet sich für Mitarbeitende, die nicht in Vollzeit arbeiten können oder möchten. Hierbei bedarf es für Sie auch etwas Arbeit bei der Dienstplanerstellung. Allerdings gibt es viele moderne Möglichkeiten, wie zum Beispiel das Jobsharing, wobei sich zwei Angestellte in Absprache eine Vollzeitstelle teilen. Die Arbeitslast einer Stelle wird so auf zwei Mitarbeitende verteilt und die Arbeit wird trotzdem erledigt.
Rotationssysteme
Nach der Auswahl eines geeigneten Schichtmodells können Sie festlegen, ob dieses immer gleich bleiben soll – oder sich für ein Rotationssystem entscheiden.
Festgelegte Rotation:
Bei diesem Rotationssystem wechseln Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zwischen verschiedenen Schichten. Zum Beispiel eine Woche Frühdienst, eine Woche Spätschicht und danach die Nachtschicht. Durch dieses Rotationssystem vermeiden Sie Monotonie und verteilen die Arbeitsbelastung gleichmäßig, was besonders die Mitarbeitenden in der Nachtschicht entlastet. Die festgelegte Rotation eignet sich jedoch nicht für alle Mitarbeitenden, da einige Menschen Probleme damit haben, sich wöchentlich neu an ihre Arbeitszeiten anzupassen.
Flexibles Rotationssystem:
Das flexible Rotationssystem kann je nach Bedarf und Verfügbarkeit der Mitarbeitenden angepasst werden und lohnt sich dadurch besonders für Unternehmen, die Leiharbeitnehmer:innen beschäftigen. Dieses Rotationsmodell bietet die größte Flexibilität und auch die Möglichkeit, auf kurzfristige Änderungen zu reagieren. Der Nachteil dieses Systems ist jedoch der erhöhte Planungs- und Komunikationsaufwand für Ihr Unternehmen.
Dabei kann Ihnen jedoch die Mitarbeiter-App Quiply behilflich sein. Über diese können Sie jederzeit alle Teammitglieder in Echtzeit erreichen und Fragen direkt beantworten. Über das Abstimmungs-Tool können Sie mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit Ihrer Beschäftigten erfragen und berücksichtigen.
Schichttausch-System:
Hierbei haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, Schichten untereinander zu tauschen. Dadurch gestaltet sich der Dienstplan flexibler, was zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann. Hierzu sollten Sie als Unternehmen jedoch klare Regeln vorgeben. Damit das Schichttausch-Modell einwandfrei funktioniert, bedarf es sehr guter interner Kommunikation im Unternehmen.
Wie kann die Mitarbeiter-App Quiply bei der Erstellung eines Dienstplans helfen?
Die Mitarbeiter-App Quiply bietet Ihnen viele Möglichkeiten, die dabei helfen, Ihre Dienstplanung zu vereinfachen. Mit Quiply erstellen Sie Ihre Dienstpläne fair und effizient.
- Kommunikation: Quiply, die #1 Mitarbeiter-App, ermöglicht Ihnen einwandfreie interne Kommunikation mit allen Teammitgliedern. Ihre Mitarbeitenden können untereinander und auch mit Ihren Vorgesetzten kommunizieren und Probleme direkt angehen.
- Benachrichtigungen: Über Ihre Mitarbeiter-App erhalten Sie Push-Benachrichtigungen in Echtzeit. Sollte sich ein Dienstplan verändern oder eine Nachricht versendet werden, erhalten die betroffenen Mitarbeitenden eine Mitteilung. So geht keine Änderung im Dienstplan verloren.
- Schichtplänen veröffentlichen: Sie können Ihre Dienstpläne gleich in der Mitarbeiter-App Quiply erstellen und veröffentlichen. Ihre Mitarbeitenden haben so jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Schichten – auch offline.
- Schichttausch: Sollten Ihre Mitarbeitenden einmal (spontan) eine Schicht tauschen wollen, können Sie innerhalb der Mitarbeiter-App einen Beitrag erstellen und nach Tauschpartnern suchen. Alternativ können Sie natürlich auch gleich Ihre Kolleginnen und Kolleg:innen um Hilfe bitten. Eine umständliche Abstimmung über Telefon oder E-Mail ist nicht mehr notwendig.
- Verfügbarkeit verwalten: Ihre Mitarbeitenden können Ihre Verfügbarkeiten direkt in der Mitarbeiter-App Quiply angeben, was dem Personalmanagement die Planung des neuen Dienstplans erleichtert.
- Urlaubsanträge: Über die Mitarbeiter-App Quiply können Ihre Mitarbeitenden Ihre Urlaubswünsche einfach online einreichen. Der Status Ihres Antrags ist dabei jederzeit ersichtlich und alles wird direkt an die Personalabteilung weitergeleitet. Die Urlaubsplanung über die Mitarbeiter-App Quiply ermöglicht Ihnen eine reibungslose Urlaubsplanung für Ihr Unternehmen.
Innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply findet Ihre Belegschaft einen rechtssicheren Rahmen für die interne Kommunikation. Abstimmungen zum Dienstplan, das Einreichen von Wünschen oder der Tausch einer Schicht mit Kolleginnen und Kollegen funktioniert digital und mit wenigen Klicks. Die Mitarbeiter-App Quiply hilft Ihnen dabei, die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu optimieren und eignet sich dabei besonders gut für mobile Mitarbeitende, die sonst oft bei der Unternehmenskommunikation zurückstecken müssen.
In der Kalender-Funktion innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply können alle Mitarbeitenden Ihre Schichten einsehen und sich auf Wunsch auch per Push-Benachrichtigung daran erinnern lassen. Über Beitrags-Postings oder die Formulare können Sie den kompletten Dienstplan hochladen. Falls es Fragen oder Bedenken gibt, können Sich Ihre Mitarbeitenden gleich bei Ihnen melden und Sie vermeiden langwierige Diskussionen.
Falls Sie einen Dienstplan nach Veröffentlichung noch einmal ändern müssen, erhalten Ihre Mitarbeitenden ebenfalls eine Benachrichtigung in Echtzeit auf Ihr Smartphone oder Tablet. So sind alle bestens informiert.
Durch die Nutzung der smarten Funktionen innerhalb der Mitarbeiter-App Quiply tragen Sie dazu bei, die Schichtplanung effizienter und transparenter zu gestalten. Das führt letztlich zu einer besseren Organisation und zufriedeneren Mitarbeitenden.
Dienstplan-Softwares und Werkzeuge
Bei der Erstellung eines Dienstplans können Ihnen Planungstools und Applikationen weiterhelfen. Einige unsrer Kundinnen und Kunden nutzen neben der Mitarbeiter-App Quiply auch die folgenden Applikationen zur Erstellung Ihres Dienstplans:
1. Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel
Möchten Sie Ihren Dienstplan kostengünstig erstellen, können Sie Microsoft Excel nutzen. Im Internet kursieren viele kostenlose Vorgaben, die Ihnen die Erstellung Ihres Dienstplanes erleichtern können. Die Nutzung von Microsoft Excel bietet Ihnen Flexibilität und Sie können die Dienstpläne an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden anpassen. Durch die Vorlagen in Excel erstellen Sie einheitliche Dienstpläne und können einmal eingetragene Informationen immer wiederverwenden. Microsoft Excel bietet zudem Formeln und Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben.
2. Tisoware HR-Software
Tisoware bietet Ihnen eine ausgeklügelte Software zur digitalen Erstellung und Verwaltung von Dienstplänen an, in der Sie alle Mitarbeiterdaten inklusive der Qualifikationen und der geplanten Dienste bzw. Schichten hinterlegen und steuern können. Flexible Arbeitszeiten, Schichten sowie Abwesenheiten wie beispielsweise Urlaub werden in tisoware gespeichert und sind einfach einzusehen. Der Dienstplan von tisoware aktualisiert zudem Verfügbarkeiten für jeweiligen Teams und ist somit stets auf dem neuesten Stand, damit jederzeit die richtigen Mitarbeitenden am richtigen Ort geplant sind.
Ihre Mitarbeitenden können Ihren Dienstplan über das Mitarbeiter-Portal von Tisoware selbst einsehen. So haben jeder Mitarbeitende stets einen Überblick über seine Schichten oder etwaige Änderungen. Über Tisoware können die Teamleiter zudem Berichte und Analysen zur Überwachung der Arbeitszeiten, Überstunden und Schichtverteilung erstellen. Eine Integration zur tisoware-Zeiterfassung ist natürlich gewährleistet, damit die Schicht- und Abwesenheiten nicht doppelt gepflegt werden müssen.
3. Trello
Trello ist zwar keine klassische Dienstplanungs-Software, kann Sie jedoch beim Projektmanagement unterstützen. Mithilfe der Kanban-Boards können Sie Ihre Projekte und Aufgaben visuell planen. Einzelne Projekte oder Aufgaben lassen sich als Tickets erstellen, anordnen und mit Datum versehen. Außerdem können Sie die zuständigen Mitarbeitenden zuordnen. Bei Änderungen werden die zugeordneten Mitarbeitenden direkt benachrichtigt. Auch die Mitarbeiter-App Quiply bietet Ihnen einen Aufgaben-Tracker. Mit Quiply können Sie ähnlich wie in Trello Aufgaben erstellen, zuweisen und priorisieren. Diese Funktion ist innerhalb der Mitarbeiter-App jedoch im Gegensatz zu Trello kostenlos.
4. Google Calendar
Google Calendar ist ein kostenloses Tool von Google, das Sie mit Ihrer Google-Mailadresse verbinden können. Google Calendar vereinfacht Ihnen die Terminplanung und -verwaltung. Sie können zu Terminen und Meetings einladen und die Teilnehmenden einsehen. Erstellen Sie Ihren privaten Kalender oder einen transparenten Kalender für das gesamte Team. Sie können die Kalender miteinander teilen und Echtzeit-Infos einsehen.
Viele Tools, die bei der Erstellung eines Dienstplans helfen, sind sogar kostenlos. Intuitive Bedienbarkeit und die Drag-and-drop-Funktionen machen diese Applikationen besonders nutzerfreundlich. Die Mitarbeiter-App Quiply beinhaltet viele Funktionen innerhalb nur einer App. Ob Terminplanung und -abstimmung, Chats und Gruppen zum internen Austausch oder die smarte Kalenderfunktion, in der die Dienstpläne gleich angezeigt werden.
Faktoren zur Auswahl eines Schichtmodells
Bei der Entscheidung für ein Schichtmodell spielen Ihre Betriebsanforderungen die wichtigste Rolle. Benötigen Sie eine 24/7-Abdeckung, gibt es Produktionszyklen oder besondere Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden?
Auch die gesetzlichen Vorgaben wie Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen oder Vorschriften zu Überstunden sind zu beachten. Die meisten Unternehmen berücksichtigen bei der Entscheidung für ein Schichtmodell auch die Wirtschaftlichkeit für Ihr Unternehmen und die Präferenzen Ihrer Mitarbeitenden wie gesundheitliche Aspekte oder familiäre Verpflichtungen.
Durch die richtige Wahl des Schichtmodells und des Rotationssystems können Sie als Unternehmen sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden maximieren.
Fazit
Die Erstellung eines effektiven Dienstplans ist entscheidend für den reibungslosen Betriebsablauf im Unternehmen. Ein ausgeglichener und fairer Dienstplan trägt zur Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeitenden bei und kann Fluktuation entgegenwirken.
Mit den richtigen Werkzeugen wie der Unterstützung der Mitarbeiter-App Quiply und einer strukturierten Herangehensweise können Sie Ihre Dienstplanung optimieren. Ob manuell, mithilfe von Excel oder einer spezialisierten Software. Ein durchdachter Dienstplan trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und Effizienz in Ihrem Unternehmen bei und bietet Ihnen Planungssicherheit. So werden Sie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden gerecht und können die Betriebsbindung verbessern.
Transparente Kommunikation und eine kontinuierliche Anpassung sind weitere Schlüssel zur Erstellung eines passenden Dienstplans. Indem Sie flexibel bleiben, können Sie den Dienstplan jederzeit an veränderte Bedingungen und Anforderungen anpassen. So gelingt es Ihnen, einen Dienstplan zu erstellen, der zu Ihrem Unternehmen passt!